Rezolucja 2023/1836 zawierająca uwagi stanowiące integralną część decyzji w sprawie absolutorium z wykonania budżetu ogólnego Unii Europejskiej za rok budżetowy 2021, sekcja VIII - Europejski Rzecznik Praw Obywatelskich
Dz.U.UE.L.2023.242.151
Akt nienormatywnyREZOLUCJA PARLAMENTU EUROPEJSKIEGO (UE) 2023/1836
z dnia 10 maja 2023 r.
zawierająca uwagi stanowiące integralną część decyzji w sprawie absolutorium z wykonania budżetu ogólnego Unii Europejskiej za rok budżetowy 2021, sekcja VIII - Europejski Rzecznik Praw Obywatelskich
- uwzględniając swoją decyzję w sprawie absolutorium z wykonania budżetu ogólnego Unii Europejskiej za rok budżetowy 2021, sekcja VIII - Europejski Rzecznik Praw Obywatelskich,
- uwzględniając art. 100 Regulaminu i załącznik V do Regulaminu,
- uwzględniając pismo przesłane przez Komisję Spraw Konstytucyjnych,
- uwzględniając sprawozdanie Komisji Kontroli Budżetowej (A9-0067/2023),
A. mając na uwadze, że w ramach procedury udzielania absolutorium organ udzielający absolutorium pragnie podkreślić szczególne znaczenie dalszego wzmacniania legitymacji demokratycznej instytucji Unii w drodze zwiększania przejrzystości i odpowiedzialności oraz wdrażania koncepcji budżetowania celowego i właściwego zarządzania zasobami ludzkimi;
B. mając na uwadze, że art. 228 Traktatu o funkcjonowaniu Unii Europejskiej przewiduje wybór przez Parlament Europejski Europejskiego Rzecznika Praw Obywatelskich, który jest uprawniony do przyjmowania od każdego obywatela Unii lub każdej osoby fizycznej bądź prawnej mającej miejsce zamieszkania lub statutową siedzibę w państwie członkowskim skarg, które dotyczą przypadków niewłaściwego administrowania w działaniach instytucji, organów lub jednostek organizacyjnych Unii, z wyłączeniem Trybunału Sprawiedliwości Unii Europejskiej wykonującego swoje funkcje sądowe. Rozpatruje on takie skargi i przedstawia na ich temat sprawozdanie;
C. mając na uwadze, że rozporządzenie Parlamentu Europejskiego (UE, Euratom) 2021/1163 1 ustanawia przepisy i ogólne warunki regulujące wykonywanie funkcji Rzecznika Praw Obywatelskich (Statut Europejskiego Rzecznika Praw Obywatelskich),
D. mając na uwadze, że decyzja Europejskiego Rzecznika Praw Obywatelskich w sprawie przyjęcia przepisów wykonawczych jest obecnie poddawana przeglądowi po przyjęciu rozporządzenia (UE, Euratom) 2021/1163;
1. zauważa, że budżet Europejskiego Rzecznika Praw Obywatelskich (zwanego dalej "Rzecznikiem") wchodzi w zakres działu 7 WRF "Europejska administracja publiczna", który w 2021 r. wyniósł łącznie 10,7 miliardów EUR; zauważa, że Rzecznik jest stosunkowo małą instytucją, której budżet stanowi jedynie około 0,12% całkowitego budżetu administracyjnego;
2. zauważa, że Europejski Trybunał Obrachunkowy (zwany dalej "Trybunałem") w swoim sprawozdaniu rocznym za rok budżetowy 2021 zwiększył próbę transakcji poddawanych przeglądowi w dziale "Administracja" z 48 w 2020 r. do 60 w 2021 r.;
3. zauważa, że Trybunał wspomniał, iż jego praca na przestrzeni wielu lat wskazuje, iż ogólnie wydatki te są obarczone
niskim ryzykiem; zauważa jednak, że sprawozdanie roczne z wykonania budżetu Unii za rok budżetowy 2021 nie zawiera żadnych istotnych informacji na temat Europejskiego Rzecznika Praw Obywatelskich, i zwraca się do Trybunału o uwzględnienie w kolejnych sprawozdaniach rocznych kompleksowych danych dotyczących spełnienia wszystkich wymogów niezbędnych do zapewnienia spójnej procedury udzielania absolutorium;
4. z satysfakcją zauważa, że Trybunał w swoim sprawozdaniu rocznym za rok budżetowy 2021 odnotowuje również, że nie stwierdził żadnych konkretnych problemów dotyczących Rzecznika;
Zarządzanie budżetem i finansami
5. zauważa, że budżet Rzecznika wyniósł 12 501 836 EUR w 2021 r., co stanowi niewielki wzrost o 1,2% w porównaniu z 2020 r., co należy jednak również ocenić w kontekście wzrostu budżetu o 7,4% w 2020 r. w porównaniu z 2019 r.;
6. zauważa, że największy wzrost budżetu wynikał z czynszu i był spowodowany przeniesieniem brukselskiego biura Rzecznika; zauważa, że zamiast płacić przez okres 6 lat, Rzecznik był w stanie pokryć wszystkie koszty związane z pracami adaptacyjnymi nowego budynku w 2021 r.; zauważa, że będzie to miało pozytywny wpływ na budżet Rzecznika w nadchodzących latach;
7. zauważa jednak, że wskaźnik wykonania budżetu w 2021 r. wyniósł jedynie 88,8%, co stanowi spadek w porównaniu z 2020 r., gdy wskaźnik wykonania wyniósł 94,9%; przyznaje, że również w 2021 r. na wykonanie budżetu poważnie wpłynęła pandemia COVID-19, która częściowo opóźniła rekrutację, ale również znacznie ograniczyła liczbę wydarzeń fizycznych, konferencji i delegacji;
8. zauważa z zadowoleniem, że Rzecznik nadal ma bardzo krótki czas płatności, wynoszący średnio 11,35 dni w przypadku faktur, ale jednocześnie zdecydowanie zachęca do wdrożenia elektronicznego systemu fakturowania;
9. z zadowoleniem przyjmuje fakt, że Rzecznik zawarł umowy o gwarantowanym poziomie usług w szerokim zakresie, zwłaszcza z Parlamentem Europejskim i Komisją, co pozwala temu urzędowi zaoszczędzić pieniądze dzięki temu, że nie trzeba tworzyć struktur zarządzania tymi usługami; ponadto z zadowoleniem przyjmuje fakt, że Rzecznik uczestniczy też w międzyinstytucjonalnych umowach ramowych, co umożliwia mu również korzystanie z niższych cen i zmniejsza potrzebę tworzenia własnych, złożonych struktur administracyjnych;
Zarządzanie wewnętrzne, wyniki i kontrola wewnętrzna
10. przyznaje, że rok 2021 był trudnym rokiem, w szczególności ze względu na utrzymujące się skutki pandemii COVID-19 oraz dalszą potrzebę ochrony dobrostanu pracowników i tworzenia nowych metod pracy; zachęca Rzecznika do przyjęcia kompleksowych ram komunikacyjnych uwzględniających wnioski wyciągnięte z dwóch lat trwania pandemii COVID-19, aby przygotować się na ewentualne przyszłe nieprzewidziane zakłócenia i być w stanie zapewnić ciągłość działania;
11. zauważa, że w 2021 r. Rzecznik w dalszym ciągu wdrażał strategię "W stronę 2024 roku", mającą na celu stworzenie nowej, prostszej struktury z mniejszą liczebnie kadrą kierowniczą, zachęcającej do większej współpracy, a także elastycznych i sprawnych procesów;
12. z dużym zadowoleniem przyjmuje fakt, że w ostatnich latach Rzecznik był w stanie znacznie skrócić średni czas potrzebny na rozpatrzenie różnych rodzajów spraw; średni czas rozpatrywania skargi skrócił się z 78 dni w 2018 r. do 29 dni w 2021 r., co oznacza redukcję o 63 %, oraz ze 157 dni do 61 dni, co odpowiada redukcji o 61 % w okresie sprawowania mandatu; równolegle średni czas na przeprowadzenie dochodzenia skrócił się z 254 dni do 112 dni, co odpowiada redukcji o 56 %;
13. z zadowoleniem przyjmuje fakt, że Rzecznik w dalszym ciągu usprawnia skuteczne procedury rozpatrywania skarg poza zakresem jego mandatu, których liczba wynosi około 1 400 rocznie; ponadto z zadowoleniem przyjmuje fakt, że odsetek skarg wykraczających poza mandat Dyrekcji ds. Administracji wzrósł z 22 % w 2020 r. do 35 % w 2021 r.;
14. zauważa, że publiczny dostęp do dokumentów stanowi główny priorytet dla Rzecznika i dotyczy maksymalnie jednego dochodzenia na cztery; zauważa ponadto, że publiczny dostęp do dokumentów obejmuje sposób, w jaki administracja Unii zajmuje się tekstami i komunikatorami internetowymi oraz terminowym dostępem do dokumentów; popiera apel Rzecznika o zmodernizowanie unijnego prawa dotyczącego dostępu do dokumentów i lepsze dostosowanie go do praw obywatelskich oraz z niecierpliwością oczekuje na więcej informacji na temat tego, w jaki sposób Rzecznik może doradzać instytucjom i organom Unii w zakresie wprowadzania systemów usprawniających obsługę dostępu do dokumentów; zwraca się do Rzecznika o przekazanie informacji zwrotnych na temat nowego narzędzia informatycznego Komisji w tej dziedzinie (EASE - elektroniczny dostęp do dokumentów Komisji Europejskiej);
Zasoby ludzkie, równość i dobrostan pracowników
15. zauważa, że pod koniec 2021 r. Rzecznik zatrudniał 74 pracowników, co jest niemal niezmienioną liczbą od końca 2020 r., gdy zatrudniał 73 pracowników, i taką samą jak na koniec 2019 r.; zauważa jednak, że liczba pracowników kontraktowych zmniejszyła się z 11 w 2019 r. do 8 w 2020 r. i do 6 w 2021 r., natomiast liczba pracowników zatrudnionych na czas określony wzrosła z 23 w 2019 r. do 28 w 2020 r. i 30 w 2021 r.; liczba urzędników utrzymała się na mniej więcej stałym poziomie - 40 w 2019 r., 37 w 2020 r. i 38 w 2021 r.;
16. zauważa z zadowoleniem, że na koniec 2021 r. wśród pracowników reprezentowanych było 18 narodowości Unii, co nie zmieniło się od 2020 r., oraz że stanowiska kierownicze są rozdzielone między pięć narodowości (w porównaniu z 4 w 2020 r.); nakłania Rzecznika do kontynuowania wysiłków w celu osiągnięcia zrównoważonej reprezentacji geograficznej obywateli wszystkich państw członkowskich w ramach swojego personelu (zwłaszcza na szczeblu kierowniczym);
17. zauważa, że 68 % wszystkich pracowników Rzecznika to kobiety, co stanowi niewielki wzrost w porównaniu z 2020 r., kiedy kobiety stanowiły 66 % personelu; zauważa ponadto, że kobiety stanowią większą część wszystkich kategorii pracowników: kierownictwa, AD, AST, AST-SC, grupy zaszeregowania IV i innych grup zaszeregowania; wzywa Rzecznika do kontynuowania wysiłków w celu osiągnięcia zrównoważonej reprezentacji pod względem płci, biorąc pod uwagę niewielkie rozmiary urzędu;
18. zauważa, że nowe przepisy dotyczące pracy hybrydowej przewidują 60 % telepracy miesięcznie, podczas gdy codzienna organizacja pracy jest ustalana na szczeblu zespołu; z zadowoleniem stwierdza, że wszystkie kategorie pracowników mogą korzystać z elastycznej organizacji pracy; zauważa ponadto, że pracownicy mogą pracować zdalnie przez 15 dni w roku poza miejscem zatrudnienia;
19. z zadowoleniem zauważa, że Rzecznik współpracuje z systemem zarządzania sprawami w biurze, który dostarcza w czasie rzeczywistym informacji na temat przekazywania skarg urzędnikom prowadzącym dochodzenia, co umożliwia kierownictwu odpowiednie dostosowanie obciążenia pracą; z zadowoleniem odnotowuje fakt, że w 2021 r. nie zgłoszono przypadków wypalenia zawodowego; ponadto z zadowoleniem przyjmuje fakt, że liczba dni nieobecności z powodu zwolnienia chorobowego spadła w 2021 r. o 28 % w porównaniu z 2020 r. oraz że liczba pracowników przebywających na zwolnieniu chorobowym przez ponad 30 dni spadła o jedną trzecią: z 9 w 2020 r. do 6 w 2021 r.;
20. z satysfakcją stwierdza, że w 2021 r. nie zgłoszono żadnego przypadku molestowania; zauważa, że sprawa zgłoszona w 2020 r. była nadal przedmiotem dochodzenia OLAF-u w 2021 r. i została zamknięta w 2022 r. bez wydania zaleceń przez OLAF; zauważa ponadto, że Rzecznik zorganizował szkolenia dla swoich korespondentów ds. etyki i członków komitetu pojednawczego, aby wyposażyć ich w wiedzę niezbędną do wykonywania ich funkcji w kontekście polityki Rzecznika w zakresie przeciwdziałania molestowaniu;
21. z zadowoleniem przyjmuje fakt, że w 2021 r. Rzecznik zatrudnił stosunkowo dużą liczbę stażystów, tj. 16 osób, dzięki czemu oferuje wielu młodym ludziom europejskie doświadczenie; ponadto z zadowoleniem przyjmuje fakt, że wszyscy stażyści zatrudnieni w 2021 r. otrzymali wynagrodzenie;
Ramy etyczne i przejrzystość
22. z zadowoleniem przyjmuje fakt, że Rzecznik posiada specjalną stronę intranetową urzędu poświęconą etycznemu postępowaniu oraz że w 2021 r. przyjęto wewnętrzne przepisy dotyczące działań zewnętrznych i zadań pracowników; ponadto z zadowoleniem przyjmuje fakt, że Urząd zorganizował sesję dla wszystkich pracowników w celu przedstawienia swojej polityki dotyczącej działań zewnętrznych, która została zaplanowana na 2021 r., ale musiała zostać przełożona na początek 2022 r.;
23. z zadowoleniem przyjmuje fakt, że audytor wewnętrzny w ramach swojego programu prac dokonuje przeglądu ram etycznych Rzecznika; wzywa Rzecznika do przedstawienia Parlamentowi wyników tego przeglądu, w tym wszelkich ewentualnych zaleceń wydanych przez audytorów wewnętrznych;
24. gratuluje Rzecznikowi publikowania jego harmonogramu na stronie internetowej i konsekwentnego korzystania z rejestru służącego przejrzystości w celu sprawdzenia, czy prelegenci lub rozmówcy uczestniczący w wydarzeniach lub posiedzeniach organizowanych przez Rzecznika są tam zarejestrowani; z zadowoleniem stwierdza, że Rzecznik zobowiązał się do powiązania gospodarzy wydarzeń i uczestników spotkań publikowanych na jego stronie internetowej z wpisami dotyczącymi ich w rejestrze służącym przejrzystości; gratuluje Rzecznikowi postępów poczynionych w tym zakresie i zachęca go do dalszego zaangażowania na rzecz większej przejrzystości;
25. zauważa, że strategia Rzecznika w zakresie zapobiegania nadużyciom finansowym opiera się na działaniach dotyczących zachowań etycznych; ponadto z satysfakcją zauważa, że Rzecznik stosuje zasadę "czterech oczu" w celu zadbania o to, by każda transakcja była prowadzona pod nadzorem co najmniej dwóch osób;
26. zauważa z zadowoleniem, że w 2021 r. nie wykryto żadnych przypadków konfliktu interesów oraz że wszyscy pracownicy opuszczający urząd otrzymują teraz pismo informujące ich o dalszych zobowiązaniach wobec urzędu oraz o obowiązku poinformowania urzędu i uzyskania zezwolenia przed podjęciem działalności zawodowej, niezależnie od tego, czy jest ona zarobkowa, czy nie, w ciągu dwóch lat od opuszczenia służby cywilnej Unii;
27. zauważa z zadowoleniem, że w 2015 r. Rzecznik przyjął opracowany zestaw przepisów wewnętrznych dotyczących potrzeby ochrony sygnalistów przed negatywnymi działaniami oraz wspierania ich w trakcie tego procesu; odnotowuje też, że w 2021 r. nie zgłoszono żadnego przypadku informowania o nieprawidłowościach przez sygnalistów;
28. wzywa do zaprzestania korzystania z usług firm zewnętrznych, które według rankingu Uniwersytetu w Yale 2 nadal działają w Rosji;
Cyfryzacja, cyberbezpieczeństwo i ochrona danych
29. zauważa, że wydatki na IT znacznie wzrosły w 2021 r., co było możliwe po przesunięciu środków, z 127 430 EUR w 2020 r. do niemal 2,5-krotności tej kwoty, czyli 303 020 EUR w 2021 r., głównie w celu poprawy infrastruktury wideokonferencyjnej;
30. zauważa, że Rzecznik nie doświadczył żadnych cyberataków w 2021 r. oraz że urząd ten polega przede wszystkim na Parlamencie Europejskim w kwestiach związanych z zapewnieniem mu wystarczającego cyberbezpieczeństwa;
31. zachęca Rzecznika do ścisłej współpracy z Agencją Unii Europejskiej ds. Cyberbezpieczeństwa; sugeruje, by Rzecznik oferował wszystkim swoim pracownikom regularnie aktualizowane programy szkoleniowe w zakresie cyberbez- pieczeństwa;
32. z zadowoleniem stwierdza, że działalność Rzecznika, w tym rozpatrywanie skarg, zasoby ludzkie i finanse, jest już w pełni zdigitalizowana, ale skargi nadal mogą być dostarczane w formie papierowej, a odpowiedzi na nie będą udzielane również w formie papierowej, jeśli skarżący wybierze tę formę;
33. z zadowoleniem zauważa, że dochodzenie Europejskiego Inspektora Ochrony Danych (EIOD) w sprawie przetwarzania danych osobowych przez Rzecznika podczas rozpatrywania skarg, które doprowadziło do inspekcji EIOD w siedzibie Rzecznika w 2019 r., zostało zakończone oraz że wszystkie zalecenia EIOD zostały zaakceptowane, co doprowadziło do zamknięcia sprawy w 2021 r.;
34. przyjmuje do wiadomości, że Rzecznik priorytetowo traktuje korzystanie, w miarę możliwości, z narzędzi otwartego oprogramowania oraz korzysta wyłącznie z otwartego oprogramowania na stronie internetowej Rzecznika;
Budynki
35. zauważa, że rok 2021 był rokiem przejściowym, w którym w październiku Rzecznik przeniósł swoje brukselskie biuro do nowej siedziby, zorganizowanej jako wspólna przestrzeń robocza;
36. z zadowoleniem przyjmuje fakt, że nowe obiekty budowlane umożliwiły zmniejszenie śladu środowiskowego dzięki wykorzystaniu nowoczesnych technologii;
37. z zadowoleniem przyjmuje fakt, że Rzecznik zamierza poprawić dostępność swojego budynku w Brukseli, i oczekuje na aktualne informacje na temat postępów w tym zakresie;
Środowisko i zrównoważony rozwój
38. z zadowoleniem przyjmuje fakt, że na przestrzeni lat urzędowi udało się znacznie ograniczyć zużycie papieru dzięki cyfryzacji procesów, w tym możliwości podpisywania dokumentów elektronicznie oraz rezygnacji w dużej mierze z drukowanych wersji sprawozdania rocznego i biuletynów;
39. zauważa, że wykorzystanie nowoczesnych technologii umożliwiło Rzecznikowi wdrożenie systemów ograniczania zużycia energii, m.in. za pomocą czujników ruchu i centralnie sterowanych termostatów;
40. z zadowoleniem przyjmuje fakt, że urząd zachęca do korzystania z transportu publicznego poprzez zwrot 50 % rocznych kosztów transportu publicznego do kwoty maksymalnie 500 EUR, a w garażu udoskonalił infrastrukturę dla pracowników korzystających z rowerów, podczas gdy w nowym budynku nie ma parkingu;
41. zauważa, że urząd wynajmuje swój budynek od Parlamentu Europejskiego i kieruje do Parlamentu zapytania dotyczące instalacji paneli słonecznych na dachu; niemniej jednak zachęca Rzecznika do zdecydowanego opowiedzenia się za zainstalowaniem takich paneli, jeżeli jeszcze tak się nie stało;
Współpraca międzyinstytucjonalna
42. z zadowoleniem przyjmuje fakt, że Rzecznik ściśle nieformalnie współpracuje z OLAF, Prokuraturą Europejską i Trybunałem, aby uniknąć dublowania dochodzeń i omawiać obszary będące przedmiotem wspólnego zainteresowania, takie jak konflikt interesów i efekt "drzwi obrotowych";
43. podkreśla znaczenie utrzymania przez Rzecznika wysokiego poziomu komunikacji i współpracy z europejską siecią rzeczników praw obywatelskich (ENO); zauważa z zadowoleniem, że Rzecznik zaczął oferować ukierunkowane warsztaty i seminaria w konkretnych dziedzinach dla specjalistów w biurach członków europejskiej sieci rzeczników praw obywatelskich i jest gospodarzem dorocznej konferencji europejskiej sieci rzeczników praw obywatelskich; zachęca Rzecznika do wzmacniania bliskich stosunków z instytucjami, organami i agencjami Unii;
44. z zadowoleniem przyjmuje fakt, że Rzecznik ściśle współpracuje z właściwymi komisjami Parlamentu Europejskiego w zakresie ważnych dochodzeń poprzez przedstawianie działań bezpośrednio na posiedzeniach komisji lub poprzez przesyłanie informacji przewodniczącym komisji; zauważa z zadowoleniem, że sprawozdanie roczne Rzecznika dla Parlamentu zawiera obecnie specjalną sekcję "Wpływ i osiągnięcia", w której wyszczególniono zarówno statystyczne działania następcze w związku z zaleceniami, rozwiązaniami i sugestiami Rzecznika, jak i konkretne przykłady wpływu;
45. zauważa, że Komisja Kontroli Budżetowej z dużym zainteresowaniem czeka na informacje na temat prac Rzecznika nad przejrzystością i rozliczalnością Instrumentu na rzecz Odbudowy i Zwiększania Odporności, który komisja ta zbada, aby upewnić się, że środki są prawidłowo wydatkowane; wzywa Rzecznika do okresowego informowania władzy budżetowej o napotykanych trudnościach, ale także o wyciągniętych wnioskach dotyczących przyszłego finansowania;
Informowanie
46. zauważa, że urząd w dalszym ciągu rozwijał swoją stronę internetową, aby ułatwić zainteresowanym obywatelom wyszukiwanie odpowiedzi na pytania i ogólnie zwiększyć jej atrakcyjność dla użytkowników; zauważa ponadto, że korzystanie z SoMes może zwiększyć wiedzę na temat prac Rzecznika, jak miało to miejsce w 2021 r., koncentrując się w szczególności na prawie dostępu do dokumentów Unii.