Sprawozdanie dotyczące sprawozdania finansowego Europejskiego Instytutu Innowacji i Technologii za rok budżetowy 2013 wraz z odpowiedziami Instytutu.
Dz.U.UE.C.2014.442.184
Akt nienormatywnySPRAWOZDANIE
dotyczące sprawozdania finansowego Europejskiego Instytutu Innowacji i Technologii za rok budżetowy 2013 wraz z odpowiedziami Instytutu
(Dz.U.UE C z dnia 10 grudnia 2014 r.)
WPROWADZENIE
INFORMACJE LEŻĄCE U PODSTAW POŚWIADCZENIA WIARYGODNOŚCI
POŚWIADCZENIE WIARYGODNOŚCI |
3. Na mocy postanowień art. 287 Traktatu o funkcjonowaniu Unii Europejskiej (TFUE) Trybunał zbadał: |
a) roczne sprawozdanie finansowe Instytutu obejmujące sprawozdanie finansowe 3 oraz sprawozdanie z wykonania budżetu 4 za rok budżetowy zakończony dnia 31 grudnia 2013 r.; jak również |
b) legalność i prawidłowość transakcji leżących u podstaw tego sprawozdania. |
Zadania kierownictwa |
4. Kierownictwo odpowiada za sporządzenie i rzetelną prezentację rocznego sprawozdania finansowego Instytutu oraz za legalność i prawidłowość transakcji leżących u jego podstaw 5 : |
a) Zadania kierownictwa w zakresie rocznego sprawozdania finansowego Instytutu obejmują: zaprojektowanie, wdrożenie i utrzymywanie systemu kontroli wewnętrznej umożliwiającego sporządzenie i rzetelną prezentację sprawozdania finansowego, które nie zawiera istotnych zniekształceń spowodowanych nadużyciem lub błędem, a także wybór i stosowanie właściwych zasad (polityki) rachunkowości na podstawie zasad rachunkowości przyjętych przez księgowego Komisji 6 oraz sporządzanie szacunków księgowych, które są racjonalne w danych okolicznościach. Dyrektor zatwierdza roczne sprawozdanie finansowe Instytutu po tym, jak zostanie ono sporządzone przez księgowego Instytutu na podstawie wszystkich dostępnych informacji. Do sprawozdania finansowego księgowy dołącza oświadczenie, w którym stwierdza między innymi, czy uzyskał wystarczającą pewność, że daje ono prawdziwy i rzetelny obraz sytuacji finansowej Instytutu we wszystkich istotnych aspektach. |
b) Zadania kierownictwa w zakresie legalności i prawidłowości transakcji leżących u podstaw rozliczeń i zgodności z zasadą należytego zarządzania finansami obejmują zaprojektowanie, wdrożenie i utrzymywanie skutecznego i wydajnego systemu kontroli wewnętrznej, w tym właściwego nadzoru, jak również podejmowanie odpowiednich działań w celu zapobiegania nieprawidłowościom i nadużyciom finansowym oraz - w razie konieczności - wszczynanie postępowań sądowych w celu odzyskania nienależnie wypłaconych lub niewłaściwie wykorzystanych środków finansowych. |
Zadania Trybunału |
5. Zadaniem Trybunału jest przedstawienie Parlamentowi Europejskiemu i Radzie 7 , na podstawie przeprowadzonej przez siebie kontroli, poświadczenia wiarygodności dotyczącego rocznego sprawozdania finansowego Instytutu oraz legalności i prawidłowości transakcji leżących u podstaw tego sprawozdania. Trybunał przeprowadza kontrolę zgodnie z wydanymi przez IFAC Międzynarodowymi Standardami Rewizji Finansowej i kodeksem etyki oraz z Międzynarodowymi Standardami Najwyższych Organów Kontroli wydanymi przez INTOSAI (ISSAI). Zgodnie z tymi standardami Trybunał zobowiązany jest zaplanować i przeprowadzić kontrolę w taki sposób, aby uzyskać wystarczającą pewność, że roczne sprawozdanie finansowe Instytutu nie zawiera istotnych zniekształceń, a leżące u jego podstaw transakcje są legalne i prawidłowe. |
6. W ramach kontroli stosuje się procedury mające na celu uzyskanie dowodów kontroli potwierdzających kwoty i informacje zawarte w rocznym sprawozdaniu finansowym oraz legalność i prawidłowość transakcji leżących u jego podstaw. Dobór procedur zależy od osądu kontrolera, w tym od oceny ryzyka wystąpienia - w wyniku nadużycia lub błędu - istotnego zniekształcenia w rocznym sprawozdaniu finansowym lub istotnej niezgodności transakcji leżących u podstaw tego sprawozdania z wymogami przepisów Unii Europejskiej. W celu zaprojektowania procedur kontroli odpowiednich w danych okolicznościach kontroler, dokonując oceny ryzyka, bierze pod uwagę system kontroli wewnętrznej w zakresie dotyczącym sporządzania i rzetelnej prezentacji rocznego sprawozdania finansowego oraz systemy nadzoru i kontroli wprowadzone celem zapewnienia legalności i prawidłowości transakcji leżących u podstaw tego sprawozdania. Kontrola obejmuje także ocenę stosowności przyjętych zasad (polityki) rachunkowości oraz racjonalności sporządzonych szacunków księgowych, a także ocenę ogólnej prezentacji rocznego sprawozdania finansowego. |
7. Trybunał uznał, że uzyskane dowody kontroli stanowią wystarczającą i odpowiednią podstawę do wydania poświadczenia wiarygodności. |
Opinia na temat wiarygodności rozliczeń |
8. W opinii Trybunału roczne sprawozdanie finansowe Instytutu przedstawia rzetelnie we wszystkich istotnych aspektach jego sytuację finansową na dzień 31 grudnia 2013 r. oraz wyniki transakcji i przepływy pieniężne za kończący się tego dnia rok, zgodnie z przepisami jego regulaminu finansowego oraz z zasadami rachunkowości przyjętymi przez księgowego Komisji. |
Uzasadnienie wydania opinii z zastrzeżeniem na temat legalności i prawidłowości transakcji leżących u podstaw rozliczeń |
Brak wystarczającej pewności co do legalności i prawidłowości transakcji związanych z dotacjami |
9. W 2013 r. Instytut dokonał płatności końcowych i rozliczenia zaliczek (transakcji) tytułem dotacji na kwotę 84,1 mln euro (działania z 2012 r.). Wydatki na dotacje stanowią około 97 % całości wydatków w 2013 r. Wszystkie transakcje związane z dotacjami podlegają weryfikacji przez Komisję przed zatwierdzeniem przez EIT. Instytut nadal podejmował poważne starania na rzecz wdrożenia skutecznych kontroli ex ante, mając na celu zapewnienie wystarczającej pewności co do legalności i prawidłowości transakcji związanych z dotacjami. Około 87 % wydatków na dotacje deklarowanych przez WWiI posiada świadectwa wystawione przez działające na zlecenie WWiI i ich partnerów niezależne firmy audytorskie. EIT przeprowadzał we własnym zakresie weryfikacje ex ante polegające na wszechstronnej kontroli dokumentacji. Dokumentacja towarzysząca otrzymana od WWiI i ich partnerów była weryfikowana przez EIT w przypadku stwierdzenia konkretnego ryzyka. Trybunał stwierdził, że wprawdzie jakość świadectw kontroli poprawia się, częściowo za sprawą lepszych wytycznych, jednak w bardziej ogólnym ujęciu praca niezależnych firm audytorskich wymaga dalszej poprawy. |
10. Aby uzyskać dodatkowy poziom zapewnienia legalności i prawidłowości transakcji związanych z dotacjami, Instytut wprowadził uzupełniające kontrole ex post tych transakcji. Weryfikacje te wykonywane były przez niezależną firmę audytorską. Kontrolami ex post objęto zestawienia poniesionych wydatków przedstawione przez 29 z 300 partnerów WWiI, stanowiące 29 % wszystkich transakcji związanych z dotacjami dokonanych w 2013 r. Wyniki kontroli ex post potwierdziły, że pomimo poprawy sytuacji kontrole ex ante nie są jeszcze w pełni skuteczne. Na podstawie błędów stwierdzonych podczas kontroli ex post Instytut podjął w 2014 r. decyzje o odzyskaniu łącznie 575 593 euro, co odpowiada 3 % skontrolowanych dotacji za 2012 r. |
Istotne błędy w dziedzinie zamówień publicznych |
11. W 2013 r. dokonano płatności na kwotę około 665 000 euro i około 105 000 euro, tytułem dwóch umów ramowych, które zawarto w trybie procedury negocjacyjnej w 2010 r. i 2012 r. Kontrola wykazała, że zastosowanie procedury negocjacyjnej nie było uzasadnione, płatności te są zatem nieprawidłowe. |
12. Łączny poziom błędu będący następstwem kwestii omówionych w pkt 9-11 wynosi pomiędzy 2 % a 3 % całości wydatków na 2013 r. |
Opinia z zastrzeżeniem na temat legalności i prawidłowości transakcji leżących u podstaw rozliczeń |
13. W opinii Trybunału, z wyjątkiem możliwych implikacji kwestii poruszonych w pkt 9-12 zawierających uzasadnienie wydania opinii z zastrzeżeniem, transakcje leżące u podstaw rocznego sprawozdania finansowego Instytutu za rok zakończony w dniu 31 grudnia 2013 r. są legalne i prawidłowe we wszystkich istotnych aspektach. |
UWAGI DOTYCZĄCE LEGALNOŚCI I PRAWIDŁOWOŚCI TRANSAKCJI
UWAGI DOTYCZĄCE ZARZĄDZANIA BUDŻETEM
DZIAŁANIA PODJĘTE W ZWIĄZKU Z ZESZŁOROCZNYMI UWAGAMI
Niniejsze sprawozdanie zostało przyjęte przez Izbę IV, której przewodniczył Pietro RUSSO, członek Trybunału Obrachunkowego, na posiedzeniu w Luksemburgu w dniu 16 września 2014 r.
W imieniu Trybunału Obrachunkowego | |
Vítor Manuel da SILVA CALDEIRA | |
Prezes |
ZAŁĄCZNIKI
ZAŁĄCZNIK I
Działania podjęte w związku z zeszłorocznymi uwagami
Działania podjęte w związku z zeszłorocznymi uwagami
Rok | Uwagi Trybunału | Działania naprawcze (zrealizowane/w trakcie realizacji/niepodjęte/brak danych lub nie dotyczy) |
2012 | W 2012 r. Instytut dokonał płatności końcowych i rozliczenia zaliczek (transakcji) tytułem dotacji w wysokości 11,3 mln euro (działania z 2010 r.) i 48,6 mln euro (działania z 2011 r.). Wszystkie transakcje związane z dotacjami podlegają weryfikacji przez Komisję przed zatwierdzeniem przez EIT. Instytut podjął poważne starania na rzecz wdrożenia skutecznych kontroli ex ante, mając na celu zapewnienie wystarczającej pewności co do legalności i prawidłowości transakcji związanych z dotacjami. Około 80 % wydatków na dotacje deklarowanych przez WWiI posiada świadectwa wystawione przez działające na zlecenie WWiI i ich partnerów niezależne firmy audytorskie. EIT przeprowadzał we własnym zakresie weryfikacje ex ante polegające na wszechstronnej kontroli dokumentacji. Dokumentacja towarzysząca otrzymana od WWiI i ich partnerów była weryfikowana przez EIT jedynie w przypadku stwierdzenia konkretnego ryzyka. Trybunał stwierdził jednak, że jakość świadectw kontroli jest w wielu przypadkach nieodpowiednia (1). Aby uzyskać dodatkowy poziom zapewnienia legalności i prawidłowość transakcji związanych z dotacjami, pod koniec 2012 r. Instytut wprowadził uzupełniające kontrole ex post dotacji na działania z 2011 r. Kontrole te przeprowadzane były przez niezależne firmy audytorskie działające na zlecenie EIT i oceniane są jako wiarygodne. Wyniki kontroli ex post potwierdziły, że kontrole ex ante nie są w pełni skuteczne. Instytut odzyskał jednak stwierdzone nieprawidłowe płatności, a poziom błędu resztowego za transakcje związane z dotacjami za 2011 r. nie jest znaczący. Nie przeprowadzono jeszcze kontroli ex post transakcji związanych z dotacjami na działania z 2010 r. (11,3 mln euro). Ponadto wobec ograniczonej pewności, jaką można uzyskać na podstawie kontroli ex ante, nie ma wystarczającej pewności co do legalności i prawidłowości tych transakcji. Trybunał nie uzyskał wystarczających i odpowiednich dowodów co do legalności i prawidłowości skontrolowanych transakcji związanych z dotacjami na działania z 2010 r. | zrealizowane |
2012 | Oprócz kwestii opisanej w pkt 9-13, budżety na umowy o przyznanie dotacji podpisane w latach 2010 i 2011, skutkujące płatnościami w roku 2012, nie były dostatecznie szczegółowe. Brak było powiązania pomiędzy zatwierdzonymi środkami a realizowanymi działaniami. W umowach o przyznanie dotacji nie określono indywidualnych progów dla poszczególnych kategorii kosztów (np. kosztów osobowych, podwykonawstwa, obsługi prawnej itp.) ani zasad zamawiania towarów i usług przez WWiI i ich partnerów. W ramach kontroli ex ante EIT przeprowadzał także weryfikację techniczną wszystkich finansowanych projektów. Nie określono jednak wymiernych celów, co utrudniało skuteczną ocenę działań w ramach projektów i ich wyników. W biznesplanach nie określono szczegółowo działań do zrealizowania, wyraźnych etapów, rezultatów poszczególnych działań ani kryteriów jakościowych. Z kwoty około 22 mln euro środków, na które zaciągnięto zobowiązania, przeniesionych z 2011 r. w 2012 r. anulowano około 10 mln euro (45 %). Wysoki poziom przeniesień spowodowany jest przede wszystkim niższymi niż przewidywano kosztami deklarowanymi przez beneficjentów w ramach umów o dotację na 2011 r. (9,2 mln euro czyli 92 % anulowanych przeniesień). | w trakcie realizacji |
2011 | Umowy o dotację, w ramach których płatności dokonano w 2011 r., były systematycznie podpisywane przez Komisję Europejską (Dyrekcja Generalna ds. Edukacji i Kultury) oraz przez Instytut dopiero po zrealizowaniu większości działań. Między wrześniem a grudniem 2011 r. Instytut dokonał płatności końcowych (2) w wysokości 4,2 mln euro, związanych z trzema umowami o dotację, które podpisano na długo po rozpoczęciu działalności (3). Praktyka ta jest wątpliwa z punktu widzenia należytego zarządzania finansami. | zrealizowane |
(1) Np. w świadectwie nie zawsze wskazana jest skontrolowana deklaracja poniesionych kosztów. Kontrole nie obejmowały wszystkich kategorii kosztów na wystarczająco szczegółowym poziomie (np. nie skontrolowano w oparciu o oryginalną dokumentację towarzyszącą faktycznie poniesionych kosztów pośrednich, które można deklarować bez górnego progu). Nie weryfikowano w wyczerpującym stopniu ryzyka podwójnego finansowania sprzętu zadeklarowanego jako koszt. W większości świadectw nie wskazano zakresu skontrolowanych kosztów, nie było także wspólnej metodyki wyznaczania ogólnego poziomu błędu w deklaracjach poniesionych kosztów. (2) Komisja Europejska dokonała płatności zaliczkowych. (3) W jednym przypadku umowę podpisano 14 dni przed końcem okresu realizacji, trwającego 13 miesięcy. |
ZAŁĄCZNIK II
Europejski Instytut Innowacji i Technologii (Budapeszt)
Kompetencje i zadania
Europejski Instytut Innowacji i Technologii (Budapeszt)
Kompetencje i zadania
Zakres kompetencji Unii według Traktatu (art. 173 Traktatu o funkcjonowaniu Unii Europejskiej) | Unia i państwa członkowskie zapewniają istnienie warunków niezbędnych dla konkurencyjności przemysłu Unii. W tym celu, zgodnie z systemem wolnych i konkurencyjnych rynków, ich działania zmierzają do: - przyspieszenia dostosowania przemysłu do zmian strukturalnych, - wspierania środowiska sprzyjającego inicjatywom i rozwojowi przedsiębiorstw w całej Unii, a zwłaszcza małych i średnich przedsiębiorstw, - wspierania środowiska sprzyjającego współpracy między przedsiębiorstwami, - sprzyjania lepszemu wykorzystaniu potencjału przemysłowego polityk innowacyjnych, badań i rozwoju technologicznego. |
Kompetencje Instytutu (rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (WE) nr 294/2008) | Cele Celem Instytutu jest przyczynianie się do zrównoważonego wzrostu gospodarczego w Europie i zwiększania konkurencyjności przez wzmocnienie potencjału innowacyjnego państw członkowskich i Wspólnoty. Instytut realizuje ten cel, propagując i łącząc ze sobą szkolnictwo wyższe, innowacje i badania na najwyższym poziomie. Zadania Aby osiągnąć swój cel, Instytut: a) ustala swoje dziedziny priorytetowe; b) podnosi świadomość wśród potencjalnych podmiotów partnerskich i zachęca do udziału w swojej działalności; c) wybiera i wyznacza wspólnoty wiedzy i innowacji (WWiI) w priorytetowych dziedzinach oraz określa ich prawa i obowiązki w drodze umowy, zapewnia im odpowiednie wsparcie, stosuje odpowiednie środki kontroli jakości, stale monitoruje i okresowo ocenia ich działalność, zapewnia koordynację pomiędzy poszczególnymi WWiI na odpowiednim poziomie; d) gromadzi fundusze ze źródeł publicznych i prywatnych oraz wykorzystuje swoje zasoby zgodnie z niniejszym rozporządzeniem. W szczególności stara się pozyskiwać znaczną i coraz większą część swojego budżetu ze źródeł prywatnych i z dochodu generowanego przez własne działania; e) zachęca do uznawania w państwach członkowskich nadanych przez instytucje szkolnictwa wyższego będące podmiotami partnerskimi stopni naukowych i dyplomów, które mogą być oznaczone jako stopnie naukowe i dyplomy EIT; f) wspiera upowszechnianie dobrych praktyk służących integracji trójkąta wiedzy w celu wypracowania wspólnej kultury innowacji i transferu wiedzy; g) dąży do osiągnięcia pozycji światowej klasy podmiotu doskonałości w zakresie szkolnictwa wyższego, badań i innowacji; h) zapewnia komplementarność i synergię między działalnością EIT a innymi programami wspólnotowymi. |
Zarządzanie | Rada Zarządzająca Skład W skład Rady Zarządzającej Instytutu wchodzi 18 członków mianowanych, przy czym należy zapewnić równowagę między członkami mającymi doświadczenie i wysoki poziom wiedzy w dziedzinie przedsiębiorczości, szkolnictwa wyższego i badań naukowych, oraz czterech członków przedstawicieli wskazanych przez WWiI. Komisja Europejska ma status obserwatora. Zadania Rada Zarządzająca odpowiada za kierowanie działalnością Instytutu, wybór, wyznaczenie, przyznanie dotacji i ocenę WWiI oraz za wszelkie inne decyzje strategiczne. Komitet Wykonawczy Skład Komitet Wykonawczy składa się z pięciu członków Rady Zarządzającej, w tym przewodniczącego i jego zastępcy. Na czele Komitetu stoi przewodniczący Rady Zarządzającej. Zadania Komitet Wykonawczy nadzoruje działalność Instytutu i podejmuje niezbędne decyzje między posiedzeniami Rady Zarządzającej. Dyrektor Powołuje go Rada Zarządzająca. Odpowiada przed Radą za zarządzanie administracją i finansami Instytutu. Jest przedstawicielem prawnym Instytutu. Kontrola zewnętrzna Europejski Trybunał Obrachunkowy. Organ udzielający absolutorium z wykonania budżetu Parlament Europejski działający na zalecenie Rady. |
Środki udostępnione Instytutowi w roku 2013 (2012) | Budżet ostateczny 142,20 mln euro na środki na zobowiązania i 98,76 mln euro na środki na płatności. Zatrudnienie na dzień 31 grudnia 2013 r. Stanowiska zatwierdzone: 58 (52) Stanowiska obsadzone: 41 (47) Inne stanowiska: 0 (0) Łączna liczba pracowników: 41 (47), z czego wykonujący zadania: - operacyjne: 25 (26) - administracyjne i pomocnicze: 16 (21) |
Produkty i usługi w roku 2013 | - Organizacja czterech spotkań forum Instytutu z WWiI (platformy stworzonej w celu nawiązania regularnego dialogu między dyrektorem Instytutu a dyrektorami generalnymi WWiI) oraz wiosennych warsztatów z WWiI i Radą Zarządzającą Instytutu. |
- Decyzja Rady Zarządzającej z dnia 5 grudnia 2013 r. w sprawie przeznaczenia w 2014 r. budżetu w łącznej wysokości 180 mln euro, na finansowanie działań WWiI wnoszących wartość dodaną, dla trzech WWiI, po zastosowaniu procesu finansowania opartego na zasadach konkurencji, odpowiadającego 36 % całkowitego budżetu. Rada Zarządzająca podjęła także decyzję o odroczeniu przyznania budżetu uzupełniającego w wysokości 40 mln euro na rzecz WWiI na 2014 r. Budżet ten ma zostać podzielony na równe części i być przyznawany oddzielnie na podstawie, między innymi, działań następczych podjętych w wyniku zaleceń strategicznych. | |
- W 2013 r. te trzy WWiI zarządzały budżetem w łącznej wysokości 125 615 015 euro pochodzącym z finansowania przez Instytut działań WWiI wnoszących wartość dodaną oraz budżetem w wysokości 750 535 096 euro pochodzącym z finansowania działań WWiI wnoszących wartość dodaną oraz działań uzupełniających przez podmioty inne niż Instytut. | |
- Całkowita liczba partnerów WWiI zaangażowanych w prace trzech WWiI w 2013 r. osiągnęła 487 organizacji, w tym: WWiI "Climate-KIC" - 187 organizacji, WWiI "EIT ICT Labs" - 105, a WWiI "KIC InnoEnergy" - 195. | |
- W 2013 r. WWiI przedłożyły Instytutowi sześć dokumentów zawierających skonsolidowane dane na temat kluczowych wskaźników wykonania zadań wraz z odpowiednimi dokumentami potwierdzającymi za 2012 r.; dokumenty te zostały ocenione i zatwierdzone przez Instytut w ramach oceny wyników WWiI osiągniętych w przeszłości w perspektywie finansowania opartego na zasadach konkurencji na 2014 r. WWiI przedłożyły także Instytutowi dane szacunkowe dotyczące wskaźników wykonania zadań za 2013 r. | |
- Organizacja konferencji "Promowanie innowacji i wzmacnianie synergii w ramach UE" w Dublinie w dniach 29-30 kwietnia 2013 r. pod auspicjami irlandzkiej prezydencji w Radzie Unii Europejskiej. | |
- Publikacja badania pt. "Analiza synergii promowanych przez Instytut Innowacji i Technologii w obszarze innowacji Unii Europejskiej". | |
- Organizacja posiedzenia przedsiębiorców przy okrągłym stole na temat "Wzajemne dostosowanie przedsiębiorczości i kapitału wysokiego ryzyka", które odbyło się w dniach 11-13 lipca w Grundlsee w Austrii. | |
- Powołanie wspólnoty byłych uczestników działań edukacyjnych Instytutu 11 listopada w Budapeszcie na Węgrzech. | |
- Przyznanie nagród Instytutu za 2013 r.: trzem zdobywcom nagród Venture Award i trzem zdobywcom nowych nagród CHANGE. Nagrody wręczono w dniu 12 listopada w Budapeszcie na Węgrzech. | |
- Rozpowszechnianie informacji o dużej liczbie udanych inicjatyw w następstwie realizacji działań WWiI. | |
Źródło: załącznik przekazany przez Instytut. |
ODPOWIEDZI INSTYTUTU
© Unia Europejska, http://eur-lex.europa.eu/
Za autentyczne uważa się wyłącznie dokumenty Unii Europejskiej opublikowane w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej.