Sprawozdanie dotyczące sprawozdania finansowego Europejskiego Centrum ds. Zapobiegania i Kontroli Chorób za rok budżetowy 2011 wraz z odpowiedziami Centrum.

Dzienniki UE

Dz.U.UE.C.2012.388.66

Akt nienormatywny

Wersja od: 15 grudnia 2012 r.

SPRAWOZDANIE

dotyczące sprawozdania finansowego Europejskiego Centrum ds. Zapobiegania i Kontroli Chorób za rok budżetowy 2011 wraz z odpowiedziami Centrum

(2012/C 388/12)

(Dz.U.UE C z dnia 15 grudnia 2012 r.)

WPROWADZENIE

Europejskie Centrum ds. Zapobiegania i Kontroli Chorób (zwane dalej "Centrum") z siedzibą w Sztokholmie zostało ustanowione rozporządzeniem (WE) nr 851/2004 Parlamentu Europejskiego i Rady z dnia 21 kwietnia 2004 r.⁽¹⁾ Głównym zadaniem Centrum jest gromadzenie i rozpowszechnianie informacji w zakresie zapobiegania chorobom człowieka i ich kontroli, jak również wydawanie ekspertyz naukowych na ten temat. Do obowiązków Centrum należy także koordynacja europejskiej sieci instytucji działających w tej dziedzinie⁽²⁾.

INFORMACJE LEŻĄCE U PODSTAW POŚWIADCZENIA WIARYGODNOŚCI

Przyjęte przez Trybunał podejście kontrolne obejmuje analityczne procedury kontrolne, bezpośrednie badanie transakcji oraz ocenę kluczowych mechanizmów kontrolnych w stosowanych przez Centrum systemach nadzoru i kontroli. Elementami uzupełniającymi to podejście są dowody uzyskane na podstawie prac innych kontrolerów (w stosownych przypadkach) oraz analiza oświadczeń kierownictwa.

POŚWIADCZENIE WIARYGODNOŚCI

3. Na mocy postanowień art. 287 Traktatu o funkcjonowaniu Unii Europejskiej Trybunał zbadał roczne sprawozdanie finansowe⁽³⁾ Centrum obejmujące "sprawozdanie finansowe"⁽⁴⁾ oraz "sprawozdanie z wykonania budżetu"⁽⁵⁾ za rok budżetowy zakończony 31 grudnia 2011 r., jak również zbadał legalność i prawidłowość transakcji leżących u podstaw tego sprawozdania.

Zadania kierownictwa

4. Jako urzędnik zatwierdzający, dyrektor realizuje dochody i wydatki budżetu zgodnie z regulaminem finansowym Centrum, na własną odpowiedzialność oraz w granicach zatwierdzonych środków⁽⁶⁾. Dyrektor odpowiada za ustanowienie⁽⁷⁾ struktury organizacyjnej oraz systemów i procedur zarządzania i kontroli wewnętrznej umożliwiających sporządzanie ostatecznych sprawozdań finansowych⁽⁸⁾, które nie zawierają istotnych zniekształceń spowodowanych nadużyciem lub błędem, a także za zapewnienie legalności i prawidłowości transakcji leżących u podstaw tych sprawozdań.

Zadania Trybunału

5. Zadaniem Trybunału jest przedstawienie Parlamentowi Europejskiemu i Radzie⁽⁹⁾, na podstawie przeprowadzonej przez siebie kontroli, poświadczenia wiarygodności dotyczącego rocznego sprawozdania finansowego Centrum oraz legalności i prawidłowości transakcji leżących u podstaw tego sprawozdania.

6. Trybunał przeprowadził kontrolę zgodnie z wydanymi przez IFAC Międzynarodowymi Standardami Rewizji Finansowej i kodeksami etyki oraz z Międzynarodowymi Standardami Najwyższych Organów Kontroli wydanymi przez INTOSAI (ISSAI). Zgodnie z tymi standardami Trybunał zobowiązany jest zaplanować i przeprowadzić kontrolę w taki sposób, aby uzyskać wystarczającą pewność, że sprawozdanie finansowe Centrum nie zawiera istotnych zniekształceń, a leżące u jego podstaw transakcje są legalne i prawidłowe.

7. W ramach kontroli stosuje się procedury mające na celu uzyskanie dowodów kontroli potwierdzających kwoty i informacje zawarte w sprawozdaniu finansowym oraz legalność i prawidłowość transakcji leżących u jego podstaw. Wybór tych procedur zależy od osądu kontrolera, w tym od oceny ryzyka wystąpienia - w wyniku nadużycia lub błędu - istotnych zniekształceń sprawozdania finansowego lub istotnej niezgodności transakcji leżących u podstaw tego sprawozdania z wymogami przepisów Unii Europejskiej. W celu opracowania procedur kontroli stosownych do okoliczności Trybunał, dokonując oceny ryzyka, bierze pod uwagę wykorzystywany do sporządzania i rzetelnej prezentacji sprawozdań finansowych system kontroli wewnętrznej oraz systemy nadzoru i kontroli wprowadzone celem zapewnienia legalności i prawidłowości transakcji leżących u podstaw tych sprawozdań. Kontrola obejmuje także ocenę stosowności przyjętych zasad rachunkowości oraz racjonalności sporządzonych szacunków księgowych, a także ocenę ogólnej prezentacji sprawozdania finansowego.

8. Trybunał uznał, że uzyskane dowody kontroli są wystarczające i właściwe, aby stanowić podstawę do wydania poniższych opinii.

Opinia na temat wiarygodności rozliczeń

9. W opinii Trybunału roczne sprawozdanie finansowe Centrum⁽¹⁰⁾ rzetelnie przedstawia, we wszystkich istotnych aspektach, jego sytuację finansową na dzień 31 grudnia 2011 r. oraz wyniki jego transakcji i przepływy pieniężne za kończący się tego dnia rok, zgodnie z przepisami jego regulaminu finansowego oraz z zasadami rachunkowości przyjętymi przez księgowego Komisji⁽¹¹⁾.

Podstawa do wydania opinii z zastrzeżeniem na temat legalności i prawidłowości transakcji leżących u podstaw rozliczeń

10. W 2009 r. Centrum zawarło umowę ramową na maksymalną kwotę 9 mln euro, pozwalającą mu na podpisywanie z wybranymi dostawcami umów szczególnych do wysokości tej kwoty. Na mocy tej umowy ramowej Centrum podpisało umowy szczególne opiewające początkowo na 8,4 mln euro. Kolejne zmiany zwiększyły wartość tych umów do kwoty 14,9 mln euro. Do końca 2011 r. płatności wyniosły 12,2 mln euro, z czego 3,2 mln euro w samym 2011 r. Zobowiązania i płatności przekraczające określony w umowie ramowej pułap 9 mln euro są nieprawidłowe⁽¹²⁾.

Opinia z zastrzeżeniem na temat legalności i prawidłowości transakcji leżących u podstaw rozliczeń

11. W opinii Trybunału, z wyjątkiem kwestii przedstawionych w pkt 10, transakcje leżące u podstaw rocznego sprawozdania finansowego Centrum za rok budżetowy zakończony w dniu 31 grudnia 2011 r. są legalne i prawidłowe we wszystkich istotnych aspektach.

13.

Podobnie jak w roku poprzednim, także w 2011 r. odnotowano wysoki poziom przeniesionych środków. Budżet Centrum na 2011 r. wynosił 56,6 mln euro, z czego 11 mln euro (20 %) zostało przeniesionych na 2012 r., w tym 38 % środków z tytułu III (wydatki operacyjne). Tak wysoki poziom przeniesień, któremu towarzyszy niski poziom rozliczeń międzyokresowych biernych (5,4 mln euro), stanowi naruszenie zasady jednoroczności budżetu.

UWAGI DOTYCZĄCE KLUCZOWYCH MECHANIZMÓW KONTROLNYCH W STOSOWANYCH PRZEZ CENTRUM SYSTEMACH NADZORU I KONTROLI

14.

W pkt 10 przedstawiono nieprawidłowości w zarządzaniu jedną umową ramową, prowadzące do wydania opinii z zastrzeżeniem na temat legalności i prawidłowości transakcji leżących u podstaw rozliczeń. Trybunał zidentyfikował inne przypadki, w których stosowane przez Centrum systemy kontroli nie zapobiegły nieprawidłowościom w zarządzaniu umowami.

–

W przypadku innej umowy ramowej, zawartej na maksymalną kwotę 1,7 mln euro, w realizujących ją czterech umowach szczególnych, podpisanych w 2011 r., nie ma mowy o ilości ani wartości zamówionych usług. W 2011 r. płatności związane z tymi umowami szczególnymi wyniosły 0,06 mln euro. Sama umowa ramowa obejmowała nadmiernie długi maksymalny okres ośmiu lat (¹³). Centrum nie potrafiło wykazać wyraźnego powiązania pomiędzy specyfikacjami technicznymi, kryteriami udzielenia zamówienia i strukturą płatności uwzględnionymi w dokumentacji przetargowej przekazanej dostawcom.

Niniejsze sprawozdanie zostało przyjęte przez Izbę IV, której przewodniczył Louis GALEA, członek Trybunału Obrachunkowego, na posiedzeniu w Luksemburgu w dniu 11 września 2012 r.

	W imieniu Trybunału Obrachunkowego
	Vítor Manuel da SILVA CALDEIRA
	Prezes

______

⁽¹⁾ Dz.U. L 142 z 30.4.2004, s. 1.

⁽²⁾ Do celów informacyjnych w załączniku skrótowo przedstawiono kompetencje i działania Centrum.

⁽³⁾ Do sprawozdania tego dołączone jest sprawozdanie z zarządzania budżetem i finansami w ciągu roku, zawierające więcej informacji dotyczących wykonania budżetu i zarządzania nim.

⁽⁴⁾ Sprawozdanie finansowe składa się z bilansu oraz rachunku dochodów i wydatków, rachunku przepływów pieniężnych, zestawienia zmian w aktywach netto oraz opisu istotnych zasad rachunkowości i innych informacji dodatkowych.

⁽⁵⁾ Sprawozdanie z wykonania budżetu obejmuje rachunek wyniku budżetowego wraz z załącznikiem.

⁽⁶⁾ Art. 33 rozporządzenia Komisji (WE, Euratom) nr 2343/2002 (Dz.U. L 357 z 31.12.2002, s. 72).

⁽⁷⁾ Art. 38 rozporządzenia (WE, Euratom) nr 2343/2002.

⁽⁸⁾ Zasady przedstawiania przez agencje sprawozdania finansowego oraz prowadzenia przez nie rachunkowości określone są w rozdziałach 1 i 2 tytułu VII rozporządzenia (WE, Euratom) nr 2343/2002 ostatnio zmienionego rozporządzeniem (WE, Euratom) nr 652/2008 (Dz.U. L 181 z 10.7.2008, s. 23) i w tej postaci zostały włączone do regulaminu finansowego Centrum.

⁽⁹⁾ Art. 185 ust. 2 rozporządzenia Rady (WE, Euratom) nr 1605/2002 (Dz.U. L 248 z 16.9.2002, s. 1).

⁽¹⁰⁾ Ostateczna wersja rocznego sprawozdania finansowego została sporządzona w dniu 28 czerwca 2012 r. i wpłynęła do Trybunału w dniu 2 lipca 2012 r. Ostateczna wersja rocznego sprawozdania finansowego skonsolidowana ze sprawozdaniem Komisji publikowana jest w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej do 15 listopada następnego roku. Znajduje się ona na następującej stronie internetowej: http://eca.europa.eu lub http://www.ecdc.europa.eu/

⁽¹¹⁾ Zasady rachunkowości przyjęte przez księgowego Komisji opierają się na Międzynarodowych Standardach Rachunkowości Sektora Publicznego (IPSAS) wydanych przez Międzynarodową Federację Księgowych, a w kwestiach nimi nieobjętych - na Międzynarodowych Standardach Rachunkowości (MSR) / Międzynarodowych Standardach Sprawozdawczości Finansowej (MSSF) wydanych przez Radę Międzynarodowych Standardów Rachunkowości.

⁽¹²⁾ Art. 117 pkt 2 przepisów wykonawczych do regulaminu finansowego Centrum stanowi, że "Umowy szczególne oparte na umowach ramowych zawierane są, zgodnie z warunkami tych umów...".

⁽¹³⁾ Art. 72 przepisów wykonawczych do regulaminu finansowego Centrum określa maksymalny okres czterech lat.

ZAŁĄCZNIK

Europejskie Centrum ds. Zapobiegania i Kontroli Chorób (Sztokholm) Kompetencje i zadania

Zakres kompetencji Unii według Traktatu (art. 168 Traktatu o funkcjonowaniu Unii Europejskiej)	- Przy określaniu i urzeczywistnianiu wszystkich polityk i działań Unii zapewnia się wysoki poziom ochrony zdrowia ludzkiego. - Działanie Unii, które uzupełnia polityki krajowe, nakierowane jest na poprawę zdrowia publicznego, zapobieganie chorobom i dolegliwościom ludzkim oraz usuwanie źródeł zagrożeń dla zdrowia ludzkiego. Działanie to obejmuje zwalczanie epidemii, poprzez wspieranie badań nad ich przyczynami, sposobami ich rozprzestrzeniania się oraz zapobiegania im, jak również informacji i edukacji zdrowotnej, a także monitorowanie poważnych transgranicznych zagrożeń dla zdrowia, wczesne ostrzeganie w przypadku takich zagrożeń oraz ich zwalczanie.
Kompetencje Centrum (rozporządzenie (WE) nr 851/2004 Parlamentu Europejskiego i Rady)	Cele - Wzmocnienie obrony przed chorobami zakaźnymi w Europie, w szczególności identyfikowanie, ocena i powiadamianie o bieżących i pojawiających się zagrożeniach dla zdrowia ludzkiego ze strony chorób zakaźnych. - W tym celu Centrum prowadzi wyspecjalizowane sieci nadzoru, wydaje ekspertyzy naukowe, prowadzi system wczesnego ostrzegania i reagowania (EWRS), zapewnia pomoc i szkolenia naukowo-techniczne. Zadania - Prowadzenie wyspecjalizowanych sieci nadzoru w zakresie chorób i wspieranie współdziałania w ramach sieci. Centrum odgrywa szczególną rolę w zakresie gromadzenia, potwierdzania, analizy i rozpowszechniania danych. - Dostarczanie opinii ekspertów, jak również ekspertyz i badań naukowych w dziedzinie chorób zakaźnych. - Prowadzenie systemu wczesnego ostrzegania. Opracowanie procedur identyfikacji pojawiających się zagrożeń dla zdrowia. - Wzmacnianie zdolności państw członkowskich w zakresie planowania gotowości i szkoleń. - Przekazywanie informacji na temat swojej pracy ogółowi społeczeństwa i zainteresowanym podmiotom.
Zarządzanie	Zarząd Skład Po jednym członku wyznaczonym przez każde państwo członkowskie, dwóch członków wyznaczonych przez Parlament Europejski i trzech przedstawicieli Komisji. Zadania Zarząd przyjmuje roczny program prac i budżet Centrum oraz nadzoruje ich wykonanie. Dyrektor Mianowany przez zarząd na podstawie listy kandydatów sporządzonej przez Komisję. Forum doradcze Skład Po jednym przedstawicielu z każdego państwa członkowskiego i trzech przedstawicieli Komisji bez prawa głosu. Zadania Forum ma za zadanie zapewnić doskonałość naukową oraz niezależność działań i ekspertyz Centrum. Kontrola zewnętrzna Trybunał Obrachunkowy. Kontrola wewnętrzna Służba Audytu Wewnętrznego Komisji. Organ udzielający absolutorium z wykonania budżetu Parlament działający na zalecenie Rady.
Środki udostępnione Centrum w roku 2011 (2010)	Ostateczny budżet 56,6 (57,8) mln euro Zatrudnienie na dzień 31 grudnia 2011 r. Stanowiska zatwierdzone: 200 (200) Stanowiska obsadzone: 177 (175) Inne stanowiska: 88 (79) Ogółem: 265 (254), z czego wykonujący zadania: - operacyjne: 174 (169) - administracyjne i pomocnicze: 91 (85)
Produkty i usługi w roku 2011 (2010)	64⁽¹⁾ (93) zagrożenia monitorowane za pomocą Threat Tracking Tool (TTT); 52 cotygodniowe raporty na temat zagrożeń związanych z chorobami zakaźnymi wysłane do 331 (52) odbiorców; Udzielenie wsparcia dla wywiadu epidemiologicznego przy okazji 3 (5) dużych imprez masowych; Ponadto monitorowanie 5 (5) dużych imprez o wyjątkowym charakterze i znaczeniu; Przygotowanie 17 (32) ocen pierwotnego zagrożenia i 11 (10) aktualizacji zagrożeń; Zorganizowanie 2 (3) warsztatów symulacji, mających na celu zweryfikowanie i poprawę przygotowania i reakcji na pojawianie się ognisk chorób zakaźnych; Szkolenie 98 (80) członków w ramach Europejskiego Programu Szkoleń w zakresie Epidemiologii Interwencyjnej (EPIET). Szkolenie 8 (6) członków w ramach Europejskiego Programu Szkoleń w zakresie Mikrobiologii (EUPHEM); Udział 181 (106) ekspertów z dziedziny zdrowia publicznego pochodzących z 30 państw UE-EOG w krótkich modułach szkoleniowych Centrum; 500 000 odwiedzin na stronie internetowej Centrum (495 000, uruchomienie nowego systemu statystycznego); Wydanie 122 (35) publikacji naukowych; Zorganizowanie czwartego Europejskiego Dnia Wiedzy o Antybiotykach, w którym udział wzięło 37 (36) krajów. 11,2 (9,8) mln pojedynczych wpisów w bazie danych TESSy; 845 (628) aktywnych użytkowników z 53 krajów; Wzmocniony nadzór; na koniec 2011 r. 15 (11) z 17 wyspecjalizowanych sieci nadzoru zintegrowanych w obrębie Centrum; Publikacja rocznego raportu epidemiologicznego; Publikacja rocznych raportów na temat gruźlicy, HIV/AIDS i oporności mikrobiologicznej; Publikacja 32 (38) tygodniowych biuletynów dotyczących grypy/tygodniowych przeglądów dotyczących nadzoru w zakresie grypy w 2011 r.; Sporządzenie 27 (20) ekspertyz naukowych w odpowiedzi na wnioski zainteresowanych stron; Zorganizowanie piątej europejskiej konferencji naukowej na temat epidemiologii stosowanej chorób zakaźnych (ESCAIDE) w dniach 6-8 listopada 2011 r. w Sztokholmie, w której udział wzięło 500 (562) uczestników; Zorganizowanie trzeciej konferencji Eurovaccine, w której uczestniczyło 1 000 (600) osób; Publikacja tygodnika naukowego Eurosurveillance - 13 302 (1 665) prenumeratorów on line.
⁽¹⁾ Spadek ten jest częściowo spowodowany zmianą procedur monitorowania grupowych przypadków występowania legionellozy mających związek z podróżowaniem. Źródło: Informacje przekazane przez Centrum.

ODPOWIEDZI CENTRUM

10.

Centrum dowiedziało się o tej sprawie we wrześniu 2011 r. i zawiadomiło o niej Trybunał Obrachunkowy podczas kontroli w październiku 2011 r. W stosunku do Trybunału Obrachunkowego Centrum zachowało pełną przejrzystość w tej sprawie. W następstwie toczących sie dyskusji w tym czasie Centrum musiało wdrożyć niezbędne środki: bezzwłoczne rozpoczęcie nowego postępowania przetargowego w celu stworzenia nowej umowy ramowej oraz wpisania sprawy do rejestru wyjątków. W grudniu 2011 r. Centrum przekazało Trybunałowi szczegółowe informacje związane z zakresem umowy, która miała być podpisana w ramach obecnej umowy ramowej w celu zapewnienia ciągłości działalności, harmonogramu dla nowej umowy ramowej oraz wdrożonych środków, aby uniknąć podobnej sytuacji w przyszłości np. zarządzanie nową umową ramową przez urzędnika zatwierdzającego oraz jej wykorzystanie przez urzędnika ds. zasobów. Inne środki, które oczekują wdrożenia, to: stworzenie odrębnej jednostki informacyjno-komunikacyjnej, wdrożenie narzędzia zarządzania umowami oraz zapewnienie szkolenia zewnętrznego pracownikom, aby mogli zostać wewnętrznymi instruktorami w Centrum i procedury wewnętrznej dotyczącej zamówień. Centrum podkreśla, że środki nie zostały utracone, a strony potraktowano sprawiedliwie.

14.

Centrum dokonuje przeglądu swoich procedur wewnętrznych w związku z zamówieniami - obecnie ocenia, która aplikacja zarządzania kontraktami będzie najlepiej odpowiadać zapotrzebowaniom w celu wzmocnienia zarządzania umowami Centrum. Centrum planuje również zorganizować zewnętrzne szkolenie dla pracowników, którzy chcą zostać wewnętrznymi instruktorami Centrum w tym zakresie.

–

W dziedzinie telekomunikacji powszechnie stosowaną praktyką jest używanie wzorów umów dostawcy. Centrum nie ma zbyt wiele do powiedzenia w tej sprawie, gdyż liczba dostawców na rynku jest bardzo ograniczona.

Podczas spotkania CPCG omawiano czas trwania umowy. Dłuższy czas trwania umotywowano analogią i tymi samymi argumentami, co w przypadku przetargu DIGIT/R2/PO/2007/033 - "Usługi na łączność głosową" na podstawie złożoności i wysokich kosztów początkowych, które operator musiałby odzyskać w czasie trwania umowy. W założeniu miało mieć to pozytywny wpływ na podmioty biorące udział w przetargu. Artykuł 72 przepisów wykonawczych ECDC stanowi, że czas trwania umowy ramowej nie może przekraczać 4 lat, chyba że zajdą wyjątkowe okoliczności odpowiednio uzasadnione w szczególności przedmiotem umowy ramowej. Centrum uznało uzasadnienie przedstawione w przetargu za właściwie uzasadnione, ponieważ skopiowano je ze specyfikacji przetargowej stosowanej przez Komisję Europejską (DG Digit).

15.

Centrum przyznaje, że chronologia, którą zastosowano do ustanowienia szczególnej umowy dotyczącej koordynacji EPIET jest niezgodna z procesem określonym w umowie ramowej o partnerstwie. Jednak decyzja o zaprzestaniu koordynacji EPIET na skutek braku podpisanych konkretnych umów, mogłaby poważnie narazić na szwank program EPIET. Centrum usprawniło swoje procedury zarządzania umowami w celu wcześniejszego rozpoczęcia procesu żądania wniosków i ścisłego monitorowania kluczowych założeń.

16.

Centrum przyjmuje uwagę Trybunału, która w znacznej części odnosi się do praktyk, które ECDC już zmieniło w trakcie 2011 r. oraz w związku z wprowadzeniem zmienionej procedury wewnętrznej dotyczącej rekrutacji w styczniu 2012 r. Od połowy 2011 r. komisja rekrutacyjna stosuje praktykę uzgadniania testów pisemnych i pytań na rozmowy kwalifikacyjne przed otrzymaniem aplikacji. Nowa procedura wewnętrzna zawiera szczegółowe zasady dotyczące oceniania kandydatów podczas rozmów kwalifikacyjnych i testów. Procedura ta jest ściśle przestrzegana. Niektórych kryteriów selekcji odnoszących się do umiejętności interpersonalnych i językowych nie dokonuje się bezpośrednio, lecz pośrednio podczas rozmowy kwalifikacyjnej i testów pisemnych, jako sumy szczególnych umiejętności. Wymogi kwalifikacyjne zmieniono tylko w jednym przypadku, z powodu błędu administracyjnego. Jednak żaden z kandydatów nie został uznany za niekwalifikowalnego z powodu zmienionych wymogów kwalifikacyjnych.

© Unia Europejska, http://eur-lex.europa.eu/
Za autentyczne uważa się wyłącznie dokumenty Unii Europejskiej opublikowane w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej.