Sprawozdanie dotyczące sprawozdania finansowego Europejskiego Centrum Monitorowania Narkotyków i Narkomanii za rok budżetowy 2014 wraz z odpowiedzią Centrum.

Dzienniki UE

Dz.U.UE.C.2015.409.206

Akt nienormatywny

Wersja od: 9 grudnia 2015 r.

SPRAWOZDANIE

dotyczące sprawozdania finansowego Europejskiego Centrum Monitorowania Narkotyków i Narkomanii za rok budżetowy 2014 wraz z odpowiedzią Centrum

(2015/C 409/23)

WPROWADZENIE

(Dz.U.UE C z dnia 9 grudnia 2015 r.)

1. Europejskie Centrum Monitorowania Narkotyków i Narkomanii (zwane dalej "Centrum", inaczej "EMCDDA") z siedzibą w Lizbonie zostało ustanowione rozporządzeniem Rady (EWG) nr 302/93 ¹ . Głównymi zadaniami Centrum są gromadzenie, analizowanie i rozpowszechnianie danych dotyczących narkotyków i narkomanii w celu opracowywania i upowszechniania obiektywnych, wiarygodnych i porównywalnych informacji na poziomie europejskim. Informacje te mają służyć jako podstawa do analizy popytu na narkotyki i metod zmniejszania go, a także, w bardziej ogólnym ujęciu, do analizy zjawisk związanych z rynkiem narkotykowym ² .

INFORMACJE LEŻĄCE U PODSTAW POŚWIADCZENIA WIARYGODNOŚCI

2. Przyjęte przez Trybunał podejście kontrolne obejmuje analityczne procedury kontrolne, bezpośrednie badanie transakcji oraz ocenę kluczowych mechanizmów kontrolnych w stosowanych przez Centrum systemach nadzoru i kontroli. Elementami uzupełniającymi to podejście są dowody uzyskane na podstawie prac innych kontrolerów oraz analiza oświadczeń kierownictwa.

POŚWIADCZENIE WIARYGODNOŚCI

3. Na mocy postanowień art. 287 Traktatu o funkcjonowaniu Unii Europejskiej (TFUE) Trybunał zbadał:

a) roczne sprawozdanie finansowe Centrum obejmujące sprawozdanie finansowe ^3 oraz sprawozdanie z wykonania budżetu ^4 za rok budżetowy zakończony dnia 31 grudnia 2014 r.; jak również

b) legalność i prawidłowość transakcji leżących u podstaw tego sprawozdania.

Zadania kierownictwa

4. Kierownictwo odpowiada za sporządzenie i rzetelną prezentację rocznego sprawozdania finansowego Centrum oraz za legalność i prawidłowość transakcji leżących u jego podstaw ^5 :

a) Zadania kierownictwa w zakresie rocznego sprawozdania finansowego Centrum obejmują: zaprojektowanie, wdrożenie i utrzymywanie systemu kontroli wewnętrznej umożliwiającego sporządzenie i rzetelną prezentację sprawozdania finansowego, które nie zawiera istotnych zniekształceń spowodowanych nadużyciem lub błędem, a także wybór i stosowanie właściwych zasad (polityki) rachunkowości na podstawie zasad rachunkowości przyjętych przez księgowego Komisji ^6 oraz sporządzanie szacunków księgowych, które są racjonalne w danych okolicznościach. Dyrektor Centrum zatwierdza roczne sprawozdanie finansowe po tym, jak zostanie ono sporządzone przez księgowego Centrum na podstawie wszystkich dostępnych informacji. Do sprawozdania finansowego księgowy dołącza oświadczenie, w którym stwierdza między innymi, czy uzyskał wystarczającą pewność, że daje ono prawdziwy i rzetelny obraz sytuacji finansowej Centrum we wszystkich istotnych aspektach.

b) Zadania kierownictwa w zakresie legalności i prawidłowości transakcji leżących u podstaw rozliczeń i zgodności z zasadą należytego zarządzania finansami obejmują zaprojektowanie, wdrożenie i utrzymywanie skutecznego i wydajnego systemu kontroli wewnętrznej, w tym właściwego nadzoru, jak również podejmowanie odpowiednich działań w celu zapobiegania nieprawidłowościom i nadużyciom finansowym oraz - w razie konieczności - podejmowanie kroków prawnych w celu odzyskania nienależnie wypłaconych lub niewłaściwie wykorzystanych środków finansowych.

Zadania Trybunału

5. Zadaniem Trybunału jest przedstawienie Parlamentowi Europejskiemu i Radzie ^7 , na podstawie przeprowadzonej przez siebie kontroli, poświadczenia wiarygodności dotyczącego rocznego sprawozdania finansowego Centrum oraz legalności i prawidłowości transakcji leżących u podstaw tego sprawozdania. Trybunał przeprowadza kontrolę zgodnie z wydanymi przez IFAC Międzynarodowymi Standardami Rewizji Finansowej i kodeksem etyki oraz z Międzynarodowymi Standardami Najwyższych Organów Kontroli wydanymi przez INTOSAI (ISSAI). Zgodnie z tymi standardami Trybunał zobowiązany jest zaplanować i przeprowadzić kontrolę w taki sposób, aby uzyskać wystarczającą pewność, że roczne sprawozdanie finansowe Centrum nie zawiera istotnych zniekształceń, a leżące u jego podstaw transakcje są legalne i prawidłowe.

6. W ramach kontroli stosuje się procedury mające na celu uzyskanie dowodów kontroli potwierdzających kwoty i informacje zawarte w rocznym sprawozdaniu finansowym oraz legalność i prawidłowość transakcji leżących u jego podstaw. Dobór procedur zależy od osądu kontrolera, w tym od oceny ryzyka wystąpienia - w wyniku nadużycia lub błędu - istotnego zniekształcenia w rocznym sprawozdaniu finansowym lub istotnej niezgodności transakcji leżących u podstaw tego sprawozdania z wymogami przepisów Unii Europejskiej. W celu zaprojektowania procedur kontroli odpowiednich w danych okolicznościach kontroler, dokonując oceny ryzyka, bierze pod uwagę system kontroli wewnętrznej w zakresie dotyczącym sporządzania i rzetelnej prezentacji rocznego sprawozdania finansowego oraz systemy nadzoru i kontroli wprowadzone w celu zapewnienia legalności i prawidłowości transakcji leżących u podstaw tego sprawozdania. Kontrola obejmuje także ocenę stosowności przyjętych zasad (polityki) rachunkowości oraz racjonalności sporządzonych szacunków księgowych, a także ocenę ogólnej prezentacji rocznego sprawozdania finansowego. Sporządzając niniejsze sprawozdanie zawierające poświadczenie wiarygodności, Trybunał uwzględnił wyniki badania sprawozdania finansowego Centrum, przeprowadzonego przez niezależnego audytora zewnętrznego zgodnie z przepisami art. 208 ust. 4 rozporządzenia finansowego UE ^8 .

7. Trybunał uznał, że uzyskane dowody kontroli stanowią wystarczającą i odpowiednią podstawę do wydania poświadczenia wiarygodności.

Opinia na temat wiarygodności rozliczeń

8. W opinii Trybunału roczne sprawozdanie finansowe Centrum przedstawia rzetelnie we wszystkich istotnych aspektach jego sytuację finansową na dzień 31 grudnia 2014 r. oraz wyniki transakcji i przepływy pieniężne za kończący się tego dnia rok, zgodnie z przepisami jego regulaminu finansowego oraz z zasadami rachunkowości przyjętymi przez księgowego Komisji.

Opinia na temat legalności i prawidłowości transakcji leżących u podstaw rozliczeń

9. W opinii Trybunału transakcje leżące u podstaw rocznego sprawozdania finansowego Centrum za rok budżetowy zakończony w dniu 31 grudnia 2014 r. są legalne i prawidłowe we wszystkich istotnych aspektach.

10. Przedstawione poniżej uwagi nie podważają opinii Trybunału.

UWAGI DOTYCZĄCE ZARZĄDZANIA BUDŻETEM

11. W tytule II (wydatki administracyjne) poziom przeniesień środków, na które zaciągnięto zobowiązania, był wysoki i wyniósł 673 534 euro, czyli 26 % (w 2013 r. było to 217 061 euro, czyli 9 %). Przeniesienia te związane są głównie z przyspieszoną realizacją wieloletniej strategii w zakresie rozwiązań teleinformatycznych, wynikającą z tego, że środki pierwotnie przeznaczone na podwyżki wynagrodzeń dla pracowników Centrum okazały się niepotrzebne w następstwie wyroku Europejskiego Trybunału Sprawiedliwości.

DZIAŁANIA PODJĘTE W ZWIĄZKU Z ZESZŁOROCZNYMI UWAGAMI

12. Przegląd działań naprawczych podjętych w wyniku uwag zgłoszonych przez Trybunał w roku poprzednim przedstawiono w załączniku I.

Niniejsze sprawozdanie zostało przyjęte przez Izbę IV, której przewodniczył Milan Martin CVIKL, członek Trybunału Obrachunkowego, na posiedzeniu w Luksemburgu w dniu 8 września 2015 r.

	W imieniu Trybunału Obrachunkowego
	Vítor Manuel da SILVA CALDEIRA
	Prezes

ZAŁĄCZNIKI

ZAŁĄCZNIK  I

Działania podjęte w związku z zeszłorocznymi uwagami

Rok	Uwagi Trybunału	Działania naprawcze (zrealizowane/w trakcie realizacji/ niepodjęte/brak danych lub nie dotyczy)
2012	W 2012 r. Centrum przyznało krajowym ośrodkom monitorowania narkomanii w państwach członkowskich (beneficjentom) dotacje na wsparcie współpracy w ramach sieci REITOX ^(1). Łączna kwota dotacji wyniosła w 2012 r. 2,6 mln euro, co stanowi 16 % całości wydatków operacyjnych. Przeprowadzane przez Centrum kontrole ex ante poprzedzające zwrot kosztów zadeklarowanych przez beneficjentów obejmują analizę zestawień poniesionych wydatków i świadectw kontroli wystawionych przez działających na zlecenie beneficjenta audytorów zewnętrznych. Centrum zwykle nie żąda od beneficjentów przedstawienia dokumentacji na potwierdzenie kwalifikowalności i poprawności deklarowanych wydatków. Kontrole ex post na miejscu w siedzibie beneficjenta przeprowadzane są rzadko ^(2). Istniejące mechanizmy kontrolne zapewniają zatem kierownictwu Centrum jedynie ograniczoną pewność co do kwalifikowalności i poprawności wydatków deklarowanych przez beneficjentów. W przypadku transakcji będących przedmiotem kontroli Trybunału Centrum uzyskało w jego imieniu dokumentację towarzyszącą, co daje wystarczającą pewność co do ich legalności i prawidłowości. Wyrywkowa weryfikacja dokumentacji towarzyszącej oraz objęcie większej liczby beneficjentów kontrolami na miejscu mogłyby znacznie zwiększyć tę pewność.	zrealizowane
2012	Nie przeprowadzono kontroli ex post w przypadku żadnych transakcji dokonanych po 2008 r., z wyjątkiem dotacji.	zrealizowane
2011 i 2012 (połączone)	Obecnie Centrum ponosi roczne koszty w wysokości około 200 000 euro (w 2011 r. było to 275 000 euro) z tytułu niewykorzystanej przestrzeni biurowej w swoim poprzednim budynku i w nowej siedzibie. Centrum, we współpracy z Komisją oraz organami krajowymi, powinno kontynuować poszukiwanie odpowiednich rozwiązań dla tej niewykorzystanej przestrzeni biurowej.	zrealizowane
2013	Centrum ogłosiło przetarg na wynajem fotokopiarek na okres czterech lat za sumę nieprzekraczającą 160 000 euro. Podczas postępowania przetargowego nastąpiły znaczne zmiany w zakresie wymagań technicznych. W wyniku tego opublikowano zaktualizowane ogłoszenie o zamówieniu z przedłużonym terminem składania ofert, nie wskazano w nim jednak w sposób przejrzysty zmian dotyczących wymagań technicznych. Wymagania te ponownie zmodyfikowano w celu udzielenia zamówienia, zgodnie z możliwością zapowiedzianą w opublikowanej specyfikacji, co doprowadziło do spadku wartości zamówienia o 35 %. Opublikowane informacje na temat struktury cenowej zamówienia nie były wystarczająco przejrzyste, przez co zostały błędnie zinterpretowane przez jednego z oferentów, który w związku z tym miał mniejsze szanse na uzyskanie zamówienia. Ponadto kryteria oceny nie były dostatecznie precyzyjne, by zapewnić całkowitą przejrzystość postępowania i równe traktowanie oferentów. Opisane powyżej uchybienia wpłynęły na skuteczność i wydajność postępowania o udzielenie zamówienia i spowodowały zagrożenie ograniczeniem konkurencji.	nie dotyczy
^(1) W ramach Europejskiej Sieci Informacji o Narkotykach i Narkomanii (REITOX) Centrum gromadzi dane na temat narkotyków i narkomanii przekazywane przez ośrodki krajowe. ^(2) W 2011 r. przeprowadzono dwie kontrole ex post w dwóch państwach członkowskich. W roku 2012 nie przeprowadzono żadnej tego rodzaju kontroli.

ZAŁĄCZNIK  II

Europejskie Centrum Monitorowania Narkotyków i Narkomanii (Lizbona)

Kompetencje i zadania

Zakres kompetencji Unii według Traktatu (art. 168 i 114 Traktatu o funkcjonowaniu Unii Europejskiej)	Unia uzupełnia działanie państw członkowskich w celu zmniejszenia szkodliwych dla zdrowia skutków narkomanii, włącznie z informacją i profilaktyką.
Kompetencje Centrum (rozporządzenie (WE) nr 1920/ 2006 Parlamentu Europejskiego i Rady)	Cele Dostarczanie Unii i państwom członkowskim rzeczowych, obiektywnych, wiarygodnych i porównywalnych informacji na poziomie unijnym, dotyczących narkotyków i narkomanii oraz ich skutków. Priorytetowe obszary działalności Centrum: 1) monitorowanie problemów związanych z narkotykami oraz pojawiających się tendencji, w szczególności wiążących się z zażywaniem różnego rodzaju narkotyków jednocześnie; 2) monitorowanie rozwiązań i dostarczanie informacji na temat najlepszych praktyk; 3) ocena ryzyka wiążącego się z nowymi substancjami psychoaktywnymi oraz utrzymywanie systemu szybkiej wymiany informacji; 4) opracowywanie narzędzi i instrumentów w celu ułatwienia państwom członkowskim monitorowania i oceny ich polityk krajowych, a Komisji monitorowania i oceny polityk Unii. Zadania - Gromadzenie i analiza danych, - poprawa metod porównywania danych, - rozpowszechnianie danych, - współpraca z organami i organizacjami europejskimi i międzynarodowymi oraz państwami spoza Unii, - stwierdzanie nowych zjawisk lub zmian tendencji.
Zarządzanie	Zarząd W skład zarządu wchodzi po jednym przedstawicielu z każdego państwa członkowskiego, dwóch przedstawicieli Komisji oraz dwóch niezależnych ekspertów posiadających szczególną wiedzę w dziedzinie narkotyków, wyznaczonych przez Parlament Europejski. Zarząd przyjmuje program pracy, ogólne roczne sprawozdanie z działalności i budżet oraz wydaje opinię w sprawie ostatecznego sprawozdania finansowego Centrum. Komitet wykonawczy Skład przewodniczący zarządu, wiceprzewodniczący zarządu, dwóch członków wybranych z zarządu reprezentujących państwa członkowskie, dwóch przedstawicieli Komisji. Dyrektor Mianowany przez zarząd na wniosek Komisji. Komitet naukowy Wydaje opinie. Składa się z nie więcej niż piętnastu znanych naukowców, powołanych przez zarząd z uwagi na ich wysoki poziom naukowy, w następstwie publikacji zaproszenia do wyrażenia zainteresowania. Zarząd może również wyznaczyć panel ekspertów uczestniczący w pracach rozszerzonego komitetu naukowego w zakresie oceny ryzyka dotyczącego nowych substancji psychoaktywnych. Kontrola zewnętrzna Europejski Trybunał Obrachunkowy. Kontrola wewnętrzna Służba Audytu Wewnętrznego Komisji. Organ udzielający absolutorium z wykonania budżetu Parlament Europejski działający na zalecenie Rady.
Środki udostępnione Centrum w roku 2014 (2013)	Budżet 15,85 (16,31) mln euro. Dotacja Unii: 93,4 % (95,4 %) Zatrudnienie na dzień 31 grudnia 2014 r. Liczba stanowisk według planu zatrudnienia: 84 (84) Stanowiska obsadzone: 76 (76) plus 26 (24) innych pracowników (oddelegowanych ekspertów krajowych, pracowników kontraktowych i pracowników zatrudnionych na czas określony w zastępstwie). Łączna liczba pracowników: 102 (100) w tym wykonujący zadania: - operacyjne: 63 (61) - administracyjne i wsparcia informatycznego: 28,5 (28,5) - mieszane: 10,5 (10,5)
Produkty i usługi w roku 2014 (2013)	Sieć informacyjna Centrum zarządza siecią informatyczną służącą do gromadzenia i wymiany informacji, zwaną "Europejską Siecią Informacji o Narkotykach i Narkomanii" (Reitox); sieć ta powiązana jest z krajowymi sieciami informacji o narkotykach, z wyspecjalizowanymi centrami w państwach członkowskich oraz z systemami informacyjnymi organizacji międzynarodowych współpracujących z Centrum. Publikacje - Europejski raport narkotykowy - Tendencje i osiągnięcia (23 wersje językowe), publikacja i interaktywna strona internetowa, - Perspectives on drugs (PODs) - 6 (11), EN, interaktywna strona internetowa, - biuletyn statystyczny i interaktywna strona internetowa, sprawozdanie ogólne z działalności - roczne, EN, - przegląd roku - najważniejsze informacje ze sprawozdania ogólnego z działalności centrum za 2013 r. - roczny, EN, - biuletyn Drugnet Europe - 4 numery, EN (4), - opinie Centrum - 2 (1), EN, - instrukcje - 0 (1), EN, - opracowania tematyczne Centrum - 0 (2) - ta dawna publikacja Centrum nie jest już wydawana, - opracowania Centrum - 9 (4), EN (jedno opracowanie także w wersji CS), - charakterystyki polityki antynarkotykowej - 2 (1), EN, - wspólne publikacje - 1 (1), EN, - produkty związane z wykonaniem decyzji Rady w sprawie nowych substancji psychoaktywnych (2005/387/WSiSW) - 15 (2), EN, - profile narkotyków - 0 nowych (0) i 0 zaktualizowanych (0), - opracowania techniczne i naukowe, w tym artykuły i streszczenia naukowe - 24 (28), - publikacje ad hoc - 0 (1), EN, - broszury - 2 (1), EN, - programy pracy i strategie - 1 (3), EN, - system zbierania, walidacji, przechowywania i wyszukiwania informacji (Fonte). Inne strony internetowe Reorganizacja/aktualizacja/opracowanie zawartości publicznej strony internetowej Centrum obejmującej: - przeglądy sytuacji w poszczególnych krajach, - przeglądy dotyczące leczenia uzależnień od narkotyków, charakterystyki reakcji zdrowotnych i społecznych, profile zapobiegania, - europejską bazę danych o nowych narkotykach, - bazę danych ustawodawstwa antynarkotykowego w Europie, - bazę narzędzi ewaluacyjnych, - portal najlepszych praktyk (system wymiany danych o działaniach na rzecz ograniczania popytu na narkotyki, moduły dotyczące ograniczania szkodliwych skutków i leczenia), - strony tematyczne, - bazę danych publikacji. Materiały promocyjne Materiały konferencyjne - 1 EN (4); materiały dla mediów - 9 (12) informacji prasowych i 12 (13) zestawień informacji, EN. Udział w konferencjach międzynarodowych, spotkaniach technicznych, naukowych i instytucjonalnych - 291 (285).
Źródło: Załącznik przekazany przez Centrum.

ODPOWIEDŹ CENTRUM

11. Jak zauważył Trybunał, konieczność dokonania przeniesień wyniknęła z przyczyn zewnętrznych, czyli z nieoczekiwanego wyroku Europejskiego Trybunału Sprawiedliwości w sprawie dostosowanie z mocą wsteczną wynagrodzenia pracowników UE odnoszącego się do lat 2011, 2012 i 2013. Przeniesienia były wynikiem uzasadnionego, ustrukturalizowanego procesu mającego zapewnić należyte zarządzanie tymi działaniami. EMCDDA dowiodło już skuteczności we właściwym wykorzystaniu przeniesionych środków (C8), co potwierdza wskaźnik wykorzystania takich środków stale przekraczający 95 %.

¹ Dz.U. L 36 z 12.2.1993, s. 1. Rozporządzenie to wraz ze zmianami zostało uchylone rozporządzeniem (WE) nr 1920/2006 Parlamentu Europejskiego i Rady (Dz.U. L 376 z 27.12.2006, s. 1).

² Do celów informacyjnych w załączniku II skrótowo przedstawiono kompetencje i działania Centrum.

³ Sprawozdanie finansowe składa się z bilansu oraz sprawozdania z finansowych wyników działalności, rachunku przepływów pieniężnych, zestawienia zmian w aktywach netto oraz opisu znaczących zasad (polityki) rachunkowości i informacji dodatkowej.

⁴ Sprawozdanie z wykonania budżetu obejmuje rachunek wyniku budżetowego wraz z załącznikiem.

⁵ Art. 39 i 50 rozporządzenia delegowanego Komisji (UE) nr 1271/2013 (Dz.U. L 328 z 7.12.2013, s. 42).

⁶ Zasady rachunkowości przyjęte przez księgowego Komisji opierają się na Międzynarodowych Standardach Rachunkowości Sektora Publicznego (IPSAS) wydanych przez Międzynarodową Federację Księgowych, a w kwestiach nimi nieobjętych - na Międzynarodowych Standardach Rachunkowości (MSR)/Międzynarodowych Standardach Sprawozdawczości Finansowej (MSSF) wydanych przez Radę Międzynarodowych Standardów Rachunkowości.

⁷ Art. 107 rozporządzenia (UE) nr 1271/2013.

⁸ Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE, Euratom) nr 966/2012 (Dz.U. L 298 z 26.10.2012, s. 1).