Sprawozdanie dotyczące sprawozdania finansowego Centrum Tłumaczeń dla Organów Unii Europejskiej za rok budżetowy 2013 wraz z odpowiedziami Centrum.

Dzienniki UE

Dz.U.UE.C.2014.442.35

Akt nienormatywny

Wersja od: 10 grudnia 2014 r.

SPRAWOZDANIE

dotyczące sprawozdania finansowego Centrum Tłumaczeń dla Organów Unii Europejskiej za rok budżetowy 2013 wraz z odpowiedziami Centrum

(2014/C 442/04)

(Dz.U.UE C z dnia 10 grudnia 2014 r.)

WPROWADZENIE

1. Centrum Tłumaczeń dla Organów Unii Europejskiej (zwane dalej "Centrum", inaczej "CdT") z siedzibą w Luksemburgu zostało ustanowione rozporządzeniem Rady (WE) nr 2965/94 ¹ . Zadaniem Centrum jest zapewnienie innym instytucjom i organom UE, które zwrócą się o taką pomoc, usług tłumaczeniowych niezbędnych do ich działania ² .

INFORMACJE LEŻĄCE U PODSTAW POŚWIADCZENIA WIARYGODNOŚCI

2. Przyjęte przez Trybunał podejście kontrolne obejmuje analityczne procedury kontrolne, bezpośrednie badanie transakcji oraz ocenę kluczowych mechanizmów kontrolnych w stosowanych przez Centrum systemach nadzoru i kontroli. Elementami uzupełniającymi to podejście są dowody uzyskane na podstawie prac innych kontrolerów (w stosownych przypadkach) oraz analiza oświadczeń kierownictwa.

POŚWIADCZENIE WIARYGODNOŚCI

3. Na mocy postanowień art. 287 Traktatu o funkcjonowaniu Unii Europejskiej (TFUE) Trybunał zbadał:

a) roczne sprawozdanie finansowe Centrum obejmujące sprawozdanie finansowe ^3 oraz sprawozdanie z wykonania budżetu ^4 za rok budżetowy zakończony dnia 31 grudnia 2013 r.; jak również

b) legalność i prawidłowość transakcji leżących u podstaw tego sprawozdania.

Zadania kierownictwa

4. Kierownictwo odpowiada za sporządzenie i rzetelną prezentację rocznego sprawozdania finansowego Centrum oraz za legalność i prawidłowość transakcji leżących u jego podstaw ^5 :

a) Zadania kierownictwa w zakresie rocznego sprawozdania finansowego Centrum obejmują: zaprojektowanie, wdrożenie i utrzymywanie systemu kontroli wewnętrznej umożliwiającego sporządzenie i rzetelną prezentację sprawozdania finansowego, które nie zawiera istotnych zniekształceń spowodowanych nadużyciem lub błędem, a także wybór i stosowanie właściwych zasad (polityki) rachunkowości na podstawie zasad rachunkowości przyjętych przez księgowego Komisji ^6 oraz sporządzanie szacunków księgowych, które są racjonalne w danych okolicznościach. Dyrektor zatwierdza roczne sprawozdanie finansowe Centrum po tym, jak zostanie ono sporządzone przez księgowego Centrum na podstawie wszystkich dostępnych informacji. Do sprawozdania finansowego księgowy dołącza oświadczenie, w którym stwierdza między innymi, czy uzyskał wystarczającą pewność, że daje ono prawdziwy i rzetelny obraz sytuacji finansowej Centrum we wszystkich istotnych aspektach.

b) Zadania kierownictwa w zakresie legalności i prawidłowości transakcji leżących u podstaw rozliczeń i zgodności z zasadą należytego zarządzania finansami obejmują zaprojektowanie, wdrożenie i utrzymywanie skutecznego i wydajnego systemu kontroli wewnętrznej, w tym właściwego nadzoru, jak również podejmowanie odpowiednich działań w celu zapobiegania nieprawidłowościom i nadużyciom finansowym oraz - w razie konieczności - wszczynanie postępowań sądowych w celu odzyskania nienależnie wypłaconych lub niewłaściwie wykorzystanych środków finansowych.

Zadania Trybunału

5. Zadaniem Trybunału jest przedstawienie Parlamentowi Europejskiemu i Radzie ^7 , na podstawie przeprowadzonej przez siebie kontroli, poświadczenia wiarygodności dotyczącego rocznego sprawozdania finansowego Centrum oraz legalności i prawidłowości transakcji leżących u podstaw tego sprawozdania. Trybunał przeprowadza kontrolę zgodnie z wydanymi przez IFAC Międzynarodowymi Standardami Rewizji Finansowej i kodeksem etyki oraz z Międzynarodowymi Standardami Najwyższych Organów Kontroli wydanymi przez INTOSAI (ISSAI). Zgodnie z tymi standardami Trybunał zobowiązany jest zaplanować i przeprowadzić kontrolę w taki sposób, aby uzyskać wystarczającą pewność, że roczne sprawozdanie finansowe Centrum nie zawiera istotnych zniekształceń, a leżące u jego podstaw transakcje są legalne i prawidłowe.

6. W ramach kontroli stosuje się procedury mające na celu uzyskanie dowodów kontroli potwierdzających kwoty i informacje zawarte w rocznym sprawozdaniu finansowym oraz legalność i prawidłowość transakcji leżących u jego podstaw. Dobór procedur zależy od osądu kontrolera, w tym od oceny ryzyka wystąpienia - w wyniku nadużycia lub błędu - istotnego zniekształcenia w rocznym sprawozdaniu finansowym lub istotnej niezgodności transakcji leżących u podstaw tego sprawozdania z wymogami przepisów Unii Europejskiej. W celu zaprojektowania procedur kontroli odpowiednich w danych okolicznościach kontroler, dokonując oceny ryzyka, bierze pod uwagę system kontroli wewnętrznej w zakresie dotyczącym sporządzania i rzetelnej prezentacji rocznego sprawozdania finansowego oraz systemy nadzoru i kontroli wprowadzone celem zapewnienia legalności i prawidłowości transakcji leżących u podstaw tego sprawozdania. Kontrola obejmuje także ocenę stosowności przyjętych zasad (polityki) rachunkowości oraz racjonalności sporządzonych szacunków księgowych, a także ocenę ogólnej prezentacji rocznego sprawozdania finansowego.

7. Trybunał uznał, że uzyskane dowody kontroli stanowią wystarczającą i odpowiednią podstawę do wydania poświadczenia wiarygodności.

Opinia na temat wiarygodności rozliczeń

8. W opinii Trybunału roczne sprawozdanie finansowe Centrum przedstawia rzetelnie we wszystkich istotnych aspektach jego sytuację finansową na dzień 31 grudnia 2013 r. oraz wyniki transakcji i przepływy pieniężne za kończący się tego dnia rok, zgodnie z przepisami jego regulaminu finansowego oraz z zasadami rachunkowości przyjętymi przez księgowego Komisji.

Opinia na temat legalności i prawidłowości transakcji leżących u podstaw rozliczeń

9. W opinii Trybunału transakcje leżące u podstaw rocznego sprawozdania finansowego Centrum za rok budżetowy zakończony w dniu 31 grudnia 2013 r. są legalne i prawidłowe we wszystkich istotnych aspektach.

10. Przedstawione poniżej uwagi nie podważają opinii Trybunału.

UWAGI DOTYCZĄCE LEGALNOŚCI I PRAWIDŁOWOŚCI TRANSAKCJI

11. W 2008 r. Centrum zawarło 472 umowy ramowe z wykonawcami usług tłumaczeniowych, na okres nieprzekraczający czterech lat. Aby w nowych umowach ramowych, które miały zostać podpisane w 2012 r., uzyskać lepsze warunki, Centrum chciało uczestniczyć w prowadzonym przez Komisję postępowaniu o udzielenie zamówienia na usługi tłumaczeniowe. Nie udało się jednak dojść do porozumienia z Komisją co do warunków umowy. Zamiast tego Centrum przedłużyło obowiązywanie dotychczasowych umów ramowych o rok. Dokonano tego wprawdzie na podstawie derogacji zatwierdzonej przez dyrektora Centrum, jednak przedłużenie takie nie jest zgodne z przepisami wykonawczymi do regulaminu finansowego Centrum, w których przewidziano, że maksymalny okres obowiązywania umów ramowych wynosi cztery lata.

UWAGI DOTYCZĄCE MECHANIZMÓW KONTROLNYCH

12. Formalne delegacje (subdelegacje) udzielane przez urzędników zatwierdzających (delegowanych urzędników zatwierdzających) nie zawsze są zgodne z uprawnieniami do zatwierdzania transakcji w systemie księgowym ABAC.

INNE UWAGI

13. Stan środków gotówkowych w posiadaniu Centrum zwiększył się ponownie z 35 mln euro na koniec 2012 r. do 40 mln euro na koniec roku 2013 (nadwyżka budżetowa i rezerwy wzrosły z 30,9 mln euro do 37,5 mln euro). Sugeruje to możliwość obniżenia cen.

14. Centrum rozpoczęło działalność w 1994 r. i do tej pory funkcjonuje na podstawie korespondencji i wymiany ustaleń z przyjmującym je państwem członkowskim. Nie podpisano jednak kompleksowej umowy w sprawie siedziby pomiędzy Centrum a państwem członkowskim. Umowa taka przyczyniłaby się do dalszego zwiększenia przejrzystości co do warunków prowadzenia działalności przez Centrum i jego personel.

DZIAŁANIA PODJĘTE W ZWIĄZKU Z ZESZŁOROCZNYMI UWAGAMI

15. Przegląd działań naprawczych podjętych w wyniku uwag zgłoszonych przez Trybunał w roku poprzednim przedstawiono w załączniku I.

Niniejsze sprawozdanie zostało przyjęte przez Izbę IV, której przewodniczył Pietro RUSSO, członek Trybunału Obrachunkowego, na posiedzeniu w Luksemburgu w dniu 16 września 2014 r.

	W imieniu Trybunału Obrachunkowego
	Vítor Manuel da SILVA CALDEIRA
	Prezes

ZAŁĄCZNIKI

ZAŁĄCZNIK  I

Działania podjęte w związku z zeszłorocznymi uwagami

Rok	Uwagi Trybunału	Działania naprawcze (zrealizowane/w trakcie realizacji/ niepodjęte/brak danych lub nie dotyczy)
2012	Na koniec 2012 r. Centrum posiadało środki gotówkowe i depozyty krótkoterminowe w kwocie 35 mln euro (nadwyżka budżetowa i rezerwy w kwocie 30,9 mln euro). Centrum nie może dostosowywać cen w ciągu roku w celu zrównoważenia dochodów i wydatków, mimo iż zdarzało się, że Centrum dokonywało zwrotu klientom, aby zmniejszyć nadwyżkę.	w trakcie realizacji
2012	Rozporządzenia ustanawiające 20 agencji regulacyjnych skontrolowanych przez Trybunał w 2012 r. nakazują im korzystanie z usług Centrum w przypadku wszystkich zapotrzebowań na tłumaczenia (rozporządzenie ustanawiające Centrum stanowi to samo w przypadku czterech innych agencji). Pozostałe agencje nie są zobowiązane do korzystania z usług Centrum. W przypadku dokumentów nietechnicznych agencje mogłyby obniżyć koszty, korzystając z oferty lokalnych usługodawców. W opinii Trybunału prawodawca powinien rozważyć możliwość zezwolenia wszystkim agencjom na zastosowanie takiego rozwiązania.	w trakcie realizacji

ZAŁĄCZNIK  II

Centrum Tłumaczeń dla Organów Unii Europejskiej (Luksemburg)

Kompetencje i zadania

Zakres kompetencji Unii według Traktatu	Przedstawiciele rządów państw członkowskich przyjęli za wspólnym porozumieniem deklarację w sprawie utworzenia Centrum Tłumaczeń dla Organów Unii Europejskiej pod egidą departamentów tłumaczeń Komisji, mieszczących się w Luksemburgu, w celu zapewnienia niezbędnych usług w zakresie tłumaczeń na potrzeby działania organów, których siedziby zostały określone decyzją z dnia 29 października 1993 r.
Kompetencje Centrum (rozporządzenie Rady (WE) nr 2965/94 ostatnio zmienione rozporządzeniem (WE) nr 1645/2003)	Cele Zapewnienie usług w zakresie tłumaczeń niezbędnych do funkcjonowania następujących organów: - Europejska Agencja Ochrony Środowiska, - Europejska Fundacja Kształcenia, - Europejskie Centrum Monitorowania Narkotyków i Narkomanii, - Europejska Agencja Leków, - Europejska Agencja Bezpieczeństwa i Zdrowia w Pracy, - Urząd Harmonizacji Rynku Wewnętrznego (znaki towarowe i wzory), - Europejski Urząd Policji (Europol) i Jednostka Europolu ds. Narkotyków. Z usług Centrum mogą korzystać również inne organy utworzone przez Radę. Instytucje i organy Unii Europejskiej, które posiadają własne departamenty tłumaczeń, mogą, w razie potrzeby, fakultatywnie korzystać z pomocy Centrum. Centrum w pełni uczestniczy w pracach Międzyinstytucjonalnego Komitetu ds. Tłumaczeń. Zadania - organizowanie współpracy z organami i instytucjami, - uczestniczenie w pracach Międzyinstytucjonalnego Komitetu ds. Tłumaczeń.
Zarządzanie	Zarząd Skład - po jednym przedstawicielu każdego państwa członkowskiego, - dwóch przedstawicieli Komisji, - po jednym przedstawicielu każdej instytucji lub każdego organu, które korzystają z usług Centrum. Zadania Przyjmuje roczny budżet i program prac oraz plan zatrudnienia i sprawozdania roczne Centrum. Dyrektor Mianowany przez zarząd na wniosek Komisji.
	Kontrola zewnętrzna
	Europejski Trybunał Obrachunkowy.
	Kontrola wewnętrzna
	Służba Audytu Wewnętrznego Komisji.
	Organ udzielający absolutorium z wykonania budżetu
	Parlament Europejski działający na zalecenie Rady.
Środki udostępnione Centrum w roku 2013 (2012)	Budżet ostateczny: 52,194 (48,293) mln euro
	Personel
	206 (225) stanowisk w planie zatrudnienia, w tym 193 (199) obsadzone
	+ 23 (17) pracowników kontraktowych
	Łączna liczba pracowników: 216 (216), w tym wykonujący zadania:
	operacyjne: 118 (114)
	administracyjne: 98 (102)
Produkty i usługi w roku 2013 (2012)	Liczba przetłumaczonych stron 804 986 (735 007)
	Liczba przetłumaczonych stron w podziale na języki
	- języki urzędowe: 800 221 (722 505)
	- inne języki: 4 765 (12 502)
	Liczba przetłumaczonych stron w podziale na rodzaj klienta
	- organy: 780 310 (707 888)
	- instytucje: 24 676 (27 119)
	Liczba stron przetłumaczonych przez tłumaczy zewnętrznych
	512 524 (480 695)
Źródło: załącznik przekazany przez Centrum.

ODPOWIEDZI CENTRUM

11. W przeszłości Centrum Tłumaczeń uczestniczyło w przetargach Komisji na tego rodzaju usługi tłumaczeniowe. Jeśli chodzi o przedmiotowy przetarg to Komisja rozpoczęła prace przygotowawcze na późnym etapie oraz zmieniła warunki mające zastosowanie do Centrum Tłumaczeń w sposób różniący się od przetargów zorganizowanych cztery lata wcześniej. Niestety Centrum nie mogło dojść do porozumienia z Komisją w sprawie warunków. Ponadto data rozpoczęcia nowych umów nie pokrywała się z datą wygaśnięcia istniejących umów, co stwarzało praktyczne problemy dla Centrum.

W związku z zaistniałą sytuacją Centrum postanowiło zorganizować własny przetarg dla tego szczególnego rodzaju usług tłumaczeniowych oraz przedłużyć istniejące umowy o rok w celu prawidłowego przygotowania się do tego obszernego przetargu. Biorąc pod uwagę, jakie skutki mógłby mieć brak nowych umów w dniu wygaśnięcia istniejących, uznano za uzasadnione przedłużenie istniejących umów.

12. Centrum zaktualizowało formalną delegację, aby dostosować ją do uprawnień w systemie ABAC. Funkcjonująca wewnętrzna procedura mająca na celu aktualizację delegacji w systemie ABAC została nieznacznie zmieniona w celu uniknięcia wszelkich rozbieżności pomiędzy uprawnieniami w systemie ABAC a formalnymi delegacjami.

13. Centrum Tłumaczeń zdaje sobie w pełni sprawę z faktu, że wygenerowało nadwyżkę finansową drugi rok z rzędu, ale zwraca uwagę, że nadwyżka za 2013 r. spowodowana była czynnikami zewnętrznymi znajdującymi się poza kontrolą Centrum, w szczególności większą liczbą stron do tłumaczenia od prognozowanej, anulowaną podwyżką płac i zwróconymi składkami emerytalnymi.

Budżet Centrum na 2013 r. został opracowany w 2012 r. w świetle straty finansowej w wysokości 1 mln euro poniesionej w 2011 r., a w szczególności ze względu na niepewność dochodów otrzymywanych ze wspólnotowych znaków towarowych. Jedynie w grudniu 2012 r. we wstępnym projekcie budżetu na 2014 r. Centrum mogło zareagować na wyniki finansowe, proponując budżet na 2014 r. uwzględniający deficyt w wysokości 1 092 890 euro finansowany z uprzednio utworzonej rezerwy na zachowanie stabilności cen. W oparciu o analizę kosztów w 2012 r. oraz analizę pierwszej połowy 2013 r. Centrum znacznie obniżyło ceny na 2014 r. w celu odzwierciedlenia nie tylko zmian kosztów produktów, lecz również wykorzystania części nadwyżki. Od początku budżet na 2014 r. został opracowany jako budżet deficytowy - deficyt w wysokości 4 106 650 euro zostanie pokryty przez rezerwę na zachowanie stabilności cen utworzoną w poprzednich latach.

Budżet na 2015 r. zostanie ponownie opracowany jako budżet deficytowy w celu wykorzystania części nadwyżki z poprzedniego roku. W oparciu o analizę kosztów w połowie 2014 roku oraz symulacje i prognozowane ilości tłumaczeń w 2015 r., zaproponowana zostanie dalsza zmian cen w 2015 r.

Jako dodatkowy środek Centrum po raz pierwszy w historii zaproponowało zarządowi dalsze obniżki cen w połowie 2014 r. w celu szybszej reakcji i przedstawienia klientom pozytywnych wyników za 2013 r.

14. Umowa w sprawie siedziby jest na końcowym etapie opracowania. Projekt umowy został przedstawiony luksemburskiemu Conseil de Gouvernement oraz poddany dyskusji i zatwierdzony na posiedzeniu pod koniec kwietnia. Centrum oczekuje potwierdzenia daty podpisania umowy przez organy luksemburskie.

¹ Dz.U. L 314 z 7.12.1994, s. 1. .

² Do celów informacyjnych w załączniku II skrótowo przedstawiono kompetencje i działania Centrum.

³ Sprawozdanie finansowe składa się z bilansu oraz rachunku wyniku ekonomicznego, rachunku przepływów pieniężnych, zestawienia zmian w aktywach netto oraz opisu znaczących zasad (polityki) rachunkowości i informacji dodatkowej.

⁴ Sprawozdanie z wykonania budżetu obejmuje rachunek wyniku budżetowego wraz z załącznikiem.

⁵ Art. 39 i 50 rozporządzenia delegowanego Komisji (UE) nr 1271/2013 (Dz.U. L 328 z 7.12.2013, s. 42).

⁶ Zasady rachunkowości przyjęte przez księgowego Komisji opierają się na Międzynarodowych Standardach Rachunkowości Sektora Publicznego (IPSAS) wydanych przez Międzynarodową Federację Księgowych, a w kwestiach nimi nieobjętych - na Międzynarodowych Standardach Rachunkowości (MSR)/Międzynarodowych Standardach Sprawozdawczości Finansowej (MSSF) wydanych przez Radę Międzynarodowych Standardów Rachunkowości.

⁷ Art. 107 rozporządzenia delegowanego (UE) nr 1271/2013.