Sprawozdanie dotyczące sprawozdania finansowego Agencji Wykonawczej ds. Badań Naukowych za rok budżetowy 2013 wraz z odpowiedzią Agencji.

Dzienniki UE

Dz.U.UE.C.2014.442.351

Akt nienormatywny

Wersja od: 10 grudnia 2014 r.

SPRAWOZDANIE

dotyczące sprawozdania finansowego Agencji Wykonawczej ds. Badań Naukowych za rok budżetowy 2013 wraz z odpowiedzią Agencji

(2014/C 442/41)

(Dz.U.UE C z dnia 10 grudnia 2014 r.)

WPROWADZENIE

1. Agencja Wykonawcza ds. Badań Naukowych (zwana dalej "Agencją", inaczej "REA") z siedzibą w Brukseli została ustanowiona decyzją Komisji 2008/46/WE ¹ . Agencję ustanowiono na ograniczony okres rozpoczynający się dnia 1 stycznia 2008 r. i kończący się dnia 31 grudnia 2017 r. Zadaniem Agencji jest zarządzanie działaniami Unii w dziedzinie badań naukowych ² . W dniu 15 czerwca 2009 r. Agencja oficjalnie uzyskała od Komisji Europejskiej niezależność administracyjną i operacyjną.

INFORMACJE LEŻĄCE U PODSTAW POŚWIADCZENIA WIARYGODNOŚCI

2. Przyjęte przez Trybunał podejście kontrolne obejmuje analityczne procedury kontrolne, bezpośrednie badanie transakcji oraz ocenę kluczowych mechanizmów kontrolnych w stosowanych przez Agencję systemach nadzoru i kontroli. Elementami uzupełniającymi to podejście są dowody uzyskane na podstawie prac innych kontrolerów (w stosownych przypadkach) oraz analiza oświadczeń kierownictwa.

POŚWIADCZENIE WIARYGODNOŚCI 3. Na mocy postanowień art. 287 Traktatu o funkcjonowaniu Unii Europejskiej (TFUE) Trybunał zbadał: a) roczne sprawozdanie finansowe Agencji obejmujące sprawozdanie finansowe ^3 oraz sprawozdanie z wykonania budżetu ^4 za rok budżetowy zakończony w dniu 31 grudnia 2013 r.; jak również b) legalność i prawidłowość transakcji leżących u podstaw tego sprawozdania. Zadania kierownictwa 4. Kierownictwo odpowiada za sporządzenie i rzetelną prezentację rocznego sprawozdania finansowego Agencji oraz za legalność i prawidłowość transakcji leżących u jego podstaw ^5 : a) Zadania kierownictwa w zakresie rocznego sprawozdania finansowego Agencji obejmują: zaprojektowanie, wdrożenie i utrzymywanie systemu kontroli wewnętrznej umożliwiającego sporządzenie i rzetelną prezentację sprawozdania finansowego, które nie zawiera istotnych zniekształceń spowodowanych nadużyciem lub błędem, a także wybór i stosowanie właściwych zasad (polityki) rachunkowości na podstawie zasad rachunkowości przyjętych przez księgowego Komisji ^6 oraz sporządzanie szacunków księgowych, które są racjonalne w danych okolicznościach. Dyrektor zatwierdza roczne sprawozdanie finansowe Agencji po tym, jak zostanie ono sporządzone przez księgowego Agencji na podstawie wszystkich dostępnych informacji. Do sprawozdania finansowego księgowy dołącza oświadczenie, w którym stwierdza między innymi, czy uzyskał wystarczającą pewność, że daje ono prawdziwy i rzetelny obraz sytuacji finansowej Agencji we wszystkich istotnych aspektach. b) Zadania kierownictwa w zakresie legalności i prawidłowości transakcji leżących u podstaw rozliczeń i zgodności z zasadą należytego zarządzania finansami obejmują zaprojektowanie, wdrożenie i utrzymywanie skutecznego i wydajnego systemu kontroli wewnętrznej, w tym właściwego nadzoru, jak również podejmowanie odpowiednich działań w celu zapobiegania nieprawidłowościom i nadużyciom finansowym oraz - w razie konieczności - wszczynanie postępowań sądowych w celu odzyskania nienależnie wypłaconych lub niewłaściwie wykorzystanych środków finansowych. Zadania Trybunału 5. Zadaniem Trybunału jest przedstawienie Parlamentowi Europejskiemu i Radzie ^7 , na podstawie przeprowadzonej przez siebie kontroli, poświadczenia wiarygodności dotyczącego rocznego sprawozdania finansowego Agencji oraz legalności i prawidłowości transakcji leżących u podstaw tego sprawozdania. Trybunał przeprowadza kontrolę zgodnie z wydanymi przez IFAC Międzynarodowymi Standardami Rewizji Finansowej i kodeksem etyki oraz z Międzynarodowymi Standardami Najwyższych Organów Kontroli wydanymi przez INTOSAI (ISSAI). Zgodnie z tymi standardami Trybunał zobowiązany jest zaplanować i przeprowadzić kontrolę w taki sposób, aby uzyskać wystarczającą pewność, że roczne sprawozdanie finansowe Agencji nie zawiera istotnych zniekształceń, a leżące u jego podstaw transakcje są legalne i prawidłowe. 6. W ramach kontroli stosuje się procedury mające na celu uzyskanie dowodów kontroli potwierdzających kwoty i informacje zawarte w rocznym sprawozdaniu finansowym oraz legalność i prawidłowość transakcji leżących u jego podstaw. Dobór procedur zależy od osądu kontrolera, w tym od oceny ryzyka wystąpienia - w wyniku nadużycia lub błędu - istotnego zniekształcenia w rocznym sprawozdaniu finansowym lub istotnej niezgodności transakcji leżących u podstaw tego sprawozdania z wymogami przepisów Unii Europejskiej. W celu zaprojektowania procedur kontroli odpowiednich w danych okolicznościach kontroler, dokonując oceny ryzyka, bierze pod uwagę system kontroli wewnętrznej w zakresie dotyczącym sporządzania i rzetelnej prezentacji rocznego sprawozdania finansowego oraz systemy nadzoru i kontroli wprowadzone celem zapewnienia legalności i prawidłowości transakcji leżących u podstaw tego sprawozdania. Kontrola obejmuje także ocenę stosowności przyjętych zasad (polityki) rachunkowości oraz racjonalności sporządzonych szacunków księgowych, a także ocenę ogólnej prezentacji rocznego sprawozdania finansowego. 7. Trybunał uznał, że uzyskane dowody kontroli stanowią wystarczającą i odpowiednią podstawę do wydania poświadczenia wiarygodności. Opinia na temat wiarygodności rozliczeń 8. W opinii Trybunału roczne sprawozdanie finansowe Agencji przedstawia rzetelnie we wszystkich istotnych aspektach jej sytuację finansową na dzień 31 grudnia 2013 r. oraz wyniki transakcji i przepływy pieniężne za kończący się tego dnia rok, zgodnie z przepisami jej regulaminu finansowego oraz z zasadami rachunkowości przyjętymi przez księgowego Komisji. Opinia na temat legalności i prawidłowości transakcji leżących u podstaw rozliczeń 9. W opinii Trybunału transakcje leżące u podstaw rocznego sprawozdania finansowego Agencji za rok budżetowy zakończony w dniu 31 grudnia 2013 r. są legalne i prawidłowe we wszystkich istotnych aspektach.

DZIAŁANIA PODJĘTE W ZWIĄZKU Z ZESZŁOROCZNYMI UWAGAMI

10. Przegląd działań naprawczych podjętych w wyniku uwag zgłoszonych przez Trybunał w roku poprzednim przedstawiono w załączniku I.

Niniejsze sprawozdanie zostało przyjęte przez Izbę IV, której przewodniczył Milan Martin CVIKL, członek Trybunału Obrachunkowego, na posiedzeniu w Luksemburgu w dniu 8 lipca 2014 r.

	W imieniu Trybunału Obrachunkowego
	Vítor Manuel da SILVA CALDEIRA
	Prezes

ZAŁĄCZNIKI

ZAŁĄCZNIK  I

Działania podjęte w związku z zeszłorocznymi uwagami

Rok	Uwagi Trybunału	Działania naprawcze (zrealizowane/w trakcie realizacji/ niepodjęte/brak danych lub nie dotyczy)
2011	Istnieją możliwości poprawy przejrzystości procedury rekrutacyjnej. Pytania na egzaminy pisemne i rozmowy kwalifikacyjne nie były ustalane przed przystąpieniem do badania kandydatur przez komisję selekcyjną; progi punktowe warunkujące umieszczenie na liście rezerwowej nie zostały ustalone z góry; komisja rekrutacyjna nie udokumentowała w pełni wszystkich swoich posiedzeń i decyzji.	zrealizowane
2012	W 2012 r. urzędnik REA podpisał polecenia płatności na kwotę 8,86 mln euro (19 % budżetu REA na 2012 r.), działając jako urzędnik zatwierdzający, w zastępstwie kierownika działu. Urzędnik ten nie został oficjalnie subdelegowany ani mianowany przez urzędnika zatwierdzającego jako jego zastępca. Jest to niezgodne z systemem subdelegowania określonym w rozporządzeniu finansowym.	nie dotyczy

ZAŁĄCZNIK  II

Agencja Wykonawcza ds. Badań Naukowych (Bruksela) Kompetencje i zadania

Zakres kompetencji Unii według Traktatu (art. 179 i 180 TFUE)	Gromadzenie informacji Unia ma na celu wzmacnianie swojej bazy naukowej i technologicznej przez utworzenie europejskiej przestrzeni badawczej, w której naukowcy, wiedza naukowa i technologie podlegają swobodnej wymianie, oraz sprzyjanie rozwojowi swojej konkurencyjności, także w przemyśle. W tym celu sprzyja ona przedsiębiorstwom, w tym małym i średnim przedsiębiorstwom, ośrodkom badawczym i uniwersytetom w ich wysiłkach badawczych i rozwoju technologicznym wysokiej jakości; wspiera ich wysiłki w zakresie wzajemnej współpracy, zmierzając w szczególności do umożliwienia naukowcom swobodnej współpracy ponad granicami, a przedsiębiorstwom - pełnego wykorzystania potencjału rynku wewnętrznego, zwłaszcza poprzez [...] określanie wspólnych norm i usuwanie przeszkód prawnych i fiskalnych tej współpracy. [...] W dążeniu do osiągnięcia tych celów Unia prowadzi następujące działania, które stanowią uzupełnienie działań podejmowanych przez państwa członkowskie: a) wykonywanie programów badań, rozwoju technologicznego i demonstracyjnych, wraz z promowaniem współpracy z przedsiębiorstwami, ośrodkami badawczymi i uniwersytetami oraz między nimi; b) popieranie współpracy w dziedzinie unijnych badań, rozwoju technologicznego i demonstracji z państwami trzecimi i organizacjami międzynarodowymi; c) upowszechnianie i optymalizacja wyników działań w dziedzinie unijnych badań, rozwoju technologicznego i demonstracji; d) popieranie kształcenia i mobilności naukowców w Unii.
Kompetencje Agencji (decyzja Komisji 2008/46/WE)	Cele Agencji powierzono wydajne i skuteczne zarządzanie programami w ramach 7. programu ramowego Unii na rzecz badań, rozwoju technologicznego i demonstracji (2007-2013) (zwanego dalej 7PR) (programem szczegółowym "Ludzie", częścią programu szczegółowego "Możliwości" dotyczącą badań na rzecz MŚP oraz obszarami tematycznymi "bezpieczeństwo" i "przestrzeń kosmiczna" programu szczegółowego "Współpraca"), a także udzielanie wydajnej i skutecznej pomocy społeczności naukowej oraz zapewnianie scentralizowanego wsparcia odpowiednim służbom Komisji we wszystkich obszarach programów szczegółowych "Współpraca", "Możliwości" i "Ludzie". W odniesieniu do skutecznej i wydajnej realizacji programu Agencja - jako promotor europejskiej przestrzeni badawczej - dąży do poprawy zarządzania projektami, nawiązywania bliskich kontaktów z beneficjentami końcowymi oraz eksponowania roli Unii Europejskiej. Zadania W odniesieniu do zarządzania projektami Agencja zawiera umowy o dotację i zarządza nimi, co obejmuje następujące działania: - przygotowanie i publikację zaproszeń do składania wniosków, - ocenę wniosków, - przygotowanie i podpisywanie umów o dotację, - monitorowanie realizacji projektów wraz z przyjmowaniem sprawozdań i innych produktów, - dokonywanie płatności, odzyskiwanie środków, a także nakładanie sankcji, w rozumieniu art. 114 ust. 4 ogólnego rozporządzenia finansowego, szczególnie w przypadku stwierdzenia błędów w zadeklarowanych kosztach, wykrytych w wyniku kontroli ex post na poziomie beneficjentów końcowych, - reklamę ex post i upowszechnianie rezultatów. W odniesieniu do wsparcia w ramach 7PR Agencja wykonuje następujące zadania: - administracyjne wsparcie przy publikacji zaproszeń do składania wniosków, - zarządzanie elektronicznym przyjmowaniem wniosków, - wsparcie przy ocenach zdalnych i na miejscu, - wsparcie przy przygotowaniu powołań dla ekspertów i dokonywaniu płatności na ich rzecz, - zarządzanie centralną bazą danych uczestników 7PR (Unique Registration Facility - URF) obejmujące wsparcie przy weryfikacji zdolności finansowej wybranych beneficjentów, - zarządzanie serwisem informacji o badaniach (Research Enquiry Service).
Zarządzanie	Komitet kierujący Składa się z pięciu członków mianowanych przez Komisję Europejską. Przyjmuje schemat organizacyjny i roczny program prac Agencji, po zatwierdzeniu przez Komisję. Ponadto przyjmuje budżet administracyjny Agencji i jej roczne sprawozdanie z działalności. Dyrektor Powoływany przez Komisję, zarządza Agencją wraz z komitetem kierującym, wykonuje budżet administracyjny, ustanawia systemy zarządzania i kontroli wewnętrznej dostosowane do zadań powierzonych Agencji oraz sporządza sprawozdania, które przedstawiane są Komisji. Kontrola zewnętrzna Europejski Trybunał Obrachunkowy. Organ udzielający absolutorium z wykonania budżetu Parlament Europejski działający na zalecenie Rady. Decyzja o udzieleniu absolutorium z wykonania budżetu administracyjnego przez Agencję adresowana jest do dyrektora. Komisja odpowiada za wykonanie budżetu operacyjnego powierzonego Agencji przez Komisję.
Środki udostępnione Agencji w roku 2013 (2012)	Budżet operacyjny na rok 2013 (2012) 1 759,2 (1 479,9) mln euro środków na zobowiązania i 1 443,6 (1 459,6) mln euro środków na płatności. Agencja wykonuje budżet operacyjny Komisji na podstawie decyzji Komisji. Budżet administracyjny na rok 2013 (2012) 46,8 (46,4) mln euro. Agencja wykonuje budżet administracyjny niezależnie. Zatrudnienie na dzień 31 grudnia 2013 r. (2012) Stanowiska w planie zatrudnienia: 140 (128) stanowisk w planie zatrudnienia, w tym obsadzonych 138 (122). Pracownicy kontraktowi: 418 (385) stanowisk w planie zatrudnienia, w tym 407 (374) obsadzonych na dzień 31 grudnia 2013 r. Liczba zatrudnionych pracowników ogółem: 545 (496), w tym wykonujący zadania w zakresie: - realizacji programu: 366 (330) - wsparcia w ramach 7PR: 96 (90) - administracji i zarządzania: 83 (76)
Produkty i usługi w roku 2013 (2012)	W ramach programu "Ludzie" w 2013 r. zamknięto 9 (10) naborów wniosków i dokonano 10 (10) ocen. Podpisano 1 874 (1 899) nowych umów o dotację i dokonano 3 787 (3 599) płatności (z wyłączeniem płatności na rzecz ekspertów oceniających). W chwili obecnej Agencja zarządza łącznie 6 090 (5 492) projektami w ramach tego programu. W ramach części programu "Możliwości" dotyczącej badań na rzecz MŚP zamknięto 1 (1) nabór wniosków i dokonano 1 (1) oceny. Podpisano 204 (201) nowych umów o dotację i dokonano 577 (508) płatności (z wyłączeniem płatności na rzecz ekspertów oceniających). W chwili obecnej Agencja zarządza łącznie 691 (625) projektami w ramach tego programu. W ramach obszarów tematycznych "bezpieczeństwo" i "przestrzeń kosmiczna" programu "Współpraca" w 2013 r. zamknięto 2 (2) nabory wniosków i dokonano 2 (2) ocen. Podpisano 79 (80) nowych umów o dotację i dokonano 294 (258) płatności (z wyłączeniem płatności na rzecz ekspertów oceniających). W chwili obecnej Agencja zarządza łącznie 348 (317) projektami w tych obszarach tematycznych. W zakresie wsparcia w ramach 7PR w 2013 r. osiągnięto następujące rezultaty: - wsparcie przy publikacji 194 (89) zaproszeń do składania wniosków, - wpłynęło 25 214 (32 286) wniosków za pośrednictwem elektronicznego narzędzia do składania wniosków, - zakontraktowano 4 323 (6 462) ekspertów oceniających i dokonano 5 055 (4 217) płatności na rzecz ekspertów (wyłącznie w ramach programów, którymi zarządza Agencja), - zatwierdzono 4 524 (6 616) uczestników, - wysłano 4 488 (5 871) odpowiedzi na pytania zadane w ramach serwisu informacji o badaniach Research Enquiry Service.
Źródło: załącznik przekazany przez Agencję.

ODPOWIEDŹ AGENCJI

Agencja przyjmuje do wiadomości sprawozdanie Trybunału.

¹ Dz.U. L 11 z 15.1.2008, s. 9.

² Do celów informacyjnych w załączniku II skrótowo przedstawiono kompetencje i działania Agencji.

³ Sprawozdanie finansowe składa się z bilansu oraz rachunku wyniku ekonomicznego, rachunku przepływów pieniężnych, zestawienia zmian w aktywach netto oraz opisu znaczących zasad (polityki) rachunkowości i informacji dodatkowej.

⁴ Sprawozdanie z wykonania budżetu obejmuje rachunek wyniku budżetowego wraz z załącznikiem.

⁵ Art. 62 i 68 w związku z art. 53 i 58 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE, Euratom) nr 966/2012 (Dz.U. L 298 z 26.10.2012, s. 1).

⁶ Zasady rachunkowości przyjęte przez księgowego Komisji opierają się na Międzynarodowych Standardach Rachunkowości Sektora Publicznego (IPSAS) wydanych przez Międzynarodową Federację Księgowych, a w kwestiach nimi nieobjętych - na Międzynarodowych Standardach Rachunkowości (MSR)/Międzynarodowych Standardach Sprawozdawczości Finansowej (MSSF) wydanych przez Radę Międzynarodowych Standardów Rachunkowości.

⁷ Art. 162 rozporządzenia (UE, Euratom) nr 966/2012.