Sprawozdanie dotyczące sprawozdania finansowego Europejskiego Instytutu Innowacji i Technologii za rok budżetowy 2015 wraz z odpowiedzią Instytutu.
Dz.U.UE.C.2016.449.112
Akt nienormatywnySPRAWOZDANIE
dotyczące sprawozdania finansowego Europejskiego Instytutu Innowacji i Technologii za rok budżetowy 2015 wraz z odpowiedzią Instytutu
(Dz.U.UE C z dnia 1 grudnia 2016 r.)
WPROWADZENIE
Tabela
Najważniejsze dane liczbowe dotyczące Instytutu
2014 | 2015 | |
Budżet (w min euro) (1) | 174,9 | 231,7 |
Łączna liczba personelu na dzień 31 grudnia (2) | 48 | 50 |
(1) Dane dotyczące budżetu są oparte na kwotach środków na płatności. (2) Personel obejmuje urzędników, pracowników zatrudnionych na czas określony i pracowników kontraktowych oraz oddelegowanych ekspertów krajowych. Źródło: Dane przekazane przez Instytut. |
INFORMACJE LEŻĄCE U PODSTAW POŚWIADCZENIA WIARYGODNOŚCI
POŚWIADCZENIE WIARYGODNOŚCI |
4. Na mocy postanowień art. 287 Traktatu o funkcjonowaniu Unii Europejskiej (TFUE) Trybunał zbadał: |
a) roczne sprawozdanie finansowe Instytutu obejmujące sprawozdanie finansowe 3 oraz sprawozdanie z wykonania budżetu 4 za rok budżetowy zakończony dnia 31 grudnia 2015 г.; |
b) legalność i prawidłowość transakcji leżących u podstaw tego sprawozdania. |
Zadania kierownictwa |
5. Kierownictwo odpowiada za sporządzenie i rzetelną prezentację rocznego sprawozdania finansowego Instytutu oraz za legalność i prawidłowość transakcji leżących u jego podstaw 5 : |
a) Zadania kierownictwa w zakresie rocznego sprawozdania finansowego Instytutu obejmują: zaprojektowanie, wdrożenie i utrzymywanie systemu kontroli wewnętrznej umożliwiającego sporządzenie i rzetelną prezentację sprawozdania finansowego, które nie zawiera istotnych zniekształceń spowodowanych nadużyciem lub błędem, a także wybór i stosowanie właściwych zasad (polityki) rachunkowości na podstawie zasad rachunkowości przyjętych przez księgowego Komisji 6 oraz sporządzanie szacunków księgowych, które są racjonalne w danych okolicznościach. Dyrektor zatwierdza roczne sprawozdanie finansowe Instytutu, po tym jak zostanie ono sporządzone przez księgowego Instytutu na podstawie wszystkich dostępnych informacji. Do sprawozdania finansowego księgowy dołącza oświadczenie, w którym stwierdza między innymi, czy uzyskał wystarczającą pewność, że daje ono prawdziwy i rzetelny obraz sytuacji finansowej Instytutu we wszystkich istotnych aspektach. |
b) Zadania kierownictwa w zakresie legalności i prawidłowości transakcji leżących u podstaw rozliczeń i zgodności z zasadą należytego zarządzania finansami obejmują zaprojektowanie, wdrożenie i utrzymywanie skutecznego i wydajnego systemu kontroli wewnętrznej, w tym właściwego nadzoru, jak również podejmowanie odpowiednich działań w celu zapobiegania nieprawidłowościom i nadużyciom finansowym oraz - w razie konieczności - podejmowanie kroków prawnych w celu odzyskania nienależnie wypłaconych lub niewłaściwie wykorzystanych środków finansowych. |
Zadania Trybunału |
6. Zadaniem Trybunału jest przedstawienie Parlamentowi Europejskiemu i Radzie 7 , na podstawie przeprowadzonej przez siebie kontroli, poświadczenia wiarygodności dotyczącego rocznego sprawozdania finansowego Instytutu oraz legalności i prawidłowości transakcji leżących u podstaw tego sprawozdania. Trybunał przeprowadza kontrolę zgodnie z wydanymi przez IFAC Międzynarodowymi Standardami Rewizji Finansowej i kodeksem etyki oraz z Międzynarodowymi Standardami Najwyższych Organów Kontroli wydanymi przez INTOSAI (ISSAI). Zgodnie z tymi standardami Trybunał zobowiązany jest zaplanować i przeprowadzić kontrolę w taki sposób, aby uzyskać wystarczającą pewność, że roczne sprawozdanie finansowe Instytutu nie zawiera istotnych zniekształceń, a leżące u jego podstaw transakcje są legalne i prawidłowe. |
7. W ramach kontroli stosuje się procedury mające na celu uzyskanie dowodów kontroli potwierdzających kwoty i informacje zawarte w rocznym sprawozdaniu finansowym oraz legalność i prawidłowość transakcji leżących u jego podstaw. Dobór procedur zależy od osądu kontrolera, w tym od oceny ryzyka wystąpienia - w wyniku nadużycia lub błędu - istotnego zniekształcenia w rocznym sprawozdaniu finansowym lub istotnej niezgodności transakcji leżących u podstaw tego sprawozdania z wymogami przepisów Unii Europejskiej. W celu zaprojektowania procedur kontroli odpowiednich w danych okolicznościach kontroler, dokonując oceny ryzyka, bierze pod uwagę system kontroli wewnętrznej w zakresie dotyczącym sporządzania i rzetelnej prezentacji rocznego sprawozdania finansowego oraz systemy nadzoru i kontroli wprowadzone w celu zapewnienia legalności i prawidłowości transakcji leżących u podstaw tego sprawozdania. Kontrola obejmuje także ocenę stosowności przyjętych zasad (polityki) rachunkowości oraz racjonalności sporządzonych szacunków księgowych, a także ocenę ogólnej prezentacji rocznego sprawozdania finansowego. Sporządzając niniejsze sprawozdanie zawierające poświadczenie wiarygodności, Trybunał uwzględnił wyniki badania sprawozdania finansowego Instytutu przeprowadzonego przez niezależnego audytora zewnętrznego zgodnie z przepisami art. 208 ust. 4 rozporządzenia finansowego UE 8 . |
8. Trybunał uznał, że uzyskane dowody kontroli stanowią wystarczającą i odpowiednią podstawę do wydania poświadczenia wiarygodności. |
Opinia na temat wiarygodności rozliczeń |
9. W opinii Trybunału roczne sprawozdanie finansowe Instytutu przedstawia rzetelnie we wszystkich istotnych aspektach jego sytuację finansową na dzień 31 grudnia 2015 r. oraz wyniki transakcji i przepływy pieniężne za kończący się tego dnia rok, zgodnie z przepisami jego regulaminu finansowego oraz z zasadami rachunkowości przyjętymi przez księgowego Komisji. |
Uzasadnienie wydania opinii z zastrzeżeniem na temat legalności i prawidłowości transakcji leżących u podstaw rozliczeń |
Zastosowanie nieprawidłowej stawki ryczałtowej do obliczania kwalifikowalnych kosztów pośrednich związanych z dotacjami |
10. UE zapewnia wkład do budżetu Instytutu w okresie od dnia 1 stycznia 2014 r. do dnia 31 grudnia 2020 r. w postaci środków dostępnych w ramach programu "Horyzont 2020", co oznacza, że Instytut jest zobowiązany stosować się do zasad programu "Horyzont 2020". Program "Horyzont 2020" zastąpił siódmy program ramowy w zakresie badań, rozwoju technologicznego i demonstracji (7PR), przyjęty decyzją nr 1982/2006/WE Parlamentu Europejskiego i Rady 9 , który obowiązywał w latach 2007-2013. Instytut nie uczestniczył w tym programie. |
11. Instytut dostosował swój regulamin finansowy do programu "Horyzont 2020" ze skutkiem od dnia 1 stycznia 2014 r. i od tej chwili do obliczania wysokości kwalifikowalnych kosztów pośrednich związanych z dotacjami ma zastosowanie tylko jednolita stawka ryczałtowa w wysokości 25 % 10 . Po dokonaniu oceny biznesplanów na rok 2014 w październiku 2013 r. Instytut poinformował WWiI oficjalnym pismem, że może dojść do takiej zmiany. W umowach o udzielenie dotacji na 2014 r. podpisanych z WWiI w lutym 2014 r. nadal stosowana jest jednak stawka ryczałtowa w wysokości 40 % dla podmiotów publicznych nienastawionych na zysk, instytucji szkolnictwa wyższego i MŚP, co jest niezgodne z przepisami dotyczącymi programu. |
12. Stawka ryczałtowa w wysokości 40 % była przewidziana w art. 75 ust. 8 przepisów finansowych Instytutu (obowiązujących przed wprowadzeniem regulaminu finansowego), które uchylono z dniem 1 stycznia 2014 r. Regulamin finansowy Instytutu przewiduje wprawdzie okres przejściowy w przypadku dwóch artykułów wspomnianych przepisów finansowych, jednak przepisy przejściowe nie obejmują art. 75 ust. 8, który zezwala na zastosowanie stawki ryczałtowej w wysokości 40 %. Takiego okresu przejściowego nie przewidują również przepisy programu "Horyzont 2020". W art. 57 przepisów dotyczących programu "Horyzont 2020", zawierającym postanowienia przejściowe, ust. 2 stanowi, co następuje: "niniejsze rozporządzenie [dotyczące programu »Horyzont 2020«] nie ma wpływu na kontynuację lub zmianę [...] przedmiotowych działań [...] do czasu przyznania pomocy finansowej przez Komisję lub organy finansujące na mocy decyzji nr 1982/2006/WE [7PR] lub też jakiegokolwiek innego aktu prawnego mającego zastosowanie do tej pomocy w dniu 31 grudnia 2013 r., która będzie przyznawana na działania do czasu ich zakończenia". Instytut nie był jednak objęty 7PR i w związku z tym nie przyznawał w ramach niego pomocy. Oznacza to, że uprzednie przepisy finansowe Instytutu nie są objęte regulacjami mającymi zastosowanie do tej pomocy. Przepisy przejściowe zawarte w art. 57 ust. 2 rozporządzenia dotyczącego programu "Horyzont 2020" nie mają więc zastosowania do umów o udzielenie dotacji na 2014 r. i powiązanych z nimi płatności. |
13. W sytuacji braku obowiązującej podstawy prawnej zastosowanie stawki ryczałtowej w wysokości 40 % w odniesieniu do zwrotu kwalifikowalnych kosztów pośrednich jest nieprawidłowe. Łączna kwota nadpłaty wynikającej z zastosowania tej stawki ryczałtowej wynosi 5,5 mln euro, co stanowi 3 % kwoty transakcji związanych z dotacjami za 2015 r. 11 . |
Wynik weryfikacji ex post transakcji związanych z dotacjami za 2014 r. |
14. Błędy wykryte w wyniku weryfikacji ex post próby transakcji związanych z dotacjami za 2015 r., po dokonaniu korekty z tytułu nadpłaty opisanej w pkt 13, spowodowały wystąpienie błędu resztowego na poziomie 2 % w transakcjach związanych z dotacjami za 2014 r. (przed dokonaniem tych korekt było to 1,46 %). |
Łączny poziom błędu |
15. Łączny poziom błędu będący następstwem kwestii omówionych w pkt 10-14 wynosi 5 % kwoty transakcji związanych z dotacjami za 2015 r. lub 4,9 % łącznej kwoty wydatków za 2015 r. |
Opinia z zastrzeżeniem na temat legalności i prawidłowości transakcji leżących u podstaw rozliczeń |
16. W opinii Trybunału, z wyjątkiem implikacji kwestii poruszonych w pkt 10-15 zawierających uzasadnienie wydania opinii z zastrzeżeniem, transakcje leżące u podstaw rocznego sprawozdania finansowego Instytutu za rok zakończony w dniu 31 grudnia 2015 r. są legalne i prawidłowe we wszystkich istotnych aspektach. |
UWAGI DOTYCZĄCE LEGALNOŚCI I PRAWIDŁOWOŚCI TRANSAKCJI
UWAGI DOTYCZĄCE MECHANIZMÓW KONTROLI WEWNĘTRZNEJ
UWAGI DOTYCZĄCE ZARZĄDZANIA BUDŻETEM
INNE UWAGI
DZIAŁANIA PODJĘTE W ZWIĄZKU Z ZESZŁOROCZNYMI UWAGAMI
Niniejsze sprawozdanie zostało przyjęte przez Izbę IV, której przewodniczył Baudilio TOMÉ MUGURUZA, członek Trybunału Obrachunkowego, na posiedzeniu w Luksemburgu w dniu 13 września 2016 r.
W imieniu Trybunału Obrachunkowego | |
Vítor Manuel da SILVA CALDEIRA | |
Prezes |
ZAŁĄCZNIK
Działania podjęte w związku z zeszłorocznymi uwagami
Działania podjęte w związku z zeszłorocznymi uwagami
Rok | Uwagi Trybunału | Działania naprawcze (zrealizowane/w trakcie realizacji/niepodjęte/brak danych lub nie dotyczy) | |
2012 | Oprócz kwestii opisanej w pkt 9-13 budżety na umowy o udzielenie dotacji podpisane w latach 2010 i 2011, skutkujące płatnościami w roku 2012, nie były dostatecznie szczegółowe. Brak było powiązania pomiędzy zatwierdzonymi środkami a realizowanymi działaniami. [W umowach o udzielenie dotacji...] i nie określono zasad zamawiania towarów i usług przez WWiI i ich partnerów. | zrealizowane | |
W umowach o udzielenie dotacji nie określono indywidualnych progów dla poszczególnych kategorii kosztów (np. kosztów osobowych, podwykonawstwa, obsługi prawnej itp.). | Niepodjęte (1) | ||
2012 | W ramach kontroli ex ante Instytut przeprowadzał także weryfikację techniczną wszystkich finansowanych projektów. Nie określono jednak wymiernych celów, co utrudniało skuteczną ocenę działań w ramach projektów i ich wyników. W biznesplanach nie określono szczegółowo działań do zrealizowania, wyraźnych etapów, rezultatów poszczególnych działań ani kryteriów jakościowych. | zrealizowane | |
2012 | Z kwoty około 22 mln euro środków, na które zaciągnięto zobowiązania, przeniesionych z 2011 r. w 2012 r. anulowano około 10 mln euro (45 %). Wysoki poziom anulowanych przeniesień spowodowany jest przede wszystkim niższymi niż przewidywano kosztami deklarowanymi przez beneficjentów w ramach umów o udzielenie dotacji za 2011 r. (9,2 mln euro, czyli 92 % anulowanych przeniesień). | nie dotyczy | |
2013 | Ramowe umowy o partnerstwie zawarte z trzema istniejącymi WWiI stanowią, że wkład finansowy Instytutu może pokryć do 25 % ogólnych wydatków WWiI w ciągu pierwszych czterech lat, od 1 stycznia 2010 r. do grudnia 2013 r. Wszystkie trzy WWiI, jak wynika z przedstawionych przez nie danych liczbowych, przestrzegały tego pułapu. Jednakże w związku z tym, że dane te do 2015 r. nie zostaną skontrolowane, brak jest odpowiednich dowodów kontroli świadczących o tym, że udział finansowania przez Instytut nie przekraczał maksymalnej wysokości 25 %. | zrealizowane | |
2014 | Instytut stopniowo usprawnia weryfikację finansową zestawień kosztów poniesionych przez WWiI. Operacyjna weryfikacja produktów wciąż jednak jest opóźniona. Roczne plany działalności WWiI wciąż zawierają nieodpowiednią definicję produktów i nie określono w nich jasno powiązania planowanych produktów z kosztami kwalifikowalnymi przypadającymi na partnera i kategorię kosztów. Trybunał wykrył także przypadki, w których wypłacono pełną kwotę dotacji Instytutu, mimo że nie zrealizowano niektórych celów określonych w biznesplanach. | zrealizowane | |
2014 | Instytut przeszacował swoje potrzeby budżetowe na rok 2014 o 13,1 mln euro, czyli 5,6 % (w 2013 r. było to 3,4 mln euro, czyli 2,5 %) i zaciągnął zobowiązania na jedynie 220 mln euro z dostępnych 233,1 mln euro. Niski wskaźnik wykorzystania środków można głównie powiązać z niewykorzystanymi środkami na dotacje (11,4 mln euro) na sfinansowanie działań WWiI. Biznesplany WWiI, na podstawie których podpisano umowy o udzielenie dotacji, nie wymagały wykorzystania wszystkich środków dostępnych dla Instytutu w 2014 r. Niewykorzystane środki zostaną ponownie ujęte w budżecie Instytutu w latach 2015-2017, zgodnie z przepisami regulaminu finansowego Instytutu. | w trakcie realizacji (2) | |
2014 | WWiI mają wprawdzie opracowywać strategie na rzecz stabilności finansowej, jednak dotychczas (do piątego roku ich działalności) pozostają całkowicie uzależnione od finansowania przez Instytut i partnerów WWiI. | w trakcie realizacji (3) | |
2014 | Odkąd ustanowiono Instytut w 2009 r., zmaga się on z intensywną rotacją pracowników i brakiem stabilności na poziomie zarządzania. W czerwcu 2014 r. Rada Zarządzająca zdecydowała o oddelegowaniu dyrektora Instytutu na długoterminową misję badawczą do Europejskiego Instytutu Uniwersyteckiego we Florencji na ostanie jedenaście miesięcy jego kadencji. Dyrektor tymczasowy rozpoczął pełnienie funkcji w sierpniu 2014 r. (zaraz po rekrutacji i mianowaniu na dyrektora ds. operacyjnych) i jest już czwartą osobą piastującą funkcję dyrektora na przestrzeni ostatnich sześciu lat. W lipcu 2015 r. opublikowano ogłoszenie o nowym naborze na stanowisko dyrektora. | w trakcie realizacji (4) | |
2014 | Od 2013 r. dwa z trzech stanowisk kierownika działu są nieobsadzone. Jedno jest tymczasowo obsadzone od 2013 r., co jest sprzeczne z regulaminem pracowniczym, który stanowi, że okres taki nie może przekraczać jednego roku. Drugie obejmuje obecnie dyrektor ds. operacyjnych, który pełni także funkcję dyrektora tymczasowego i tym samym piastuje równocześnie trzy urzędy. | w trakcie realizacji (5) | |
2014 | Pomimo poprawy sytuacji w porównaniu z 2013 r. 20 % stanowisk w planie zatrudnienia Instytutu na koniec 2014 r. było wciąż nieobsadzonych (w 2013 r. była to jedna trzecia). | w trakcie realizacji (6) | |
2014 | Objaśnienie uzupełniające Nie podważając opinii bez zastrzeżeń wyrażonej w pkt 9, Trybunał zwraca uwagę na fakt, że wkład finansowy Instytutu nie może przekroczyć 25 % ogólnych wydatków WWiI w ciągu pierwszych pięciu lat, od dnia 1 stycznia 2010 r. do dnia 31 grudnia 2014 r. Jak wynika z przedstawionych przez nie danych liczbowych, WWiI przestrzegały tego pułapu. Do dnia 31 marca 2015 r. Instytut uzyskał poświadczenia z kontroli dotyczące kosztów działań uzupełniających WWil poniesionych w latach 2010-2014. W 2015 r., poza uzyskaniem poświadczeń z kontroli, Instytut przeprowadził przegląd zestawu działań uzupełniających w celu zapewnienia, by zatwierdzono tylko te działania, które spełniają prawne i operacyjne wymogi dotyczące kosztów działań uzupełniających WWil, w tym działania, które łączą się z finansowanymi przez Instytut działaniami WWiI wnoszącymi wartość dodaną. | zrealizowane | |
(1) Począwszy od 2016 r., Instytut wprowadził górne pułapy swoich wkładów na rzecz łącznych kosztów zarządzania i kosztów ogólnych WWiI, jak również kosztów wynagrodzeń kadry zarządzającej poszczególnych WWiI. Nie zaplanował jednak dalszych szczegółowych działań naprawczych w odpowiedzi na tę kwestię, do czego zobowiązał się w odpowiedziach na specjalne sprawozdanie roczne Trybunału za rok budżetowy 2012. (2) Potrzeby budżetowe na rok 2015 przeszacowano o 25 mln euro, czyli 9,4 %; zobowiązania zaciągnięto tylko na 241,6 mln euro z dostępnych środków. Przyczyna niskiego wskaźnika wykonania budżetu była taka sama. Niewykorzystane środki mogą zostać ponownie ujęte w budżetach Instytutu na lata 2016-2018. (3) Dochody zadeklarowane przez partnerów WWiI w ramach umowy o udzielenie dotacji na 2014 r. wyniosły 0,3 mln euro. (4) Poziom rotacji personelu w 2015 r. wyniósł 17 % (stanowiska obsadzone na początku 2015 r.). Procedura mianowania nowego dyrektora wciąż trwa. (5) Zatrudniono pracownika na jednym z nieobsadzonych stanowisk kierownika działu; drugie stanowisko kierownika działu jest wciąż nieobsadzone, a od 2013 r. piastuje je osoba zatrudniona tymczasowo. (6) Na koniec 2015 r. nieobsadzonych było 16 % stanowisk przewidzianych w planie zatrudnienia Instytutu. |
ODPOWIEDŹ INSTYTUTU
10-13. EIT nie zgadza się z wnioskiem Europejskiego Trybunału Obrachunkowego, ponieważ nie wykonano żadnej "nadpłaty" lub nienależnej płatności w odniesieniu do zwrotu kosztów pośrednich partnerstwa wspólnoty wiedzy i innowacji (WWiI) w ramach umowy o dotacje z 2014 r.
10-13. EIT nie zgadza się z wnioskiem Europejskiego Trybunału Obrachunkowego, ponieważ nie wykonano żadnej "nadpłaty" lub nienależnej płatności w odniesieniu do zwrotu kosztów pośrednich partnerstwa wspólnoty wiedzy i innowacji (WWiI) w ramach umowy o dotacje z 2014 r.
W celu zaprezentowania właściwego kontekstu należy przypomnieć, w jaki sposób przyjmowano umowy o udzielenie dotacji na 2014 r. Umowy o udzielenie dotacji na 2014 r. między EIT a WWiI były oparte na planach działalności WWiI na 2014 r., które wspólnoty wiedzy i innowacji opracowały w 2013 r. EIT wystosował coroczne zaproszenie do opracowania planów działań na 2014 r., przesyłając WWiI wytyczne w sprawie planów działalności w kwietniu 2013 r. Zgodnie z wytycznymi opracowanymi przez EIT, WWiI opracowały swoje plany działania na 2014 r. w porozumieniu ze swoimi partnerami i przedstawiły je EIT do dnia 30 września 2013 r. Po przeprowadzeniu przez EIT oceny planów działań na 2014 r. przy pomocy specjalistów zewnętrznych Rada Zarządzająca EIT podjęła decyzję co do przyznania finansowania WWiI na 2014 r. w dniu 5 grudnia 2013 r. W oparciu o tę decyzję Rady Zarządzającej, WWiI zmieniły swoje plany działania w styczniu 2014 r. celem dostosowania ich do przyznanych funduszy. Dyrektor EIT przyznał dotacje, a umowy o udzielenie dotacji podpisano w lutym 2014 r. Zgodnie z zasadą pewności prawnej, zasad finansowania nie wolno zmieniać po opublikowaniu zaproszenia do składania wniosków.
Dlatego też, oraz zgodnie ze środkami przejściowymi określonymi w zasadach uczestnictwa i upowszechniania dla programu "Horyzont 2020", wejście w życie nowego rozporządzenia w sprawie zasad uczestnictwa i upowszechniania dla programu "Horyzont 2020" nie powinno było mieć wpływu na kontynuowanie określonych działań (tzn. planów działania na 2014 r. WWiI, które EIT opracowało i oceniło w 2013 r.) do przyznania pomocy finansowej przez EIT. Przyznawanie pomocy powinno odbywać się na mocy przepisów mających zastosowanie w dniu 31 grudnia 2013 r.
EIT faktycznie nie należał do siódmego programu ramowego w zakresie badań, rozwoju technologicznego i demonstracji (FP7). Niemniej jednak EIT należy do programu "Horyzont 2020", zaś większość partnerów WWiI jest beneficjentami zarówno FP7, jak również innych programów w ramach programu "Horyzont 2020". Dlatego też w celu zachowania spójności można było zastosować tę samą stawkę zryczałtowaną w wysokości 40 % dla przejścia z pomocy finansowej EIT sprzed programu "Horyzont 2020" do pomocy w ramach tego programu, tak jak z FP7 do programu "Horyzont 2020".
Ponadto należy również zwrócić uwagę na fakt, iż zaproszenia do składania wniosków w ramach FP7 DG ds. Badań Naukowych i Innowacji opublikowała dopiero w grudniu 2013 r., a umowy o udzielenie dotacji dotyczące tych zaproszeń podpisano dopiero w październiku 2014 r. Wiele z tym umów o udzielenie dotacji jest wciąż realizowanych w bieżącym roku (2016 r.) i opiera się na zasadach ram prawnych FP7 opartego na tych samych środkach przejściowych co zasady uczestnictwa i upowszechniania dla programu "Horyzont 2020". EIT nie traktował w sposób uprzywilejowany swoich beneficjentów (partnerów WWiI), których dotyczyła stawka zryczałtowana w wysokości 40 % w umowach o udzielenie dotacji na 2014 r.
14. Jak wskazano w Rocznym skonsolidowanym sprawozdaniu z działalności EIT za 2015 r., błąd resztowy transakcji dotyczących dotacji w 2015 r., przeprowadzonych na podstawie umów o udzielenie dotacji na 2014 r., po kontrolach ex ante i ex post, wynosi 1,46 %.
15. Z powodów opisanych w odpowiedziach na akapity 10-14 poziom błędu w przypadku transakcji dotyczących dotacji za 2015 r., według obliczeń EIT, wynosi 1,46 %.
18. EIT uzyskał poświadczenia z kontroli przeprowadzonych przez niezależnych audytorów w zakresie kosztów działań dodatkowych WWiI do dnia 31 marca 2015 r. w celu zagwarantowania, że wkład finansowy EIT nie przekroczył pułapu 25 % w latach 2010-2014. Na podstawie danych liczbowych poddanych kontroli procent finansowania za lata 2010-2014 przedstawia się następująco: WWiI "Climate" - 16 %, WWiI "InnoEnergy" - 19 % oraz EIT Digital - 21 %.
Jako że wartości te wynoszą znacznie poniżej pułapu 25 % określonego w ramowych umowach partnerskich EIT-WWiI, EIT uzyskało zapewnienie zgodności z mającą zastosowanie podstawą prawną.
Niemniej jednak Komisja i EIT przyjęły zalecenia przedstawione w sprawozdaniu specjalnym Trybunału nr 4/2016 na temat wniosku dotyczącego zmiany w podstawie prawnej EIT w zakresie zniesienia warunku finansowania w wysokości 25 % w celu zmniejszenia obciążenia w sprawozdawczości operacyjnej i finansowej partnerów WWiI. Do chwili przyjęcia wspomnianej zmiany EIT będzie stosowało obecnie zastosowanie podstawę prawną.
19. EIT stosuje metodologię poświadczeń z kontroli opracowaną przez DG ds. Badań Naukowych i Innowacji dla programu ramowego "Horyzont 2020", której stosowanie rozpoczęto w przypadku umów o udzielenie dotacji na 2014 r. Uaktualniona metodologia zawiera bardziej szczegółowe instrukcje i przyjęte procedury oraz 63 standardowe ustalenia faktyczne obejmujące wszystkie kategorie kosztów.
Ponadto EIT opracował całościową strategię w zakresie poświadczania wiarygodności dotacji, opartą zarówno na weryfikacji ex ante, jak i ex post, włącznie ze świadectwem kontroli sprawozdań finansowych, w celu zagwarantowania legalności i prawidłowości transakcji.
20. EIT interpretuje mającą zastosowanie podstawę prawną w sposób odmienny. Motyw 16 rozporządzenia ustanawiającego EIT zawiera następujące objaśnienie art. 5 lit. d) tego rozporządzenia: "W związku z tym oczekuje się, że sektory przemysłu, finansów i usług będą wnosiły istotne wkłady do budżetu EIT, w szczególności do budżetu WWiI. WWiI powinny dążyć do maksymalizowania udziału sektora prywatnego we wkładach".
W świetle powyższej zasady EIT uważa, że powinien zasadniczo mobilizować fundusze pochodzące ze źródeł publicznych i prywatnych poprzez wspólnoty wiedzy i innowacji. Dlatego też EIT interpretuje przywołany artykuł jako obejmujący budżet WWiI, gdy mowa jest o budżecie EIT. W tym kontekście EIT z powodzeniem mobilizuje fundusze pochodzące z innych źródeł publicznych i prywatnych poprzez swoje wspólnoty wiedzy i innowacji. Udział finansowania pochodzącego ze źródeł innych niż EIT do budżetu fali trzech pierwszych WWiI dotyczy w przeważającej części działań uzupełniających, zadeklarowanych przez WWiI. W okresie 2010-2014 wynosił on odpowiednio 84 % (WWiI "Climate"), 81 % (WWiI "InnoEnergy") oraz 79 % (EIT Digital).
21. O niewydanej przez WWiI kwocie wynoszącej 26,6 mln euro z umów o udzielenie dotacji na 2014 r. EIT dowiedział się, gdy WWiI wystąpiły o rzeczywistą sumę wynoszącą 187,2 mln euro w marcu 2015 r. W tym czasie nie było już możliwe anulowanie niewykorzystanych środków ujętych na 2014 r., które tylko wtedy można było ponowie ująć w ciągu następnych trzech lat.
Bezpośrednią konsekwencją doświadczeń wyniesionych z realizacji umów o udzielenie dotacji na 2014 r. było przeprowadzenie przez EIT przeglądu budżetu oraz wystąpienie do WWiI o przeprowadzenie przeglądu planów działań i budżetów na 2015 r. w październiku 2015 r. WWiI przedstawiły zmienione plany działań i budżety w listopadzie 2015 r. W wyniku zmniejszenia budżetów WWiI, EIT mógł umorzyć niewydane kwoty, które potem zostały anulowane i ponownie ujęte w preliminarzu dochodów i wydatków na 2016 r. Pokazuje to, że - w ścisłej współpracy z WWiI - zarządzanie budżetem przez EIT uległo znacznej poprawie.
W tym kontekście zalecenia sprawozdania specjalnego Trybunału Obrachunkowego nr 4/2016 są istotne. Umowy o udzielenie dotacji między EIT a WWiI podpisane przed rozpoczęciem działań i obejmujące okres dłuższy niż rok kalendarzowy powinny spowodować większy poziom wykorzystania dostępnych funduszy przez WWiI.
22. Łączna kwota przedstawiona przez Trybunał składa się z planowanych przeniesień, które były niezbędne ze względu na charakter działań takich jak usługi wybiegające poza koniec roku oraz posiedzenia, które odbyły się w grudniu 2015 r., a za które faktury otrzymano dopiero w styczniu 2016 r. Te planowane przeniesienia nie są dowodem na słabość zarządzania budżetem EIT, są natomiast standardowym narzędziem zarządzania budżetowego.
23. EIT wystąpił do Komisji o ponowne przeprowadzenie procesu prowadzącego do pełnej autonomii finansowej. Komisja opracowała program i harmonogram tego procesu w maju 2016 r. Według orientacyjnego harmonogramu Komisja przygotuje swoje sprawozdanie dotyczące oceny autonomii finansowej w grudniu 2016 r. - styczniu 2017 r.
24. Ze względu na roczny charakter budżetu EIT oraz fakt, że budżet UE na ogół nie jest przyjmowany przed połową grudnia, umowy o udzielenie dotacji na dany rok nie mogą być podpisane przed dniem 1 stycznia danego roku. EIT zobowiązał się do zmniejszenia odstępu czasowego między datą rozpoczęcia działania zdefiniowaną w planach biznesowych WWiI a datą podpisania umów o udzielenie dotacji. W wyniku tego umowy o udzielenie dotacji na 2014 r. podpisano z trzema WWiI w lutym 2014 r.
Jeżeli chodzi o zmiany do umów o udzielenie dotacji podpisanych w marcu 2014 r., należy zauważyć, że pojawiła się znaczna niepewność w odniesieniu do rocznego budżetu EIT na 2014 r. spowodowana trwającymi negocjacjami związanymi z wieloletnimi ramami finansowymi na lata 2014-2020 oraz z programem "Horyzont 2020". Dlatego też Rada Zarządzająca EIT zachowała ostrożność i we wrześniu 2013 r. postanowiła przeznaczyć jedynie 180 mln euro - jako pierwszą transzę - na umowy o dotacje na 2014 r. Po potwierdzeniu budżetu rocznego na 2014 r. EIT przyznał dalsze dotacje opiewające na sumę 38,5 mln euro - jako drugą transzę - trzem WWiI w marcu 2014 r.
25. Działania edukacyjne finansowane z kwoty ryczałtowej oraz rzeczywiście poniesione koszty można rozróżnić w programie "Digital Master" EIT. Opłaty za naukę finansowane z kwoty ryczałtowej pokrywają koszty uniwersytetów związane z uczestnictwem studentów w kursach technicznych. Z drugiej strony, zgłaszane działania oparte na rzeczywiście poniesionych kosztach odnoszą się do konkretnych wyników nauczania w programie EIT Digital i generują dla studentów wartość dodaną w porównaniu ze standardowymi programami magisterskimi oferowanymi przez uczestniczące uniwersytety.
EIT uznaje, że powinien przejść do modelu jednej kwoty ryczałtowej na finansowanie programów magisterskich WWiI w celu uproszczenia sposobu przedstawiania kosztów, z chwilą gdy dostępne będą wystarczające dane, umożliwiające przyjęcie takiej jednej kwoty ryczałtowej zgodnie z przepisami art. 124 ust. 2 rozporządzenia finansowego UE.
26. EIT uważa, że premie, stanowiące zmienne elementy podstawowego wynagrodzenia personelu zarządzającego WWiI, są zgodne z wszystkimi odpowiednimi zasadami i przepisami, w szczególności z sekcją 1.1.3 modelowej umowy o udzielenie dotacji w ramach programu "Horyzont 2020", która określa kryteria kwalifikowalności różnych elementów opłacanych przez beneficjentów. Dokładniej rzecz biorąc, zmienne elementy zostały autoryzowane na podstawie umów o pracę oraz określone na podstawie obiektywnych kryteriów, udokumentowanych przez podmiot prawny WWiI oraz zweryfikowanych przez EIT. Kwota netto rzeczywiście wypłacona pracownikom zależy od mającej zastosowanie stawki podatku oraz konkretnej sytuacji podatkowej poszczególnych pracowników. Na podstawie stawki podatkowej wynoszącej około 40-50 % kwoty brutto przedstawionej przez Trybunał Obrachunkowy kwota netto wyniosła średnio 6-7 tys. euro na osobę.
Praktyka zwrotu premii, jako zmiennego i opartego o wyniki elementu wynagrodzenia, może być niestandardowa, jednak cele, do których dążą WWiI jako organizacje działające na prawach biznesu, takie jak osiągnięcie stabilności finansowej, są również niestandardowe i nie można ich znaleźć w innych programach. Zastosowanie elementów zmiennych jako części podstawowego wynagrodzenia może stanowić skuteczny bodziec do osiągania coraz lepszych wyników oraz zagwarantować uzyskanie jak najlepszej jakości za poniesione koszty. Rzeczywiście, oparcie wynagrodzenia personelu zarządzającego WWiI na uzyskanych wynikach uważa się za najwłaściwsze podejście w przypadku działania organizacji opartego na modelu biznesowym. Ponadto należy zauważyć, że wkład EIT w wynagrodzenie wypłacane personelowi zarządzającemu WWiI, włącznie z premiami, będzie utrzymywany poniżej pułapu ustalonego przez EIT w umowach o udzielenie dotacji na 2016 r.
EIT uważa też, że zalecenie nr 3 sprawozdania specjalnego Trybunału Obrachunkowego nr 4/2016 jest w tym kontekście odpowiednie. Według Trybunału Obrachunkowego "EIT powinien zmierzać w stronę większej autonomii oraz zastosować elastyczne podejście w podstawie prawnej programu »Horyzont 2020»«. W szczególności powinien przyjąć specjalne zasady dostosowane do potrzeb partnerów WWiI". Tak dokładnie postąpił EIT, przyjmując system wynagrodzeń opartych na wynikach, wprowadzony przez rzeczony podmiot prawny WWiI.
Jeżeli chodzi o usługi public relations zamówione przez innego partnera WWiI, renomowany uniwersytet publiczny, należy zauważyć, że podwykonawca świadczący usługi public relations został wybrany w drodze konkurencyjnego procesu przetargowego, przeprowadzonego w pełni zgodnie z zasadami przetargowymi tego partnera WWiI. Dlatego też EIT uważa, że zagwarantowano uzyskanie najwyższej jakości za wydane środki oraz że postąpiono zgodnie z zasadami należytego zarządzania finansami. Wnioski z kontroli dotyczące należytego zarządzania finansami są niejasne, ponieważ Trybunał nie przedstawił żadnych cen, które mogłyby stanowić punkt odniesienia dla usług zamówionych przez partnera WWiI.
27. Podwykonawcę wybrał i podpisał z nim umowę wykonawca ramowy, zgodnie z postanowieniami umowy ramowej Komisji. Podwykonawca świadczył usługi specjalistyczne, takie jak opracowanie zarysu koncepcji INNOVEIT, stworzenie atrakcyjnego i spójnego programu oraz moderowanie i pomoc w prowadzeniu trzydniowego wydarzenia.
Według informacji otrzymanych od wykonawcy ramowego, w ostatnich latach współpracował on z rzeczonym podwykonawcą przy organizacji kilku wydarzeń dla różnych dyrekcji generalnych Komisji. Standardowe stawki, które pobierał podwykonawca za tego rodzaju wydarzenia wynosiły 2 500 euro dla starszych konsultantów i 900 euro dla młodszych konsultantów. Ponadto w przypadku INNOVEIT podwykonawca zastosował 10 % obniżkę ceny. Wykonawca ramowy, współpracujący również z innymi moderatorami, zapewnił EIT, że stawki te są konkurencyjne w porównaniu do cen rynkowych za tego rodzaju usługi.
Dlatego też stawkę 2 250 euro dla starszego konsultanta uważa się za stawkę rynkową odzwierciedlającą zarówno wysoki poziom umiejętności i kompetencji, niezbędny do realizacji wymaganych zadań, jak i rodzaj wykonanej pracy, która była głównie konceptualna (a nie związana z logistyką organizacji konferencji). Należy również zauważyć, że protokół ustaleń podpisany między DG EAC a EIT odnoszący się do zamówień tej umowy ramowej stanowi, że EIT nie mógł uczestniczyć w międzyinstytucjonalnym zaproszeniu do składania ofert, a następnie zamówić te same towary lub usługi w inny sposób. Dlatego też EIT musiał zastosować umowę ramową Komisji w celu organizacji wydarzeń w ramach INNOVEIT.
© Unia Europejska, http://eur-lex.europa.eu/
Za autentyczne uważa się wyłącznie dokumenty Unii Europejskiej opublikowane w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej.