Rezolucja 2020/1878 zawierająca uwagi stanowiące integralną część decyzji w sprawie absolutorium z wykonania budżetu Europejskiego Urzędu Wsparcia w dziedzinie Azylu (EASO) za rok budżetowy 2018

Dzienniki UE

Dz.U.UE.L.2020.417.115

Akt nienormatywny

Wersja od: 11 grudnia 2020 r.

REZOLUCJA PARLAMENTU EUROPEJSKIEGO (UE) 2020/1878

z dnia 14 maja 2020 r.

zawierająca uwagi stanowiące integralną część decyzji w sprawie absolutorium z wykonania budżetu Europejskiego Urzędu Wsparcia w dziedzinie Azylu (EASO) za rok budżetowy 2018

PARLAMENT EUROPEJSKI,

– uwzględniając swoją decyzję w sprawie absolutorium z wykonania budżetu Europejskiego Urzędu Wsparcia w dziedzinie Azylu za rok budżetowy 2018,

– uwzględniając art. 100 Regulaminu i załącznik V do Regulaminu,

– uwzględniając opinię Komisji Wolności Obywatelskich, Sprawiedliwości i Spraw Wewnętrznych,

– uwzględniając sprawozdanie Komisji Kontroli Budżetowej (A9-0077/2020),

A. mając na uwadze, że zgodnie z zestawieniem dochodów i wydatków ¹  ostateczny budżet Europejskiego Urzędu Wsparcia w dziedzinie Azylu (zwanego dalej "Urzędem") na rok budżetowy 2018 wyniósł 97 665 322 EUR, co stanowi wzrost o 12,52 % w porównaniu z 2017 r.; mając na uwadze, że wzrost ten był związany ze wzmocnieniem działań operacyjnych; mając na uwadze, że budżet Urzędu pochodzi głównie z budżetu Unii ² ;

B. mając na uwadze, że Trybunał Obrachunkowy (zwany dalej "Trybunałem") w sprawozdaniu dotyczącym rocznego sprawozdania finansowego Europejskiego Urzędu Wsparcia w dziedzinie Azylu za rok budżetowy 2018 (zwanym dalej "sprawozdaniem Trybunału") stwierdził, iż uzyskał wystarczającą pewność, że roczne sprawozdanie finansowe Urzędu jest wiarygodne, oraz wystarczające dowody kontroli potwierdzające, że transakcje leżące u jego podstaw są legalne i prawidłowe; mając jednak na uwadze, że Trybunał wydał uzasadnienie wydania opinii z zastrzeżeniem z uwagi na swoje ustalenia za lata budżetowe 2016 i 2017 dotyczące legalności i prawidłowości płatności; mając na uwadze, że z wyjątkiem wyników w latach budżetowych 2016 i 2017 Trybunał jest zdania, iż płatności leżące u podstaw rocznego sprawozdania finansowego za rok zakończony dnia 31 grudnia 2018 r. są legalne i prawidłowe we wszystkich istotnych aspektach;

Działania w następstwie absolutorium za rok 2017

1. odnotowuje decyzję zarządu Urzędu z dnia 6 czerwca 2018 r. o zwolnieniu ze stanowiska ze skutkiem natychmiastowym poprzedniego dyrektora wykonawczego; odnotowuje desygnowanie w dniu 6 czerwca 2018 r. tymczasowego dyrektora wykonawczego oraz mianowanie w dniu 16 czerwca 2019 r. nowej dyrektor wykonawczej; z zadowoleniem przyjmuje sprawozdanie Urzędu z działań następczych dotyczące uwag Parlamentu za rok budżetowy 2017, w szczególności środki naprawcze podjęte przez zarząd Urzędu, tymczasowego dyrektora wykonawczego i nową dyrektor wykonawczą w celu poprawy struktury zarządzania Urzędem oraz jego skuteczności, przywrócenia przejrzystości i budowania zaufania; popiera i docenia środki nakreślone w planie działania Urzędu w zakresie zarządzania na rok 2019; zauważa pozytywne przesłanie i zamiar ścisłej współpracy w przyszłości, wyrażone przez nową dyrektor wykonawczą w dniu 4 września 2019 r. podczas wysłuchania publicznego oraz w dniu 4 grudnia 2019 r. podczas wysłuchania przedstawicieli agencji w komisji CONT;

Wyniki dochodzenia Europejskiego Urzędu ds. Zwalczania Nadużyć Finansowych (OLAF)

2. wyraża ubolewanie z powodu ustaleń OLAF-u dotyczących nieprawidłowości w postaci naruszenia procedur udzielania zamówień, sprzeniewierzenia środków unijnych, złego zarządzania, nadużywania stanowiska w kwestiach dotyczących zasobów ludzkich, naruszania przepisów o ochronie danych, nękania i niewłaściwego zachowania wobec pracowników w 2017 r.; ponownie wzywa Urząd, aby poinformował organ udzielający absolutorium o działaniach następczych w zakresie środków zaproponowanych przez OLAF; wyraża zrozumienie dla wniosku Urzędu o przedstawienie bardziej szczegółowego sprawozdania w odpowiednich ramach ze względu na kwestie poufności i ochrony danych;

3. odnotowuje decyzję zarządu Urzędu z dnia 6 czerwca 2018 r. o zwolnieniu dyrektora wykonawczego z jego obowiązków ze skutkiem natychmiastowym; podkreśla jednak, że budżet za rok budżetowy 2017 wykonano pod nadzorem poprzedniego kierownictwa Urzędu; podkreśla, że sprawozdanie dotyczy procedury udzielania absolutorium za rok budżetowy 2017; dostrzega zaangażowanie nowej dyrektor wykonawczej w przeprowadzenie ważnych reform zapewniających solidne zarządzanie;

Uzasadnienie wydania negatywnej opinii na temat legalności i prawidłowości płatności leżących u podstaw rozliczeń za rok budżetowy 2017

4. zauważa - w świetle uwag i spostrzeżeń organu udzielającego absolutorium dotyczących silnej zależności Urzędu od wystarczających zasobów, w szczególności udostępniania przez państwa członkowskie ekspertów - że niedobór ekspertów jest zgłaszany na różnych szczeblach państwom członkowskim i Komisji; zauważa również, że aby zrekompensować niedobory kandydatów i możliwości rozmieszczenia personelu w państwach członkowskich, Urząd zwiększył rozmieszczenie miejscowych pracowników tymczasowych, oraz że w 2018 r. eksperci z państw członkowskich pokryli jedynie 26 % zapotrzebowania operacyjnego; zwraca uwagę na fakt, że Urząd nie byłby w stanie udzielić kluczowego wsparcia systemom azylowym państw członkowskich bez zatrudniania pracowników tymczasowych; odnotowuje propozycję Urzędu dotyczącą stworzenia interwencyjnej rezerwy ekspertów ds. azylu obejmującej 500 ekspertów z państw członkowskich; wzywa państwa członkowskie i Komisję do oceny i rozpatrzenia tej propozycji w trybie pilnym;

Zarządzanie budżetem i finansami

5. ubolewa, że ograniczona roczna pula środków budżetowych i częściowy brak funduszy rezerwowych w budżecie Urzędu na pokrycie nieprzewidzianych nagłych potrzeb finansowych są źródłem niepewności budżetowej i utrudniają planowanie kryzysowe; odnotowuje, że Urząd prowadzi stały dialog z Komisją i organami budżetowymi w kwestiach dotyczących planowania operacyjnego i przydziału zasobów; zauważa, że Urząd korzysta częściowo z wkładu krajów stowarzyszonych jako rezerwy na wydatki operacyjne, w szczególności aby zajmować się nieplanowanymi wnioskami o wsparcie ze strony państw członkowskich; wzywa Urząd, aby w ścisłej konsultacji z Komisją i władzami budżetowymi nadal dążył do wyeliminowania ograniczeń budżetowych;

6. podkreśla fakt, że proponowane cięcia budżetowe mogą utrudnić Urzędowi dalsze właściwe wypełnianie powierzonych mu w ramach mandatu zadań polegających na udzielaniu niezbędnego wsparcia państwom członkowskim; przypomina, że wzmocnieniu mandatu Urzędu i zwiększeniu obciążenia pracą powinny towarzyszyć odpowiednie środki budżetowe;

7. przyjmuje z zadowoleniem odnowioną strategię współpracy wspólnego zarządu EASO i Frontexu; zauważa ponadto z uznaniem, że Urząd odgrywa w sieci agencji aktywną rolę w usprawnianiu wspólnych działań, takich jak zatrudnianie zaufanych doradców, udział we wspólnych procedurach udzielania zamówień publicznych w odniesieniu do umów ramowych oraz programy mobilności pracowników; zdecydowanie zachęca Urząd do aktywnego poszukiwania dalszych i szerszych płaszczyzn współpracy ze wszystkimi agencjami Unii; zwraca uwagę na zalecenie zawarte w sprawozdaniu specjalnym Trybunału w sprawie zarządzania migracjami dotyczące zadbania o komplementarność i lepszą koordynację między Funduszem Azylu, Migracji i Integracji a Urzędem; wzywa Urząd, aby pracował nad koncepcją wspólnego wykorzystywania zasobów w przypadku pokrywających się zadań wraz z innymi agencjami prowadzącymi podobną działalność;

Wyniki

8. zauważa, że na dzień 31 grudnia 2018 r. plan zatrudnienia zrealizowano jedynie w 68,22 %: przyjęto 146 pracowników na czas określony, przy czym budżet Unii przewidywał 214 stanowisk dla pracowników na czas określony (w porównaniu z 155 zatwierdzonymi stanowiskami w 2017 r.); zauważa, że w 2018 r. dla Urzędu pracowało również 61 pracowników kontraktowych i 3 oddelegowanych ekspertów krajowych; z zadowoleniem odnotowuje, że plan naboru Urzędu przewiduje 500 pracowników do 2020 r.;

9. odnotowuje brak kadry kierowniczej w dziale administracji, ponieważ cztery z pięciu stanowisk kierowniczych były nieobsadzone bądź osoby je zajmujące zawieszono w wykonywaniu obowiązków, lecz uznaje odpowiedź udzieloną przez Urząd, że ogłoszenie o naborze kierownika Działu ds. Zasobów Ludzkich i Bezpieczeństwa zostanie opublikowane w pierwszym kwartale 2020 r.; zauważa również, że z uwagi na fakt, iż Urząd uległ reorganizacji, trwa obecnie rekrutacja kierownika Działu ds. Finansów i Zamówień Publicznych, a stanowisko kierownika Działu ICT obsadzono w 2019 r.; wzywa Urząd do podjęcia - we współpracy z Komisją i państwami członkowskimi - dodatkowych starań w celu obsadzenia wakatów oraz do informowania organu udzielającego absolutorium o środkach naprawczych podejmowanych z myślą o ograniczeniu tych zagrożeń;

10. ubolewa nad gwałtownym pogorszeniem sytuacji kadrowej, jakie według sprawozdania Trybunału nastąpiło w Urzędzie od końca 2017 r.; zauważa, że do końca 2018 r. Urząd zatrudniał 216 pracowników, wysłał 89 propozycji podjęcia pracy i podpisał 60 umów o pracę; zauważa jednak, że pod koniec 2018 r. 78 wakatów nadal nie było obsadzonych; wyraża głębokie zaniepokojenie tym, że taka sytuacja poważnie zagraża ciągłości prowadzenia przez Urząd działalności na obecną skalę; zauważa podjęte przez kierownictwo wykonawcze zobowiązanie do przejrzystego i efektywnego wykonania planu naboru Urzędu;

11. zauważa z zaniepokojeniem, że w 2018 r. kadra kierownicza wyższego szczebla składała się wyłącznie z mężczyzn (9 osób), lecz że mianowanie kobiety na stanowisko dyrektora wykonawczego w 2019 r. zmieniło tę niekorzystną proporcję; zauważa z zadowoleniem, że osiągnięto właściwą równowagę płci w zarządzie (16 mężczyzn i 15 kobiet);

12. przyjmuje do wiadomości, że dnia 26 listopada 2019 r. dyrektor wykonawcza przedstawiła zarządowi nowy schemat organizacyjny; uważa, że reorganizacja personelu powinna przyczynić się do wzmocnienia kontroli wewnętrznej, zapewnienia jakości i zarządzania ryzykiem oraz do zrealizowania działań wymaganych przez Trybunał Obrachunkowy i Służbę Audytu Wewnętrznego Komisji.

Polityka kadrowa

13. z niepokojem zauważa, że na dzień 31 grudnia 2018 r. plan zatrudnienia zrealizowano jedynie w 68,22 % i choć budżet Unii przewidywał 214 stanowisk dla pracowników na czas określony, przyjęto tylko 146 osób (155 zatwierdzonych stanowisk w 2017 r.); zauważa, że w 2018 r. dla Urzędu pracowało również 61 pracowników kontraktowych i 3 oddelegowanych ekspertów krajowych;

14. z zadowoleniem zauważa, że jeśli chodzi o zasady dotyczące zakwaterowania zespołów wsparcia ds. azylu i innych służb Urzędu w państwach członkowskich (np. przywileje i immunitety przysługujące pracownikom Urzędu, ekspertom z państw członkowskich i ekspertom zewnętrznym), w lipcu 2019 r. Urząd podpisał zasady przyjmowania z Cyprem, w styczniu 2020 r. miał podpisać zasady przyjmowania z Grecją, a także finalizuje właśnie proces zawierania nowej umowy z Włochami, aby w pełni przestrzegać przepisów rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 439/2010 ³  oraz innych zasad przyjmowania zawartych przez EASO; wzywa Urząd, aby - wspólnie z Komisją - nadal dążył do osiągnięcia skutecznych porozumień z państwami członkowskimi dotyczących zakwaterowania zespołów wsparcia ds. azylu i innych służb Urzędu;

15. przyjmuje do wiadomości odpowiedzi Urzędu na uwagi Trybunału oraz wysiłki na rzecz rozwiązania - pod kierownictwem nowej dyrektor wykonawczej - problemów zgłoszonych w tych uwagach, między innymi przez nadanie priorytetowego znaczenia ustaleniu z Włochami, Grecją i Cyprem zasad przyjmowania dotyczących zakwaterowania zespołów wsparcia ds. azylu i innych służb Urzędu w państwach członkowskich, przez zwiększenie przejrzystości procedur rekrutacyjnych oraz wzmocnienie służb prawnych Urzędu w 2019 r.;

16. zauważa, że Trybunał stwierdził ogólną tendencję we wszystkich agencjach, jeśli chodzi o korzystanie z pracowników zewnętrznych zatrudnianych jako doradcy w dziedzinie IT; wzywa do ograniczenia w jak największym stopniu zależności od zewnętrznej rekrutacji w tak ważnym i wrażliwym obszarze, aby ograniczyć wszelkie potencjalne zagrożenia;

17. zauważa - zgodnie ze sprawozdaniem Trybunału - że w 2018 r. Urząd ogłosił otwartą procedurę udzielania zamówień publicznych w celu podpisania umów ramowych o świadczenie usług z pracownikami na czas określony we Włoszech; zauważa, że Urząd zawiesił tę procedurę, ponieważ wpłynęła tylko jedna oferta, którą Urząd uznał za niemożliwą do przyjęcia, gdyż oferta finansowa przekraczała szacunkowy maksymalny budżet; zauważa, że Trybunał stwierdził, iż w specyfikacjach istotnych warunków zamówienia wystąpił poważny błąd na kwotę 25 000 000 euro; zauważa jednak, że Urząd zaakceptował te ustalenia oraz przyjął i wdrożył działania naprawcze obejmujące: rozwiązanie umów ramowych o świadczenie usług z pracownikami agencji pracy tymczasowej we Włoszech; ogłoszenie nowej procedury udzielania zamówień na świadczenie usług z pracownikami agencji pracy tymczasowej we Włoszech; ogłoszenie dodatkowego zaproszenia do składania wniosków dotyczących ekspertów z państw członkowskich i w miarę możliwości stosowanie alternatywnych uzgodnień dotyczących oddelegowania ekspertów do czasu wejścia w życie nowej umowy ramowej, chwilowo ograniczenie w znacznym stopniu liczby pracowników agencji pracy tymczasowej Urzędu zatrudnionych we Włoszech, a także - we współpracy z władzami włoskimi - utrzymanie ciągłości działania w odniesieniu do niezbędnych środków wsparcia; zauważa również, że nowe postępowanie o udzielenie zamówienia zostało zakończone i w grudniu 2019 r. zawarto nową umowę ramową, w związku z czym przez cały czas trwania procedury zapewniona jest ciągłość działania; wzywa Urząd do rygorystycznego stosowania unijnych przepisów dotyczących zamówień publicznych;

18. zauważa, że Urząd zawiera umowy o świadczenie usług z przedsiębiorstwami z branży IT sformułowane w taki sposób, iż stosunek pracy można postrzegać jako oddelegowanie pracowników agencji pracy tymczasowej, a nie uzyskanie ściśle określonych usług bądź produktów informatycznych; przypomina, że wykonywanie przez pracowników agencji pracy tymczasowej konkretnych zadań przez określony czas podlega przepisom dyrektywy Parlamentu Europejskiego i Rady 2008/104/WE ⁴  oraz szczegółowym przepisom przyjętym przez państwa członkowskie; zauważa, że wykorzystanie umów o świadczenie usług informatycznych w celu uzyskania świadczenia pracy jest niezgodne z regulaminem pracowniczym UE oraz unijnymi przepisami socjalnymi i unijnymi przepisami prawa pracy; z zadowoleniem odnotowuje przeprowadzoną przez Urząd rewizję szablonu umowy uwzględniającej przepracowany czas i wykorzystane środki w celu ujęcia w każdej umowie listy działań do realizacji w jej ramach; wzywa Urząd, aby nadal był skrupulatny i dopilnował, by sposób, w jaki formułowane są umowy, umożliwiał wyraźne rozróżnienie zamówień na usługi informatyczne od zamówień dotyczących pracowników na czas określony;

Zamówienia

19. na podstawie informacji przekazanych przez Urząd stwierdza, że w 2018 r. zaczął on wdrażać decyzję Komisji w sprawie sygnalizowania nieprawidłowości oraz opracował praktyczny przewodnik dotyczący zarządzania konfliktami interesów i zapobiegania im, czemu towarzyszyło przyjęcie przez zarząd kalendarza do trzeciego kwartału 2019 r. oraz przepisy dotyczące ochrony sygnalistów; zauważa z uznaniem, że Urząd zorganizował szereg specjalnych szkoleń dla pracowników na temat etyki, kładących szczególny nacisk na zapobieganie konfliktom interesów oraz zawierających specjalny moduł przeznaczony dla kadry kierowniczej; z zadowoleniem zauważa, że do odpowiednich standardowych procedur operacyjnych i polityki przetransponowano także odpowiednie przepisy dotyczące konfliktów interesów; wzywa Urząd, aby nadal zwracał szczególną uwagę na zapobieganie konfliktom interesów oraz na właściwe wdrażanie zasad i procedur dotyczących informowania o nieprawidłowościach;

20. z niepokojem zauważa, że choć Urząd publikuje na swojej stronie internetowej oświadczenia o braku konfliktu interesów i życiorysy członków zarządu, wciąż nie publikuje oświadczeń o braku konfliktu interesów kierownictwa wyższego szczebla, oraz wzywa Urząd, aby niezwłocznie podjął kroki w tym kierunku;

Zapobieganie konfliktom interesów i zarządzanie nimi oraz przejrzystość

21. zdaje sobie sprawę, że według stanu na koniec 2018 r. Urząd nie posiadał własnego pionu audytu wewnętrznego oraz że od stycznia 2018 r. Służba Audytu Wewnętrznego nie wydała żadnego kompleksowego sprawozdania z audytu; zauważa ponadto, że mechanizmy kontroli ex post na potrzeby weryfikowania prawidłowości i legalności transakcji znajdowały się na wczesnym etapie tworzenia; z zadowoleniem przyjmuje odpowiedź Urzędu, zgodnie z którą uzgodnił on i udokumentował działania naprawcze w zakresie systemów kontroli wewnętrznej, w tym utworzenie pionu audytu do ostatniego kwartału 2019 r. oraz pionu kontroli wewnętrznej ex post do trzeciego kwartału 2019 r.; zauważa z uznaniem, że Urząd tworzy pion kontroli ex post: w ostatnim kwartale 2019 r. zatrudnił pierwszego urzędnika ds. kontroli ex post, a kolejni urzędnicy powinni zostać zatrudnieni w pierwszej połowie 2020 r.; uważa, że Urząd tworzy właśnie pion audytu wewnętrznego i prowadzi obecnie rozmowy z inną agencją Unii, która posiada rozległe doświadczenie w tej dziedzinie, w celu określenia najlepszego modelu dla Urzędu; wzywa Urząd, aby informował organ udzielający absolutorium o podjętych w związku z tym krokach;

Mechanizmy kontroli wewnętrznej

22. z zadowoleniem odnotowuje, że według sprawozdania rocznego Trybunału dotyczącego agencji Unii za rok budżetowy 2018 Urząd podjął konkretne i pozytywne działania mające na celu poprawę ładu organizacyjnego; zauważa, że w chwili przeprowadzania kontroli przez Trybunał 48 z 61 działań przewidzianych w planie działania zostało ukończonych, a 13 miało status "w trakcie wdrażania";

23. z zadowoleniem przyjmuje przyjęcie we wrześniu 2019 r. nowej strategii Urzędu dotyczącej newralgicznych stanowisk, która obejmuje wytyczne i kryteria dla zespołu menedżerskiego w celu wdrożenia ocen ryzyka, identyfikacji i dokumentacji newralgicznych stanowisk w Urzędzie wraz z uzgodnionymi mechanizmami kontrolnymi niwelującymi ryzyko, a także - dodatkowo - przeprowadzenia oceny newralgicznych stanowisk i udokumentowania mechanizmów kontrolnych do pierwszego kwartału 2020 r.;

24. przypomina, że pod koniec 2017 r. Urząd nie posiadał własnych służb prawnych oraz że zatrudniono wiele kancelarii prawnych, które pracowały pod nadzorem poprzedniego dyrektora wykonawczego; zauważa jednak, że w 2018 r. Urząd sporządził wykaz wszystkich umów dotyczących doradztwa prawnego, a w 2019 r. nowy starszy radca prawny rozpoczął pełnienie obowiązków w Urzędzie i podpisano nową umowę ramową na doradztwo prawne, aby zastąpić wcześniej zawarte umowy; ponadto planuje się zatrudnienie kilku dalszych radców prawnych w 2020 r.; zauważa jednak, że Urząd wciąż nie prowadzi systematycznego wewnętrznego przeglądu dokumentów prawnych, a w procedurach udzielania zamówienia publicznego w 2018 r. odnotowano szereg niespójności natury prawnej; wzywa Urząd do powołania właściwych służb prawnych oraz do zapewnienia skutecznego zarządzania procedurami prawnymi; z zadowoleniem odnotowuje cel Urzędu polegający na opracowaniu ram zarządzania i kontroli wewnętrznej wraz z utworzeniem m. in. pionu prawnego i ochrony danych oraz pionu kontroli wewnętrznej i zarządzania ryzykiem w celu zapewnienia w przyszłości systematycznego przeglądu dokumentów prawnych, w tym dokumentów dotyczących zamówień publicznych; z zadowoleniem przyjmuje również inicjatywę Urzędu dotyczącą utworzenia pionu audytu wewnętrznego w Urzędzie przy jednoczesnym zapewnieniu wspólnego pionu audytu wraz z Agencją Unii Europejskiej ds. Zarządzania Operacyjnego Wielkoskalowymi Systemami Informatycznymi w Przestrzeni Wolności, Bezpieczeństwa i Sprawiedliwości;

25. ubolewa, że Urząd nadal nie dysponuje strategią dotyczącą stanowisk newralgicznych, co jest niezgodne ze standardami kontroli wewnętrznej Urzędu, w myśl których należy w jasny sposób zdefiniować newralgiczne stanowiska, prowadzić ich ewidencję i aktualizować je; odnotowuje odpowiedź Urzędu, zgodnie z którą strategia dotycząca stanowisk newralgicznych jest obecnie finalizowana, powinna zostać zatwierdzona do trzeciego kwartału 2019 r. i wdrożona do czwartego kwartału 2019 r.; wzywa Urząd, aby informował organ udzielający absolutorium o poczynionych w tym zakresie postępach;

26. docenia postępy poczynione w zakresie wdrażania systemów kontroli wewnętrznej, w tym kontroli operacji związanych z udzielaniem zamówień i wydatkami; popiera decyzję o ograniczeniu i szybkim zaprzestaniu outsourcingu doradztwa prawnego i utworzeniu wewnętrznej służby prawnej; popiera uwagi Trybunału dotyczące potrzeby podjęcia dalszych działań naprawczych;

27. zauważa - w świetle uwag i spostrzeżeń organu udzielającego absolutorium dotyczących faktu, że Urząd jest jedną z niewielu agencji Unii posiadających kilka siedzib i zawarł umowy najmu w kilku miejscach bez przeprowadzenia odpowiedniej analizy lokalnego rynku - iż, jeżeli chodzi o biuro w Rzymie, wkrótce przedstawiona zostanie nowa oferta, poprzedzona odpowiednią analizą rynku dotyczącą najmu biura, w celu uregulowania obecnej sytuacji; w odniesieniu do biura w Atenach zauważa ponadto, że obecna umowa najmu zakończyła się w styczniu 2020 r. oraz że trwają obecnie przygotowania do nowej procedury przetargowej, która obejmuje odpowiednią analizę rynku; zauważa też, że jednostka rozpatrująca wnioski w Pagani (Lesbos) przeniosła operacyjne miejsca pracy zlokalizowane na terenie hotspotów poza ośrodki; w odniesieniu do biura na Cyprze zauważa, że w połowie 2018 r. podpisano nową umowę z właścicielem budynku w wyniku przetargu mającego na celu uregulowanie pierwotnego porozumienia oraz umożliwienie rozszerzenia umowy, jeżeli zajdzie taka potrzeba; z zadowoleniem przyjmuje przyjęte w dniu 15 lutego 2019 r. nowe standardowe procedury operacyjne dotyczące zamówień publicznych zawierające wytyczne dotyczące newralgicznych aspektów procedury udzielania zamówień i zarządzania umowami, w tym szczegółowe przepisy dotyczące badań rynku; odnotowuje wysiłki Urzędu podejmowane w celu dostosowania procedur udzielania zamówień do "Metodologii stosowanej przez służby Komisji w zakresie poszukiwania nieruchomości i prowadzenia odnośnych negocjacji" oraz publikowania ogłoszeń o badaniach rynku w odniesieniu do wszystkich planowanych umów dotyczących nieruchomości w celu zwiększenia przejrzystości i konkurencyjności;

28. z zaniepokojeniem zauważa, że brak jasno zdefiniowanych zadań i obowiązków w zakresie zarządzania wynajmowanymi budynkami oraz powiązanymi usługami i pracami może utrudniać skuteczne ograniczanie ryzyka w tym obszarze; wzywa Urząd do opracowania skutecznej strategii zarządzania wynajmowanymi budynkami i powiązanymi usługami;

Inne uwagi

29. z zadowoleniem przyjmuje fakt - w świetle uwag organu udzielającego absolutorium dotyczących powołania nowego tymczasowego dyrektora wykonawczego, który objął funkcję dnia 6 czerwca 2018 r. - że od chwili tej zmiany w zarządzaniu najwyższy priorytet nadano przejrzystości jako naczelnej zasadzie planu działania w zakresie zarządzania pod kierownictwem nowej dyrektor wykonawczej, która zobowiązała się do stosowania tego podejścia w przyszłości;

30. wzywa Urząd, aby położył nacisk na rozpowszechnianie wyników swoich badań wśród ogółu społeczeństwa oraz docierał do obywateli za pośrednictwem mediów społecznościowych i innych narzędzi komunikacji;

31. zauważa - w świetle uwag i spostrzeżeń organu udzielającego absolutorium dotyczących faktu, że Urząd powiększył przestrzeń biurową na Malcie o dodatkową część budynku, w którym mieści się jego siedziba - iż Urząd sfinalizował w październiku 2018 r. umowę najmu, której koszty pokrywane są w pełni z budżetu Urzędu, z zamiarem zajęcia całego kompleksu;

32. w odniesieniu do innych uwag towarzyszących decyzji w sprawie absolutorium, które mają charakter przekrojowy, odsyła do swojej rezolucji z dnia 14 maja 2020 r. ⁵  w sprawie wyników, zarządzania finansami i kontroli agencji.

¹ Dz.U. C 306 z 30.8.2018, s. 4.

² Dz.U. C 306 z 30.8.2018, s. 6.

³ Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 439/2010 z dnia 19 maja 2010 r. w sprawie utworzenia Europejskiego Urzędu Wsparcia w dziedzinie Azylu (Dz.U. L 132 z 29.5.2010, s. 11).

⁴ Dyrektywa Parlamentu Europejskiego i Rady 2008/104/WE z dnia 19 listopada 2008 r. w sprawie pracy tymczasowej (Dz.U. L 327 z 5.12.2008, s. 9).

⁵ Teksty przyjęte, P9_TA(2020)0121.