Sprawozdanie dotyczące sprawozdania finansowego Europejskiego Centrum ds. Zapobiegania i Kontroli Chorób za rok budżetowy 2016, wraz z odpowiedzią Centrum.

Dzienniki UE

Dz.U.UE.C.2017.417.92

Akt nienormatywny

Wersja od: 6 grudnia 2017 r.

SPRAWOZDANIE

dotyczące sprawozdania finansowego Europejskiego Centrum ds. Zapobiegania i Kontroli Chorób za rok budżetowy 2016, wraz z odpowiedzią Centrum

(2017/C 417/14)

(Dz.U.UE C z dnia 6 grudnia 2017 r.)

WPROWADZENIE

1. Europejskie Centrum ds. Zapobiegania i Kontroli Chorób (zwane dalej "Centrum") z siedzibą w Sztokholmie zostało ustanowione rozporządzeniem (WE) nr 851/2004 Parlamentu Europejskiego i Rady ¹ . Głównym zadaniem Centrum jest gromadzenie i rozpowszechnianie informacji w zakresie zapobiegania chorobom człowieka i ich kontroli, jak również wydawanie ekspertyz naukowych na ten temat. Do obowiązków Centrum należy także koordynacja europejskiej sieci instytucji działających w tej dziedzinie.

2. W tabeli przedstawiono najważniejsze dane liczbowe dotyczące Centrum ² .

Tabela

Najważniejsze dane liczbowe dotyczące Centrum

	2015	2016
Budżet (w mln euro)	58,5	58,2
Łączna liczba personelu na dzień 31 grudnia ^(1)	260	260
^(1) Personel obejmuje urzędników, pracowników zatrudnionych na czas określony i pracowników kontraktowych oraz oddelegowanych ekspertów krajowych. Źródło: dane przekazane przez Centrum.

INFORMACJE LEŻĄCE U PODSTAW POŚWIADCZENIA WIARYGODNOŚCI

3. Przyjęte przez Trybunał podejście kontrolne obejmuje analityczne procedury kontrolne, bezpośrednie badanie transakcji oraz ocenę kluczowych mechanizmów kontrolnych w stosowanych przez Centrum systemach nadzoru i kontroli. Elementami uzupełniającymi to podejście są dowody uzyskane na podstawie prac innych kontrolerów oraz analiza oświadczeń kierownictwa.

OPINIA

4. Trybunał zbadał:

a) sprawozdanie finansowe Centrum obejmujące sprawozdanie finansowe ^3  oraz sprawozdanie z wykonania budżetu ^4  za rok budżetowy zakończony w dniu 31 grudnia 2016 r.;

b) legalność i prawidłowość transakcji leżących u podstaw tego sprawozdania; zgodnie z wymogami art. 287 Traktatu o funkcjonowaniu Unii Europejskiej (TFUE).

Wiarygodność rozliczeń

Opinia na temat wiarygodności rozliczeń

5. W opinii Trybunału sprawozdanie Centrum za rok zakończony w dniu 31 grudnia 2016 r. przedstawia rzetelnie we wszystkich istotnych aspektach jego sytuację finansową na dzień 31 grudnia 2016 r. oraz wyniki transakcji, przepływy pieniężne i zmiany w aktywach netto za zakończony w tym dniu rok budżetowy, zgodnie z przepisami regulaminu finansowego Centrum i z zasadami rachunkowości przyjętymi przez księgowego Komisji. Opierają się one na powszechnie przyjętych międzynarodowych standardach rachunkowości sektora publicznego.

Legalność i prawidłowość transakcji leżących u podstaw rozliczeń

Dochody

Opinia na temat legalności i prawidłowości dochodów leżących u podstaw rozliczeń

6. W opinii Trybunału dochody leżące u podstaw rozliczeń za rok zakończony w dniu 31 grudnia 2016 r. są legalne i prawidłowe we wszystkich istotnych aspektach.

Płatności

Opinia na temat legalności i prawidłowości płatności leżących u podstaw rozliczeń

7. W opinii Trybunału płatności leżące u podstaw rozliczeń za rok zakończony w dniu 31 grudnia 2016 r. są legalne i prawidłowe we wszystkich istotnych aspektach.

Zadania kierownictwa i osób odpowiedzialnych za zarządzanie

8. Na mocy art. 310-325 TFUE oraz regulaminu finansowego Centrum kierownictwo odpowiada za sporządzenie i prezentację sprawozdania finansowego zgodnie z powszechnie przyjętymi międzynarodowymi standardami rachunkowości sektora publicznego oraz za legalność i prawidłowość transakcji leżących u podstaw tego sprawozdania. Do zadań kierownictwa należy także zaprojektowanie, wdrożenie i utrzymywanie systemu kontroli wewnętrznej umożliwiającego sporządzenie i prezentację sprawozdania finansowego, które nie zawiera istotnych zniekształceń spowodowanych nadużyciem lub błędem. Kierownictwo odpowiada również za dopilnowanie, by ujęte w sprawozdaniu finansowym działania, transakcje finansowe i informacje były zgodne z odpowiednimi przepisami ustawowymi i wykonawczymi. Kierownictwo Centrum ponosi ostateczną odpowiedzialność za legalność i prawidłowość transakcji leżących u podstaw sprawozdania.

9. Przy sporządzaniu sprawozdania kierownictwo odpowiada za ocenę zdolności Centrum do kontynuacji działalności, za ujawnienie, w stosownych przypadkach, problematycznych kwestii związanych z kontynuacją działalności oraz za prowadzenie rachunkowości przy założeniu kontynuacji działalności.

10. Do zadań osób odpowiedzialnych za zarządzanie należy nadzór nad sprawozdawczością finansową Centrum.

Zadania Trybunału dotyczące kontroli sprawozdania i transakcji leżących u jego podstaw

11. Celem Trybunału jest uzyskanie wystarczającej pewności, że sprawozdanie finansowe Centrum nie zawiera istotnych zniekształceń, a leżące u jego podstaw transakcje są legalne i prawidłowe, a także przedstawienie Parlamentowi Europejskiemu i Radzie bądź innym organom udzielającym absolutorium, na podstawie przeprowadzonej przez siebie kontroli, poświadczenia wiarygodności dotyczącego wiarygodności rozliczeń oraz legalności i prawidłowości transakcji leżących u ich podstaw. Wystarczająca pewność oznacza wysoki poziom pewności, lecz nie stanowi gwarancji, że kontrola zawsze wykaże istotne zniekształcenia lub niezgodności, jeżeli takie istnieją. Mogą one być spowodowane nadużyciem lub błędem i są uważane za istotne, jeżeli można zasadnie oczekiwać, że pojedynczo lub łącznie wpłyną one na decyzje gospodarcze podejmowane przez użytkowników na podstawie takiego sprawozdania.

12. W ramach kontroli stosuje się procedury mające na celu uzyskanie dowodów kontroli potwierdzających kwoty i informacje zawarte w sprawozdaniu finansowym oraz legalność i prawidłowość transakcji leżących u jego podstaw. Wybór tych procedur zależy od osądu kontrolera, w tym od oceny ryzyka wystąpienia - w wyniku nadużycia lub błędu - istotnych zniekształceń sprawozdania rocznego lub istotnej niezgodności transakcji leżących u jego podstaw z wymogami przepisów prawa Unii Europejskiej. W celu opracowania procedur kontroli stosownych do okoliczności (lecz nie na potrzeby sformułowania opinii na temat skuteczności systemu kontroli wewnętrznej) Trybunał, dokonując oceny ryzyka, bierze pod uwagę system kontroli wewnętrznej wykorzystywany do sporządzania i rzetelnej prezentacji sprawozdania oraz do zapewnienia legalności i prawidłowości transakcji leżących u jego podstaw. Kontrola obejmuje również ocenę stosowności przyjętych zasad (polityki) rachunkowości oraz racjonalności szacunków księgowych dokonanych przez kierownictwo, a także ocenę ogólnej prezentacji sprawozdania.

13. Jeżeli chodzi o dochody, Trybunał weryfikuje dotacje otrzymane od Komisji Europejskiej i ocenia stosowane przez Centrum procedury poboru opłat i innych dochodów.

14. Jeżeli chodzi o wydatki, Trybunał bada transakcje płatnicze po tym, jak wydatki zostaną poniesione, zaksięgowane i zatwierdzone. Zaliczki bada się po przedstawieniu przez odbiorcę środków uzasadnienia ich właściwego wykorzystania oraz po przyjęciu tego uzasadnienia przez Centrum na drodze rozliczenia danej zaliczki, w tym samym roku lub w latach kolejnych.

15. Sporządzając niniejsze sprawozdanie zawierające poświadczenie wiarygodności, Trybunał uwzględnił wyniki badania sprawozdania finansowego Centrum przeprowadzonego przez niezależnego audytora zewnętrznego zgodnie z przepisami art. 208 ust. 4 rozporządzenia finansowego UE ^5 .

16. Przedstawione poniżej uwagi nie podważają opinii Trybunału.

UWAGI DOTYCZĄCE LEGALNOŚCI I PRAWIDŁOWOŚCI TRANSAKCJI

17. Decyzją zarządu w maju 2015 r. została mianowana tymczasowa dyrektor Centrum. W dniu 31 grudnia 2016 r. zajmowała ona to stanowisko o osiem miesięcy dłużej niż maksymalny okres przewidziany w regulaminie pracowniczym, stanowiący jeden rok. Doprowadziło to także do 15 innych przypadków tymczasowego obsadzenia stanowisk przez innych pracowników.

UWAGI DOTYCZĄCE MECHANIZMÓW KONTROLI WEWNĘTRZNEJ

18. W swoim sprawozdaniu z kontroli z października 2016 r. Służba Audytu Wewnętrznego Komisji stwierdziła, że w postępowaniach o udzielenie zamówienia przeprowadzanych przez Centrum nadal występują znaczne uchybienia, uznając równocześnie podejmowane przez Centrum działania zmierzające do wzmocnienia mechanizmów kontroli wewnętrznej dotyczących postępowań. Służba Audytu Wewnętrznego stwierdziła, że planowanie postępowań o udzielenie zamówienia i ich monitorowanie są niewystarczające, a postępowania nie zawsze są ujęte w rocznym programie prac lub decyzji o finansowaniu. W sprawozdaniu znalazło się także odniesienie do sprawozdania Trybunału dotyczącego rocznego sprawozdania finansowego Centrum za rok budżetowy 2015 i ujętych w sprawozdaniu uchybień mających wpływ na przejrzystość postępowań o udzielenie zamówienia. Centrum i Służba Audytu Wewnętrznego uzgodniły plan dotyczący działań naprawczych.

UWAGI DOTYCZĄCE ZARZĄDZANIA BUDŻETEM

19. Tak jak w poprzednich latach w tytule III (wydatki operacyjne) stwierdzono wysoki poziom przeniesień. Wyniosły one 7,9 mln euro, co stanowi 41 % środków, na które zaciągnięto zobowiązania w tym tytule (w 2015 r. było to 7,5 mln euro, czyli 42 %). Przeniesienia były związane głównie z wieloletnimi projektami w obszarach doradztwa naukowego (2,4 mln euro), nadzoru (1,3 mln euro), szkolenia w zakresie zdrowia publicznego (1,4 mln euro) i narzędzi informatycznych z zakresu zdrowia publicznego (2,1 mln euro). Centrum może rozważyć wprowadzenie zróżnicowanych środków budżetowych w celu lepszego odzwierciedlenia wieloletniego charakteru operacji i nieuniknionych długich przerw między datami podpisywania i realizacji umów oraz płatności.

DZIAŁANIA PODJĘTE W ZWIĄZKU Z ZESZŁOROCZNYMI UWAGAMI

20. Przegląd działań naprawczych podjętych w wyniku uwag zgłoszonych przez Trybunał w roku poprzednim przedstawiono w załączniku.

Niniejsze sprawozdanie zostało przyjęte przez Izbę IV, której przewodniczył Baudilio TOMÉ MUGURUZA, członek Trybunału Obrachunkowego, na posiedzeniu w Luksemburgu w dniu 19 września 2017 r.

	W imieniu Trybunału Obrachunkowego
	Klaus-Heiner LEHNE
	Prezes

ZAŁĄCZNIK

Działania podjęte w związku z zeszłorocznymi uwagami

Rok	Uwagi Trybunału	Działania naprawcze (zrealizowane/w trakcie realizacji/ niepodjęte/brak danych lub nie dotyczy)
2015	Trybunał wykrył różne uchybienia mające wpływ na przejrzystość skontrolowanych postępowań o udzielenie zamówienia, takie jak brak wyraźnego powiązania z rocznym programem prac Centrum, niewystarczające uzasadnienie szacowanej wartości zamówienia lub brak wskaźników finansowych (progów) umożliwiających ocenę zdolności finansowej oferenta.	w trakcie realizacji ^(1)
2015	Ogólny wskaźnik wykonania budżetu wyniósł 94 % (w 2014 r. było to 99 %). Spadek ten jest związany ze stosowaniem niższego współczynnika korygującego w odniesieniu do wynagrodzeń w Szwecji od 1 czerwca 2014 r. oraz z opóźnieniami w zakresie rekrutacji, co spowodowało, że koszty personelu były niższe, niż oczekiwano.	nie dotyczy
2015	W tytule II (wydatki administracyjne) stwierdzono wysoki poziom przeniesień. Wyniosły one 1,6 mln euro, co stanowi 23 % środków, na które zaciągnięto zobowiązania w tym tytule (w 2014 r. było to 1,5 mln euro, czyli 25 %). Przeniesienia te dotyczą głównie zamówień na sprzęt i oprogramowanie komputerowe (0,8 mln euro), a także na usługi doradcze w zakresie nieruchomości dotyczące nowych obiektów (0,3 mln euro), w przypadku których termin płatności przypada dopiero w 2016 r.	nie dotyczy
2015	W tytule III (wydatki operacyjne) stwierdzono wysoki poziom przeniesień. Wyniosły one 7,5 mln euro, co stanowi 42 % środków, na które zaciągnięto zobowiązania w tym tytule (w 2014 r. było to 8,1 mln euro, czyli 49 %). Przeniesienia te dotyczą przede wszystkim projektów wieloletnich (5 mln euro) i wsparcia teleinformatycznego działalności operacyjnej (1,7 mln euro), w przypadku którego działania i płatności zrealizowano zgodnie z planem.	nie dotyczy
^(1) W 2016 r. podpisano dwie umowy szczegółowe na łączną kwotę 79 000 euro, choć brak było potwierdzającej decyzji o finansowaniu.

ODPOWIEDŹ CENTRUM

18. Centrum pragnie wyjaśnić, że mianowanie tymczasowej dyrektor odbyło się zgodnie z regulaminem pracowniczym oraz rozporządzeniem ustanawiającym Centrum. Początkowa rekrutacja na stanowisko dyrektora zakończyła się niepowodzeniem i, w celu zachowania ciągłości operacyjnej, tymczasowe mianowanie przedłużono poza limit 12 miesięcy. W czasie tego przedłużenia na wniosek zarządu pracownica zrezygnowała z otrzymywania wynagrodzenia przewidzianego w regulaminie pracowniczym w trakcie tymczasowego zajmowania stanowiska w wyższej grupie zaszeregowania.

19. ECDC zmieniło format swojej decyzji o finansowaniu dla udzielania zamówień w swoim programie prac na 2017 r. Wprowadzono unormowaną procedurę dla wewnętrznego zatwierdzania nowych zamówień, dzięki czemu wszelkie aktualizacje do decyzji o finansowaniu są zatwierdzane przez zarząd ECDC przed zainicjowaniem postępowania. ECDC wykonuje również działania następcze w związku z zaleceniami IAS w formie dokonania przeglądu procedur wewnętrznych i materiałów z wytycznymi.

20. We współpracy z Trybunałem Obrachunkowym Centrum dokona uważnej analizy zalet/wad wprowadzenia zróżnicowanych środków budżetowych, w tym zagrożeń związanych z konieczną dodatkową złożonością i dodatkowymi zasobami.

¹ Dz.U. L 142 z 30.4.2004, s. 1.

² Więcej informacji na temat kompetencji i działalności Centrum można znaleźć na jego stronie internetowej: www.ecdc.europa.eu.

³ Sprawozdanie finansowe składa się z bilansu, sprawozdania z finansowych wyników działalności, rachunku przepływów pieniężnych, zestawienia zmian w aktywach netto oraz opisu znaczących zasad (polityki) rachunkowości i informacji dodatkowej.

⁴ Sprawozdanie z wykonania budżetu obejmuje sprawozdanie, które przedstawia zbiorczo wszystkie operacje budżetowe, i informację dodatkową.

⁵ Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE, Euratom) nr 966/2012 (Dz.U. L 298 z 26.10.2012, s. 1).