Rezolucja 2023/1848 zawierająca uwagi stanowiące integralną część decyzji w sprawie absolutorium z wykonania budżetu Agencji Wsparcia BEREC (Urzędu BEREC) za rok budżetowy 2021
Dz.U.UE.L.2023.242.202
Akt nienormatywnyREZOLUCJA PARLAMENTU EUROPEJSKIEGO (UE) 2023/1848
z dnia 10 maja 2023 r.
zawierająca uwagi stanowiące integralną część decyzji w sprawie absolutorium z wykonania budżetu Agencji Wsparcia BEREC (Urzędu BEREC) za rok budżetowy 2021
- uwzględniając swoją decyzję w sprawie absolutorium z wykonania budżetu Agencji Wsparcia BEREC (Urzędu BEREC) za rok budżetowy 2021,
- uwzględniając art. 100 Regulaminu i załącznik V do Regulaminu,
- uwzględniając sprawozdanie Komisji Kontroli Budżetowej (A9-0129/2023),
A. mając na uwadze, że zgodnie z zestawieniem dochodów i wydatków 1 ostateczny budżet Agencji Wsparcia BEREC (Agencji) na rok budżetowy 2021 wyniósł 7 341 357 EUR, co stanowi wzrost o 1,49 % w porównaniu do roku 2020 i wynika głównie z zatrudnienia większej liczby pracowników; mając na uwadze, że środki Agencji pochodzą głównie z budżetu Unii i wkładów państw trzecich; mając na uwadze, że dodatkowe dochody do przyjętego budżetu na 2021 r. pochodziły z wkładów państw trzecich przeniesionych z poprzednich lat oraz środków na działalność administracyjną;
B. mając na uwadze, że Trybunał Obrachunkowy (zwany dalej "Trybunałem") w sprawozdaniu dotyczącym rocznego sprawozdania finansowego Agencji za rok budżetowy 2021 (zwanym dalej "sprawozdaniem Trybunału") stwierdził, iż uzyskał wystarczającą pewność, że sprawozdanie finansowe Agencji jest wiarygodne oraz że transakcje leżące u jego podstaw są legalne i prawidłowe;
Zarządzanie budżetem i finansami
1. z uznaniem zauważa, że wysiłki związane z monitorowaniem budżetu w ciągu roku budżetowego 2021 zaowocowały wskaźnikiem wykonania budżetu w wysokości 99,97 %, w przypadku środków na zobowiązania w ostatecznym budżecie na ten rok, co stanowi wzrost o 0,89 % w porównaniu z rokiem 2020; z zadowoleniem przyjmuje fakt, że wskaźnik wykonania budżetu jest najwyższy w ciągu ostatnich 5 lat i mieści się w ustalonej przez zarząd wartości progowej powyżej 95 %; zauważa, że wskaźnik wykonania środków na płatności w bieżącym roku wyniósł 69,33 %, co stanowi wzrost o 8,19 % w porównaniu z 2020 r., ale poniżej wskaźników w 2017 r. i 2019 r. ze względu na przeniesienia związane z uruchomieniem dużej liczby konkretnych projektów, które miały zostać ukończone w 2022 r.;
2. zauważa, że Trybunał stwierdził w odniesieniu do roku budżetowego 2019, że postępowanie o udzielenie zamówienia na usługi prawne było nieprawidłowe, w związku z czym późniejsze płatności dokonane na podstawie tej umowy ramowej są nieprawidłowe, oraz że w 2021 r. powiązane płatności wyniosły 4 444 EUR;
Wyniki działalności
3. zauważa, że Agencja stosuje kluczowe wskaźniki skuteczności działania do oceny realizacji swoich wyników osiągniętych w poszanowaniu swoich celów, w tym w odniesieniu do zarządzania budżetem, równowagi płci i ochrony danych osobowych; z zadowoleniem przyjmuje fakt, że w ramach jednego z tych kluczowych wskaźników skuteczności działania określono termin dostępu do przetwarzanych dokumentów wynoszący 15 dni roboczych; zauważa, że wprowadzono kluczowe wskaźniki efektywności dotyczące systemu technologii informacyjno-komunikacyjnych (ICT), i ubolewa, że podpisanie umowy o doradztwo w zakresie technologii informacyjnych (IT), które wspiera opracowanie "strategii BEREC w zakresie ICT na lata 2022-2025", musiało zostać przełożone na 2022 r. z powodu niedostępności takich usług; docenia, że zrealizowano kluczowe wskaźniki skuteczności działania, oraz fakt, że Agencja zwróciła uwagę na środki, które mogą poprawić wydajność i skuteczność jej pracy; zaleca jednak Agencji, aby wzięła pod uwagę kluczowe wskaźniki efektywności, których jeszcze nie osiągnęła lub których realizacja jest opóźniona;
4. zauważa, że w 2021 r. Agencja przeprowadziła dwa badania dla BEREC, mianowicie "Badanie dotyczące zachowania konsumentów wobec platform cyfrowych jako środka komunikacji" oraz "Badanie dotyczące działań po okresie pandemii COVID-19 mających na celu zlikwidowanie przepaści cyfrowej", oraz częściowo badanie na temat zmniejszenia śladu środowiskowego pozostawianego przez BEREC i Agencję wraz ze sprawozdaniem końcowym, które ma zostać przedstawione w 2022 r. i w odniesieniu do którego w 2021 r. podpisano trzy umowy szczegółowe;
Polityka kadrowa
5. zauważa, że na dzień 31 grudnia 2021 r. plan zatrudnienia wdrożono w 93,75 % - zatrudnionych było 15 pracowników na czas określony, podczas gdy budżet Unii przewidywał 16 stanowisk dla tej kategorii pracowników (taka sama liczba zatwierdzonych stanowisk jak w 2020 r.); zauważa ponadto, że w 2021 r. dla Agencji pracowało 21 pracowników kontraktowych, 9 oddelegowanych ekspertów krajowych oraz 8 stażystów i konsultantów;
6. z zaniepokojeniem odnotowuje brak równowagi płci wśród kierownictwa Agencji; odnotowuje, że podział płci wśród kadry kierowniczej wyższego i średniego szczebla Agencji przedstawia się następująco: trzy osoby z czterech (75 %) to mężczyźni; zauważa ponadto, że podział płci wśród zarządu Agencji przedstawia się następująco: 21 osób z 28 (75 %) to mężczyźni; zauważa jednak, że pod koniec 2021 r. ogólnie osiągnięto równowagę płci wśród pracowników (52 % z nich to kobiety, a 48 % to mężczyźni); wzywa Agencję do jak najszybszego podjęcia konkretnych działań w celu poprawy równowagi płci na wszystkich szczeblach hierarchii oraz do złożenia sprawozdania organowi udzielającemu absolutorium;
7. w związku z działaniami następczymi po udzieleniu absolutorium za 2020 r. zauważa z niepokojem, że ponieważ nie znaleziono żadnej instytucji ani organu, z którymi urząd mógłby dzielić funkcję koordynatora kontroli wewnętrznej, Agencja postanowiła zatrudnić pracownika tymczasowego na okres 3,5 miesiąca do pełnienia tej funkcji; zauważa ponadto, że Agencję powiadomiono o zamiarze zakończenia przez Komisję świadczenia usług księgowych wraz z przedstawioną Agencji propozycją współdzielenia usług księgowego z inną agencją oraz że Agencja twierdzi, iż internalizacja tych usług w perspektywie krótkoterminowej jest niemożliwa; wzywa Agencję do poinformowania organu udzielającego absolutorium o poczynionych w związku z tym postępach; wyraża zaniepokojenie, że w 2022 r. w rejestrze ryzyka Agencji odnotowano związane z tym ryzyko obniżenia wydajności, jakości wyników i utraty wiedzy fachowej; zauważa, że Agencja pracuje nad środkami łagodzącymi; wzywa Agencję do poinformowania organu udzielającego absolutorium o poczynionych w związku z tym postępach;
8. zauważa, że - zgodnie z działaniami następczymi podjętymi w związku z zeszłorocznymi uwagami dotyczącymi absolutorium - Agencja wdrożyła środki, takie jak zawarta z przyjmującym państwem członkowskim nowa umowa w sprawie siedziby, aby zwiększyć korzyści dla pracowników Agencji i zaradzić trudnościom związanym z przyciąganiem i zatrzymywaniem specjalistów; zauważa ponadto, że Agencja zreorganizowała wykorzystywanie ograniczonego planu zatrudnienia, aby zapewnić minimalne wymagane zdolności;
9. przypomina o znaczeniu długoterminowej polityki kadrowej uwzględniającej równowagę między życiem zawodowym a prywatnym, poradnictwo przez całe życie oraz zapewnienie specjalnych możliwości szkoleniowych w zakresie rozwoju kariery zawodowej, równowagę płci na wszystkich szczeblach personelu, telepracę, prawo do bycia offline, poprawę równowagi geograficznej z myślą o odpowiedniej reprezentacji wszystkich państw członkowskich, oraz rekrutację i integrację osób z niepełnosprawnościami, a także zapewnienie ich równego traktowania i powszechnego promowania ich szans;
10. przypomina, że uchybienia proceduralne w ramach procedur rekrutacyjnych szkodzą zasadzie przejrzystości i równego traktowania; zwraca się do Agencji, aby usprawniła wewnętrzną procedurę rekrutacyjną w celu wyjaśnienia procesów oceny i ogłoszeń o naborze;
Zamówienia publiczne
11. zwraca uwagę, że od 2019 r. Agencja stosuje scentralizowany model zamówień publicznych oraz że od lutego 2022 r. korzysta także z narzędzia Komisji do zarządzania zamówieniami publicznymi, aby jeszcze bardziej usprawnić procedury udzielania zamówień publicznych;
12. na podstawie sprawozdania Trybunału zauważa z niepokojem, że w jednym postępowaniu o udzielenie zamówienia na usługi informatyczne Agencja zwróciła się do wykonawcy o złożenie oferty bez uprzedniego określenia, jakie usługi są wymagane, co utrudnia skuteczność, wydajność i oszczędność operacji, a ponadto nie przeprowadziła kontroli ex ante cen poszczególnych umów w ramach umowy ramowej; przyjmuje do wiadomości odpowiedź Agencji, zgodnie z którą poprawi ona dokumentację wszystkich etapów procesu prowadzącego do zatwierdzenia oświadczenia o pracy oraz że zmieni procedurę wewnętrzną, tak aby obejmowała odpowiednią dokumentację kontroli wszystkich cen w odniesieniu do przyszłych umów szczegółowych; wzywa Agencję do poinformowania organu udzielającego absolutorium o poczynionych w związku z tym postępach;
13. przypomina, że w przypadku wszystkich postępowań o udzielenie zamówienia istotne jest zapewnienie uczciwej konkurencji między oferentami oraz umożliwianie zakupu towarów i usług po najlepszej cenie, z poszanowaniem zasad przejrzystości, proporcjonalności, równego traktowania i niedyskryminacji; z zaniepokojeniem odnotowuje uwagi Trybunału dotyczące uchybień w zakresie zamówień publicznych, które pozostają największym źródłem nieprawidłowych płatności dla większości agencji;
Zapobieganie konfliktom interesów i zarządzanie nimi oraz przejrzystość
14. zauważa, że Agencja publikuje na swojej stronie internetowej prawie wszystkie życiorysy i deklaracje o braku konfliktu interesów zarządu; wzywa Agencję, aby zwiększyła wysiłki na rzecz przejrzystości w tym zakresie;
15. zauważa z zaniepokojeniem, że Trybunał stwierdził, iż komisja rekrutacyjna w ramach procedury rekrutacyjnej nie ustaliła sposobu przyznawania punktów za każde kryterium wyboru przed rozpatrzeniem kandydatur oraz że przewodniczący komisji selekcyjnej stwierdził konflikt interesów zawodowych w związku z dwoma kandydatami pracującymi pod jego nadzorem, jednak w końcowym sprawozdaniu z oceny nie opisano, w jaki sposób rozwiązano ten konflikt interesów; przyjmuje do wiadomości odpowiedź Agencji, że przygotowuje ona nowe wewnętrzne wzory procedur naboru oraz że przyjęła przepisy wewnętrzne dotyczące dokumentowania zgodności z decyzją organu upoważnionego do zawierania umów o pracę; wzywa Agencję, aby poprawiła i zapewniła przejrzystość oraz by we właściwy sposób dokumentowała proces selekcji, a także by informowała organ udzielający absolutorium o poczynionych w związku z tym postępach;
16. zauważa, że w 2019 r. zarząd przyjął zmienioną politykę zarządzania konfliktami interesów i zapobiegania im, aby uwzględnić ocenę konfliktów interesów i środki łagodzące nałożone w przypadku potencjalnego lub potwierdzonego konfliktu interesów członków zarządu; podkreśla potrzebę wprowadzenia bardziej systemowych przepisów dotyczących przejrzystości, niezgodności, konfliktu interesów, nielegalnego lobbingu i efektu "drzwi obrotowych" oraz uaktualnienia, w razie potrzeby, polityki dotyczącej konfliktów interesów; wzywa Agencję do wzmocnienia mechanizmów kontroli wewnętrznej, w tym do ustanowienia wewnętrznego mechanizmu antykorupcyjnego;
Mechanizmy kontroli wewnętrznej
17. zauważa, że po pełnej ocenie ryzyka przeprowadzonej przez służbę audytu wewnętrznego Komisji (IAS) w Agencji w celu opracowania strategicznego planu audytu wewnętrznego na okres 2021-2023 w 2020 r. IAS nie zidentyfikowała krytycznych zagrożeń i na początku 2021 r. zamknęła pozostałe zalecenia wynikające z poprzednich audytów; przyjmuje do wiadomości, że w okresie od października do grudnia 2021 r. tymczasowy koordynator kontroli wewnętrznej przeprowadził ocenę efektywności i skuteczności systemu kontroli wewnętrznej w Agencji wykazując tym samym, że koszty związane z kontrolami w Agencji są proporcjonalne do korzyści; zauważa, że ocena zgodności z wymogami ram kontroli wewnętrznej wykazała, że Agencja w jak największym stopniu przestrzega przepisów, nie mając personelu zatrudnionego specjalnie do kontroli wewnętrznych; wzywa Agencję, aby poinformowała organ udzielający absolutorium o postępach poczynionych w zakresie funkcji kontroli wewnętrznej;
18. zauważa, że zgodnie ze sprawozdaniem z działań następczych Agencji dotyczącego uwag do absolutorium dla organu udzielającego absolutorium za 2020 r., Komisja kończy świadczenie usług rachunkowych na rzecz Agencji w 2023 r. oraz że Agencja z obecnymi 16 stanowiskami w planie zatrudnienia nie jest w stanie zinternalizować obowiązków księgowego; wzywa Komisję i Agencję, aby przydzieliły niezbędne zasoby w celu zapewnienia ciągłości w tej kluczowej dziedzinie oraz aby złożyły sprawozdanie organowi udzielającemu absolutorium;
19. przypomina, że trzeba wzmocnić systemy zarządzania i kontroli, aby zapewnić właściwe funkcjonowanie Agencji; zdecydowanie domaga się wprowadzenia wymogu dysponowania skutecznymi systemami zarządzania i kontroli, aby uniknąć potencjalnych przypadków konfliktu interesów, braku kontroli ex ante lub ex post, niewłaściwego zarządzania zobowiązaniami budżetowymi i prawnymi oraz braku odnotowywania wyjątków w rejestrze odstępstw;
Cyfryzacja i transformacja ekologiczna
20. zauważa, że w 2020 r. Agencja powołała grupę ekspertów ds. tworzenia sieci kontaktów ds. zrównoważonego rozwoju; odnotowuje udział Agencji w międzyinstytucjonalnej procedurze udzielania zamówień Urzędu Unii Europejskiej ds. Własności Intelektualnej (EUIPO) dotyczącej "konsultacji i zarządzania kompensacją emisji gazów cieplarnianych", którą zakończono w czerwcu 2022 r.; z zadowoleniem przyjmuje fakt, że wieloletni plan działania Agencji w zakresie zazieleniania zawiera zobowiązanie dotyczące stopniowego zmniejszania emisji CO2; zauważa ponadto, że zaproponowano nowe przepisy mające na celu ograniczenie podróży i związanych z tym emisji;
21. zauważa, że Agencja rozpoczęła w 2021 r. projekt warsztatów w celu określenia strategicznego planu działania dla przyszłych projektów cyfrowych miejsc pracy dotyczących technologii i sposobu pracy, a także ocenę skutków w zakresie ochrony danych i plan bezpieczeństwa informatycznego dla usług Microsoft Office i ewentualne strategie migracji w chmurze; zachęca Agencję, aby poinformowała organ udzielający absolutorium o wdrożeniu tych projektów; zauważa ponadto, że Agencja przydzieliła szereg kosztów operacyjnych związanych z kosztami utrzymania ogólnej bazy danych autoryzacji oraz bazy danych dotyczącej zasobów numeracyjnych z prawem do eksterytorialnego użytkowania w Unii, zgodnie z dyrektywą Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2018/1972 2 ;
22. na podstawie działań następczych podjętych w związku z uwagami dotyczącymi absolutorium za rok 2020 zauważa, że Agencja nie rozpoczęła jeszcze opracowywania polityki cyberbezpieczeństwa w odniesieniu do przyszłego rozporządzenia w sprawie bezpieczeństwa informacji w instytucjach, organach, urzędach i agencjach Unii ani do rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2019/881 3 ; z zadowoleniem przyjmuje jednak współpracę Agencji z CERT-UE (zespołem reagowania na incydenty komputerowe w instytucjach, organach i agencjach Unii) oraz z zewnętrznym dostawcą rozwiązań w zakresie bezpieczeństwa informatycznego; wzywa Agencję, aby przyspieszyła rozwój polityki cyberbezpieczeństwa; zauważa ponadto, że grupa ekspertów ds. technologii informa- cyjno-komunikacyjnych (ENG) w dziedzinie ICT sporządziła sprawozdanie pt. "Zagrożenia dla cyberbezpieczeństwa ze szczególnym uwzględnieniem ataków typu phishing" w celu oceny praktyk w zakresie cyberbezpieczeństwa przyjętych przez krajowe organy regulacyjne;
23. zachęca Agencję do ścisłej współpracy z ENISA (Agencją Unii Europejskiej ds. Cyberbezpieczeństwa); sugeruje oferowanie regularnie aktualizowanych programów szkoleniowych w zakresie cyberbezpieczeństwa dla wszystkich pracowników Agencji; wzywa Agencję do szybszego opracowania polityki w zakresie cyberbezpieczeństwa, jej realizacji przed 31 grudnia 2023 r. oraz do złożenia sprawozdania organowi udzielającemu absolutorium;
24. przypomina, jak ważna jest poprawa cyfryzacji w Agencji pod względem wewnętrznego funkcjonowania i zarządzania, ale także w celu przyspieszenia cyfryzacji procedur; podkreśla, że Agencja musi nadal aktywnie działać w tym obszarze, aby uniknąć przepaści cyfrowej w odniesieniu do innych agencji; zwraca jednak uwagę na konieczność podejmowania wszystkich niezbędnych środków bezpieczeństwa, aby uniknąć wszelkiego ryzyka dla bezpieczeństwa informacji przetwarzanych online;
Ciągłość działania w czasie kryzysu związanego z COVID-19
25. docenia wysiłki Agencji na rzecz wspierania grup roboczych BEREC, w tym w organizowaniu spotkań i warsztatów; zauważa, że w 2021 r. prawie wszystkie posiedzenia grup roboczych BEREC miały charakter wirtualny; zachęca Agencję, aby wykorzystała doświadczenia związane z pracą zdalną i hybrydową, żeby lepiej organizować spotkania
i zadania, które można w przyszłości skuteczniej przeprowadzać i realizować w trybie zdalnym niż przy udziale fizycznym; przypomina, że w 2021 r. odbyło się łącznie 490 wirtualnych posiedzeń grup roboczych, w których udział wziąć mogło ponad 10 000 uczestników;
26. odnotowuje badanie dotyczące środków po pandemii COVID-19 mających na celu zlikwidowanie przepaści cyfrowej, którego wnioski zawarto w sprawozdaniu BEREC w sprawie kryzysu związanego z COVlD-19 - wnioski wyciągnięte w odniesieniu do sieci łączności na rzecz odpornego społeczeństwa;
27. odnotowuje w szczególności umowę o gwarantowanym poziomie usług zawartą ze służbami Komisji i dotyczącą korzystania z narzędzia informatycznego Komisji "zaawansowany portal spotkań"; zauważa ponadto, że grupa ekspertów ds. technologii informacyjno-komunikacyjnych pracowała nad zakończeniem sprawozdania na temat rozwiązań dla konferencji audio-wideo i cyfrowych spotkań, a także na temat rozwiązań dla inteligentnego biura;
Inne uwagi
28. docenia wysiłki Agencji na rzecz podnoszenia świadomości obywateli Unii w państwie przyjmującym na temat jej własnej misji i misji BEREC, a w szczególności udział Agencji w inicjatywach przedstawicielstw Unii; odnotowuje ponadto warsztaty na temat nowej identyfikacji wizualnej Agencji i BEREC oraz projektu i treści strony internetowej BEREC; odnotowuje realizację działań przewidzianych dla Agencji w rocznym planie komunikacji BEREC, w tym organizację wydarzeń publicznych BEREC i forów zainteresowanych stron na Łotwie; wzywa Agencję, aby kontynuowała prace nad zwiększeniem widoczności Agencji, zwłaszcza w przyjmującym państwie członkowskim;
29. z zadowoleniem przyjmuje ugruntowaną synergię Agencji z EUIPO w zakresie nowego systemu zarządzania treścią stron internetowych przedsiębiorstw, operacji ICT na korporacyjnych stronach internetowych oraz ewentualnej migracji dodatkowych systemów ICT Agencji do ośrodków danych EUIPO;
30. wzywa Agencję do dalszego rozwijania synergii (na przykład w zakresie zasobów kadrowych, zarządzania budynkami, usług informatycznych i bezpieczeństwa), zacieśnienia współpracy, zintensyfikowania wymiany dobrych praktyk i pogłębienia dyskusji na temat obszarów będących przedmiotem wzajemnego zainteresowania z innymi agencjami Unii w celu poprawy wydajności;
31. w odniesieniu do innych uwag towarzyszących decyzji w sprawie absolutorium, które mają charakter przekrojowy, odsyła do rezolucji z dnia 10 maja 2023 r. 4 w sprawie wyników, zarządzania finansami i kontroli agencji.