Rezolucja 2023/1845 zawierająca uwagi stanowiące integralną część decyzji w sprawie absolutorium z wykonania budżetu Agencji Unii Europejskiej ds. Współpracy Organów Regulacji Energetyki (ACER) za rok budżetowy 2021
Dz.U.UE.L.2023.242.194
Akt nienormatywnyREZOLUCJA PARLAMENTU EUROPEJSKIEGO (UE) 2023/1845
z dnia 10 maja 2023 r.
zawierająca uwagi stanowiące integralną część decyzji w sprawie absolutorium z wykonania budżetu Agencji Unii Europejskiej ds. Współpracy Organów Regulacji Energetyki (ACER) za rok budżetowy 2021
- uwzględniając swoją decyzję w sprawie absolutorium z wykonania budżetu Agencji Unii Europejskiej ds. Współpracy Organów Regulacji Energetyki (ACER) za rok budżetowy 2021,
- uwzględniając art. 100 Regulaminu i załącznik V do Regulaminu,
- uwzględniając sprawozdanie Komisji Kontroli Budżetowej (A9-0111/2023),
A. mając na uwadze, że zgodnie z zestawieniem dochodów i wydatków 1 ostateczny budżet Agencji Unii Europejskiej ds. Współpracy Organów Regulacji Energetyki (zwanej dalej "Agencją") na rok budżetowy 2021 wyniósł 23 590 235 EUR, co stanowi wzrost o 36,38 % w porównaniu z 2020 r.; mając na uwadze, że budżet Agencji pochodzi częściowo z budżetu Unii i częściowo z poboru opłat;
B. mając na uwadze, że Trybunał Obrachunkowy (zwany dalej "Trybunałem") w sprawozdaniu dotyczącym rocznego sprawozdania finansowego Agencji za rok budżetowy 2021 (zwanym dalej "sprawozdaniem Trybunału") stwierdził, iż uzyskał wystarczającą pewność, że sprawozdanie finansowe Agencji jest wiarygodne, a transakcje dotyczące dochodów leżące u jego podstaw są legalne i prawidłowe;
Zarządzanie budżetem i finansami
1. zauważa, że monitorowanie budżetu w ciągu roku budżetowego 2021 doprowadziło do osiągnięcia wskaźnika wykonania w odniesieniu do środków na zobowiązania w wysokości 94,06 % (tym samym nie udało się zrealizować zakładanego celu w wysokości 95 %), co stanowi spadek o 4,81 % w porównaniu z rokiem 2020; zwraca uwagę, że wskaźnik wykonania w odniesieniu do środków na płatności wyniósł 65,96 % (tym samym nie udało się zrealizować zakładanego celu w wysokości 75 %), co oznacza spadek o 15,11 % w porównaniu z rokiem 2020;
2. na podstawie sprawozdania Trybunału zauważa, że w 2019 r. kilka umów szczegółowych w ramach umowy ramowej na usługi informatyczne uznano za częściowo nieprawidłowe, że może to mieć również wpływ na późniejsze płatności dokonane na podstawie tej umowy ramowej oraz że w 2021 r. kwota powiązanych płatności wyniosła 21 534 EUR; zauważa, że wspomniana umowa ramowa wygaśnie w 2025 r., i odnotowuje odpowiedź Agencji, że ograniczyła na tyle, na ile było możliwe, nabywanie towarów i usług spoza cennika (zmniejszając je do poniżej 10 % wartości każdej umowy szczegółowej), z uwzględnieniem ciągłości działań operacyjnych.
3. na podstawie sprawozdania Trybunału zauważa z zaniepokojeniem, że Agencja przeniosła na 2022 r. 6,6 mln EUR (29,9 %) środków na zobowiązania z 2021 r., że z tego 4,0 mln EUR, czyli 54 % wydatków operacyjnych, były związane z podstawowymi działaniami operacyjnymi na mocy rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 1227/2011 2 oraz że wysokie wskaźniki przeniesionych środków są sprzeczne z budżetową zasadą jednorocz- ności i sugerują problemy strukturalne przy wykonywaniu budżetu; na podstawie odpowiedzi Agencji zauważa, że w roku 2021 po raz pierwszy pobierała ona opłaty i nie miała w tym wcześniejszego doświadczenia, że ostrożnie kontraktowała swoje zasoby i opóźniała rozpoczęcie kilku projektów operacyjnych, których koszty mają zostać pokryte z opłat do czasu uregulowania pierwszej raty opłat, oraz że doprowadziło to do wysokiego poziomu przeniesionych środków z otwartych sald zobowiązań na koniec roku; zauważa ponadto, że Trybunał zwracał uwagę na wysoki wskaźnik przeniesień również w latach 2020 i 2019, a organ udzielający absolutorium zwrócił się do Agencji o rozwiązanie tej kwestii poprzez dalszą poprawę planowania budżetu i cyklów wykonania;
4. zauważa, że rok 2021 był pierwszym rokiem, w którym Agencja pobierała opłaty od zarejestrowanych mechanizmów sprawozdawczych za świadczone przez siebie usługi gromadzenia, przetwarzania i analizowania danych przekazywanych przez uczestników rynku energii na potrzeby wdrożenia rozporządzenia (UE) nr 1227/2011;
Wyniki działalności
5. zauważa, że do oceny wyników swoich działań pod względem realizacji i celów programu prac Agencja stosuje kluczowe wskaźniki skuteczności działania, a na przykład do oceny zarządzania zasobami ludzkimi i finansowymi używa innych wskaźników; docenia, że zrealizowano kluczowe wskaźniki skuteczności działania, oraz fakt, że Agencja zwróciła uwagę na środki, które mogą poprawić wydajność i skuteczność jej pracy; zaleca jednak Agencji zwrócenie uwagi na wskaźniki, których jeszcze nie osiągnęła lub których realizacja jest opóźniona;
6. zwraca uwagę, że program prac Agencji został w dużej mierze wdrożony, natomiast kilka zadań przestano uważać za priorytetowe, anulowano, przełożono lub częściowo połączono z innymi zadaniami ze względu na ograniczone zasoby ludzkie, przede wszystkim w dziedzinie rozporządzenia (UE) nr 1227/2011; zauważa ponadto, że według Agencji zabrakło synchronizacji czasowej między przydziałem zadań i zasobów, na przykład zadań i zasobów związanych z prawodawstwem w dziedzinie integralności i przejrzystości rynku i rynkiem czystej energii;
Polityka kadrowa
7. zauważa, że stan realizacji planu zatrudnienia na dzień 31 grudnia 2021 r. wynosił 95,77 % - przyjęto 68 pracowników zatrudnionych na czas określony, natomiast budżet Unii przewidywał 71 stanowisk dla tej kategorii pracowników (w porównaniu z 71 stanowiskami zatwierdzonymi w 2020 r.); zauważa, że w 2021 r. dla Agencji pracowało ponadto 30 pracowników kontraktowych, 4 oddelegowanych ekspertów krajowych oraz 10 pracowników tymczasowych; podkreśla, że na koniec 2021 r. 23,4 % pracowników Agencji było zatrudnionych w ramach programu staży i usług agencji pracy tymczasowej, w związku z czym przypomina zalecenia Trybunału, aby przydzielać stałe i bieżące zadania pracownikom zatrudnionym bezpośrednio;
8. ubolewa nad utrzymującym się znacznym brakiem równowagi płci wśród kadry kierowniczej wyższego szczebla Agencji, tj. jedna kobieta (17 %) i pięciu mężczyzn (83 %); zauważa, że wśród ogółu pracowników wskaźnik płci wynosi 37 kobiet (37 %) do 63 mężczyzn (63 %); zauważa, że w skład zarządu Agencji wchodzi dziewięć kobiet (50 %) i dziewięciu mężczyzn (50 %); wzywa Agencję, aby jak najszybciej podjęła konkretne działania w celu zwiększenia równowagi płci na wszystkich szczeblach hierarchii oraz poinformowała organ udzielający absolutorium o postępach;
9. zauważa, że Agencja prowadzi politykę ochrony godności osoby i zapobiegania nękaniu psychicznemu i molestowaniu seksualnemu, a wraz z innymi agencjami tworzy sieć zaufanych doradców; zauważa, że w 2021 r. nie zgłoszono żadnych przypadków molestowania ani nękania, i zachęca Agencję do kontynuowania i rozwijania prac mających na celu zapobieganie tym zjawiskom również w przyszłości;
10. podkreśla znaczenie opracowania długoterminowej polityki kadrowej w odniesieniu do równowagi między życiem zawodowym a prywatnym, poradnictwa przez całe życie oraz oferowania konkretnych możliwości szkoleniowych w zakresie rozwoju kariery zawodowej, równowagi płci na wszystkich szczeblach personelu, telepracy, prawa do bycia offline, zwiększenia równowagi geograficznej, aby zadbać o odpowiednią reprezentację ze wszystkich państw członkowskich, oraz rekrutacji i integracji osób z niepełnosprawnościami, a także zapewnienia ich równego traktowania i powszechnego promowania ich szans;
Zamówienia publiczne
11. zauważa, że w 2021 r. zakończono 200 postępowań o udzielenie zamówienia w porównaniu ze 109 w 2020 r. oraz że w związku ze wzrostem liczby postępowań potrzebny byłby dodatkowy personel; zauważa, że Agencja wdrożyła e-Tendering, e-Submissions i e-Invoicing oraz przetestowała PPMT, aby wdrożyć go w 2023 r.; zauważa, że od 2021 r., będącego pierwszym rokiem pobierania opłat, Agencja przyjęła raczej ostrożne podejście do otwierania postępowań o udzielenie zamówienia; wzywa Agencję do poinformowania organu udzielającego absolutorium o poczynionych w związku z tym postępach;
12. przypomina o znaczeniu, jakie dla wszystkich postępowań o udzielenie zamówienia publicznego mają zapewnienie uczciwej konkurencji między oferentami oraz zakup towarów i usług po najlepszej cenie, z poszanowaniem zasad przejrzystości, proporcjonalności, równego traktowania i niedyskryminacji; zwraca się o wdrożenie narzędzi informatycznych opracowanych przez Komisję na potrzeby elektronicznych zamówień publicznych; apeluje o zaktualizowane wyjaśnienie procedur i szablonów w wytycznych dotyczących zamówień publicznych; z zaniepokojeniem odnotowuje uwagi Trybunału dotyczące uchybień w zamówieniach publicznych, które zwiększają się i pozostają największym źródłem nieprawidłowych płatności dla większości agencji;
Zapobieganie konfliktom interesów i zarządzanie nimi oraz przejrzystość
13. odnotowuje już zrealizowane i aktualnie wdrażane działania Agencji służące zapewnieniu przejrzystości, zapobieganiu konfliktom interesów i zarządzaniu nimi oraz zagwarantowaniu ochrony sygnalistów; odnotowuje, że Agencja wdraża kompleksową politykę zapobiegania konfliktom interesów i zarządzania nimi oraz zbiera coroczne deklaracje interesów od kadry kierowniczej, członków zarządu i ich zastępców, rady organów regulacyjnych i rady odwoławczej, a także przewodniczących i wiceprzewodniczących grup roboczych oraz przewodniczących grup zadaniowych Agencji; zauważa ponadto, że Agencja ocenia przedłożone formularze, przypisuje im poziomy ryzyka i odpowiednio z nimi postępuje;
14. na podstawie sprawozdania Trybunału zauważa, że w latach 2019-2021 Agencja oceniła trzy przypadki potencjalnego konfliktu interesów w odniesieniu do pracownika wyższego szczebla, który podął płatną działalność zewnętrzną lub nową pracę w innym miejscu, oraz że jedna sprawa przeanalizowana przez Trybunał była sprzeczna z art. 16 regulaminu pracowniczego, ponieważ Agencja nie skonsultowała się ze wspólnym komitetem, wydała decyzję, która obejmowała ograniczenia mające na celu zmniejszenie ryzyka, po upływie terminu, i zwróciła się następnie do zainteresowanej osoby o przestrzeganie ograniczeń bez jakiejkolwiek podstawy prawnej; zauważa na podstawie odpowiedzi Agencji, że uznała ona wymianę korespondencji z byłym pracownikiem za dobre rozwiązanie pozwalające sformalizować zobowiązania umowne po wycofaniu decyzji, zapobiegając tym samym ryzyku operacyjnemu, prawnemu i ryzyku utraty reputacji, oraz że jest ona zdeterminowana przeprowadzić ten proces prawidłowo i we właściwym czasie;
15. zauważa, że Agencja posiada politykę zapobiegania konfliktom interesów i zarządzania nimi, przyjętą decyzją zarządu Agencji z dnia 31 stycznia 2015 r.; podkreśla potrzebę wprowadzenia bardziej systemowych przepisów dotyczących przejrzystości, niezgodności, konfliktów interesów, nielegalnego lobbingu i efektu "drzwi obrotowych" oraz uaktualnienia, w razie potrzeby, polityki dotyczącej konfliktów interesów; wzywa Agencję do wzmocnienia mechanizmów kontroli wewnętrznej, w tym do ustanowienia wewnętrznego mechanizmu antykorupcyjnego;
Kontrola wewnętrzna
16. zauważa, że w 2021 r. Służba Audytu Wewnętrznego (IAS) przeprowadziła audyt planowania, budżetowania i monitorowania, a sprawozdanie końcowe ze stycznia 2022 r. zawierało jedno bardzo ważne zalecenie w sprawie budżetowania zadaniowego, funkcjonalnego rejestrowania czasu pracy i oceny obciążenia pracą oraz jedno ważne zalecenie dotyczące planowania, monitorowania i sprawozdawczości w zakresie zamówień publicznych, w odniesieniu do którego określono plan działania; wzywa Agencję do poinformowania organu udzielającego absolutorium o poczynionych w związku z tym postępach;
17. zauważa, że w odniesieniu do audytu IAS z 2020 r. dotyczącego wdrożenia rozporządzenia (UE) nr 1227/2011 dwa bardzo ważne i trzy ważne zalecenia zostały w pełni wdrożone i zgłoszone w 2021 r. IAS, która zamknęła je w 2022 r., oraz że jedno ważne zalecenie miało zostać wdrożone w 2022 r.; wzywa Agencję do poinformowania organu udzielającego absolutorium o poczynionych w związku z tym postępach;
18. zauważa, że w odniesieniu do przeprowadzonego w 2018 r. audytu dotyczącego bezpieczeństwa informatycznego w Agencji i bezpieczeństwa informacji w dziedzinie REMIT cztery ważne zalecenia zostały w pełni wdrożone i zamknięte przez IAS w 2021 r., jedno ważne zalecenie zostało w pełni wdrożone i zamknięte przez IAS w 2022 r., a jedno z pozostałych ważnych zaleceń zostało znacznie opóźnione, ale zostało w pełni wdrożone i zgłoszone IAS w 2022 r.; zauważa ponadto na podstawie audytu z 2017 r. dotyczącego zarządzania zasobami ludzkimi, że plan działania został wdrożony w 2020 r. i zamknięty przez IAS w 2021 r.;
19. odnotowuje, że w grudniu 2021 r. zarząd Agencji przyjął nową strategię zwalczania nadużyć finansowych w oparciu o ustalenia zawarte w sprawozdaniu z wdrażania strategii zwalczania nadużyć finansowych na lata 2019-2021;
20. zauważa, że Agencja we współpracy z CERT-UE nakazuje i przeprowadza regularne skanowanie podatności podstawowych systemów technologii informacyjno-komunikacyjnych na zagrożenia w celu oceny problemów związanych z bezpieczeństwem i ochroną danych oraz wdraża techniki ograniczania ich skutków, oraz że w 2021 r. Agencja, po opracowaniu i dostosowaniu ogólnego zestawu norm cyberbezpieczeństwa już stosowanych przez główne instytucje unijne, przeprowadziła pierwszy przegląd jednej z norm w celu dostosowania do nowych pojawiających się zagrożeń;
21. zauważa, że w czerwcu 2021 r. Agencja przeprowadziła śródroczny przegląd ryzyka w celu ponownej oceny pierwotnie przewidywanego ryzyka, a ryzyko związane z gwałtownym wzrostem liczby odwołań prawnych od decyzji Agencji uznano za ryzyko krytyczne; wzywa Agencję do poinformowania organu udzielającego absolutorium o poczynionych w związku z tym postępach;
22. przypomina, że trzeba wzmocnić systemy zarządzania i kontroli, aby zapewnić właściwe funkcjonowanie Agencji; zdecydowanie domaga się wprowadzenia wymogu posiadania skutecznych systemów zarządzania i kontroli, aby uniknąć potencjalnych przypadków wystąpienia konfliktów interesów, brakujących kontroli ex ante lub ex post, niewłaściwego zarządzania zobowiązaniami budżetowymi i prawnymi oraz nieodnotowywania wyjątków w rejestrze odstępstw;
Cyfryzacja i transformacja ekologiczna
23. zauważa, że Agencja korzysta z szeregu narzędzi informatycznych w celu poprawy wydajności i wykorzystania zasobów, w tym wspólnych usług udostępnianych przez Komisję, takich jak ARES (zarządzanie dokumentami) i Sysper (zarządzanie zasobami ludzkimi);
24. zauważa z zaniepokojeniem, że niedobór zasobów ludzkich i finansowych Agencji ograniczył jej zdolność do poprawy i dalszego rozwoju cyfryzacji (na przykład trzeba było wstrzymać projekty w dziedzinie chmury obliczeniowej), ponieważ środki w zakresie cyberbezpieczeństwa w niektórych obszarach nie mogą ograniczyć ryzyka, jakie Agencja jest gotowa podjąć;
25. z uznaniem odnotowuje plan ekologicznych działań Agencji na lata 2021-2022 zawierający 17 konkretnych rozwiązań mających zmniejszyć jej ślad węglowy, np. zainstalowanie czujników światła i oświetlenia LED, korzystanie w większym stopniu z zasobów opartych na chmurze obliczeniowej czy zakup stuprocentowo ekologicznej energii elektrycznej;
26. z zadowoleniem przyjmuje fakt, że w 2021 r. w odniesieniu do sektora gazu Agencja skupiła się na przyszłych przepisach mających na celu dekarbonizację sektora energetycznego zgodnie z Europejskim Zielonym Ładem, przedstawiła swoje stanowisko w sprawie kluczowych wymogów regulacyjnych niezbędnych do dekarbonizacji gazu, białą księgę w sprawie przepisów zapobiegających ucieczce metanu w energetyce oraz białą księgę regulacyjną w sprawie tego, kiedy i jak regulować sieci wodorowe; zwraca ponadto uwagę na dokument przedstawiający stanowisko w sprawie poprawy rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 347/2013 3 oraz na białą księgę dotyczącą uregulowania przetwarzania prądu w gaz; odnotowuje ponadto wkład Agencji w pakiet "Czysta energia dla wszystkich Europejczyków";
27. przypomina, jak ważna jest poprawa cyfryzacji Agencji pod względem wewnętrznego funkcjonowania i zarządzania, lecz także w celu przyspieszenia cyfryzacji procedur; podkreśla, że Agencja musi nadal aktywnie działać w tym zakresie, aby uniknąć przepaści cyfrowej między agencjami; zwraca jednak uwagę na konieczność podejmowania wszystkich niezbędnych środków bezpieczeństwa, aby uniknąć wszelkiego ryzyka dla bezpieczeństwa informacji przetwarzanych online;
28. zachęca Agencję do ścisłej współpracy z Agencją Unii Europejskiej ds. Cyberbezpieczeństwa (ENISA); sugeruje organizowanie regularnie aktualizowanych programów szkoleniowych dotyczących cyberbezpieczeństwa dla wszystkich pracowników Agencji;
Ciągłość działania w czasie kryzysu związanego z COVID-19
29. zauważa, że w marcu 2021 r. Agencja powołała grupę ds. zarządzania ciągłością, w skład której wchodzi kadra kierownicza wyższego szczebla Agencji i która odpowiada za zasoby ludzkie, informatykę i bezpieczeństwo, oraz że Agencja rozpoczęła wdrażanie strategii dotyczącej nowych sposobów pracy od jesieni 2021 r.; zwraca też uwagę, że telepraca była dominującym trybem pracy w celu ochrony zdrowia pracowników, że Agencja dążyła również do wprowadzenia hybrydowych metod pracy oraz że obecność personelu w biurze była ograniczona zgodnie z obowiązującymi środkami bezpieczeństwa; zachęca Agencję, aby w przyszłości lepiej organizowała posiedzenia, które będą najbardziej owocne w trybie zdalnym, a nie przy udziale fizycznym;
30. zauważa, że dyrektor Agencji przewidział i zatwierdził tymczasowe wyjątki dotyczące bezpieczeństwa w celu ułatwienia dostępu do informacji szczególnie chronionych na potrzeby prac związanych z rozporządzeniem (UE) nr 1227/2011 oraz że w związku z tym zastosowano szereg środków zmniejszających ryzyko;
Inne uwagi
31. zauważa z uznaniem, że w 2021 r. Agencja rozpoczęła migrację swojej ogólnodostępnej strony internetowej do nowego systemu zarządzania treściami (Drupal), aby unowocześnić swój wizerunek w oczach obywateli i ułatwić korzystanie ze strony internetowej; odnotowuje w szczególności ulepszenie stron internetowych Agencji poświęconych wydarzeniom publicznym;
32. wzywa Agencję, aby nadal rozwijała efekty synergii (np. w dziedzinie zasobów ludzkich, zarządzania budynkami, usług informatycznych i bezpieczeństwa) oraz nasiliła współpracę, wymianę dobrych praktyk i dyskusję na temat obszarów będących przedmiotem wzajemnego zainteresowania z innymi agencjami Unii w celu poprawy wydajności;
33. w odniesieniu do innych uwag towarzyszących decyzji w sprawie absolutorium, które mają charakter przekrojowy, odsyła do swojej rezolucji z dnia 10 maja 2023 r. 4 w sprawie wyników, zarządzania finansami i kontroli agencji.