Sprawozdanie dotyczące sprawozdania finansowego Centrum Tłumaczeń dla Organów Unii Europejskiej za rok budżetowy 2009, wraz z odpowiedziami Centrum.
Dz.U.UE.C.2010.338.119
Akt nienormatywnydotyczące sprawozdania finansowego Centrum Tłumaczeń dla Organów Unii Europejskiej za rok budżetowy 2009, wraz z odpowiedziami Centrum
(2010/C 338/21)
(Dz.U.UE C z dnia 14 grudnia 2010 r.)
WPROWADZENIE
1. Centrum Tłumaczeń dla Organów Unii Europejskiej (zwane dalej Centrum), z siedzibą w Luksemburgu, zostało ustanowione na mocy rozporządzenia Rady (WE) nr 2965/94(1). Zadaniem Centrum jest zapewnienie instytucjom i organom Unii Europejskiej, które zwrócą się o pomoc, usług tłumaczeniowych niezbędnych do ich działania(2).
2. Budżet Centrum na 2009 r. wyniósł 62,6 mln euro w porównaniu z 59,9 mln euro w budżecie na rok poprzedni. Liczba zatrudnionych przez Centrum pracowników wyniosła na koniec roku 202 w porównaniu ze 189 w roku poprzednim.
| POŚWIADCZENIE WIARYGODNOŚCI |
| 3. Na mocy postanowień art. 287 ust. 1 akapit drugi Traktatu o funkcjonowaniu Unii Europejskiej Trybunał zbadał roczne sprawozdanie finansowe(3) Centrum obejmujące "sprawozdanie finansowe"(4) oraz "sprawozdanie z wykonania budżetu"(5) za rok budżetowy zakończony dnia 31 grudnia 2009 r., jak również zbadał legalność i prawidłowość transakcji leżących u podstaw tego sprawozdania. |
| 4. Niniejsze poświadczenie jest skierowane do Parlamentu Europejskiego i Rady na mocy art. 185 ust. 2 rozporządzenia Rady (WE, Euratom) nr 1605/2002(6). |
| Zadania dyrektora |
| 5. Jako urzędnik zatwierdzający, dyrektor realizuje dochody i wydatki budżetu zgodnie z przepisami finansowymi Centrum, na własną odpowiedzialność oraz w granicach zatwierdzonych środków(7). Dyrektor odpowiada za ustanowienie(8) struktury organizacyjnej oraz systemów i procedur zarządzania i kontroli wewnętrznej związanych ze sporządzaniem ostatecznego sprawozdania finansowego(9), które jest wolne od istotnych nieprawidłowości wynikających z nadużyć lub błędów, a także za zapewnienie legalności i prawidłowości transakcji leżących u podstaw tego sprawozdania. |
| Zadania Trybunału |
| 6. Zadaniem Trybunału jest przedstawienie, na podstawie przeprowadzonej przez siebie kontroli, poświadczenia wiarygodności dotyczącego rocznego sprawozdania finansowego Centrum oraz legalności i prawidłowości transakcji leżących u podstaw tego sprawozdania. |
| 7. Trybunał przeprowadził kontrolę zgodnie z Międzynarodowymi Standardami Rewizji Finansowej wydanymi przez IFAC i Międzynarodowymi Standardami Najwyższych Organów Kontroli wydanymi przez INTOSAI (ISSAI)(10) oraz opracowanymi przez te organizacje kodeksami etyki. Zgodnie z tymi standardami Trybunał zobowiązany jest przestrzegać wymogów etycznych oraz zaplanować i przeprowadzić kontrolę w taki sposób, aby uzyskać wystarczającą pewność, że sprawozdanie finansowe nie zawiera istotnych nieprawidłowości, a leżące u jego podstaw transakcje są legalne i prawidłowe. |
| 8. W ramach kontroli Trybunał stosuje procedury mające na celu uzyskanie dowodów kontroli potwierdzających kwoty i informacje zawarte w sprawozdaniu finansowym oraz legalność i prawidłowość transakcji leżących u jego podstaw. Wybór tych procedur zależy od osądu kontrolerów Trybunału, podobnie jak ocena ryzyka wystąpienia istotnych nieprawidłowości w sprawozdaniu finansowym lub nielegalnych bądź nieprawidłowych transakcji, wynikających z nadużyć lub błędów. W celu opracowania procedur kontroli stosownych do okoliczności Trybunał, dokonując oceny ryzyka, bierze pod uwagę system kontroli wewnętrznej danej organizacji związany ze sporządzaniem i prezentacją jej sprawozdania finansowego. Kontrola Trybunału obejmuje także ocenę stosowności przyjętych zasad rachunkowości oraz racjonalność szacunków księgowych sporządzonych przez kierownictwo, jak również ocenę ogólnej prezentacji sprawozdania finansowego. |
| 9. Trybunał uznał, że uzyskane dowody kontroli są wystarczające i właściwe, aby stanowić podstawę do wydania poniższych opinii. |
| Opinia na temat wiarygodności rozliczeń |
| 10. W opinii Trybunału roczne sprawozdanie finansowe Centrum(11) rzetelnie przedstawia, we wszystkich istotnych aspektach, sytuację finansową Centrum na dzień 31 grudnia 2009 r. oraz wyniki transakcji i przepływów pieniężnych za kończący się tego dnia rok, zgodnie z przepisami jego regulaminu finansowego. |
| Opinia na temat legalności i prawidłowości transakcji leżących u podstaw rozliczeń |
| 11. W opinii Trybunału transakcje leżące u podstaw rocznego sprawozdania finansowego Centrum za rok budżetowy zakończony w dniu 31 grudnia 2009 r. są legalne i prawidłowe we wszystkich istotnych aspektach. |
12. Przedstawione poniżej uwagi nie podważają opinii Trybunału.
UWAGI DOTYCZĄCE ZARZĄDZANIA BUDŻETEM I FINANSAMI
13. Artykuł 8.2 regulaminu finansowego Centrum stanowi, że środki na pokrycie zobowiązań pokrywają łączną kwotę wydatków z tytułu zobowiązań prawnych zaciągniętych na bieżący rok budżetowy, podczas gdy Centrum zaciągnęło zobowiązania budżetowe wyłącznie w odniesieniu do części wydatków związanych z rokiem, w którym zaciągnięto zobowiązanie prawne. To nieprawidłowe podejście było stosowane systematycznie.
INNE KWESTIE
14. Centrum nie sporządziło kompleksowej pisemnej procedury określającej zadania, terminy i harmonogramy wystawiania, zatwierdzania i księgowania nakazów odzyskania środków związanych z wykonanymi dla klientów tłumaczeniami. Stanowiło to naruszenie norm kontroli wewnętrznej obowiązujących w Centrum(12).
15. System księgowy ABAC zastąpi obecny system budżetowy Centrum (SI2), jednak termin tej zmiany nie został jeszcze określony. Komisja przestała w pełni obsługiwać i utrzymywać system SI2. Ze względu na brak w Centrum niezbędnych kompetencji w tym zakresie, istnieje znaczące zagrożenie dla ciągłości jego operacji finansowych do czasu uruchomienia systemu ABAC.
DZIAŁANIA W ZWIĄZKU Z USTALENIAMI DOTYCZĄCYMI POPRZEDNIEGO ROKU
16. Centrum postanowiło zwrócić 11 mln euro skumulowanej nadwyżki swoim klientom, dzięki czemu na koniec roku zredukowało saldo do 24 mln euro. Około 18 mln euro z tej kwoty zarezerwowano na wpłacenie składki pracodawcy do systemu emerytalno-rentowego Komisji, w oczekiwaniu na wyrok Europejskiego Trybunału Sprawiedliwości.
Niniejsze sprawozdanie zostało przyjęte przez Izbę IV, której przewodniczył Igors LUDBORŽS, członek Trybunału Obrachunkowego, na posiedzeniu w Luksemburgu w dniach 14 i 16 września 2010 r.
| W imieniu Trybunału Obrachunkowego | |
| Vítor Manuel da SILVA CALDEIRA | |
| Prezes |
______
(1) Dz.U. L 314 z 7.12.1994, s. 1.
(2) Do celów informacyjnych w tabeli skrótowo przedstawiono kompetencje i działania Centrum.
(3) Do sprawozdania tego dołączone jest sprawozdanie z zarządzania budżetem i finansami w ciągu roku, zawierające między innymi wskaźnik wykorzystania środków oraz zestawienie informacji dotyczących przesunięć środków pomiędzy różnymi pozycjami budżetowymi.
(4) Sprawozdanie finansowe składa się z bilansu oraz rachunku dochodów i wydatków, rachunku przepływów pieniężnych, zestawienia zmian w kapitale oraz załącznika zawierającego opis istotnych zasad rachunkowości i inne informacje dodatkowe.
(5) Sprawozdanie z wykonania budżetu obejmuje rachunek wyniku budżetowego wraz z załącznikiem.
(6) Dz.U. L 248 z 16.9.2002, s. 1.
(7) Art. 33 rozporządzenia Komisji (WE, Euratom) nr 2343/2002 z dnia 19 listopada 2002 r. (Dz.U. L 357 z 31.12.2002, s. 72).
(8) Art. 38 rozporządzenia (WE, Euratom) nr 2343/2002.
(9) Zasady dotyczące przedstawiania przez agencje sprawozdania finansowego oraz prowadzenia przez nie rachunkowości określone są w rozdziale 1 tytułu VII rozporządzenia (WE, Euratom) nr 2343/2002, ostatnio zmienionego rozporządzeniem (WE, Euratom) nr 652/2008 z dnia 9 lipca 2008 r. (Dz.U. L 181 z 10.7.2008, s. 23), i w tej postaci zostały włączone do regulaminu finansowego Centrum.
(10) Międzynarodowa Federacja Księgowych (IFAC) i Międzynarodowe Standardy Najwyższych Organów Kontroli (ISSAI).
(11) Ostateczna wersja rocznego sprawozdania finansowego została sporządzona w dniu 15 czerwca 2010 r. i wpłynęła do Trybunału w dniu 2 lipca 2010 r. Ostateczna wersja rocznego sprawozdania finansowego skonsolidowana ze sprawozdaniem Komisji publikowana jest w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej do dnia 15 listopada następnego roku. Znajduje się ona na następującej stronie internetowej: http://eca.europa.eu lub http://www.cdt.europa.eu.
(12) Standardy kontroli wewnętrznej nr 6 - Proces zarządzania ryzykiem i nr 8 - Procesy i procedury.
Tabela
Centrum Tłumaczeń dla Organów Unii Europejskiej (Luksemburg)
| Zakres kompetencji Unii | Kompetencje Centrum określone w rozporządzeniu Rady (WE) nr 2965/94 ostatnio zmienionym rozporządzeniem (WE) nr 1645/2003 | Zarządzanie | Środki udostępnione Centrum w 2009 r. (w 2008 r.) | Produkty i usługi w 2009 r. (w 2008 r.) | |
| Przedstawiciele rządów państw członkowskich przyjęli za wspólnym porozumieniem deklarację w sprawie utworzenia Centrum Tłumaczeń dla Organów Unii Europejskiej pod egidą departamentów tłumaczeń | Cele | Zadania | 1. Zarząd | Budżet | Liczba przetłumaczonych stron |
| Komisji, mieszczących się w Luksemburgu, w celu zapewnienia niezbędnych usług w zakresie tłumaczeń na potrzeby działania organów, których siedziby zostały określone decyzją z dnia 29 października 1993 r. | Zapewnienie usług w zakresie tłumaczeń niezbędnych do funkcjonowania następujących organów: | - Organizowanie współpracy z organami i instytucjami, | Skład | 62,63 (59,94) mln euro | 736 008 (747 416) |
| - Europejskiej Agencji Ochrony Środowiska, | - uczestniczenie w pracach Międzyinstytucjonalnego Komitetu ds. Tłumaczeń. | - Po jednym przedstawicielu każdego państwa członkowskiego, | Zatrudnienie na dzień 31 grudnia 2009 r. | Liczba przetłumaczonych stron w podziale na języki | |
| - Europejskiej Fundacji Kształcenia, | - dwóch przedstawicieli Komisji, | - Języki urzędowe: 730 565(742 256), | |||
| - Europejskiego Centrum Monitorowania Narkotyków i Narkomanii, | - po jednym przedstawicielu każdej instytucji lub organu, który korzysta z usług Centrum. | 233 (233) stanowiska w planie zatrudnienia, z których obsadzonych 202 (189) | - inne języki: 5 443 (5 160). | ||
| - Europejskiej Agencji Leków, | Zadania | Przydział stanowisk: | |||
| Przyjmuje roczny program prac i sprawozdanie roczne Centrum. | - operacyjne 103 (97) | Liczba przetłumaczonych stron w podziale na rodzaj klienta | |||
| - Agencji Wykonawczej ds. Zdrowia i Konsumentów, | 2. Dyrektor | - administracyjne: 99 (92) | |||
| - Urzędu Harmonizacji Rynku Wewnętrznego (Znaki Towarowe i Wzory), | Mianowany przez Zarząd na wniosek Komisji. | - Organy: 708 589 (731 944), | |||
| - Europejskiego Urzędu Policji (Europol) i Jednostki Europolu ds. Narkotyków. | 3. Kontrola zewnętrzna | - instytucje: 21 789 (15 472). | |||
| Z usług Centrum mogą korzystać również inne organy utworzone przez Radę. Instytucje i organy Unii Europejskiej, które posiadają własne departamenty tłumaczeń, mogą, w razie konieczności, fakultatywnie korzystać z pomocy Centrum. Centrum w pełni uczestniczy w pracach Międzyinstytucjonalnego Komitetu ds. Tłumaczeń. | Trybunał Obrachunkowy. | Liczba stron przetłumaczonych przez tłumaczy zewnętrznych 409 788 (441 223). | |||
| 4. Audyt wewnętrzny | |||||
| Służba Audytu Wewnętrznego Komisji. | |||||
| 5. Organ udzielający absolutorium z wykonania budżetu | |||||
| Parlament działający na zalecenie Rady. | |||||
| Źródło: Informacje przekazane przez Centrum. | |||||
ODPOWIEDZI CENTRUM
13. Centrum przyjęło do wiadomości uwagę Trybunału Obrachunkowego i zajęło się tą sprawą. Szczegółowe instrukcje zostały odpowiednio przekazane wszystkim podmiotom finansowym.
14. Centrum przyjęło do wiadomości uwagę Trybunału Obrachunkowego, a procedura służąca zarządzaniu przychodami została włączona do rocznego programu pracy Działu Administracji na 2010 r. Konieczne środki zostały przyznane w celu zrealizowania tego zadania przed końcem 2010 r.
15. Centrum dokłada wszelkich starań, aby system SI2 był obsługiwany do czasu wdrożenia systemu ABAC, m.in. szukając możliwości zlecenia tego zadania ekspertom zewnętrznym.