Sprawozdanie dotyczące sprawozdania finansowego Agencji Praw Podstawowych Unii Europejskiej za rok budżetowy 2012 wraz z odpowiedziami Agencji.

Dzienniki UE

Dz.U.UE.C.2013.365.245

Akt nienormatywny

Wersja od: 13 grudnia 2013 r.

SPRAWOZDANIE

dotyczące sprawozdania finansowego Agencji Praw Podstawowych Unii Europejskiej za rok budżetowy 2012 wraz z odpowiedziami Agencji

(2013/C 365/34)

(Dz.U.UE C z dnia 13 grudnia 2013 r.)

WPROWADZENIE

1. Agencja Praw Podstawowych Unii Europejskiej (zwana dalej "Agencją", inaczej "FRA") z siedzibą w Wiedniu została ustanowiona rozporządzeniem Rady (WE) nr 168/2007 ¹ . Agencja ma za zadanie zapewniać właściwym instytucjom Unii oraz państw członkowskich pomoc i wiedzę fachową przy wdrażaniu przez nie prawa wspólnotowego w zakresie praw podstawowych ² .

INFORMACJE LEŻĄCE U PODSTAW POŚWIADCZENIA WIARYGODNOŚCI

2. Przyjęte przez Trybunał podejście kontrolne obejmuje analityczne procedury kontrolne, bezpośrednie badanie transakcji oraz ocenę kluczowych mechanizmów kontrolnych w stosowanych przez Agencję systemach nadzoru i kontroli. Elementami uzupełniającymi to podejście są dowody uzyskane na podstawie prac innych kontrolerów (w stosownych przypadkach) oraz analiza oświadczeń kierownictwa.

POŚWIADCZENIE WIARYGODNOŚCI

3. Na mocy postanowień art. 287 Traktatu o funkcjonowaniu Unii Europejskiej (TFUE) Trybunał zbadał:

a) roczne sprawozdanie finansowe Agencji obejmujące sprawozdanie finansowe ^3 oraz sprawozdanie z wykonania budżetu ^4 za rok budżetowy zakończony 31 grudnia 2012 r.; jak również

b) legalność i prawidłowość transakcji leżących u podstaw tego sprawozdania.

Zadania kierownictwa

4. Na mocy art. 33 i 43 rozporządzenia Komisji (WE, Euratom) nr 2343/2002 ^5 kierownictwo odpowiada za

sporządzenie i rzetelną prezentację rocznego sprawozdania finansowego Agencji oraz za legalność i prawidłowość transakcji leżących u jego podstaw: a) Zadania kierownictwa w zakresie rocznego sprawozdania finansowego Agencji obejmują: zaprojektowanie, wdrożenie i utrzymywanie systemu kontroli wewnętrznej umożliwiającego sporządzenie i rzetelną prezentację sprawozdania finansowego, które nie zawiera istotnych zniekształceń spowodowanych nadużyciem lub błędem, a także wybór i stosowanie właściwych zasad (polityki) rachunkowości na podstawie zasad rachunkowości przyjętych przez księgowego Komisji ^6 oraz sporządzanie szacunków księgowych, które są racjonalne w danych okolicznościach. Dyrektor zatwierdza roczne sprawozdanie finansowe Agencji po tym, jak zostanie ono sporządzone przez księgowego Agencji na podstawie wszystkich dostępnych informacji. Do sprawozdania finansowego księgowy dołącza oświadczenie, w którym stwierdza między innymi, czy uzyskał wystarczającą pewność, że daje ono prawdziwy i rzetelny obraz sytuacji finansowej Agencji we wszystkich istotnych aspektach. b) Zadania kierownictwa w zakresie legalności i prawidłowości transakcji leżących u podstaw rozliczeń i zgodności z zasadą należytego zarządzania finansami obejmują zaprojektowanie, wdrożenie i utrzymywanie skutecznego i wydajnego systemu kontroli wewnętrznej, w tym właściwego nadzoru, jak również podejmowanie odpowiednich działań w celu zapobiegania nieprawidłowościom i nadużyciom finansowym oraz - w razie konieczności - wszczynanie postępowań sądowych w celu odzyskania nienależnie wypłaconych lub niewłaściwie wykorzystanych środków finansowych.

Zadania Trybunału

5. Zadaniem Trybunału jest przedstawienie Parlamentowi Europejskiemu i Radzie ^7 , na podstawie przeprowadzonej przez siebie kontroli, poświadczenia wiarygodności dotyczącego rocznego sprawozdania finansowego Agencji oraz

legalności i prawidłowości transakcji leżących u podstaw tego sprawozdania. Trybunał przeprowadza kontrolę zgodnie z wydanymi przez IFAC Międzynarodowymi Standardami Rewizji Finansowej i kodeksem etyki oraz z Międzynarodowymi Standardami Najwyższych Organów Kontroli wydanymi przez INTOSAI (ISSAI). Zgodnie z tymi standardami Trybunał zobowiązany jest zaplanować i przeprowadzić kontrolę w taki sposób, aby uzyskać wystarczającą pewność, że roczne sprawozdanie finansowe Agencji nie zawiera istotnych zniekształceń, a leżące u jego podstaw transakcje są legalne i prawidłowe. 6. W ramach kontroli stosuje się procedury mające na celu uzyskanie dowodów kontroli potwierdzających kwoty i informacje zawarte w rocznym sprawozdaniu finansowym oraz legalność i prawidłowość transakcji leżących u jego podstaw. Dobór procedur zależy od osądu kontrolera, w tym od oceny ryzyka wystąpienia - w wyniku nadużycia lub błędu - istotnego zniekształcenia w rocznym sprawozdaniu finansowym lub istotnej niezgodności transakcji leżących u podstaw tego sprawozdania z wymogami przepisów Unii Europejskiej. W celu zaprojektowania procedur kontroli odpowiednich w danych okolicznościach kontroler, dokonując oceny ryzyka, bierze pod uwagę system kontroli wewnętrznej w zakresie dotyczącym sporządzania i rzetelnej prezentacji rocznego sprawozdania finansowego oraz systemy nadzoru i kontroli wprowadzone celem zapewnienia legalności i prawidłowości transakcji leżących u podstaw tego sprawozdania. Kontrola obejmuje także ocenę stosowności przyjętych zasad (polityki) rachunkowości oraz racjonalności sporządzonych szacunków księgowych, a także ocenę ogólnej prezentacji rocznego sprawozdania finansowego. 7. Trybunał uznał, że uzyskane dowody kontroli stanowią wystarczającą i odpowiednią podstawę do wydania poświadczenia wiarygodności.

Opinia na temat wiarygodności rozliczeń

8. W opinii Trybunału roczne sprawozdanie finansowe Agencji przedstawia rzetelnie we wszystkich istotnych aspektach jej sytuację finansową na dzień 31 grudnia 2012 r. oraz wyniki transakcji i przepływy pieniężne za kończący się tego dnia rok, zgodnie z przepisami jej regulaminu finansowego oraz z zasadami rachunkowości przyjętymi przez księgowego Komisji.

Opinia na temat legalności i prawidłowości transakcji leżących u podstaw rozliczeń 9. W opinii Trybunału transakcje leżące u podstaw rocznego sprawozdania finansowego Agencji za rok budżetowy zakończony w dniu 31 grudnia 2012 r. są legalne i prawidłowe we wszystkich istotnych aspektach.

10. Przedstawione poniżej uwagi nie podważają opinii Trybunału.

UWAGI DOTYCZĄCE LEGALNOŚCI I PRAWIDŁOWOŚCI TRANSAKCJI

11. W 2012 r. Agencja przyznała zamówienie na usługi w zakresie sprzątania, korzystając z formuły kaskadowych umów ramowych z dwoma wykonawcami. W następstwie błędu pisarskiego, do którego doszło na etapie oceny ofert, ranking wykonawców był nieprawidłowy. W związku z tym jedna zawarta w 2012 r. umowa szczególna na kwotę 56.784 euro oraz wynikające z niej płatności są nieprawidłowe. W następstwie przeprowadzonej przez Trybunał kontroli Agencja odpowiednio zmodyfikowała ranking wykonawców.

UWAGI DOTYCZĄCE MECHANIZMÓW KONTROLNYCH

12. W 2012 r. Agencja nie miała wdrożonej formalnej procedury weryfikacji ex post. Formalna procedura została jednak wdrożona na początku roku 2013, po przeprowadzeniu przez Agencję kompleksowej analizy ryzyka.

UWAGI DOTYCZĄCE ZARZĄDZANIA BUDŻETEM

13. Wskaźnik wykonania budżetu w tytule III (wydatki operacyjne) był niski i wynosił 49 % środków, na które zaciągnięto zobowiązania. Nie było to jednak spowodowane opóźnieniami w realizacji rocznego programu prac Agencji i wynika z wieloletniego charakteru jej działalności. Agencja przyjęła moduł planowania budżetowego powiązany bezpośrednio z jej rocznym programem prac, a płatności były planowane i realizowane zgodnie z potrzebami operacyjnymi.

Niniejsze sprawozdanie zostało przyjęte przez Izbę IV, której przewodniczył Louis GALEA, członek Trybunału Obrachunkowego, na posiedzeniu w Luksemburgu w dniu 15 lipca 2013 r.

	W imieniu Trybunału Obrachunkowego
	Vítor Manuel da SILVA CALDEIRA
	Prezes

ZAŁĄCZNIK 

Agencja Praw Podstawowych Unii Europejskiej (Wiedeń)

Kompetencje i zadania

Zakres kompetencji Unii według Traktatu	Gromadzenie informacji - W celu wypełnienia zadań, które są jej powierzone, Komisja może zbierać wszelkie informacje i dokonywać wszelkich niezbędnych weryfikacji w granicach i na warunkach określonych przez Radę stanowiącą zwykłą większością zgodnie z postanowieniami Traktatów (art. 337).
Kompetencje Agencji (rozporządzenie Rady (WE) nr 168/2007)	Cele - Zapewnianie pomocy oraz wiedzy fachowej w zakresie praw podstawowych odpowiednim instytucjom, organom, biurom i agencjom Unii i państw członkowskich wykonującym prawo Unii, aby zagwarantować pełne przestrzeganie praw podstawowych poprzez wsparcie przy podejmowaniu środków lub określaniu linii działania w ramach ich kompetencji. Zadania - gromadzenie, rejestrowanie, analiza i rozpowszechnianie stosownych, obiektywnych, rzetelnych i porównywalnych informacji, - opracowywanie metod i standardów w celu poprawy porównywalności, obiektywności i rzetelności danych na poziomie europejskim, - prowadzenie badań naukowych i sondaży, wykonywanie opracowań przygotowawczych i studiów wykonalności, uczestnictwo w nich lub zachęcanie do ich prowadzenia, - formułowanie i publikowanie wniosków oraz opinii na tematy szczegółowe z przeznaczeniem dla instytucji Unii i państw członkowskich wdrażających prawo Unii, - publikowanie rocznego sprawozdania na temat kwestii związanych z prawami podstawowymi, które wchodzą w zakres działania Agencji, - publikowanie sprawozdań tematycznych opartych na prowadzonych przez siebie analizach, badaniach i sondażach, - publikowanie rocznego sprawozdania ze swojej działalności, - prowadzenie strategii komunikacyjnej i upowszechnianie dialogu ze społeczeństwem obywatelskim, aby przybliżyć opinii publicznej problematykę praw podstawowych oraz aktywnie rozpowszechniać informacje na temat pracy Agencji.
Zarządzanie	Zarząd Skład Po jednym niezależnym członku mianowanym przez każde państwo członkowskie, jeden niezależny członek mianowany przez Radę Europy oraz dwóch przedstawicieli Komisji. Zadania Przyjmuje budżet, program prac i sprawozdania roczne. Przyjmuje budżet ostateczny i plan zatrudnienia. Wydaje opinię na temat ostatecznego sprawozdania finansowego. Rada wykonawcza Skład - przewodniczący zarządu, - wiceprzewodniczący zarządu,
	- jeden przedstawiciel Komisji, - dwóch innych członków zarządu wybranych przez zarząd, - w posiedzeniach rady wykonawczej może uczestniczyć członek zarządu mianowany przez Radę Europy. Komitet naukowy Skład - jedenastu niezależnych członków o wysokich kompetencjach w dziedzinie praw podstawowych, - zarząd mianuje członków komitetu po wystosowaniu zaproszenia do zgłaszania kandydatur i przeprowadzeniu przejrzystej procedury wyboru. Dyrektor Mianowany przez zarząd na wniosek Komisji po zaopiniowaniu przez Parlament Europejski i Radę Unii Europejskiej (które wskazują preferowanych kandydatów). Kontrola zewnętrzna Europejski Trybunał Obrachunkowy. Kontrola wewnętrzna Służba Audytu Wewnętrznego Komisji. Organ udzielający absolutorium z wykonania budżetu Parlament Europejski działający na zalecenie Rady.
Środki udostępnione Agencji w roku 2012 (2011)	Ostateczny budżet 20,376 (20,180) mln euro, z czego dotacja Unii stanowi 99 % (99 %). Zatrudnienie na dzień 31 grudnia 2012 r. 72 (72) stanowiska w planie zatrudnienia, w tym obsadzonych: 70 (70) + 22 (22) inne stanowiska (pracownicy kontraktowi, oddelegowani eksperci krajowi) Łączna liczba pracowników: 94 (94), z czego wykonujący zadania: - operacyjne: 58 (59) - administracyjne: 29 (29) - mieszane: 7 (6)
Produkty i usługi w roku 2012 (2011)^(1)	FRANET Liczba opracowań przygotowanych przez 28 krajowych punktów centralnych: 185 (29) Liczba opracowań przygotowanych przez partnera odpowiedzialnego za międzynarodowe analizy unijne: 1 (0) Liczba opracowań przygotowanych przez partnera odpowiedzialnego za analizy porównawcze: 1 (0) Liczba spotkań: 3 (2) (1 z 4 uczestnikami, 1 z 10 uczestnikami oraz 1 z 20 uczestnikami)
	Sprawozdania z badań
	Liczba sprawozdań: 13 (26) plus 23 (113) wersje językowe
	Liczba spotkań: 2 (11)
	Sprawozdanie roczne: 2 (2) plus 3 (2) wersje językowe. Streszczenie sprawozdania rocznego: 1 (1) plus 2 (4) wersje językowe
	Opinie FRA: 3
	Zestawienia informacyjne: 11 (10) plus 118 (149) wersji językowych
	Materiały niezwiązane z badaniami naukowymi
	Różne publikacje Agencji: 5 (5) plus 31 (27) wersji językowych
	Plakaty: 20 (1)
	Najważniejsze konferencje i wydarzenia
	Konferencja na temat praw podstawowych: 1 (1)
	Impreza w ramach Dnia Różnorodności: 1 (1)
	Sympozjum FRA: 1 (1)
	Spotkanie platformy praw podstawowych: 1 (0)
	Wspólne seminarium z prezydencją duńską UE: 1 (0)
	Współpraca z instytucjami i organami na szczeblu unijnym i państw członkowskich
	Państwa członkowskie: 7 (13)
	Rada UE: 9 (9)
	Komisja Europejska: 12 (18)
	Parlament Europejski: 20 (10)
	Europejski Trybunał Sprawiedliwości: 1 (1)
	Komitet Regionów: 1 (3)
	Europejski Komitet EkonomicznoSpołeczny: 1 (1)
	Europejski Rzecznik Praw Obywatelskich: 1 (0)
	Platforma praw podstawowych: 3 (3)
	Rada Europy: 24 (10)
	OBWE: 2 (3)
	Organizacja Narodów Zjednoczonych: 2 (2)
	Wyspecjalizowane organy (krajowe instytucje zajmujące się problematyką praw człowieka i organy zajmujące się równouprawnieniem): 3 (4)
	Inne spotkania i okrągłe stoły: 12 (20)
^(1) Należy zwrócić uwagę, że począwszy od roku 2011. oddzielono sprawozdania od zestawień informacyjnych, a dla każdej kategorii wyraźnie podano łączną liczbę wersji językowych. Źródło: informacje przekazane przez Agencję.

ODPOWIEDZI AGENCJI

11. Agencja poprawiła błąd pisarski w ocenie ofert i odpowiednio skorygowała umowę ramową, za zgodą wszystkich zaangażowanych stron. Ponadto Agencja wprowadza obecnie oprogramowanie do przetargów i dla kierowników umów (TCM), co w przyszłości wyeliminuje tego rodzaju błędy pisarskie. To oprogramowanie stosuje się do obsługi przetargów i jego częścią będzie teraz moduł do eoceny. Na prośbę Komisji Agencja zgodziła się na udostępnienie oprogramowania służbom Komisji na podstawie umowy o świadczenie usług.

12. Agencja uważa, że system wewnętrznej kontroli jest odpowiedni i zapewnia wystarczającą pewność, w tym dobre praktyki. Ponadto w 2013 r. w następstwie wewnętrznej oceny ryzyka i zgodnie z wnioskiem Trybunału Agencja wprowadziła również formalną procedurę kontroli ex post.

13. Agencja z zadowoleniem przyjmuje komentarz Trybunału, potwierdzający wieloletni charakter większości projektów operacyjnych Agencji. Poziom wykonania budżetu Agencji za rok 2012 potwierdził zadowalające wskaźniki realizacji płatności w tytułach I i II wynoszące, odpowiednio, 98 % i 89 %. Wskaźnik realizacji płatności w tytule III wynoszący 49 % jest uzasadniony, ponieważ jest zgodny z poziomem wdrożenia rocznego programu prac Agencji. Aby jeszcze bardziej poprawić swoją wydajność, Agencja przyjęła moduł planowania budżetowego (moduł budżetowy) powiązany bezpośrednio z jej rocznym programem prac. Przeniesienia dotyczą środków na płatności niezbędne do pokrycia obecnych zobowiązań prawnych.

¹ Dz.U. L 53 z 22.2.2007, s. 1.

² Do celów informacyjnych w załączniku skrótowo przedstawiono kompetencje i działania Agencji.

³ Sprawozdanie finansowe składa się z bilansu oraz rachunku wyniku ekonomicznego, rachunku przepływów pieniężnych, zestawienia zmian w aktywach netto oraz opisu znaczących zasad (polityki) rachunkowości i informacji dodatkowej.

⁴ Sprawozdanie z wykonania budżetu obejmuje rachunek wyniku budżetowego wraz z załącznikiem.

⁵ Dz.U. L 357 z 31.12.2002, s. 72.

⁶ Zasady rachunkowości przyjęte przez księgowego Komisji opierają się na Międzynarodowych Standardach Rachunkowości Sektora Publicznego (IPSAS) wydanych przez Międzynarodową Federację Księgowych, a w kwestiach nimi nieobjętych - na Międzynarodowych Standardach Rachunkowości (MSR) / Międzynarodowych Standardach Sprawozdawczości Finansowej (MSSF) wydanych przez Radę Międzynarodowych Standardów Rachunkowości.

⁷ Art. 185 ust. 2 rozporządzenia Rady (WE, Euratom) nr 1605/2002 (Dz.U. L 248 z 16.9.2002, s. 1).