Rozdział 2 - STRUKTURA ORGANIZACYJNA CEDEFOPU - Rozporządzenie 2019/128 ustanawiające Europejskie Centrum Rozwoju Kształcenia Zawodowego (Cedefop) i uchylające rozporządzenie Rady (EWG) nr 337/75

Dzienniki UE

Dz.U.UE.L.2019.30.90

Akt obowiązujący

Wersja od: 31 stycznia 2019 r.

ROZDZIAŁ  II

STRUKTURA ORGANIZACYJNA CEDEFOPU

Artykuł  3

Struktura administracyjna i zarządcza

Strukturę administracyjną i zarządczą Cedefopu tworzą:

a) Zarząd;

b) Rada Wykonawcza;

c) Dyrektor Wykonawczy.

SEKCJA  1

Zarząd

Artykuł  4

Skład Zarządu

1. W skład Zarządu wchodzi:

a) po jednym członku reprezentującym rząd z każdego państwa członkowskiego;

b) po jednym członku reprezentującym organizacje pracodawców z każdego państwa członkowskiego;

c) po jednym członku reprezentującym organizacje pracowników z każdego państwa członkowskiego;

d) trzech członków reprezentujących Komisję;

e) jeden niezależny ekspert powołany przez Parlament Europejski. Każdy z członków, o których mowa w lit. a)-d), ma prawo głosu.

Rada powołuje członków, o których mowa w lit. a), b) i c), na podstawie kandydatur wyznaczonych, odpowiednio, przez państwa członkowskie oraz europejskie organizacje pracodawców i pracowników.

Komisja powołuje członków, o których mowa w lit. d).

Właściwa komisja Parlamentu Europejskiego powołuje eksperta, o którym mowa w lit. e).

2. Każdy członek Zarządu ma zastępcę. Zastępca reprezentuje członka Zarządu pod jego nieobecność. Zastępców powołuje się zgodnie z ust. 1.

3. Członków Zarządu i ich zastępców wyznacza się i powołuje w oparciu o ich wiedzę w dziedzinie kształcenia i szkolenia zawodowego, umiejętności i kwalifikacje, biorąc pod uwagę ich odpowiednie umiejętności, takie jak umiejętności kierownicze, administracyjne i budżetowe oraz wiedzę fachową w dziedzinie podstawowych zadań Cedefopu, pozwalające im na skuteczne pełnienie funkcji nadzorczej. Wszystkie strony reprezentowane w Zarządzie starają się ograniczyć rotację swoich przedstawicieli, aby zapewnić ciągłość prac Zarządu. Wszystkie strony dążą do osiągnięcia równowagi pod względem liczby kobiet i mężczyzn w składzie Zarządu.

4. W chwili obejmowania stanowiska każdy członek Zarządu i jego zastępca podpisuje pisemne oświadczenie, zgodnie z którym nie zachodzi w jego przypadku konflikt interesów. Każdy członek Zarządu i jego zastępca uaktualnia swoje oświadczenie w przypadku zmiany okoliczności w odniesieniu do jakiegokolwiek konfliktu interesów. Cedefop publikuje oświadczenia i ich aktualizacje na swojej stronie internetowej.

5. Kadencja członków oraz ich zastępców trwa cztery lata. Kadencja ta jest odnawialna. Po upływie kadencji lub w przypadku rezygnacji członkowie i ich zastępcy pozostają na stanowisku do chwili przedłużenia ich powołania lub wyznaczenia następcy.

6. W ramach Zarządu tworzy się grupy obejmujące: przedstawicieli odpowiednio rządów, organizacji pracodawców i organizacji pracowników. Każda grupa wyznacza koordynatora w celu poprawy efektywności obrad wewnątrz grup i między grupami. Koordynatorami grup pracodawców i pracowników są przedstawiciele odnośnych organizacji europejskich, którzy mogą być wyznaczani spośród powołanych członków Zarządu. Koordynatorzy, którzy nie są powołanymi członkami Zarządu zgodnie z ust. 1, uczestniczą w posiedzeniach Zarządu bez prawa głosu.

Artykuł  5

Funkcje Zarządu

1. Zarząd:

a) wyznacza strategiczne kierunki działania Cedefopu;

b) przyjmuje co roku, większością dwóch trzecich głosów członków z prawem głosu i zgodnie z art. 6, dokument programowy Cedefopu, zawierający wieloletni program prac Cedefopu wraz z jego rocznym programem prac na nadchodzący rok;

c) przyjmuje, większością dwóch trzecich głosów członków z prawem głosu, roczny budżet Cedefopu oraz pełni inne funkcje związane z tym budżetem na podstawie rozdziału III;

d) przyjmuje skonsolidowane roczne sprawozdanie z działalności wraz z oceną działalności Cedefopu; przedkłada je do dnia 1 lipca każdego roku Parlamentowi Europejskiemu, Radzie, Komisji i Trybunałowi Obrachunkowemu, a skonsolidowane roczne sprawozdanie z działalności podaje do wiadomości publicznej;

e) przyjmuje zgodnie z art. 16 przepisy finansowe mające zastosowanie do Cedefopu;

f) przyjmuje strategię zwalczania nadużyć finansowych, odpowiednią w stosunku do ryzyka takich nadużyć, uwzględniając koszty i korzyści związane ze środkami, które mają być zastosowane;

g) przyjmuje przepisy, których celem jest zapobieganie konfliktom interesów i zarządzanie nimi, w odniesieniu do swoich członków i niezależnych ekspertów, a także oddelegowanych ekspertów krajowych i innych członków personelu niezatrudnionych przez Cedefop, o których mowa w art. 19;

h) na podstawie analizy potrzeb przyjmuje i regularnie aktualizuje plany komunikacji i rozpowszechniania informacji oraz odzwierciedla je w dokumencie programowym Cedefopu;

i) przyjmuje swój regulamin wewnętrzny;

j) wykonuje, zgodnie z ust. 2, w odniesieniu do pracowników Cedefopu uprawnienia organu powołującego powierzone mu na mocy regulaminu pracowniczego oraz uprawnienia organu uprawnionego do zawierania umów o pracę powierzone mu na mocy warunków zatrudnienia innych pracowników (zwane dalej "uprawnieniami organu powołującego");

k) przyjmuje odpowiednie przepisy wykonawcze w celu nadania skuteczności regulaminowi pracowniczemu i warunkom zatrudnienia innych pracowników zgodnie z art. 110 regulaminu pracowniczego;

l) powołuje Dyrektora Wykonawczego oraz, w stosownych przypadkach, podejmuje decyzje o przedłużeniu jego mandatu lub odwołaniu go ze stanowiska zgodnie z art. 18;

m) powołuje księgowego podlegającego regulaminowi pracowniczemu i warunkom zatrudnienia innych pracowników, który jest całkowicie niezależny w wykonywaniu swoich obowiązków;

n) przyjmuje regulamin wewnętrzny Rady Wykonawczej;

o) monitoruje odpowiednie działania następcze w odniesieniu do ustaleń i zaleceń wynikających ze sprawozdań z audytu wewnętrznego lub zewnętrznego oraz ocen, jak również z dochodzeń Europejskiego Urzędu ds. Zwalczania Nadużyć Finansowych (OLAF);

p) wydaje zgodę na dokonywanie ustaleń związanych ze współpracą z właściwymi organami państw trzecich oraz z organizacjami międzynarodowymi, zgodnie z art. 29.

2. Zgodnie z procedurą przewidzianą w art. 110 regulaminu pracowniczego, na podstawie art. 2 ust. 1 regulaminu pracowniczego i art. 6 warunków zatrudnienia innych pracowników, Zarząd przyjmuje decyzję przekazującą odpowiednie uprawnienia organu powołującego Dyrektorowi Wykonawczemu i określającą warunki, zgodnie z którymi możliwe jest zawieszenie przekazania tych uprawnień. Dyrektor Wykonawczy jest uprawniony do dalszego przekazywania tych uprawnień.

Jeżeli wymagają tego wyjątkowe okoliczności, Zarząd może zawiesić tymczasowo przekazanie uprawnień organu powołującego Dyrektorowi Wykonawczemu i uprawnienia dalej przekazane przez Dyrektora Wykonawczego. W takich przypadkach Zarząd przekazuje je, na czas określony, jednemu z powołanych przez siebie przedstawicieli Komisji lub członkowi personelu innemu niż Dyrektor Wykonawczy.

Artykuł  6

Programowanie wieloletnie i roczne

1. Każdego roku Dyrektor Wykonawczy, zgodnie z art. 11 ust. 5 lit. e) niniejszego rozporządzenia, sporządza projekt dokumentu programowego, zawierający wieloletni i roczny program zgodnie z art. 32 rozporządzenia delegowanego (UE) nr 1271/2013.

2. Dyrektor Wykonawczy przedkłada Zarządowi projekt dokumentu programowego, o którym mowa w ust. 1. Po zatwierdzeniu przez Zarząd projekt dokumentu programowego jest przedkładany Komisji, Parlamentowi Europejskiemu i Radzie nie później niż do dnia 31 stycznia każdego roku. Dyrektor Wykonawczy przedkłada zaktualizowane wersje tego dokumentu zgodnie z tą samą procedurą. Zarząd przyjmuje dokument programowy, uwzględniając opinię Komisji.

Dokument programowy staje się ostateczny po ostatecznym przyjęciu budżetu ogólnego Unii i podlega, w razie potrzeby, odpowiednim dostosowaniom.

3. Wieloletni program prac określa ogólne założenia strategiczne, w tym cele, oczekiwane wyniki i wskaźniki skuteczności, unikając powielania działań innych agencji. Określa on również programowanie w zakresie zasobów, w tym budżet wieloletni i personel. Zawiera on strategię stosunków z państwami trzecimi i organizacjami międzynarodowymi zgodnie z art. 29, działania powiązane z tą strategią oraz specyfikację odnośnych zasobów.

4. Roczny program prac jest spójny z wieloletnim programem prac, o którym mowa w ust. 3, i zawiera on:

a) szczegółowe cele i oczekiwane wyniki, w tym wskaźniki skuteczności;

b) opis działań, które mają być finansowane, w tym planowanych środków mających na celu zwiększenie efektywności;

c) informacje o zasobach finansowych i ludzkich przeznaczonych na każde działanie zgodnie z zasadami budżetowania zadaniowego i zarządzania kosztami działań;

d) możliwe działania dotyczące stosunków z państwami trzecimi i organizacjami międzynarodowymi zgodnie z art. 29.

Jednoznacznie określa on działania, które zostały dodane, zmienione lub usunięte w stosunku do poprzedniego roku budżetowego.

5. Zarząd dokonuje zmiany przyjętego rocznego programu prac w przypadku przydzielenia Cedefopowi nowego działania. Zarząd może przekazać Dyrektorowi Wykonawczemu uprawnienia do dokonywania zmian niemeryto-rycznych w rocznym programie prac.

Wszelkie merytoryczne zmiany w rocznym programie prac przyjmuje się zgodnie z tą samą procedurą co pierwotny roczny program prac.

6. Programowanie w zakresie zasobów jest aktualizowane co roku. Założenia strategiczne są uaktualniane w miarę potrzeb i uwzględniają w szczególności wyniki oceny, o której mowa w art. 27.

Przydzielenie Cedefopowi nowego działania w celu realizacji zadań określonych w art. 2 jest uwzględniane w jego programowaniu w zakresie zasobów i finansów, bez uszczerbku dla uprawnień Parlamentu Europejskiego i Rady ("władza budżetowa").

Artykuł  7

Przewodniczący Zarządu

1. Zarząd wybiera przewodniczącego i trzech zastępców przewodniczącego w następujący sposób:

a) jedną osobę spośród członków reprezentujących rządy państw członkowskich;

b) jedną osobę spośród członków reprezentujących organizacje pracodawców;

c) jedną osobę spośród członków reprezentujących organizacje pracowników; oraz

d) jedną osobę spośród członków reprezentujących Komisję.

Przewodniczący i zastępca przewodniczącego wybierani są większością dwóch trzecich głosów członków Zarządu z prawem głosu.

2. Kadencja przewodniczącego i zastępców przewodniczącego trwa jeden rok. Ich kadencja jest odnawialna. Jeżeli jednak w dowolnym momencie swojej kadencji stracą oni status członka Zarządu, kadencja ich kończy się automatycznie w tym samym dniu.

Artykuł  8

Posiedzenia Zarządu

1. Posiedzenia Zarządu zwołuje przewodniczący.

2. Dyrektor Wykonawczy Cedefopu bierze udział w obradach bez prawa głosu.

3. Zarząd zbiera się raz w roku na posiedzeniu zwyczajnym. Ponadto zbiera się z inicjatywy przewodniczącego, na wniosek Komisji lub na wniosek co najmniej jednej trzeciej członków.

4. Zarząd może zapraszać do udziału w swoich posiedzeniach w charakterze obserwatora każdą osobę, której opinia może mieć znaczenie. Przedstawiciele państw Europejskiego Stowarzyszenia Wolnego Handlu (EFTA) będących stronami Porozumienia o Europejskim Obszarze Gospodarczym (Porozumienie EOG) mogą uczestniczyć w posiedzeniach Zarządu w charakterze obserwatorów, jeżeli Porozumienie EOG przewiduje ich udział w działalności Cedefopu.

5. Cedefop zapewnia Zarządowi obsługę sekretariatu.

Artykuł  9

Zasady głosowania Zarządu

1. Z zastrzeżeniem art. 5 ust. 1 lit. b) i c), art. 7 ust. 1 akapit drugi i art. 18 ust. 7, Zarząd podejmuje decyzje większością członków z prawem głosu.

2. Każdy członek z prawem głosu ma jeden głos. W przypadku nieobecności członka z prawem głosu jego zastępca jest uprawniony do wykonywania jego prawa głosu.

3. Przewodniczący bierze udział w głosowaniu.

4. Dyrektor Wykonawczy bierze udział w obradach bez prawa głosu.

5. Bardziej szczegółowe zasady głosowania, zwłaszcza okoliczności, w których jeden członek Zarządu może działać w imieniu innego członka, określone są w regulaminie wewnętrznym Zarządu.

SEKCJA  2

Rada Wykonawcza

Artykuł  10

Rada Wykonawcza

1. Zarząd jest wspierany przez Radę Wykonawczą.

2. Rada Wykonawcza:

a) przygotowuje decyzje, które mają zostać przyjęte przez Zarząd;

b) monitoruje, wraz z Zarządem, podjęcie odpowiednich działań następczych w odniesieniu do ustaleń i zaleceń wynikających ze sprawozdań z audytu wewnętrznego lub zewnętrznego oraz ocen, jak również z dochodzeń OLAF-u;

c) nie naruszając obowiązków Dyrektora Wykonawczego określonych w art. 11, doradza mu - w razie potrzeby - w zakresie wykonywania decyzji Zarządu, mając na uwadze wzmocnienie nadzoru nad zarządzaniem administracyjnym i budżetowym.

3. W razie potrzeby Rada Wykonawcza może, w pilnych przypadkach, podejmować niektóre decyzje tymczasowe w imieniu Zarządu, w tym dotyczące zawieszenia przekazania uprawnień organu powołującego, zgodnie z warunkami określonymi w art. 5 ust. 2, oraz w kwestiach związanych z budżetem.

4. Rada Wykonawcza składa się z przewodniczącego Zarządu, jego trzech zastępców, koordynatorów trzech grup, o których mowa w art. 4 ust. 6, oraz jednego przedstawiciela Komisji. Każda grupa, o której mowa w art. 4 ust. 6, może wyznaczyć maksymalnie dwóch zastępców, którzy uczestniczą w posiedzeniach Rady Wykonawczej pod nieobecność członka powołanego przez daną grupę. Przewodniczący Zarządu jest również przewodniczącym Rady Wykonawczej. Dyrektor Wykonawczy bierze udział w posiedzeniach Rady Wykonawczej bez prawa głosu.

5. Kadencja członków Rady Wykonawczej trwa dwa lata. Kadencja ta jest odnawialna. Kadencja członka Rady Wykonawczej kończy się wraz z zakończeniem jego członkostwa w Zarządzie.

6. Rada Wykonawcza zbiera się trzy razy do roku. Ponadto zbiera się z inicjatywy przewodniczącego lub na wniosek członków. Po każdym spotkaniu koordynatorzy trzech grup, o których mowa w art. 4 ust. 6, dokładają wszelkich starań w celu terminowego i przejrzystego poinformowania członków swojej grupy o przedmiocie dyskusji.

SEKCJA  3

Dyrektor Wykonawczy

Artykuł  11

Obowiązki Dyrektora Wykonawczego

1. Dyrektor Wykonawczy jest odpowiedzialny za zarządzanie Cedefopem zgodnie ze strategicznym kierunkiem określonym przez Zarząd i odpowiada przed Zarządem.

2. Bez uszczerbku dla uprawnień Komisji, Zarządu i Rady Wykonawczej, Dyrektor Wykonawczy jest niezależny w wykonywaniu swoich obowiązków i nie zwraca się o instrukcje ani ich nie przyjmuje od żadnego rządu ani jakiegokolwiek innego podmiotu.

3. Dyrektor Wykonawczy składa sprawozdanie z wykonywania swoich obowiązków Parlamentowi Europejskiemu na jego wezwanie. Rada może wezwać Dyrektora Wykonawczego do złożenia sprawozdania z wykonywania obowiązków.

4. Dyrektor Wykonawczy jest prawnym przedstawicielem Cedefopu.

5. Dyrektor Wykonawczy odpowiada za wykonywanie zadań powierzonych Cedefopowi na mocy niniejszego rozporządzenia. W szczególności Dyrektor Wykonawczy odpowiada za:

a) bieżące administrowanie Cedefopem, w tym wykonywanie uprawnień powierzonych mu w odniesieniu do kwestii kadrowych, zgodnie z art. 5 ust. 2;

b) wdrażanie decyzji przyjętych przez Zarząd;

c) zgodnie z decyzją, o której mowa w art. 5 ust. 2, podejmowanie decyzji dotyczących zarządzania zasobami ludzkimi;

d) podejmowanie decyzji w odniesieniu do wewnętrznych struktur organizacyjnych Cedefopu, w tym, w razie potrzeby, wyznaczenia funkcji zastępczych, które mogą obejmować bieżące administrowanie Cedefopem, przy uwzględnieniu potrzeb związanych z działalnością Cedefopu i należytego zarządzania budżetem;

e) opracowywanie dokumentu programowego oraz przedkładanie go Zarządowi po konsultacji z Komisją;

f) wdrażanie dokumentu programowego i składanie sprawozdań z jego wykonania Zarządowi;

g) opracowywanie skonsolidowanego rocznego sprawozdania z działalności Cedefopu i przedstawianie go Zarządowi do oceny i przyjęcia;

h) ustanowienie skutecznego systemu monitorowania pozwalającego na przeprowadzanie regularnych ocen, o których mowa w art. 27, oraz opracowanie systemu sprawozdawczego podsumowującego ich wyniki;

i) przygotowanie projektu przepisów finansowych mających zastosowanie do Cedefopu;

j) przygotowanie projektu preliminarza dochodów i wydatków Cedefopu jako części dokumentu programowego Cedefopu; oraz wykonywanie budżetu Cedefopu;

k) przygotowanie planu działań w następstwie wniosków ze sprawozdań z audytu wewnętrznego lub zewnętrznego i ocen, a także z dochodzeń OLAF-u, oraz składanie dwa razy w roku Komisji, a regularnie - Zarządowi i Radzie Wykonawczej, sprawozdania z postępów;

l) dążenie do zapewnienia równowagi płci w Cedefopie;

m) ochronę interesów finansowych Unii przez stosowanie środków zapobiegających nadużyciom finansowym, korupcji i wszelkiej innej nielegalnej działalności, przez skuteczne kontrole, a w razie wykrycia nieprawidłowości przez odzyskiwanie kwot nienależnie wypłaconych oraz, w stosownych przypadkach, nakładanie skutecznych, proporcjonalnych i odstraszających kar administracyjnych i finansowych;

n) przygotowanie strategii Cedefopu dotyczącej zwalczania nadużyć finansowych i przedstawienie jej Zarządowi do zatwierdzenia;

o) w stosownych przypadkach, współpracę z innymi agencjami Unii i zawieranie z nimi umów o współpracy.

6. Dyrektor Wykonawczy jest również odpowiedzialny za podjęcie decyzji, czy do celów wykonywania zadań Cedefopu w skuteczny i wydajny sposób konieczne jest ustanowienie biura łącznikowego w Brukseli, aby rozwijać współpracę Cedefopu z odpowiednimi instytucjami Unii. Decyzja ta wymaga uprzedniej zgody Komisji, Zarządu i danego państwa członkowskiego. W decyzji określa się zakres działań prowadzonych w tym biurze łącznikowym w sposób pozwalający uniknąć niepotrzebnych kosztów i powielania administracyjnych funkcji Cedefopu.