Sprawozdanie dotyczące rocznego sprawozdania finansowego Agencji Wykonawczej ds. Edukacji, Kultury i Sektora Audiowizualnego za rok budżetowy 2009, wraz z odpowiedziami Agencji.
Dz.U.UE.C.2010.338.65
Akt nienormatywnydotyczące rocznego sprawozdania finansowego Agencji Wykonawczej ds. Edukacji, Kultury i Sektora Audiowizualnego za rok budżetowy 2009, wraz z odpowiedziami Agencji
(2010/C 338/12)
(Dz.U.UE C z dnia 14 grudnia 2010 r.)
WPROWADZENIE
1. Agencja Wykonawcza ds. Edukacji, Kultury i Sektora Audiowizualnego (zwana dalej Agencją), z siedzibą w Brukseli, została ustanowiona na mocy decyzji Komisji nr 2005/56/WE z dnia 14 stycznia 2005 r.(1). Agencja zarządza przyjętymi na mocy decyzji Komisji programami w dziedzinie edukacji, kultury i sektora audiowizualnego, w tym podejmuje się szczegółowej realizacji projektów technicznych(2).
2. Po przyjęciu dwóch budżetów korygujących, budżet administracyjny Agencji na 2009 r. wyniósł 47,7 mln euro w porównaniu z 38,2 mln euro w budżecie na poprzedni rok. Liczba zatrudnionych przez Agencję pracowników wyniosła na koniec roku 414 w porównaniu z 362 w roku poprzednim.
| POŚWIADCZENIE WIARYGODNOŚCI |
| 3. Na mocy postanowień art. 287 ust. 1 akapit drugi Traktatu o funkcjonowaniu Unii Europejskiej Trybunał zbadał roczne sprawozdanie finansowe(3) Agencji obejmujące "sprawozdanie finansowe"(4) oraz "sprawozdanie z wykonania budżetu"(5) za rok budżetowy zakończony dnia 31 grudnia 2009 r., jak również zbadał legalność i prawidłowość transakcji leżących u podstaw tego sprawozdania. |
| 4. Niniejsze poświadczenie jest skierowane do Parlamentu Europejskiego i Rady na mocy art. 14 rozporządzenia Rady (WE) nr 58/2003(6). |
| Zadania dyrektora |
| 5. Jako urzędnik zatwierdzający, dyrektor realizuje dochody i wydatki budżetu zgodnie z przepisami finansowymi Agencji, na własną odpowiedzialność oraz w granicach zatwierdzonych środków(7). Dyrektor odpowiada za ustanowienie(8) struktury organizacyjnej oraz systemów i procedur zarządzania i kontroli wewnętrznej związanych ze sporządzaniem przez księgowego Agencji ostatecznego sprawozdania finansowego(9), które jest wolne od istotnych nieprawidłowości wynikających z nadużyć lub błędów, a także za zapewnianie legalności i prawidłowości transakcji leżących u podstaw tego sprawozdania. |
| Zadania Trybunału |
| 6. Zadaniem Trybunału jest przedstawienie, na podstawie przeprowadzonej przez siebie kontroli, poświadczenia wiarygodności dotyczącego rocznego sprawozdania finansowego Agencji oraz legalności i prawidłowości transakcji leżących u podstaw tego sprawozdania. |
| 7. Trybunał przeprowadził kontrolę zgodnie z Międzynarodowymi Standardami Rewizji Finansowej wydanymi przez IFAC i Międzynarodowymi Standardami Najwyższych Organów Kontroli wydanymi przez INTOSAI (ISSAI)(10) oraz opracowanymi przez te organizacje kodeksami etyki. Zgodnie z tymi standardami Trybunał zobowiązany jest przestrzegać wymogów etycznych oraz zaplanować i przeprowadzić kontrolę w taki sposób, aby uzyskać wystarczającą pewność, że sprawozdanie finansowe nie zawiera istotnych nieprawidłowości, a leżące u jego podstaw transakcje są legalne i prawidłowe. |
| 8. W ramach kontroli Trybunał stosuje procedury mające na celu uzyskanie dowodów kontroli potwierdzających kwoty i informacje zawarte w sprawozdaniu finansowym oraz legalność i prawidłowość transakcji leżących u jego podstaw. Wybór tych procedur zależy od osądu kontrolerów Trybunału, podobnie jak ocena ryzyka wystąpienia istotnych nieprawidłowości w sprawozdaniu finansowym lub nielegalnych bądź nieprawidłowych transakcji, wynikających z nadużyć lub błędów. W celu opracowania procedur kontroli stosownych do okoliczności Trybunał, dokonując oceny ryzyka, bierze pod uwagę system kontroli wewnętrznej danej organizacji związany ze sporządzaniem i prezentacją jej sprawozdania finansowego. Kontrola Trybunału obejmuje także ocenę stosowności przyjętych zasad rachunkowości oraz racjonalność szacunków księgowych sporządzonych przez kierownictwo, jak również ocenę ogólnej prezentacji sprawozdania finansowego. |
| 9. Trybunał uznał, że uzyskane dowody kontroli są wystarczające i właściwe, aby stanowić podstawę do wydania poniższych opinii. |
| Opinia na temat wiarygodności rozliczeń |
| 10. W opinii Trybunału roczne sprawozdanie finansowe Agencji(11) rzetelnie przedstawia, we wszystkich istotnych aspektach, sytuację finansową Agencji na dzień 31 grudnia 2009 r. oraz wyniki transakcji i przepływów pieniężnych za kończący się tego dnia rok, zgodnie z jej regulaminem finansowym. |
| Opinia na temat legalności i prawidłowości transakcji leżących u podstaw rozliczeń |
| 11. W opinii Trybunału transakcje leżące u podstaw rocznego sprawozdania finansowego Agencji za rok budżetowy zakończony w dniu 31 grudnia 2009 r. są legalne i prawidłowe we wszystkich istotnych aspektach. |
12. Przedstawione poniżej uwagi nie podważają opinii Trybunału.
INNE KWESTIE
13. W odniesieniu do procedur naboru pracowników nie zostały określone z wyprzedzeniem progi punktowe, które kandydaci musieli osiągnąć, aby zostać zaproszonym na rozmowę kwalifikacyjną lub wpisanym na listę rezerwową. Zostały one określone przez komisje konkursowe po ocenie i sporządzeniu listy kandydatów. Praktyki te zagrażają przejrzystości procedur naboru pracowników.
Niniejsze sprawozdanie zostało przyjęte przez Izbę IV, której przewodniczył Igors LUDBORŽS, członek Trybunału Obrachunkowego, na posiedzeniu w Luksemburgu w dniach 14 i 16 września 2010 r.
| W imieniu Trybunału Obrachunkowego | |
| Vítor Manuel da SILVA CALDEIRA | |
| Prezes |
______
(1) Dz.U. L 24 z 27.1.2005, s. 35.
(2) Do celów informacyjnych w tabeli skrótowo przedstawiono kompetencje i działania Agencji.
(3) Do sprawozdania tego dołączone jest sprawozdanie z zarządzania budżetem i finansami w ciągu roku, zawierające między innymi wskaźnik wykorzystania środków oraz zestawienie informacji dotyczących przesunięć środków pomiędzy różnymi pozycjami budżetowymi.
(4) Sprawozdanie finansowe składa się z bilansu oraz rachunku dochodów i wydatków, rachunku przepływów pieniężnych, zestawienia zmian w kapitale oraz załącznika zawierającego opis istotnych zasad rachunkowości i inne informacje dodatkowe.
(5) Sprawozdanie z wykonania budżetu obejmuje rachunek wyniku budżetowego wraz z załącznikiem.
(6) Dz.U. L 11 z 16.1.2003, s. 1.
(7) Art. 25 rozporządzenia Komisji (WE) nr 1653/2004 z dnia 21 września 2004 r. (Dz.U. L 297 z 22.9.2004, s. 6).
(8) Art. 29 rozporządzenia (WE) nr 1653/2004.
(9) Zasady dotyczące przedstawiania przez agencje sprawozdania finansowego oraz prowadzenia przez nie rachunkowości określone są w rozdziale 1 tytułu VI rozporządzenia (WE) nr 1653/2004 ostatnio zmienionego rozporządzeniem (WE) nr 651/2008 z dnia 9 lipca 2008 r. (Dz.U. L 181 z 10.7.2008, s. 15).
(10) Międzynarodowa Federacja Księgowych (IFAC) i Międzynarodowe Standardy Najwyższych Organów Kontroli (ISSAI).
(11) Ostateczna wersja sprawozdania finansowego została sporządzona w dniu 31 maja 2010 r. i wpłynęła do Trybunału w dniu 9 lipca 2010 r. Ostateczna wersja rocznego sprawozdania finansowego skonsolidowana ze sprawozdaniem Komisji publikowana jest w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej do dnia 15 listopada następnego roku. Znajduje się ona na następującej stronie internetowej: http://eca.europa.eu lub www.europa.eu/agencies/executive_agencies/eacea/index_en.htm.
Tabela
Agencja Wykonawcza ds. Edukacji, Kultury i Sektora Audiowizualnego (Bruksela)
| Zakres kompetencji Unii według Traktatu o funkcjonowaniu Unii Europejskiej | Kompetencje Agencji określone w decyzji Komisji 2005/56/WE z dnia 14 stycznia 2005 r. | Zarządzanie | Środki udostępnione Agencji w 2009 r. (w 2008 r.) | Działania i produkty w 2009 r. | |
| Unia Europejska przyczynia się do rozwoju edukacji o wysokiej jakości. (art. 165 ust. 1 Traktatu) Unia Europejska realizuje politykę kształcenia zawodowego. (art. 166 ust. 1 Traktatu) Unia Europejska przyczynia się do rozkwitu kultur państw członkowskich. (art. 167 ust. 1 Traktatu) Unia Europejska i państwa członkowskie zapewniają istnienie warunków niezbędnych dla konkurencyjności przemysłu Unii. (art. 173 ust. 1 Traktatu) | Cele W ramach polityki edukacyjnej, kulturalnej i przemysłowej w Unii Europejskiej wprowadzono szereg działań w celu wspierania edukacji, kształcenia zawodowego, sektora audiowizualnego, kultury, młodzieży oraz aktywnego obywatelstwa. Głównym celem tych działań jest wzmocnienie spójności społecznej oraz przyczynianie się do podnoszenia konkurencyjności, wzrostu gospodarczego i coraz ściślejszego związku między narodami Europy. W zakres tych działań wchodzą różne programy. Agencja jest odpowiedzialna za zarządzanie niektórymi komponentami tych programów (np. "Kształcenie przez całe życie", "Kultura", "Młodzież w działaniu", "Europa dla obywateli", "MEDIA", "Erasmus Mundus" (w tym nowy program "Działanie 2") i "Tempus". W tym kontekście realizuje ona pomoc Unii, z wyjątkiem oceny programów, studiów strategicznych i innych zadań wymagających kompetencji w zakresie przekładania decyzji politycznych na działania. | Zadania - Zarządzanie projektami, powierzonymi Agencji, przez cały okres ich realizacji w ramach wdrażania programów unijnych, - przyjmowanie instrumentów wdrożenia budżetu w zakresie przychodów i rozchodów oraz wykonywanie, na podstawie upoważnienia Komisji, określonych lub wszystkich działań niezbędnych w celu zarządzania programami unijnymi, w szczególności działań związanych z przyznawaniem dotacji i umów, - zbieranie, analizowanie i przekazywanie Komisji wszelkich informacji potrzebnych do zarządzania procesem wdrażania programów unijnych, - wdrażanie, na szczeblu Unii, sieci informacyjnej o edukacji w Europie (Eurydice) służącej do gromadzenia, analizy i rozpowszechniania danych oraz opracowywania analiz, a także publikacji. | 1. Komitet Sterujący Składa się z pięciu członków mianowanych przez Komisję Europejską. Przyjmuje roczny program prac Agencji zatwierdzony przez Komisję Europejską. Ponadto przyjmuje budżet administracyjny Agencji i jej roczne sprawozdanie z działalności. 2. Dyrektor Mianowany przez Komisję Europejską. 3. Kontrola zewnętrzna Trybunał Obrachunkowy. 4. Organ udzielający absolutorium z wykonania budżetu Parlament działający na zalecenie Rady. | Budżet Budżet administracyjny Agencji na rok 2009 wyniósł 48 mln euro (38 mln euro) (w całości finansowany z ogólnego budżetu Unii Europejskiej). Agencja zarządza kwotą 629 mln euro związaną z programami i projektami powierzonymi Agencji Wykonawczej przez Komisję (492 mln euro). Zatrudnienie na dzień 31 grudnia 2009 r. 1) Pracownicy zatrudnieni na czas określony. 99 stanowisk w planie zatrudnienia (92) Obsadzone stanowiska: 91 (85) 2) Pracownicy kontraktowi: 327 (303) Obsadzone stanowiska: 323 (277) 3) Pracownicy ogółem: 414 obsadzonych stanowisk (362) Przydział stanowisk: operacyjne: 340 administracyjne: 74 | - W 2009 r. przeprowadzono następujące działania i osiągnięto następujące wyniki: - budżet administracyjny Agencji obejmował: zobowiązania w wysokości 46 mln euro (97 %) oraz płatności w wysokości 41mln euro (85 %) na pokrycie wydatków pracowniczych, kosztów związanych z infrastrukturą oraz wydatków administracyjnych związanych z działalnością operacyjną, - budżet operacyjny Agencji obejmował: zobowiązania w wysokości 625 mln euro (99,3 %) na pokrycie przyznanych dotacji oraz umów oraz płatności w wysokości 528 mln euro (99,9 %), - przeprowadzono szereg działań upraszczających w celu usprawnienia procesów i procedur zarządzania z myślą o beneficjentach, a także w celu zharmonizowania i przyspieszenia wewnętrznych procedur roboczych. Działania te obejmują w szczególności zawieranie umów na mocy decyzji, wprowadzenie płatności ryczałtowych lub według stawek ryczałtowych, składanie wniosków drogą elektroniczną, ramowe umowy partnerskie, racjonalizację dotacji oraz konsolidację komentarzy ekspertów. - W roku 2009 uzyskano następujące produkty: - ogłoszono 31 zaproszeń do składania wniosków oraz opublikowano 3 przewodniki dla wszystkich programów prowadzonych w latach 2007-2013. Terminowa realizacja stosownych procesów selekcji, - zorganizowano szereg spotkań inicjujących projekty oraz osiem dni informacyjnych, - przyznano dotacje dla 4 100 projektów, - podpisano 4 700 umów, - dokonano ok. 7 960 płatności, - zamknięto 5 462 projekty, - uruchomiono 6 procedur przetargowych/zamówień publicznych na wykonanie opracowań i świadczenie usług, - zakończono 154 kontroli oraz rozpoczęto 98 nowych kontroli i przeprowadzono wszystkie kontrole na miejscu. |
| Źródło: Informacje przekazane przez Agencję. | |||||
ODPOWIEDZI AGENCJI
13. Agencja rozważyła uwagi Trybunału i zmieniła swoją procedurę w celu umieszczania w ogłoszeniach o pracy nie tylko liczby kandydatów przewidzianych na liście rezerwowej, ale również liczby kandydatów z najwyższą liczbą punktów, zaproszonych na rozmowę kwalifikacyjną.