Sprawozdanie dotyczące sprawozdania finansowego Europejskiego Centrum Monitorowania Narkotyków i Narkomanii za rok budżetowy 2012 wraz z odpowiedziami Centrum.

Dzienniki UE

Dz.U.UE.C.2013.365.158

Akt nienormatywny

Wersja od: 13 grudnia 2013 r.

SPRAWOZDANIE

dotyczące sprawozdania finansowego Europejskiego Centrum Monitorowania Narkotyków i Narkomanii za rok budżetowy 2012 wraz z odpowiedziami Centrum

(2013/C 365/22)

(Dz.U.UE C z dnia 13 grudnia 2013 r.)

WPROWADZENIE

1. Europejskie Centrum Monitorowania Narkotyków i Narkomanii (zwane dalej "Centrum", inaczej "EMCDDA") z siedzibą w Lizbonie zostało ustanowione rozporządzeniem Rady (EWG) nr 302/93 ¹ . Głównymi zadaniami Centrum są gromadzenie, analizowanie i rozpowszechnianie danych dotyczących narkotyków i narkomanii w celu opracowywania i upowszechniania obiektywnych, wiarygodnych i porównywalnych informacji na poziomie europejskim. Informacje te mają służyć jako podstawa do analizy popytu na narkotyki i metod zmniejszania go, a także, w bardziej ogólnym ujęciu, do analizy zjawisk związanych z rynkiem narkotykowym ² .

INFORMACJE LEŻĄCE U PODSTAW POŚWIADCZENIA WIARYGODNOŚCI

2. Przyjęte przez Trybunał podejście kontrolne obejmuje analityczne procedury kontrolne, bezpośrednie badanie transakcji oraz ocenę kluczowych mechanizmów kontrolnych w stosowanych przez Centrum systemach nadzoru i kontroli. Elementami uzupełniającymi to podejście są dowody uzyskane na podstawie prac innych kontrolerów (w stosownych przypadkach) oraz analiza oświadczeń kierownictwa.

POŚWIADCZENIE WIARYGODNOŚCI

3. Na mocy postanowień art. 287 Traktatu o funkcjonowaniu Unii Europejskiej (TFUE) Trybunał zbadał:

a) roczne sprawozdanie finansowe Centrum obejmujące sprawozdanie finansowe ^3 oraz sprawozdanie z wykonania budżetu ^4 za rok budżetowy zakończony 31 grudnia 2012 r.; jak również

b) legalność i prawidłowość transakcji leżących u podstaw tego sprawozdania.

Zadania kierownictwa

4. Na mocy art. 33 i 43 rozporządzenia Komisji (WE, Euratom) nr 2343/2002 ^5 kierownictwo odpowiada za sporządzenie i rzetelną prezentację rocznego sprawozdania finansowego Centrum oraz za legalność i prawidłowość transakcji leżących u jego podstaw:

a) Zadania kierownictwa w zakresie rocznego sprawozdania finansowego Centrum obejmują: zaprojektowanie, wdrożenie i utrzymywanie systemu kontroli wewnętrznej umożliwiającego sporządzenie i rzetelną prezentację sprawozdania finansowego, które nie zawiera istotnych zniekształceń spowodowanych nadużyciem lub błędem, a także wybór i stosowanie właściwych zasad (polityki) rachunkowości na podstawie zasad rachunkowości przyjętych przez księgowego Komisji ^6 oraz sporządzanie szacunków księgowych, które są racjonalne w danych okolicznościach. Dyrektor zatwierdza roczne sprawozdanie finansowe Centrum po tym, jak zostanie ono sporządzone przez księgowego Centrum na podstawie wszystkich dostępnych informacji. Do sprawozdania finansowego księgowy dołącza oświadczenie, w którym stwierdza między innymi, czy uzyskał wystarczającą pewność, że daje ono prawdziwy i rzetelny obraz sytuacji finansowej Centrum we wszystkich istotnych aspektach. b) Zadania kierownictwa w zakresie legalności i prawidłowości transakcji leżących u podstaw rozliczeń i zgodności z zasadą należytego zarządzania finansami obejmują zaprojektowanie, wdrożenie i utrzymywanie skutecznego i wydajnego systemu kontroli wewnętrznej, w tym właściwego nadzoru, jak również podejmowanie odpowiednich działań w celu zapobiegania nieprawidłowościom i nadużyciom finansowym oraz - w razie konieczności - wszczynanie postępowań sądowych w celu odzyskania nienależnie wypłaconych lub niewłaściwie wykorzystanych środków finansowych.

Zadania Trybunału

5. Zadaniem Trybunału jest przedstawienie Parlamentowi Europejskiemu i Radzie ^7 , na podstawie przeprowadzonej przez siebie kontroli, poświadczenia wiarygodności dotyczącego rocznego sprawozdania finansowego Centrum oraz legalności i prawidłowości transakcji leżących u podstaw tego sprawozdania. Trybunał przeprowadza kontrolę zgodnie z wydanymi przez IFAC Międzynarodowymi Standardami Rewizji Finansowej i kodeksem etyki oraz z Międzynarodowymi Standardami Najwyższych Organów Kontroli wydanymi przez INTOSAI (ISSAI). Zgodnie z tymi standardami Trybunał zobowiązany jest zaplanować i przeprowadzić kontrolę w taki sposób, aby uzyskać wystarczającą pewność, że roczne sprawozdanie finansowe Centrum nie zawiera istotnych zniekształceń, a leżące u jego podstaw transakcje są legalne i prawidłowe.

6. W ramach kontroli stosuje się procedury mające na celu uzyskanie dowodów kontroli potwierdzających kwoty i informacje zawarte w rocznym sprawozdaniu finansowym oraz legalność i prawidłowość transakcji leżących u jego podstaw. Dobór procedur zależy od osądu kontrolera, w tym od oceny ryzyka wystąpienia - w wyniku nadużycia lub błędu - istotnego zniekształcenia w rocznym sprawozdaniu finansowym lub istotnej niezgodności transakcji leżących u podstaw tego sprawozdania z wymogami przepisów Unii Europejskiej. W celu zaprojektowania procedur kontroli odpowiednich w danych okolicznościach kontroler, dokonując oceny ryzyka, bierze pod uwagę system kontroli wewnętrznej w zakresie dotyczącym sporządzania i rzetelnej prezentacji rocznego sprawozdania finansowego oraz systemy nadzoru i kontroli wprowadzone celem zapewnienia legalności i prawidłowości transakcji leżących u podstaw tego sprawozdania. Kontrola obejmuje także ocenę stosowności przyjętych zasad (polityki) rachunkowości oraz racjonalności sporządzonych szacunków księgowych, a także ocenę ogólnej prezentacji rocznego sprawozdania finansowego. 7. Trybunał uznał, że uzyskane dowody kontroli stanowią wystarczającą i odpowiednią podstawę do wydania poświadczenia wiarygodności.

Opinia na temat wiarygodności rozliczeń

8. W opinii Trybunału roczne sprawozdanie finansowe Centrum przedstawia rzetelnie we wszystkich istotnych aspektach jego sytuację finansową na dzień 31 grudnia 2012 r. oraz wyniki transakcji i przepływy pieniężne za kończący się tego dnia rok, zgodnie z przepisami jego regulaminu finansowego oraz z zasadami rachunkowości przyjętymi przez księgowego Komisji.

Opinia na temat legalności i prawidłowości transakcji leżących u podstaw rozliczeń

9. W opinii Trybunału transakcje leżące u podstaw rocznego sprawozdania finansowego Centrum za rok budżetowy zakończony w dniu 31 grudnia 2012 r. są legalne i prawidłowe we wszystkich istotnych aspektach.

10. Przedstawione poniżej uwagi nie podważają opinii Trybunału.

UWAGI DOTYCZĄCE MECHANIZMÓW KONTROLNYCH

11. W 2012 r. Centrum przyznało krajowym ośrodkom monitorowania narkomanii w państwach członkowskich (beneficjentom) dotacje na wsparcie współpracy w ramach sieci REITOX ⁸ . Łączna kwota dotacji wyniosła w 2012 r. 2,6 mln euro, co stanowi 16 % całości wydatków operacyjnych. Przeprowadzane przez Centrum kontrole ex ante poprzedzające zwrot kosztów zadeklarowanych przez beneficjentów obejmują analizę zestawień poniesionych wydatków i świadectw kontroli wystawionych przez działających na zlecenie beneficjenta audytorów zewnętrznych. Centrum zwykle nie żąda od beneficjentów przedstawienia dokumentacji na potwierdzenie kwalifikowalności i poprawności deklarowanych wydatków. Kontrole ex post na miejscu w siedzibie beneficjenta przeprowadzane są rzadko ⁹ . Istniejące mechanizmy kontrolne zapewniają zatem kierownictwu Centrum jedynie ograniczoną pewność co do kwalifikowalności i poprawności wydatków deklarowanych przez beneficjentów. W przypadku transakcji będących przedmiotem kontroli Trybunału Centrum uzyskało w jego imieniu dokumentację towarzyszącą, co daje wystarczającą pewność co do ich legalności i prawidłowości. Wyrywkowa weryfikacja dokumentacji towarzyszącej oraz objęcie większej liczby beneficjentów kontrolami na miejscu mogłyby znacznie zwiększyć tę pewność.

12. Nie przeprowadzono kontroli ex post w przypadku żadnych transakcji dokonanych po 2008 r., z wyjątkiem dotacji (zob. pkt 11).

13. Centrum nie przyjęło jeszcze planu ciągłości działania ani planu przywrócenia gotowości do pracy po wystąpieniu sytuacji nadzwyczajnej.

INNE UWAGI

14. Obecnie Centrum ponosi roczne koszty w wysokości około 200.000 euro z tytułu niewykorzystanej przestrzeni biurowej w swoim poprzednim budynku i w nowej siedzibie. Centrum, we współpracy z Komisją oraz organami krajowymi, powinno kontynuować poszukiwanie odpowiednich rozwiązań dla tej niewykorzystanej przestrzeni biurowej.

DZIAŁANIA PODJĘTE W ZWIĄZKU Z ZESZŁOROCZNYMI UWAGAMI

15. Przegląd działań naprawczych podjętych w wyniku uwag zgłoszonych przez Trybunał w roku poprzednim przedstawiono w załączniku I.

Niniejsze sprawozdanie zostało przyjęte przez Izbę IV, której przewodniczył Louis GALEA, członek Trybunału Obrachunkowego, na posiedzeniu w Luksemburgu w dniu 15 lipca 2013 r.

	W imieniu Trybunału Obrachunkowego
	Vítor Manuel da SILVA CALDEIRA
	Prezes

ZAŁĄCZNIKI

ZAŁĄCZNIK  I

 Działania podjęte w związku z zeszłorocznymi uwagami

Rok	Uwagi Trybunału	Działania naprawcze (zrealizowane / w trakcie realizacji / niepodjęte / brak danych lub nie dotyczy)
2011	Trybunał zidentyfikował 51 przypadków o łącznej wartości 90.053 euro, w których środki przeniesione na 2012 r. nie dotyczyły istniejących zobowiązań prawnych i powinny zostać umorzone oraz zwrócone Komisji. Centrum rozpoczęło jednak ten proces zbyt późno. Skutkiem tego, z powodu ograniczeń nałożonych przez system informatyczny, środki pozostaną zablokowane przez rok i zostaną umorzone oraz zwrócone dopiero pod koniec 2012 r.	zrealizowane
2011	Obecnie Centrum ponosi roczne koszty w wysokości około 275.000 euro z tytułu niewykorzystanej przestrzeni biurowej w swoim poprzednim budynku i w swojej nowej siedzibie. Centrum, we współpracy z Komisją Europejską oraz organami krajowymi, powinno kontynuować poszukiwanie odpowiednich rozwiązań dla niewykorzystanej przestrzeni biurowej.	niepodjęte
2011	Centrum nie przyjęło jeszcze ani nie wdrożyło polityki zarządzania środkami pieniężnymi, która ograniczałaby ryzyko finansowe i powodowała jego rozłożenie przy zapewnieniu odpowiedniego zwrotu z inwestycji.	zrealizowane
2011	Centrum nie przyjęło jeszcze kompleksowej polityki dotyczącej wyjątków i odstępstw od przyjętych procesów i procedur^(1).	zrealizowane
2011	Centrum mogłoby jeszcze poprawić procedury rekrutacji. Pytania na egzaminy pisemne i ustne nie zostały ustalone przed rozpoczęciem przeglądu kandydatur przez komisję rekrutacyjną.	zrealizowane
2011	Akta zamówień publicznych Centrum były nie zawsze kompletne i odpowiednio uporządkowane^(2).	w trakcie realizacji
^(1) Standard kontroli wewnętrznej nr 8. ^(2) Brakowało kilku ważnych dokumentów, takich jak oszacowania wartości zamówień i pisma do oferentów, których oferty nie zostały wybrane.

ZAŁĄCZNIK  II

 Europejskie Centrum Monitorowania Narkotyków i Narkomanii (Lizbona) Kompetencje i zadania

Zakres kompetencji Unii według Traktatu (art. 168 i 114 Traktatu o funkcjonowaniu Unii Europejskiej)	Unia uzupełnia działanie państw członkowskich w celu zmniejszenia szkodliwych dla zdrowia skutków narkomanii, włącznie z informacją i profilaktyką.
Kompetencje Centrum (rozporządzenie (WE) nr 1920/2006 Parlamentu Europejskiego i Rady)	Cele Dostarczanie Unii i państwom członkowskim rzeczowych, obiektywnych, wiarygodnych i porównywalnych informacji na poziomie unijnym, dotyczących narkotyków i narkomanii oraz ich skutków. 1) Priorytetowe obszary działalności Centrum: monitorowanie problemów związanych z narkotykami oraz pojawiających się tendencji, w szczególności wiążących się z zażywaniem różnego rodzaju narkotyków jednocześnie; 2) monitorowanie rozwiązań i dostarczanie informacji na temat najlepszych praktyk; 3) ocena ryzyka wiążącego się z nowymi substancjami psychoaktywnymi oraz utrzymywanie systemu szybkiej wymiany informacji; 4) opracowywanie narzędzi i instrumentów w celu ułatwienia państwom członkowskim monitorowania i oceny ich polityk krajowych, a Komisji monitorowania i oceny polityk Unii. Zadania - gromadzenie i analiza danych, - poprawa metod porównywania danych, - rozpowszechnianie danych, - współpraca z organami i organizacjami europejskimi i międzynarodowymi oraz państwami spoza Unii, wykrywanie nowych zjawisk i zmian tendencji.
Zarządzanie	Zarząd W skład zarządu wchodzi po jednym przedstawicielu z każdego państwa członkowskiego, dwóch przedstawicieli Komisji oraz dwóch niezależnych ekspertów posiadających szczególną wiedzę w dziedzinie narkotyków, wyznaczonych przez Parlament Europejski. Zarząd przyjmuje program pracy, roczne sprawozdanie z działalności oraz budżet. Wydaje opinię na temat ostatecznego sprawozdania finansowego. Komitet wykonawczy Skład przewodniczący zarządu, wiceprzewodniczący zarządu, dwóch członków wybranych z zarządu reprezentujących państwa członkowskie, dwóch przedstawicieli Komisji. Dyrektor Mianowany przez zarząd na wniosek Komisji. Komitet naukowy Wydaje opinie. Składa się z nie więcej niż piętnastu znanych naukowców, powołanych przez zarząd z uwagi na ich wysoki poziom naukowy, w następstwie publikacji zaproszenia do wyrażenia zainteresowania. Zarząd może również wyznaczyć panel ekspertów uczestniczący w pracach rozszerzonego komitetu naukowego w zakresie oceny ryzyka dotyczącego nowych substancji psychoaktywnych. Kontrola zewnętrzna Europejski Trybunał Obrachunkowy. Kontrola wewnętrzna Służba Audytu Wewnętrznego Komisji. Organ udzielający absolutorium z wykonania budżetu Parlament Europejski działający na zalecenie Rady.
Środki udostępnione Centrum w roku 2012 (2011)	Budżet 16,32 (16,27) mln euro. Dotacja Unii: 95,30 % (94,63 %). Zatrudnienie na dzień 31 grudnia 2012 r. Liczba stanowisk według planu zatrudnienia: 84 (84) Stanowiska obsadzone: 79 (77) plus 25 (27) innych pracowników (oddelegowani eksperci krajowi, pracownicy kontraktowi i pracownicy zatrudnieni na czas określony) Łączna liczba pracowników: 104 (104) z czego wykonujący zadania: - operacyjne: 64,5 (64) - administracyjne i wsparcia informatycznego: 29 (28,5) - mieszane: 10,5 (11,5)
Produkty i usługi w roku 2012 (2011)	Sieć informacyjna Centrum zarządza siecią informatyczną służącą do gromadzenia i wymiany informacji, zwaną "Europejską Siecią Informacji o Narkotykach i Narkomanii" (Reitox). Sieć ta łączy ze sobą krajowe sieci informacji o narkotykach, wyspecjalizowane ośrodki w państwach członkowskich oraz systemy informacyjne organizacji międzynarodowych współpracujących z Centrum. Publikacje - sprawozdanie roczne dotyczące problemu narkotykowego w Europie - 22 (22) wersje językowe (publikacja i interaktywna strona internetowa), - publikacje poświęcone wybranym zagadnieniom - 2 (3), EN, - biuletyn statystyczny i interaktywna strona internetowa zawierająca ponad 350 (350) tabel i 100 (100) wykresów, - sprawozdanie ogólne z działalności - roczne, EN, - biuletyn Drugnet Europe - 4 numery, EN (4), - Drugs in focus (opracowania dotyczące polityki) - 1 (2) numer, monografia naukowa Centrum - 0 (0), EN, - opinie Centrum - 3 (0), EN, - instrukcje - 2 (1), EN, - opracowania tematyczne Centrum - 8 (1),
	- wspólne publikacje - 2: EN (pierwsza); BG, ES, CS, DA, DE, ET, EL, EN, FR, IT, LV, LT, HU, NL, PL, PT, RO, SK, SL, FI, SV, TR, NO, HR (druga), (3).
	- produkty związane z wykonaniem decyzji Rady w sprawie nowych substancji psychoaktywnych (2005/387/WSiSW) - 2 (2), EN,
	- profile narkotyków - 0 nowych (1) i 0 zaktualizowanych (18), DE, EN, FR,
	- opracowania techniczne i naukowe, w tym artykuły i streszczenia naukowe - 13 (39),
	- publikacje ad hoc - 3, EN,
	- broszury - 1, EN, RU,
	- plakaty naukowe: 2 (2),
	- system zbierania, walidacji, przechowywania i wyszukiwania informacji (Fonte).
	Inne strony internetowe
	Reorganizacja/aktualizacja/opracowanie zawartości publicznej strony internetowej Centrum obejmującej:
	- przeglądy sytuacji w poszczególnych krajach,
	- przeglądy dotyczące leczenia uzależnień od narkotyków, profile zapobiegania,
	- bazę danych ustawodawstwa antynarkotykowego w Europie,
	- bazę narzędzi ewaluacyjnych,
	- portal najlepszych praktyk (system wymiany danych o działaniach na rzecz ograniczania popytu na narkotyki, moduły dotyczące ograniczania szkodliwych skutków i leczenia),
	- strony tematyczne,
	- bazę danych publikacji.
	Materiały promocyjne
	Materiały konferencyjne - 2 EN (1).
	Produkty medialne: 13 (13) informacji prasowych (3 w 23 językach) i 10 (7) zestawień informacji, EN; 1 prezentacja Power Point, EN (1).
	Udział w konferencjach międzynarodowych, spotkaniach technicznych i naukowych - 266 (245).
Źródło: informacje przekazane przez Centrum.

ODPOWIEDZI CENTRUM

11. EMCDDA wdrożyła kilka procesów w celu zapewnienia odpowiednich weryfikacji ex ante i ex post uwzględniających istniejące ryzyko. W tym kontekście od beneficjentów dotacji wymaga się przedstawienia pełnego przeglądu ich wydatków (zestawienie wydatków) oraz końcowego sprawozdania finansowego i sprawozdania z działalności umożliwiających EMCDDA sprawdzenie dopuszczalności i prawidłowości kosztów. Na tej podstawie EMCDDA sporządza sprawozdania uwzględniające opinie dwóch stron, w których są określane ewentualne problemy związane z zarządzaniem administracyjnym dotacji Reitox oraz dokonuje ich analizy we współpracy z krajowymi punktami kontaktowymi.

W celu usprawnienia obecnie stosowanego systemu EMCDDA podjęła następujące środki zgodnie z sugestiami Trybunału:

– zwiększyła liczbę corocznych kontroli w krajowych punktach kontaktowych,

– udostępniła metodologię kontroli i udoskonalony model dla sprawozdania z kontroli zewnętrznej w celu ułatwienia, na ile to możliwe, stosowania wspólnej i spójnej metodologii do weryfikacji przez zewnętrznych audytorów,

– w maju 2013 r. zorganizowała akademię Reitox poświęconą zarządzaniu dotacjami dla wszystkich krajowych punktów kontaktowych.

12. Zgodnie z oceną możliwych zagrożeń EMCDDA zweryfikowała swoją decyzję w sprawie rewizji ex-post w celu powiązania tej ostatniej z wynikami oceny ryzyka.

13. Zgodnie ze środkami podjętymi w celu zapewnienia planu ciągłości działania i planu gotowości do pracy dla procesów opartych na ICT, stworzono już podstawy dla ogólnodostępnego planu ciągłości działania we wniosku, którego przyjęcie planowane jest pod koniec pierwszej połowy 2013 r.

14. EMCDDA aktywnie kontynuuje poszukiwanie odpowiednich rozwiązań w zakresie sprzedaży lub wynajmu nieruchomości, o których mowa. W międzyczasie EMCDDA w dalszym stopniu zracjonalizowała i zmniejszyła koszty utrzymania budynku Mascarenhas, mianowicie poprzez weryfikację systemu ochrony i niektórych metod korzystania z lokali.

¹ Dz.U. L 36 z 12.2.1993, s. 1. Rozporządzenie to wraz ze zmianami zostało uchylone rozporządzeniem (WE) nr 1920/2006 Parlamentu Europejskiego i Rady (Dz.U. L 376 z 27.12.2006, s. 1).

² Do celów informacyjnych w załączniku II skrótowo przedstawiono kompetencje i działania Centrum.

³ Sprawozdanie finansowe składa się z bilansu oraz rachunku wyniku ekonomicznego, rachunku przepływów pieniężnych, zestawienia zmian w aktywach netto oraz opisu znaczących zasad (polityki) rachunkowości i informacji dodatkowej.

⁴ Sprawozdanie z wykonania budżetu obejmuje rachunek wyniku budżetowego wraz z załącznikiem.

⁵ Dz.U. L 357 z 31.12.2002, s. 72.

⁶ Zasady rachunkowości przyjęte przez księgowego Komisji opierają się na Międzynarodowych Standardach Rachunkowości Sektora Publicznego (IPSAS) wydanych przez Międzynarodową Federację Księgowych, a w kwestiach nimi nieobjętych - na Międzynarodowych Standardach Rachunkowości (MSR) / Międzynarodowych Standardach Sprawozdawczości Finansowej (MSSF) wydanych przez Radę Międzynarodowych Standardów Rachunkowości.

⁷ Art. 185 ust. 2 rozporządzenia Rady (WE, Euratom) nr 1605/2002 (Dz.U. L 248 z 16.9.2002, s. 1).

⁸ W ramach Europejskiej Sieci Informacji o Narkotykach i Narkomanii (REITOX) Centrum gromadzi dane na temat narkotyków i narkomanii przekazywane przez ośrodki krajowe.

⁹ W 2011 r. przeprowadzono dwie kontrole ex post w dwóch państwach członkowskich. W roku 2012 nie przeprowadzono żadnej tego rodzaju kontroli.