Rezolucja 2023/1890 zawierająca uwagi stanowiące integralną część decyzji w sprawie absolutorium z wykonania budżetu Europejskiego Instytutu Innowacji i Technologii (EIT) za rok budżetowy 2021
Dz.U.UE.L.2023.242.318
Akt nienormatywnyREZOLUCJA PARLAMENTU EUROPEJSKIEGO (UE) 2023/1890
z dnia 10 maja 2023 r.
zawierająca uwagi stanowiące integralną część decyzji w sprawie absolutorium z wykonania budżetu Europejskiego Instytutu Innowacji i Technologii (EIT) za rok budżetowy 2021
- uwzględniając swoją decyzję w sprawie absolutorium z wykonania budżetu Europejskiego Instytutu Innowacji i Technologii (EIT) za rok budżetowy 2021,
- uwzględniając art. 100 Regulaminu i załącznik V do Regulaminu,
- uwzględniając sprawozdanie Komisji Kontroli Budżetowej (A9-0130/2023),
A. mając na uwadze, że zgodnie z zestawieniem dochodów i wydatków 1 ostateczny budżet Europejskiego Instytutu Innowacji i Technologii (zwanego dalej "Instytutem") na rok budżetowy 2021 wyniósł 360 913 825,71 EUR, co stanowi spadek o 42,26 % w porównaniu z rokiem 2020 r.;
B. mając na uwadze, że Rada Zarządzająca przeznaczyła 357 511 198 EUR (96 %) na rzecz ośmiu wspólnot wiedzy i innowacji (WWiI) Instytutu na realizację ich biznesplanów na 2021 r.;
C. mając na uwadze, że zmniejszenie budżetu na rok budżetowy 2021 r. wynikło ze znacznie mniejszej liczby dotacji przyznanych WWiI i zrealizowanych przez te wspólnoty w 2021 r.; było to spowodowane zakończeniem poprzednich wieloletnich ram finansowych i rozpoczęciem okresu objętego nowymi ramami;
D. mając na uwadze, że Trybunał Obrachunkowy (zwany dalej "Trybunałem") w sprawozdaniu dotyczącym rocznego sprawozdania finansowego Instytutu za rok budżetowy 2021 (zwanym dalej "sprawozdaniem Trybunału") stwierdził, iż uzyskał wystarczającą pewność, że roczne sprawozdanie finansowe Instytutu jest wiarygodne oraz że transakcje leżące u jego podstaw są legalne i prawidłowe;
Zarządzanie budżetem i finansami
1. zauważa, że wysiłki związane z monitorowaniem budżetu w roku budżetowym 2021 doprowadziły do osiągnięcia wskaźnika wykonania w odniesieniu do środków na zobowiązania na omawiany rok w wysokości 97,91 %, co oznacza spadek o 1,94 % w porównaniu z rokiem 2020; zwraca ponadto uwagę, że wskaźnik wykonania w odniesieniu do środków na płatności na omawiany rok wyniósł 99,47 %, co oznacza wzrost o 0,34 % w porównaniu z rokiem 2020;
2. odnotowuje przyjęcie przez Instytut strategicznego planu innowacji (SPI) na lata 2021-2027, co oznacza zwiększenie budżetu Instytutu o prawie 3 mld EUR na okres siedmiu lat oraz rozszerzenie mandatu;
3. w odniesieniu do uwagi uzupełniającej dotyczącej zwrotu kosztów podróży i pobytu w wysokości 1 200 EUR poniesionych przez pracownika tymczasowego Instytutu zauważa, że w ramach środka naprawczego Instytut ogłosił w 2022 r. nowy przetarg na zamówienia na usługi tymczasowe, który obejmuje koszty podróży służbowych pracowników tymczasowych i aspekty związane z podróżami w celu ograniczenia potencjalnego ryzyka;
Wyniki działalności
4. zauważa, że Instytut korzysta z systemu kluczowych wskaźników skuteczności działania (KPI) powiązanych z WWiI Instytutu; zauważa, że podobnie jak w poprzednich latach WWiI nie wykorzystały w pełni kwot dotacji przyznanych przez Instytut;
5. odnotowuje, że Instytut szeroko wdrożył swój program prac w 2021 r., chociaż wystąpiły pewne opóźnienia z powodu późnego przyjęcia rozporządzenia Rady (UE, Euratom) 2020/2093 2 i rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2021/695 3 ; zauważa, że niektóre priorytety - tj. strategię monitorowania i przejście na e-dotacje - przesunięto na 2022 r. ze względu na niewystarczające zasoby ludzkie Instytutu; odnotowuje, że jednym z głównych osiągnięć Instytutu w 2021 r. było rozpoczęcie inicjatywy HEI mającej na celu budowanie zdolności innowacyjnych na rzecz szkolnictwa wyższego, która stanowi kluczowy cel SPI 2021-2027; docenia, że średni czas oczekiwania na przyznanie dotacji skrócił się z 187 dni do 117 dni;
6. z zadowoleniem przyjmuje rozwój synergii i praktyk współpracy z innymi instytucjami i organami; odnotowuje w tym kontekście postępy poczynione w 2021 r. we wdrażaniu protokołu ustaleń podpisanego przez Instytut z Europejską Radą ds. Innowacji (EIC), między innymi wspólne projekty dotyczące przedsiębiorstw typu startup WWiI przystępujących do programu akceleratora dla startupów EIC lub promowania programu na rzecz przedsiębiorczości kobiet; odnotowuje współpracę Instytutu z Agencją Unii Europejskiej ds. Szkolenia w Dziedzinie Ścigania w obszarach takich jak panele rekrutacyjne czy technologie informacyjne (IT); odnotowuje ponadto owocną współpracę Instytutu z Urzędem Unii Europejskiej ds. Własności Intelektualnej w zakresie pobudzania innowacji wśród europejskich przedsiębiorstw i MŚP, przy czym w 2021 r. w 35 działaniach wzięło udział ponad 700 osób;
Polityka kadrowa
7. zauważa, że na dzień 31 grudnia 2021 r. plan zatrudnienia zrealizowano w 93 % - zatrudnionych było 42 pracowników na czas określony, podczas gdy budżet Unii przewidywał 45 stanowisk dla tej kategorii pracowników (taka sama liczba zatwierdzonych stanowisk jak w 2020 r.); zauważa, że w 2021 r. dla Instytutu pracowało również 21 pracowników kontraktowych, 15 pracowników tymczasowych i jeden oddelegowany ekspert krajowy;
8. ubolewa nad brakiem równowagi płci wśród kadry kierowniczej wyższego i średniego szczebla Instytutu, gdzie 5 na 6 stanowisk (83 %) zajmują mężczyźni; odnotowuje równowagę płci w Radzie Zarządzającej Instytutu, gdzie 9 z 15 stanowisk (60 %) zajmują mężczyźni, a wśród ogółu personelu 35 z 63 stanowisk (56 %) zajmują kobiety; odnotowuje, że Instytut zobowiązał się do wdrożenia planu działania w sprawie równości płci i zorganizował w 2021 r. szereg działań, takich jak wspólny program WWiI poświęcony przedsiębiorczości i przywództwu kobiet oraz specjalny projekt "Girls Go Circular" mający na celu zwiększenie obecności kobiet w obszarze nauk przyrodniczych, technologii, inżynierii, sztuki i matematyki; wzywa Instytut, aby jak najszybciej podjął konkretne działania w celu zwiększenia równowagi płci na wszystkich szczeblach hierarchii oraz złożył sprawozdanie organowi udzielającemu absolutorium;
9. zauważa, że jeden były komisarz i jeden były poseł do Parlamentu Europejskiego otrzymują pieniądze z budżetu Instytutu jako członkowie Rady Zarządzającej Instytutu;
10. odnotowuje rotację personelu Instytutu na poziomie 6,3 % w 2021 r.; odnotowuje trudności Instytutu w przyciąganiu i zatrzymywaniu wysoko wykwalifikowanych specjalistów ze względu na niski współczynnik wynagrodzeń dla Węgier; z zadowoleniem przyjmuje środki zachęcające i inicjatywy społeczne Instytutu mające na celu zapobieganie wysokiej rotacji personelu;
11. odnotowuje znaczny wzrost obciążenia pracą w Instytucie w 2021 r., a także nowe zadania związane z rozszerzonym mandatem Instytutu w ramach programu "Horyzont Europa"; zauważa jednak, że zwiększonemu mandatowi i liczniejszym zadaniom nie towarzyszyły żadne nowe zasoby kadrowe, co doprowadziło do krytycznego niedoboru personelu, a tym samym utrudniło realizację wieloletniego programu prac Instytutu oraz uzyskanie poświadczenia dotyczącego zarządzanych funduszy; zauważa, że w związku z tym koszty administracyjne Instytutu są bardzo niskie i wynoszą 2 % całkowitego budżetu w porównaniu ze średnią 4,6 % w ramach programu "Horyzont 2020"; zauważa w tym kontekście ryzyko niewdrożenia wszystkich podstawowych elementów rocznego programu prac Instytutu; zwraca uwagę, że niewystarczający personel Instytutu i związane z tym ryzyko zostały uwzględnione przez Radę Zarządzającą Instytutu, która pod koniec 2021 r. zatwierdziła reorganizację zarządzania dostępnymi zasobami oraz zaplanowała na 2022 r. przegląd struktury i schematu organizacyjnego Instytutu; podkreśla, że Instytut, po tym jak odrzucono jego pierwszy wniosek o dodatkowe stanowiska na lata 2021 i 2022, ponownie złożył wniosek o 10 dodatkowych stanowisk w 2022 r.; uznaje potrzebę dostosowania zasobów Instytutu do oczekiwań związanych z nowym mandatem; przypomina, że niespełnienie wymogów kadrowych zwiększa ryzyko błędów i nieprawidłowości, a tym samym może powodować potencjalne szkody dla należytego zarządzania finansami w ramach budżetu Unii;
12. przypomina o znaczeniu opracowania długoterminowej polityki kadrowej uwzględniającej równowagę między życiem zawodowym a prywatnym, poradnictwo przez całe życie oraz oferowanie specjalnych możliwości szkoleniowych w zakresie rozwoju kariery zawodowej, osiągnięcie równowagi płci na wszystkich szczeblach personelu, telepracę, prawo do bycia offline, poprawę równowagi geograficznej w celu zapewnienia odpowiedniej reprezentacji wszystkich państw członkowskich oraz rekrutację i integrację osób z niepełnosprawnościami, a także zapewnienie ich równego traktowania i powszechnego promowania ich szans;
Zamówienia publiczne
13. zauważa, że w 2021 r. Instytut zakończył 87 % postępowań o udzielenie zamówienia zgodnie ze swoim planem, a tym samym przekroczył docelowy poziom 85 % postępowań o udzielenie zamówienia zakończonych w 2021 r.; zauważa, że Instytut poinformował, iż wszystkie procedury priorytetowe zostały zakończone z wyjątkiem nowej umowy ramowej na usługi komunikacyjne i zarządzanie wydarzeniami;
14. na podstawie sprawozdania Trybunału odnotowuje, że w przypadku dwóch płatności objętych kontrolą Instytut zatwierdził odnośne zobowiązania budżetowe dopiero po podpisaniu umowy; odnotowuje uwagę Trybunału, że stanowiło to naruszenie art. 73 ust. 2 rozporządzenia delegowanego Komisji (UE) 2019/715 4 ; odnotowuje odpowiedź Instytutu, że od 2023 r. zacznie on korzystać ze standardowego narzędzia informatycznego Komisji programu "Horyzont Europa" do zarządzania dotacjami i że narzędzie to ma wbudowane w system odpowiednie kontrole wewnętrzne zapobiegające podobnym błędom; odnotowuje ponadto zobowiązanie się Instytutu do aktualizacji standardowej procedury operacyjnej dotyczącej obiegu środków finansowych w celu odzwierciedlenia niezbędnych zmian; wzywa Instytut do poinformowania organu udzielającego absolutorium o poczynionych w związku z tym postępach;
Zapobieganie konfliktom interesów i zarządzanie nimi oraz przejrzystość
15. odnotowuje już zrealizowane i aktualnie wdrażane działania Instytutu służące zapewnieniu przejrzystości, zapobieganiu konfliktom interesów i zarządzaniu nimi oraz zagwarantowaniu ochrony sygnalistów; zauważa, że Instytut opublikował na swojej stronie internetowej deklaracje interesów i życiorysy członków Rady Zarządzającej i zespołu zarządzającego;
16. odnotowuje zobowiązanie się Instytutu do aktualizacji i udoskonalenia jego polityki zapobiegania konfliktom interesów i zarządzania nimi; zauważa, że Rada Zarządzająca Instytutu zwróciła się do Komisji o uprzednie wyrażenie zgody na przyjęcie decyzji w sprawie zapobiegania konfliktom interesów i zarządzania nimi oraz w sprawie procesów decyzyjnych w celu uniknięcia konfliktu interesów pracowników Instytutu, która uzupełni obowiązujące przepisy Instytutu; z zadowoleniem przyjmuje dodatkowe środki Instytutu, takie jak wprowadzenie standardowych wzorów dotyczących konfliktów interesów oraz ustanowienie komitetu doradczego ds. konfliktów interesów; zauważa, że zidentyfikowano przypadki konfliktu interesów w kontekście procedury przeszeregowania i procedur naboru, a problemy te rozwiązano za pomocą istniejących środków łagodzących;
17. z zadowoleniem przyjmuje fakt, że Instytut pozostaje wśród dziewięciu agencji wprowadzających własne przepisy wewnętrzne, które regulują działalność członków ich zarządów i wykraczają poza minimalne wymogi prawne dotyczące potencjalnych przypadków efektu "drzwi obrotowych"; zauważa w szczególności, że zgodnie z kodeksem dobrego postępowania Instytutu członkowie Rady Zarządzającej nie mogą zajmować jakiegokolwiek stanowiska, płatnego lub nieodpłatnego, w przedsiębiorstwach, ośrodkach badawczych lub na uniwersytetach uczestniczących w WWiI Instytutu lub otrzymujących dotacje Instytutu, przez dwa lata po opuszczeniu stanowiska; odnotowuje ponadto, że Instytut opracował politykę dostępu do poufnych informacji dla pracowników odchodzących z pracy oraz wytyczne dotyczące ograniczeń i zakazów obowiązujących po okresie zatrudnienia; wzywa Instytut do informowania organu udzielającego absolutorium o wdrażaniu tej polityki;
18. podkreśla potrzebę wprowadzenia bardziej systemowych przepisów dotyczących przejrzystości, niezgodności, konfliktu interesów, nielegalnego lobbingu i efektu "drzwi obrotowych"; wzywa Instytut, aby wzmocnił mechanizmy kontroli wewnętrznej, w tym ustanowił wewnętrzny mechanizm antykorupcyjny;
Kontrola wewnętrzna
19. zauważa, że zgodnie ze sprawozdaniem jednostki audytu wewnętrznego Instytutu z 87 zaleceń sformułowanych podczas audytu uzupełniającego zamknięto 29 otwartych zaleceń, obniżono rangę 25 otwartych zaleceń i nie podniesiono rangi żadnego zalecenia otwartego; zauważa, że w związku z tym na dzień 31 grudnia 2021 r. żadne krytyczne kwestie nie pozostały otwarte;
20. odnotowuje, że w kontekście przeglądu struktury organizacyjnej Instytut rozpoczął w 2021 r. przekształcenie funkcji jednostki audytu wewnętrznego w funkcję monitorowania i nadzorowania WWiI;
21. odnotowuje zmienioną strategię Instytutu w zakresie zwalczania nadużyć finansowych na lata 2021-2023; zauważa, że spośród 14 celów w zakresie zwalczania nadużyć finansowych wyznaczonych na 2021 r. dziewięć w pełni zrealizowano, cztery zrealizowano częściowo, a jeden odroczono;
22. zwraca uwagę, że w 2021 r. Służba Audytu Wewnętrznego (IAS) Komisji przeprowadziła i zakończyła kontrolę zarządzania zasobami ludzkimi; zauważa, że przy tej okazji wydano trzy ważne zalecenia; zauważa w odniesieniu do działań następczych podjętych w związku z poprzednimi audytami IAS, że w 2021 r. w przypadku Instytutu nie było otwartych kluczowych ani bardzo ważnych zaleceń IAS, podczas gdy niektóre ważne zalecenia zostały opóźnione i pozostają otwarte;
23. odnotowuje wnioski z samooceny kontroli wewnętrznej Instytutu, zgodnie z którymi jego system kontroli wewnętrznej jest ogólnie skuteczny i wydajny, przy czym konieczne są dalsze usprawnienia w odniesieniu do zasady 12;
24. przypomina, że trzeba wzmocnić systemy zarządzania i kontroli, aby zapewnić właściwe funkcjonowanie Instytutu; zdecydowanie nalega na wymóg skutecznych systemów zarządzania i kontroli, aby uniknąć potencjalnych przypadków konfliktu interesów, brakujących kontroli ex ante/ex post, nieodpowiedniego zarządzania zobowiązaniami budżetowymi i prawnymi oraz niezgłaszania problemów w rejestrze wyjątków;
Cyfryzacja i transformacja ekologiczna
25. odnotowuje działania Instytutu mające na celu poprawę bezpieczeństwa w internecie i cyfryzacji; zauważa, że od 2021 r. Instytut wdrożył wszystkie usługi monitorowania świadczone przez zespół reagowania na incydenty komputerowe dla instytucji, organów i agencji UE; zauważa, że w 2021 r. Instytut przeprowadził audyty cyberbezpie- czeństwa i wdrożył wszystkie wydane zalecenia; odnotowuje, że w 2021 r. nie zgłoszono żadnych cyberincydentów; zauważa, że w kontekście stopniowego wdrażania SYSPER (system informacyjny Komisji Europejskiej dotyczący zarządzania zasobami kadrowymi) w 2021 r. Instytut przyjął dodatkowe moduły zarządzania zasobami ludzkimi;
26. uznaje wiodącą rolę, jaką WWiI "Klimat" Instytutu odgrywa w skutecznym zarządzaniu środowiskiem w Unii; wyraża uznanie dla bieżących wysiłków Instytutu na rzecz ograniczenia podróży i emisji CO2; zauważa, że w 2021 r. powołano Komitet ds. Zrównoważonego Rozwoju, który ma określić dalsze działania mające na celu uczynienie działalności Instytutu neutralną pod względem emisji dwutlenku węgla;
27. przypomina, jak ważne jest zwiększenie cyfryzacji Instytutu pod względem wewnętrznego funkcjonowania i zarządzania, ale także w celu przyspieszenia cyfryzacji procedur; podkreśla, że Instytut powinien zachować proaktywną postawę w tym względzie, aby uniknąć powstania przepaści cyfrowej między agencjami Unii; zwraca jednak uwagę na konieczność podejmowania wszystkich niezbędnych środków bezpieczeństwa, aby uniknąć wszelkiego ryzyka dla bezpieczeństwa informacji przetwarzanych online;
28. zachęca Instytut do ścisłej współpracy z Agencją Unii Europejskiej ds. Cyberbezpieczeństwa; sugeruje oferowanie wszystkim pracownikom Instytutu regularnie aktualizowanych programów szkoleniowych dotyczących cyberbez- pieczeństwa; wzywa Instytut do szybszego opracowania polityki w zakresie cyberbezpieczeństwa, jej realizacji do 31 grudnia 2023 r. oraz do złożenia sprawozdania organowi udzielającemu absolutorium;
Ciągłość działania w czasie kryzysu związanego z COVID-19
29. dostrzega wyzwania stojące przed Instytutem w zakresie zarządzania ciągłością działania w okresie przechodzenia do programu "Horyzont Europa" ze względu na nieterminowe przyjęcie zmienionych ram prawnych Instytutu; odnotowuje środki łagodzące, które Instytut zatwierdził w 2021 r. w celu uwzględnienia wymogów ram prawnych programu "Horyzont Europa" pomimo wspomnianych opóźnień i które obejmowały posiedzenia grupy zadaniowej ds. uproszczenia i plan transformacji na 2021 r.; z zadowoleniem przyjmuje fakt, że takie wysiłki umożliwiły Instytutowi pomyślne przejście do programu "Horyzont Europa" i ograniczenie do minimum zakłóceń operacyjnych;
30. odnotowuje bieżące działania Instytutu mające na celu zapewnienie ciągłości działania w kontekście pandemii COVID-19, takie jak korzystanie z Microsoft Teams do komunikacji i współpracy, a także prowadzenie badań w celu zbierania informacji zwrotnych od pracowników na kluczowe tematy; zachęca Instytut, aby wykorzystał w praktyce doświadczenia związane z pracą zdalną i hybrydową, żeby lepiej organizować spotkania i zadania, które można w przyszłości skuteczniej przeprowadzać i realizować w trybie zdalnym niż przy udziale fizycznym; przypomina, że Instytut osiągnął korzystne wyniki pod względem uczestnictwa w wydarzeniach hybrydowych;
Inne uwagi
31. zauważa, że w nowym SPI na lata 2021-2027 wezwano do wzmocnienia dialogu z państwami członkowskimi poprzez ściślejszą współpracę, komunikację i widoczność; odnotowuje działania następcze podjęte przez Instytut w celu wzmocnienia komunikacji i świadomości w jego społeczności; zauważa w szczególności, że Instytut utworzył sieć 89 krajowych punktów kontaktowych reprezentujących 57 krajów, w tym państwa członkowskie, państwa stowarzyszone w ramach programu "Horyzont 2020" i inne państwa trzecie; odnotowuje ponadto rozwój centrum wiedzy Instytutu jako publicznego repozytorium dokumentów roboczych i sprawozdań dotyczących polityki;
32. wzywa Instytut do dalszego rozwijania synergii (np. w zakresie zasobów ludzkich, zarządzania budynkami, usług informatycznych i bezpieczeństwa) oraz do nasilenia współpracy, wymiany dobrych praktyk i dyskusji na temat obszarów będących przedmiotem wzajemnego zainteresowania z innymi agencjami Unii w celu poprawy wydajności;
33. w odniesieniu do innych uwag towarzyszących decyzji w sprawie absolutorium, które mają charakter przekrojowy, odsyła do swojej rezolucji z dnia 10 maja 2023 r. 5 w sprawie wyników, zarządzania finansami i kontroli agencji.