Sprawozdanie dotyczące sprawozdania finansowego Europejskiego Instytutu Innowacji i Technologii za rok budżetowy 2014 wraz z odpowiedziami Instytutu.
Dz.U.UE.C.2015.409.187
Akt nienormatywnySPRAWOZDANIE
dotyczące sprawozdania finansowego Europejskiego Instytutu Innowacji i Technologii za rok budżetowy 2014 wraz z odpowiedziami Instytutu
(Dz.U.UE C z dnia 9 grudnia 2015 r.)
WPROWADZENIE
INFORMACJE LEŻĄCE U PODSTAW POŚWIADCZENIA WIARYGODNOŚCI
POŚWIADCZENIE WIARYGODNOŚCI |
3. Na mocy postanowień art. 287 Traktatu o funkcjonowaniu Unii Europejskiej (TFUE) Trybunał zbadał: |
a) roczne sprawozdanie finansowe Instytutu obejmujące sprawozdanie finansowe 3 oraz sprawozdanie z wykonania budżetu 4 za rok budżetowy zakończony dnia 31 grudnia 2014 r.; jak również |
b) legalność i prawidłowość transakcji leżących u podstaw tego sprawozdania. |
Zadania kierownictwa |
4. Kierownictwo odpowiada za sporządzenie i rzetelną prezentację rocznego sprawozdania finansowego Instytutu oraz za legalność i prawidłowość transakcji leżących u jego podstaw 5 : |
a) Zadania kierownictwa w zakresie rocznego sprawozdania finansowego Instytutu obejmują: zaprojektowanie, wdrożenie i utrzymywanie systemu kontroli wewnętrznej umożliwiającego sporządzenie i rzetelną prezentację sprawozdania finansowego, które nie zawiera istotnych zniekształceń spowodowanych nadużyciem lub błędem, a także wybór i stosowanie właściwych zasad (polityki) rachunkowości na podstawie zasad rachunkowości przyjętych przez księgowego Komisji 6 oraz sporządzanie szacunków księgowych, które są racjonalne w danych okolicznościach. Dyrektor zatwierdza roczne sprawozdanie finansowe Instytutu po tym, jak zostanie ono sporządzone przez księgowego Instytutu na podstawie wszystkich dostępnych informacji. Do sprawozdania finansowego księgowy dołącza oświadczenie, w którym stwierdza między innymi, czy uzyskał wystarczającą pewność, że daje ono prawdziwy i rzetelny obraz sytuacji finansowej Instytutu we wszystkich istotnych aspektach. |
b) Zadania kierownictwa w zakresie legalności i prawidłowości transakcji leżących u podstaw rozliczeń i zgodności z zasadą należytego zarządzania finansami obejmują zaprojektowanie, wdrożenie i utrzymywanie skutecznego i wydajnego systemu kontroli wewnętrznej, w tym właściwego nadzoru, jak również podejmowanie odpowiednich działań w celu zapobiegania nieprawidłowościom i nadużyciom finansowym oraz - w razie konieczności - podejmowanie kroków prawnych w celu odzyskania nienależnie wypłaconych lub niewłaściwie wykorzystanych środków finansowych. |
Zadania Trybunału |
5. Zadaniem Trybunału jest przedstawienie Parlamentowi Europejskiemu i Radzie 7 , na podstawie przeprowadzonej przez siebie kontroli, poświadczenia wiarygodności dotyczącego rocznego sprawozdania finansowego Instytutu oraz legalności i prawidłowości transakcji leżących u podstaw tego sprawozdania. Trybunał przeprowadza kontrolę zgodnie z wydanymi przez IFAC Międzynarodowymi Standardami Rewizji Finansowej i kodeksem etyki oraz z Międzynarodowymi Standardami Najwyższych Organów Kontroli wydanymi przez INTOSAI (ISSAI). Zgodnie z tymi standardami Trybunał zobowiązany jest zaplanować i przeprowadzić kontrolę w taki sposób, aby uzyskać wystarczającą pewność, że roczne sprawozdanie finansowe Instytutu nie zawiera istotnych zniekształceń, a leżące u jego podstaw transakcje są legalne i prawidłowe. |
6. W ramach kontroli stosuje się procedury mające na celu uzyskanie dowodów kontroli potwierdzających kwoty i informacje zawarte w rocznym sprawozdaniu finansowym oraz legalność i prawidłowość transakcji leżących u jego podstaw. Dobór procedur zależy od osądu kontrolera, w tym od oceny ryzyka wystąpienia - w wyniku nadużycia lub błędu - istotnego zniekształcenia w rocznym sprawozdaniu finansowym lub istotnej niezgodności transakcji leżących u podstaw tego sprawozdania z wymogami przepisów Unii Europejskiej. W celu zaprojektowania procedur kontroli odpowiednich w danych okolicznościach kontroler, dokonując oceny ryzyka, bierze pod uwagę system kontroli wewnętrznej w zakresie dotyczącym sporządzania i rzetelnej prezentacji rocznego sprawozdania finansowego oraz systemy nadzoru i kontroli wprowadzone w celu zapewnienia legalności i prawidłowości transakcji leżących u podstaw tego sprawozdania. Kontrola obejmuje także ocenę stosowności przyjętych zasad (polityki) rachunkowości oraz racjonalności sporządzonych szacunków księgowych, a także ocenę ogólnej prezentacji rocznego sprawozdania finansowego. Sporządzając niniejsze sprawozdanie zawierające poświadczenie wiarygodności, Trybunał uwzględnił wyniki badania sprawozdania finansowego Instytutu, przeprowadzonego przez niezależnego audytora zewnętrznego zgodnie z przepisami art. 208 ust. 4 rozporządzenia finansowego UE 8 . |
7. Trybunał uznał, że uzyskane dowody kontroli stanowią wystarczającą i odpowiednią podstawę do wydania poświadczenia wiarygodności. |
Opinia na temat wiarygodności rozliczeń |
8. W opinii Trybunału roczne sprawozdanie finansowe Instytutu przedstawia rzetelnie we wszystkich istotnych aspektach jego sytuację finansową na dzień 31 grudnia 2014 r. oraz wyniki transakcji i przepływy pieniężne za kończący się tego dnia rok, zgodnie z przepisami jego regulaminu finansowego oraz z zasadami rachunkowości przyjętymi przez księgowego Komisji. |
Opinia na temat legalności i prawidłowości transakcji leżących u podstaw rozliczeń |
9. W opinii Trybunału transakcje leżące u podstaw rocznego sprawozdania finansowego Instytutu za rok budżetowy zakończony w dniu 31 grudnia 2014 r. są legalne i prawidłowe we wszystkich istotnych aspektach. |
Objaśnienie uzupełniające |
10. Nie podważając opinii z zastrzeżeniem wyrażonej w pkt 9, Trybunał zwraca uwagę na fakt, że wkład finansowy Instytutu może pokryć do 25 % ogólnych wydatków WWiI w ciągu pierwszych pięciu lat, od dnia 1 stycznia 2010 r. do dnia 31 grudnia 2014 r. Jak wynika z przedstawionych przez nie danych liczbowych, WWiI przestrzegały tego pułapu. Do dnia 31 marca 2015 r. Instytut uzyskał poświadczenia z kontroli dotyczące kosztów działań uzupełniających WWil poniesionych w latach 2010-2014. W 2015 r., poza uzyskaniem poświadczeń z kontroli, Instytut przeprowadził przegląd zestawu działań uzupełniających w celu zapewnienia, że zatwierdzono tylko te działania, które spełniają prawne i operacyjne wymogi dotyczące kosztów działań uzupełniających WWil, w tym działania, które łączą się z finansowanymi przez Instytut działaniami WWiI wnoszącymi wartość dodaną. |
UWAGI DOTYCZĄCE MECHANIZMÓW KONTROLI WEWNĘTRZNEJ
UWAGI DOTYCZĄCE ZARZĄDZANIA BUDŻETEM
INNE UWAGI
DZIAŁANIA PODJĘTE W ZWIĄZKU Z ZESZŁOROCZNYMI UWAGAMI
Niniejsze sprawozdanie zostało przyjęte przez Izbę IV, której przewodniczył Milan Martin CVIKL, członek Trybunału Obrachunkowego, na posiedzeniu w Luksemburgu w dniu 15 września 2015 r.
W imieniu Trybunału Obrachunkowego, | |
Vítor Manuel da SILVA CALDEIRA | |
Prezes |
ZAŁĄCZNIKI
ZAŁĄCZNIK I
Działania podjęte w związku z zeszłorocznymi uwagami
Działania podjęte w związku z zeszłorocznymi uwagami
Rok | Uwagi Trybunału | Działania naprawcze (zrealizowane/w trakcie realizacji/niepodjęte/brak danych lub nie dotyczy) |
2012 | Oprócz kwestii opisanej w pkt 9-13, budżety na umowy o przyznanie dotacji podpisane w latach 2010 i 2011, skutkujące płatnościami w roku 2012, nie były dostatecznie szczegółowe. Brak było powiązania pomiędzy zatwierdzonymi środkami a realizowanymi działaniami. W umowach o przyznanie dotacji nie określono indywidualnych progów dla poszczególnych kategorii kosztów (np. kosztów osobowych, podwykonawstwa, obsługi prawnej itp.) ani zasad zamawiania towarów i usług przez WWiI i ich partnerów. W ramach kontroli ex ante EIT przeprowadzał także weryfikację techniczną wszystkich finansowanych projektów. Nie określono jednak wymiernych celów, co utrudniało skuteczną ocenę działań w ramach projektów i ich wyników. W biznesplanach nie określono szczegółowo działań do zrealizowania, wyraźnych etapów, rezultatów poszczególnych działań ani kryteriów jakościowych. Z kwoty około 22 mln euro środków, na które zaciągnięto zobowiązania, przeniesionych z 2011 r. w 2012 r. anulowano około 10 mln euro (45 %). Wysoki poziom anulowanych przeniesień spowodowany jest przede wszystkim niższymi niż przewidywano kosztami deklarowanymi przez beneficjentów w ramach umów o dotację na 2011 r. (9,2 mln euro, czyli 92 % anulowanych przeniesień). | w trakcie realizacji |
2013 | W 2013 r. Instytut dokonał płatności końcowych i rozliczenia zaliczek (transakcji) tytułem dotacji na kwotę 84,1 mln euro (działania z 2012 r.). Wydatki na dotacje stanowią około 97 % całości wydatków w 2013 r. Wszystkie transakcje związane z dotacjami podlegają weryfikacji przez Komisję przed zatwierdzeniem przez EIT. Instytut nadal podejmował poważne starania na rzecz wdrożenia skutecznych kontroli ex ante, mając na celu zapewnienie wystarczającej pewności co do legalności i prawidłowości transakcji związanych z dotacjami. Około 87 % wydatków na dotacje deklarowanych przez WWiI posiada świadectwa wystawione przez działające na zlecenie WWiI i ich partnerów niezależne firmy audytorskie. EIT przeprowadzał we własnym zakresie weryfikacje ex ante polegające na wszechstronnej kontroli dokumentacji. Dokumentacja towarzysząca otrzymana od WWiI i ich partnerów była weryfikowana przez EIT w przypadku stwierdzenia konkretnego ryzyka. Trybunał stwierdził, że wprawdzie jakość świadectw kontroli poprawia się, częściowo za sprawą lepszych wytycznych, jednak w bardziej ogólnym ujęciu praca niezależnych firm audytorskich wymaga dalszej poprawy. | zrealizowane |
2013 | Aby uzyskać dodatkowy poziom zapewnienia legalności i prawidłowości transakcji związanych z dotacjami, Instytut wprowadził uzupełniające kontrole ex post tych transakcji. Weryfikacje te wykonywane były przez niezależną firmę audytorską. Kontrolami ex post objęto zestawienia poniesionych wydatków przedstawione przez 29 z 300 partnerów WWiI, stanowiące 29 % wszystkich transakcji związanych z dotacjami dokonanych w 2013 r. Wyniki kontroli ex post potwierdziły, że pomimo poprawy sytuacji kontrole ex ante nie są jeszcze w pełni skuteczne. Na podstawie błędów stwierdzonych podczas kontroli ex post Instytut podjął w 2014 r. decyzje o odzyskaniu łącznie 575 593 euro, co odpowiada 3 % skontrolowanych dotacji za 2012 r. | zrealizowane |
2013 | W 2013 r. dokonano płatności na kwotę około 665 000 euro i około 105 000 euro, tytułem dwóch umów ramowych, które zawarto w trybie procedury negocjacyjnej w 2010 r. i 2012 r. Kontrola wykazała, że zastosowanie procedury negocjacyjnej nie było uzasadnione, płatności te są zatem nieprawidłowe. | zrealizowane |
2013 | Łączny poziom błędu będący następstwem kwestii omówionych w pkt 9-11 wynosi pomiędzy 2 % a 3 % całości wydatków na 2013 r. | zrealizowane |
2013 | Ramowe umowy o partnerstwie zawarte z trzema istniejącymi WWiI stanowią, że wkład finansowy Instytutu może pokryć do 25 % ogólnych wydatków WWiI w ciągu pierwszych czterech lat, od dnia 1 stycznia 2010 r. do grudnia 2013 r. Wszystkie trzy WWiI, jak wynika z przedstawionych przez nie danych liczbowych, przestrzegały tego pułapu. Jednakże w związku z tym, że dane te do 2015 r. nie zostaną skontrolowane, brak jest odpowiednich dowodów kontroli świadczących o tym, że udział finansowania przez Instytut nie przekraczał maksymalnej wysokości 25 %. | w trakcie realizacji |
2013 | W 2013 r. ogólny poziom środków, na które zaciągnięto zobowiązania, wyniósł 97 %, co sugeruje, że generalnie zobowiązania zaciągano w sposób terminowy. Wskaźnik wykonania budżetu był jednak niski w tytule I (wydatki osobowe), gdzie wyniósł 74 % wkładu UE, co jest związane przede wszystkim z dużą rotacją personelu i z opóźnionym przyjęciem przepisów dotyczących korekty wynagrodzeń. | nie dotyczy |
2013 | W tytule II (wydatki administracyjne) Instytut przeniósł środki, na które zaciągnięto zobowiązania, w kwocie 193 420 euro (24 %). Przeniesienia dotyczyły głównie faktur, które jeszcze nie spłynęły, oraz projektów informatycznych w toku realizacji. Instytut nie wykorzystał przeniesionych z roku 2012 na 2013 r. środków, na które zaciągnięto zobowiązania w tym tytule, w kwocie 91 918 euro (29 %), które powstały przede wszystkim w wyniku przeszacowania kosztów posiedzenia Rady Zarządzającej. | nie dotyczy |
2013 | W tytule III (wydatki operacyjne) Instytut zapisał w budżecie 34 078 025 euro tytułem dotacji dla WWiI. Stosunkowo niski wskaźnik wykonania budżetu, wynoszący 82 %, jest następstwem tego, że WWiI nie wykorzystały w pełni środków dostępnych na działania w 2012 r. (dotacji na 2012 r.). | nie dotyczy |
ZAŁĄCZNIK II
Europejski Instytut Innowacji i Technologii (Budapeszt)
Europejski Instytut Innowacji i Technologii (Budapeszt)
Zakres kompetencji Unii według Traktatu (art. 173 Traktatu o funkcjonowaniu Unii Europejskiej) | Unia i państwa członkowskie zapewniają istnienie warunków niezbędnych dla konkurencyjności przemysłu Unii. W tym celu, zgodnie z systemem wolnych i konkurencyjnych rynków, ich działania zmierzają do: - przyspieszenia dostosowania przemysłu do zmian strukturalnych, - wspierania środowiska sprzyjającego inicjatywom i rozwojowi przedsiębiorstw w całej Unii, a zwłaszcza małych i średnich przedsiębiorstw, - wspierania środowiska sprzyjającego współpracy między przedsiębiorstwami, - sprzyjania lepszemu wykorzystaniu potencjału przemysłowego polityk innowacyjnych, badań i rozwoju technologicznego. |
Kompetencje Instytutu (rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (WE) nr 294/ 2008 zmienione rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 1292/2013) | Cele Celem Instytutu jest przyczynianie się do zrównoważonego wzrostu gospodarczego w Europie i zwiększania konkurencyjności przez wzmocnienie potencjału innowacyjnego państw członkowskich i Unii. Instytut realizuje ten cel, propagując i łącząc ze sobą szkolnictwo wyższe, innowacje i badania na najwyższym poziomie. Zadania Aby osiągnąć swój cel, Instytut: a) określa swoje główne priorytety i działania; b) podnosi świadomość wśród potencjalnych podmiotów partnerskich i zachęca do udziału w swojej działalności; c) wybiera i wyznacza wspólnoty wiedzy i innowacji (WWiI) w priorytetowych dziedzinach oraz określa ich prawa i obowiązki w drodze umowy, zapewnia im odpowiednie wsparcie, stosuje odpowiednie środki kontroli jakości, stale monitoruje i okresowo ocenia ich działalność, zapewnia koordynację pomiędzy poszczególnymi WWiI na odpowiednim poziomie; d) gromadzi fundusze ze źródeł publicznych i prywatnych oraz wykorzystuje swoje zasoby zgodnie z niniejszym rozporządzeniem. W szczególności stara się pozyskiwać znaczną i coraz większą część swojego budżetu ze źródeł prywatnych i z dochodu generowanego przez własne działania; e) zachęca do uznawania w państwach członkowskich nadanych przez instytucje szkolnictwa wyższego będące podmiotami partnerskimi stopni naukowych i dyplomów, które mogą być oznaczone jako stopnie naukowe i dyplomy EIT; f) wspiera upowszechnianie dobrych praktyk służących integracji trójkąta wiedzy w celu wypracowania wspólnej kultury innowacji i transferu wiedzy; g) dąży do osiągnięcia pozycji światowej klasy podmiotu doskonałości w zakresie szkolnictwa wyższego, badań i innowacji; h) wspiera multidyscyplinarne podejścia do innowacji, w tym połączenie rozwiązań technologicznych, społecznych i nietechnologicznych, podejść organizacyjnych i nowych modeli biznesowych; i) zapewnia komplementarność i synergię między działalnością EIT a innymi programami wspólnotowymi; j) promuje WWiI jako doskonałych partnerów w działaniach innowacyjnych w Unii i poza nią; k) powołuje Forum Zainteresowanych Stron, aby informować o działalności EIT, jego doświadczeniach, najlepszych praktykach i wkładzie w unijną politykę i cele w zakresie innowacji, badań naukowych i edukacji oraz umożliwić zainteresowanym stronom przedstawianie poglądów. |
Zarządzanie | Rada Zarządzająca Skład W skład Rady Zarządzającej Instytutu wchodzi 12 członków mianowanych, przy czym należy zapewnić równowagę między członkami mającymi doświadczenie i wysoki poziom wiedzy w dziedzinie przedsiębiorczości, szkolnictwa wyższego i badań naukowych, oraz trzech członków przedstawicieli wskazanych przez WWiI. Komisja Europejska ma status obserwatora. Zadania Rada Zarządzająca odpowiada za kierowanie działalnością Instytutu, wybór, wyznaczenie, przyznanie dotacji i ocenę WWiI oraz za wszelkie inne decyzje strategiczne. Komitet Wykonawczy Skład Komitet Wykonawczy składa się z czterech członków Rady Zarządzającej, w tym przewodniczącego i jego zastępcy. Na czele Komitetu stoi przewodniczący Rady Zarządzającej. Zadania Komitet Wykonawczy nadzoruje działalność Instytutu i podejmuje niezbędne decyzje między posiedzeniami Rady Zarządzającej. Dyrektor Powołuje go Rada Zarządzająca. Odpowiada przed Radą za zarządzanie administracją i finansami Instytutu. Jest przedstawicielem prawnym Instytutu. Kontrola zewnętrzna Europejski Trybunał Obrachunkowy. Organ udzielający absolutorium z wykonania budżetu Parlament Europejski działający na zalecenie Rady. |
Środki udostępnione Instytutowi w roku 2014 (2013) | Budżet ostateczny 235,40 (142,20) mln euro na środki na zobowiązania i 174,91 (98,76) mln euro na środki na płatności. Zatrudnienie na dzień 31 grudnia 2014 r. Stanowiska zatwierdzone: 60 (58) Stanowiska obsadzone: 48 (41) Inne stanowiska: 0 (0) Łączna liczba pracowników: 48 (41), w tym wykonujący zadania: - operacyjne: 33 (25) - administracyjne i pomocnicze: 15 (16) |
Produkty i usługi w roku 2014 | - Wybór i wyznaczenie przez Radę Zarządzającą w grudniu dwóch nowych WWiI działających w obszarze zdrowia i surowców. - Decyzja Rady Zarządzającej z dnia 11 grudnia 2014 r. w sprawie przeznaczenia w 2015 r. łącznej kwoty 268 mln euro na finansowanie działań WWiI wnoszących wartość dodaną, dla pięciu WWiI, po zastosowaniu procesu finansowania opartego na zasadach konkurencji odpowiadającego 40 % całkowitego budżetu. - Trzy WWiI zarządzały budżetem w łącznej wysokości 215 264 780 euro pochodzącym z finansowania przez Instytut działań WWiI wnoszących wartość dodaną oraz budżetem w wysokości 1 087 426 142 euro pochodzącym z finansowania działań WWiI wnoszących wartość dodaną oraz działań uzupełniających przez podmioty inne niż Instytut. - Całkowita liczba partnerów WWiI zaangażowanych w prace trzech WWiI wzrosła do 605 organizacji, w tym: WWiI "Climate-KIC" - 216 organizacji, WWiI "EIT ICT Labs" - 122, a WWiI "KIC InnoEnergy" - 267. - WWiI przedłożyły Instytutowi sześć dokumentów zawierających skonsolidowane dane na temat kluczowych wskaźników wykonania zadań wraz z odpowiednimi dokumentami potwierdzającymi za 2013 r.; dokumenty te zostały ocenione i zatwierdzone przez Instytut w ramach oceny wyników WWiI osiągniętych w przeszłości w perspektywie finansowania opartego na zasadach konkurencji na 2015 r. WWiI przedłożyły także Instytutowi dane szacunkowe dotyczące wskaźników wykonania zadań za 2014 r. - Organizacja dnia informacyjnego Instytutu związanego z naborem wniosków dotyczących WWiI w 2014 r. w Budapeszcie (Węgry) w dniu 14 marca 2014 r. - Opracowanie udoskonalonej strategii przyznawania nagród Instytutu (w tym konceptualizacja trzeciej kategorii, tj. nagrody Instytutu za innowacje). - Opracowanie udoskonalonej koncepcji posiedzenia przedsiębiorców przy okrągłym stole organizowanego przez Instytut. - Przyjęcie podstawowej księgi identyfikacji wizualnej Instytutu i wprowadzenie jej w życie dnia 1 grudnia 2014 r. |
Źródło: Załącznik przekazany przez Instytut. |
ODPOWIEDZI INSTYTUTU
Niezależnie od uwagi Europejskiego Trybunału Obrachunkowego dotyczącej przypadków częściowej realizacji celów planu działalności, warto zwrócić uwagę, że EIT nie akceptuje kosztów związanych z niewdrożonymi częściami działań WWiI wnoszących wartość dodaną. Ponadto w przypadku niezadowalających wyników WWiI w zakresie działań w porównaniu z celami planu działalności w danym roku będzie to miało negatywny wpływ na maksymalna dotację przyznawaną tej konkretnej WWiI za rok N+2 w wyniku corocznego procesu finansowania opartego na zasadach konkurencji EIT.
Zgodnie z rozporządzeniem ustanawiającym EIT WWiI w dalszym ciągu pracują nad ulepszeniem swoich strategii na rzecz stabilności finansowej. Streszczenie tych strategii przedstawiono w planach działalności na lata 2014 i 2015. Ponadto Rada Zarządzająca EIT przyjęła w dniu 5 marca 2015 r. "Zasady dotyczące stabilności finansowej WWiI". Dokument ten wskazuje wyraźny kierunek przez dostarczenie definicji, zasad finansowania i zachęt dla WWiI do działań w kierunku stabilności finansowej. Kolejny krok będzie polegał na tym, że EIT dostarczy WWiI określone wytyczne dotyczące prawidłowego wdrożenia "Zasad dotyczących stabilności finansowej WWiI", w tym wzór do sprawozdawczości z postępów poczynionych w kierunku stabilności finansowej.
© Unia Europejska, http://eur-lex.europa.eu/
Za autentyczne uważa się wyłącznie dokumenty Unii Europejskiej opublikowane w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej.