Decyzja 2006/877/WE w sprawie regulaminu finansowego Centrum Technicznego ds. Współpracy w Dziedzinie Rolnictwa i Obszarów Wiejskich (CTA)
Dz.U.UE.L.2006.350.1
Akt obowiązującyDECYZJA NR 3/2006 KOMITETU AMBASADORÓW AKP-WE
z dnia 27 września 2006 r.
w sprawie regulaminu finansowego Centrum Technicznego ds. Współpracy w Dziedzinie Rolnictwa i Obszarów Wiejskich (CTA)
(Dz.U.UE L z dnia 12 grudnia 2006 r.)
KOMITET AMBASADORÓW AKP-WE,
uwzględniając Umowę o partnerstwie między członkami grupy państw Afryki, Karaibów i Pacyfiku, z jednej strony, a Wspólnotą Europejską i jej państwami członkowskimi, z drugiej strony, podpisaną w Kotonu dnia 23 czerwca 2000 r.(1) (zwaną dalej "umową"), w szczególności art. 3 ust. 4 lit. b) i d) jej załącznika III,
uwzględniając Umowę wewnętrzną z dnia 18 września 2000 r. między Przedstawicielami Rządów państw członkowskich, zebranych w Radzie, w sprawie finansowania i zarządzania pomocą wspólnotową na mocy Protokołu finansowego do Umowy o partnerstwie między członkami grupy państw Afryki, Karaibów i Pacyfiku, z jednej strony, a Wspólnotą Europejską i jej państwami członkowskimi, z drugiej strony, podpisaną w Kotonu (Benin) dnia 23 czerwca 2000 r. oraz w sprawie przydzielania pomocy finansowej dla krajów i terytoriów zamorskich, do których stosuje się część czwartą Traktatu ustanawiającego Wspólnotę Europejską(2),
uwzględniając rozporządzenie finansowe z dnia 27 marca 2003 r. mające zastosowanie do 9. Europejskiego Funduszu Rozwoju(3),
uwzględniając wniosek Komisji, sporządzony w porozumieniu z Centrum Technicznym ds. Współpracy w Dziedzinie Rolnictwa i Obszarów Wiejskich,
a także mając na uwadze, co następuje:
(1) Zgodnie z art. 3 ust. 4 lit. b) załącznika III do umowy po jej podpisaniu Komitet Ambasadorów ma obowiązek określenia regulaminu finansowego Centrum Technicznego ds. Współpracy w Dziedzinie Rolnictwa i Obszarów Wiejskich (zwanego dalej "centrum").
(2) Zgodnie z art. 3 ust. 4 lit. d) załącznika III do umowy po jej podpisaniu Komitet Ambasadorów ma obowiązek określenia procedur przyjmowania budżetu centrum,
STANOWI, CO NASTĘPUJE:
ROZDZIAŁ I
ZASADY OGÓLNE
ZASADY OGÓLNE
SEKCJA 1
Zasada jednolitości, rzetelności budżetowej, równowagi i jednostki rozliczeniowej
Zasada jednolitości, rzetelności budżetowej, równowagi i jednostki rozliczeniowej
Budżet jest sporządzany i wykonywany w euro, a rachunki są prowadzone w euro. Jednakże ze względu na wymagania związane z jego zarządzaniem centrum może dokonywać operacji w walutach krajowych państw członkowskich UE i państw AKP.
Szacunki dotyczące wydatków obejmują koszty administracyjne i wydatki operacyjne. Należy je wyraźnie rozgraniczać w budżecie.
Jednakże środki prawidłowo przeznaczone na zobowiązania w ciągu roku budżetowego, lecz niewypłacone do dnia 31 grudnia tego roku budżetowego, przenoszone są automatycznie na następny rok budżetowy. Środki przeniesione na następny rok budżetowy są wyraźnie wskazywane w księgach rachunkowych dotyczących roku bieżącego.
Środki umorzone na koniec roku budżetowego są przesuwane do przydziału obejmującego pięcioletni okres przewidzianego dla centrum w umowie.
Jednak w odniesieniu do wydatków operacyjnych, płatnych kwartalnie z góry i zatwierdzanych w budżecie poprzedniego roku budżetowego, operacje dotyczące zobowiązań mogą być wykonywane w podziale na poszczególne artykuły, pod warunkiem że nie przekraczają jednej czwartej całkowitych środków zatwierdzonych na poprzedni rok budżetowy.
SEKCJA 2
Zasady należytego zarządzania finansami
Zasady należytego zarządzania finansami
Zasada wydajności wymaga, aby wykorzystane środki były wprost proporcjonalne do uzyskanych wyników.
Zasada skuteczności dotyczy osiągnięcia konkretnych ustalonych celów i uzyskania zakładanych wyników.
ROZDZIAŁ II
USTANOWIENIE BUDŻETU
USTANOWIENIE BUDŻETU
W przypadku gdy jest to konieczne, dyrektor przedkłada projekt budżetu uzupełniającego lub korygującego, który jest ustanawiany w takiej samej formie i podlega takim samym procedurom jak budżet, którego szacunki koryguje.
ROZDZIAŁ III
WYKONANIE BUDŻETU
WYKONANIE BUDŻETU
Nie można przeznaczać na zobowiązania ani zatwierdzać żadnych wydatków w kwocie przewyższającej środki zatwierdzone na dany rok budżetowy lub przewyższającej środki przeniesione z poprzedniego roku budżetowego.
W drodze odstępstwa od tej zasady, następujące kwoty są odliczane od dozwolonych kwot:
a) kary nakładane na strony umów;
b) korekty kwot wypłaconych nienależnie, których można dokonać w drodze potrąceń przy okazji następnego rozliczenia dokonywanego w ramach danego rozdziału, artykułu i roku budżetowego, na poczet których została zaliczona nadpłata;
c) wartość pojazdów, sprzętu i instalacji przejmowanych na zasadzie częściowej wymiany przy okazji nabywania nowych artykułów tego samego rodzaju; cena zakupu netto jest wpisywana do ksiąg rachunkowych jako koszt historyczny przy wycenie inwentarza;
d) rabaty odliczane od faktur i rachunków.
Dodatkowo, w drodze odstępstwa od tej zasady, następujące kwoty mogą zostać ponownie wykorzystane w tej samej kategorii (linii), co wydatek pierwotny:
a) zwroty kwot wypłaconych nienależnie;
b) kwoty otrzymanych odszkodowań ubezpieczeniowych;
c) wpływy ze sprzedaży pojazdów, sprzętu i instalacji zbywanych przy okazji ich wymiany;
d) wpływy ze sprzedaży publikacji i filmów;
e) różnice kursowe stwierdzone podczas wykonywania budżetu mogą być przedmiotem kompensacji. Wynik końcowy, dodatni lub ujemny, jest zawierany w sprawozdaniu finansowym.
Przesunięcia między poszczególnymi tytułami podlegają zatwierdzeniu przez zarząd. O przesunięciach między poszczególnymi rozdziałami lub między artykułami w obrębie rozdziału decyduje dyrektor, który odpowiednio informuje o tym zarząd.
Dochody centrum wpłacane są na jedno lub kilka kont otwartych na rzecz centrum.
ROZDZIAŁ IV
KONTROLA FINANSOWA
KONTROLA FINANSOWA
a) wydatek lub dochód jest zgodny z budżetem i przepisami;
b) zastosowano zasadę należytego zarządzania finansami, o której mowa w art. 6.
Kontrole są przeprowadzane zgodnie z zasadami procedur wewnętrznych przedkładanych przez dyrektora zarządowi i zatwierdzanych przez zarząd.
ROZDZIAŁ V
ZARZĄDZANIE BUDŻETEM
ZARZĄDZANIE BUDŻETEM
a) sprawdzenie istnienia praw wierzyciela;
b) określenie i sprawdzenie istnienia wierzytelności i jej wysokości;
c) sprawdzenie warunków wymagalności płatności.
Każda decyzja dotycząca płatności musi zostać zatwierdzona przez właściwego urzędnika zatwierdzającego.
W przypadku zawieszenia płatności dyrektor może zażądać na piśmie i na własną odpowiedzialność, by płatność została dokonana. W takich przypadkach dyrektor informuje na piśmie zarząd na kolejnym jego posiedzeniu.
a) mianowania administratorów kont zaliczkowych;
b) zakresu odpowiedzialności administratorów kont zaliczkowych;
c) maksymalnej kwoty dozwolonych zaliczek;
d) charakteru i maksymalnej kwoty każdej pozycji wydatków, które będą poniesione;
e) warunki i terminy sporządzania dokumentów uzupełniających.
a) prawidłowe dokonywanie płatności, przyjmowanie dochodów i odzyskiwanie wierzytelności;
b) sporządzanie i przedstawianie sprawozdań finansowych, zgodnie z art. 25;
c) prowadzenie księgowości, zgodnie z art. 25;
d) wdrażanie zasad i metod rachunkowości oraz planu księgowego, w oparciu o zasady określone przez księgowego Komisji;
e) definiowanie i zatwierdzanie systemów księgowych oraz, w stosownych przypadkach, systemów określonych przez urzędnika zatwierdzającego i przeznaczonych do dostarczania i uzasadniania informacji księgowych;
f) zarządzanie skarbcem na zasadzie wspólnego porozumienia z dyrektorem.
ROZDZIAŁ VI
KSIĘGOWOŚĆ, SKŁADANIE I SPRAWDZANIE SPRAWOZDAŃ FINANSOWYCH, AUDYT, TRYBUNAŁ OBRACHUNKOWY, EUROPEJSKI URZĄD DS. ZWALCZANIA NADUŻYĆ FINANSOWYCH (OLAF)
KSIĘGOWOŚĆ, SKŁADANIE I SPRAWDZANIE SPRAWOZDAŃ FINANSOWYCH, AUDYT, TRYBUNAŁ OBRACHUNKOWY, EUROPEJSKI URZĄD DS. ZWALCZANIA NADUŻYĆ FINANSOWYCH (OLAF)
Księgi rachunkowe zamykane są z końcem roku budżetowego, by umożliwić sporządzenie sprawozdań finansowych dla centrum.
Bilans uwidacznia aktywa i pasywa centrum na dzień 31 grudnia poprzedniego roku budżetowego.
Rachunek dochodów i wydatków zawiera:
a) tabelę "Dochody" zawierającą:
– szacunki dotyczące dochodów w danym roku kalendarzowym,
– zmiany w szacunkach dotyczących dochodów,
– prawa uzyskane podczas danego roku kalendarzowego,
– kwoty, które nie zostały odzyskane przed końcem danego roku kalendarzowego,
– dodatkowe dochody;
b) tabelę "Wydatki" zawierającą:
– tabelaryczne zestawienie środków przeznaczonych na zobowiązania, środków przeniesionych z roku N oraz środków anulowanych,
– tabelaryczne zestawienie środków przeniesionych z roku N-1 oraz środków anulowanych,
– tabelę dającą ogólny obraz zobowiązań i zezwoleń na rok N,
– tabelę dającą ogólny obraz zobowiązań i zezwoleń dotyczących środków przeniesionych z roku N-1;
c) uwagi dotyczące sprawozdań finansowych zawierające:
– zastosowane zasady rachunkowości,
– szczegółowe noty i obliczenia wyjaśniające pozycje księgowe przedstawione w sprawozdaniach,
– wszelkie wyjaśnienia wymagane dla zapewnienia przejrzystości ksiąg rachunkowych.
Na podstawie tego sprawozdania i sprawozdań finansowych za dany rok budżetowy Komitet Ambasadorów udziela dyrektorowi absolutorium z wykonania budżetu.
Audytorzy są odpowiedzialni za:
a) ocenę stosowności i skuteczności wewnętrznych systemów zarządzania oraz za sposób, w jaki centrum realizuje programy oraz podejmuje kroki powodowane wystąpieniem ryzyka danego rodzaju;
i
b) ocenę stosowności i jakości wewnętrznych systemów kontroli służących operacjom związanym z wykonywaniem budżetu.
Zgodnie z rozporządzeniem finansowym 9. EFR Komisja (w imieniu Wspólnoty), Trybunał Obrachunkowy i Europejski Urząd ds. Zwalczania Nadużyć Finansowych (OLAF) mogą przeprowadzać kontrolę funduszy otrzymanych przez centrum z EFR.
Trybunał Obrachunkowy może sprawdzać, czy dochody zostały uzyskane a wydatki poniesione w sposób zgodny z prawem i prawidłowy oraz czy przestrzegano przepisów umowy i rozporządzenia finansowego 9. EFR.
ROZDZIAŁ VII
ODPOWIEDZIALNOŚĆ URZĘDNIKÓW ZARZĄDZAJĄCYCH, KSIĘGOWYCH I ADMINISTRATORÓW KONT ZALICZKOWYCH
ODPOWIEDZIALNOŚĆ URZĘDNIKÓW ZARZĄDZAJĄCYCH, KSIĘGOWYCH I ADMINISTRATORÓW KONT ZALICZKOWYCH
Każdy urzędnik zatwierdzający, który stwierdza prawo do odzyskania należności, wystawia polecenia uzyskania zwrotu środków, wpisuje zobowiązanie związane z wydatkiem lub podpisuje polecenie zapłaty bez przestrzegania niniejszego regulaminu finansowego, ponosi odpowiedzialność dyscyplinarną i, w stosownych przypadkach, finansową. Te same zasady mają zastosowanie, gdy nie wystawia on dokumentów ustanawiających wierzytelność lub gdy zaniedbuje albo bezzasadnie opóźnia wystawienie takich dokumentów.
Urzędnik zatwierdzający ponosi odpowiedzialność dyscyplinarną i, w stosownych przypadkach, finansową jedynie wówczas, gdy pomyłka była zamierzona lub gdy była wynikiem rażącego zaniedbania z jego strony.
Księgowy jest dyscyplinarnie i finansowo odpowiedzialny za każdą stratę lub uszkodzenie kapitału, aktywów i dokumentów, które zostały mu powierzone, jeżeli ta strata lub uszkodzenie były zamierzone lub były wynikiem rażącego zaniedbania z jego strony.
Na tych samych warunkach księgowy ponosi odpowiedzialność za prawidłowe wykonywanie poleceń, które otrzymuje, w odniesieniu do korzystania z bankowych i pocztowych kont czekowych i zarządzania nimi, a w szczególności:
a) gdy odzyskane należności lub płatności, których dokonuje, nie są zgodne z kwotami widniejącymi na odpowiednich nakazach odzyskania środków lub poleceniach zapłaty;
b) gdy dokonuje płatności na rzecz osób innych niż uprawnieni odbiorcy płatności.
a) gdy nie mogą uzasadnić, na mocy stosownych dokumentów, dokonanych przez siebie płatności;
b) gdy dokonują płatności na rzecz osób innych niż uprawnieni odbiorcy płatności.
Są oni dyscyplinarnie i finansowo odpowiedzialni za każdą stratę lub uszkodzenie kapitału, aktywów i dokumentów, które zostały im powierzone, jeżeli ta strata lub uszkodzenie były zamierzone lub były wynikiem rażącego zaniedbania z ich strony.
Centrum pokrywa związane z tym koszty ubezpieczenia. Określa ono kategorie członków personelu na stanowiskach księgowych i administratorów kont zaliczkowych, a także warunki, na jakich pokrywane są koszty ubezpieczenia ponoszone przez tych urzędników w celu zabezpieczenia się przed ryzykiem stanowiącym nieodłączną część pełnionych przez nich obowiązków.
Saldo dodatnie na tych rachunkach gwarancyjnych jest wypłacane danym osobom po zakończeniu sprawowania przez nie funkcji księgowych lub administratorów kont zaliczkowych i po otrzymaniu przez nie końcowego absolutorium z zarządzania.
Odpowiedzialność finansowa i dyscyplinarna urzędników zatwierdzających, księgowych i administratorów kont zaliczkowych określana jest zgodnie z przepisami regulaminu mającego zastosowanie do personelu centrum.
W związku z wykonywaniem budżetu wszyscy członkowie personelu podlegają zakazowi działania, w przypadkach gdy mógłby wyniknąć konflikt między ich własnymi interesami a interesami centrum. Jeżeli taka sytuacja ma miejsce, dany członek personelu musi powstrzymać się od działania i zwrócić się do swojego przełożonego.
Konflikt interesów istnieje wówczas, gdy członek personelu nie może wykonywać swych funkcji związanych z wykonywaniem budżetu w sposób bezstronny i obiektywny z powodu powiązań rodzinnych lub osobistych, przynależności narodowej lub przekonań politycznych, interesów gospodarczych lub z powodu jakichkolwiek innych powiązań między jego interesami a interesami beneficjenta.
ROZDZIAŁ VIII
PRZEPISY OGÓLNE I KOŃCOWE
PRZEPISY OGÓLNE I KOŃCOWE
Procedura przyznawania zamówień jest zgodna z przepisami ogólnymi dotyczącymi usług, robót budowlanych i dostaw, określonymi w decyzji nr 2/2002 Rady Ministrów AKP-WE z dnia 7 października 2002 r. dotyczącej wykonania artykułów 28, 29 i 30 załącznika IV do umowy z Kotonu(4).
Warunki wykonywania powyższych przepisów ogólnych są określone w regulaminie wewnętrznym zatwierdzonym przez zarząd po otrzymaniu opinii Komisji.
W przypadku braku takich postanowień poświadczenia dokonują audytorzy zewnętrzni centrum.
Państwa AKP, państwa członkowskie i Wspólnota są zobowiązane, w zakresie, który ich dotyczy, do podjęcia środków niezbędnych do wykonania tej decyzji.
Niniejszym uchyla się regulamin finansowy centrum zatwierdzony na mocy decyzji nr 2/91 Komitetu Ambasadorów AKPEWG z dnia 19 kwietnia 1991 r.
Niniejsza decyzja wchodzi w życie z dniem jej przyjęcia.
Sporządzono w Brukseli, dnia 27 września 2006 r.
W imieniu Komitetu Ambasadorów | |
R. MAKONGO | |
Przewodniczący |
______
(1) Dz.U. L 317 z 15.12.00, str. 3. Umowa ostatnio zmieniona umową podpisaną w Luksemburgu dnia 25 czerwca 2005 r. (Dz.U. L 287 z 28.10.2005, str. 4).
(2) Dz.U. L 317 z 15.12.2000, str. 355.
(3) Dz.U. L 83 z 1.4.2003, str. 1.
(4) Dz.U. L 320 z 23.11.2002, str. 1.
© Unia Europejska, http://eur-lex.europa.eu/
Za autentyczne uważa się wyłącznie dokumenty Unii Europejskiej opublikowane w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej.