Rezolucja 2020/1903 zawierająca uwagi stanowiące integralną część decyzji w sprawie absolutorium z wykonania budżetu ogólnego Unii Europejskiej za rok budżetowy 2018, sekcja X - Europejska Służba Działań Zewnętrznych

Dzienniki UE

Dz.U.UE.L.2020.417.211

Akt nienormatywny

Wersja od: 11 grudnia 2020 r.

REZOLUCJA PARLAMENTU EUROPEJSKIEGO (UE) 2020/1903

z dnia 14 maja 2020 r.

zawierająca uwagi stanowiące integralną część decyzji w sprawie absolutorium z wykonania budżetu ogólnego Unii Europejskiej za rok budżetowy 2018, sekcja X - Europejska Służba Działań Zewnętrznych

PARLAMENT EUROPEJSKI,

– uwzględniając swoją decyzję w sprawie absolutorium z wykonania budżetu ogólnego Unii Europejskiej za rok budżetowy 2018, sekcja X - Europejska Służba Działań Zewnętrznych,

– uwzględniając art. 100 Regulaminu i załącznik V do Regulaminu,

– uwzględniając opinię przedstawioną przez Komisję Spraw Zagranicznych,

– uwzględniając sprawozdanie Komisji Kontroli Budżetowej (A9-0043/2020),

A. mając na uwadze, że skuteczność i wydajność systemów zarządzania oraz wykorzystanie zasobów w głównej siedzibie i delegaturach Unii są kluczowymi zasadami przewodnimi realizacji celów polityki zagranicznej, reagowania na wyzwania geopolityczne i umacniania roli Unii jako podmiotu na arenie międzynarodowej;

B. mając na uwadze, że konieczne jest promowanie wspólnej kultury zarządzania w ramach Europejskiej Służby Działań Zewnętrznych (ESDZ) poprzez wzmocnienie europejskiego charakteru i ducha zespołu personelu dyplomatycznego;

C. mając na uwadze, że w ramach procedury udzielania absolutorium organ udzielający absolutorium pragnie podkreślić szczególne znaczenie dalszego wzmacniania legitymacji demokratycznej instytucji Unii w drodze zwiększania przejrzystości i odpowiedzialności oraz wdrażania koncepcji budżetowania celowego i właściwego zarządzania zasobami ludzkimi;

1. ogólnie rzecz biorąc, wyraża ubolewanie, że rozdział 10 "Administracja" sprawozdania Trybunału Obrachunkowego ("Trybunału") w sprawie rocznego sprawozdania finansowego instytucji za rok finansowy 2018 r. ("sprawozdanie Trybunału") ma raczej ograniczony zakres i wnioski, uwzględniając fakt że dział 5 "Administracja" wieloletnich ram finansowych uznaje się za obarczony niskim ryzykiem;

2. uważa, że prace kontrolne przeprowadzone w ramach rozdziału 10 sprawozdania Trybunału powinny być lepiej wyważone między instytucjami Unii i powinny wykraczać poza wymogi zgodności;

3. uważa, że więcej prac kontrolnych należy poświęcić wydatkom operacyjnym lub kwestiom, które stają się bardzo istotne lub nawet krytyczne dla ESDZ, takim jak zdolności w zakresie komunikacji strategicznej i technologii informacyjnych. np. bezpieczeństwo cybernetyczne, efektywność globalnego pakietu bezpieczeństwa dla delegatur czy zarządzanie finansowe i wsparcie administracyjne platformy wsparcia misji w ramach cywilnego wymiaru wspólnej polityki bezpieczeństwa i obrony;

4. zauważa również, że drugi rok z rzędu Trybunał nie zgłosił żadnych szczególnych kwestii dotyczących ESDZ;

5. z uznaniem odnotowuje, że drugi rok z rzędu Trybunał nie stwierdził istotnego poziomu błędu w rocznym sprawozdaniu z działalności ESDZ i zasadach zarządzania;

6. zauważa, że całkowity budżet ESDZ na 2018 r. wyniósł 678,5 mln EUR (co oznacza wzrost o 2,8% w porównaniu z 2017 r.) przy wskaźniku wykonania wynoszącym 99,9% dla zobowiązań i 84,8% (nieco niższym od poziomu 86,7% w 2017 r.) dla płatności na koniec roku oraz przy dodatkowych wkładach Komisji na pokrycie kosztów administracyjnych pracowników Komisji zatrudnionych w delegaturach Unii; odnotowuje obecny podział budżetu, tj. 249,7 mln EUR dla siedziby głównej ESDZ oraz 428,8 mln EUR dla delegatur;

7. zauważa, że w 2018 r. otrzymano również wkład w wysokości 58,5 mln EUR z Europejskiego Funduszu Rozwoju i funduszy powierniczych, podczas gdy w 2017 r. wyniósł on 55 mln EUR;

8. zachęca ESDZ do ewentualnego uproszczenia obecnej nomenklatury budżetowej, aby umożliwić łatwiejsze i skuteczniejsze zarządzanie ESDZ poprzez stopniowe usprawnienie 35 linii budżetowych wykorzystywanych do finansowania działań personelu Komisji w delegaturach, przy uwzględnieniu instrumentów geograficznych i różnych instrumentów rozwoju;

9. z uznaniem odnotowuje uproszczenie zarządzania budżetem poprzez całkowite finansowanie wspólnych kosztów ogólnych związanych z wszystkimi biurami delegatur w 2018 r. (wynajem, ochrona, sprzątanie i inne koszty ogólne), w tym delegatur Europejskiego Funduszu Rozwoju, z linii budżetowych ESDZ przez trzeci rok z rzędu; popiera wysiłki ESDZ na rzecz modernizacji i uproszczenia administracji w ramach projektu "Innovative 2019", który obejmuje 20 rozpatrywanych propozycji; zwraca się do ESDZ o przedstawienie Komisji Kontroli Budżetowej sprawozdania w sprawie rozpatrywanych propozycji;

10. zauważa, że budżet siedziby głównej wyniósł 249,7 mln EUR, z czego 162,4 mln EUR (tj. 65,5 %) przeznaczono na wypłatę wynagrodzeń i innych należności dla pracowników objętych regulaminem pracowniczym i pracowników zewnętrznych, 30,8 mln EUR (tj. 12 %) na budynki i związane z nimi koszty, a 34,9 mln EUR (tj. 14 %) na systemy informatyczne, sprzęt i umeblowanie;

11. zauważa, że na budżet delegatur wynoszący 428,8 mln EUR składało się 118,4 mln EUR (tj. 27,6 %) na wynagrodzenia dla pracowników objętych regulaminem pracowniczym, 168 mln EUR (39,2 %) na budynki i koszty powiązane, 72,1 mln EUR (tj. 16,8 %) na pracowników zewnętrznych i usługi zewnętrzne, 27,6 mln EUR (6,4 %) na inne wydatki dotyczące pracowników, a 42,7 mln EUR (10 %) na pozostałe wydatki administracyjne; zauważa również, że Komisja przekazała 196,4 mln EUR (w 2016 r. kwota ta wyniosła 185,6 mln EUR, a w 2015 r. 204,7 mln EUR) na pokrycie kosztów administracyjnych personelu Komisji oddelegowanego do delegatur Unii; podział tej kwoty przedstawia się następująco: dział V Komisji - 47,2 mln EUR, linie administracyjne programów operacyjnych - 93,2 mln EUR, Europejski Fundusz Rozwoju i fundusze powiernicze - 58,5 mln EUR (55 mln EUR w 2017 r. i 45,4 mln EUR w 2016 r.);

12. zwraca uwagę na złożoność polityki w zakresie administrowania budynkami w świetle misji powierzonej ESDZ; podkreśla, że ESDZ powinna przedstawić wystarczające wyjaśnienia dotyczące jej polityki administrowania budynkami przy zakupie i wynajmie budynków lub zarządzaniu nimi; wzywa ESDZ do zachowania stałej czujności w odniesieniu do swojej polityki w zakresie administrowania budynkami, a w szczególności do dopilnowania, aby zajęto się niezwłocznie wszelkimi przypadkami podejrzeń o nadużycie finansowe lub korupcję, które mogą zostać wykryte przy zakupie i wynajmie budynków lub zarządzaniu nimi; wzywa ESDZ, aby w ramach procedury udzielania absolutorium przedstawiła wystarczające wyjaśnienia dotyczące procedur przetargowych i kosztu budynków;

13. podkreśla, że dobra współpraca między Parlamentem a ESDZ ma zasadnicze znaczenie dla zarządzania dokumentacją dotyczącą budynków i jej przeglądu; zdecydowanie zachęca ESDZ do terminowego przedłożenia takiej dokumentacji do zatwierdzenia, aby zapewnić czas na przeprowadzenie szczegółowego przeglądu i dalsze pytania; przypomina, że przedstawienie władzy budżetowej dokumentacji tuż przed upływem wyznaczonego terminu stwarza zbędne ograniczenia czasowe i zmusza władzę budżetową do zatwierdzenia bez możliwości przedłużenia okresu przeglądu;

14. wzywa ESDZ, aby przy okazji następnych absolutoriów zobowiązała się do przesłania nadal Komisji Kontroli Budżetowej dokumentu roboczego na temat polityki ESDZ dotyczącej budynków, w tym informacji wyjaśniających kontekst i pokrycie kosztów budynków; przyjmuje do wiadomości wyczerpujące i szczegółowe informacje na temat polityki ESDZ dotyczącej budynków przedstawione w kwestionariuszach pisemnych;

15. zauważa, że ESDZ dokonała przesunięć w wysokości 30,8 mln EUR, z czego większość wydano na zakup budynku w Waszyngtonie, co zmniejszyło ostateczny budżet siedziby głównej do 239 mln EUR, natomiast budżet delegatur zwiększono o 10,7 mln EUR;

16. zauważa, że Unia musi stawiać czoła coraz trudniejszej sytuacji międzynarodowej, w związku z czym coraz częściej wymaga się od Unii odgrywania wiodącej roli na arenie międzynarodowej; podkreśla kluczową rolę ESDZ w prowadzeniu polityki zagranicznej Unii pod przewodnictwem Wysokiego Przedstawiciela / Wiceprzewodniczącego Komisji; zauważa, że wzmocnieniu roli ESDZ nie towarzyszyło odpowiednie zwiększenie liczby pracowników; wzywa do udostępnienia wystarczających zasobów ludzkich, aby nie narażać na szwank skuteczności Unii jako podmiotu na arenie międzynarodowej;

17. zauważa, że ESDZ odgrywa istotną rolę w zapewnianiu spójności polityki zagranicznej Unii; podkreśla również potrzebę zapewnienia niezbędnych zasobów na rzecz pomyślnego wdrożenia skutecznej wspólnej polityki bezpieczeństwa i obrony UE;

18. uznaje, że ESDZ działa w trudnym środowisku operacyjnym, w którym ewoluują delegatury Unii, ponieważ warunki polityczne i społeczno-gospodarcze są często złożone, niestabilne i wiążą się z wysokim ryzykiem, co może mieć istotny wpływ na budżet i koszty, w szczególności dla personelu i bezpieczeństwa infrastruktury;

19. wzywa ESDZ do utworzenia stanowisk przedstawicieli lokalnych odpowiedzialnych za sprawozdawczość na temat prac legislacyjnych w krajach o strategicznym znaczeniu (w szczególności w krajach przystępujących do UE i krajach Partnerstwa Wschodniego), aby umożliwić Unii lepsze zrozumienie jej sąsiedztwa, a krajom sąsiednim zbliżenie się do dorobku prawnego; wzywa ESDZ do podjęcia działań w celu rozwiązania problemów, które doprowadziły do błędów wykrytych w zamówieniach publicznych, oraz do zapobieżenia przyszłym naruszeniom odnośnych przepisów;

20. odnotowuje, że grupie zadaniowej East StratCom przyznano w 2018 r. 1,1 mln EUR na działania mające na celu zwalczanie rosyjskiej dezinformacji, a w 2019 r. budżet ten wzrósł do 3 mln EUR; apeluje o znaczne zwiększenie tych środków budżetowych, tak by Unia mogła skutecznie przeciwdziałać rosyjskiej wojnie informacyjnej; apeluje o prowadzenie większej liczby kampanii informacyjnych, aby lepiej wyjaśniać politykę Unii w krajach Partnerstwa Wschodniego;

21. przyznaje w tym kontekście, że struktura niektórych kosztów ESDZ, takich jak koszty infrastruktury, może być trudniejsza do zarządzania ze względu na wahania kursów walutowych lub szczególne lokalne warunki rynkowe, co utrudnia zarządzanie i planowanie na szczeblu delegatur;

22. zauważa, że w art. 60 rozporządzenia finansowego przewiduje się nowe warunki dotyczące uprawnień do delegowania wykonywania budżetu przez delegatury, a mianowicie możliwość działania w charakterze subdelegowanych urzędników zatwierdzających przez zastępców szefów delegatur oraz wykonywania przez nich budżetu operacyjnego Komisji w celu zapewnienia ciągłości działania;

23. w tym kontekście z zadowoleniem przyjmuje odpowiednie dostosowanie przepisów wewnętrznych ESDZ, ale zachęca ESDZ do uważnego monitorowania stosowania tego przepisu, zwłaszcza w małych delegaturach; wzywa ESDZ, aby w ramach swojej strategii kontroli wewnętrznej zwróciła szczególną uwagę na potencjalne ryzyko z tym związane, poprzez przejście do wzmożonego zdalnego monitorowania adekwatności przepływów finansowych lub zapewnienie większego wsparcia tymczasowego z odpowiednim monitorowaniem ad hoc i sprawozdawczością na temat tych okresów; przypomina, że standard kontroli wewnętrznej "ciągłość działania" był przez kilka lat jednym z najsłabszych elementów systemu kontroli wewnętrznej ESDZ, zwłaszcza w przypadku delegatur;

24. uważa za pozytywne kroki utworzenie instrumentu oceny ryzyka i zarządzania ryzykiem wraz z rejestrami ryzyka dla siedziby głównej i delegatur, a także przyjęcie nowych ram kontroli wewnętrznej; zachęca jednak ESDZ, aby wyszła poza świadomość ryzyka i zapewniła skuteczne wdrażanie i stały przegląd środków ograniczających ryzyko;

25. odnotowuje wskaźnik anomalii wykrytych w trakcie weryfikacji ex ante zobowiązań i płatności (odpowiednio 209 błędów z 1041 i 258 błędów z 1841); ubolewa nad powtarzającym się charakterem wykrytych błędów, tj. głównie niedostępnością dokumentów potwierdzających przy przedstawianiu operacji finansowych do weryfikacji finansowej ex ante; zachęca również ESDZ, aby w dalszym ciągu udzielała szczególnego wsparcia dla wszystkich zamówień publicznych o wysokiej wartości w delegaturach; z zadowoleniem przyjmuje wdrożenie do końca 2019 r. systemu obiegu środków finansowych w siedzibie głównej, który ma przyczynić się do obniżenia poziomu błędów w ujęciu ogólnym;

26. z zadowoleniem przyjmuje dostosowanie w 2018 r. metodyki ex post do metodyki Trybunału w 2018 r., umożliwiające określenie poziomu błędu w podziale na główne dziedziny wydatków, a mianowicie wydatki na personel, infrastrukturę, bezpieczeństwo i IT/telekomunikację, w oparciu o warstwowe próby losowe operacji; uważa, że ta pozytywna zmiana zapewni kierownictwu i delegowanemu urzędnikowi zatwierdzającemu lepszy przegląd operacyjnych i ogólnych kwot finansowych obciążonych ryzykiem w oparciu o szerszy i wyczerpujący zakres transakcji finansowych; podkreśla, że metodologia ta zapewni bardziej obiektywne podstawy do wydawania szczegółowych planów działania zawierających środki łagodzące lub potencjalne zastrzeżenia;

27. ponownie podkreśla znaczenie zapewnienia delegaturom wsparcia zorientowanego na wyniki we wszystkich obszarach, zwłaszcza w zakresie zamówień publicznych; uważa, że należy odpowiednio ocenić doświadczenie, współpracę i wyniki Centrum Regionalnego Europa obejmującego 27 delegatur, w szczególności w odniesieniu do wyższego poziomu zapewnianej wiarygodności, przy czym należy ewentualnie rozważyć inne równie skuteczne środki;

28. wzywa ESDZ, aby stopniowo wzmacniała swój łańcuch poświadczeń wiarygodności zgodnie z nowym zestawem standardów kontroli wewnętrznej, kładąc większy nacisk zarówno na indywidualne kompetencje, jak i na odpowiedzialność za swoją rolę we wdrażaniu kontroli (co znalazło również odzwierciedlenie w kwestionariuszu z 2018 r. dotyczącym wdrażania zasad kontroli wewnętrznej, zwłaszcza w dziedzinie kontroli technologii, która otrzymała nieco gorszą ocenę) oraz na ryzyko nadużyć finansowych;

29. z zadowoleniem przyjmuje wysiłki ESDZ na rzecz zwiększenia poczucia odpowiedzialności nowo mianowanych szefów delegatur za należyte zarządzanie finansowe funduszami unijnymi wchodzącymi w zakres ich obowiązków operacyjnych obok mandatu politycznego; uważa, że dotyczy to również wszystkich podmiotów w dziedzinie spraw zagranicznych, takich jak specjalni przedstawiciele UE, specjalni wysłannicy UE, szefowie operacji wojskowych i szefowie misji cywilnych;

30. przypomina, że zastrzeżenie jest centralnym elementem systemu rozliczalności i dlatego stanowi instrument prewencji i przejrzystości w ramach budowania łańcucha poświadczeń wiarygodności ESDZ, odzwierciedlający bieżące wyzwania lub utrzymujące się i występujące słabości, z którymi borykają się szefowie delegatur;

31. zauważa, że uzasadnione zastrzeżenia zgłosiły tylko dwie delegatury, tj. delegatura w Syrii, tak jak w 2017 r., oraz delegatura przy Radzie Europy w Strasburgu, ponieważ realizacja umów nie była zgodna z przepisami dotyczącymi zamówień publicznych; zachęca ESDZ do dalszego prowadzenia pełnego przeglądu wszystkich umów w celu zapewnienia zgodności z przepisami finansowymi;

32. zauważa, że na koniec 2018 r. liczebność dyplomatów państw członkowskich wśród ogólnej liczby administratorów wynosiła 33,76%, niemal osiągając poziom z 2014 r. wynoszący 33,8%; odnotowuje następujące nieznaczne wahania w latach 2014-2018: 32,83% na koniec 2017 r., 31,7% na koniec 2016 r. oraz 32,9% w 2oi 5 r.; zwraca się do ESDZ o zachowanie zgodności z formułą obsady etatów określoną w decyzji 2010/427/UE ¹ , a mianowicie współczynnika wynoszącego jedną trzecią pracowników z państw członkowskich i dwie trzecie z instytucji Unii;

33. nadal jest zaniepokojony utrzymującym się brakiem równowagi w profilu zatrudnienia ESDZ w odniesieniu do narodowości; zauważa, że na koniec 2017 r. dyplomaci państw członkowskich stanowili 32,83% całego personelu administracyjnego ESDZ (tj. 307 osób), zaś na koniec 2016 r. 31,7% personelu ESDZ pochodziło z państw członkowskich w porównaniu z 32,9% w 2015 r. oraz 33,8% w 2014 r.;

34. podkreśla, że mimo ponawianych wezwań ESDZ nadal nie spełnia wymogów dotyczących równowagi geograficznej i charakteryzuje się znaczną nieproporcjonalnością, mając szefów delegatur z Belgii⁽⁹⁾, Niemiec⁽¹⁵⁾, Francji⁽¹⁶⁾, Włoch⁽²¹⁾, Polski⁽⁵⁾, Czech⁽²⁾; odnotowuje w szczególności wzrost liczby szefów delegatur z Włoch w ciągu ostatnich dwóch lat;

35. wzywa do zwiększenia równowagi geograficznej w ramach ESDZ; ponownie zaznacza, że ważna jest odpowiednia i znacząca obecność obywateli wszystkich państw członkowskich; podkreśla, że ESDZ musi dopilnować, aby wszystkie państwa członkowskie były odpowiednio reprezentowane, przy jednoczesnym poszanowaniu kompetencji i osiągnięć kandydatów; zachęca zatem ESDZ do dalszych kontaktów z państwami członkowskimi w celu promowania jej stanowisk w kręgach krajowych dyplomatów;

36. wzywa ESDZ do wdrożenia sporządzania budżetu z uwzględnieniem aspektu płci w odniesieniu do wszystkich wydatków publicznych;

37. przypomina, że uwzględnianie aspektu płci to (re)organizacja, usprawnienie, rozwój i ocena procesów politycznych, tak aby perspektywa równości płci została włączona do wszystkich strategii politycznych na wszystkich szczeblach i na wszystkich etapach przez podmioty zaangażowane w tworzenie polityki;

38. zauważa z zadowoleniem, że równowaga płci prawie osiągnęła parytet, jako że w ogólnej liczbie zajmowanych stanowisk ogólna liczbowa 47,4% stanowiły kobiety; zachęca jednak ESDZ do dalszego zmniejszania istniejącej nierównowagi jakościowej dotyczącej wszystkich szczebli, funkcji i różnych kategorii, zwłaszcza w przypadku stanowisk administratorów, gdzie obecnie 34,92% stanowisk jest zajmowanych przez kobiety; zachęca ESDZ do kontynuowania prac nad zestawem środków podejmowanych w celu wspierania równowagi płci i zwiększania różnorodności, takich jak sieć kobiet na stanowiskach otwierających drogę do stanowisk kierowniczych oraz specjalne szkolenia dla kobiet na stanowiskach kierowniczych i tych, które ubiegają się o takie stanowiska;

39. zauważa, że równowaga płci i równowaga geograficzna powinna być również przestrzegana w odniesieniu do specjalnych przedstawicieli UE, a także że obecnie dwóch z ośmiu specjalnych przedstawicieli UE to kobiety; uważa również, że należy uwzględniać standardy etyczne, aby uniknąć potencjalnych konfliktów interesów; popiera przygotowanie przez ESDZ wytycznych w sprawie etyki z uwzględnieniem specyfiki pracy w delegaturze;

40. podkreśla tę samą sytuację w ogólnym podziale pracowników ze względu na płeć na stanowiskach kierowniczych, zauważając niewielką poprawę w 2018 r. - 27,1% w porównaniu z 24,5% w 2017 r., co stanowi 71 kobiet, w tym 60 na 211 stanowisk kierowniczych średniego szczebla (28,4% w porównaniu z 26% w 2017 r.) i 11 na 51 stanowisk kierowniczych wyższego szczebla (21,57% w porównaniu z 18% w 2017 r.);

41. wzywa do podjęcia dalszych wysiłków w celu zaradzenia temu brakowi równowagi; wzywa ESDZ do zaktualizowania swojej strategii w sprawie równouprawnienia płci i równych szans w celu uwzględnienia konkretnych celów dotyczących obecności kobiet na stanowiskach kierowniczych; podkreśla, że poprawa równowagi geograficznej i równowagi płci w ESDZ przyczyniłaby się do zwiększenia zaangażowania Unii w działania zewnętrzne;

42. zauważa, że na 135 stanowisk szefów delegatur 34 zajmowały kobiety; wyraża również ubolewanie z powodu odsetka kobiet kandydujących na stanowiska kierownicze w ramach rocznej rotacji w delegaturach, który pozostaje na niskim poziomie zaledwie 18%; zachęca ESDZ do kontynuowania współpracy z państwami członkowskimi w celu wprowadzenia większej liczby kandydatów płci żeńskiej;

43. zauważa, że po regularnym wzroście od 2011 r. liczba oddelegowanych ekspertów krajowych z państw członkowskich ustabilizowała się na poziomie 449, tj. na tym samym poziomie co w 2017 r.; zauważa, że 87,31% oddelegowanych ekspertów krajowych jest delegowanych do siedziby głównej ESDZ, co uzasadnia się tym, że odpowiadają oni na bardzo specjalistyczne potrzeby w ramach struktury ESDZ; wzywa również ESDZ, aby zwróciła szczególną uwagę na potencjalną kwestię konfliktu interesów w swojej polityce rekrutacji oddelegowanych ekspertów krajowych;

44. przypomina o znaczeniu okresów karencji w przypadku urzędników zatrudnionych wcześniej przez instytucje lub agencje Unii, gdyż nierozwiązane konflikty interesów mogą uniemożliwić egzekwowanie wysokich standardów etycznych w całej administracji europejskiej; podkreśla, że art. 16 regulaminu pracowniczego umożliwia instytucjom i agencjom Unii, w tym ESDZ, odrzucenie wniosku byłego urzędnika o podjęcie konkretnej pracy, jeżeli ograniczenia nie są wystarczające do ochrony uzasadnionych interesów instytucji; obawia się, że często niemożliwe jest egzekwowanie warunków obowiązujących w odniesieniu do działalności zawodowej byłych urzędników instytucji publicznych; zachęca zatem ESDZ, wszystkie inne agencje i instytucje Unii do rozważenia pełnego zakresu narzędzi udostępnionych na podstawie art. 16 regulaminu pracowniczego, w szczególności w przypadku powiadomienia ich o przeniesieniu do organizacji lub przedsiębiorstwa, które zarejestrowały się w rejestrze służącym przejrzystości, w celu wykluczenia ryzyka prowadzenia przez byłych urzędników działalności lobbingowej w instytucjach Unii w ciągu dwóch lat od zakończenia przez nich pracy w instytucjach; ponadto wzywa wszystkie instytucje i agencje Unii, w tym ESDZ, do ścisłego publikowania oceny każdego przypadku zgodnie z wymogami art. 16 regulaminu pracowniczego;

45. uważa, że konieczne jest dalsze gromadzenie doświadczeń w egzekwowaniu i nadzorowaniu przestrzegania art. 16 regulaminu pracowniczego oraz związanych z nim zasad etyki we wszystkich instytucjach Unii; z zadowoleniem przyjmuje zobowiązanie przewodniczącej Komisji Ursuli von der Leyen do powołania wspólnego organu ds. etyki w instytucjach Unii;

46. zauważa, że zainteresowanie projektami kolokacji i ich liczba stopniowo wzrosły ze względu na ich opłacalność i synergię oraz że stanowią one mechanizm umożliwiający odzyskanie pełnych kosztów kolokacji;

47. z zadowoleniem przyjmuje zwiększenie liczby porozumień delegatur Unii z państwami członkowskimi dotyczących kolokacji, jako że w 2018 r. podpisano dwadzieścia dwa nowe porozumienia dotyczące kolokacji, obejmujące 65 delegatur i skutkujące łącznie 114 projektami kolokacji; zauważa również zawarcie dwóch umów o gwarantowanym poziomie usług z Urzędem Unii Europejskiej ds. Własności Intelektualnej i Dyrekcją Generalną Komisji ds. Prowadzonych przez UE Operacji Ochrony Ludności i Pomocy Humanitarnej oraz z zadowoleniem przyjmuje fakt, że dalsze umowy o gwarantowanym poziomie usług są obecnie przedmiotem negocjacji z Europejskim Bankiem Inwestycyjnym, Europejską Agencją Straży Granicznej i Przybrzeżnej oraz Agencją Unii Europejskiej ds. Bezpieczeństwa Lotniczego;

48. zauważa z uznaniem, że w wyniku kolokacji ESDZ pozyskała nowe źródła dochodów w wysokości 52,1 mln EUR, co daje jej pole manewru w zakresie rozwoju polityki zakupu nieruchomości; zauważa, że ESDZ była właścicielem 34 budynków biurowych w delegaturach i najemcą 143;

49. zwraca się do ESDZ o dopilnowanie, by współużytkowanie lokali było dostępne dla wszystkich zainteresowanych instytucji i organów Unii, takich jak Parlament i Europejski Bank Inwestycyjny, na takich samych warunkach jak ESDZ; podkreśla korzyści finansowe związane ze współużytkowaniem lokali wynikające ze zmniejszenia kosztów utrzymania, eksploatacji oraz bezpieczeństwa; ponownie podkreśla, że ESDZ powinna zadbać o to, aby koszty wynajmu lub zakupu nieruchomości dla jej delegatur odpowiadały zakresowi cen, jakiego muszą przestrzegać przedstawicielstwa państw członkowskich; podkreśla, że ESDZ powinna uwzględniać w swoich obliczeniach odpowiednie szacunki kosztów bezpieczeństwa, aby uniknąć wniosków o dodatkowe finansowanie na późniejszych etapach;

50. przyjmuje z zadowoleniem postępy w zmniejszaniu liczby delegatur mających siedziby, których wielkość przekracza maksymalną powierzchnię 35 m ² na osobę, zgodnie z zaleceniem Trybunału, aby jak najlepiej wykorzystać lokale ESDZ i uniknąć niepotrzebnych wydatków;

51. popiera stały mechanizm corocznego przeglądu jako skuteczny instrument zarządzania personelem w celu lepszego ustalania priorytetów i zapewnienia stałego dostosowywania zasobów ludzkich ESDZ w sieci delegatur do zmieniających się priorytetów geopolitycznych i wielkości portfeli projektów (np. przygotowanie otwarcia delegatury w Zjednoczonym Królestwie, zamknięcie delegatury na Wyspach Salomona, podniesienie statusu delegatury w Panamie i otwarcie delegatury w Mongolii); zauważa, że w 2018 r., osiem stanowisk zostało przeniesionych między delegaturami; co stanowiło pierwszy efekt tej racjonalizacji zasobów ludzkich;

52. ponownie stwierdza, że Unia poczyniła krok w kierunku sprawiedliwego wynagrodzenia dla wszystkich pracowników jej instytucji; podkreśla, że ESDZ powinna zapewnić swoim stażystom w głównej siedzibie i w delegaturach godziwe wynagrodzenie za wszystkie rodzaje staży (staże "niebieskiej księgi", Brugia i in.); z zadowoleniem przyjmuje wprowadzenie płatnych staży w delegaturach oraz położenie kresu oferowaniu bezpłatnych staży zgodnie z zaleceniami Europejskiego Rzecznika Praw Obywatelskich; zauważa, że liczba stażystów w delegaturach wzrosła ponad czterokrotnie, z 26 osób w 2017 r. do 109 w 2018 r.; ubolewa jednak nad tym, że z łącznej liczby 404 staży oferowanych przez ESDZ w 2018 r. 126 nie było wynagradzanych, ponieważ stanowiły część obowiązkowego szkolenia dla studentów; wzywa ESDZ do zapewnienia wszystkim swoim stażystom odpowiednich świadczeń, aby uniknąć nasilenia dyskryminacji ze względów ekonomicznych;

53. uważa, że użyteczne będzie udoskonalenie narzędzi zarządzania obciążeniem pracą wraz z planem działania mającym na celu przyciągnięcie i zatrzymanie osób z uwzględnieniem różnych potrzeb zawodowych, doświadczenia i narodowości; z zadowoleniem przyjmuje sprawozdanie w sprawie zasobów ludzkich i zachęca ESDZ do jasnego określenia swoich potrzeb instytucjonalnych (lub nowej wymaganej wiedzy fachowej) oraz określenia na szczeblu korporacyjnym ryzyka związanego z pracownikami, które mogłoby utrudnić ESDZ realizację celów politycznych; popiera działania podjęte przez ESDZ w celu rozwiązania problemu rosnącego obciążenia pracą w związku z redukcją personelu;

54. z niepokojem zwraca uwagę na 135 postępowań mediacyjnych przeprowadzonych w delegaturach i siedzibie głównej w 2018 r., których przedmiotem były nierozwiązane spory dotyczące praw i obowiązków lub różnorakie konflikty w miejscu pracy, w tym domniemane nękanie psychiczne lub molestowanie seksualne; wzywa ESDZ, w szczególności służbę mediacyjną obecnie podlegającą bezpośrednio sekretariatowi generalnemu, do dalszego nadawania tej kwestii najwyższego priorytetu w zarządzaniu zasobami; ponownie podkreśla znaczenie rozwoju kultury zerowej tolerancji wobec molestowania, wraz z należytym monitorowaniem zgłaszanych przypadków; z zadowoleniem przyjmuje inicjatywę szerzenia świadomości na temat przeciwdziałania molestowaniu podjętą w 2018 r. przez sekretarza generalnego ESDZ w celu obszerniejszego informowania na temat polityki ESDZ w zakresie przeciwdziałania molestowaniu;

55. w tym kontekście zwraca się również do ESDZ o rozszerzenie sieci zaufanych doradców, w której obecnie uczestniczy sześć osób, zwłaszcza w ramach sieci delegatur, poprzez ewentualne zwiększenie liczby przeszkolonych doradców-wolontariuszy w delegaturach; zachęca ESDZ do wspierania dialogu społecznego bez względu na pochodzenie pracowników i ich różny status;

56. zauważa, że po uaktualnieniu w 2017 r. swojego porozumienia administracyjnego z Europejskim Urzędem ds. Zwalczania Nadużyć Finansowych i zacieśnieniu współpracy w kwestiach związanych z nadużyciami finansowymi z dyrekcjami generalnymi działającymi w obszarze spraw zewnętrznych, takimi jak Dyrekcja Generalna ds. Instrumentów Polityki Zagranicznej (DG FPI), Dyrekcja Generalna ds. Europejskiej Polityki Sąsiedztwa i Negocjacji w sprawie Rozszerzenia (DG NEAR) i Dyrekcja Generalna ds. Współpracy Międzynarodowej i Rozwoju (DG DEVCO), ESDZ kontynuowała wysiłki na rzecz udoskonalenia swojej strategii zwalczania nadużyć finansowych; podkreśla, że należy wdrażać dalszą współpracę z Europejskim Urzędem ds. Zwalczania Nadużyć Finansowych i Komisją (dyrekcjami generalnymi działającymi w dziedzinie spraw zewnętrznych, takimi jak DG FPI, DG NEAR i DG DEVCO); z uznaniem odnotowuje zwiększenie świadomości szefów delegatur w porozumieniu z DG DEVCO i DG NEAR w zakresie zapobiegania nadużyciom finansowym i sprawozdawczości za pomocą zasady kontroli wewnętrznej "Zapobieganie nadużyciom finansowym"; z zadowoleniem przyjmuje fakt, że ESDZ należy do sieci ds. nadużyć i wykrywania, której przewodniczy Europejski Urząd ds. Zwalczania Nadużyć Finansowych (OLAF);

57. wzywa ESDZ, aby w rocznym sprawozdaniu z działalności wskazała liczbę spraw przekazanych do OLAF i prowadzonych przez OLAF dochodzeń związanych z potencjalnym konfliktem interesów w ESDZ;

58. zwraca uwagę, że w 2018 r. odnotowano jeden przypadek domniemanego informowania o nieprawidłowościach przez osobę zewnętrzną wobec członka personelu Komisji w delegaturze Unii; zwraca się do ESDZ o przedstawienie Parlamentowi informacji dotyczących polityki i procedur, jakie prowadzi, zwłaszcza w delegaturach, w przypadku informowania o nieprawidłowościach;

59. popiera starania podejmowane przez ESDZ w celu zwiększenia przejrzystości dzięki propagowaniu i ulepszaniu swojego rejestru elektronicznego (e-EEAS), za pośrednictwem którego obywatele mogą zwracać się o dostęp do dokumentów; stwierdza z zadowoleniem, że obywatele korzystali z rejestru e-EEAS częściej niż w 2017 r.; zwraca się do ESDZ o zapewnienie szybkiej odpowiedzi na wnioski obywateli;

60. przyjmuje z zadowoleniem wejście w życie w 2020 r. trzech wspólnych decyzji w sprawie warunków zatrudnienia, funduszu świadczeń zdrowotnych i funduszu świadczeń emerytalnych dla personelu miejscowego, które wprowadzają nowe ramy przepisów dla pracowników miejscowych w delegaturach w celu modernizacji i poprawy systemów zabezpieczenia społecznego; z zadowoleniem przyjmuje pierwszą wspólną ankietę przeprowadzoną wśród personelu ESDZ i Komisji w delegaturach w 2018 r.; popiera rozpoczęcie audytu wewnętrznego dotyczącego rekrutacji i zarządzania pracownikami miejscowymi w celu zaradzenia pewnym uchybieniom stwierdzonym przez Trybunał w procedurach rekrutacji pracowników miejscowych w delegaturach (tj. brak przejrzystości na niektórych etapach procedury);

61. odnotowuje przeprowadzony przez służby audytu wewnętrznego audyt dotyczący "koordynacji KE-ESDZ" i z uznaniem odnotowuje wniosek z audytu, że działania koordynacyjne między służbami Komisji (DG DEVCO, DG NEAR i DG FPI) a ESDZ są ogólnie skuteczne i wydajne; odnotowuje jednak potrzebę określenia niefragmentarycznej wizji całej pomocy zewnętrznej Unii dla danego kraju oraz potrzebę wzmocnienia, w koordynacji z DG DEVCO i DG NEAR, oceny ryzyka i zarządzania ryzykiem poprzez opracowanie wspólnego poglądu na strategie w zakresie niepewności i ograniczania ryzyka;

62. zwraca uwagę na ustalenia i zalecenia zawarte w sprawozdaniu specjalnym Trybunału nr 15/2018 "Wzmocnienie zdolności sił bezpieczeństwa wewnętrznego w Nigrze i Mali - ograniczone i powolne postępy"; wzywa ESDZ do (i) przyjęcia środków mających na celu poprawę skuteczności operacyjnej misji poprzez zapewnienie odpowiednich praktycznych wytycznych i wystarczającego wsparcia, (ii) poprawy wskaźnika obsadzenia stanowisk w ramach misji, (iii) określenia mandatów i budżetów odpowiadających operacjom oraz opracowania wspólnej, kompleksowej strategii wyjścia, jasno określającej role i obowiązki w zakresie zakończenia misji w ramach wspólnej polityki bezpieczeństwa i obrony, (iv) położenia większego nacisku na aspekty zrównoważonego rozwoju oraz (v) poprawy wskaźników skuteczności i ocen skutków ESDZ w celu odpowiedniego monitorowania i oceny realizacji zadań;

63. popiera wzmocnienie powiązań między kształtowaniem polityki, dyplomacją publiczną i komunikacją strategiczną; zauważa w tym kontekście, że w 2018 r. przyznano ESDZ 3 mln EUR (w porównaniu z 1,1 mln EUR w 2017 r.) na konsolidację jej działania "Strategiczna komunikacja plus" w celu przeciwdziałania dezinformacji i zagrożeniom hybrydowym, rozwijania odporności na ingerencję zagraniczną, a jednocześnie zwraca uwagę na rozwój służb analityki biznesowej;

64. podkreśla potrzebę zwalczania propagandy oraz ujawniania dezinformacji i szkodliwych wpływów zagranicznych; podkreśla znaczenie grupy zadaniowej ds. komunikacji strategicznej ESDZ oraz wzywa do zapewnienia jej niezbędnych zasobów finansowych i kadrowych;

65. z zadowoleniem przyjmuje utworzenie systemu wczesnego ostrzegania ustanowionego między instytucjami Unii i państwami członkowskimi w celu ułatwienia wymiany najlepszych praktyk związanych z kampaniami dezinformacyjnymi oraz koordynacji reakcji w oparciu o informacje ze źródeł jawnych udzielane przez środowisko akademickie, podmioty weryfikujące fakty, platformy internetowe i partnerów międzynarodowych; zachęca ESDZ do opracowania długoterminowej wizji systemu wczesnego ostrzegania i do poprawy koordynacji z państwami członkowskimi i innymi kluczowymi partnerami; ponadto zachęca ESDZ do promowania strony internetowej EuvsDisinfo.eu, która opisuje ponad 5 000 przypadków dezinformacji, lecz w 2018 r. odnotowano jedynie 1,2 mln odsłon tej strony;

66. wspiera wysiłki ESDZ na rzecz wzmocnienia pełnego zakresu fizycznych i informatycznych kwestii bezpieczeństwa, począwszy od bezpieczeństwa personelu i budynków poprzez nabycie nowego wyposażenia ochronnego, aż po szkolenie regionalnych urzędników ds. bezpieczeństwa, w celu ochrony interesów ESDZ w zakresie bezpieczeństwa i zapewnienia dalszej wiedzy specjalistycznej w dziedzinie bezpieczeństwa poprzez wdrożenie formalnej strategii zarządzania ryzykiem oraz polityki w zakresie bezpieczeństwa i cyberbezpieczeństwa; ze szczególnym zadowoleniem przyjmuje uruchomienie programu pogłębiania wiedzy na temat bezpieczeństwa w celu zmniejszenia ryzyka w siedzibie głównej, w oparciu o przeprowadzoną wśród personelu ankietę z 2018 r., oraz systemu zarządzania ryzykiem w delegaturach w celu ujednolicenia zgłaszania lokalnych zagrożeń bezpieczeństwa, w tym bezpieczeństwa i higieny pracy; zachęca ESDZ do prowadzenia dalszej rzeczywistej polityki cyfryzacji oferowanych usług;

67. z zadowoleniem przyjmuje pierwsze sprawozdanie w następstwie rezolucji w sprawie udzielenia ESDZ absolutorium za rok budżetowy 2017, przyjęte większością głosów posłów do Parlamentu, oraz zobowiązanie ESDZ do uwzględnienia głównych zaleceń i uwag zgłoszonych w trakcie procedury udzielania absolutorium w celu dalszej poprawy zarządzania funduszami Unii;

68. zwraca się do ESDZ o przedstawienie sprawozdania uzupełniającego za rok budżetowy 2018 zgodnie z art. 266 rozporządzenia finansowego;

69. z zadowoleniem przyjmuje nowe inicjatywy mające na celu poprawę komunikacji z obywatelami Unii w odniesieniu do znaczenia dyplomacji publicznej i komunikacji strategicznej jako integralnego aspektu stosunków zewnętrznych Unii; zachęca ESDZ do inwestowania w komunikację cyfrową, za pośrednictwem mediów społecznościowych i swoich stron internetowych; wyraża uznanie dla faktu, że ESDZ zaczyna angażować środowiska opiniotwórcze do prowadzenia ogólnoeuropejskich kampanii publicznych; ponadto zachęca do korzystania z wolnych i otwartych platform sieci społecznościowych oferujących własne usługi hostingowe przy szczególnym uwzględnieniu ochrony danych użytkowników;

70. ubolewa, że ESDZ nie posiada jeszcze systemu zarządzania środowiskowego; zwraca uwagę, że podjęto wysiłki na rzecz popularyzacji korzystania z wideokonferencji; zwraca się jednak do ESDZ o wdrożenie konkretnego planu działania w celu obniżenia śladu środowiskowego w siedzibie głównej i delegaturach;

71. z zadowoleniem przyjmuje krótkoterminowy program wymiany pracowników między ESDZ a Parlamentem; podkreśla, że program ten pomaga lepiej zrozumieć struktury i metody pracy drugiej instytucji, a tym samym usprawnia współpracę między tymi instytucjami; zachęca ESDZ do aktywniejszego promowania tego programu wśród swoich pracowników w celu zwiększenia liczby uczestników; zaleca ponadto rozszerzenie programu wymiany i delegowania personelu dyplomatycznego między ESDZ a służbami dyplomatycznymi państw członkowskich, mającego na celu wspieranie kształtowania wspólnej kultury dyplomatycznej.

72. podkreśla rosnące znaczenie polityki UE wobec Arktyki oraz potrzebę wzmocnienia wiarygodności Unii wśród partnerów poprzez zapewnienie stabilności stanowiska ambasadora UE ds. Arktyki.

¹ Decyzja Rady 2010/427/UE z dnia 26 lipca 2010 r. określająca organizację i zasady funkcjonowania Europejskiej Służby Działań Zewnętrznych (Dz.U. L 201 z 3.8.2010, s. 30).