Rezolucja 2022/1720 zawierająca uwagi stanowiące integralną część decyzji w sprawie absolutorium z wykonania budżetu Agencji Wsparcia BEREC (Urzędu BEREC) za rok budżetowy 2020
Dz.U.UE.L.2022.258.190
Akt nienormatywnyREZOLUCJA PARLAMENTU EUROPEJSKIEGO (UE) 2022/1720
z dnia 4 maja 2022 r.
zawierająca uwagi stanowiące integralną część decyzji w sprawie absolutorium z wykonania budżetu Agencji Wsparcia BEREC (Urzędu BEREC) za rok budżetowy 2020
- uwzględniając swoją decyzję w sprawie absolutorium z wykonania budżetu Agencji Wsparcia BEREC (Urzędu BEREC) za rok budżetowy 2020,
- uwzględniając art. 100 Regulaminu i załącznik V do Regulaminu,
- uwzględniając sprawozdanie Komisji Kontroli Budżetowej (A9-0123/2022),
A. mając na uwadze, że zgodnie z zestawieniem dochodów i wydatków 1 ostateczny budżet Agencji Wsparcia BEREC (zwanej dalej "Urzędem BEREC) na rok budżetowy 2020 wyniósł 7 233 653 EUR, co stanowi wzrost o 27,96 % w porównaniu z 2019 r. i wynika głównie z zatrudnienia większej liczby pracowników i zwiększenia wydatków operacyjnych; mając na uwadze, że stopa inflacji w Unii w 2020 r. wyniosła 0,7 %; mając na uwadze, że środki Urzędu BEREC pochodzą z budżetu Unii i wkładów państw trzecich;
B. mając na uwadze, że Trybunał Obrachunkowy (zwany dalej "Trybunałem") w sprawozdaniu dotyczącym rocznego sprawozdania finansowego Urzędu BEREC za rok budżetowy 2020 (zwanym dalej "sprawozdaniem Trybunału") stwierdził, iż uzyskał wystarczającą pewność, że roczne sprawozdanie finansowe Urzędu BEREC jest wiarygodne oraz że transakcje leżące u jego podstaw są legalne i prawidłowe;
Zarządzanie budżetem i finansami
1. zauważa z zadowoleniem, że wysiłki związane z monitorowaniem budżetu w roku budżetowym 2020 doprowadziły do osiągnięcia wskaźnika wykonania budżetu w wysokości 99,07 %, co oznacza spadek o 0,86 % w porównaniu z rokiem 2019; zwraca uwagę, że wskaźnik wykonania środków na płatności wyniósł 61,14 %, co oznacza spadek o 20,85 % w porównaniu z rokiem 2019;
Wyniki
2. zauważa z zadowoleniem, że Urząd BEREC wykorzystuje pewne środki jako kluczowe wskaźniki skuteczności działania do oceny wartości dodanej wynikającej z jego działań i inne środki do poprawy zarządzania budżetem, takie jak terminowa odpowiedź Urzędu BEREC na wnioski użytkowników, liczba wdrożonych strategii ochrony danych w porównaniu z liczbą zidentyfikowanych operacji przetwarzania oraz minimalizacja godzin ciągłego przestoju jego systemów;
3. z zadowoleniem przyjmuje fakt, że Urząd BEREC znalazł pewne synergie z innymi agencjami działającymi we wspólnych obszarach i obecnie współpracuje przy opracowywaniu nowej strony internetowej z Urzędem Unii Europejskiej ds. Własności Intelektualnej, a przy korzystaniu z infrastruktury informatycznej i platform internetowych z Europejskim Urzędem ds. Bezpieczeństwa Żywności; zauważa ponadto, że Urząd BEREC korzysta w jak największym stopniu z usług z zakresu systemów kontroli wewnętrznej, oferowanych przez Komisję oraz inne instytucje i organy Unii; wzywa Urząd BEREC, by poinformował organ udzielający absolutorium o rozwoju sytuacji w tym obszarze;
4. w odniesieniu do działań następczych w związku z uwagami zawartymi w absolutorium organu udzielającego absolutorium za 2019 r. zauważa, że w 2021 r. Urząd BEREC utworzył stanowisko lokalnego urzędnika ds. bezpieczeństwa w ramach istniejących stanowisk dla pracowników zatrudnianych na czas określony i zatrudnił na sześć miesięcy tymczasowego koordynatora kontroli wewnętrznej; uznaje, że nie stanowi to trwałego rozwiązania problemów Urzędu BEREC związanych z personelem;
Polityka kadrowa
5. zauważa, że na dzień 31 grudnia 2020 r. plan zatrudnienia zrealizowano w 87,50 % - zatrudnionych było 14 pracowników na czas określony, podczas gdy budżet Unii przewidywał 16 stanowisk dla tej kategorii pracowników (w porównaniu z 16 zatwierdzonymi stanowiskami w 2019 r.); zauważa ponadto, że w 2020 r. dla Urzędu BEREC pracowało również 22 pracowników kontraktowych i 9 oddelegowanych ekspertów krajowych;
6. ponownie wyraża zaniepokojenie z powodu braku równowagi płci wśród kadry kierowniczej wyższego i średniego szczebla Urzędu BEREC, gdyż trzy z czterech osób (75 %) to mężczyźni, a w zarządzie Urzędu BEREC 23 osoby z 29 (79,31 %) to mężczyźni; odnotowuje lepszą równowagę płci wśród całego personelu Urzędu BEREC, gdzie 24 osoby z 42 (57,14 %) to mężczyźni; ponawia swój apel do Urzędu BEREC o jak najszybsze podjęcie działań w celu osiągnięcia równowagi płci; ponawia apel do Komisji i państw członkowskich, by podczas mianowania kandydatów na członków zarządu Urzędu BEREC zwracały uwagę na zapewnienie równowagi płci;
7. wyraża zaniepokojenie z powodu zbyt dużej liczebności zarządu Urzędu BEREC, co utrudnia proces decyzyjny i generuje znaczne koszty administracyjne;
8. zwraca uwagę, w odniesieniu do działań następczych podjętych przez Urząd BEREC w związku z uwagami dotyczącymi absolutorium za 2019 r., że Urząd BEREC jest nadal zależny od zasobów zewnętrznych, a w szczególności od jednego przedsiębiorstwa, w kwestii różnego rodzaju usług (takich jak wsparcie biurowe i sekretarskie, organizacja imprez oraz dobrostan i integracja pracowników), co stwarza zagrożenie dla ciągłości działania;
9. w odniesieniu do działań następczych podjętych przez Urząd BEREC w związku z uwagami dotyczącymi absolutorium za 2019 r. zauważa, że Urząd BEREC ma trudności z przyciągnięciem i zatrzymaniem specjalistów; przyjmuje do wiadomości, że Urząd BEREC stale pracuje nad poprawą warunków zatrudnienia swoich pracowników i stosuje inne środki łagodzące, a także wzywa Urząd BEREC do poinformowania organu udzielającego absolutorium o postępach poczynionych w tym zakresie;
10. z zadowoleniem przyjmuje wysiłki podejmowane w ramach polityki kadrowej, mające na celu propagowanie telepracy i zdrowego życia, oraz w dalszym ciągu zachęca Urząd BEREC do kontynuowania opracowywania długoterminowych ram polityki kadrowej koncentrujących się na równowadze między życiem zawodowym a prywatnym, poradnictwie przez całe życie i rozwoju kariery zawodowej, równowadze płci, telepracy, równowadze geograficznej oraz rekrutacji i integracji osób z niepełnosprawnościami;
Zamówienia publiczne
11. w związku z uwagami zawartymi w sprawozdaniu Trybunału zauważa, że Urząd BEREC podpisał z jednym przedsiębiorstwem umowę ramową na świadczenie usług sekretarskich, co nie było zgodne z unijnymi przepisami socjalnymi i przepisami dotyczącymi zatrudnienia oraz stwarza dla Urzędu BEREC ryzyko prawne i ryzyko utraty reputacji; zauważa, że przed Trybunałem Sprawiedliwości toczy się sprawa dotycząca pracy tymczasowej; zauważa ponadto, że Trybunał powstrzyma się od zgłaszania jakichkolwiek uwag na temat prawidłowości podejścia Urzędu BEREC w tej sprawie do czasu wydania przez Trybunał Sprawiedliwości ostatecznego orzeczenia w tej sprawie;
12. w związku z uwagami zawartymi w sprawozdaniu Trybunału zauważa, że Urząd BEREC zakończył postępowanie o udzielenie zamówienia i podpisał umowę przed dokonaniem oceny wszystkich otrzymanych ofert; zauważa, że Urząd BEREC zagubił ofertę złożoną przez osobę, która zgłosiła potencjalny konflikt interesów, i nie ocenił tej oferty; zwraca uwagę, że w sprawozdaniu z oceny dotyczącym tego postępowania o udzielenie zamówienia nie wyjaśniono, w jaki sposób Urząd rozstrzygnął, czy otrzymane oferty spełniają kryteria kwalifikowalności; zauważa, że w związku z tym Trybunał uznał umowę za nieprawidłową; na podstawie odpowiedzi Urzędu BEREC na uwagi zawarte w absolutorium za 2019 r. zauważa, że przedmiotowe postępowanie o udzielenie zamówienia miało miejsce, gdy Urząd BEREC stosował zdecentralizowany model udzielania zamówień, natomiast od dnia 1 lipca 2019 r. stosuje się scentralizowaną procedurę udzielania zamówień; wzywa Urząd BEREC, by poinformował organ udzielający absolutorium o rozwoju sytuacji w tym względzie;
Zapobieganie konfliktom interesów i zarządzanie nimi oraz przejrzystość
13. odnotowuje już zrealizowane i aktualnie wdrażane działania Urzędu BEREC służące zapewnieniu przejrzystości, a także zapobieganiu konfliktom interesów i zarządzaniu nimi; przyjmuje do wiadomości, że życiorysy większości członków Zarządu są publikowane na jego stronie internetowej oraz że Urząd BEREC czyni postępy w zakresie praktyk gromadzenia życiorysów; zauważa, że Urząd BEREC wysyła przypomnienia poszczególnym członkom i uczestnikom, którzy nie przedłożyli jeszcze dokumentów, a do wszystkich nowo mianowanych członków kieruje wnioski o przekazanie dokumentów, aby zebrać życiorysy i deklaracje interesów wszystkich członków Zarządu; zauważa, że Urząd BEREC przypomina również swoim członkom o obowiązku publikowania życiorysów i oświadczeń podczas posiedzeń plenarnych;
Kontrola wewnętrzna
14. zauważa, że Służba Audytu Wewnętrznego Komisji (IAS) przeprowadziła pełną ocenę ryzyka w Urzędzie BEREC w celu ustanowienia strategicznego planu audytu wewnętrznego na bieżący okres 2021-2023; zauważa, że IAS nie wykryła krytycznych zagrożeń; zauważa ponadto, że pod koniec 2020 r. IAS zamknęła wszystkie swoje zalecenia dotyczące audytów Urzędu BEREC w poprzednich latach;
Reakcja na pandemię COVID-19 i ciągłość działania
15. odnotowuje, że ze względu na pandemię COVID-19 Urząd BEREC odwołał większość planowanych wydarzeń zakładających obecność fizyczną i zorganizował je z powodzeniem w drodze wideokonferencji; zauważa, że w związku z tym Urząd BEREC nie musiał pokrywać kosztów podróży swoich przedstawicieli, co doprowadziło do zmniejszenia jego kosztów i poprawy efektywności środowiskowej;
16. zauważa, że ze względu na COVID-19 Urząd BEREC podjął kroki w celu wzmocnienia swoich usług informatycznych, aby lepiej zaspokoić zwiększone zapotrzebowanie na współpracę wirtualną, poprzez zakończenie opracowywania i udostępnienie nowej platformy transmisji wideo i nagrywania, posiadającej zdolności poznawcze (tłumaczenia i napisy dla wydarzeń cyfrowych na żywo i nagranych), zakup podstawowych urządzeń infrastruktury (serwerów) oraz modernizację urządzeń i usług wideokonferencyjnych w biurze udostępnionym Urzędowi BEREC w Brukseli;
Inne uwagi
17. zwraca uwagę, że Urząd BEREC opracowuje nową stronę internetową w celu zapewnienia dostępu osobom z niepeł- nosprawnościami; zauważa, że projekt ma być realizowany w latach 2021-2023; zauważa ponadto, że specyfikacje techniczne będą obejmować wymogi dostępności, a odpowiednie grupy będą zaangażowane w projekt, aby zapewnić wysoki poziom dostępności; wzywa Urząd BEREC, by poinformował organ udzielający absolutorium o rozwoju sytuacji w tym obszarze;
18. przypomina, jak ważne jest zwiększenie stopnia cyfryzacji Urzędu BEREC pod względem działania i zarządzania wewnętrznego, ale także w celu przyspieszenia cyfryzacji procedur; podkreśla, że Urząd BEREC powinien nadal aktywnie działać w tym zakresie, aby za wszelką cenę uniknąć przepaści cyfrowej między agencjami; zwraca jednak uwagę na konieczność podejmowania wszystkich niezbędnych środków bezpieczeństwa, aby uniknąć wszelkiego ryzyka dla bezpieczeństwa informacji przetwarzanych online; wzywa Urząd BEREC do przyspieszenia prac nad polityką cyberbezpieczeństwa oraz do poinformowania organu udzielającego absolutorium o jej opracowaniu;
19. wzywa Urząd BEREC, by skoncentrował się na rozpowszechnianiu w społeczeństwie wyników prowadzonych badań; zauważa, że wszystkie działania Urzędu BEREC są odzwierciedlone w jego jednolitych dokumentach programowych; odnotowuje, że zapewnienie komunikacji i widoczności Urzędu BEREC zostało uwzględnione w nowej umowie w sprawie siedziby, która przewiduje planowanie konkretnych działań i znacznie ściślejszą współpracę między Urzędem BEREC a przyjmującym państwem członkowskim (Łotwą) w nadchodzących latach;
20. w odniesieniu do innych uwag towarzyszących decyzji w sprawie absolutorium, które mają charakter przekrojowy, odsyła do swojej rezolucji z 4 maja 2022 r. 2 w sprawie wyników, zarządzania finansami i kontroli agencji.