Rezolucja 2020/1836 w sprawie absolutorium z wykonania budżetu agencji Unii Europejskiej za rok budżetowy 2018: wyniki,...

1.

podkreśla, że agencje mają duży wpływ na kształtowanie polityki, proces podejmowania decyzji i realizację programów w obszarach o kluczowym znaczeniu dla obywateli europejskich, np. w dziedzinie bezpieczeństwa, ochrony, zdrowia, badań naukowych, spraw gospodarczych, wolności i wymiaru sprawiedliwości; przypomina o znaczeniu zadań wykonywanych przez agencje i ich bezpośrednim wpływie na codzienne życie obywateli Unii; przypomina też o znaczeniu, jakie ma niezależność agencji, w szczególności autonomia agencji regulacyjnych i tych agencji, których zadaniem jest niezależne gromadzenie informacji; przypomina, że głównym powodem ustanowienia agencji było wprowadzenie systemów unijnych, ułatwienie wdrażania jednolitego rynku europejskiego oraz dokonywanie niezależnych ocen technicznych i naukowych; w związku z tym z zadowoleniem przyjmuje ogólnie skuteczną działalność agencji;

2.

z zadowoleniem przyjmuje widoczne postępy agencji w reagowaniu na żądania i zalecenia wyrażone w ramach rocznych procedur udzielania absolutorium; z satysfakcją zauważa, że zgodnie z rocznym sprawozdaniem Europejskiego Trybunału Obrachunkowego (zwanego dalej "Trybunałem") dotyczącym agencji unijnych za rok budżetowy 2018 (zwanym dalej "sprawozdaniem Trybunału") Trybunał wydał opinię bez zastrzeżeń na temat wiarygodności rozliczeń wszystkich agencji; zauważa ponadto, że Trybunał wydał opinie bez zastrzeżeń co do dochodów leżących u podstaw rozliczeń wszystkich agencji; zwraca uwagę, że Trybunał wydał opinie bez zastrzeżeń co do legalności i prawidłowości płatności leżących u podstaw rozliczeń w odniesieniu do wszystkich agencji z wyjątkiem Europejskiego Urzędu Wsparcia w dziedzinie Azylu (EASO); zauważa, że w odniesieniu do EASO Trybunał wydał uzasadnienie wydania opinii z zastrzeżeniem w odniesieniu do ustaleń za lata budżetowe 2016 i 2017 dotyczących legalności i prawidłowości płatności, ale że z wyjątkiem lat budżetowych 2016 i 2017 Trybunał jest zdania, że płatności EASO leżące u podstaw rocznego sprawozdania finansowego za rok zakończony w dniu 31 grudnia 2018 r. są legalne i prawidłowe we wszystkich istotnych aspektach; dostrzega stałe postępy EASO w realizacji reform i planów działań naprawczych;

3.

stwierdza, że w 2018 r. budżet 32 unijnych agencji zdecentralizowanych wynosił około 2 590 000 000 EUR w środkach na zobowiązania, co stanowi wzrost o około 10,22 % w porównaniu z 2017 r., oraz 2 360 000 000 EUR w środkach na płatności, co stanowi wzrost o 5,13 % w porównaniu z 2017 r.; ponadto zwraca uwagę, że z 2 360 000 000 EUR około 1 700 000 000 EUR pochodziło z budżetu ogólnego Unii, co stanowi 72,16 % całkowitego finansowania agencji w 2018 r. (72,08 % w 2017 r.); przyjmuje ponadto do wiadomości, że ok. 657 000 000 EUR pochodziło z opłat i należności oraz ze składek przekazywanych bezpośrednio przez państwa uczestniczące;

4.

przypomina o swoim wniosku o usprawnienie i przyspieszenie procedury udzielania absolutorium tak, aby decyzję o udzieleniu absolutorium podejmowano bezpośrednio po roku, którego ono dotyczy, co pozwoli zakończyć procedurę w ciągu roku następującego po danym roku budżetowym; w związku z tym z zadowoleniem przyjmuje pozytywne działania i dobrą współpracę z siecią agencji Unii Europejskiej ("Sieć") i poszczególnymi agencjami, zwłaszcza z Trybunałem, co unaocznia potencjał usprawnienia i przyspieszenia procedury z ich strony; docenia dotychczasowe osiągnięcia i zachęca wszystkie zainteresowane strony do kontynuowania wysiłków na rzecz dalszych postępów w tej procedurze;

Główne rodzaje ryzyka i zalecenia wskazane przez Trybunał

5.

z zadowoleniem zauważa, że Trybunał uznał w sprawozdaniu ogólne ryzyko dla wiarygodności rozliczeń za niskie we wszystkich agencjach, ponieważ ich sprawozdania finansowe opierają się na powszechnie przyjętych międzynarodowych standardach rachunkowości oraz ponieważ w przeszłości stwierdzono jedynie nieliczne istotne błędy; stwierdza jednak, że rosnąca liczba umów o delegowaniu zadań zawartych z Komisją, na mocy których agencjom przyznaje się pewne dodatkowe zadania i dochody, stanowi wyzwanie z punktu widzenia spójności i przejrzystości księgowości stosowanej w agencjach;

6.

stwierdza, że w sprawozdaniu ryzyko dla legalności i prawidłowości transakcji leżących u podstaw sprawozdań finansowych agencji Trybunał uznaje za niskie w przypadku większości agencji oraz za średnie w przypadku agencji, które (częściowo) finansują się ze środków własnych i w odniesieniu do których obowiązują szczegółowe przepisy dotyczące naliczania i poboru wkładów i opłat za usługi od podmiotów gospodarczych lub państw współpracujących; zauważa, że ryzyko dla legalności i prawidłowości transakcji leżących u podstaw sprawozdań finansowych agencji Trybunał uznaje za średnie, lecz że waha się ono od poziomu niskiego do wysokiego w zależności od tytułu budżetowego; zwraca uwagę, że ryzyko dla tytułu I (wydatki na personel) jest ogólnie niskie, w tytule II (wydatki administracyjne) ryzyko uznaje się za średnie, a w tytule III (wydatki operacyjne) ryzyko uznaje się za niskie do wysokiego, w zależności od agencji i charakteru wydatków operacyjnych; zwraca uwagę, że źródłem wysokiego ryzyka są zazwyczaj zamówienia publiczne i dotacje, co Trybunał powinien uwzględnić przy wyborze kolejnej próby przyszłych kontroli i audytów;

7.

zauważa, że zgodnie ze sprawozdaniem Trybunału ryzyko związane z należytym zarządzaniem finansami jest średnie i zidentyfikowano je głównie w dziedzinach technologii informacyjnych (IT) i zamówień publicznych; ubolewa, że systemy IT i zamówienia publiczne pozostają obszarami podatnymi na błędy; ponownie wzywa Komisję do zapewnienia dodatkowych szkoleń i wymiany dobrych praktyk zespołom zajmującym się zamówieniami w agencjach;

8.

podkreśla, że konieczność posiadania osobnych struktur i procedur administracyjnych przez każdą agencję to zawsze ryzyko braku efektywności administracyjnej i wzywa agencje do zacieśnienia tematycznej współpracy według obszarów kompetencji w celu większej harmonizacji i skutecznego dzielenia się zasobami; wzywa agencje do podjęcia dodatkowych wysiłków na rzecz rozszerzenia zakresu wspólnych usług, co zwiększy efektywność i opłacalność procedur;

9.

podkreśla, że w agencjach problemem jest podwójna rola, jaką pełnią ich siedziby - administracyjna i operacyjna -, która nie oferuje agencjom operacyjnej wartości dodanej, dlatego zachęca do podejmowania dalszych działań w celu zlikwidowania niedociągnięć; zachęca agencje do kolokacji z naciskiem na konkretne obszary polityki; zauważa, że Komisja jest odpowiedzialna za przedstawianie propozycji dotyczących ewentualnych połączeń, likwidacji i/lub przekazywania zadań;

10.

stwierdza, zgodnie ze sprawozdaniem Trybunału i na podstawie uwag zgłoszonych w poprzednich latach oraz ze względu na oczywiste zmiany zachodzące w polityce UE w pewnych obszarach, że ryzyko dotyczące poziomu współpracy z państwami członkowskimi jest wysokie w przypadku kilku agencji, a mianowicie Europejskiej Agencji Straży Granicznej i Przybrzeżnej (Frontex), EASO oraz Europejskiej Agencji Chemikaliów (ECHA); ponawia do Komisji apel o umieszczenie tych kwestii w porządku obrad Rady, aby zacieśnić współpracę między państwami członkowskimi;

11.

uznaje, że skuteczna, efektywna i wolna od błędów działalność agencji jest ściśle uzależniona od odpowiedniego poziomu finansowania niezbędnego do prowadzenia działalności operacyjnej i administracyjnej;

Zarządzanie budżetem i finansami

12.

zwraca uwagę na odpowiedź Sieci wyrażającą poparcie dla propozycji Parlamentu, aby instytucje unijne otrzymywały konstruktywne informacje zwrotne o negocjacjach w sprawie wieloletnich ram finansowych na okres po 2020 r., oraz że każda z agencji została poproszona o przeprowadzenie analizy wniosku Komisji w sprawie wieloletnich ram finansowych na lata 2021-2027; dostrzega duże znaczenie wieloletnich ram finansowych dla budżetowania agencji i zachęca je, aby nadal poszukiwały nowych źródeł finansowania oprócz obecnych wkładów z budżetu Unii;

13.

zauważa, że poziom szczegółowości skontrolowanych sprawozdań z wykonania budżetu niektórych agencji odbiega od poziomu szczegółowości sprawozdań większości agencji, co wskazuje na pilne zapotrzebowanie na jasne wytyczne dotyczące sprawozdawczości agencji na temat budżetu; odnotowuje wysiłki na rzecz spójnej prezentacji rachunków i sprawozdawczości księgowej; zauważa, że w tym roku znowu występują rozbieżności w informacjach i dokumentach ujawnionych przez agencje, zwłaszcza w danych liczbowych dotyczących personelu, w tym w sprawozdaniach dotyczących planu zatrudnienia (stanowiska obsadzone, a także maksymalne liczby stanowisk zatwierdzonych w budżecie Unii); odnotowuje odpowiedź Sieci, że stosuje wytyczne Komisji, które były poddane przeglądowi w następstwie rozporządzenia delegowanego (UE) 2019/715 i zostały przyjęte w dniu 20 kwietnia 2020 r.; ponadto ponownie wzywa Komisję, aby w nadchodzących latach automatycznie przekazywała organowi udzielającemu absolutorium oficjalny budżet (w środkach na zobowiązania i w środkach na płatności) oraz dane liczbowe dotyczące pracowników (plan zatrudnienia, pracownicy kontraktowi i oddelegowani eksperci krajowi na dzień 31 grudnia danego roku) z 32 zdecentralizowanych agencji;

Wyniki

14.

zachęca agencje i Komisję do dalszego rozwijania i wdrażania zasady budżetowania zadaniowego, do konsekwentnego poszukiwania najskuteczniejszych sposobów zapewnienia wartości dodanej oraz do zbadania możliwych usprawnień w zakresie efektywnego zarządzania zasobami; dostrzega sugestię Trybunału, że publikacja budżetów agencji w podziale na konkretne zadania umożliwiłaby powiązanie zasobów z zadaniami, na realizację których są one wykorzystywane, i uprościłaby przydział środków budżetowych, zwiększyła skuteczność i pomogła ograniczyć niepotrzebne wydatki;

15.

zauważa z zadowoleniem, że agencje utworzyły Sieć jako platformę współpracy mającą na celu zwiększanie ich widoczności, wskazywanie i promowanie poprawy wydajności oraz wnoszenie wartości dodanej; dostrzega wartość dodaną Sieci pod względem jej współpracy z Parlamentem i z zadowoleniem przyjmuje jej wysiłki w zakresie koordynacji, gromadzenia i konsolidacji działań i informacji z korzyścią dla instytucji Unii; docenia ponadto wskazówki, jakich Sieć udziela agencjom w ich staraniach na rzecz optymalizacji zdolności do planowania i monitorowania wyników, budżetu i wykorzystywanych zasobów oraz sprawozdawczości w tych kwestiach;

16.

z zadowoleniem zauważa, że niektóre agencje skutecznie współpracują w grupach tematycznych (na przykład agencje działające w dziedzinie sprawiedliwości i spraw wewnętrznych 6 i europejskie organy nadzoru 7 ); zachęca inne agencje, by w miarę możliwości podejmowały dalszą współpracę z innymi agencjami, nie tylko w tworzeniu wspólnych usług i wypracowywaniu synergii, lecz również we wspólnych obszarach polityki; stwierdza, że większość agencji skupia się na zwiększaniu synergii i dzieleniu się zasobami; stwierdza, że Sieć opracowała internetowy katalog wspólnych usług, głównie usług informatycznych, oraz że w 2018 r. opracowano projekt pilotażowy w celu monitorowania usług wspólnych i korzyści, jakie one przynoszą, oraz że katalog rozszerzono w 2019 r. na wszystkie wspólne usługi;

17.

na podstawie sprawozdania Trybunału stwierdza, że w 2018 r. poczyniono postępy we wprowadzaniu Sysper2, narzędzia zarządzania zasobami ludzkimi opracowanego przez Komisję, które od 2018 r. stosuje pięć dodatkowych agencji; zauważa jednak, że postępy we wdrażaniu są różne, a projekt jest złożony i każda z agencji ma własną specyfikę; w związku z tym zwraca się do Komisji o pomoc we właściwym stosowaniu tego narzędzia; stwierdza ponadto, że zadowalające postępy odnotowano także we wprowadzaniu elektronicznych zamówień publicznych; niemniej jednak szereg agencji nadal wprowadza narzędzia służące do fakturowania elektronicznego opracowane przez Komisję;

18.

wyraża zaniepokojenie faktem, że tylko jedna agencja UE - Urząd Unii Europejskiej ds. Własności Intelektualnej - publikuje sprawozdanie w zakresie zrównoważonego rozwoju; wzywa wszystkie agencje do pełnego włączenia zrównoważonego rozwoju do sprawozdań, do publikowania sprawozdań w zakresie zrównoważonego rozwoju, obejmujących zarówno funkcjonowanie organizacji, jak i przeprowadzone operacje, oraz do zagwarantowania wiarygodności sprawozdań w zakresie zrównoważonego rozwoju poprzez działania kontrolne;

19.

podkreśla, że agencje unijne muszą zwrócić szczególną uwagę na przestrzeganie prawa Unii, poszanowanie zasady proporcjonalności i respektowanie podstawowych zasad rynku wewnętrznego;

20.

zachęca agencje do opracowania spójnej polityki na rzecz cyfryzacji ich usług;

Polityka kadrowa

21.

zauważa, że w 2018 r. 32 zdecentralizowane agencje zatrudniały ogółem 7 626 urzędników, pracowników zatrudnionych na czas określony, pracowników kontraktowych i oddelegowanych ekspertów krajowych (7 324 w 2017 r.), co stanowi wzrost o 3,74 % w porównaniu z poprzednim rokiem;

22.

stwierdza, że w 2018 r. na poziomie kadry kierowniczej wyższego szczebla w 6 agencjach udało się osiągnąć zupełną równowagę płci, dobrą równowagę - w 4, ale w 14 agencjach wciąż brak było równowagi (w jednej z nich na tym szczeblu pracowali wyłącznie mężczyźni); wzywa agencje do większych wysiłków na rzecz lepszej równowagi płci wśród kadry zarządzającej;

23.

stwierdza ponadto, że w 2018 r. na szczeblu zarządów zupełna równowaga płci istniała w 3 agencjach, dobra równowaga - w 6, a w 21 agencjach wciąż brak było równowagi (w jednej z nich na tym szczeblu pracowali wyłącznie mężczyźni); zwraca się do państw członkowskich i odpowiednich organizacji, które wysyłają przedstawicieli do zarządów, o zadbanie o lepszą równowagę płci przy mianowaniu przedstawicieli do tych organów;

24.

zauważa, że tylko jedna z agencji, Europejski Urząd Nadzoru Giełd i Papierów Wartościowych (ESMA), osiągnęła pełną równowagę płci zarówno wśród kadry kierowniczej wyższego szczebla, jak i w zarządzie; z zadowoleniem przyjmuje ten sukces i zachęca inne agencje do pójścia jej śladem;

25.

przyjmuje do wiadomości przekazane przez agencje informacje dotyczące równowagi płci wśród kadry kierowniczej wyższego szczebla i w zarządach oraz uwagi niektórych agencji, że nie posiadają kierownictwa wyższego szczebla, z wyjątkiem dyrektora wykonawczego; w związku z tym zwraca się do agencji o przedstawianie w przyszłości danych dotyczących wszystkich kategorii kadry kierowniczej;

26.

zachęca agencje do opracowania długoterminowych ram polityki kadrowej, aby uwzględnić równowagę między życiem zawodowym a prywatnym personelu, poradnictwo zawodowe przez całe życie i rozwój kariery zawodowej, równowagę płci, telepracę, niedyskryminację, równowagę geograficzną oraz rekrutację i integrację osób z niepełnosprawnościami;

27.

w konkluzji sprawozdania Trybunału zauważa, że w wyniku przeprowadzonego w 2017 r. przeglądu punktowego w trybie pilnym na temat tego, w jaki sposób agencje wykonały zobowiązanie zmniejszenia liczby pracowników o 5 % w planach zatrudnienia w latach 2014-2018, stwierdzono, że redukcja o 5 % została wdrożona, choć z pewnymi opóźnieniami;

28.

przyjmuje do wiadomości że w niektórych agencjach występuje niedobór pracowników, zwłaszcza kiedy powierza się agencjom nowe zadania, nie zatrudniając do ich wykonywania nowego personelu; oraz że organ udzielający absolutorium wyraża szczególne zaniepokojenie faktem, że są agencje, które mają trudności z zatrudnieniem wykwalifikowanego personelu w niektórych grupach zaszeregowania, co pogarsza ogólne wyniki działalności agencji i wymusza zlecanie zadań podmiotom zewnętrznym;

29.

uznaje podjęte przez agencje kroki w celu stworzenia środowiska wolnego od nękania i molestowania, takie jak dodatkowe szkolenia dla pracowników i kadry kierowniczej oraz wprowadzenie możliwości skontaktowania się z zaufanymi doradcami; zachęca agencje, które jeszcze tego nie uczyniły, do wprowadzenia tych rozwiązań; zachęca również agencje, które otrzymały skargi dotyczące molestowania i nękania, do traktowania ich priorytetowo;

30.

zauważa, że agencje stale monitorują i oceniają poziom zatrudnienia i potrzeby w zakresie dodatkowych zasobów kadrowych i finansowych, a w razie konieczności przedkładają odpowiednie wnioski; przyznaje, że takie wnioski powinny być przedmiotem szerszego procesu międzyinstytucjonalnego, aby poziom środków odpowiadał zadaniom i obowiązkom agencji;

31.

podkreśla znaczenie polityki w zakresie dobrego samopoczucia pracowników w pracy; podkreśla, że agencje powinny zapewniać wszystkim pracownikom godne, wysokiej jakości warunki pracy;

32.

na podstawie sprawozdania Trybunału zauważa, że płatności analizowane w próbie dobranej na potrzeby kontroli wskazują na tendencję do kompensowania niedoboru urzędników pracownikami zewnętrznymi (w szczególności konsultantami IT) pracującymi często w pomieszczeniach agencji, oraz pracownikami kontraktowymi i tymczasowymi; stwierdza, że pięć agencji korzystało ze wsparcia personelu tymczasowego udostępnianego przez zarejestrowane agencje pracy tymczasowej, nie przestrzegając wszystkich zasad przewidzianych zarówno w dyrektywie Parlamentu Europejskiego i Rady 2008/104/WE 8 , jak i w odpowiednich przepisach krajowych, na przykład w odniesieniu do warunków pracy personelu tymczasowego; stwierdza, że trzy agencje stosowały umowy o świadczenie usług informatycznych i innych usług doradczych, które sformułowano lub stosowano w taki sposób, że w praktyce mogą skutkować oddelegowaniem ("mise a disposition") pracowników agencji pracy tymczasowej, a nie świadczeniem ściśle określonych usług lub dostarczaniem produktów zgodnie z wymogami dyrektywy 2008/104/WE, regulaminu pracowniczego oraz przepisów socjalnych i zasad zatrudnienia, narażając te agencje na ryzyko prawne i ryzyko utraty reputacji; wzywa Sieć do wprowadzenia ogólnej polityki wykluczającej zastępowanie stałych pracowników droższymi konsultantami zewnętrznymi;

33.

z zaniepokojeniem zauważa ustalenia Trybunału, zgodnie z którymi w niektórych agencjach pracownicy tymczasowi mają gorsze warunki pracy niż pracownicy zatrudnieni bezpośrednio przez agencję; przypomina, że zgodnie z dyrektywą 2008/104/WE i przepisami prawa pracy pracownicy tymczasowi powinni pracować na takich samych warunkach pracy co pracownicy bezpośrednio zatrudnieni przez dane przedsiębiorstwo; wzywa agencje, których sytuacja ta dotyczy, aby przeanalizowały warunki zatrudnienia swoich pracowników tymczasowych i zapewniły ich zgodność z przepisami unijnego i krajowego prawa pracy;

34.

odnotowuje bardzo niską liczbę przypadków sygnalizowania nieprawidłowości w agencjach UE, co prowadzi do konkluzji, że personel nie zna obowiązujących przepisów lub nie ma zaufania do systemu; wzywa do dostosowania zasad ochrony sygnalistów w agencjach Unii do dyrektywy Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2019/1937 9 ; wzywa agencje do skutecznego stosowania wewnętrznych zasad lub wytycznych dotyczących informowania o nieprawidłowościach; oraz wzywa agencje, które są nadal w trakcie przyjmowania takich przepisów, aby uczyniły to bez zbędnej zwłoki;

35.

wzywa wszystkie agencje do ujawnienia poziomu rocznej rotacji personelu, średniej nieobecności w pracy z powodu choroby i wyraźnego wskazania stanowisk faktycznie zajmowanych w dniu 31 grudnia danego roku budżetowego w celu zapewnienia porównywalności danych między agencjami;

36.

ponownie wzywa Komisję, aby dokonała przeglądu sposobu obliczania współczynnika wynagrodzeń pracowników pracujących w różnych państwach członkowskich w celu zapewnienia lepszej równowagi geograficznej pracowników w agencjach;

37.

z zaniepokojeniem zauważa, że niskie współczynniki korekty stosowane do wynagrodzeń pracowników stwarzają trudne sytuacje, które mogą ograniczać zdolność agencji do skutecznego wykonywania codziennych obowiązków i mogą prowadzić do wysokiego poziomu rotacji personelu; podkreśla, że agencje z siedzibą w krajach, w których stosowany jest niski współczynnik korygujący, powinny otrzymać dalsze wsparcie ze strony Komisji na rzecz wdrażania środków uzupełniających, takich jak otwieranie szkół europejskich i innych struktur, w celu zwiększenia ich atrakcyjności dla obecnych i przyszłych pracowników; wzywa Komisję, aby oceniła wpływ i zasadność stosowania w przyszłości współczynników korygujących dotyczących wynagrodzeń;

38.

zauważa, że większość agencji nie publikuje ogłoszeń o naborze na stronie Europejskiego Urzędu Doboru Kadr (EPSO); odnotowuje obawy dotyczące wysokich kosztów tłumaczeń; w związku z tym z zadowoleniem przyjmuje międzyagencyjną radę ds. pracy założoną i utrzymywaną przez Sieć i zachęca wszystkie agencje do wykorzystywania tej platformy;

39.

zachęca agencje unijne, które nie realizują strategii w zakresie praw podstawowych, do rozważenia przyjęcia takiej strategii z uwzględnieniem odniesienia do praw podstawowych w kodeksie postępowania, w którym można by określić obowiązki pracowników i przeznaczone dla nich działania szkoleniowe; zaleca wdrożenie skutecznej polityki prewencyjnej i określenie skutecznych procedur mających na celu rozwiązywanie kwestii nękania i molestowania;

Zamówienia publiczne

40.

na podstawie sprawozdania Trybunału z zaniepokojeniem odnotowuje, że stwierdzono niedociągnięcia z powodu nadmiernego uzależnienia od wykonawców, zewnętrznych firm doradczych i personelu tymczasowego, a także stosowania nieodpowiednich kryteriów udzielania zamówień i zawierania umów w sytuacji, gdy oferta jest rażąco niska, bez racjonalnego uzasadnienia; zauważa, że kilka agencji zleca na zewnątrz i w szerokim zakresie regularną działalność a nawet podstawowe zadania, co obniża wewnętrzną wiedzę fachową i kontrolę nad wykonaniem umowy, i przy występujących niedociągnięciach w procesie udzielania zamówień może osłabiać uczciwą konkurencję i utrudniać osiągnięcie najlepszego stosunku wartości do ceny w przetargach; zaleca odpowiedni stosunek ceny do jakości przy udzielaniu zamówień, optymalny projekt umów ramowych, uzasadnione usługi pośrednictwa i stosowanie szczegółowych umów ramowych; zauważa, że w przypadku sześciu agencji warunki umowy ramowej na wyposażenie IT i jego konserwację były niewystarczające, ponieważ pozwalały na zakup produktów, których nie wymieniono szczegółowo w umowie i nie były przedmiotem wstępnej procedury przetargowej, a także umożliwiały wykonawcy doliczanie dodatkowych opłat w stosunku do cen dostawców; zauważa, że chociaż agencje nie mają uprawnień do zmiany podstawowych warunków umownych, kontrola ex ante nie sprawdziła, czy wykonawca prawidłowo naliczał dodatkowe opłaty; wzywa wszystkie agencje i organy Unii, aby ściśle przestrzegały przepisów dotyczących zamówień publicznych; podkreśla, że cyfryzacja stanowi dla agencji ogromną szansę na zwiększenie skuteczności i przejrzystości, w tym w dziedzinie zamówień publicznych; w związku z tym wzywa wszystkie agencje i organy do szybkiego sfinalizowania i wdrożenia elektronicznych procedur przetargowych, elektronicznego składania ofert, elektronicznego fakturowania i elektronicznych formularzy zamówień publicznych; zwraca się do Komisji i do agencji, aby w trybie pilnym dokonały niezbędnych usprawnień w zespołach zajmujących się zamówieniami publicznymi z uwagi na fakt, że problem ten utrzymuje się i należy się nim systematycznie zajmować;

41.

uważa, że agencje, organy i instytucje Unii muszą dawać przykład w zakresie przejrzystości; w związku z tym wzywa do opublikowania pełnych wykazów zamówień udzielonych w ramach procedur udzielania zamówień publicznych, w tym umów o wartości poniżej prawnie wymaganego progu 15 000 EUR;

42.

zauważa, że agencje zdecentralizowane i inne organy oraz osiem unijnych wspólnych przedsięwzięć dąży do większej wydajności administracyjnej i korzyści skali poprzez korzystanie w coraz większym zakresie ze wspólnych postępowań o udzielenie zamówienia; stwierdza jednak, że pomimo tak obiecujących tendencji nie wszystkie próby wspólnego przeprowadzenia postępowania zakończyły się sukcesem, na przykład z powodu niewłaściwej analizy rynku;

Przejrzystość, zapobieganie konfliktom interesów i zarządzanie nimi

43.

stwierdza, że w dniu 2 kwietnia 2019 r. zorganizowano warsztaty na wniosek Komisji Petycji Parlamentu pt. "Konflikt interesów - uczciwość, rozliczalność i przejrzystość w instytucjach i agencjach UE", na których przedstawiono wstępne ustalenia nowej analizy pt. "Konflikt interesów w agencjach UE"; wyraża ubolewanie, że analiza, która miała zostać zaprezentowana w lipcu 2019 r., została opublikowana dopiero w styczniu 2020 r.; w analizie dokonano kompleksowego przeglądu i oceny polityki zapobiegania konfliktom interesów w różnych agencjach oraz przedstawiono zalecenia dotyczące lepszej kontroli tej polityki w agencjach; wzywa Sieć do poinformowania organu udzielającego absolutorium o rozwoju sytuacji w zakresie uregulowań i strategii służących zapobieganiu konfliktowi interesów oraz o ewentualnych zmianach do nich wprowadzanych;

44.

z zaniepokojeniem zauważa, że nie wszystkie agencje i organy Unii opublikowały na swoich stronach internetowych deklaracje interesu dotyczące członków zarządów, kierownictwa wykonawczego i oddelegowanych ekspertów; wyraża ubolewanie, że niektóre agencje wciąż publikują oświadczenia o braku konfliktu interesów; podkreśla, że to nie członkowie zarządu ani kierownictwo wykonawcze mają deklarować, że nie pozostają w konflikcie interesów; wzywa wszystkie agencje do wdrożenia jednolitego modelu deklaracji interesów; podkreśla znaczenie powołania niezależnego organu ds. etyki, którego zadaniem będzie ocena konfliktu interesów oraz syndromu tzw. drzwi obrotowych w instytucjach, agencjach i innych organach Unii; wzywa państwa członkowskie do zagwarantowania, że wszyscy oddelegowani eksperci publikują swoje deklaracje interesów i życiorysy na stronach internetowych właściwych agencji;

45.

powtarza, że niewystarczająco szczegółowe zasady dotyczące konfliktu interesów może doprowadzić do utraty wiarygodności przez agencję; podtrzymuje stanowisko, że punktem wyjścia dla każdej strategii jest składanie regularnych i wystarczająco szczegółowych deklaracji o braku konfliktu interesów; podkreśla w związku z tym, że przestawienie się na pozytywne deklaracje interesów zamiast deklaracji o braku konfliktu interesów umożliwiłoby bardziej kompleksową kontrolę; podkreśla, że oprócz polityki w zakresie konfliktu interesów unijne agencje powinny wprowadzić mechanizm wykrywania konfliktów interesów, proporcjonalny do wielkości i zakresu obowiązków danej agencji;

46.

wzywa wszystkie agencje do uczestnictwa w porozumieniu międzyinstytucjonalnym w sprawie rejestru służącego przejrzystości dla przedstawicieli grup interesu, które jest obecnie negocjowane pomiędzy Komisją, Radą i Parlamentem;

47.

wyraża ubolewanie, że nadal nie istnieją jasne wytyczne ani ujednolicona polityka w zakresie syndromu tzw. drzwi obrotowych; podkreśla, że kwestia ta ma kluczowe znaczenie, zwłaszcza w przypadku agencji współpracujących z przemysłem; wzywa Komisję, aby zapewniła bardziej rygorystyczne przepisy, skuteczniejsze kontrole i jasne wytyczne dotyczące okresów karencji w odniesieniu do odchodzących pracowników, a także inne środki dotyczące syndromu tzw. drzwi obrotowych;

48.

z zadowoleniem przyjmuje fakt, że większość agencji, z wyjątkiem Centrum Tłumaczeń dla Organów Unii Europejskiej (CdT) i Agencji Unii Europejskiej ds. Zarządzania Operacyjnego Wielkoskalowymi Systemami Informatycznymi w Przestrzeni Wolności, Bezpieczeństwa i Sprawiedliwości (eu-LISA), posiada wytyczne dotyczące publicznego dostępu do dokumentów; zauważa jednak, że CdT przewiduje opracowanie wytycznych, a eu-LISA opracuje wewnętrzne zasady rozpatrywania wniosków o dostęp do dokumentów urzędowych i planuje je przyjąć w 2020 r.;

49.

ponownie wyraża zaniepokojenie faktem, że agencje, których znaczna część dochodów pochodzi z opłat uiszczanych przez przemysł, są bardziej narażone na ryzyko konfliktu interesów i utratę niezależności zawodowej; wzywa agencje i Komisję, aby zmniejszały zależność od opłat branżowych;

50.

ponownie wzywa agencje, aby wdrożyły kompleksową i horyzontalną politykę unikania konfliktów interesów oraz by wykorzystywały politykę niezależności ECHA jako najlepszą praktykę i wzorowy system monitorowania i zapobiegania konfliktom interesów; zachęca wszystkie agencje do powołania komitetu doradczego ds. konfliktów interesów;

Kontrole wewnętrzne

51.

dostrzega uwagę Trybunału, że przy korzystaniu z umów międzyinstytucjonalnych agencje pozostają odpowiedzialne za stosowanie zasad udzielania zamówień publicznych w odniesieniu do konkretnych zakupów oraz że kontrole wewnętrzne agencji muszą gwarantować ich przestrzeganie;

52.

zauważa, że pod koniec 2018 r. zarządy 29 agencji przyjęły zmienione ramy kontroli wewnętrznej Komisji, a 15 agencji już je wdrożyło; wzywa do przyjęcia i wdrożenia przez wszystkie agencje ram kontroli wewnętrznej, by standardy kontroli były spójne z najwyższymi standardami międzynarodowymi i by mechanizmy kontroli wewnętrznej w skuteczny i wydajny sposób wspomagały proces podejmowania decyzji;

53.

na podstawie sprawozdania Trybunału stwierdza, że niektóre agencje nie dysponują strategiami, w których wskazano by newralgiczne funkcje, ani nie posiada mechanizmów kontrolnych niwelujących ryzyko w tym obszarze (które powinny stanowić standardowy element kontroli wewnętrznej, aby ograniczyć do dopuszczalnego poziomu ryzyko nadużycia uprawnień przekazanych pracownikom); w związku z tym wzywa te agencje do przyjęcia takich strategii;

Inne uwagi

54.

na podstawie sprawozdania Trybunału stwierdza, że agencje, które miały siedziby w Londynie (Europejski Urząd Nadzoru Bankowego (EUNB) i Europejska Agencja Leków (EMA)) zostały przeniesione ze Zjednoczonego Królestwa w 2019 r. oraz że w ich sprawozdaniach finansowych uwzględniono rezerwę na koszty przeprowadzki; zauważa ponadto w przypadku EMA, że Trybunał odniósł się do zmian wynikających z umowy najmu agencji oraz z orzeczenia Wysokiego Trybunału Anglii i Walii; zwraca uwagę na zobowiązanie warunkowe w wysokości 465 000 000 EUR w wyniku zawarcia nowej umowy podnajmu oraz niepewność co do spodziewanej utraty personelu w następstwie przeniesienia siedziby; ponadto z niepokojem zauważa, że w przypadku obu agencji Trybunał odniósł się również do możliwego zmniejszenia dochodów po wystąpieniu Zjednoczonego Królestwa z Unii;

55.

z zadowoleniem przyjmuje Przegląd Trybunału nr 07/2019 zatytułowany: "Sprawozdawczość w zakresie zrównoważonego rozwoju - podsumowanie działań instytucji i agencji UE" (przegląd punktowy w trybie pilnym), opublikowany w dniu 12 czerwca 2019 r.; przypomina ustalenia Trybunału, że gromadzone i publikowane informacje dotyczą przede wszystkim tego, jaki jest negatywny wpływ własnej działalności organizacji na zrównoważony rozwój (np. jej zużycie papieru lub wody), a nie sposobu, w jaki dana organizacja uwzględniła go w swojej całościowej strategii i działalności operacyjnej; podkreśla, że sprawozdawczość skoncentrowana na własnej działalności organizacji nie pozwala na wychwycenie najbardziej istotnych dla niej kwestii; wzywa wszystkie agencje, aby podsumowały negatywne skutki swojej działalności dla zrównoważonego rozwoju oraz by w sposób strukturalny uwzględniły je w sprawozdaniach w zakresie zrównoważonego rozwoju;

56.

zdecydowanie zachęca agencje do wdrożenia zaleceń Trybunału;

57.

podkreśla pilną potrzebę ukierunkowania agencji na rozpowszechnianie wyników ich badań i pracy wśród społeczeństwa oraz na dotarcie do społeczeństwa za pośrednictwem mediów społecznościowych i innych kanałów informacyjnych w celu zwiększenia świadomości obywateli na temat działalności agencji; przypomina o powszechnej nieznajomości agencji wśród obywateli, nawet w krajach, w których prowadzą one działalność; apeluje do agencji o skuteczniejsze i częstsze docieranie do obywateli;

58.

podkreśla potencjalne negatywne skutki wystąpienia Zjednoczonego Królestwa z Unii Europejskiej dla organizacji, operacji i rozliczeń agencji, w szczególności z powodu zmniejszenia składek bezpośrednich; wzywa Komisję, aby działała z wyjątkową starannością, gdy będzie zajmować się kwestiami zapobiegania ryzyka i ograniczania ryzyka w odniesieniu do agencji;

59.

z zadowoleniem przyjmuje utworzenie Europejskiego Urzędu ds. Pracy (ELA), którego rozporządzenie ustanawiające przedstawiono w marcu 2018 r. i który rozpoczął działalność w październiku 2019 r.; podkreśla, że należy zapewnić wystarczające zasoby finansowe na utworzenie tego urzędu; podkreśla, że nie można zapewnić tego finansowania poprzez przesunięcie środków finansowych przydzielonych innym agencjom ds. zatrudnienia i spraw społecznych oraz że urząd ten, będący nowym organem, potrzebuje nowych zasobów, by sprawnie funkcjonować; w szczególności podkreśla, że utworzenie ELA nie powinno skutkować ograniczeniem zasobów dla Europejskiej Służby Zatrudnienia (EURES) ani jej zdolności, która odgrywa kluczową rolę w ułatwianiu mobilności obywateli Unii na rynkach pracy oraz oferuje usługi i partnerstwo osobom poszukującym pracy, pracodawcom, publicznym służbom zatrudnienia, partnerom społecznym i władzom lokalnym; wobec tego podkreśla potrzebę utrzymania wyraźnie odrębnych linii budżetowych dla ELA i EURES;

60.

zwraca uwagę, że ELA pomoże zapewnić skuteczne i sprawiedliwe egzekwowanie przepisów UE dotyczących mobilności pracowniczej i koordynacji zabezpieczenia społecznego, będzie wspierać organy krajowe w zakresie współpracy przy ich egzekwowaniu oraz ułatwi obywatelom i przedsiębiorstwom korzystanie z rynku wewnętrznego; jest zdania, że chociaż cztery agencje Europejskie Centrum Rozwoju Kształcenia Zawodowego (Cedefop), Europejska Fundacja na rzecz Poprawy Warunków Życia i Pracy (Eurofound), Europejska Fundacja Kształcenia (ETF) oraz Europejska Agencja Bezpieczeństwa i Zdrowia w Pracy (EU-OSHA) są głównie ukierunkowane na badania naukowe, mogą one w użyteczny sposób wspierać ELA;

61.

podkreśla, że przejrzystość i wiedza obywateli o istnieniu agencji są niezwykle istotne dla ich demokratycznej rozliczalności; uważa, że zasadnicze znaczenie ma łatwość korzystania z zasobów i danych agencji; w związku z tym wzywa do oceny obecnego sposobu przedstawiania i udostępniania danych i zasobów oraz oceny, w jakim stopniu obywatele uważają, że dane można łatwo identyfikować, rozpoznawać i wykorzystywać;

62.

zaleca, aby wszystkie agencje skupiły się na komunikacji publicznej i promocji, ponieważ ich istnienie i działalność często są niedostrzegane przez obywateli;

63.

zachęca agencje unijne, aby rozważyły: przyjęcie strategii w zakresie praw podstawowych, z uwzględnieniem odniesienia do praw podstawowych w kodeksie postępowania, w którym można by określić obowiązki pracowników i przeznaczone dla nich działania szkoleniowe; zachęca do wprowadzenia mechanizmów zapewniających wykrywanie i zgłaszanie wszelkich naruszeń praw podstawowych oraz szybkie powiadamianie głównych organów danej agencji o ryzyku wystąpienia takich naruszeń; zachęca do utworzenia - w stosownych przypadkach - stanowiska urzędnika ds. praw podstawowych, podlegającego bezpośrednio zarządowi dla zapewnienia pewnego stopnia niezależności względem innych pracowników, tak aby dopilnować, by sytuacje zagrażające prawom podstawowym były natychmiast rozstrzygane, a polityka danej organizacji w zakresie praw podstawowych była stale udoskonalana; zachęca do regularnego dialogu z organizacjami społeczeństwa obywatelskiego i właściwymi organizacjami międzynarodowymi na tematy związane z prawami podstawowymi; zachęca do traktowania praw podstawowych jako centralnego elementu zakresu współpracy danej agencji z podmiotami zewnętrznymi, w tym szczególnie z członkami administracji krajowej, z którymi agencje współdziałają na szczeblu operacyjnym;

64.

zachęca wszystkie agencje działające w obszarze wymiaru sprawiedliwości i spraw wewnętrznych do rozważenia rejestracji w systemie ekozarządzania i audytu (EMAS), poprawić efektywność środowiskową;

65.

zobowiązuje swojego przewodniczącego do przekazania niniejszej rezolucji agencjom objętym obecną procedurą udzielania absolutorium, Radzie, Komisji i Trybunałowi Obrachunkowemu oraz do zarządzenia jej publikacji w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej (seria L).

Rezolucja 2020/1836 w sprawie absolutorium z wykonania budżetu agencji Unii Europejskiej za rok budżetowy 2018: wyniki, zarządzanie finansami i kontrola

Dz.U.UE.L.2020.417.1

REZOLUCJA PARLAMENTU EUROPEJSKIEGO (UE) 2020/1836

z dnia 14 maja 2020 r.

w sprawie absolutorium z wykonania budżetu agencji Unii Europejskiej za rok budżetowy 2018: wyniki, zarządzanie finansami i kontrola

Rezolucja 2020/1836 w sprawie absolutorium z wykonania budżetu agencji Unii Europejskiej za rok budżetowy 2018: wyniki, zarządzanie finansami i kontrola

Dz.U.UE.L.2020.417.1

REZOLUCJA PARLAMENTU EUROPEJSKIEGO (UE) 2020/1836 z dnia 14 maja 2020 r. w sprawie absolutorium z wykonania budżetu agencji Unii Europejskiej za rok budżetowy 2018: wyniki, zarządzanie finansami i kontrola

REZOLUCJA PARLAMENTU EUROPEJSKIEGO (UE) 2020/1836

z dnia 14 maja 2020 r.

w sprawie absolutorium z wykonania budżetu agencji Unii Europejskiej za rok budżetowy 2018: wyniki, zarządzanie finansami i kontrola