Regulamin Komitetu Nadzoru OLAF-u.

Dzienniki UE

Dz.U.UE.L.2011.308.114

Akt utracił moc

Wersja od: 30 czerwca 2011 r.

EUROPEJSKI URZĄD DS. ZWALCZANIA NADUŻYĆ FINANSOWYCH (OLAF) REGULAMIN KOMITETU NADZORU OLAF-u

KOMITET NADZORU,

uwzględniając art. 11 ust. 6 rozporządzenia (WE) nr 1073/1999 Parlamentu Europejskiego i Rady z dnia 25 maja 1999 r. dotyczącego dochodzeń prowadzonych przez Europejski Urząd ds. Zwalczania Nadużyć Finansowych (OLAF)⁽¹⁾,

uwzględniając art. 11 ust. 6 rozporządzenia Rady (Euratom) nr 1074/1999 z dnia 25 maja 1999 r. dotyczącego dochodzeń prowadzonych przez Europejski Urząd ds. Zwalczania Nadużyć Finansowych (OLAF)⁽²⁾,

PRZYJMUJE NINIEJSZY REGULAMIN:

TYTUŁ  I

ROLA I ZADANIA KOMITETU NADZORU OLAF-u

Artykuł  1

Zadania

1. Komitet Nadzoru Europejskiego Urzędu ds. Zwalczania Nadużyć Finansowych (OLAF) wykonuje zadania określone w rozporządzeniu (WE) nr 1073/1999 i decyzji Komisji 1999/352/WE, EWWiS, Euratom z dnia 28 kwietnia 1999 r. ustanawiającej Europejski Urząd ds. Zwalczania Nadużyć Finansowych (OLAF)⁽³⁾.

2. Aby wzmocnić niezależność OLAF-u podczas wykonywania jego zadań, Komitet Nadzoru regularnie monitoruje rolę dochodzeniową OLAF-u oraz wspiera Dyrektora Generalnego OLAF-u w wykonywaniu jego zadań.

Artykuł  2

Uprawnienia

1. Podczas regularnego monitorowania realizacji roli dochodzeniowej OLAF-u Komitet Nadzoru ma dostęp do wszelkich informacji i dokumentów, które uznaje za potrzebne do wykonywania swoich funkcji.

2. Komitet Nadzoru regularnie monitoruje informacje przekazywane mu przez Dyrektora Generalnego OLAF-u zgodnie z postanowieniami art. 11 ust. 7 rozporządzenia (WE) nr 1073/1999.

3. Komitet Nadzoru przetwarza informacje przekazane mu przez pracowników OLAF-u dotyczące wszelkich faktów, ewentualnych niezgodnych z prawem działań lub nieodpowiedniego zachowania w OLAF-ie zgodnie z art. 22a regulaminu pracowniczego.

4. W odniesieniu do informacji przesłanych do OLAF-u przez krajowe organy sądowe i zgłoszonych wcześniej Komitetowi Nadzoru, Komitet bada zgodność z prawami podstawowymi i gwarancjami proceduralnymi podczas dochodzenia.

5. Komitet Nadzoru zapewnia poufne traktowanie informacji i dokumentów przekazanych przez OLAF.

6. Komitet Nadzoru korzysta ze swoich kompetencji i uprawnień zgodnie z postanowieniami tytułu III niniejszego regulaminu.

TYTUŁ  II

SKŁAD I SPOSÓB DZIAŁANIA

Artykuł  3

Skład

1. Skład Komitetu Nadzoru oraz metody mianowania i długość kadencji jego członków określa rozporządzenie (WE) nr 1073/1999.

2. Po upływie kadencji członkowie Komitetu sprawują swoją funkcję do momentu ich ponownego mianowania lub zastąpienia.

3. Jeśli członek Komitetu Nadzoru nie może wykonywać swojego mandatu lub jeśli zrzeka się swojego mandatu, informuje o tym w odpowiedni sposób przewodniczącego Komitetu, tak aby mogły zostać podjęte właściwe działania.

Artykuł  4

Etyka

1. Zgodnie z art. 11 ust. 5 rozporządzenia (WE) nr 1073/1999, przy wypełnianiu swoich obowiązków członkowie Komitetu Nadzoru nie zwracają się do żadnego rządu i żadnej instytucji, organu, urzędu lub agencji o instrukcje ani nie przyjmują od nich żadnych instrukcji.

2. Zgodnie z decyzją o ich mianowaniu nie mogą oni zajmować się żadną sprawą, w której mają pośrednio lub bezpośrednio osobiste interesy, które mogą wpłynąć na ich bezstronność, w szczególności interesy rodzinne lub finansowe.

Są oni zobowiązani do zachowania ścisłej poufności przedłożonych im dokumentów oraz prac nad nimi.

3. Członkowie informują Komitet Nadzoru o wszelkich okolicznościach, które mogłyby zagrozić zasadom regulującym jego działalność, o których mowa w ust. 1 i 2. Komitet podejmuje odpowiednie działania.

Artykuł  5

Przewodniczący

1. Komitet Nadzoru większością głosów swoich członków wybiera spośród swoich członków przewodniczącego.

2. Przewodniczący jest wybierany na roczną kadencję, która może zostać przedłużona. Wybory odbywają się na ostatnim posiedzeniu, któremu przewodniczy odchodzący przewodniczący.

3. Jeżeli przewodniczący z dowolnych powodów nie może sprawować swojej funkcji przez dłuższy okres czasu, informuje o tym członków Komitetu. W takim przypadku wybierany jest nowy przewodniczący zgodnie z procedurą określoną w ust. 1.

4. Przewodniczący reprezentuje Komitet Nadzoru i przewodniczy posiedzeniom Komitetu. Zapewnia on właściwe stosowanie procedur Komitetu. Przewodniczący zwołuje posiedzenia Komitetu i ustala miejsce, datę i godzinę posiedzenia. Przewodniczący opracowuje projekt porządku posiedzenia i czuwa nad realizacją decyzji Komitetu.

5. Jeżeli przewodniczący nie może chwilowo wykonywać swoich obowiązków, może poprosić członka Komitetu o zastąpienie go.

6. Jeśli przewodniczący jest nieobecny, a nie skorzystano z procedury, o której mowa w ust. 5, funkcję przewodniczącego sprawuje najstarszy członek Komitetu.

7. Przewodniczący ma pełne uprawnienia do wysyłania pism i odpowiadania na pisma w sprawach dotyczących działalności Komitetu Nadzoru. Przewodniczący informuje członków Komitetu o pismach, które otrzymał lub na które odpowiedział.

8. Przewodniczący informuje Komitet Nadzoru o pracy wykonanej przez Sekretariat i jego kierownika, w celu okresowej kontroli jego właściwego funkcjonowania.

Artykuł  6

Posiedzenia

1. Komitet Nadzoru wykonuje swoje uprawnienia na posiedzeniach. Posiedzenia odbywają się co najmniej dziesięć razy do roku. Do osiągnięcia kworum konieczna jest obecność większości członków Komitetu. Komitet zbiera się z inicjatywy przewodniczącego lub na wniosek większości swoich członków.

2. Poza sytuacjami, które przewodniczący uzna za nagłe, zawiadomienia o posiedzeniach wysyłane są na tyle wcześnie, aby członkowie Komitetu otrzymali je najpóźniej na tydzień przed terminem planowanego posiedzenia. Zawiadomienie zawiera projekt porządku posiedzenia oraz dokumenty potrzebne w czasie posiedzenia, chyba że charakter tych dokumentów nie pozwala na ich załączenie. Ostateczny porządek obrad jest przyjmowany na początku każdego posiedzenia.

3. Każdy członek Komitetu może zwrócić się do przewodniczącego o umieszczenie w projekcie porządku punktów lub szczególnych kwestii lub włączenie do porządku takich punktów.

4. Przewodniczący może zwołać posiedzenie Komitetu Nadzoru lub włączyć punkty do porządku obrad na wniosek Dyrektora Generalnego OLAF-u. Propozycje Dyrektora Generalnego są poparte stosownymi dokumentami.

5. Komitet Nadzoru może zaprosić Dyrektora Generalnego OLAF-u do udziału w posiedzeniach lub działaniach związanych z pracami Komitetu. Inni pracownicy OLAF-u mogą zostać zaproszeni do udziału w posiedzeniu Komitetu, jeśli zaistnieje taka konieczność. Zaproszenie przekazuje się za pośrednictwem Dyrektora Generalnego OLAF-u.

Dyrektor Generalny OLAF-u zostaje poinformowany o punktach porządku obrad wymagających udziału osób, o których mowa w akapicie pierwszym.

6. Każdy przedstawiciel instytucji, organów, urzędów i agencji Unii Europejskiej, państw członkowskich lub państw stowarzyszonych może zostać zaproszony do udziału w pracach Komitetu Nadzoru związanych z konkretnym punktem porządku obrad.

Artykuł  7

Metody pracy

1. Posiedzenia Komitetu Nadzoru odbywają się za zamkniętymi drzwiami. Działania Komitetu i wewnętrzne dokumenty, na których opiera się jego działalność, są tajne, chyba że Komitet postanowi inaczej.

Wobec dokumentów i informacji przekazanych przez Dyrektora Generalnego OLAF-u mają zastosowanie przepisy art. 339 Traktatu o funkcjonowaniu Unii Europejskiej, dotyczące ochrony i poufności danych, oraz art. 8 rozporządzenia (WE) nr 1073/1999.

2. Komitet Nadzoru ustanawia maksymalnie trzy języki robocze. Dokumenty i projekty opinii, sprawozdania oraz decyzje sporządzanie są w językach roboczych przyjętych przez Komitet. W szczególnych przypadkach członek Komitetu może zażądać, aby dowolny dokument został przetłumaczony na jego język ojczysty.

3. Opinie, sprawozdania i decyzje przyjmowane są na posiedzeniach Komitetu Nadzoru w sesji plenarnej.

4. W drodze wyjątku od tej zasady niektóre decyzje mogą zostać podjęte w ramach procedury pisemnej, jeśli Komitet Nadzoru zatwierdził skorzystanie z tej procedury podczas wcześniejszego posiedzenia.

W nagłych przypadkach przewodniczący może skonsultować się z Komitetem w formie pisemnej.

W obu przypadkach przewodniczący przekazuje projekt decyzji członkom Komitetu. Jeśli członkowie nie zgłoszą zastrzeżeń wobec projektu decyzji w terminie określonym przez przewodniczącego, czyli w ciągu pięciu dni roboczych od daty otrzymania projektu, projekt uznaje się za przyjęty. Jeśli w ciągu pięciu dni roboczych od daty otrzymania projektu decyzji członek Komitetu zażąda, aby projekt został przedyskutowany na posiedzeniu, procedura pisemna zostaje zawieszona.

Artykuł  8

Sprawozdawcy

1. W celu przygotowania dyskusji lub swoich działań Komitet Nadzoru na wniosek przewodniczącego może mianować spośród swoich członków jednego lub kilku sprawozdawców.

2. Jeśli sprawa jest pilna, przewodniczący może z własnej inicjatywy mianować sprawozdawcę. W takim wypadku niezwłocznie powiadamia o tym członków Komitetu.

3. Sprawozdawca po zbadaniu powierzonej mu sprawy przedstawia wstępne sprawozdanie Komitetowi Nadzoru. W razie potrzeby pomaga mu Sekretariat Komitetu.

Artykuł  9

Procedura głosowania

1. Decyzje podejmowane są większością głosów członków Komitetu Nadzoru, na wniosek przewodniczącego.

2. Na wniosek członka Komitetu może zostać przeprowadzone głosowanie tajne.

Artykuł  10

Protokoły

1. Z każdego posiedzenia Komitetu Nadzoru sporządzany jest protokół. Protokoły są sporządzane w językach roboczych Komitetu i zawierają decyzje przyjęte w ramach każdego punktu porządku obrad.

2. Wstępny protokół sporządzany jest przez Sekretariat pod nadzorem przewodniczącego i jest przekazywany członkom Komitetu Nadzoru w celu zatwierdzenia na następnym posiedzeniu.

3. Każdy członek Komitetu może zaproponować zmiany do protokołu podczas jego zatwierdzania. Członkowie mogą również zażądać dodania do protokołu pisemnych oświadczeń lub dokumentów uznanych za przydatne.

4. Po przyjęciu protokołu przewodniczący oraz osoba odpowiedzialna za Sekretariat podpisuje protokół, który zostaje następnie zarchiwizowany w aktach Sekretariatu Komitetu. Protokół może zostać opublikowany, o ile tak postanowi Komitet.

Artykuł  11

Sekretariat

1. Zgodnie z art. 11 ust. 6 rozporządzenia (WE) nr 1073/1999 Komitet Nadzoru dysponuje Sekretariatem, który pomaga mu w wypełnianiu jego zadań. Sekretariat, pracujący w całkowitej niezależności pod kierownictwem Komitetu i jego członków, zapewnia właściwe wykonanie prac Komitetu.

2. Komitet Nadzoru informuje Dyrektora Generalnego OLAF-u o potrzebach w zakresie personelu i zasobów Sekretariatu, które zapewniłyby wykonywanie zadań Komitetu oraz gwarantowały ciągłość jego pracy.

3. W każdym przypadku kierownik Sekretariatu informuje Komitet Nadzoru o kandydaturach na członków Sekretariatu. Po otrzymaniu kandydatur Komitet omawia na sesji plenarnej, czy spełniają oni potrzeby w zakresie prac Komitetu, w celu przedstawienia Dyrektorowi Generalnemu OLAF-u propozycji dotyczącej mianowania członków.

4. Kierownik Sekretariatu podlega bezpośrednio przewodniczącemu Komitetu Nadzoru. Koordynuje on pracę Sekretariatu oraz odpowiada za zarządzanie administracyjne i budżetowe Komitetu i jego Sekretariatu.

Komitet Nadzoru mianuje spośród swoich członków osoby, które biorą udział w procedurze rekrutacji kierownika Sekretariatu. Wybrani członkowie Komitetu informują Komitet podczas sesji plenarnej o pracach komisji rekrutacyjnej oraz osiągniętych wynikach.

5. Komitet Nadzoru okresowo ocenia pracę kierownika Sekretariatu i pracowników Sekretariatu.

6. Pracownicy Sekretariatu są zobowiązani traktować posiadane informacje jako poufne. Podlegają temu zobowiązaniu również po zakończeniu pracy. Jeśli Komitet Nadzoru zorientuje się, że pracownik Sekretariatu złamał zobowiązanie do zachowania poufności, Przewodniczący Komitetu informuje o tym Dyrektora Generalnego OLAF-u w celu podjęcia odpowiednich działań.

7. Sekretariat wspiera skuteczne wykonywanie zadań powierzonych Komitetowi Nadzoru, w celu wzmocnienia niezależności OLAF-u, zwłaszcza w odniesieniu do jego funkcji monitorujących. W tym celu wspiera przewodniczącego w przygotowaniu i prowadzeniu posiedzeń. Sekretariat opracowuje wstępny porządek każdego posiedzenia, sporządza wstępne protokoły posiedzeń, dostarcza członkom Komitetu informacje oraz dokumenty związane z każdą dziedziną ich działalności, pomaga, pod nadzorem przewodniczącego, w opracowywaniu tekstów oraz wspiera członków Komitetu, szczególnie tych w funkcji sprawozdawcy. W tym celu, aby wykonać te zadania, członkowie Sekretariatu w stosownych przypadkach biorą udział w posiedzeniach wraz ze sprawozdawcami.

TYTUŁ  III

KORZYSTANIE Z UPRAWNIEŃ

Artykuł  12

Monitorowanie dochodzeń z inicjatywy Komitetu Nadzoru

Przewodniczący Komitetu, w porozumieniu z wyznaczonym sprawozdawcą, przesyła do Sekretariatu pismo z informacją, do jakich dochodzeń żąda się dostępu zgodnie z art. 11 ust. 1 rozporządzenia (WE) nr 1073/1999.

Artykuł  13

Działania podejmowane na podstawie informacji przekazanych przez Dyrektora Generalnego

1. Komitet Nadzoru po zapoznaniu się z planem działań przekazywanym mu corocznie przez Dyrektora Generalnego OLAF-u może wydać opinię zawierającą odpowiednie uwagi w każdej dziedzinie w ramach swoich kompetencji.

Komitet bada również informacje dotyczące działalności OLAFu przekazywane mu regularnie przez Dyrektora Generalnego oraz wydaje opinie na temat tych informacji zgodnie art. 11 ust. 1 akapit drugi rozporządzenia (WE) nr 1073/1999.

2. Zgodnie z art. 11 ust. 7 rozporządzenia (WE) nr 1073/1999 Komitet Nadzoru jest regularnie informowany o dochodzeniach OLAF-u, ich wynikach oraz działaniach podejmowanych w ich następstwie. Komitet może przedstawić odpowiednie uwagi, jednak bez ingerencji w przebieg trwających dochodzeń.

3. Komitet Nadzoru bada powody, ze względu na które nie można było zakończyć dochodzenia trwającego dłużej niż 9 miesięcy, oraz bada oczekiwany czas jego zakończenia.

4. Komitet bada przypadki, gdy instytucja, organ, urząd lub agencja nie podjęły działań wynikających z zaleceń Dyrektora Generalnego. Zajmuje się również sytuacjami, w których praca osób prowadzących dochodzenie została utrudniona, opóźniona lub uniemożliwiona, w celu podjęcia odpowiednich działań.

5. Sprawy wymagające przekazania informacji do organów sądowych państw członkowskich są badane na podstawie informacji przekazanych przez Dyrektora Generalnego OLAF-u oraz zgodnie z rozporządzeniem (WE) nr 1073/1999. Również działania podejmowane w ich następstwie przeprowadzane są na tej podstawie.

W szczególności przed przekazaniem informacji Komitet Nadzoru występuje o dostęp do danych dochodzeń w celu sprawdzenia, czy respektowane są prawa podstawowe i gwarancje proceduralne. Po otrzymaniu przez Sekretariat dostępu do dokumentów w okresie gwarantującym zgodność z tymi funkcjami, sprawozdawcy wyznaczeni do zbadania spraw przygotowują ich prezentację na sesji plenarnej Komitetu. Odpowiedzialni pracownicy OLAF-u mogą zostać zaproszeni na tę sesję, tak aby Komitet otrzymał pełne informacje.

Komitet wyznacza sprawozdawców do zbadania tych dochodzeń oraz, w stosownym przypadku, do wydania opinii.

6. Wspierając Dyrektora Generalnego OLAF-u w wykonywaniu jego obowiązków, Komitet Nadzoru może wydać opinię co do wkładu OLAF-u w opracowywanie i rozwijanie metod zwalczania nadużyć finansowych oraz nielegalnej działalności naruszającej interesy finansowe Unii Europejskiej.

Artykuł  14

Kontrole, analizy i ekspertyzy

1. W ramach swoich kompetencji Komitet Nadzoru może przeprowadzać odpowiednie kontrole, analizy oraz korzystać z wszelkich niezbędnych ekspertyz. Może również zwrócić się o pomoc do urzędników lub innych pracowników OLAF-u czy instytucji, organów, urzędów i agencji Unii Europejskiej, państw członkowskich lub państw stowarzyszonych.

2. Jeśli chodzi o informacje otrzymane zgodnie z art. 22a regulaminu pracowniczego, przewodniczący Komitetu przekazuje je Komitetowi, tak aby otrzymane informacje mogły zostać zbadane. Po przeprowadzeniu tej wstępnej analizy Komitet przesyła w stosownym przypadku informacje do odpowiedniej służby.

Artykuł  15

Sprawozdanie z działalności

1. Zgodnie z art. 11 ust. 8 rozporządzenia (WE) nr 1073/1999 Komitet Nadzoru przyjmuje co najmniej jedno sprawozdanie z działalności w ciągu roku, które przesyła instytucjom. Sprawozdanie obejmuje działania podjęte w ramach wykonywania uprawnień Komitetu oraz zawiera ocenę działań OLAF-u i ocenę realizacji jego rocznego planu.

2. Sprawozdanie przekazywane jest Komitetowi Nadzoru przez jednego lub kilku sprawozdawców.

3. Sprawozdanie może zawierać załącznik z wykazem opinii wydanych przez Komitet.

Może również zawierać wszystkie sprawozdania w sprawie wyników dochodzeń OLAF-u oraz działań podjętych w ich następstwie, które Komitet przedstawił zgodnie z art. 11 ust. 8 rozporządzenia (WE) nr 1073/1999 Parlamentowi Europejskiemu, Radzie, Komisji oraz Trybunałowi Obrachunkowemu.

4. Komitet Nadzoru podejmuje konieczne działania, aby sprawozdanie z jego działalności zostało opublikowane w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej, po przesłaniu go do Parlamentu Europejskiego, Rady oraz Komisji.

Artykuł  16

Postępowanie w sprawie wydania opinii dotyczącej mianowania Dyrektora Generalnego

1. Komitet Nadzoru bada kandydatury na stanowisko Dyrektora Generalnego OLAF-u i uczestniczy w procedurze naboru za pośrednictwem członków wybranych do tego celu na sesji plenarnej. Po omówieniu wyników komisji rekrutacyjnych Komitet wydaje opinię, w której wyjaśnia kryteria wykorzystane do oceny osiągnięć kandydatów i ich kwalifikacji.

Opinia zawiera opinię Komitetu o kandydatach, o której mowa w art. 12 ust. 2 rozporządzenia (WE) nr 1073/1999, i jest przesyłana instytucjom.

2. Jeśli żaden kandydat nie uzyskał pozytywnej opinii, przewodniczący informuje Komisję, że Komitet zagłosował przeciwko przedstawionym kandydaturom.

Artykuł  17

Postępowanie dyscyplinarne przeciwko Dyrektorowi Generalnemu

Komitet Nadzoru, jeśli zasięgnięto jego opinii zgodnie z art. 12 ust. 4 rozporządzenia (WE) nr 1073/1999, wydaje uzasadnioną opinię.

Artykuł  18

Poufność danych osobowych i ich przetwarzanie

1. Komitet Nadzoru zapewnia stosowanie art. 8 rozporządzenia (WE) nr 1073/1999.

2. Działając z własnej inicjatywy lub z inicjatywy Dyrektora Generalnego OLAF-u, Komitet Nadzoru może zadecydować o wydaniu opinii.

Artykuł  19

Budżet

1. Komitet Nadzoru wydaje opinię na temat wstępnego projektu budżetu przedstawionego przez Dyrektora Generalnego OLAF-u, skierowaną do Dyrekcji Generalnej ds. Budżetu Komisji Europejskiej.

2. Sekretariat opracowuje roczny projekt budżetu dla celów operacyjnych Komitetu Nadzoru, który jest przekazywany Dyrektorowi Generalnemu po zatwierdzeniu go przez Komitet.

TYTUŁ  IV

POSTANOWIENIA PRZEJŚCIOWE I KOŃCOWE

Artykuł  20

Przegląd i zmiany regulaminu

Każdy członek Komitetu Nadzoru może zaproponować w dowolnym terminie wniesienie zmian do regulaminu oraz przedstawić je na piśmie przewodniczącemu. Zmiany są poddawane pod głosowanie na pierwszym posiedzeniu po ich zaproponowaniu, zgodnie z procedurą głosowania określoną w art. 10.

Artykuł  21

Wejście w życie regulaminu i jego publikacja

1. Niniejszy regulamin wchodzi w życie następnego dnia po jego przyjęciu przez Komitet Nadzoru. Niniejszy regulamin zastępuje poprzedni regulamin opublikowany w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej w 2006 r.⁽⁴⁾.

2. Po przyjęciu regulaminu Komitet Nadzoru podejmuje niezbędne działania służące opublikowaniu regulaminu w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej.

Sporządzono w Brukseli dnia 29 czerwca 2011 r.

	W imieniu Komitetu Nadzoru OLAF-u
	Diemut THEATO
	Przewodniczący

______

⁽¹⁾ Dz.U. L 136 z 31.5.1999, s. 1.

⁽²⁾ Dz.U. L 136 z 31.5.1999, s. 8.

⁽³⁾ Dz.U. L 136 z 31.5.1999, s. 20.

⁽⁴⁾ Dz.U. L 311 z 19.12.2006, s. 63.