Sprawozdanie dotyczące sprawozdania finansowego Agencji Wykonawczej ds. Transeuropejskiej Sieci Transportowej za rok budżetowy 2013 wraz z odpowiedziami Agencji.
Dz.U.UE.C.2014.442.358
Akt nienormatywnySPRAWOZDANIE
dotyczące sprawozdania finansowego Agencji Wykonawczej ds. Transeuropejskiej Sieci Transportowej za rok budżetowy 2013 wraz z odpowiedziami Agencji
(Dz.U.UE C z dnia 10 grudnia 2014 r.)
Wprowadzenie
Informacje leżące u podstaw poświadczenia wiarygodności
Poświadczenie wiarygodności |
3. Na mocy postanowień art. 287 Traktatu o funkcjonowaniu Unii Europejskiej (TFUE) Trybunał zbadał: |
roczne sprawozdanie finansowe Agencji obejmujące sprawozdanie finansowe 4 oraz sprawozdanie z wykonania budżetu 5 za rok budżetowy zakończony dnia 31 grudnia 2013 r.; jak również |
legalność i prawidłowość transakcji leżących u podstaw tego sprawozdania. |
Zadania kierownictwa |
4. Kierownictwo odpowiada za sporządzenie i rzetelną prezentację rocznego sprawozdania finansowego Agencji oraz za legalność i prawidłowość transakcji leżących u jego podstaw 6 : |
a) Zadania kierownictwa w zakresie rocznego sprawozdania finansowego Agencji obejmują: zaprojektowanie, wdrożenie i utrzymywanie systemu kontroli wewnętrznej umożliwiającego sporządzenie i rzetelną prezentację sprawozdania finansowego, które nie zawiera istotnych zniekształceń spowodowanych nadużyciem lub błędem, a także wybór i stosowanie właściwych zasad (polityki) rachunkowości na podstawie zasad rachunkowości przyjętych przez księgowego Komisji 7 oraz sporządzanie szacunków księgowych, które są racjonalne w danych okolicznościach. Dyrektor zatwierdza roczne sprawozdanie finansowe Agencji po tym, jak zostanie ono sporządzone przez księgowego Agencji na podstawie wszystkich dostępnych informacji. Do sprawozdania finansowego księgowy dołącza oświadczenie, w którym stwierdza między innymi, czy uzyskał wystarczającą pewność, że daje ono prawdziwy i rzetelny obraz sytuacji finansowej Agencji we wszystkich istotnych aspektach. |
b) Zadania kierownictwa w zakresie legalności i prawidłowości transakcji leżących u podstaw rozliczeń i zgodności z zasadą należytego zarządzania finansami obejmują zaprojektowanie, wdrożenie i utrzymywanie skutecznego i wydajnego systemu kontroli wewnętrznej, w tym właściwego nadzoru, jak również podejmowanie odpowiednich działań w celu zapobiegania nieprawidłowościom i nadużyciom finansowym oraz - w razie konieczności - wszczynanie postępowań sądowych w celu odzyskania nienależnie wypłaconych lub niewłaściwie wykorzystanych środków finansowych. |
Zadania Trybunału |
5. Zadaniem Trybunału jest przedstawienie Parlamentowi Europejskiemu i Radzie 8 , na podstawie przeprowadzonej przez siebie kontroli, poświadczenia wiarygodności dotyczącego rocznego sprawozdania finansowego Agencji oraz legalności i prawidłowości transakcji leżących u podstaw tego sprawozdania. Trybunał przeprowadza kontrolę zgodnie z wydanymi przez IFAC Międzynarodowymi Standardami Rewizji Finansowej i kodeksem etyki oraz z Międzynarodowymi Standardami Najwyższych Organów Kontroli wydanymi przez INTOSAI (ISSAI). Zgodnie z tymi standardami Trybunał zobowiązany jest zaplanować i przeprowadzić kontrolę w taki sposób, aby uzyskać wystarczającą pewność, że roczne sprawozdanie finansowe Agencji nie zawiera istotnych zniekształceń, a leżące u jego podstaw transakcje są legalne i prawidłowe. |
6. W ramach kontroli stosuje się procedury mające na celu uzyskanie dowodów kontroli potwierdzających kwoty i informacje zawarte w rocznym sprawozdaniu finansowym oraz legalność i prawidłowość transakcji leżących u jego podstaw. Dobór procedur zależy od osądu kontrolera, w tym od oceny ryzyka wystąpienia - w wyniku nadużycia lub błędu - istotnego zniekształcenia w rocznym sprawozdaniu finansowym lub istotnej niezgodności transakcji leżących u podstaw tego sprawozdania z wymogami przepisów Unii Europejskiej. W celu zaprojektowania procedur kontroli odpowiednich w danych okolicznościach kontroler, dokonując oceny ryzyka, bierze pod uwagę system kontroli wewnętrznej w zakresie dotyczącym sporządzania i rzetelnej prezentacji rocznego sprawozdania finansowego oraz systemy nadzoru i kontroli wprowadzone celem zapewnienia legalności i prawidłowości transakcji leżących u podstaw tego sprawozdania. Kontrola obejmuje także ocenę stosowności przyjętych zasad (polityki) rachunkowości oraz racjonalności sporządzonych szacunków księgowych, a także ocenę ogólnej prezentacji rocznego sprawozdania finansowego. |
7. Trybunał uznał, że uzyskane dowody kontroli stanowią wystarczającą i odpowiednią podstawę do wydania poświadczenia wiarygodności. |
Opinia na temat wiarygodności rozliczeń |
8. W opinii Trybunału roczne sprawozdanie finansowe Agencji przedstawia rzetelnie we wszystkich istotnych aspektach jej sytuację finansową na dzień 31 grudnia 2013 r. oraz wyniki transakcji i przepływy pieniężne za kończący się tego dnia rok, zgodnie z przepisami jej regulaminu finansowego oraz z zasadami rachunkowości przyjętymi przez księgowego Komisji. |
Opinia na temat legalności i prawidłowości transakcji leżących u podstaw rozliczeń |
9. W opinii Trybunału transakcje leżące u podstaw rocznego sprawozdania finansowego Agencji za rok budżetowy zakończony w dniu 31 grudnia 2013 r. są legalne i prawidłowe we wszystkich istotnych aspektach. |
Uwagi dotyczące mechanizmów kontrolnych
Uwagi dotyczące zarządzania budżetem
Działania podjęte w związku z zeszłorocznymi uwagami
Niniejsze sprawozdanie zostało przyjęte przez Izbę IV, której przewodniczył Milan Martin CVIKL, członek Trybunału Obrachunkowego, na posiedzeniu w Luksemburgu w dniu 1 lipca 2014 r.
W imieniu Trybunału Obrachunkowego | |
Vítor Manuel da SILVA CALDEIRA | |
Prezes |
ZAŁĄCZNIKI
ZAŁĄCZNIK I
Działania podjęte w związku z zeszłorocznymi uwagami
Działania podjęte w związku z zeszłorocznymi uwagami
Rok | Uwagi Trybunału | Działania naprawcze (zrealizowane/w trakcie realizacji/ niepodjęte/brak danych lub nie dotyczy) |
2012 | Wykonanie budżetu było zadowalające w tytule I, natomiast w tytułach II i III poziom przeniesionych środków, na które zaciągnięto zobowiązania, był wysoki i wynosił odpowiednio 38 % (805 755 euro) i 50 % (363 613 euro). Z całkowitej przeniesionej kwoty (1,37 mln euro) 74 % związane jest z usługami zrealizowanymi w 2012 r. lub na początku roku 2013, a pozostałe 26 % - z zamówionymi pod koniec 2012 r. towarami i usługami, które początkowo planowano w budżecie na 2013 r., lecz przeniesiono na rok 2012. | Nie dotyczy |
ZAŁĄCZNIK II
Agencja Wykonawcza ds. Transeuropejskiej Sieci Transportowej (Bruksela) Kompetencje i zadania
Agencja Wykonawcza ds. Transeuropejskiej Sieci Transportowej (Bruksela) Kompetencje i zadania
Zakres kompetencji Unii według Traktatu (art. 26, 170, 171, 172 i 174 Traktatu o funkcjonowaniu Unii Europejskiej) | Unia przyjmuje środki w celu ustanowienia lub zapewnienia funkcjonowania rynku wewnętrznego. Rynek wewnętrzny obejmuje obszar bez granic wewnętrznych, w którym jest zapewniony swobodny przepływ towarów, osób, usług i kapitału. W celu wspierania harmonijnego rozwoju całej Unii rozwija ona i prowadzi działania służące wzmocnieniu jej spójności gospodarczej, społecznej i terytorialnej. Aby pomóc osiągnąć te cele oraz umożliwić obywatelom Unii, podmiotom gospodarczym, wspólnotom regionalnym i lokalnym pełne czerpanie korzyści z ustanowienia obszaru bez granic wewnętrznych, Unia przyczynia się do ustanowienia i rozwoju sieci transeuropejskich w infrastrukturach transportu, telekomunikacji i energetyki. Działanie Unii zmierza do sprzyjania wzajemnym połączeniom oraz interoperacyjności sieci krajowych, jak również dostępowi do tych sieci. Aby zrealizować te zamierzenia, Unia ustanawia zbiór wytycznych obejmujących cele, priorytety i ogólne kierunki działań przewidzianych w dziedzinie sieci transeuropejskich. |
Kompetencje Agencji (decyzja nr 661/2010/UE Parlamentu Europejskiego i Rady) (rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (WE) nr 67/2010) (rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (WE) nr 680/2007) (rozporządzenie Rady (WE) nr 58/2003) (decyzja Komisji 2007/60/WE ostatnio zmieniona decyzją 2008/593/WE) | Cele W decyzji w sprawie unijnych wytycznych dotyczących rozwoju transeuropejskiej sieci transportowej (TEN-T) ustalono wytyczne dotyczące celów, priorytetów i ogólnych kierunków przewidywanych działań w obszarze TEN-T. Ustanowiono ogólne zasady finansowania przez Unię sieci transeuropejskich, mające umożliwić realizację tych wytycznych. Rozporządzenie Rady (WE) nr 58/2003 upoważnia Komisję do ustanawiania agencji wykonawczych w celu realizacji zadań związanych z programami unijnymi. Agencja Wykonawcza ds. Transeuropejskiej Sieci Transportowej (TEN-TEA) została zatem ustanowiona w celu zarządzania działalnością Unii w dziedzinie sieci transeuropejskich na podstawie wytycznych dotyczących TENT oraz rozporządzenia finansowego, a także aby usprawnić zarządzanie programem TEN-T. Zwierzchnikiem Agencji pozostaje jej macierzysta Dyrekcja Generalna ds. Mobilności i Transportu (DG MOVE), odpowiedzialna za kwestie związane z polityką. Agencja jest odpowiedzialna za zarządzanie od strony technicznej i finansowej realizacją programu TEN-T poprzez nadzorowanie wszystkich etapów projektu. W bieżącej pracy Agencja zmierza do zwiększenia skuteczności i elastyczności realizacji programu TEN-T przy niższych kosztach z jednoczesnym zapewnieniem wysokiego poziomu wiedzy specjalistycznej poprzez zatrudnianie większej liczby wyspecjalizowanego personelu. Wzmacnia ona jednocześnie zaangażowanie głównych podmiotów zainteresowanych w kwestie związane z transeuropejską siecią transportową, gwarantuje lepszą koordynację finansowania z innymi instrumentami UE, zwiększa rozpoznawalność funduszy UE oraz korzyści z nich płynące, a także wspiera Komisję i dostarcza jej informacje zwrotne. |
Zarządzanie | Komitet Sterujący Działania Agencji nadzoruje Komitet Sterujący, złożony z pięciu członków będących przedstawicielami następujących Dyrekcji Generalnych UE: ds. Mobilności i Transportu (dwóch członków), ds. Polityki Regionalnej i Miejskiej, ds. Środowiska, ds. Zasobów Ludzkich i Bezpieczeństwa, a także z obserwatora z Europejskiego Banku Inwestycyjnego. Komitet zbiera się cztery razy w roku i zatwierdza budżet administracyjny Agencji, program prac, roczne sprawozdanie z działalności, rachunek całości dochodów i wydatków oraz sprawozdanie z oceny zewnętrznej, a także przyjmuje inne szczegółowe przepisy wykonawcze. Dyrektor Mianowany przez Komisję Europejską. Kontrola wewnętrzna Służba Audytu Wewnętrznego Komisji Europejskiej i jednostka audytu wewnętrznego Agencji. Kontrola zewnętrzna Europejski Trybunał Obrachunkowy. Organ udzielający absolutorium z wykonania budżetu Parlament Europejski działający na zalecenie Rady. |
Środki udostępnione Agencji w roku 2013 | Budżet A) 7,9 mld euro (100 % z budżetu ogólnego Unii Europejskiej) budżetu TENT związanego z perspektywą finansową na lata 2007-2013. B) 9,8 mln euro (budżet administracyjny) pochodzące w 100 % z dotacji UE; budżet ten Agencja wykonuje samodzielnie. Zatrudnienie na dzień 31 grudnia 2013 r. Pracownicy zatrudnieni na czas określony: 33 stanowiska w planie zatrudnienia, z czego 32 obsadzone. Pracownicy kontraktowi: 67 stanowisk w planie, z czego 66 obsadzonych. Łączna liczba pracowników: 100 (98 stanowisk obsadzonych). Przydział stanowisk: a) zadania operacyjne: 65 (64 stanowiska obsadzone); b) zadania administracyjne: 35 (34 stanowiska obsadzone). |
Produkty i usługi w roku 2013 | Procedury selekcji - nabór wniosków w czterech dziedzinach priorytetowych w ramach rocznego programu prac na rok 2012 na ogólną kwotę 250 mln euro; oceniono 164 wnioski kwalifikowalne na łączną kwotę 523,9 mln euro, a do finansowania zarekomendowano 83 wnioski na kwotę 247,2 mln euro, - nabór wniosków w sześciu dziedzinach priorytetowych w ramach wieloletniego programu prac na łączną kwotę 1 347 mln euro; oceniono 189 wniosków kwalifikowalnych na łączną kwotę 5 727,77 mln euro, a do finansowania zarekomendowano 89 wniosków na kwotę 1 348,38 mln euro; wnioski, które napłynęły do Agencji w ramach rocznego i wieloletniego programu prac zostały ocenione przez 61 ekspertów zewnętrznych, - przygotowanie wieloletniego naboru wniosków na łączną kwotę 280 mln euro oraz corocznego naboru na kwotę 70 mln euro, opublikowanych w 2013 r. Zarządzanie projektami - przygotowanie 157 nowych decyzji o finansowaniu (jeden wniosek został wycofany przed przyjęciem decyzji) i 14 zmian dotyczących dopłat uzupełniających (nabór w 2012 r.) - 398 projektów, które pod koniec 2013 r. nadal znajdowały się w fazie realizacji, - rozpatrzenie 36 nowych wniosków beneficjentów w sprawie zmian, - przeanalizowanie i zatwierdzenie 116 sprawozdań ze stanu działań (Action Status Reports - główne narzędzie służące do monitorowania realizacji projektów) oraz 73 strategicznych planów działania (Strategic Action Plans), - 246 spotkań w sprawie projektów, z wyłączeniem spotkań dotyczących przygotowania decyzji, zorganizowanych na miejscu bądź w siedzibie Agencji, - pełne wykorzystanie dostępnych środków na płatności, ze średnim terminem płatności wynoszącym jedynie 11 dni netto. Działania na rzecz uproszczenia - poprawa procedur wewnętrznych i komunikacji z beneficjentami, np. sprawdzenie i poprawa jakości kontroli dotyczących zamówień publicznych, organizacja warsztatu dla beneficjentów z zakresu zarządzania projektem ze szczególnym uwzględnieniem kwestii prawnych, operacyjnych i finansowych, obejmującego prezentację przygotowaną przez Trybunał Obrachunkowy na temat doświadczeń z kontroli projektów TEN-T, - wykorzystanie elektronicznego narzędzia do wsparcia procedur rekrutacyjnych, - przegląd obiegów dokumentów administracyjnych, a w jego efekcie wprowadzenie elektronicznego obiegu dokumentów zamiast papierowego oraz wprowadzenie obiegów uproszczonych, - wykorzystanie elektronicznego narzędzia do składania sprawozdań ze stanu działań, - uaktualnienie części systemu TENtec dotyczącej zarządzania projektem w celu poprawy przystępności systemu dla użytkowników, - zastąpienie grupy roboczej ds. dobrych praktyk grupą doradczą, która w procesie rozwoju zarządzania finansowego i projektowego w ramach obecnych i przyszłych programów ma pełnić rolę głównego podmiotu zainteresowanego Agencji. Skład grupy został określony w drodze wyboru, którego celem było zapewnienie równowagi wśród zainteresowanych podmiotów. Pierwsze spotkanie grupy odbędzie się 4 marca 2014 r. w celu omówienia wzoru decyzji o przyznaniu finansowania oraz procedur składania wniosków, w tym dokumentacji, w ramach naboru, - przy naborze w ramach programu rocznego na rok 2012 wykorzystano w większości przypadków ocenę zdalną, - stała aktualizacja i wykorzystanie modeli i wytycznych, - aktualizacja materiałów dotyczących interpretacji przepisów zawartych w decyzjach Komisji oraz spraw z zakresu prawa zamówień publicznych, - ulepszenie i usprawnienie procedur wewnętrznych poprzez utworzenie grup roboczych ds. opracowania szablonów wydatków administracyjnych i operacyjnych, - usprawnienie administracyjnych procedur współpracy z DG MOVE w ramach przyjmowania nowych decyzji, - usprawnienie systemu sprawozdawczości poprzez zmianę częstotliwości sporządzania niektórych sprawozdań, przeprowadzanie wyczerpujących kontroli jakości danych i optymalizację wykorzystania istniejących danych w systemie TENtec. Pozwala ono na dokładniejsze monitorowanie realizacji projektów i antycypowanie problemów, jakie mogą się w związku z nią pojawić, co z kolei prowadzi do skrócenia czasu reakcji i optymalizacji wykonania budżetu. Komunikacja - stronę internetową Agencji i jej rozszerzoną sekcję poświęconą pomyślnie zrealizowanym projektom oraz stronę centrum informacyjnego ds. "Autostrad morskich" odwiedziło ponad 220 000 internautów. Widget Twitter umieszczony na stronie Agencji (@tentea_eu) przyciągnął ponad 700 użytkowników serwisu;, - trzecia kampania dotycząca kolejnych osiągnięć w ramach projektów TENT ("TENtastic") z wykorzystaniem aktualizacji strony internetowej, postów, broszur i plakatów, - publikacja 15 elektronicznych wydań biuletynu informacyjnego dla beneficjentów lub jego aktualizacji, przygotowanie i dystrybucja 140 komunikatów prasowych w ponad 20 językach na temat naboru wniosków w 2012 r., osiągnięć i nowo wybranych projektów; dystrybucja 53 komunikatów prasowych z naboru wniosków w 2011 r. Wśród pozostałych publikacji znalazły się dwie na temat "wizji" Agencji w ramach przedłużonego mandatu, broszura na temat inżynierii finansowej, sprawozdanie dotyczące realizacji programu TEN-T i dwie ponadstustronnicowe broszury dla FAC dotyczące wybranych projektów w ramach dorocznego i wieloletniego naboru wniosków, - wydarzenia, takie jak: Dni TEN-T i wystawa w Tallinnie, zorganizowane wraz z DG MOVE, dzień informacyjny nt. naboru wniosków w 2013 r., warsztaty z zarządzania projektami TEN-T, warsztat na temat partnerstwa publiczno-prywatnego/inżynierii finansowej; udział, wraz z DG MOVE, w Międzynarodowym Forum Transportowym w Lipsku i instytucjonalnym dniu otwartym, - zaplanowanie i przygotowanie przejścia na nową identyfikację wizualną Agencji jako Agencji Wykonawczej ds. Innowacyjności i Sieci (kontynuującej działania Agencji ds. Transeuropejskiej Sieci Transportowej) na różnych materiałach informacyjnych, na stronie internetowej, w Intranecie, na szablonach i oznakowaniu. Współpraca z macierzystą DG - wspólne przygotowanie do kolejnej perspektywy finansowej obejmujące: pomoc przy finalizacji instrumentu "Łącząc Europę" i przy opracowywaniu nowych wytycznych dotyczących TEN-T; propozycje scenariuszy w odniesieniu do trybu przyznawania środków finansowych i ich wykorzystania; uczestnictwo w komitetach oceniających wybierających konsultantów w zakresie badań głównego korytarza sieci TEN-T, - wspólne przygotowanie informacji o ostatnim naborze wniosków w ramach programu TEN-T na lata 2007-2013 i wspólne prezentacje na jednym z dni informacyjnych, - wspólne wystąpienia na konferencji dotyczącej programu rocznego w ramach dni TEN-T; TEN-TEA była odpowiedzialna za organizację wystawy, - wspólne przygotowanie procedury międzyinstytucjonalnej służącej rozszerzeniu mandatu Agencji i stworzeniu nowej struktury organizacyjnej, - udział w ocenie ex-post instrumentów finansowych, przeprowadzanej przez Komisję, - organizacja warsztatów na temat inżynierii finansowej ze wspólnymi prezentacjami, - rozwój wiedzy specjalistycznej niezbędnej do analizy informacji statystycznych i geograficznych na potrzeby sprawozdawczości i kartografii w odniesieniu do programu TEN-T, np. "Sprawozdanie dotyczące realizacji programu TEN-T" w przypadku Tallina, 43 sprawozdania (łącznie dla państw członkowskich i projektów priorytetowych), - comiesięczne spotkania kierownictwa z udziałem dyrektorów, kierowników działów, kierownika Działu Komunikacji oraz łączników Agencji i DG, - udział dyrektora w spotkaniach zarządu macierzystej DG; udział kierownika działu z odpowiedniej Dyrekcji w spotkaniu zarządu Agencji, - przygotowanie spotkań Komitetu Sterującego. Kontrole - pierwszy rok realizacji wieloletniej strategii kontroli przyjętej w 2012 r., - przeprowadzenie 17 kontroli w odniesieniu łącznie do 28 % płatności okresowych/końcowych (wg kwoty pieniężnej) z 2012 r. |
Źródło: załącznik przekazany przez Agencję. |
W marcu 2014 r. Agencja wystąpiła do firmy zarządzającej budynkiem, która wystawiała faktury i pobierała VAT, o zwrot podatku VAT zapłaconego za okres od 2011 do 2013 r. Suma całkowita w wysokości 113 513 euro zostanie wypłacona Agencji do czerwca 2014 r. Należność ujęto w sprawozdaniu finansowym Agencji za 2013 r.
Agencja zwróciła się również do firmy zarządzającej budynkiem o zwolnienie z VAT u podstawy za wszystkie przyszłe faktury począwszy od 1 stycznia 2014 r.
© Unia Europejska, http://eur-lex.europa.eu/
Za autentyczne uważa się wyłącznie dokumenty Unii Europejskiej opublikowane w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej.