Rezolucja 2023/1887 zawierająca uwagi stanowiące integralną część decyzji w sprawie absolutorium z wykonania budżetu Europejskiego Urzędu Nadzoru Ubezpieczeń i Pracowniczych Programów Emerytalnych (EIOPA) za rok budżetowy 2021
Dz.U.UE.L.2023.242.309
Akt nienormatywnyREZOLUCJA PARLAMENTU EUROPEJSKIEGO (UE) 2023/1887
z dnia 10 maja 2023 r.
zawierająca uwagi stanowiące integralną część decyzji w sprawie absolutorium z wykonania budżetu Europejskiego Urzędu Nadzoru Ubezpieczeń i Pracowniczych Programów Emerytalnych (EIOPA) za rok budżetowy 2021
- uwzględniając swoją decyzję w sprawie absolutorium z wykonania budżetu Europejskiego Urzędu Nadzoru Ubezpieczeń i Pracowniczych Programów Emerytalnych za rok budżetowy 2021,
- uwzględniając art. 100 Regulaminu i załącznik V do Regulaminu,
- uwzględniając sprawozdanie Komisji Kontroli Budżetowej (A9-0103/2023),
A. mając na uwadze, że zgodnie z zestawieniem dochodów i wydatków 1 ostateczny budżet Europejskiego Urzędu Nadzoru Ubezpieczeń i Pracowniczych Programów Emerytalnych (zwanego dalej "Urzędem") na rok budżetowy 2021 wyniósł 32 839 626 EUR, co stanowi wzrost o 15,69 % w porównaniu z rokiem 2020; mając na uwadze, że Urząd jest finansowany z wkładu Unii (12 140 600 EUR, czyli 36,96 %) i z wkładów krajowych organów nadzoru państw członkowskich (20 258 026 EUR, czyli 61,69 %);
B. mając na uwadze, że w swoim sprawozdaniu dotyczącym rocznego sprawozdania finansowego Europejskiego Urzędu Nadzoru Ubezpieczeń i Pracowniczych Programów Emerytalnych za rok budżetowy 2021 (zwanym dalej "sprawozdaniem Trybunału") Trybunał Obrachunkowy (zwany dalej "Trybunałem") stwierdza, iż uzyskał wystarczającą pewność, że roczne sprawozdanie finansowe Urzędu jest wiarygodne oraz że transakcje leżące u jego podstaw są legalne i prawidłowe;
Zarządzanie budżetem i finansami
1. z zadowoleniem zauważa, że dzięki wysiłkom na rzecz monitorowaniem budżetu w ciągu roku budżetowego 2021 osiągnięto wskaźnik wykonania budżetu w wysokości 99,98 %, co oznacza spadek o 0,02 % w porównaniu z rokiem 2020; zwraca jednak uwagę, że wskaźnik wykonania w odniesieniu do środków na płatności wyniósł 79,12 %, co oznacza spadek o 3,67 % w porównaniu z rokiem 2020; wzywa Urząd do zwiększenia wskaźnika wykonania w odniesieniu do środków na płatności;
Wyniki działalności
2. odnotowuje, że Urząd stosuje pewne środki, np. kluczowe wskaźniki skuteczności działania, do oceny wartości dodanej wynikającej z jego działalności oraz inne środki służące usprawnieniu zarządzania budżetem; zauważa, że w 2021 r. Urząd wyznaczył 14 strategicznych celów w zakresie skuteczności działania w siedmiu głównych obszarach swoich prac; zauważa z uznaniem, że Urząd osiągnął lub przekroczył 12 z tych celów i jest w trakcie realizacji dwóch pozostałych kluczowych wskaźników skuteczności działania;
3. zwraca uwagę, że 304 produkty i usługi, czyli 88 % ogółu, Urząd dostarczył terminowo, 35 produktów i usług z nieznacznym opóźnieniem, a 8 w ogóle, głównie z powodu zmiany priorytetów w wyniku decyzji politycznych, skutków COVID-19, związku z innymi inicjatywami oraz braku zasobów;
4. docenia najważniejsze dokonania Urzędu w 2021 r.; odnotowuje opracowanie standardów technicznych mających na celu zwalczanie pseudoekologicznego marketingu produktów finansowych oraz zwiększenie przystępności dokumentów zawierających kluczowe informacje na temat detalicznych produktów zbiorowego inwestowania i ubezpieczeniowych produktów inwestycyjnych (PRIIP) dla inwestorów detalicznych; z zadowoleniem zauważa, że w 2021 r. Urząd opublikował kryteria niezależności organów nadzorczych dotyczące spójności w zakresie nadzoru w obszarach takich jak praktyki nadzorcze i oczekiwania w przypadku naruszenia; z zadowoleniem przyjmuje opracowanie europejskich ram oceny ryzyka systemowego, które umożliwią Urzędowi i jego członkom przygotowanie opinii na temat tendencji i zmian na europejskim rynku ubezpieczeń oraz potencjalnego ryzyka systemowego;
5. zauważa, że w 2021 r. Urząd przekierował zasoby ludzkie w celu wsparcia spójności w zakresie nadzoru; zauważa, że działania te stanowiły odpowiedź na zalecenie Trybunału zawarte w sprawozdaniu specjalnym nr 29/2018 w sprawie Europejskiego Urzędu Nadzoru Ubezpieczeń i Pracowniczych Programów Emerytalnych; docenia wysiłki podjęte przez Urząd w obszarze transformacji cyfrowej w celu zwiększenia efektywności m.in. poprzez modernizację podstawowej infrastruktury technicznej, inicjatywy na rzecz automatyzacji procesów biznesowych oraz usprawnienia ekstra- netu;
Polityka kadrowa
6. zauważa, że na dzień 31 grudnia 2021 r. plan zatrudnienia zrealizowano w 99 %, zatrudniając na czas określony 137 ze 138 pracowników zatwierdzonych w budżecie unijnym (dla porównania w 2020 r. zatwierdzono 127 stanowisk); zauważa ponadto, że w 2021 r. Urząd zatrudniał 33 pracowników kontraktowych i 23 oddelegowanych ekspertów krajowych;
7. docenia wysiłki Urzędu na rzecz większej równowagi płci w składzie personelu; odnotowuje, że w 2021 r. kierownictwo wyższego szczebla Urzędu składało się z pięciu mężczyzn (63 %) i trzech kobiet (38 %), zarząd z trzech mężczyzn (43 %) i czterech kobiet (57 %), a personel ogółem z 98 mężczyzn (52 %) i 89 kobiet (48 %); apeluje do Urzędu, by nadal rozwijał długoterminową politykę kadrową w zakresie równowagi między życiem zawodowym a prywatnym, poradnictwa przez całe życie, oferty konkretnych możliwości szkoleniowych z myślą o rozwoju kariery zawodowej, równowagi płci na wszystkich szczeblach hierarchii, telepracy, prawa do bycia offline, zwiększenia równowagi geograficznej w trosce o odpowiednie reprezentowanie wszystkich państw członkowskich oraz rekrutacji i integracji osób niepełnosprawnych, a także zapewnienia im równego traktowania i powszechnego promowania ich szans;
8. z zadowoleniem przyjmuje fakt, że pracując zdalnie, Urząd prowadził też zdalną rekrutację, kładąc nacisk na odpowiedni profil personelu, by zapewnić nieprzerwaną realizację swojego mandatu, i że stale integrował nowych pracowników w ciągu roku, organizując dla nich specjalne szkolenia wprowadzające i udzielając im niezbędnego wsparcia, gdy zaczynali zdalną pracę w Urzędzie;
9. zauważa, że w 2021 r. Urząd zapewnił personelowi i kierownictwu specjalne szkolenia dotyczące nowych zjawisk zawodowych, takich jak zespoły hybrydowe i praca zdalna; zauważa w szczególności, że rozwój umiejętności przywódczych i zarządczych kierownictwa był głównym elementem jego szkolenia w 2021 r.;
10. z uznaniem odnotowuje wysiłki Urzędu podjęte w 2021 r. w celu podniesienia rangi sektora ubezpieczeń i emerytur jako miejsca na realizację udanej kariery zawodowej dla kobiet, zwłaszcza na stanowiskach kierowniczych, poprzez opublikowanie szeregu profili kobiet pracujących na stanowiskach kierowniczych oraz uznanie różnorodności mówców podczas wystąpień za czynnik decyzyjny;
11. przyjmuje do wiadomości odnowienie składu komisji odwoławczej 1 grudnia 2021 r.; zauważa ponadto, że odnowienie to dotyczyło pięciu członków i pięciu zastępców, których kadencja potrwa do 30 listopada 2026 r., z możliwością jednokrotnego przedłużenia;
12. cieszy się z przyjęcia polityki ochrony godności osobistej przed nękaniem psychicznym i molestowaniem seksualnym; odnotowuje szczegółową procedurę zapewniającą realizację tej polityki; wyraża uznanie dla Urzędu za jego wewnętrzną sieć zaufanych doradców, którzy zostali przeszkoleni w zakresie doradzania pracownikom i udziału w razie potrzeby w nieformalnej procedurze dotyczącej nękania i molestowania; wyraża zadowolenie z powodu przyjęcia decyzji wzorcowej w sprawie dochodzeń administracyjnych i postępowań dyscyplinarnych; zauważa, że ta decyzja wzorcowa przyczynia się do ochrony domniemanych ofiar nękania i molestowania;
13. pochwala zaangażowanie Urzędu na rzecz proaktywnego podejścia do zarządzania różnorodnością, które wykracza poza zapewnienie zgodności z zasadami niedyskryminacji i równości; wyraża zadowolenie z powodu przyjęcia strategii na rzecz różnorodności i włączenia społecznego oraz szczegółowego planu działania, w tym przyjęcia Karty EUAN na rzecz różnorodności i włączenia społecznego oraz działań obejmujących środki przekrojowe; zauważa, że wśród środków tych znalazła się współpraca z innymi instytucjami, zapewnienie sprawiedliwej i uczciwej kariery zawodowej oraz ukierunkowane środki dotyczące konkretnych grup;
Zamówienia publiczne
14. z zaniepokojeniem odnotowuje uwagę Trybunału, że zgodnie z umową najmu pomieszczeń zajmowanych przez Urząd przed wprowadzeniem zmian w obiekcie i zainstalowaniem dodatkowego wyposażenia właściciel nieruchomości musi wyrazić na to zgodę; odnotowuje ponadto uwagę Trybunału, że zgodnie z umową związane z tym prace mogą przeprowadzić jedynie wykonawcy wskazani przez właściciela; ubolewa, że w wyniku tych ograniczeń umownych Urząd udzielił zamówienia na prace remontowe bezpośrednio wykonawcom wskazanym przez właściciela nieruchomości, nie przeprowadziwszy odpowiedniego postępowania o udzielenie zamówienia; odnotowuje wniosek Trybunału, że płatności dokonane z tytułu tej klauzuli umownej (288 125 EUR wypłacone w 2021 r.) były w związku z powyższym nieprawidłowe; wzywa Urząd, by wszczynając w przyszłości postępowania o udzielenie zamówienia, pamiętał o swoich obowiązkach wynikających z obowiązujących przepisów;
15. przypomina, że w przypadku postępowań o udzielenie zamówienia należy zapewnić uczciwą konkurencję między oferentami oraz umożliwić zakup towarów i usług po najlepszej cenie, przestrzegając przy tym zasad przejrzystości, proporcjonalności, równego traktowania i niedyskryminacji; z zaniepokojeniem odnotowuje uwagę Trybunału na temat coraz częstszych uchybień w zakresie zamówień publicznych, które pozostają najważniejszym źródłem nieprawidłowych płatności dla większości agencji; wzywa Urząd do wdrożenia narzędzi informatycznych opracowanych przez Komisję na potrzeby elektronicznych zamówień publicznych; apeluje do Komisji o wyjaśnienie i zaktualizowanie procedur i wzorów w wytycznych dotyczących zamówień publicznych;
Zapobieganie konfliktom interesów i zarządzanie nimi oraz przejrzystość
16. odnotowuje, że zgodnie z regulaminem wewnętrznym Rady Organów Nadzoru w 2021 r. członkowie Rady, w przypadku których występował konflikt interesów, nie mogli zabierać głosu podczas obrad Rady ani głosować w danej sprawie, mogli jednak być obecni na posiedzeniu; podziela opinię Trybunału, że obecność na posiedzeniach Rady członków, którzy znajdują się w konflikcie interesów, zagraża jej niezależności; odnotowuje ponadto ustalenia Trybunału, zgodnie z którymi dwie osoby oceniające mianowane przez zarząd do sporządzania rocznych sprawozdań z wykonywania obowiązków przez przewodniczącego i dyrektora wykonawczego, zachowują tę funkcję nawet w przypadku możliwości wystąpienia konfliktu interesów; z zadowoleniem przyjmuje fakt, że w lipcu 2022 r. Rada Organów Nadzoru zmieniła swój regulamin wewnętrzny zgodnie z uwagą Trybunału na temat obecności podczas obrad i głosowania członków Rady pozostających w konflikcie interesów; zauważa ponadto, że zgodnie z uwagami Trybunału w grudniu 2022 r. zarząd Urzędu zatwierdził zmienioną decyzję dotyczącą oceny przewodniczącego i dyrektora wykonawczego;
17. zauważa, że w sprawozdaniu Trybunału oceniono jeden przypadek potencjalnego konfliktu interesów w latach 2019-2021 w odniesieniu do pracownika wyższego szczebla, który przyjął propozycję pracy spoza Urzędu; z zaniepokojeniem odnotowuje uwagę Trybunału, że w tym przypadku Urząd nie skonsultował się ze Wspólnym Komitetem, naruszając tym samym art. 16 rozporządzenia nr 31 (EWG), 11 (EWEA) 2 (zwanego dalej "regulaminem pracowniczym") i art. 2 załącznika II do regulaminu pracowniczego; odnotowuje jednocześnie dokonany w grudniu 2022 r. przegląd regulaminu etycznego pracowników Urzędu, zgodnie z którym można ustanawiać różne wspólne komitety na mocy art. 9 regulaminu pracowniczego, w tym dla kadry kierowniczej wyższego szczebla;
18. z zadowoleniem przyjmuje fakt, że zgodnie z wymogami prawnymi Urzędu życiorysy członków Rady Organów Nadzoru i zarządu Urzędu, przewodniczącego i dyrektora wykonawczego Urzędu oraz skrócone życiorysy kierowników departamentów Urzędu są publikowane na stronie internetowej Urzędu; z zadowoleniem przyjmuje ponadto publikację na stronie internetowej Urzędu informacji o spotkaniach pracowników z lobbystami;
19. wyraża uznanie dla Urzędu w szczególności za to, że jest jedną z dziewięciu agencji, które z braku w prawodawstwie Unii przepisów regulujących działalność członków zarządów agencji wprowadziły własne przepisy wewnętrzne, wykraczając tym samym poza minimalne wymogi prawne przy rozwiązywaniu sytuacji o potencjalnym efekcie "drzwi obrotowych";
20. podkreśla, że trzeba wprowadzić usystematyzowany zbiór przepisów dotyczących przejrzystości, niepołączalności stanowisk, konfliktu interesów i nielegalnego lobbingu; wzywa Urząd do ustanowienia również wewnętrznych środków antykorupcyjnych; wzywa Urząd do informowania organu udzielającego absolutorium o postępach poczynionych w tej sprawie;
21. odnotowuje przepisy obowiązujące w obszarze sygnalizowania nieprawidłowości przez osoby z zewnątrz i z wewnątrz; zauważa z uznaniem, że Urząd utworzył na swojej stronie internetowej specjalną ogólnodostępną stronę wraz z funkcyjną skrzynką pocztową z ograniczonymi prawami dostępu, aby zapewnić ochronę sygnalistów zgodnie z art. 17a rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 1094/2010 3 ; z zadowoleniem przyjmuje dalszy rozwój przepisów wykonawczych Urzędu określających wytyczne dotyczące sygnalizowania nieprawidłowości;
Kontrola wewnętrzna
22. z zadowoleniem przyjmuje fakt, że Urząd wdrożył wszystkie krytyczne i bardzo istotne zalecenia Służby Audytu Wewnętrznego Komisji oraz że ściśle monitoruje wdrażanie pozostałych zaleceń poprzez specjalne plany działania w ramach uzgodnionych terminów;
23. zauważa, że Urząd przeprowadził roczną ocenę ram kontroli wewnętrznej i stwierdził, że wszystkie elementy i zasady są realizowane i funkcjonują zgodnie z założeniami, choć należy wprowadzić szereg ulepszeń w takich obszarach jak ciągłość działania, zarządzanie procesami, szkolenia i działania informacyjne; z zadowoleniem przyjmuje systematyczną analizę przez Urząd wyników i wskaźników kontroli, a także uwag i zaleceń wydanych przez Służbę Audytu Wewnętrznego, Komitet ds. Kontroli Jakości, firmy audytorskie i Trybunał;
24. pochwala środki podjęte przez Urząd w 2021 r. w odniesieniu do zagrożeń związanych z wdrażaniem nowych uprawnień i zadań, kwestii dotyczących przyciągania wykwalifikowanych pracowników z niezbędnymi kompetencjami i zagrożeń dla cyberbezpieczeństwa; odnotowuje oświadczenie Urzędu, że w 2021 r. wprowadził usprawnienia w procesie zarządzania ryzykiem mające na celu lepszą koordynację procesów planowania i sprawozdawczości, jak również kwartalne działania monitorujące i środki usprawniające wszystkie rejestry ryzyka; z zadowoleniem przyjmuje fakt, że w 2021 r. Urząd przeanalizował wyniki swoich poprzednich strategii zwalczania nadużyć finansowych, co pomogło określić aktualną strategię Urzędu w zakresie zwalczania nadużyć finansowych na lata 2022-2024;
25. zauważa, że w 2021 r. Urząd po raz pierwszy przeprowadził ocenę efektywności kosztowej swoich środków kontrolnych dotyczących działań ex ante i ex post, zarządzania budżetem, planowania, oceny, zwalczania nadużyć finansowych, ochrony danych, etyki, zarządzania ryzykiem i kontroli wewnętrznej; zauważa ponadto, że koszty bezpośrednie tych środków kontrolnych w 2021 r. stanowiły 1,98 % całkowitego budżetu Urzędu na 2021 r., a na odnośne działania przydzielono 7,47 EPC; wyraża uznanie dla Urzędu za godną uwagi efektywność kosztową jego środków kontrolnych;
Cyfryzacja i transformacja ekologiczna
26. zauważa, że Urząd współpracował z konsultantami zewnętrznymi przy wdrażaniu różnych projektów z zakresu technologii informacyjnych; docenia przedłożenie przez Urząd nowej strategii dotyczącej przetwarzania w chmurze, a także jego przygotowania do poważnej transformacji technicznej w 2022 i 2023 r.;
27. przypomina, że trzeba inwestować w pracowników z branży technologii informacyjno-komunikacyjnych zatrudnionych na umowy długoterminowe, aby uniknąć drenażu mózgów, nieefektywności oraz potencjalnie większego ryzyka i narażenia na cyberataki;
28. zachęca Urząd do ścisłej współpracy z Agencją Unii Europejskiej ds. Cyberbezpieczeństwa (ENISA) i zespołem reagowania na incydenty komputerowe w instytucjach, organach i agencjach Unii (CERT-UE), a także do regularnej oceny ryzyka w zakresie infrastruktury informatycznej oraz zapewnienia regularnych audytów i testów jego środków cybero- brony; proponuje, aby wszystkim pracownikom, w tym kadrze kierowniczej, oferować regularnie aktualizowane programy szkoleniowe z zakresu cyberbezpieczeństwa; wzywa Urząd do dalszego rozwijania polityki cybebezpieczeń- stwa i do informowania organu udzielającego absolutorium o postępach poczynionych w tej sprawie;
29. zauważa, że Urząd zainwestował fundusze zaoszczędzone dzięki środkom zapobiegającym COVID-19 w nowe technologie i cyfryzację procesów, np. we wdrożenie rejestrów ogólnoeuropejskich indywidualnych produktów emerytalnych (OIPE) oraz opracowanie nowego rozwiązania w zakresie wywiadu gospodarczego (BI 2.0);
30. cieszy się, że 1 lipca 2021 r. Urząd przyjął wytyczne w sprawie bezpieczeństwa technologii informacyjno-komunika- cyjnych i zarządzania nimi w celu budowania odporności cyfrowej dla wszystkich uczestników systemu finansowego;
31. z zadowoleniem przyjmuje fakt, że zgodnie z zaleceniem Trybunału Urząd wdraża system ekozarządzania i audytu (EMAS), którego certyfikację zaplanowano wstępnie na 2022 r.; z zadowoleniem przyjmuje ponadto utworzenie rejestru aspektów środowiskowych, w którym wyszczególniono najważniejsze aspekty wpływu Urzędu na środowisko, plan działania Urzędu obejmujący około 140 działań oraz ustanowienie systemu zarządzania środowiskowego; odnotowuje działania podjęte przez Urząd w celu zmniejszenia wpływu jego czynności administracyjnych na środowisko, m.in. poprzez ograniczenie zużycia papieru, wdrożenie procedur elektronicznych czy wspieranie wirtualnego udziału w wydarzeniach;
32. z zadowoleniem przyjmuje fakt, że Urząd przystąpił do międzyinstytucjonalnego postępowania o udzielenie zamówienia na kompensację emisji dwutlenku węgla, planując od 2022 r. kompensowanie około 250-300 ton emisji dwutlenku węgla związanych z działalnością organizacyjną, taką jak niezbędne podróże służbowe; z zadowoleniem przyjmuje ponadto zobowiązanie Urzędu do zmniejszenia od 2022 r. liczby spotkań stacjonarnych i wyjazdów służbowych o 35 %;
Ciągłość działania czasie kryzysu związanego z COVID-19
33. zauważa, że roczny program prac w 2021 r. był bardzo wymagający, gdyż znalazły się w nim zadania odsunięte w 2020 r. na dalszy plan w związku z wpływem, jaki na prace Urzędu miał COVID-19; zachęca Urząd, aby wykorzystał w przyszłości doświadczenia związane z podróżami służbowymi pracowników do sprawniejszej organizacji spotkań i zadań, które lepiej będzie przeprowadzić w trybie zdalnym niż przy udziale fizycznym;
34. zauważa, że według informacji przekazanych przez Urząd nadal stosował on różne środki wobec personelu, odwiedzających i członków zarządu, by spowolnić rozprzestrzenianie się wirusa COVID-19 i zapewnić ciągłość działania; zauważa w szczególności, że wszyscy pracownicy Urzędu, organy zarządzające i grupy robocze wciąż pracowały wyłącznie zdalnie; zwraca ponadto uwagę, że podobnie jak w roku poprzednim Urząd zgłosił oszczędności budżetowe w kwocie około 1 150 000 EUR powstałe głównie w wyniku wstrzymania wyjazdów personelu i organizacji spotkań pracowników, zarządu i Rady Organów Nadzoru wyłącznie w trybie zdalnym;
Inne uwagi
35. docenia współpracę Urzędu z innymi agencjami w dziedzinie technologii informacyjnej, m.in. nad projektami mającymi na celu stworzenie cyfrowej sprawozdawczości regulacyjnej oraz platformy wymiany informacji na temat ocen kompetencji i reputacji; z uznaniem odnotowuje udział Urzędu w 2021 r. we wspólnych sesjach nadzorczych dla zaufanych doradców organizowanych z inicjatywy EU-OSHA;
36. odnotowuje wysiłki Urzędu na rzecz zwiększenia jego widoczności w społeczeństwie poprzez większą obecność w mediach społecznościowych, konferencje prasowe, wywiady dla mediów, spotkania ze stowarzyszeniami konsumenckimi i pracownikami akademickimi czy wystąpienia na wydarzeniach organizowanych przez strony trzecie; zachęca Urząd do kontynuowania i intensyfikacji wysiłków na rzecz zwiększenia widoczności w społeczeństwie i działań informacyjnych;
37. w odniesieniu do innych uwag towarzyszących decyzji w sprawie absolutorium, które mają charakter przekrojowy, odsyła do swojej rezolucji z dnia 10 maja 2023 r. 4 w sprawie wyników, zarządzania finansami i kontroli agencji.