Rozdział 3 - Podmioty upoważnione do działań finansowych - Rozporządzenie 966/2012 w sprawie zasad finansowych mających zastosowanie do budżetu ogólnego Unii oraz uchylające rozporządzenie Rady (WE, Euratom) nr 1605/2002

Dzienniki UE

Dz.U.UE.L.2012.298.1

Akt utracił moc

Wersja od: 1 stycznia 2017 r.

ROZDZIAŁ  3

Podmioty upoważnione do działań finansowych

Sekcja  1

Zasada rozdzielenia obowiązków

Artykuł  64

Rozdzielenie obowiązków

1. Obowiązki urzędnika zatwierdzającego i księgowego są rozdzielone i nie mogą być łączone.

2. Komisja jest uprawniona do przyjęcia aktów delegowanych dotyczących szczegółowych zasad regulujących prawa i obowiązki wszelkich podmiotów upoważnionych do działań finansowych, zgodnie z art. 210.

Sekcja  2

Urzędnik zatwierdzający

Artykuł  65

Urzędnik zatwierdzający

1. Każda instytucja wykonuje obowiązki urzędnika zatwierdzającego.

2. Do celów niniejszego tytułu termin "pracownicy" odnosi się do osób, do których ma zastosowanie regulamin pracowniczy.

3. Każda instytucja deleguje, zgodnie ze swoimi przepisami wewnętrznymi, obowiązki urzędnika zatwierdzającego na pracowników odpowiedniego szczebla. W swoich wewnętrznych przepisach administracyjnych wskazuje pracowników, na których deleguje wspomniane obowiązki, zakres delegowanych uprawnień oraz możliwość subdelegowania tych uprawnień przez osobę, na którą je delegowano.

4. Uprawnienia urzędnika zatwierdzającego są delegowane lub subdelegowane jedynie na pracowników.

5. Właściwi urzędnicy zatwierdzający działają w granicach ustanowionych w akcie o delegowaniu lub subdelegowaniu uprawnień. Właściwemu urzędnikowi zatwierdzającemu mogą pomagać pracownik lub pracownicy, którym na odpowiedzialność urzędnika zatwierdzającego powierzono prowadzenie niektórych operacji niezbędnych do wykonania budżetu i przedstawiania sprawozdań rachunkowych.

6. Działając w charakterze subdelegowanych urzędników zatwierdzających zgodnie z art. 56 ust. 2, szefowie delegatur Unii podlegają Komisji jako instytucji odpowiedzialnej za określanie, wykonywanie, monitorowanie i ocenę zadań i obowiązków spoczywających na nich jako na subdelegowanych urzędnikach zatwierdzających. Komisja jednocześnie informuje o tym Wysokiego Przedstawiciela.

7. Właściwemu urzędnikowi zatwierdzającemu mogą pomagać pracownicy, którym na jego odpowiedzialność powierzono wykonywanie niektórych zadań wymaganych do wykonania budżetu i przedstawienia informacji dotyczących finansów i zarządzania. Pracownicy pomagający właściwym urzędnikom zatwierdzającym podlegają przepisom art. 57.

8. Każda instytucja informuje Trybunał Obrachunkowy, Parlament Europejski i Radę o powołaniu lub zwolnieniu z obowiązków delegowanych urzędników zatwierdzających, audytorów wewnętrznych i księgowych oraz o wszelkich przepisach wewnętrznych przyjętych w odniesieniu do spraw finansowych.

9. Każda instytucja informuje Trybunał Obrachunkowy o powołaniu administratorów rachunków zaliczkowych i o decyzjach o delegowaniu uprawnień zgodnie z art. 69 ust. 1 i art. 70.

10. Komisja jest uprawniona do przyjęcia aktów delegowanych zgodnie z art. 210 w odniesieniu do szczegółowych zasad wspierania właściwych urzędników zatwierdzających oraz przepisów wewnętrznych regulujących delegowanie uprawnień.

Artykuł  66

Uprawnienia i obowiązki urzędnika zatwierdzającego

1. Urzędnik zatwierdzający w każdej z instytucji jest odpowiedzialny za wykonanie dochodów i wydatków zgodnie z zasadami należytego zarządzania finansami oraz za zapewnienie przestrzegania wymogów legalności i prawidłowości.

2. Do celów ust. 1 delegowany urzędnik zatwierdzający - zgodnie z art. 32 i minimalnymi normami przyjętymi przez poszczególne instytucje oraz z należytym uwzględnieniem ryzyka związanego ze środowiskiem zarządzania i charakterem finansowanych działań - wprowadza strukturę organizacyjną i systemy kontroli wewnętrznej odpowiednie do wykonywanych przez niego obowiązków. Ustanowienie takiej struktury i takich systemów opiera się na kompleksowej analizie ryzyka uwzględniającej ich opłacalność.

3. W celu wykonania wydatków właściwy urzędnik zatwierdzający zaciąga zobowiązania budżetowe i prawne, poświadcza zasadność wydatków, zatwierdza płatności i podejmuje działania wstępne niezbędne do realizacji środków.

4. Na wykonanie dochodów składa się sporządzanie prognoz należności, ustalanie należności do odzyskania i wystawianie nakazów odzyskania środków. Obejmuje ono także odstąpienie, w stosownych przypadkach, od odzyskania ustalonych należności.

5. Każda operacja podlega co najmniej kontroli ex ante na podstawie przeglądu dokumentów oraz na podstawie dostępnych wyników już przeprowadzonych kontroli, dotyczących operacyjnych i finansowych aspektów operacji.

Kontrole ex ante obejmują zainicjowanie i sprawdzenie operacji.

Sprawdzenia danej operacji dokonują pracownicy inni niż ci, którzy zainicjowali tę operację. Pracownicy którzy dokonują sprawdzenia nie mogą podlegać pracownikom którzy zainicjowali operację.

6. Delegowany urzędnik zatwierdzający może wprowadzić kontrole ex post w celu sprawdzenia operacji już zatwierdzonych w wyniku kontroli ex ante. Takie kontrole mogą być przeprowadzane na wybranych próbach w zależności od występującego ryzyka.

Kontrole ex ante przeprowadzają pracownicy, którzy nie są odpowiedzialni za kontrole ex post. Pracownicy odpowiedzialni za kontrole ex post nie podlegają pracownikom odpowiedzialnym za kontrole ex ante.

Jeżeli delegowany urzędnik zatwierdzający prowadzi audyty finansowe beneficjentów jako kontrole ex post, to odpowiednie zasady audytu są jasne, spójne i przejrzyste oraz zapewniają poszanowanie praw zarówno Komisji, jak i podmiotów poddanych audytowi.

7. Pracownicy odpowiedzialni za kontrolowanie zarządzania operacjami finansowymi mają niezbędne umiejętności zawodowe. Pracownicy ci postępują zgodnie ze specjalnym kodeksem standardów zawodowych ustanowionym przez każdą z instytucji.

8. Jeżeli pracownik uczestniczący w zarządzaniu finansami i kontroli transakcji uzna, że decyzja, którą jego przełożony nakazuje mu wykonać lub na którą nakazuje mu on wyrazić zgodę, jest nieprawidłowa lub sprzeczna z zasadami należytego zarządzania finansami lub zasadami zawodowymi, których ten pracownik ma przestrzegać, powiadamia on o tym odpowiednio swojego przełożonego. Jeżeli pracownik dokonuje powiadomienia w formie pisemnej, przełożony odpowiada w formie pisemnej. Jeżeli przełożony nie podejmie żadnych działań lub potwierdzi pierwotną decyzję lub polecenie, a pracownik uważa, że potwierdzenie to nie stanowi wystarczającej reakcji na jego obawy, pracownik powiadamia delegowanego urzędnika zatwierdzającego w formie pisemnej. Jeżeli urzędnik ten nie podejmie żadnych działań, pracownik powiadamia odpowiedni zespół, o którym mowa w art. 73 ust. 6.

W przypadku jakiejkolwiek nielegalnej działalności, nadużycia finansowego lub korupcji, które mogą zaszkodzić interesom Unii, pracownik powiadamia władze i organy określone w mających zastosowanie przepisach. Umowy z audytorami zewnętrznymi prowadzącymi audyty zarządzania finansowego Unii nakładają na audytorów zewnętrznych obowiązek informowania delegowanego urzędnika zatwierdzającego o wszelkich podejrzeniach nielegalnej działalności, nadużyć finansowych lub korupcji, które mogą zaszkodzić interesom Unii.

9. 26  Delegowany urzędnik zatwierdzający składa swojej instytucji sprawozdanie z wykonywanych obowiązków w postaci rocznego sprawozdania z działalności, zawierającego informacje finansowe oraz informacje dotyczące zarządzania, w tym wyniki kontroli, zapewniając, że o ile w ewentualnych zastrzeżeniach co do określonych dochodów i wydatków nie wskazano inaczej, ma on wystarczającą pewność, że:

a) informacje zawarte w sprawozdaniu przedstawiają prawdziwy i rzetelny obraz sytuacji;

b) zasoby przeznaczone na działania opisane w sprawozdaniu zostały wykorzystane zgodnie z przeznaczeniem oraz zgodnie z zasadą należytego zarządzania finansami;

c) wprowadzone procedury kontroli dają niezbędne gwarancje legalności i prawidłowości operacji podstawowych.

W sprawozdaniu z działalności wskazuje się wyniki operacji przez odniesienie do ustalonych celów, ryzyk związanych z tymi operacjami, wykorzystania przekazanych zasobów oraz skuteczności i wydajności systemów kontroli wewnętrznej, w tym ogólnej oceny kosztów i korzyści z kontroli. Sprawozdanie zawiera też informacje na temat ogólnych wyników tych operacji, jak również ocenę tego, w jakim zakresie zatwierdzone wydatki operacyjne przyczyniły się do osiągnięcia celów politycznych i wygenerowały unijną wartość dodaną.

Do dnia 15 czerwca każdego roku Komisja przesyła Parlamentowi Europejskiemu i Radzie podsumowanie sprawozdań rocznych z działalności za poprzedni rok. Parlamentowi Europejskiemu i Radzie udostępniane są również roczne sprawozdania z działalności każdego z delegowanych urzędników zatwierdzających.

Roczne sprawozdania z działalności urzędników zatwierdzających i, w stosownych przypadkach, delegowanych urzędników zatwierdzających instytucji, urzędów, organów i agencji publikuje się na stronach internetowych tych poszczególnych instytucji, urzędów, organów lub agencji w łatwo dostępny sposób, nie później niż w dniu 1 lipca każdego roku za poprzedni rok, z zastrzeżeniem należycie uzasadnionych względów dotyczących poufności i bezpieczeństwa.

10. Komisja jest uprawniona do przyjęcia aktów delegowanych zgodnie z art. 210, dotyczących szczegółowych zasad kontroli ex ante i ex post, przechowywania dokumentów potwierdzających, kodeksu standardów zawodowych, niepodjęcia działań przez urzędnika zatwierdzającego, przekazywania informacji księgowemu oraz sprawozdań z procedur negocjacyjnych.

Artykuł  67

Uprawnienia i obowiązki szefów delegatur Unii

1. Działając w charakterze subdelegowanych urzędników zatwierdzających zgodnie z art. 56 ust. 2, szefowie delegatur Unii ściśle współpracują z Komisją w odniesieniu do właściwego wykonania środków finansowych, by zapewnić w szczególności legalność i prawidłowość transakcji finansowych, poszanowanie zasady należytego zarządzania finansami w zarządzaniu środkami finansowymi oraz skuteczną ochronę interesów finansowych Unii.

W tym celu podejmują oni środki niezbędne do zapobiegania wszelkim sytuacjom, które mogłyby narazić Komisję na odpowiedzialność za niewłaściwe wykonanie subdelegowanego na nich budżetu, a także wszelkim konfliktom priorytetów mogącym mieć wpływ na wykonanie subdelegowanych na nich zadań związanych z zarządzaniem finansami.

Jeżeli wystąpi sytuacja lub konflikt, o których mowa w akapicie drugim, szefowie delegatur Unii niezwłocznie informują o tym odpowiedzialnych w tych kwestiach dyrektorów generalnych Komisji i ESDZ. Dyrektorzy generalni podejmują odpowiednie kroki w celu przeciwdziałania tej sytuacji.

2. Jeżeli szefowie delegatur Unii znajdą się w sytuacji, o której mowa w art. 66 ust. 8, przekazują sprawę wyspecjalizowanemu zespołowi do spraw nieprawidłowości finansowych, powołanemu na podstawie art. 73 ust. 6. W przypadku jakiejkolwiek nielegalnej działalności, nadużycia finansowego lub korupcji, które mogą zaszkodzić interesom Unii, powiadamiają oni władze i organy, określone w mających zastosowanie przepisach.

3. Działając w charakterze subdelegowanych urzędników zatwierdzających zgodnie z art. 56 ust. 2, szefowie delegatur Unii składają sprawozdania właściwemu delegowanemu urzędnikowi zatwierdzającemu, by mógł on włączyć je do swojego rocznego sprawozdania z działalności, o którym mowa w art. 66 ust. 9. Sprawozdania szefów delegatur Unii zawierają informacje dotyczące wydajności i skuteczności systemów kontroli wewnętrznej wprowadzonych w ich delegaturze, a także zarządzania operacjami, które zostały na nich subdelegowane, i poświadczenie, o którym mowa w art. 73 ust. 5 akapit trzeci. Sprawozdania te załącza się do rocznego sprawozdania z działalności delegowanego urzędnika zatwierdzającego oraz udostępnia Parlamentowi Europejskiemu i Radzie, w stosownych przypadkach z należytym uwzględnieniem ich poufnego charakteru.

Szefowie delegatur Unii w pełni współpracują z instytucjami uczestniczącymi w procedurze udzielania absolutorium i w stosownych przypadkach dostarczają wszelkich dodatkowych niezbędnych informacji. W tym kontekście może być od nich wymagany udział w posiedzeniach stosownych organów i wspieranie właściwego delegowanego urzędnika zatwierdzającego.

4. Działając w charakterze subdelegowanych urzędników zatwierdzających zgodnie z art. 56 ust. 2, szefowie delegatur Unii odpowiadają na wszelkie pytania kierowane przez delegowanego urzędnika zatwierdzającego Komisji na jej wniosek lub - w kontekście udzielania absolutorium - na wniosek Parlamentu Europejskiego.

5. Komisja dba o to, by subdelegowanie uprawnień nie wpływało ujemnie na procedurę udzielania absolutorium zgodnie z art. 319 TFUE.

Sekcja  3

Księgowy

Artykuł  68

Uprawnienia i obowiązki księgowego

1. Każda z instytucji wyznacza księgowego, który jest odpowiedzialny w tej instytucji za:

a) właściwe wykonywanie płatności, pobór dochodów i odzyskiwanie ustalonych należności;

b) przygotowanie i prezentację sprawozdań finansowych zgodnie z częścią pierwszą tytuł IX;

c) prowadzenie ksiąg rachunkowych zgodnie z częścią pierwszą tytuł IX;

d) określanie, procedur księgowych oraz planu kont zgodnie z częścią pierwszą tytuł IX;

e) określanie i walidację systemów rachunkowości i w stosownych przypadkach walidację systemów ustanowionych przez urzędnika zatwierdzającego w celu dostarczania lub uzasadniania informacji księgowych; w tym celu księgowy jest upoważniony do sprawdzania w dowolnym czasie przestrzegania kryteriów walidacji;

f) zarządzanie środkami pieniężnymi.

Zakres odpowiedzialności księgowego ESDZ obejmuje wyłącznie sekcję "ESDZ" budżetu, którą wykonuje ESDZ. Za całą sekcję budżetu dotyczącą Komisji, włącznie z operacjami księgowymi dotyczącymi środków subdelegowanych na szefów delegatur Unii, odpowiedzialny pozostaje księgowy Komisji.

Księgowy Komisji działa również jako księgowy ESDZ w odniesieniu do wykonania sekcji "ESDZ" budżetu, z zastrzeżeniem art. 213.

2. Księgowy Komisji odpowiada za określanie reguł rachunkowości i ujednoliconego planu kont zgodnie z częścią pierwszą tytuł IX.

3. Księgowi uzyskują od urzędników zatwierdzających wszelkie informacje niezbędne do sporządzania sprawozdań finansowych dających prawdziwy obraz sytuacji finansowej instytucji oraz wykonania budżetu. Urzędnicy zatwierdzający gwarantują wiarygodność tych informacji.

4. Księgowy podpisuje sprawozdania przed ich przyjęciem przez instytucję lub organ, o którym mowa w art. 208, zaświadczając tym samym, że ma wystarczającą pewność co do prawdziwości i rzetelności zawartych w nich informacji na temat sytuacji finansowej instytucji lub organu, o którym mowa w art. 208.

W tym celu księgowy sprawdza, czy sprawozdania rachunkowe zostały przygotowane zgodnie z regułami rachunkowości, o których mowa w art. 143, i z procedurami księgowymi, o których mowa w ust. 1 lit. d) niniejszego artykułu oraz czy w sprawozdaniach rachunkowych ujęto wszystkie dochody i wydatki.

Delegowani urzędnicy zatwierdzający przekazują księgowemu wszelkie informacje niezbędne do wypełniania jego obowiązków.

Urzędnicy zatwierdzający ponoszą pełną odpowiedzialność za właściwe wykorzystanie zarządzanych przez nich środków finansowych, za legalność i prawidłowość kontrolowanych przez nich wydatków oraz za kompletność i rzetelność informacji przekazywanych księgowemu.

5. Księgowy jest upoważniony do sprawdzania otrzymanych informacji, jak również do przeprowadzania wszelkich innych weryfikacji, które uzna za niezbędne do podpisania sprawozdań.

W razie potrzeby księgowy zgłasza zastrzeżenia, szczegółowo wyjaśniając ich charakter i zakres.

6. Jeżeli przepisy niniejszego rozporządzenia nie stanowią inaczej, tylko księgowy jest upoważniony do zarządzania środkami pieniężnymi i ich ekwiwalentami. Księgowy jest odpowiedzialny za ich bezpieczne przechowywanie.

7. W ramach realizacji programu lub działania można otwierać w imieniu Komisji i na jej rzecz rachunki powiernicze, by umożliwić zarządzanie nimi jednemu z podmiotów, którym powierzono zadania zgodnie z art. 58 ust. 1 lit. c) ppkt (ii), (iii), (v) lub (vi).

Rachunki te otwiera się na odpowiedzialność urzędnika zatwierdzającego odpowiedzialnego za realizację programu lub działania, w porozumieniu z księgowym Komisji.

Zarządzanie takimi rachunkami odbywa się na odpowiedzialność urzędnika zatwierdzającego.

8. Księgowy Komisji określa zasady otwierania rachunków powierniczych, zarządzania nimi, zamykania ich i korzystania z nich.

9. Komisja jest uprawniona do przyjęcia aktów delegowanych, zgodnie z art. 210, dotyczących szczegółowych zasad regulujących uprawnienia i obowiązki księgowego, w tym powołania go i zwolnienia z obowiązków, opinii o systemie księgowym i ewidencyjnym, zarządzania środkami pieniężnymi i rachunkami bankowymi, podpisywania rachunków, zarządzania saldami rachunków, przelewów i operacji przeliczeniowych, form płatności, danych dotyczących podmiotów prawnych oraz przechowywania dokumentów potwierdzających.

Artykuł  69

Uprawnienia, które mogą być delegowane przez księgowego

1. Księgowy może przy wykonywaniu swoich obowiązków delegować niektóre zadania na podlegających mu pracowników.

Zadania te określa akt o delegowaniu uprawnień.

2. Komisja jest uprawniona do przyjęcia aktów delegowanych dotyczących szczegółowych zasad odnoszących się do osób uprawnionych do zarządzania rachunkami w jednostce lokalnej, zgodnie z art. 210.

Sekcja  4

Administrator rachunków zaliczkowych

Artykuł  70

Rachunki zaliczkowe

1. W celu poboru dochodów innych niż zasoby własne i wypłaty niewielkich kwot określonych w akcie delegowanym przyjętym na mocy niniejszego rozporządzenia, można tworzyć rachunki zaliczkowe.

W przypadku operacji związanych z pomocą w zakresie zarządzania kryzysowego i pomocą humanitarną w rozumieniu art. 128 rachunki zaliczkowe można jednak wykorzystywać bez żadnych ograniczeń co do kwoty, przy jednoczesnym przestrzeganiu poziomu środków przyjętego przez Parlament Europejski i Radę w odpowiedniej linii budżetowej na bieżący rok budżetowy.

2. Rachunki zaliczkowe zasila księgowy instytucji, a odpowiedzialność za nie ponoszą administratorzy rachunków zaliczkowych wyznaczani przez księgowego instytucji.

3. Komisja jest uprawniona do przyjęcia aktów delegowanych, zgodnie z art. 210, dotyczących warunków odnoszących się do rachunków zaliczkowych, w tym maksymalnych kwot wypłacanych przez administratorów rachunków zaliczkowych, a także zasad dotyczących działań zewnętrznych, w tym zasad wyboru administratorów rachunków zaliczkowych, zasilania rachunków zaliczkowych, weryfikacji dokonywanych przez urzędników zatwierdzających i księgowych oraz przestrzegania procedur udzielania zamówień. Ponadto Komisja jest uprawniona do przyjęcia aktów delegowanych dotyczących szczegółowych zasad tworzenia rachunków zaliczkowych oraz administratorów rachunków zaliczkowych w delegaturach Unii, zgodnie z art. 210.

²⁶ Art. 66 ust. 9 zmieniony przez art. 1 pkt 3 rozporządzenia nr (UE, Euratom) 2015/1929 z dnia 28 października 2015 r. (Dz.U.UE.L.2015.286.1) zmieniającego nin. rozporządzenie z dniem 1 stycznia 2016 r.