Rezolucja 2021/1555 zawierająca uwagi stanowiące integralną część decyzji w sprawie absolutorium z wykonania budżetu ogólnego Unii Europejskiej za rok budżetowy 2019, sekcja VII - Komitet Regionów
Dz.U.UE.L.2021.340.153
Akt nienormatywnyREZOLUCJA PARLAMENTU EUROPEJSKIEGO (UE) 2021/1555
z dnia 29 kwietnia 2021 r.
zawierająca uwagi stanowiące integralną część decyzji w sprawie absolutorium z wykonania budżetu ogólnego Unii Europejskiej za rok budżetowy 2019, sekcja VII - Komitet Regionów
- uwzględniając swoją decyzję w sprawie absolutorium z wykonania budżetu ogólnego Unii Europejskiej za rok budżetowy 2019, sekcja VII - Komitet Regionów,
- uwzględniając art. 100 Regulaminu i załącznik V do Regulaminu, - uwzględniając sprawozdanie Komisji Kontroli Budżetowej (A9-0055/2021),
A. mając na uwadze, że w ramach procedury udzielania absolutorium organ udzielający absolutorium pragnie podkreślić szczególne znaczenie dalszego wzmacniania legitymacji demokratycznej instytucji Unii w drodze zwiększania przejrzystości i odpowiedzialności oraz wdrażania koncepcji budżetowania celowego i właściwego zarządzania zasobami ludzkimi;
1. zauważa z zadowoleniem, że Trybunał Obrachunkowy (zwany dalej "Trybunałem") w swoim sprawozdaniu rocznym za rok 2019 (zwanym dalej "sprawozdaniem Trybunału" stwierdził, że w odniesieniu do Komitetu Regionów (zwanego dalej "Komitetem") nie odnotowano żadnych poważnych uchybień w objętych kontrolą obszarach dotyczących zasobów ludzkich i zamówień;
2. z zadowoleniem przyjmuje fakt, że na podstawie przeprowadzonych prac kontrolnych Trybunał stwierdził, że w łącznych płatnościach za rok budżetowy zakończony dnia 31 grudnia 2019 r. nie wystąpiły istotne błędy w zakresie wydatków administracyjnych i innych wydatków Komitetu oraz że zbadane systemy nadzoru i kontroli były skuteczne;
3. zasadniczo wyraża ubolewanie, że rozdział 9 "Administracja" w sprawozdaniu Trybunału ma raczej ograniczony zakres i wnioski w nim zawarte są ograniczone, niezależnie od faktu, że dział 5 "Administracja" wieloletnich ram finansowych uznaje się za obarczony niskim ryzykiem; domaga się, aby w czynnościach audytowych związanych z tym rozdziałem w większym stopniu koncentrowano się na kwestiach o dużym lub nawet decydującym znaczeniu dla Komitetu;
4. przypomina, że budżet Komitetu jest przede wszystkim administracyjny oraz że znaczną jego część stanowią wydatki związane z pracownikami instytucji (Tytuł 1) oraz z budynkami, ruchomościami, wyposażeniem i różnymi kosztami operacyjnymi;
5. zauważa, że w 2019 r. zatwierdzony budżet Komitetu wyniósł 98 751 000 EUR (w porównaniu z 96 101 000 EUR w 2018 r. i 93 295 000 EUR w 2017 r.); zwraca uwagę, że wskaźnik wykonania środków na zobowiązania w 2019 r. wyniósł 99,6 % (w porównaniu z 99,3 % w 2018 r. i 98,1 % w 2017 r.) oraz że wskaźnik wykonania płatności w 2019 r. w wysokości 88,8 % był niższy niż wskaźnik wykonania płatności w 2018 r. - 91,0 %, i w 2017 r. - 89,9 %; zauważa jednak, że ostateczny wskaźnik wykonania płatności w 2019 r. będzie wyższy na koniec cyklu budżetowego (po dokonaniu płatności z tytułu środków przeniesionych);
6. podkreśla, że wskaźnik wykonania zobowiązań z tytułu 1 wyniósł 99,6 %, a z tytułu 2 - 99,7 %; zauważa z zadowoleniem, że na koniec roku kwota w wysokości około 400 000 EUR (0,4 %) pozostała niewykorzystana i w związku z tym zwrócono ją do budżetu Unii, co stanowiło redukcję w porównaniu z rokiem budżetowym 2018, w którym około 700 000 EUR (0,7 %) pozostało niewykorzystane;
Zasoby ludzkie
7. zauważa, że całkowita liczba pracowników wynosiła 576 w 2019 r. (w porównaniu z 538 w 2018 r. i 533 w 2017 r.); zauważa, że liczba stanowisk w planie zatrudnienia wynosi 491, którą to liczbę Komitet uznaje za niewystarczającą; uznaje wyniki oceny obciążenia pracą zakończonej w 2019 r. w odniesieniu do potencjalnej reorganizacji mającej na celu osiągnięcie dalszego wzrostu wydajności i stworzenia synergii; dysponuje informacją, że Komitet chce, aby władze budżetowe Unii zajęły się tą kwestią i stopniowo równoważyły obecną sytuacj ę kadrową; zachęca Komitet do pogłębienia współpracy administracyjnej z Europejskim Komitetem Ekonomiczno- Społecznym (EKES) za pośrednictwem porozumienia o wspólnych służbach w celu łączenia zasobów, aby osiągnąć więcej synergii;
8. uznaje ciągłe starania Komitetu na rzecz wzmocnienia jego roli politycznej i sprostania rosnącemu zapotrzebowaniu na aktualną wiedzę fachową w dziedzinie polityki i administracji; odnotowuje pulę talentów stworzoną w celu motywowania i zatrzymywania doświadczonych pracowników w Komitecie; zauważa, że pierwszy ogólny konkurs wewnętrzny w historii Komitetu zakończył się w pierwszej połowie 2019 r., a spośród 113 kandydatów na pracowników wyłoniono łącznie 40 laureatów; zwraca się do Komitetu o wyjaśnienie konkretnych perspektyw zawodowych oferowanych laureatom;
9. zauważa, że szacuje się, iż przeniesienie 24 stanowisk tłumaczeniowych z Komitetu do Parlamentu przyniesie roczne oszczędności w wysokości około 2,9 mln EUR; zwraca się do Komitetu o przedstawienie sprawozdania na temat skutków tego przeniesienia;
10. wyraża ubolewanie, że od 2018 r. sytuacja w zakresie równowagi płci na stanowiskach kierowniczych średniego i wyższego szczebla nie uległa poprawie, jednak pozostaje stosunkowo stabilna, a 35% tych stanowisk jest obsadzonych przez kobiety; zwraca uwagę, że przyjęta została nowa strategia na rzecz równości szans, zawierająca konkretne cele, które mają zostać osiągnięte do 2025 r.; wzywa Komitet do przedstawienia planu działania dotyczącego przyjęcia i planowanego wpływu nowej strategii w zakresie równości szans oraz do corocznego składania organowi udzielającemu absolutorium sprawozdania z jej wdrożenia i z jej wstępnych wyników;
11. z zadowoleniem przyjmuje powołanie urzędnika ds. równości szans pracującego centralnie w Dyrekcji ds. Zasobów Ludzkich, a także "objazdowe spotkania dotyczące równości szans"; zwraca się do Komitetu o przedstawienie sprawozdania na temat konkretnych osiągnięć nowej strategii, w tym wyników działań podjętych w celu zwiększenia różnorodności i uczynienia z Komitetu miejsca pracy bardziej sprzyjającego integracji osób z niepełnosprawnościami;
12. zauważa, że w 2019 r. reprezentowane były wszystkie narodowości Unii, z wyjątkiem Luksemburga; wzywa Komitet do dalszych starań na rzecz osiągnięcia równowagi geograficznej wśród jego pracowników w celu zapewnienia właściwej reprezentacji obywateli wszystkich państw członkowskich, w tym na szczeblu kierowniczym; zachęca Komitet do zwiększenia wysiłków komunikacyjnych w krajach, które są niedostatecznie reprezentowane;
13. zachęca Komitet, aby kontynuował starania na rzecz osiągnięcia równowagi płci na wszystkich szczeblach hierarchii, i z zadowoleniem przyjmuje takie działania, jak obowiązkowa obecność obu płci w komisjach selekcyjnych, aktywne zachęcanie kobiet do ubiegania się o wszystkie stanowiska kierownicze, specjalne szkolenia dla kobiet chcących przygotować się do objęcia stanowiska kierowniczego i bardziej elastyczne warunki pracy, w tym możliwość pracy w niepełnym wymiarze godzin i telepracy; zauważa szereg zachęt wprowadzonych przez Komitet, takich jak formalne uznanie obowiązków z zakresu zarządzania poniżej poziomu kierownika działu oraz utworzenie nieformalnej sieci na rzecz równowagi płci na stanowiskach kierowniczych, uruchomionej przy wsparciu administracji;
14. przyznaje, że nowa strategia na rzecz równości szans koncentruje się również na niepełnosprawności i różnorodności; odnotowuje szkolenia dotyczące nieświadomych uprzedzeń organizowane dla kierowników i pracowników działów kadr zaangażowanych w procedury selekcji; zwraca się do Komitetu o przedstawienie władzy budżetowej sprawozdania na temat konkretnych celów, działań i wskaźników w ramach strategii;
15. docenia fakt, że Komitet koncentruje się na rozwijaniu i utrzymywaniu wysokiej jakości usług w zakresie zdrowia i dobrego samopoczucia, opartych na profilaktyce i wczesnej interwencji poprzez ścisłą współpracę między zainteresowanymi służbami kadrowymi oraz programy podnoszenia świadomości zarówno wśród kadry kierowniczej, jak i innych pracowników; z zadowoleniem przyjmuje szkolenia prowadzone z udziałem kadry kierowniczej zarówno na szczeblu niższym, średnim, jak i wyższym, dotyczące zarządzania nieobecnościami oraz skutecznej integracji współpracowników po długotrwałej nieobecności; zauważa, że w 2019 r. zarejestrowano dziesięć przypadków wypalenia; zauważa, że służba socjalna Komitetu zapewnia pomoc w okresie choroby i po powrocie do pracy; zwraca się do Komitetu o włączenie wykrywania wypalenia do jego usług w zakresie zdrowia i dobrego samopoczucia; z zadowoleniem przyjmuje zwiększenie elastyczności czasu pracy i telepracy w celu poprawy równowagi między życiem zawodowym a prywatnym pracowników, jak również kontynuację programu zapobiegania stresowi i wypaleniu; zachęca Komitet do uzupełnienia elastycznej organizacji pracy o ochronę prawa pracowników do bycia offline;
16. podkreśla, że Komitet wykorzystuje przede wszystkim pracowników kontraktowych w celu zapewnienia odpowiedniego wsparcia w postaci zastępstw w przypadku średnio- i długoterminowych nieobecności oraz w ramach konkretnych projektów w różnych dyrekcjach, co ma na celu zapewnienie dodatkowego wsparcia członkom Komitetu; przypomina jednak, że korzystanie z pracowników kontraktowych wiąże się również ze znaczną utratą wiedzy i doświadczenia przez Komitet po wygaśnięciu ich umów i dlatego zachęca Komitet do kontynuowania negocjacji w sprawie rozszerzenia planu zatrudnienia; zauważa, że w 2019 r., w wyniku współpracy między Komitetem a Parlamentem, liczba pracowników zatrudnionych na podstawie umów długoterminowych zmniejszyła się w dyrekcji tłumaczeń pisemnych Komitetu i w EKES-ie w porównaniu z latami 2013-2017;
17. zauważa, że Komitet musi zmodernizować swoje systemy kontroli bezpieczeństwa i zapewnić bezpieczne miejsce pracy swoim członkom i personelowi, co wymaga dodatkowych specjalistycznych zasobów, oraz że stosunek zasobów przeznaczonych zarówno na bezpieczeństwo fizyczne, jak i wsparcie informatyczne na jednego pracownika jest bardzo niski w porównaniu z innymi organami Unii; zachęca Komitet do dalszego przygotowywania nowych projektów mających na celu zwiększenie cyberbezpieczeństwa;
18. zauważa, że Komitet określił dodatkowe projekty w dziedzinie modernizacji administracji i komunikacji, takie jak wsparcie dla lepszego stanowienia prawa poprzez monitorowanie ex ante i ex post wdrażania prawodawstwa unijnego w terenie oraz działania informacyjne mające na celu zaangażowanie w ten proces wszystkich władz lokalnych i regionalnych, oraz że te dodatkowe projekty wymagają odpowiednich zasobów;
Komunikacja
19. podkreśla, że zewnętrzna ocena strategii komunikacyjnej Komitetu została przeprowadzona zgodnie ze standardami stosowanymi przez wszystkie pozostałe jednostki organizacyjne Unii przy wykorzystaniu wspólnej umowy ramowej; zauważa, że jakość działań komunikacyjnych Komitetu nie zawsze odpowiadała potrzebom odbiorców, ale - ogólnie rzecz biorąc - jest skuteczna, ponieważ kluczowe zainteresowane strony pozytywnie postrzegają Komitet; zachęca Komitet do poprawy komunikacji cyfrowej ze społeczeństwem oraz do zwiększenia widoczności jego badań dla zainteresowanych stron i dla obywateli Unii; zachęca Komitet do nawiązania kontaktu z Parlamentem w celu zacieśnienia współpracy, na przykład poprzez organizowanie wspólnych posiedzeń i wydarzeń;
20. zwraca się do Komitetu o przedstawienie sprawozdania na temat sposobu, w jaki wdroży zalecenia zawarte w sprawozdaniu z oceny; zauważa, że do największych sukcesów Komitetu w dziedzinie komunikacji należą dialogi obywatelskie z Komisją i dialogi lokalne Komitetu, flagowe wydarzenia EuroPCom (Europejska Konferencja na temat Komunikacji w Sektorze Publicznym) oraz Europejski Tydzień Regionów i Miast;
Cyfryzacja, cyberbezpieczeństwo
21. z zadowoleniem przyjmuje fakt, że na początku 2019 r., w oparciu o deklarację z Tallina w sprawie administracji elektronicznej i jej podstawową zasadę "domyślnej cyfrowości", Prezydium Komitetu przyjęło strategię cyfrową i że po jej przyjęciu rozpoczęto jej wdrażanie; zauważa, że głównymi rezultatami tej strategii są zorientowane na członków systemy informacyjne wspierające pracę polityczną Komitetu, systemy informacyjne wspierające elektroniczne procesy administracyjne oraz program dotyczący cyfrowego miejsca pracy; zachęca Komitet do zwiększenia stopnia cyfryzacji również poprzez współpracę międzyinstytucjonalną;
22. z zadowoleniem przyjmuje międzyinstytucjonalną współpracę w dziedzinie cyberbezpieczeństwa, w ramach której Komitet uzyskał pomoc od zespołu reagowania na incydenty komputerowe w instytucjach, organach i agencjach UE, na przykład w zakresie szkoleń w miejscu pracy na temat bezpieczeństwa danych w chmurze i informacji wywiadowczych o zagrożeniach dla cyberbezpieczeństwa w odniesieniu do ukierunkowanych ataków na organy Unii; zauważa, że wiele projektów w zakresie cyfryzacji dotyczy cyfryzacji procesów związanych z zasobami ludzkimi i procesów finansowych, w których Komitet wykorzystuje dostarczone przez Komisję systemy SYSPER i ABAC; zwraca się do Komitetu o zbadanie możliwości wynegocjowania z Komisją lepszych warunków w celu usprawnienia i zwiększenia atrakcyjności finansowej procesu udostępniania aplikacji;
23. zwraca uwagę, że budżet na IT jest wspólny z EKES-em; podkreśla wzrost budżetu na IT w 2019 r., oparty na przesunięciach budżetowych, z 7 963 825 EUR w 2018 r. do 9 082 838,76 EUR w 2019 r.; z zadowoleniem przyjmuje to, że dział ds. IT pracował nad stworzeniem systemów informatycznych wspierających cztery dziedziny operacyjne, a mianowicie pracę polityczną, zarządzanie dokumentami, komunikację i zasoby ludzkie/finanse, oraz że w odniesieniu do cyfrowego miejsca pracy poczyniono postępy we wszystkich aspektach tego programu;
24. z zadowoleniem przyjmuje aktywną politykę Komitetu w zakresie technologii otwartego oprogramowania; zachęca Komitet do priorytetowego traktowania tych technologii, aby zapobiec uzależnieniu od dostawcy, zachować kontrolę nad własnymi systemami technicznymi, zapewnić silniejsze gwarancje prywatności i ochrony danych użytkowników, a także zwiększyć bezpieczeństwo i przejrzystość dla społeczeństwa; zauważa, że w 2019 r. w spisie pakietów oprogramowania technologii otwartego oprogramowania uwzględniono 39 aplikacji otwartego oprogramowania oraz że obecnie prowadzone są aktywne projekty mające na celu wdrożenie nowego portalu podpisu cyfrowego i konsoli zarządzania opartych na technologii otwartego oprogramowania;
25. zachęca Komitet do postępowania zgodnie z zaleceniami Europejskiego Inspektora Ochrony Danych w kwestii renegocjowania międzyinstytucjonalnej umowy licencyjnej i umowy wdrożeniowej podpisanej między instytucjami Unii a przedsiębiorstwem Microsoft w 2018 r. z myślą o celu, jakim jest osiągnięcie niezależności cyfrowej, uniknięcie uzależnienia od jednego dostawcy i braku kontroli oraz zapewnienie ochrony danych osobowych;
Budynki, ochrona
26. z zadowoleniem przyjmuje wdrożenie szeregu środków, których celem jest zapewnienie odpowiednich norm bezpieczeństwa budynków, w tym instalację nowego sprzętu do kontroli dostępu oraz instalację nowego systemu telewizji przemysłowej (CCTV); zauważa, że związane z tym normy bezpieczeństwa osiągnęły taki sam poziom jak normy Parlamentu i Komisji, a ponadto rozpoczęto procedurę zamówienia nowego systemu zarządzania odwiedzającymi, który miał być zainstalowany w 2020 r.;
27. odnotowuje zawarte w strategii Komitetu w zakresie budynków zasady przewodnie, które obejmują koncentrację geograficzną budynków, preferowanie własności zamiast najmu, zrównoważone zarządzanie budynkami i wieloletnie planowanie; zauważa, że grupa robocza utworzona wspólnie z EKES-em ustanowiła wytyczne dotyczące wykorzystania i przyznawania powierzchni biurowych, uwzględniając sytuację w innych organach Unii; docenia to, że parametry te zostały przedstawione przedstawicielom pracowników i z nimi omówione; docenia przejrzyste i oparte na współpracy podejście Komitetu do przedstawicieli pracowników; zauważa, że łącznie 241 stanowisk pracy nie jest wykorzystywanych i zwraca się do Komitetu o wyjaśnienie planów dotyczących tych stanowisk w ramach obecnej strategii w zakresie budynków;
28. zwraca uwagę, że Komitet wydał wraz z EKES-em instrukcje dotyczące usunięcia azbestu jesienią 2020 r. z pełnym poszanowaniem niezbędnych środków ochrony podczas prac, zgodnie z wnioskiem zawartym w rezolucji w sprawie absolutorium za rok 2018; z zadowoleniem przyjmuje fakt, że większość budynków zarówno Komitetu, jak i EKES-u, jest wolnych od azbestu; wyraża zaniepokojenie zdrowiem pracowników i obecnością azbestu w budynku VMA; przyjmuje jednak do wiadomości, że Komitet otrzymał certyfikat bezpieczeństwa budynku pod kątem obecności azbestu;
Zarządzanie wewnętrzne, kontrola wewnętrzna, finanse
29. podkreśla fakt, że Komitet formułuje jasne kluczowe wskaźniki wydajności dla różnych obszarów administracyjnych, formułując cele i wyniki oraz ustalając odpowiadaj ącą temu ilość zasobów ludzkich; zwraca się do Komitetu o przedstawienie w następnym rocznym sprawozdaniu z działalności, oprócz tych bardzo szczegółowych informacji, skonsolidowanej wersji głównych celów i osiągniętych wyników oraz o zbadanie możliwości zastosowania bardziej przyjaznej dla czytelnika wizualizacji danych w tabelach kluczowych wskaźników wydajności;
30. zauważa, że w 2019 r. rozpoczęto badanie zgodności i skuteczności, aby ocenić, w jakim stopniu Komitet przestrzega 16 standardów kontroli wewnętrznej; zwraca uwagę, że badanie zgodności z 2019 r. wykazało, iż ogólny stan wdrożenia i skuteczności wymogów pozostaje na zadowalającym i stabilnym poziomie w porównaniu z rokiem 2018; zauważa jednak, że określono obszary wymagające dalszej poprawy, m.in. dostosowania misji i struktury organizacyjnej Komitetu do nowych priorytetów, współpracy administracyjnej pomiędzy Parlamentem a Komitetem, dalszej cyfryzacji przechowywania danych i uproszczenie procesów administracyjnych, a także dogłębnej rewizji istniejącego planu ciągłości działania w związku z doświadczeniami zdobytymi w obecnej sytuacji pandemii COVID-19; wzywa Komitet do przedstawienia sprawozdania z wdrożenia tych bardzo potrzebnych ulepszeń w ramach działań następczych związanych z udzieleniem absolutorium za rok 2019;
31. zauważa, że monitorowanie funkcji audytu wewnętrznego zapewnia Komitet Audytu, w skład którego wchodzą członkowie Komisji Spraw Finansowych i Administracyjnych Komitetu - po jednym członku z każdej grupy politycznej - oraz jeden doradca zewnętrzny wysokiego szczebla; zauważa, że w 2019 r. Komitet Audytu odbył dwa posiedzenia, na których przedstawiono roczne sprawozdanie z audytu wewnętrznego za rok 2018 oraz program prac na 2020 r., a jego członkowie zostali poinformowani o postępach osiągniętych w odniesieniu do bieżących kontroli i otwartych zaleceń, a także o powiązanych zagrożeniach; zauważa, że 57 % bardzo ważnych zaleceń zamknięto po sześciu miesiącach (cel na lata 2019-2020: 75 %), a 100 % bardzo ważnych zaleceń zamknięto po 12 miesiącach (cel na lata 2019-2020: 100 %); sugeruje, by Komitet włączył streszczenie zaleceń z audytu do swojego rocznego sprawozdania z działalności;
32. zauważa, że wewnętrzne przepisy finansowe dotyczące wykonania budżetu Komitetu zostały zaktualizowane w dniu 1 stycznia 2019 r. decyzją Komitetu nr 0014/2018 i były wdrażane przez cały 2019 r.; z zadowoleniem zauważa włączenie pracowników operacyjnych jako formalnych uczestników procesu zatwierdzania finansowego, jak również wyznaczenie kierowników odpowiedzialnych za zarządzanie operacyjne jako subdelegowanych urzędników zatwierdzających;
33. z zadowoleniem przyjmuje fakt, że w odniesieniu do roku 2019 wszyscy subdelegowani urzędnicy zatwierdzający podpisali swoje indywidualne poświadczenia wiarygodności, że wszystkie sprawozdania dotyczące wyjątków zostały wymienione w odpowiednich poświadczeniach wiarygodności oraz że wdrażane i monitorowane są środki naprawcze, aby zapobiec powtórzeniu się tych wyjątków;
34. wzywa Komitet do zwiększenia działań w zakresie analizy sytuacji w celu osiągnięcia w pełni elektronicznego środowiska przetargowego dla wszystkich procedur udzielania zamówień; zauważa, że w związku z tym konieczne byłoby nabycie narzędzia zarządzania zamówieniami publicznymi opracowanego przez Wspólne Centrum Badawcze Komisji, a także opracowanie lub nabycie ulepszonego systemu zarządzania dokumentami zaplecza biurowego; zauważa, że istniejąca procedura "elektronicznego obiegu dokumentów od faktury do płatności" została rozszerzona na szereg dodatkowych jednostek i dyrekcji w roku 2019 oraz że celem Komitetu na najbliższe lata jest dalsze rozszerzenie zakresu stosowania elektronicznego obiegu dokumentów również na inne rodzaje transakcji, z uwzględnieniem dostępnych zasobów informatycznych;
Wielojęzyczność
35. docenia to, że w oparciu o praktyczne zalecenia Europejskiego Rzecznika Praw Obywatelskich dla administracji UE dotyczące użycia języków urzędowych UE w komunikacji ze społeczeństwem (sprawa SI/98/2018/DDJ) Komitet dostarczył te praktyczne zalecenia wszystkim pracownikom; zauważa, że w 2019 r. Komitet podjął również inicjatywę wydania przewodnika dotyczącego skarg pracowników do Europejskiego Rzecznika Praw Obywatelskich, aby zapewnić odpowiednie działania następcze;
36. odnotowuje, że w 2019 r. całkowity koszt zleconych na zewnątrz tłumaczeń wykonanych dla Komitetu i EKES- u wyniósł 6 043 592 EUR, przy czym w odniesieniu do samego Komitetu było to 2 492 830 EUR, natomiast kwota, która stanowiłaby całkowity koszt tłumaczeń wewnętrznych, wynosi 8 781 075 EUR, a w przypadku samego Komitetu 3 621 974 EUR;
37. zwraca się do Komitetu o przedstawienie informacji na temat trwaj ącego procesu racjonalizacji w dziedzinie tłumaczeń, który polega głównie na łączeniu różnych działów tłumaczeniowych; zwraca się do Komitetu o przedstawienie sprawozdania na temat wzrostu wydajności osiągniętego w wyniku racjonalizacji, a także na temat wszelkich powiązanych zagrożeń;
Współpraca międzyinstytucjonalna
38. podkreśla znaczenie współpracy międzyinstytucjonalnej i zauważa, że Komitet wypłacił około 6 mln EUR w ramach umów o gwarantowanym poziomie usług zawartych w 2019 r. z innymi organami Unii; zauważa, że współpraca ta zapewnia synergie i stanowi uzupełnienie porozumienia o wspólnych służbach między Komitetem a EKES-em; zauważa, że Komitet odbywa sesje plenarne w siedzibie Parlamentu i Komisji, kupuje usługi w zakresie tłumaczeń ustnych od Parlamentu i Komisji oraz współpracuje z kilkoma organami Unii w dziedzinie zasobów ludzkich, IT i w innych dziedzinach administracji;
39. docenia umowę o współpracy z dnia 5 lutego 2012 r., która nadal obowiązuje między Komitetem a Parlamentem i która obejmuje współpracę polityczną między Parlamentem a Komitetem oraz współpracę administracyjną między Parlamentem, Komitetem i EKES-em; zwraca się do Komitetu o przekazanie mu informacji o wynikach przeglądu tej umowy;
40. wzywa Komitet do informowania o wszelkich osiągnięciach związanych z negocjacjami w sprawie nowej umowy o współpracy z Komisją, ponieważ obecna umowa o współpracy z Komisją (z 2005 r. z aneksem z 2007 r.) wygasła z dniem 31 grudnia 2019 r., ale została przedłużona o jeden rok;
41. zwraca się do Komitetu o przedstawienie sprawozdania na temat wszelkich mechanizmów kontroli w celu zapewnienia skutecznego zarządzania z EKES-em wspólnymi służbami; docenia znaczenie współpracy administracyjnej między Komitetem a EKES-em za pośrednictwem wspólnych służb, w przypadku których Komitet i EKES tworzą pulę około 470 pracowników (z czego około 170 osób pochodzi z Komitetu) i ponad 50 mln EUR rocznie (z czego około 22 mln EUR pochodzi z Komitetu), nie licząc wydatków związanych z wynagrodzeniami; zauważa, że wraz z odnośnymi wydatkami związanymi z wynagrodzeniami roczna wartość pieniężna porozumienia o wspólnych służbach przekracza 100 mln EUR; zauważa, że negocjacje w sprawie nowej umowy o współpracy administracyjnej z EKES (obecna umowa została zawarta na lata 2016-2020) zostały odroczone ze względu na kryzys spowodowany pandemią COVID-19, który pogłębił złożoność zmian mandatu Komitetu na początku 2020 r. i EKES jesienią 2020 r.; zauważa, że w związku z tym Komitet i EKES zgodziły się na przedłużenie okresu obowiązywania dotychczasowej umowy do dnia 30 czerwca 2021 r.;
42. zachęca Komitet, w świetle umowów o współpracy między Parlamentem, Komitetem i EKES-em; do wskazania kolejnych potencjalnych synergii i oszczędności, w tym do poszukiwania innych obszarów, w których można by wspólnie korzystać z funkcji wsparcia administracyjnego;
43. podziela opinię Komitetu i EKES-u, że w przypadku przedłużenia okresu obowiązywania obecnej umowy lub zawarcia nowej umowy z Parlamentem trzeba rozstrzygnąć wszystkie nierozwiązane kwestie, takie jak brak równowagi, jeśli chodzi o sytuację Komitetu i EKES-u, które w sumie przeniosły 60 tłumaczy do Parlamentu (24 z Komitetu), a w zamian otrzymały jedynie możliwość korzystania z usług Biura Analiz Parlamentu Europejskiego; zauważa z niepokojem, że w konsekwencji Komitet i EKES musiały zatrudnić pracowników kontraktowych i zlecać na zewnątrz usługi w zakresie tłumaczeń, co doprowadziło do skutecznego ograniczenia budżetu; jest świadomy wniosków wyrażonych zarówno przez Komitet, jak i EKES, w ramach procedury udzielania absolutorium, dotyczących przestrzegania obowiązującej umowy o współpracy, tak aby Komitet i EKES otrzymały rekompensatę za stanowiska przeniesione do Parlamentu; zwraca się do trzech zaangażowanych stron o wspólne złożenie sprawozdania Komisji Kontroli Budżetowej Parlamentu Europejskiego w sprawie bieżącej rewizji umowy;
44. podkreśla uznanie przez Komitet w pisemnych odpowiedziach dla Parlamentu, że współpraca z Parlamentem w 2019 r. nadal opierała się na osiągnięciach z poprzednich lat i ujawniła zadowalające postępy na kilku poziomach, takich jak stosunki między komisjami Komitetu a komisjami Parlamentu, nowe sposoby współpracy, w tym wkład w sprawozdania z wykonania i misje informacyjne, oraz udana i efektywna współpraca za pośrednictwem parlamentarnej intergrupy ds. zmiany klimatu, różnorodności biologicznej i zrównoważonego rozwoju; podkreśla, że Komitet zwrócił się o dalsze rozwijanie współpracy politycznej przy jednoczesnym poszanowaniu autonomii i specyficznego podejścia poszczególnych komisji parlamentarnych i poszczególnych komisji Komitetu; zauważa, że za sprawą współpracy z Parlamentem Komitet zbudował podstawę trwałych stosunków roboczych z Parlamentem, zintensyfikował współpracę z komisjami parlamentarnymi oraz zapewnił udział w pracach w ramach europejskiego semestru, zarezerwowane miejsce podczas posiedzeń komisji parlamentarnych, możliwość korzystania z usług Biura Analiz Parlamentu Europejskiego, wspólne projekty i synergie w zakresie tłumaczeń, otwarcie dróg między budynkami Parlamentu a budynkami Komitetu i EKES-u, porozumienie o gwarantowanym poziomie usług obejmujące zapewnienie usług w zakresie tłumaczeń ustnych i wsparcia technicznego przez Parlament, regularne korzystanie z budynków Parlamentu w Brukseli oraz biur kontaktowych Parlamentu w państwach członkowskich na potrzeby wydarzeń i działań, zacieśnienie współpracy w dziedzinie informatyki, wzajemny dostęp do stołówek, wiele mechanizmów współpracy w celu zapewnienia spójnego podejścia i stworzenia synergii w dziedzinie informacji i komunikacji, a w razie potrzeby doradztwo prawne Służby Prawnej Parlamentu w sprawach technicznych lub administracyjnych;
45. zauważa, że współpraca z Parlamentem na szczeblu administracyjnym jest udana; zgadza się z potrzebą dalszego zacieśniania współpracy politycznej w odniesieniu do rocznego i wieloletniego programowania, wspólnej deklaracji Parlamentu, Rady i Komisji w sprawie priorytetów legislacyjnych i monitorowania rocznego programu prac; popiera konkretne zalecenia Komitetu, by wypracować bardziej systematyczne podejście do współpracy politycznej, zważywszy na znaczenie Komitetu jako przedstawiciela regionów i miast w Unii; docenia udział Komitetu we Wspólnym Komitecie ds. Równych Szans;
46. podkreśla znaczenie promowania zaangażowania władz regionalnych i lokalnych w kształtowanie polityki Unii poprzez ściślejszą współpracę z Komisją i współprawodawcami;
47. zwraca się do Komitetu o informowanie o wszelkich usprawnieniach w zakresie skuteczności procesów administracyjnych, które to usprawnienia wydają się być nieuniknioną koniecznością z powodu stale rosnącego obciążenia pracą i szybko zmieniającego się świata; ponownie podkreśla konieczność realizowania obecnych reform, mających zapewnić Komitetowi dobre przygotowanie do reagowania na przyszłe wyzwania;
48. uznaje i z zadowoleniem przyjmuje zaangażowanie Komitetu w kampanię wyborczą Parlamentu w 2019 r. poprzez zapewnienie mobilizacji wszystkich jego sieci wewnętrznych i zewnętrznych w celu promowania zarówno kampanii oddolnej "Tym razem głosuję", jak i internetowego filmu wideo "Wybierz swoją przyszłość", a także poprzez kontakty Komitetu z mediami społecznościowymi; zachęca do dalszej współpracy w celu stworzenia synergii w dziedzinie komunikacji;
Wymiar środowiskowy
49. zauważa starania Komitetu w kontekście systemu zarządzania środowiskowego i mające na celu zmniejszenie śladu węglowego oraz ograniczenie ilości odpadów z tworzyw sztucznych i papieru oraz odpadów żywnościowych; zgadza się, że zmniejszenie śladu węglowego jest jednym z najważniejszych celów na najbliższe lata; wzywa Komitet do zwrócenia należytej uwagi na koszyk energetyczny źródeł energii elektrycznej i zachęca do nabywania energii elektrycznej wytwarzanej przez elektrownie wiatrowe, słoneczne, bioelektrownie i elektrownie wodne; zachęca Komitet do udziału w projektach w dziedzinach powiązanych z innymi jednostkami organizacyjnymi Unii oraz do opracowania kompleksowego planu wdrożenia przez Komitet zasad i zaleceń przedstawionych w Europejskim Zielonym Ładzie, przewidującego jako ogólny cel osiągnięcie neutralności klimatycznej do 2030 r.;
Polityka w zakresie etyki i uczciwości
50. podkreśla, że w dniu 5 grudnia 2019 r. Komitet przyjął kodeks postępowania dla swoich członków, określający szczegółową procedurę na wypadek domniemanego molestowania pracownika przez członka Komitetu, który to kodeks w dużej mierze opiera się na decyzji Prezydium Parlamentu z dnia 2 lipca 2018 r. w sprawie skarg dotyczących molestowania; z zadowoleniem przyjmuje fakt, że wspomniany kodeks postępowania zawiera szereg sankcji mających na celu zapewnienie jego przestrzegania oraz że Komitet ustanowił radę doradczą zajmującą się zagadnieniem molestowania; zwraca się do Komitetu o przedstawienie sprawozdania z wdrażania kodeksu postępowania;
51. zauważa, że o kodeksie postępowania mowa jest na stronie internetowej członków Komitetu, na której zamieszczony jest także link do odpowiedniej strony; zwraca uwagę, że kodeks postępowania zawiera przepisy, których celem jest zwłaszcza unikanie przypadków konfliktu interesów, w tym obowiązek złożenia oświadczenia majątkowego;
52. z zadowoleniem przyjmuje rozpoczęcie dialogu z różnymi zainteresowanymi stronami w celu dokonania przeglądu obowiązującej decyzji wewnętrznej nr 362/2010 z dnia 29 listopada 2010 r. dotyczącej nękania psychicznego i molestowania seksualnego w miejscu pracy na podstawie wniosku w sprawie zmienionych ram zwalczania molestowania z myślą o poszerzeniu zakresu tej sprawy poprzez włączenie środków zapobiegawczych i środków rozwiązywania konfliktów, a także wzmocnieniu zasady zerowej tolerancji wobec molestowania, w tym poprzez szkolenia dotyczące zapobiegania molestowaniu; wzywa Komitet do jak najszybszego ustanowienia nowych ram w zakresie molestowania oraz do przedstawienia Parlamentowi sprawozdania z działań następczych;
53. zauważa, że w 2019 r. nie zgłoszono żadnych nowych przypadków informowania o nieprawidłowościach; z zadowoleniem przyjmuje rozpoczęcie przez Komitet pod koniec 2019 r. badania na temat świadomości etycznej pracowników, w ramach którego duża liczba pytań dotyczyła zwłaszcza świadomości pracowników w zakresie procedur informowania o nieprawidłowościach, oraz podjęcie w 2020 r. działań następczych w związku z jego wynikami; zauważa, że w decyzji nr 508/2015 określono bezpieczne kanały, którymi dysponują pracownicy, aby wewnętrznie kierować zgłoszenia o nieprawidłowościach do wybranego przez siebie kierownika Komitetu lub bezpośrednio do Europejskiego Urzędu ds. Zwalczania Nadużyć Finansowych (OLAF); zauważa, że przed wszczęciem takiej procedury można zwrócić się o wskazówki do osób odpowiedzialnych za kwestie etyczne i ustawowe;
54. zwraca się do Komitetu, aby kierował się dobrym przykładem innych organów i opublikował na swojej stronie internetowej rozdział poświęcony etyce, zawieraj ący zasady służące zapobieganiu potencjalnym konfliktom interesów, ich identyfikacji i unikaniu oraz mające zastosowanie do wszystkich członków i pracowników Komitetu; wyraża zainteresowanie otrzymywaniem aktualnych informacji na temat ram etycznych i związanych z nimi szkoleń z zakresu etyki publicznej, w tym dla nowych pracowników;
55. zwraca się do Komisji o rozpoczęcie procedury przystąpienia do porozumienia międzyinstytucjonalnego w sprawie obowiązkowego rejestru służącego przejrzystości, które zostało niedawno osiągnięte między Parlamentem, Radą i Komisją; przypomina o znaczeniu wysokiego poziomu przejrzystości w odniesieniu do spotkań lobbystów, którzy mogą wywierać wpływ na członków i pracowników pełniących rolę doradczą wobec instytucji Unii;
56. powtarza, co Trybunał Obrachunkowy stwierdził w sprawozdaniu specjalnym nr 13/2019 pt. "Ramy etyczne skontrolowanych instytucji UE - obszar, który można udoskonalić", mianowicie że postępowanie etyczne w sferze publicznej przyczynia się do bardziej rzetelnego zarządzania finansami i zwiększenia zaufania publicznego oraz że jakiekolwiek nieetyczne postępowanie pracowników i członków instytucji i organów UE wywołuje duże zainteresowanie opinii publicznej i podważa zaufanie pokładane w instytucjach UE;
57. z zadowoleniem przyjmuje postępy w sprawie M. McCoy'a w odpowiedzi na absolutorium za 2018 r.; odnotowuje pracę kolejnych sprawozdawców i kontrsprawozdawców z ramienia innych instytucji, którzy zainicjowali długo wstrzymywany dialog; przypomina, że trzeci komitet ds. inwalidztwa potwierdził jednogłośnie, że były audytor wewnętrzny Robert McCoy doznał inwalidztwa z przyczyn zawodowych, i że w związku z tym w dniu 26 czerwca 2019 r. Komitet formalnie zgodził się z tym wnioskiem; zwraca uwagę, że zgodnie z art. 78 ust. 5 regulaminu pracowniczego Robert McCoy otrzymał w lipcu 2019 r. zwrot wszystkich składek na system emerytalno-rentowy za okres od dnia rozpoczęcia pobierania renty inwalidzkiej (1 lipca 2007 r.) do dnia poprzedzającego przejście na emeryturę (31 lipca 2010 r.);
58. przypomina, że w oparciu o rezolucję w sprawie absolutorium za 2017 r. wyznaczono posła do Parlamentu Europejskiego na mediatora oraz że de facto wszystkie strony przystąpiły do procesu mediacyjnego prowadzonego w celu zakończenia sporu między Komitetem a byłym audytorem wewnętrznym Robertem McCoy'em i osiągnięcia polubownego rozwiązania; pierwszy etap mediacji doprowadził do podpisania 4 grudnia 2020 r. wspólnego oświadczenia w sprawie zasad regulujących rozstrzygnięcie sprawy Roberta McCoy'a - sygnalisty działającego w dobrej wierze; zauważa że to zamknęło niefinansową część ugody; przypomina że rozpoczęto również drugi etap mediacji, skupiający się na ugodzie finansowej, który jest obecnie w toku.
59. docenia wymianę poglądów, która odbyła się w kontekście procedury udzielenia absolutorium za rok 2019 w dniu 10 listopada 2020 r. z udziałem mediatora Roberta McCoy'a i przedstawiciela Komitetu; przypomina, że Robert McCoy i Komitet zostali zaproszeni na posiedzenie Komisji Kontroli Budżetowej Parlamentu Europejskiego w wyniku sugestii z 2018 r. sprawozdawcy innych instytucji po zatwierdzeniu przez koordynatorów grup politycznych; podkreśla znaczenie łagodzenia sytuacji i zbliżenia stanowisk Roberta McCoy'a i Komitetu; z zadowoleniem przyjmuje sugestię mediatora dotyczącą spotkania przewodniczącego Komitetu z Robertem McCoy'em jako punktu wyjścia do pojednania przed rozpoczęciem negocjacji;
60. z zadowoleniem przyjmuje pismo z dnia 10 listopada 2020 r. przesłane do przewodniczącego Komisji Kontroli Budżetowej PE przez przewodniczącego Komisji Spraw Finansowych i Administracyjnych Komitetu, w którym to piśmie potwierdzono gotowość przewodniczącego Komitetu do spotkania z Roberetem McCoy'em; z zadowoleniem przyjmuje kolejne spotkania z udziałem mediatorki, sprawozdawcy ds. absolutorium za rok 2019, byłego audytora wewnętrznego i przedstawicieli Komitetu; z dużym zadowoleniem przyjmuje pismo z 4 grudnia 2020 r., w którym ogłoszono, że pierwszy etap procedury zmierzającej do zawarcia porozumienia został zakończony wspólnym oświadczeniem podpisanym przez przedstawicieli Komitetu i Roberta McCoy'a; zachęca strony do znalezienia porozumienia w sprawie rozliczenia części finansowej i przypomina o swojej dyspozycji w zakresie wsparcia negocjacji; docenia starania podejmowane przez wszystkie strony, przyznaje, że poczyniono ważny pierwszy krok, i uważa, że porozumienie powinno zostać wkrótce osiągnięte.
61. z zadowoleniem przyjmuje fakt, że przewodnicząca i sekretarz generalny Komitetu podjęli zdecydowane zobowiązanie do osiągnięcia polubownego rozwiązania i tym samym zakończenia sprawy; zauważa, że 4 grudnia 2020 r. z udziałem mediatora Parlamentu, Komisja Kontroli Budżetowej Parlamentu, Robert McCoy oraz przewodnicząca i sekretarz generalny Komitetu zawarli wspólne oświadczenie w sprawie zasad regulujących rozwiązanie tej sprawy zgodnie z żądaniami Parlamentu od 2004 r. oraz że Komitet, za zgodą Roberta McCoy'a, opublikował wspólne oświadczenie na swojej stronie internetowej;
62. przyznaje, że we wspólnym oświadczeniu Komitet w szczególności przyjmuje bez zastrzeżeń sprawozdanie OLAF- u i jego wnioski oraz przyznaje się do błędów i niedociągnięć popełnionych w przeszłości; uznaje, podobnie jak Parlament, że Robert McCoy słusznie przedstawił swoje wątpliwości bezpośrednio Parlamentowi i że Komitet powinien był uczynić więcej, aby spełnić żądania Parlamentu z 2004 r., w tym uznać, że Robert McCoy nie może ponosić żadnych negatywnych konsekwencji w związku ze zgłoszeniem nadużycia; uznaje Roberta McCoy'a za sygnalistę działającego w dobrej wierze, co zostało potwierdzone na gruncie politycznym w 2004 r. przez Parlament, i wyraża ubolewanie, że Robert McCoy nie był chroniony, mimo że Parlament zaoferował mu ochronę jako sygnaliście w 2003 r; szczerze ubolewa nad znaczną szkodą, jaką Komitet wyrządził Robertowi McCoy'owi, nad sposobem, w jaki go potraktował, oraz nad niewystarczającym wypełnieniem obowiązku dochowania należytej staranności; przyznaje, że nigdy nie należało dopuścić do tego, aby sprawa pozostała nierozwiązana przez ponad siedemnaście lat;
63. zauważa z zadowoleniem, że przewodnicząca i sekretarz generalny Komitetu oficjalnie przeprosili Roberta McCoy'a w związku z tymi wydarzeniami oraz za niewłaściwe potraktowanie jego sprawy przez Komitet, że Komitet i Robert McCoy zobowiązali się do uregulowania finansowych aspektów ugody przy wsparciu Służby Prawnej Parlamentu i pod politycznym kierownictwem Komisji Kontroli Budżetowej Parlamentu oraz że Komitet potwierdził swoje pełne zaangażowanie w przestrzeganie przepisów i zasad ochrony sygnalistów, a w szczególności niezbywalnych zasad sprawiedliwości i uczciwości, wyciągnął niezbędne wnioski ze sprawy Roberta McCoy'a i - podjął wszelkie niezbędne kroki w zakresie zarządzania wewnętrznego w celu zagwarantowania, że taka sytuacja nie powtórzy się w przyszłości; wzywa wszystkie strony do możliwie najszybszego osiągnięcia porozumienia w kwestii finansowej;
64. docenia wysiłki zespołów negocjacyjnych zmierzające do pogodzenia obu stron i wyraża uznanie dla nich za stworzenie potencjalnej podstawy dla uczciwego, sprawiedliwego i odpowiednio honorowego rozwiązania tego sporu;
65. wzywa wszystkie strony do zawarcia bez dalszej zbędnej zwłoki sprawiedliwej ugody finansowej w ramach działań następczych po wydaniu wspólnego oświadczenia; uznaje szczerość wniosku Komitetu skierowanego do Służby Prawnej Parlamentu o pomoc w zawarciu takiej ugody finansowej;
66. zauważa, że Komitet został pierwotnie powołany do zajmowania się ważnymi kwestiami, ponieważ około trzy czwarte prawodawstwa unijnego jest wdrażane na szczeblu lokalnym lub regionalnym, z tego powodu było konieczne, aby przedstawiciele lokalni i regionalni mieli głos w opracowywaniu nowych przepisów unijnych; zauważa ponadto, że jego pierwotną misją było zlikwidowanie pogłębiającego się dystansu między społeczeństwem a procesem integracji europejskiej poprzez zaangażowanie reprezentacji regionalnej;
67. zachęca Komitet do rozważenia przygotowania planu reorganizacji i usprawnienia procesów wewnętrznych, aby uzyskać ściślejszą współpracę z Parlamentem oraz wykorzystać wiedzę Komitetu w bardziej efektywny sposób;
68. z zadowoleniem przyjmuje fakt, że od 2010 r. Komitet publikuje na swojej stronie internetowej roczne sprawozdania z oceny skutków swoich opinii; zwraca się do Komitetu o określenie jasnych i wymiernych kluczowych wskaźników skuteczności działania na kolejne lata w celu optymalizacji jego funkcjonowania.