Sprawozdanie dotyczące sprawozdania finansowego Agencji Wykonawczej ds. Edukacji, Kultury i Sektora Audiowizualnego za rok budżetowy 2012 wraz z odpowiedzią Agencji.

Dzienniki UE

Dz.U.UE.C.2013.365.43

Akt nienormatywny

Wersja od: 13 grudnia 2013 r.

SPRAWOZDANIE

dotyczące sprawozdania finansowego Agencji Wykonawczej ds. Edukacji, Kultury i Sektora Audiowizualnego za rok budżetowy 2012 wraz z odpowiedzią Agencji

(2013/C 365/07)

(Dz.U.UE C z dnia 13 grudnia 2013 r.)

WPROWADZENIE

1. Agencja Wykonawcza ds. Edukacji, Kultury i Sektora Audiowizualnego (zwana dalej "Agencją", inaczej "EACEA") z siedzibą w Brukseli została ustanowiona decyzją Komisji 2009/336/WE ¹ . Zadaniem Agencji jest zarządzanie zatwierdzonymi przez Komisję programami w dziedzinie edukacji, kultury i sektora audiowizualnego, w tym realizacja projektów technicznych ² .

INFORMACJE LEŻĄCE U PODSTAW POŚWIADCZENIA WIARYGODNOŚCI

2. Przyjęte przez Trybunał podejście kontrolne obejmuje analityczne procedury kontrolne, bezpośrednie badanie transakcji oraz ocenę kluczowych mechanizmów kontrolnych w stosowanych przez Agencję systemach nadzoru i kontroli. Elementami uzupełniającymi to podejście są dowody uzyskane na podstawie prac innych kontrolerów (w stosownych przypadkach) oraz analiza oświadczeń kierownictwa.

POŚWIADCZENIE WIARYGODNOŚCI

3. Na mocy postanowień art. 287 Traktatu o funkcjonowaniu Unii Europejskiej (TFUE) Trybunał zbadał:

a) roczne sprawozdanie finansowe Agencji obejmujące sprawozdanie finansowe ^3 oraz sprawozdanie z wykonania budżetu ^4 za rok budżetowy zakończony 31 grudnia 2012 r.; jak również

b) legalność i prawidłowość transakcji leżących u podstaw tego sprawozdania.

Zadania kierownictwa

4. Na mocy art. 33 i 43 rozporządzenia Komisji (WE, Euratom) nr 2343/2002 ^5 kierownictwo odpowiada za sporządzenie i rzetelną prezentację rocznego sprawozdania finansowego Agencji oraz za legalność i prawidłowość transakcji leżących u jego podstaw:

a) Zadania kierownictwa w zakresie rocznego sprawozdania finansowego Agencji obejmują: zaprojektowanie, wdrożenie i utrzymywanie systemu kontroli wewnętrznej umożliwiającego sporządzenie i rzetelną prezentację sprawozdania finansowego, które nie zawiera istotnych zniekształceń spowodowanych nadużyciem lub błędem,

a także wybór i stosowanie właściwych zasad (polityki) rachunkowości na podstawie zasad rachunkowości przyjętych przez księgowego Komisji ^6 oraz sporządzanie szacunków księgowych, które są racjonalne w danych okolicznościach. Dyrektor zatwierdza roczne sprawozdanie finansowe Agencji po tym, jak zostanie ono sporządzone przez księgowego Agencji na podstawie wszystkich dostępnych informacji. Do sprawozdania finansowego księgowy dołącza oświadczenie, w którym stwierdza między innymi, czy uzyskał wystarczającą pewność, że daje ono prawdziwy i rzetelny obraz sytuacji finansowej Agencji we wszystkich istotnych aspektach.

b) Zadania kierownictwa w zakresie legalności i prawidłowości transakcji leżących u podstaw rozliczeń i zgodności z zasadą należytego zarządzania finansami obejmują zaprojektowanie, wdrożenie i utrzymywanie skutecznego i wydajnego systemu kontroli wewnętrznej, w tym właściwego nadzoru, jak również podejmowanie odpowiednich działań w celu zapobiegania nieprawidłowościom i nadużyciom finansowym oraz - w razie konieczności - wszczynanie postępowań sądowych w celu odzyskania nienależnie wypłaconych lub niewłaściwie wykorzystanych środków finansowych.

Zadania Trybunału

5. Zadaniem Trybunału jest przedstawienie Parlamentowi Europejskiemu i Radzie ^7 , na podstawie przeprowadzonej przez siebie kontroli, poświadczenia wiarygodności dotyczącego rocznego sprawozdania finansowego Agencji oraz legalności i prawidłowości transakcji leżących u podstaw tego sprawozdania. Trybunał przeprowadza kontrolę zgodnie z wydanymi przez IFAC Międzynarodowymi Standardami Rewizji Finansowej i kodeksem etyki oraz z Międzynarodowymi Standardami Najwyższych Organów Kontroli wydanymi przez INTOSAI (ISSAI). Zgodnie z tymi standardami Trybunał zobowiązany jest zaplanować i przeprowadzić kontrolę w taki sposób, aby uzyskać wystarczającą pewność, że roczne sprawozdanie finansowe Agencji nie zawiera istotnych zniekształceń, a leżące u jego podstaw transakcje są legalne i prawidłowe. 6. W ramach kontroli stosuje się procedury mające na celu uzyskanie dowodów kontroli potwierdzających kwoty

i informacje zawarte w rocznym sprawozdaniu finansowym oraz legalność i prawidłowość transakcji leżących u jego podstaw. Dobór procedur zależy od osądu kontrolera, w tym od oceny ryzyka wystąpienia - w wyniku nadużycia lub błędu - istotnego zniekształcenia w rocznym sprawozdaniu finansowym lub istotnej niezgodności transakcji leżących u podstaw tego sprawozdania z wymogami przepisów Unii Europejskiej. W celu zaprojektowania procedur kontroli odpowiednich w danych okolicznościach kontroler, dokonując oceny ryzyka, bierze pod uwagę system kontroli wewnętrznej w zakresie dotyczącym sporządzania i rzetelnej prezentacji rocznego sprawozdania finansowego oraz systemy nadzoru i kontroli wprowadzone celem zapewnienia legalności i prawidłowości transakcji leżących u podstaw tego sprawozdania. Kontrola obejmuje także ocenę stosowności przyjętych zasad (polityki) rachunkowości oraz racjonalności sporządzonych szacunków księgowych, a także ocenę ogólnej prezentacji rocznego sprawozdania finansowego. 7. Trybunał uznał, że uzyskane dowody kontroli stanowią wystarczającą i odpowiednią podstawę do wydania poświadczenia wiarygodności.

Opinia na temat wiarygodności rozliczeń

8. W opinii Trybunału roczne sprawozdanie finansowe Agencji przedstawia rzetelnie we wszystkich istotnych aspektach jej sytuację finansową na dzień 31 grudnia 2012 r.

oraz wyniki transakcji i przepływy pieniężne za kończący się tego dnia rok, zgodnie z przepisami jej regulaminu finansowego oraz z zasadami rachunkowości przyjętymi przez księgowego Komisji.

Opinia na temat legalności i prawidłowości transakcji leżących u podstaw rozliczeń

9. W opinii Trybunału transakcje leżące u podstaw rocznego sprawozdania finansowego Agencji za rok budżetowy zakończony w dniu 31 grudnia 2012 r. są legalne i prawidłowe we wszystkich istotnych aspektach.

10. Przedstawiona poniżej uwaga nie podważa opinii Trybunału.

UWAGA DOTYCZĄCA ZARZĄDZANIA BUDŻETEM

11. W tytule I (koszty osobowe) i tytule II (wydatki administracyjne) poziom środków, na które zaciągnięto zobowiązania, był wysoki i wynosił 99 %. W tytule II stwierdzono wprawdzie stosunkowo wysoki poziom przeniesień środków, na które zaciągnięto zobowiązania, wynoszący 28 %, jednak przeniesienia te związane były głównie z usługami zrealizowanymi w roku 2012, za które faktury nie zostały wystawione przed końcem roku (koszty związane z budynkami i usługi konsultacyjne w dziedzinie informatyki), oraz z wieloletnim charakterem działalności (oceny i kontrole projektów wykonywane przez ekspertów).

Niniejsze sprawozdanie zostało przyjęte przez Izbę IV, której przewodniczył Louis GALEA, członek Trybunału Obrachunkowego, na posiedzeniu w Luksemburgu w dniu 17 września 2013 r.

	W imieniu Trybunału Obrachunkowego
	Vítor Manuel da SILVA CALDEIRA
	Prezes

ZAŁĄCZNIK

Agencja Wykonawcza ds. Edukacji, Kultury i Sektora Audiowizualnego (Bruksela) Kompetencje i zadania

Zakres kompetencji Unii według Traktatu (art. 165 ust. 1, art. 166 ust. 1, art. 167 ust. 1 i art. 173 ust. 1 TFUE)	Gromadzenie informacji Unia Europejska przyczynia się do rozwoju edukacji o wysokiej jakości. Unia Europejska realizuje politykę kształcenia zawodowego. Unia Europejska przyczynia się do rozkwitu kultur państw członkowskich. Unia Europejska i państwa członkowskie zapewniają istnienie warunków niezbędnych dla konkurencyjności przemysłu Unii.
Kompetencje Agencji (rozporządzenie Rady (WE) nr 58/2003; decyzja Komisji 2009/336/WE, zmieniona decyzją 2012/797/UE; decyzja Komisji C(2009) 3355, zmieniona decyzją C(2012) 9475 final)	Cele W ramach polityki edukacyjnej, kulturalnej i przemysłowej w Unii Europejskiej podjęto wiele działań w celu wspierania edukacji, kształcenia zawodowego, sektora audiowizualnego, kultury, młodzieży oraz aktywnego obywatelstwa. Głównym celem tych działań jest wzmocnienie spójności społecznej oraz przyczynianie się do podnoszenia konkurencyjności, wzrostu gospodarczego i coraz ściślejszego związku między narodami Europy. W zakres tych działań wchodzą różne programy. Agencja odpowiedzialna jest za zarządzanie niektórymi komponentami tych programów, np. "Kształcenie przez całe życie", "Kultura", "Młodzież w działaniu", "Europa dla obywateli", "MEDIA", "Erasmus Mundus", "MEDIA Mundus" i "Tempus". W tym kontekście realizuje ona pomoc Unii, z wyjątkiem zadań wymagających kompetencji w zakresie przekładania decyzji politycznych na działania. Zadania - zarządzanie - przez cały okres ich realizacji - projektami powierzonymi Agencji w ramach wdrażania programów unijnych i przeprowadzanie w tym celu niezbędnych kontroli, poprzez przyjmowanie właściwych decyzji na podstawie upoważnienia Komisji, - przyjmowanie instrumentów wykonania budżetu w zakresie wpływów i wydatków oraz wykonywanie, na podstawie upoważnienia Komisji, działań niezbędnych w celu zarządzania programami unijnymi, a w szczególności działań związanych z przyznawaniem dotacji i udzielaniem zamówień, - gromadzenie, analizowanie i przekazywanie Komisji wszelkich informacji potrzebnych do zarządzania procesem wdrażania programów unijnych, - wdrażanie na poziomie UE sieci informacyjnej o edukacji w Europie (Eurydice) i działań zmierzających do poprawy zrozumienia spraw młodzieży i poszerzenia wiedzy na ten temat poprzez gromadzenie, analizę i rozpowszechnianie informacji oraz opracowywanie analiz i publikacji.
Zarządzanie	Zarząd Skład Składa się z pięciu członków mianowanych przez Komisję Europejską. Zadania Zarząd przyjmuje roczny program prac Agencji zatwierdzony przez Komisję Europejską. Ponadto przyjmuje budżet administracyjny Agencji i jej roczne sprawozdanie z działalności. Dyrektor Mianowany przez Komisję Europejską. Kontrola zewnętrzna Europejski Trybunał Obrachunkowy. Kontrola wewnętrzna Jednostka audytu wewnętrznego. Służba Audytu Wewnętrznego Komisji. Organ udzielający absolutorium z wykonania budżetu Parlament Europejski działający na zalecenie Rady.
Środki udostępnione Agencji w roku 2012 (2011)	Budżet Budżet administracyjny Agencji na rok 2012 wyniósł 50 (50) mln euro (w całości finansowany z budżetu ogólnego Unii Europejskiej). Agencja zarządzała środkami w wysokości 728 (621) mln euro związanymi z programami i projektami powierzonymi Agencji Wykonawczej przez Komisję. Zatrudnienie na dzień 31 grudnia 2012 r. Pracownicy tymczasowi: 103 (102) stanowiska dla pracowników tymczasowych w planie zatrudnienia, z czego obsadzonych: 99 (102) Pracownicy kontraktowi: 335 (336) stanowisk dla pracowników kontraktowych, z czego obsadzonych: 329 (331) Łączna liczba pracowników: 428 (433) stanowiska obsadzone, z czego wykonujący zadania: operacyjne: 351 administracyjne: 77
Produkty i usługi w roku 2012 (2011)	Komunikacja - Organizacja dwóch dni informacyjnych, udział w 16 dniach informacyjnych organizowanych przez agencje lub struktury krajowe i w kilku innych sesjach informacyjnych w Brukseli, zaktualizowanie bazy danych EVE^(1) w zakresie rezultatów projektów, organizacja imprez we współpracy z patronującymi dyrekcjami generalnymi (DG). - W Brukseli zorganizowano spotkania inaugurujące dla nowych koordynatorów i partnerów projektów. - W różnych lokalizacjach odbyły się spotkania klastrów tematycznych i spotkania z koordynatorami projektów. Procedury selekcji - Opublikowano 28 zaproszeń do składania wniosków oraz jedno zaproszenie do składania ofert. - Odpowiednie szczegółowe informacje (lub opisy) na temat wybranych wniosków (kompendia) opublikowano na stronach internetowych Agencji. - Zarządzanie około 13 000 otrzymanych wniosków. - Wybrano około 3 500 projektów oraz 439 kart uczelni Erasmus. Wizyty monitorujące - Zorganizowano ponad 431 spotkań monitorujących (na miejscu lub w Brukseli) z uczestnikami projektu w celu monitorowania realizacji projektów. Działania na rzecz uproszczenia - Zwiększono wykorzystanie formularzy elektronicznych w celu objęcia nimi większej liczby działań, tj. 75 % wszystkich wniosków. - Rozszerzono zastosowanie uproszczonych procedur kontraktowania (decyzje zamiast umów o dotacje) w przypadku niektórych działań. - Dopracowano zasady rozliczeń na podstawie stawkach ryczałtowych i zastosowano je do większej liczby działań. - Przy ocenie działań wykorzystano w większym stopniu zdalne opracowania eksperckie oraz zdalne oceny projektów. - W celu uproszczenia sprawozdawczości finansowej sporządzono świadectwa kontroli, które będą stopniowo wprowadzane. - Sfinalizowano i udostępniono zestaw informacji finansowych, aby zapewnić beneficjentom lepsze wytyczne. Współpraca z patronującymi DG - Zorganizowano cztery spotkania zarządu. - Okresowe spotkania koordynacyjne na temat delegowanych programów z dyrektorami operacyjnymi patronujących DG (trzy spotkania rocznie). - Pomoc patronującej DG w przygotowaniu programów kolejnej generacji. - Dostarczanie informacji na temat realizacji programu na wniosek Komisji. - Udział w drugiej ocenie okresowej Agencji, w tym wsparcie dla badania satysfakcji wśród wnioskodawców i beneficjentów. - Ścisła współpraca z patronującymi DG nad przygotowaniem nowych programów na lata 2014-2020. Wspieranie polityki - Zarządzanie w sposób ciągły siecią Eurydice w celu wsparcia polityki w dziedzinie edukacji; wsparcie rozszerzono również na obszar spraw młodzieży. - Dział związany z siecią Eurydice sporządził kilka sprawozdań. Kontrole 120 kontroli realizowanych w ramach planu kontroli na 2011 r. 114 nowych kontroli planowanych w ramach planu kontroli na 2012 r. Umowy i projekty Podpisano 5 027 umów, zamknięto 4 738 projektów. Mandat - Mandat agencji został rozszerzony od 2013 r. Komisja zatwierdziła rozszerzenie w grudniu.
^(1) Elektroniczna platforma do rozpowszechniania i wykorzystywania rezultatów projektów, które uzyskały dofinansowanie w ramach zarządzanych przez Komisję Europejską programów w dziedzinie edukacji, szkolenia, kultury, młodzieży i obywatelstwa. Źródło: informacje przekazane przez Agencję.

ODPOWIEDŹ AGENCJI

1. Agencja przyjmuje do wiadomości uwagę Trybunału. Wieloletni charakter działalności jest związany szczególnie z projektami audytów, które średnio trwają 18 miesięcy od podjęcia zobowiązania do ostatecznej płatności. Poprzez wcześniejsze planowanie tego rodzaju audytów Agencja zamierza w dalszym ciągu zmniejszać poziom przeniesień.

¹ Dz.U. L 101 z 21.4.2009, s. 26.

² Do celów informacyjnych w załączniku skrótowo przedstawiono kompetencje i działania Agencji.

³ Sprawozdanie finansowe składa się z bilansu oraz rachunku wyniku ekonomicznego, rachunku przepływów pieniężnych, zestawienia zmian w aktywach netto oraz opisu znaczących zasad (polityki) rachunkowości i informacji dodatkowej.

⁴ Sprawozdanie z wykonania budżetu obejmuje rachunek wyniku budżetowego wraz z załącznikiem.

⁵ Dz.U. L 357 z 31.12.2002, s. 72.

⁶ Zasady rachunkowości przyjęte przez księgowego Komisji opierają się na Międzynarodowych Standardach Rachunkowości Sektora Publicznego (IPSAS) wydanych przez Międzynarodową Federację Księgowych, a w kwestiach nimi nieobjętych - na Międzynarodowych Standardach Rachunkowości (MSR) / Międzynarodowych Standardach Sprawozdawczości Finansowej (MSSF) wydanych przez Radę Międzynarodowych Standardów Rachunkowości.

⁷ Art. 185 ust. 2 rozporządzenia Rady (WE, Euratom) nr 1605/2002 (Dz.U. L 248 z 16.9.2002, s. 1).