Sprawozdanie dotyczące sprawozdania finansowego Centrum Tłumaczeń dla Organów Unii Europejskiej za rok budżetowy 2014 wraz z odpowiedzią Centrum.

Dzienniki UE

Dz.U.UE.C.2015.409.33

Akt nienormatywny

Wersja od: 9 grudnia 2015 r.

SPRAWOZDANIE

dotyczące sprawozdania finansowego Centrum Tłumaczeń dla Organów Unii Europejskiej za rok budżetowy 2014 wraz z odpowiedzią Centrum

(2015/C 409/04)

(Dz.U.UE C z dnia 9 grudnia 2015 r.)

WPROWADZENIE

1. Centrum Tłumaczeń dla Organów Unii Europejskiej (zwane dalej "Centrum", inaczej "CdT") z siedzibą w Luksemburgu zostało ustanowione rozporządzeniem Rady (WE) nr 2965/94 ¹ . Zadaniem Centrum jest zapewnienie innym instytucjom i organom UE, które zwrócą się o taką pomoc, usług tłumaczeniowych niezbędnych do ich działania ² .

INFORMACJE LEŻĄCE U PODSTAW POŚWIADCZENIA WIARYGODNOŚCI

2. Przyjęte przez Trybunał podejście kontrolne obejmuje analityczne procedury kontrolne, bezpośrednie badanie transakcji oraz ocenę kluczowych mechanizmów kontrolnych w stosowanych przez Centrum systemach nadzoru i kontroli. Elementami uzupełniającymi to podejście są dowody uzyskane na podstawie prac innych kontrolerów oraz analiza oświadczeń kierownictwa.

POŚWIADCZENIE WIARYGODNOŚCI

3. Na mocy postanowień art. 287 Traktatu o funkcjonowaniu Unii Europejskiej (TFUE) Trybunał zbadał:

a) roczne sprawozdanie finansowe Centrum obejmujące sprawozdanie finansowe ^3 oraz sprawozdanie z wykonania budżetu ^4 za rok budżetowy zakończony dnia 31 grudnia 2014 r.; jak również

b) legalność i prawidłowość transakcji leżących u podstaw tego sprawozdania.

Zadania kierownictwa

4. Kierownictwo odpowiada za sporządzenie i rzetelną prezentację rocznego sprawozdania finansowego Centrum oraz za legalność i prawidłowość transakcji leżących u jego podstaw ^5 :

a) Zadania kierownictwa w zakresie rocznego sprawozdania finansowego Centrum obejmują: zaprojektowanie, wdrożenie i utrzymywanie systemu kontroli wewnętrznej umożliwiającego sporządzenie i rzetelną prezentację sprawozdania finansowego, które nie zawiera istotnych zniekształceń spowodowanych nadużyciem lub błędem, a także wybór i stosowanie właściwych zasad (polityki) rachunkowości na podstawie zasad rachunkowości przyjętych przez księgowego Komisji ^6 oraz sporządzanie szacunków księgowych, które są racjonalne w danych okolicznościach. Dyrektor Centrum zatwierdza roczne sprawozdanie finansowe po tym, jak zostanie ono sporządzone przez księgowego Centrum na podstawie wszystkich dostępnych informacji. Do sprawozdania finansowego księgowy dołącza oświadczenie, w którym stwierdza między innymi, czy uzyskał wystarczającą pewność, że daje ono prawdziwy i rzetelny obraz sytuacji finansowej Centrum we wszystkich istotnych aspektach.

b) Zadania kierownictwa w zakresie legalności i prawidłowości transakcji leżących u podstaw rozliczeń i zgodności z zasadą należytego zarządzania finansami obejmują zaprojektowanie, wdrożenie i utrzymywanie skutecznego i wydajnego systemu kontroli wewnętrznej, w tym właściwego nadzoru, jak również podejmowanie odpowiednich działań w celu zapobiegania nieprawidłowościom i nadużyciom finansowym oraz - w razie konieczności - podejmowanie kroków prawnych w celu odzyskania nienależnie wypłaconych lub niewłaściwie wykorzystanych środków finansowych.

Zadania Trybunału

5. Zadaniem Trybunału jest przedstawienie Parlamentowi Europejskiemu i Radzie ^7 , na podstawie przeprowadzonej przez siebie kontroli, poświadczenia wiarygodności dotyczącego rocznego sprawozdania finansowego Centrum oraz legalności i prawidłowości transakcji leżących u podstaw tego sprawozdania. Trybunał przeprowadza kontrolę zgodnie z wydanymi przez IFAC Międzynarodowymi Standardami Rewizji Finansowej i kodeksem etyki oraz z Międzynarodowymi Standardami Najwyższych Organów Kontroli wydanymi przez INTOSAI (ISSAI). Zgodnie z tymi standardami Trybunał zobowiązany jest zaplanować i przeprowadzić kontrolę w taki sposób, aby uzyskać wystarczającą pewność, że roczne sprawozdanie finansowe Centrum nie zawiera istotnych zniekształceń, a leżące u jego podstaw transakcje są legalne i prawidłowe.

6. W ramach kontroli stosuje się procedury mające na celu uzyskanie dowodów kontroli potwierdzających kwoty i informacje zawarte w rocznym sprawozdaniu finansowym oraz legalność i prawidłowość transakcji leżących u jego podstaw. Dobór procedur zależy od osądu kontrolera, w tym od oceny ryzyka wystąpienia - w wyniku nadużycia lub błędu - istotnego zniekształcenia w rocznym sprawozdaniu finansowym lub istotnej niezgodności transakcji leżących u podstaw tego sprawozdania z wymogami przepisów Unii Europejskiej. W celu zaprojektowania procedur kontroli odpowiednich w danych okolicznościach kontroler, dokonując oceny ryzyka, bierze pod uwagę system kontroli wewnętrznej w zakresie dotyczącym sporządzania i rzetelnej prezentacji rocznego sprawozdania finansowego oraz systemy nadzoru i kontroli wprowadzone w celu zapewnienia legalności i prawidłowości transakcji leżących u podstaw tego sprawozdania. Kontrola obejmuje także ocenę stosowności przyjętych zasad (polityki) rachunkowości oraz racjonalności sporządzonych szacunków księgowych, a także ocenę ogólnej prezentacji rocznego sprawozdania finansowego. Sporządzając niniejsze sprawozdanie zawierające poświadczenie wiarygodności, Trybunał uwzględnił wyniki badania sprawozdania finansowego Centrum, przeprowadzonego przez niezależnego audytora zewnętrznego zgodnie z przepisami art. 208 ust. 4 rozporządzenia finansowego UE ^8 .

7. Trybunał uznał, że uzyskane dowody kontroli stanowią wystarczającą i odpowiednią podstawę do wydania poświadczenia wiarygodności.

Opinia na temat wiarygodności rozliczeń

8. W opinii Trybunału roczne sprawozdanie finansowe Centrum przedstawia rzetelnie we wszystkich istotnych aspektach jego sytuację finansową na dzień 31 grudnia 2014 r. oraz wyniki transakcji i przepływy pieniężne za kończący się tego dnia rok, zgodnie z przepisami jego regulaminu finansowego oraz z zasadami rachunkowości przyjętymi przez księgowego Komisji.

Opinia na temat legalności i prawidłowości transakcji leżących u podstaw rozliczeń

9. W opinii Trybunału transakcje leżące u podstaw rocznego sprawozdania finansowego Centrum za rok budżetowy zakończony w dniu 31 grudnia 2014 r. są legalne i prawidłowe we wszystkich istotnych aspektach.

10. Przedstawione poniżej uwagi nie podważają opinii Trybunału.

INNE UWAGI

11. Stan środków gotówkowych i depozytów krótkoterminowych będących w posiadaniu Centrum zwiększył się ponownie z 40 mln euro na koniec 2013 r. do 44 mln euro na koniec roku 2014 (nadwyżka budżetowa i rezerwy wzrosły z 37,5 mln euro do 40,4 mln euro). Sugeruje to możliwość obniżenia cen, podobnie jak w poprzednich latach.

DZIAŁANIA PODJĘTE W ZWIĄZKU Z ZESZŁOROCZNYMI UWAGAMI

12. Przegląd działań naprawczych podjętych w wyniku uwag zgłoszonych przez Trybunał w roku poprzednim przedstawiono w załączniku I.

Niniejsze sprawozdanie zostało przyjęte przez Izbę IV, której przewodniczył Milan Martin CVIKL, członek Trybunału Obrachunkowego, na posiedzeniu w Luksemburgu w dniu 8 września 2015 r.

	W imieniu Trybunału Obrachunkowego
	Vítor Manuel da SILVA CALDEIRA
	Prezes

ZAŁĄCZNIKI

ZAŁĄCZNIK  I

Działania podjęte w związku z zeszłorocznymi uwagami

Rok	Uwagi Trybunału	Działania naprawcze (zrealizowane/w trakcie realizacji/ niepodjęte/brak danych lub nie dotyczy)
Od 2012 (połączone)	Od 2012 r. Centrum posiadało nadmierne środki gotówkowe i depozyty krótkoterminowe oraz nadwyżki budżetowe i rezerwy. Sugeruje to możliwość obniżenia cen.	niepodjęte
2012	Rozporządzenia ustanawiające 20 agencji regulacyjnych skontrolowanych przez Trybunał w 2012 r. nakazują im korzystanie z usług Centrum w przypadku wszystkich zapotrzebowań na tłumaczenia (rozporządzenie ustanawiające Centrum stanowi to samo w przypadku czterech innych agencji). Pozostałe agencje nie są zobowiązane do korzystania z usług Centrum. W przypadku dokumentów nietechnicznych agencje mogłyby obniżyć koszty, korzystając z oferty lokalnych usługodawców. W opinii Trybunału prawodawca powinien rozważyć możliwość zezwolenia wszystkim agencjom na zastosowanie takiego rozwiązania.	w trakcie realizacji
2013	W 2008 r. Centrum zawarło 472 umowy ramowe z wykonawcami usług tłumaczeniowych, na okres nieprzekraczający czterech lat. Aby w nowych umowach ramowych, które miały zostać podpisane w 2012 r., uzyskać lepsze warunki, Centrum chciało uczestniczyć w prowadzonym przez Komisję postępowaniu o udzielenie zamówienia na usługi tłumaczeniowe. Nie udało się jednak dojść do porozumienia z Komisją co do warunków umowy. Zamiast tego Centrum przedłużyło obowiązywanie dotychczasowych umów ramowych o rok. Dokonano tego wprawdzie na podstawie derogacji zatwierdzonej przez dyrektora Centrum, jednak przedłużenie takie nie jest zgodne z przepisami wykonawczymi do regulaminu finansowego Centrum, w których przewidziano, że maksymalny okres obowiązywania umów ramowych wynosi cztery lata.	zrealizowane
2013	Formalne delegacje (subdelegacje) udzielane przez urzędników zatwierdzających (delegowanych urzędników zatwierdzających) nie zawsze są zgodne z uprawnieniami do zatwierdzania transakcji w systemie księgowym ABAC.	zrealizowane
2013	Centrum rozpoczęło działalność w 1994 r. i do tej pory funkcjonuje na podstawie korespondencji i wymiany ustaleń z przyjmującym je państwem członkowskim. Nie podpisano jednak kompleksowej umowy w sprawie siedziby pomiędzy Centrum a państwem członkowskim. Umowa taka przyczyniłaby się do dalszego zwiększenia przejrzystości co do warunków prowadzenia działalności przez Centrum i jego personel.	zrealizowane

ZAŁĄCZNIK  II

Centrum Tłumaczeń dla Organów Unii Europejskiej (Luksemburg)

Kompetencje i zadania

Zakres kompetencji Unii według Traktatu	Przedstawiciele rządów państw członkowskich przyjęli za wspólnym porozumieniem deklarację w sprawie utworzenia Centrum Tłumaczeń dla Organów Unii Europejskiej pod egidą departamentów tłumaczeń Komisji, mieszczących się w Luksemburgu, w celu zapewnienia niezbędnych usług w zakresie tłumaczeń na potrzeby działania organów, których siedziby zostały określone decyzją z dnia 29 października 1993 r.
Kompetencje Centrum (rozporządzenie Rady (WE) nr 2965/94 ostatnio zmienione rozporządzeniem Rady (WE) nr 1645/2003)	Cele Zapewnienie usług w zakresie tłumaczeń niezbędnych do funkcjonowania następujących organów: - Europejska Agencja Ochrony Środowiska, - Europejska Fundacja Kształcenia, - Europejskie Centrum Monitorowania Narkotyków i Narkomanii, - Europejska Agencja Leków, - Europejska Agencja Bezpieczeństwa i Zdrowia w Miejscu Pracy, - Urząd Harmonizacji Rynku Wewnętrznego (Znaki Towarowe i Wzory), - Europejski Urząd Policji (Europol) i Jednostka Europolu ds. Narkotyków. Z usług Centrum mogą korzystać również inne organy utworzone przez Radę. Instytucje i organy Unii Europejskiej, które posiadają własne departamenty tłumaczeń, mogą, w razie potrzeby, fakultatywnie korzystać z pomocy Centrum. Centrum w pełni uczestniczy w pracach Międzyinstytucjonalnego Komitetu ds. Tłumaczeń. Zadania - organizowanie współpracy z organami i instytucjami, - uczestniczenie w pracach Międzyinstytucjonalnego Komitetu ds. Tłumaczeń.
Zarządzanie	Zarząd Skład - Po jednym przedstawicielu z każdego państwa członkowskiego, - dwóch przedstawicieli Komisji, - po jednym przedstawicielu każdej instytucji lub każdego organu, które korzystają z usług Centrum. Zadania Przyjmuje roczny budżet i program prac oraz plan zatrudnienia i sprawozdania roczne Centrum. Dyrektor Mianowany przez zarząd na wniosek Komisji. Kontrola zewnętrzna Europejski Trybunał Obrachunkowy. Kontrola wewnętrzna Służba Audytu Wewnętrznego Komisji. Organ udzielający absolutorium z wykonania budżetu Parlament Europejski działający na zalecenie Rady.
Środki udostępnione Centrum w roku 2014 (2013)	Budżet ostateczny 56,268 (52,194) mln euro Personel 203 (206) stanowisk w planie zatrudnienia, w tym 191 (193) obsadzonych + 28 (23) pracowników kontraktowych Łączna liczba pracowników: 219 (216), w tym wykonujący zadania: operacyjne: 120 (118) administracyjne: 99 (98)
Produkty i usługi w roku 2014 (2013)	Liczba przetłumaczonych stron 758 061 (804 986) Liczba przetłumaczonych stron w podziale na języki - języki urzędowe: 751 064 (800 221) - inne języki: 6 997 (4 765) Liczba przetłumaczonych stron w podziale na rodzaj klienta - organy: 747 951 (780 310) - instytucje: 10 110 (24 676) Liczba stron przetłumaczonych przez tłumaczy zewnętrznych 503 153 (512 524)
Źródło: Załącznik przekazany przez Centrum.

ODPOWIEDŹ CENTRUM

11. Centrum ma świadomość wysokiego poziomu środków gotówkowych i powtarzających się nadwyżek budżetowych i podjęło różne kroki w celu zmiany tej tendencji. Centrum zmniejszyło ceny w 2014 r., a w budżecie na 2015 r. wprowadzono kolejne obniżki cen. W 2015 r. Centrum zwróciło również klientom część rezerwy na zachowanie stabilności cen wynoszącą 2,3 mln euro.

Aby uniknąć dalszego wzrostu nadwyżki, Centrum wprowadziło mechanizm automatycznego zwrotu nadwyżki budżetowej klientom. Na podstawie tego nowego mechanizmu wynik budżetu za 2014 r., wynoszący 2,6 mln euro, zostanie zwrócony klientom po zatwierdzeniu drugiego budżetu korygującego na 2015 r.

¹ Dz.U. L 314 z 7.12.1994, s. 1.

² Do celów informacyjnych w załączniku II skrótowo przedstawiono kompetencje i działania Centrum.

³ Sprawozdanie finansowe składa się z bilansu oraz sprawozdania z finansowych wyników działalności, rachunku przepływów pieniężnych, zestawienia zmian w aktywach netto oraz opisu znaczących zasad (polityki) rachunkowości i informacji dodatkowej.

⁴ Sprawozdanie z wykonania budżetu obejmuje rachunek wyniku budżetowego wraz z załącznikiem.

⁵ Art. 39 i 50 rozporządzenia delegowanego Komisji (UE) nr 1271/2013 (Dz.U. L 328 z 7.12.2013, s. 42).

⁶ Zasady rachunkowości przyjęte przez księgowego Komisji opierają się na Międzynarodowych Standardach Rachunkowości Sektora Publicznego (IPSAS) wydanych przez Międzynarodową Federację Księgowych, a w kwestiach nimi nieobjętych - na Międzynarodowych Standardach Rachunkowości (MSR)/Międzynarodowych Standardach Sprawozdawczości Finansowej (MSSF) wydanych przez Radę Międzynarodowych Standardów Rachunkowości.

⁷ Art. 107 rozporządzenia (UE) nr 1271/2013.

⁸ Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE, Euratom) nr 966/2012 (Dz.U. L 298 z 26.10.2012, s. 1).