Rozporządzenie delegowane 2019/715 w sprawie ramowego rozporządzenia finansowego dotyczącego organów utworzonych na podstawie TFUE oraz Traktatu Euratom, o których mowa w art. 70 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE, Euratom) 2018/1046

Dzienniki UE

Dz.U.UE.L.2019.122.1

Akt obowiązujący

Wersja od: 1 stycznia 2019 r.

ROZPORZĄDZENIE DELEGOWANE KOMISJI (UE) 2019/715

z dnia 18 grudnia 2018 r.

w sprawie ramowego rozporządzenia finansowego dotyczącego organów utworzonych na podstawie TFUE oraz Traktatu Euratom, o których mowa w art. 70 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE, Euratom) 2018/1046

KOMISJA EUROPEJSKA,

uwzględniając Traktat o funkcjonowaniu Unii Europejskiej, w związku z Traktatem ustanawiającym Europejską Wspólnotę Energii Atomowej,

uwzględniając rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE, Euratom) 2018/1046 z dnia 18 lipca 2018 r. w sprawie zasad finansowych mających zastosowanie do budżetu ogólnego Unii, zmieniające rozporządzenia (UE) nr 1296/2013, (UE) nr 1301/2013, (UE) nr 1303/2013, (UE) nr 1304/2013, (UE) nr 1309/2013, (UE) nr 1316/2013, (UE) nr 223/2014, (UE) nr 283/2014 oraz decyzję nr 541/2014/UE, a także uchylające rozporządzenie (UE, Euratom) nr 966/2012 ¹ , w szczególności jego art. 70,

a także mając na uwadze, co następuje:

(1) Rozporządzenie delegowane Komisji (UE) nr 1271/2013 ²  ustanawia ramowe rozporządzenie finansowe dla organów utworzonych przez Unię na podstawie Traktatu o funkcjonowaniu Unii Europejskiej oraz Traktatu ustanawiającego Europejską Wspólnotę Energii Atomowej, które posiadają osobowość prawną i otrzymują wkład finansowy obciążający budżet Unii ("organy Unii"). Rozporządzenie delegowane (UE) nr 1271/2013 opiera się na rozporządzeniu Parlamentu Europejskiego i Rady (UE, Euratom) nr 966/2012 ³ . Rozporządzenie (UE, Euratom) nr 966/2012 zostało zastąpione rozporządzeniem (UE, Euratom) 2018/1046.

(2) Konieczne jest uchylenie rozporządzenia (UE) nr 1271/2013 i zastąpienie go niniejszym rozporządzeniem celem ujednolicenia z rozporządzeniem (UE, Euratom) 2018/1046, umożliwienia dalszego uproszczenia i wyjaśnienia zasad, z uwzględnieniem doświadczeń zgromadzonych podczas ich stosowania, oraz dalszego usprawnienia struktury zarządzania organami Unii oraz ich rozliczalności.

(3) Bez uszczerbku dla aktu założycielskiego w niniejszym rozporządzeniu należy ustanowić ogólne zasady i podstawowe reguły mające zastosowanie do organów ustanowionych na mocy TFUE oraz Traktatu Euratom, które otrzymują wkład finansowy obciążający budżet Unii. Na podstawie niniejszego rozporządzenia organy Unii powinny przyjąć własne przepisy finansowe, które nie mogą odbiegać od przepisów niniejszego rozporządzenia, z wyjątkiem przypadków, gdy jest to konieczne ze względu na ich szczególne potrzeby i po uzyskaniu wcześniejszej zgody Komisji.

(4) Dla zachowania spójności w pełni samofinansujące się organy Unii, do których niniejsze rozporządzenie nie ma zastosowania, powinny jednak ustanowić w stosownych przypadkach podobne przepisy. Zgodnie ze wspólnym oświadczeniem Parlamentu Europejskiego, Rady i Komisji z dnia 19 lipca 2012 r. w sprawie agencji zdecentralizowanych organy te powinny przedkładać Parlamentowi Europejskiemu, Radzie i Komisji roczne sprawozdanie w sprawie wykonania swojego budżetu i należycie uwzględnić ich stosowne wnioski i zalecenia.

(5) Organy Unii powinny uchwalać i wykonywać swoje budżety zgodnie z zasadą jednolitości, rzetelności, uniwersalności, specyfikacji, jednoroczności, równowagi, jednostki rozliczeniowej, należytego zarządzania finansami i wykonania oraz przejrzystości.

(6) Należy pokreślić równoważący charakter wkładu finansowego Unii. Kwota pozytywnego wyniku budżetowego organu Unii, przekraczająca kwotę wkładu finansowego Unii wypłaconego w trakcie danego roku, powinna zostać zwrócona do budżetu Unii.

(7) W przypadku gdy akt założycielski stanowi, że dochód składa się z opłat i należności stanowiących dodatek do wkładu finansowego Unii oraz że dochód pochodzący z opłat i należności jest przeznaczony na finansowanie konkretnych pozycji wydatków, organy Unii powinny mieć możliwość przeniesienia salda w formie dochodów przeznaczonych na określony cel. Aby dopuścić elastyczność, ujemny wynik związany z dochodem przeznaczonym na określony cel, pochodzącym z opłat i należności, mógłby być równoważony zakumulowaną nadwyżką z lat poprzednich.

(8) W celu pokrycia kosztów świadczenia usług oraz uniknięcia znacznych nadwyżek należy zadbać o to, by opłaty zostały ustanowione na odpowiednim poziomie.

(9) Możliwość przekazania zadań organom Unii oraz przydzielenia im dotacji w sytuacjach wyjątkowych powinna być dopuszczona w akcie założycielskim lub w akcie podstawowym oraz należycie uzasadniona charakterem tych zadań i szczególną wiedzą specjalistyczną, którą dysponuje organ Unii, przy jednoczesnym zapewnieniu należytego zarządzania finansami oraz opłacalności. Takie dodatkowe zadania powinny wchodzić w zakres celów organu Unii i powinny być zgodne z mandatem organu Unii określonym w akcie założycielskim.

(10) Aby zwiększyć przejrzystość, Komisja powinna co do zasady zawierać z organami UE umowy partnerskie obejmujące całość funduszy stanowiących uzupełnienie rocznego wkładu Unii, zwłaszcza gdy te fundusze mają istotny wpływ na działalność organu Unii.

(11) Należy zmienić przepisy dotyczące przeniesień i dochodów przeznaczonych na określony cel, tak aby uwzględnić przepisy rozporządzenia (UE, Euratom) 2018/1046. Jeżeli chodzi o wewnętrzne dochody przeznaczone na określony cel, należy dopuścić finansowanie nowych przedsięwzięć z zakresu nieruchomości w oparciu o dochody z najmu i sprzedaży budynków, jak stanowi rozporządzenie (UE, Euratom) 2018/1046. W tym celu dochody takie należy uznać za wewnętrzne dochody przeznaczone na określony cel, które można przenosić do czasu całkowitego ich wykorzystania.

(12) Aby umożliwić dodatkową elastyczność, organy Unii powinny mieć możliwość realizowania transakcji w walutach innych niż euro na potrzeby zarządzania administracyjnego.

(13) Zgodnie z rozporządzeniem (UE, Euratom) 2018/1046, rozbicie zobowiązań trwających dłużej niż jeden rok budżetowy na kilka rocznych rat powinno być dopuszczone tylko wtedy, gdy przewiduje to akt założycielski lub akt podstawowy, lub w przypadku, gdy zobowiązania dotyczą wydatków administracyjnych.

(14) Mając na uwadze specyfikę organów Unii, przyjmowanie darowizn powinno być objęte wzmocnionym nadzorem. Ponadto organy Unii nie powinny mieć możliwości wykorzystywania sponsoringu korporacyjnego.

(15) Należy wyjaśnić pojęcie "wykonanie". Wykonanie powinno być powiązane z zasadą należytego zarządzania finansami. Należy wyjaśnić zasadę należytego zarządzania finansami. Należy stworzyć związek między wyznaczaniem celów a wskaźnikami wykonania, wynikami a ekonomią, wydajnością a skutecznością w odniesieniu do wykorzystania środków.

(16) W myśl art. 53 rozporządzenia (UE, Euratom) 2018/1046 organ Unii jest zobowiązany brać udział w analizie porównawczej wraz z innymi organami Unii oraz instytucjami Unii.

(17) Konieczne jest ustanowienie zasad dotyczących planów działania w zakresie prowadzenia działań następczych dotyczących wniosków z całościowych ocen okresowych w celu zapewnienia ich skutecznego wdrożenia.

(18) Na potrzeby zapewnienia spójnego programowania organ Unii powinien sporządzić jednolity dokument programowy zawierający roczne i wieloletnie programowanie, preliminarz dochodów i wydatków, planowanie zasobów, informacje o polityce w zakresie nieruchomości, strategię współpracy z państwami trzecimi lub organizacjami międzynarodowymi strategię osiągnięcia przyrostu wydajności i synergii. Organ Unii powinien ponadto opracować strategię zarządzania operacyjnego i systemy kontroli wewnętrznej, w tym strategię przeciwdziałania nadużyciom finansowym. Jednolity dokument programowy powinien uwzględniać wytyczne Komisji.

(19) Dokument programowy powinien zawierać strategię zapobiegania powtarzającym się przypadkom konfliktu interesów, nieprawidłowościom oraz nadużyciom finansowym, zwłaszcza jeżeli niedociągnięcia znalazły odzwierciedlenie w zasadniczych zaleceniach.

(20) Harmonogram jednolitego dokumentu programowego powinien zostać dostosowany do procedury budżetowej, co pozwoli na zagwarantowanie jego skuteczności i spójności wszystkich dokumentów programowych.

(21) W przypadkach, w których organy Unii utrzymują biura oddalone od siedziby głównej, powinny one dostosować swoje systemy kontroli wewnętrznej.

(22) Stosowne wydaje się zapewnienie organom Unii możliwości zawierania umów o gwarantowanym poziomie usług zgodnie z art. 59 rozporządzenia (UE, Euratom) 2018/1046, zwłaszcza między sobą i z instytucjami Unii, co ułatwi realizację przyznanych im środków, o ile jest to zgodne z zasadą należytego zarządzania finansami. Należy zapewnić odpowiednią sprawozdawczość w odniesieniu do tych umów o gwarantowanym poziomie usług.

(23) Konieczne jest jasne określenie struktury audytu wewnętrznego oraz funkcji kontroli wewnętrznej, jak również uproszczenie wymogów w zakresie sprawozdawczości. Audyt wewnętrzny w organie Unii powinien być przeprowadzany przez audytora wewnętrznego Komisji, który powinien przeprowadzać kontrole w przypadkach uzasadnionych istniejącymi zagrożeniami. Konieczne jest określenie zasad dotyczących ustanowienia i funkcjonowania jednostek audytu wewnętrznego.

(24) Należy uprościć obowiązki sprawozdawcze. Organy Unii powinny przedkładać skonsolidowane roczne sprawozdanie z działalności, zawierające wyczerpujące informacje dotyczące osiągnięcia celów i wyników, wdrożenia programu prac, budżetu, planu polityki kadrowej, systemu zarządzania operacyjnego i kontroli wewnętrznej.

(25) Aby zwiększyć opłacalność organów Unii, konieczne jest umożliwienie wzajemnego świadczenia usług lub przekazywania ich innemu organowi Unii lub Komisji. W związku z tym konieczne jest umożliwienie powierzenia księgowemu Komisji wszystkich lub niektórych zadań księgowego organu Unii.

(26) Aby dostosować przepisy dotyczące dochodów przeznaczonych na określony cel do przepisów rozporządzenia (UE, Euratom) 2018/1046, konieczne jest określenie zasad dotyczących zróżnicowania wewnętrznych i zewnętrznych dochodów przeznaczonych na określony cel oraz ich przeniesienia.

(27) Aby dostosować zasady dotyczące postępowania w odniesieniu do odsetek z tytułu wkładu finansowego Unii dla organu Unii do przepisów rozporządzenia (UE, Euratom) 2018/1046, należy zapewnić, by odsetki te nie były należne budżetowi.

(28) W rozporządzeniu (UE, Euratom) 2018/1046 przewidziano możliwość zaciągnięcia zobowiązania prawnego przed zaciągnięciem zobowiązania budżetowego w szczególnych przypadkach. Organy Unii powinny również korzystać z takiej możliwości.

(29) Aby zapewnić spójność, nie należy dopuszczać możliwości ustanawiania szczegółowych przepisów regulujących zamówienia publiczne i dotacje. Stosowanie jednego zestawu przepisów gwarantuje uproszczenie prac organu Unii i pozwala na korzystanie z wytycznych oraz modeli przygotowanych przez Komisję.

(30) Organ Unii powinien mieć możliwość przyznawania dotacji i nagród zgodnie z aktem założycielskim lub w wyniku delegowania Komisji, zgodnie z art. 62 ust. 1 lit. c) pkt (iv) rozporządzenia (UE, Euratom) 2018/1046.

(31) W uzupełnieniu form wkładów Unii, które są już sprawdzone (zwrot faktycznie poniesionych kosztów kwalifikowalnych, koszty jednostkowe, sumy ryczałtowe oraz finansowanie według stawek zryczałtowanych), odpowiednie wydaje się zezwolenie organom Unii na zapewnienie finansowania niepowiązanego z kosztami odnośnych operacji. Ta dodatkowa forma finansowania powinna opierać się na spełnieniu określonych warunków ex ante lub osiągnięciu rezultatów mierzonych przez odniesienie do wcześniej ustalonych celów pośrednich lub za pomocą wskaźników wykonania.

(32) Celem ochrony interesów finansowych Unii do organów Unii zastosowanie powinny mieć przepisy dotyczące jednolitego systemu wczesnego wykrywania i wykluczania, ustanowionego w rozporządzeniu (UE, Euratom) 2018/1046.

(33) Zgodnie z art. 8 ust. 1 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE, Euratom) nr 883/2013 ⁴  organy UE przekazują niezwłocznie Europejskiemu Urzędowi ds. Zwalczania Nadużyć Finansowych wszelkie informacje dotyczące ewentualnych przypadków nadużyć finansowych, korupcji lub jakiejkolwiek innej nielegalnej działalności mającej wpływ na interesy finansowe Unii. Zgodnie z art. 24 ust. 1 rozporządzenia Rady (UE) 2017/1939 ⁵  organy Unii niezwłocznie zgłaszają w Prokuraturze Europejskiej wszelkie czyny zabronione, w odniesieniu do których Prokuratura Europejska mogłaby wykonywać swoje kompetencje w myśl przywołanego rozporządzenia. Aby proces zarządzania organami Unii przebiegał skuteczniej, powinny one także bezzwłocznie zgłaszać Komisji przypadki nadużyć finansowych, nieprawidłowości finansowych i dochodzeń. Komisja i organy Unii powinny wprowadzić procedury, które w należyty sposób chronią dane osobowe i gwarantują poszanowanie zasady wiedzy koniecznej przy każdym przekazywaniu informacji dotyczących domniemanych nadużyć finansowych lub innych nieprawidłowości oraz dotyczących trwających lub zakończonych dochodzeń.

(34) Aby zidentyfikować ryzyko i prawidłowo nim zarządzać w przypadku faktycznego lub domniemanego konfliktu interesów, organy Unii powinny przyjąć zasady dotyczące zapobiegania konfliktowi interesów i zarządzania nim. Zasady te powinny uwzględniać wytyczne opracowane przez Komisję.

(35) W niniejszym rozporządzeniu należy dokładnie określić obszerne prawa dostępu Komisji, Europejskiego Urzędu ds. Zwalczania Nadużyć Finansowych i Trybunału Obrachunkowego.

(36) Przepisy dotyczące polityki w zakresie nieruchomości, w tym przepisy dopuszczające możliwość finansowania przez organy Unii projektów polegających na nabyciu budynku w drodze pożyczki oraz określające warunki takiego finansowania, powinny zostać dostosowane do rozporządzenia (UE, Euratom) 2018/1046 w celu zapewnienia spójnego stosowania przepisów przez wszystkie organy i instytucje Unii.

(37) Mając na uwadze, że uchylono rozporządzenie delegowane Komisji (UE) nr 1268/2012 ⁶ , należy także usunąć wymóg zobowiązujący organ UE do uzyskania uprzedniej zgody Komisji przed przyjęciem własnych przepisów wykonawczych.

(38) Ze względu na fakt, iż Komisja potrzebuje czasu na opracowanie odpowiednich wytycznych we współpracy z organami Unii, a organy Unii potrzebują czasu na dostosowanie się do nowego programowania i sprawozdawczości, konieczne jest opracowanie przepisów przejściowych dotyczących programowania i sprawozdawczości.

(39) Niniejsze rozporządzenie powinno wejść w życie następnego dnia po jego opublikowaniu w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej, w celu terminowego przyjęcia zmienionych rozporządzeń finansowych przez organy Unii, najpóźniej do dnia 1 lipca 2019 r. oraz umożliwienia organom odniesienia korzyści z uproszczenia i dostosowania do rozporządzenia (UE, Euratom) 2018/1046,

PRZYJMUJE NINIEJSZE ROZPORZĄDZENIE:

TYTUŁ  I

PRZEPISY OGÓLNE

Artykuł  1

Przedmiot

Niniejsze rozporządzenie ustanawia istotne zasady finansowe dla organów utworzonych przez Unię na podstawie Traktatu o funkcjonowaniu Unii Europejskiej oraz Traktatu ustanawiającego Europejską Wspólnotę Energii Atomowej oraz które posiadają osobowość prawną i otrzymują wkład finansowy obciążający budżet Unii ("organy Unii").

Na podstawie niniejszego rozporządzenia każdy organ Unii przyjmuje swoje własne przepisy finansowe. Przepisy finansowe organu Unii nie odbiegają od przepisów niniejszego rozporządzenia z wyjątkiem sytuacji, gdy jest to konieczne ze względu na szczególne potrzeby organu i po uzyskaniu wcześniejszej zgody Komisji.

Artykuł  2

Definicje

Do celów niniejszego rozporządzenia stosuje się następujące definicje:

- "akt założycielski" oznacza instrument prawa Unii regulujący główne kwestie związane z utworzeniem i działalnością organu Unii,

- "zarząd" oznacza główny organ wewnętrzny organu Unii, odpowiedzialny za podejmowanie decyzji finansowych oraz budżetowych, niezależnie od nazwy nadanej mu w akcie założycielskim,

- "dyrektor" oznacza osobę odpowiedzialną za wykonanie decyzji zarządu i za budżet organu Unii jako urzędnik zatwierdzający, bez względu na tytuł nadany mu w akcie założycielskim,

- "rada wykonawcza" oznacza wewnętrzny organ organu Unii, który pomaga zarządowi w jego pracach i którego zadania i regulamin wewnętrzny zostały, co do zasady, określone w akcie założycielskim, niezależnie od nazwy nadanej temu organowi w akcie założycielskim.

Art. 2 rozporządzenia (UE, Euratom) 2018/1046 stosuje się odpowiednio.

Artykuł  3

Okresy, daty i terminy

Jeżeli nie przewidziano inaczej, do terminów określonych w niniejszym rozporządzeniu zastosowanie ma rozporządzenie Rady (EWG, Euratom) nr 1182/71 ⁷ .

Artykuł  4

Ochrona danych osobowych

Niniejsze rozporządzenie pozostaje bez uszczerbku dla wymogów ustanowionych w rozporządzeniach Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2018/1725 ⁸  i (UE) 2016/679 ⁹ .

TYTUŁ  II

BUDŻET I ZASADY BUDŻETOWE

Artykuł  5

Poszanowanie dla zasad budżetowych

Budżet organu Unii uchwala się i wykonuje zgodnie z zasadami jedności, rzetelności budżetowej, jednoroczności, równowagi, jednostki rozliczeniowej, uniwersalności, specyfikacji, zasadą należytego zarządzania finansami oraz zasadą przejrzystości, jak określono w niniejszym rozporządzeniu.

ROZDZIAŁ  1

ZASADY JEDNOŚCI I RZETELNOŚCI BUDŻETOWEJ

Artykuł  6

Zakres budżetu organu Unii

1. Budżet organu Unii na każdy rok budżetowy służy do prognozowania i zatwierdzania wszelkich dochodów i wydatków uznanych za niezbędne dla organu Unii. Obejmuje on dochody i wydatki organu Unii, w tym wydatki administracyjne.

2. Budżet organu Unii obejmuje:

a) środki niezróżnicowane;

b) w przypadkach uzasadnionych potrzebami operacyjnymi, także środki zróżnicowane, na które składają się środki na zobowiązania oraz środki na płatności.

3. Na środki zatwierdzone na rok budżetowy składają się:

a) środki obejmujące roczny wkład przyznawany przez Unię;

b) środki pochodzące z dochodów własnych obejmujących wszystkie opłaty i należności, które organ Unii ma prawo pobierać na mocy zadań mu powierzonych, oraz wszelkie inne dochody;

c) środki składające się z wszelkich wkładów finansowych pochodzących z przyjmujących państw członkowskich;

d) środki przyznane po otrzymaniu dochodu przypisanego w ciągu roku budżetowego do określonych pozycji wydatków zgodnie z art. 20 ust. 1;

e) środki przeniesione z poprzednich lat budżetowych.

4. Dochód składający się z opłat i należności przeznacza się na określony cel jedynie w wyjątkowych i należycie uzasadnionych przypadkach, określonych w akcie założycielskim.

5. Środki na zobowiązania pokrywają całkowity koszt zobowiązań prawnych zaciągniętych w roku budżetowym, z zastrzeżeniem art. 75 ust. 2.

6. Środki na płatności pokrywają płatności z tytułu zobowiązań prawnych zaciągniętych w roku budżetowym lub w poprzednich latach budżetowych.

7. Ustępy 3 i 5 niniejszego artykułu nie stanowią przeszkody dla zaciągania zobowiązań globalnych ani też dla zaciągania zobowiązań budżetowych w rocznych ratach, jak przewidziano odpowiednio w art. 74 ust. 1 lit. b) oraz w art. 74 ust. 2.

Artykuł  7

Umowy o przyznanie wkładu, umowy o udzielenie dotacji i partnerstwa finansowe na podstawie umowy ramowej

1. Umowy o przyznanie wkładu i umowy o udzielenie dotacji mogą być zawierane przez Komisję i organ Unii w drodze wyjątku, o ile spełnione są następujące warunki:

a) w akcie założycielskim organu Unii lub w akcie podstawowym wyraźnie przewidziano taką możliwość;

b) zawarcie takiej umowy jest należycie uzasadnione szczególnym charakterem danego działania oraz szczególną wiedzą specjalistyczną, którą dysponuje organ Unii;

c) zadania, jakie mają być zrealizowane przez organ Unii na mocy umowy, spełniają następujące kryteria:

(i) wchodzą w zakres celów organu Unii i są zgodne z mandatem organu Unii określonym w akcie założycielskim;

(ii) zadania nie stanowią części zadań powierzonych organowi Unii w akcie założycielskim i są finansowane z rocznego wkładu przyznanego mu przez Unię.

2. Jeżeli umowy o przyznanie wkładu oraz umowy o udzielenie dotacji, o których mowa w ust. 1, a także umowy o gwarantowanym poziomie usług dotyczą usług oferowanych Komisji przez organ Unii, Komisja może zawrzeć z organem Unii ramową umowę o partnerstwie finansowym zgodnie z art. 130 rozporządzenia (UE, Euratom) 2018/1046.

3. Wybierając organ Unii, Komisja powinna w należyty sposób uwzględnić opłacalność powierzenia przedmiotowych zadań.

4. Jeżeli Komisja w drodze wyjątku zawrze z organem Unii umowę o przyznanie wkładu, do organu Unii zastosowanie mają - w odniesieniu do środków przydzielonych na przedmiotową umowę - przepisy mające zastosowanie do zarządzania pośredniego, określone w tytułach V i VI rozporządzenia (UE, Euratom) 2018/1046, nie mają zaś zastosowania art. 105 i 106 tego rozporządzenia.

5. Zadania, o których mowa w ust. 1, powinny być uwzględnione w jednolitym dokumencie programowym organu Unii, o którym mowa w art. 32, jedynie do celów informacyjnych. Informacje na temat umów, o których mowa w ust. 2, znajdują się w skonsolidowanym rocznym sprawozdaniu z działalności, o którym mowa w art. 48.

6. Przed podpisaniem jakiejkolwiek umowy, o której mowa w ust. 2, urzędnik zatwierdzający informuje zarząd.

Artykuł  8

Przepisy szczególne dotyczące zasad jedności i rzetelności budżetowej

1. Wszystkie dochody i wydatki zapisuje się w odpowiedniej linii budżetowej w budżecie organu Unii.

2. Nie można zaciągać żadnych zobowiązań ani zatwierdzać żadnych wydatków przekraczających poziom środków zatwierdzonych w budżecie organu Unii.

3. Środki mogą zostać zapisane w budżecie organu Unii tylko wówczas, jeżeli są przeznaczone na pozycję wydatków uznaną za niezbędną.

4. Odsetki narosłe od płatności zaliczkowych wypłaconych z budżetu organu Unii nie są należne organowi Unii, chyba że umowy o przyznanie wkładu, o których mowa w art. 7, stanowią inaczej.

ROZDZIAŁ  2

ZASADA JEDNOROCZNOŚCI

Artykuł  9

Definicja

Środki zapisane w budżecie organu Unii są zatwierdzane na okres jednego roku budżetowego, który trwa od dnia 1 stycznia do dnia 31 grudnia.

Artykuł  10

Rachunkowość budżetowa dla dochodów i środków

1. Dochód organu Unii za dany rok budżetowy, zgodnie z art. 6, zapisuje się w księgach rachunkowych na ten rok budżetowy na podstawie kwot pobranych w ciągu tego roku budżetowego.

2. Dochód organu Unii stanowi podstawę równoważnych środków na płatności.

3. Zobowiązania zapisuje się w księgach rachunkowych na dany rok budżetowy na podstawie zobowiązań prawnych zaciągniętych do dnia 31 grudnia tego roku. Globalne zobowiązania budżetowe, o których mowa w art. 74 ust. 1 lit. b), zapisuje się jednak w księgach rachunkowych na dany rok budżetowy na podstawie zobowiązań budżetowych zaciągniętych do dnia 31 grudnia tego roku.

4. Płatności zapisuje się w księgach rachunkowych na dany rok budżetowy na podstawie płatności dokonanych przez księgowego do dnia 31 grudnia tego roku.

5. Jeżeli w akcie założycielskim zapisano, że wyraźnie określone zadania są finansowane oddzielnie, lub jeżeli organ Unii wdraża umowy zawarte zgodnie z art. 7, organ Unii prowadzi specjalne linie budżetowe dotyczące operacji po stronie dochodów i wydatków. Organ Unii wyraźnie identyfikuje każdą grupę zadań w ramach programowania w zakresie zasobów, zawartego w jednolitym dokumencie programowym sporządzonym na podstawie art. 32.

Artykuł  11

Zaciąganie zobowiązań

1. Ze środków zapisanych w budżecie organu Unii można zaciągać zobowiązania ze skutkiem od dnia 1 stycznia, gdy tylko budżet organu Unii zostanie ostatecznie przyjęty.

2. Począwszy od dnia 15 października roku budżetowego, rutynowe wydatki administracyjne mogą być realizowane z góry ze środków przewidzianych na kolejny rok budżetowy, pod warunkiem że wydatki te zostały zatwierdzone w ostatnim należycie przyjętym budżecie organu Unii, oraz jedynie do maksymalnej kwoty wynoszącej jedną czwartą środków, odnośnie do których zarząd podjął decyzję w obrębie odpowiedniej linii budżetowej dla bieżącego roku budżetowego.

Artykuł  12

Anulowanie i przenoszenie środków

1. Środki niewykorzystane na koniec roku budżetowego, na który zostały zapisane, zostają anulowane, chyba że zostają przeniesione zgodnie z ust. 2 i 4.

2. Następujące środki mogą być przenoszone w drodze decyzji podjętej na podstawie ust. 3, jednak wyłącznie na kolejny rok budżetowy:

a) środki na zobowiązania i środki niezróżnicowane, w odniesieniu do których większość etapów przygotowawczych procedury zaciągania zobowiązań została zakończona do dnia 31 grudnia roku budżetowego. Na takie środki można następnie zaciągać zobowiązania do dnia 31 marca kolejnego roku budżetowego, z wyjątkiem środków niezróżnicowanych związanych z przedsięwzięciami z zakresu nieruchomości, na które to środki można zaciągać zobowiązania do dnia 31 grudnia kolejnego roku budżetowego;

b) środki na płatności, które są potrzebne do pokrycia istniejących zobowiązań lub zobowiązań powiązanych z przeniesionymi środkami na zobowiązania, jeżeli środki na płatności przewidziane w odnośnych liniach budżetowych na kolejny rok budżetowy są niewystarczające.

W odniesieniu do akapitu pierwszego lit. b), dany organ Unii najpierw wykorzystuje środki zatwierdzone na bieżący rok budżetowy i do czasu ich wyczerpania nie wykorzystuje środków przeniesionych.

3. Zarząd lub - w przypadkach, gdy dopuszcza to akt założycielski - rada wykonawcza podejmuje do dnia 15 lutego kolejnego roku budżetowego decyzję dotyczącą przeniesień, o których mowa w ust. 2.

4. Środki przenosi się automatycznie w odniesieniu do:

a) środków odpowiadających wewnętrznym dochodom przeznaczonym na określony cel. Takie środki można przenieść wyłącznie na kolejny rok budżetowy, a zobowiązania można z nich zaciągać do dnia 31 grudnia tego roku, przy czym wyjątek stanowią wewnętrzne dochody przeznaczone na określony cel pochodzące z najmu i sprzedaży budynków i gruntów, o których mowa w art. 20 ust. 3 lit. e), które można przenosić do czasu całkowitego wykorzystania;

b) środków odpowiadających zewnętrznym dochodom przeznaczonym na określony cel. Środki takie należy całkowicie wykorzystać do chwili przeprowadzenia wszystkich operacji związanych z programem lub działaniem, na które są one przeznaczone, lub środki te mogą zostać przeniesione i wykorzystane na kolejny program lub kolejne działanie.

5. Nie przenosi się środków przeznaczonych na wydatki na personel. Na użytek niniejszego artykułu wydatki na personel obejmują wynagrodzenia i dodatki dla pracowników organów Unii podlegających przepisom regulaminu pracowniczego.

6. Środki niezróżnicowane, z których zaciągnięto zobowiązania prawne do końca roku budżetowego, wypłaca się do końca kolejnego roku budżetowego.

Artykuł  13

Szczegółowe przepisy dotyczące anulowania i przenoszenia środków

1. Środki na zobowiązania i środki niezróżnicowane, o których mowa w art. 12 ust. 2 akapit pierwszy lit. a), można przenosić tylko wtedy, gdy zobowiązań nie można było zaciągnąć przed dniem 31 grudnia roku budżetowego z przyczyn, których nie można przypisać urzędnikowi zatwierdzającemu, oraz jeśli etapy przygotowawcze są wystarczająco zaawansowane, aby w sposób racjonalny można było oczekiwać, że zobowiązanie zostanie zaciągnięte nie później niż do dnia 31 marca kolejnego roku budżetowego lub, w przypadku przedsięwzięć z zakresu nieruchomości, do dnia 31 grudnia kolejnego roku budżetowego.

2. Środki przeniesione zgodnie z art. 12 ust. 2 lit. a), z których do dnia 31 marca kolejnego roku budżetowego, a w przypadku kwot dotyczących przedsięwzięć z zakresu nieruchomości - do dnia 31 grudnia kolejnego roku, nie zaciągnięto zobowiązań, zostają automatycznie anulowane.

3. Środki przeniesione, które zostały anulowane, są wykazywane w księgach rachunkowych.

Artykuł  14

Umorzenie środków

1. Jeżeli zobowiązania budżetowe są umarzane w którymkolwiek roku budżetowym następującym po roku, w którym zostały one dokonane, w wyniku całkowitego lub częściowego niewykonania działań, na które zostały przeznaczone, środki odpowiadające takim umorzeniom zostają anulowane.

2. Niniejszy artykuł nie jest stosowany do zewnętrznych dochodów przeznaczonych na określony cel, o których mowa w art. 20 ust. 2.

Artykuł  15

Zasady mające zastosowanie w przypadku opóźnionego przyjęcia budżetu organu Unii

1. Jeżeli budżet organu Unii nie zostanie ostatecznie przyjęty na początku roku budżetowego, zastosowanie mają przepisy określone w ust. 2-6.

2. Zobowiązania można zaciągać w poszczególnych rozdziałach do maksymalnej wysokości jednej czwartej całkowitej kwoty środków zatwierdzonych w odnośnym rozdziale budżetu organu Unii na poprzedni rok budżetowy oraz jednej dwunastej dla każdego upływającego miesiąca.

Nie można przekroczyć limitu środków przewidzianych w preliminarzu dochodów i wydatków.

Płatności można dokonywać miesięcznie w poszczególnych rozdziałach do maksymalnej wysokości jednej dwunastej kwoty środków zatwierdzonych w odnośnym rozdziale budżetu organu Unii na poprzedni rok budżetowy. Suma ta nie może jednak przekraczać jednej dwunastej kwoty środków przewidzianych w odpowiednim rozdziale preliminarza dochodów i wydatków.

3. Przez środki zatwierdzone w odpowiednim rozdziale budżetu organu Unii na poprzedni rok budżetowy, o których mowa w ust. 2, rozumie się środki przyjęte w głosowaniu nad budżetem organu Unii, w tym nad budżetami korygującymi, po skorygowaniu o przesunięcia dokonane w tym roku budżetowym.

4. Jeżeli jest to niezbędne dla zapewnienia ciągłości działania organu Unii oraz zaspokojenia potrzeb w zakresie zarządzania, zarząd może, na wniosek dyrektora, zatwierdzić wydatki przekraczające jedną dwunastą kwoty środków tymczasowych, ale - z wyjątkiem należycie uzasadnionych przypadków - nieprzekraczające ogółem czterech dwunastych kwoty środków tymczasowych, zarówno w odniesieniu do zobowiązań, jak i płatności, wykraczające poza środki udostępnione automatycznie zgodnie z ust. 2.

Dodatkowe dwunaste części są zatwierdzane w całości i są niepodzielne.

5. Jeżeli w danym rozdziale zatwierdzenie czterech dwunastych części środków tymczasowych zgodnie z ust. 4 nie wystarcza do pokrycia wydatków niezbędnych do zapobieżenia przerwaniu ciągłości działalności organu Unii w obszarze objętym tym rozdziałem, to w drodze wyjątku zarząd może, na wniosek dyrektora, zatwierdzić przekroczenie kwoty środków zapisanych w odpowiednim rozdziale budżetu organu Unii na poprzedni rok budżetowy. W żadnym wypadku nie przekracza się jednak łącznej kwoty środków dostępnych w budżecie organu Unii na poprzedni rok budżetowy lub w projekcie preliminarza dochodów i wydatków.

ROZDZIAŁ  3

ZASADA RÓWNOWAGI

Artykuł  16

Definicja i zakres

1. Dochody i środki na płatności znajdują się w równowadze.

2. Środki na zobowiązania nie mogą przekraczać kwoty wkładu Unii, powiększonej o dochód własny i wszelkie inne dochody, o których mowa w art. 6.

3. W przypadku organów, na których dochody składają się opłaty i należności stanowiące dodatek do wkładu finansowego Unii, opłaty powinny zostać ustalone na takim poziomie, który pozwala na uniknięcie gromadzenia znacznych nadwyżek. W przypadku powtarzającego się znacznego pozytywnego lub negatywnego wyniku budżetowego w rozumieniu art. 99, poziom opłat i należności należy poddać przeglądowi.

4. Organ Unii nie zaciąga pożyczek w ramach swojego budżetu.

5. Wkład finansowy Unii dla organu Unii stanowi w jego budżecie wkład równoważący i może zostać podzielony na kilka płatności.

6. Organ Unii stosuje rygorystyczne zasady zarządzania środkami pieniężnymi z należytym uwzględnieniem dochodów przeznaczonych na określony cel, tak by jego salda środków pieniężnych były ograniczone do należycie uzasadnionych potrzeb. Wraz z wnioskami o płatności przedkłada szczegółowe i uaktualnione prognozy swojego rzeczywistego zapotrzebowania na środki pieniężne w ciągu roku, w tym informacje na temat dochodów przeznaczonych na określony cel.

Artykuł  17

Saldo roku budżetowego

1. Jeżeli wynik budżetowy w rozumieniu art. 99 jest pozytywny, kwota ta jest zwracana Komisji do wysokości kwoty wkładu wypłaconego w ciągu tego roku. Część wyniku budżetowego przekraczającą kwotę wkładu finansowego Unii wypłaconego podczas roku budżetowego zapisuje się w budżecie organu Unii na następny rok budżetowy jako dochód.

Pierwszy akapit ma również zastosowanie w przypadku, gdy dochód organu Unii składa się z opłat i należności stanowiących dodatek do wkładu finansowego Unii.

Różnica między wkładem zapisanym w budżecie oraz wypłaconym organowi Unii zostaje anulowana.

2. W wyjątkowych przypadkach, jeżeli akt założycielski stanowi, że dochody pochodzące z opłat i należności przeznaczone są na sfinansowanie konkretnych pozycji wydatków, organ Unii może przenieść saldo opłat i należności jako dochody przeznaczone na określony cel z przeznaczeniem na działania związane ze świadczeniem usług, za które należne są te opłaty.

3. Jeżeli wynik budżetowy w rozumieniu art. 99 jest negatywny, jest on zapisywany w budżecie organu Unii na następny rok budżetowy jako środki na płatności lub, w stosownych przypadkach, jako kompensata na poczet pozytywnego wyniku budżetowego organu Unii w następnych latach budżetowych.

Jeżeli opłaty i należności stanowią dochody przeznaczone na określony cel, negatywny wynik związany z tym dochodem przeznaczonym na określony cel może zostać zrównoważony zakumulowaną nadwyżką z lat poprzednich, o ile jest ona dostępna.

4. Dochody lub środki na płatności zapisuje się w budżecie organu Unii podczas procedury budżetowej poprzez zastosowanie procedury listu w sprawie poprawek określonej w art. 42 rozporządzenia (UE, Euratom) 2018/1046 lub, jeżeli wykonanie budżetu organu Unii jest w trakcie realizacji, za pośrednictwem budżetu korygującego.

Organ Unii przedstawia szacunki dotyczące wyniku budżetowego z roku N-1 nie później niż do dnia 31 stycznia roku N. Komisja należycie uwzględnia te informacje, dokonując oceny potrzeb finansowych organu Unii na rok N+1.

ROZDZIAŁ  4

ZASADA JEDNOSTKI ROZLICZENIOWEJ

Artykuł  18

Stosowanie euro

1. Budżet jest opracowywany i wykonywany w euro, i rozliczenia przedstawiane są w euro. Na potrzeby przepływów pieniężnych, o których mowa w art. 49, do przeprowadzania operacji w innych walutach upoważnieni są księgowy i, w przypadku rachunków zaliczkowych, administratorzy rachunków zaliczkowych, oraz - na użytek zarządzania administracyjnego organu Unii - właściwy urzędnik zatwierdzający.

2. Nie naruszając przepisów szczegółowych określonych w zasadach sektorowych lub w konkretnych umowach, umowach o udzielenie dotacji, umowach o przyznanie wkładu i umowach w sprawie finansowania, przeliczenia dokonuje właściwy urzędnik zatwierdzający według dziennego kursu wymiany euro, publikowanego w serii C Dziennika Urzędowego Unii Europejskiej w dniu, w którym departament zatwierdzający wystawił zlecenie płatnicze lub nakaz odzyskania środków.

W przypadku gdy taki dzienny kurs nie został opublikowany, właściwy urzędnik zatwierdzający stosuje kurs, o którym mowa w ust. 3.

3. Do celów związanych z prowadzeniem kont, o których mowa w art. 82, 83 i 84 rozporządzenia (UE, Euratom) 2018/1046, dokonywanie przeliczeń między euro a inną walutą odbywa się według miesięcznego księgowego kursu wymiany euro. Taki kurs księgowy ustalany jest przez księgowego Komisji przy wykorzystaniu wszelkich źródeł informacji, jakie uznaje się za wiarygodne, na podstawie kursu wymiany obowiązującego w przedostatnim dniu roboczym miesiąca poprzedzającego miesiąc, dla którego ustala się kurs.

4. Przeliczeń walutowych dokonuje się w taki sposób, aby uniknąć wywierania znaczącego wpływu na poziom współfinansowania przez Unię lub szkodliwego wpływu na budżet. W stosownych przypadkach kurs wymiany między euro a innymi walutami może być obliczany z zastosowaniem średniego dziennego kursu wymiany w danym okresie.

ROZDZIAŁ  5

ZASADA UNIWERSALNOŚCI

Artykuł  19

Zakres

Nie naruszając przepisów art. 20, suma dochodów pokrywa sumę środków na płatności. Nie naruszając przepisów art. 24, wszystkie dochody i wydatki zapisuje się w pełnej wysokości, bez wprowadzania jakichkolwiek korekt między nimi.

Artykuł  20

Dochody przeznaczone na określony cel

1. Zewnętrzne dochody przeznaczone na określony cel oraz wewnętrzne dochody przeznaczone na określony cel wykorzystuje się na finansowanie szczególnych pozycji wydatków.

2. Zewnętrznymi dochodami przeznaczonymi na określony cel są:

a) wkłady finansowe państw członkowskich oraz państw trzecich, w tym w obu przypadkach ich agencji publicznych, podmiotów lub osób fizycznych na pewne działania organu Unii w stopniu, w jakim przewidziane jest to w umowie zawartej między organem Unii a państwami członkowskimi, państwami trzecimi lub przedmiotowymi agencjami publicznymi, podmiotami lub osobami fizycznymi;

b) wkłady finansowe pochodzące z organizacji międzynarodowych;

c) dochody, które są przeznaczone na określony cel, takie jak przychody z fundacji, dotacje, darowizny i zapisy;

d) wkłady finansowe na działania organów Unii, pochodzące od państw trzecich lub od organów nieunijnych, nieujęte w lit. a);

e) dochody pochodzące z umów, o których mowa w art. 7;

f) wewnętrzne dochody przeznaczone na określony cel, o których mowa w ust. 3, w zakresie, w jakim uzupełniają one inne dochody, o których mowa w lit. a)-c) niniejszego ustępu;

g) dochody z opłat i należności, o których mowa w art. 6 ust. 3.

3. Wewnętrznymi dochodami przeznaczonymi na określony cel są:

a) dochody od osób trzecich z tytułu dostarczonych towarów, świadczonych usług lub prac wykonanych na ich zlecenie, z wyjątkiem opłat i należności określonych w art. 6 ust. 3 lit. b);

b) dochody pochodzące ze zwrotów nienależnie wypłaconych kwot, zgodnie z art. 62;

c) wpływy z tytułu dostarczenia towarów, świadczenia usług i wykonania robót budowlanych na rzecz instytucji lub innych organów Unii;

d) rozliczenia roszczeń ubezpieczeniowych;

e) dochody z najmu i sprzedaży budynków i gruntu;

f) dochody wynikające z późniejszych zwrotów podatku zgodnie z art. 27 ust. 3 lit. b) rozporządzenia (UE, Euratom) 2018/1046.

4. Dochody przeznaczone na określony cel są przenoszone i przesuwane zgodnie z przepisami art. 12 ust. 4 lit. a) i b) oraz art. 27.

5. Nie naruszając przepisów ust. 2 lit. f), w odpowiednim akcie założycielskim można również przypisać przewidziane w nim dochody do określonych pozycji wydatków. Takie dochody stanowią wewnętrzne dochody przeznaczone na określony cel, chyba że akt założycielski stanowi inaczej.

6. Wszystkie pozycje dochodów w rozumieniu ust. 2 lit. a)-c) oraz ust. 3 lit. a)-c) pokrywają wszystkie bezpośrednie i pośrednie wydatki poniesione w związku z daną działalnością lub celem.

7. Budżet organu Unii zawiera linie uwzględniające zewnętrzne dochody przeznaczone na określony cel i wewnętrzne dochody przeznaczone na określony cel oraz, wszędzie gdzie to możliwe, wskazuje ich kwotę.

Dochody przeznaczone na określony cel mogą zostać uwzględnione w preliminarzu wydatków i dochodów tylko w takiej wysokości, jaka jest pewna w dniu przyjmowania preliminarza.

Artykuł  21

Struktura służąca uwzględnieniu dochodów przeznaczonych na określony cel oraz zapewnianie odpowiadających im środków

1. Struktura mająca na celu uwzględnienie w budżecie organu Unii dochodów przeznaczonych na określony cel obejmuje:

a) w zestawieniu dochodów - linię budżetową, w której mają być ujmowane dochody;

b) w zestawieniu wydatków - uwagi do budżetu, w tym również uwagi ogólne, wskazujące, w których liniach budżetowych można zapisać środki odpowiadające udostępnionym dochodom przeznaczonym na określony cel.

W przypadku, o którym mowa w akapicie pierwszym lit. a), stosuje się zapis symboliczny "pro memoria", a w uwagach podaje się do wiadomości informację o szacowanych dochodach.

2. Środki odpowiadające dochodom przeznaczonym na określony cel udostępnia się automatycznie, zarówno jako środki na zobowiązania, jak i środki na płatności, jeżeli organ Unii otrzymał dochody.

3. Na zasadzie wyjątku od ust. 2 w sytuacji, w której dochód przeznaczony na określony cel pochodzi z wdrożenia umowy o przyznanie wkładu zawartej na podstawie art. 7, łączna kwota środków na zobowiązania może zostać udostępniona po wejściu w życie przedmiotowej umowy, pod warunkiem że akt podstawowy w odniesieniu do funduszy przekazanych organowi Unii przewiduje możliwość skorzystania z rocznych rat.

Artykuł  22

Darowizny

1. Dyrektor może przyjąć każdą darowiznę na rzecz organu Unii, taką jak dochody z fundacji, subwencje, dary i zapisy na cele dobroczynne.

2. Przyjęcie darowizny o wartości nie mniejszej niż 50 000 EUR, które pociąga za sobą obciążenia finansowe lub inny rodzaj zobowiązania, w tym koszty następcze, przekraczające 10 % wartości darowizny, wymaga wcześniejszego uzyskania zgody zarządu lub - jeżeli taka możliwość przewidziana jest w akcie założycielskim - rady wykonawczej. Zarząd lub rada wykonawcza, odpowiednio, podejmuje decyzję w ciągu dwóch miesięcy od dnia, w którym przekazano wniosek o wydanie zgody. Jeżeli zarząd lub - o ile taka możliwość przewidziana jest w akcie założycielskim - rada wykonawcza nie podejmie decyzji podczas tego okresu, darowiznę uznaje się za przyjętą.

3. Na wniosek zarządu lub - w przypadkach, gdy dopuszcza to akt założycielski - rady wykonawczej dyrektor analizuje, szacuje i w należyty sposób wyjaśnia obciążenia finansowe, w tym koszty następcze, a także wszelkie inne zobowiązania, o których mowa w ust. 1, z którymi wiąże się przyjęcie darowizny.

Artykuł  23

Sponsoring korporacyjny

Art. 26 rozporządzenia (UE, Euratom) 2018/1046 nie stosuje się do organów Unii.

Artykuł  24

Zasady dotyczące odliczeń oraz korekt z tytułu różnic kursowych

Art. 27 rozporządzenia (UE, Euratom) 2018/1046 stosuje się odpowiednio.

ROZDZIAŁ  6

ZASADA SPECYFIKACJI

Artykuł  25

Przepisy ogólne

1. Środki przeznaczane są na określone cele według tytułów i rozdziałów. Rozdziały dzielą się następnie na artykuły i linie.

2. W budżecie organu Unii środki mogą być przekazywane jedynie do tych linii, w odniesieniu do których budżet organu Unii dysponuje zatwierdzonymi środkami lub które są oznaczone zapisem symbolicznym "pro memoria".

3. Limity, o których mowa w art. 26, są obliczane w momencie złożenia wniosku o przesunięcie, z odniesieniem do środków zapewnionych w budżecie organu Unii, z uwzględnieniem budżetów korygujących.

4. Kwota, która ma być uwzględniona do celów obliczenia limitów, o których mowa w art. 26, jest sumą przesunięć, jakie mają być dokonane w linii, z której dokonywane są przesunięcia, po skorygowaniu o wcześniej dokonane przesunięcia.

Artykuł  26

Przesunięcia

1. Dyrektor może dokonywać przesunięć środków:

a) z jednego tytułu do innego, do maksymalnej wysokości 10 % środków przypadających na rok budżetowy, które wykazane są w linii budżetowej, z której dokonywane jest przesunięcie;

b) między rozdziałami oraz w obrębie poszczególnych rozdziałów - bez ograniczeń.

2. Powyżej limitu, o którym mowa w ust. 1, dyrektor może zaproponować zarządowi lub - jeżeli taka możliwość przewidziana jest w akcie założycielskim - radzie wykonawczej, przesunięcie środków między tytułami. Zarząd lub - jeżeli taka możliwość przewidziana jest w akcie założycielskim - rada wykonawcza ma dwa tygodnie na wyrażenie sprzeciwu wobec proponowanych przesunięć. Po tym terminie proponowane przesunięcia uznaje się za przyjęte.

3. Propozycjom dotyczącym przesunięć oraz przesunięciom dokonywanym na podstawie ust. 1 i 2 towarzyszą odpowiednie i szczegółowe dokumenty uzupełniające, wykazujące wykorzystanie środków i preliminarz zapotrzebowania na środki do końca roku budżetowego, zarówno w odniesieniu do pozycji, do których środki mają zostać przesunięte, jak i tych, z których środki są przesuwane.

4. Urzędnik zatwierdzający w jak najkrótszym terminie informuje zarząd o wszystkich dokonanych przesunięciach. Urzędnik zatwierdzający informuje Parlament Europejski oraz Radę o wszystkich przesunięciach dokonanych na mocy ust. 2.

Artykuł  27

Zasady szczególne dotyczące przesunięć

Środki odpowiadające dochodom przeznaczonym na określony cel można przesuwać tylko pod warunkiem wykorzystania tych dochodów na cel, na który zostały przeznaczone.

ROZDZIAŁ  7

ZASADA NALEŻYTEGO ZARZĄDZANIA FINANSAMI ORAZ WYKONANIE

Artykuł  28

Wykonanie oraz zasady oszczędności, efektywności i skuteczności

1. Środki wykorzystuje się zgodnie z zasadą należytego zarządzania finansami, w związku z czym wykonuje się je zgodnie z następującymi zasadami:

a) zgodnie z zasadą oszczędności, która wymaga, aby zasoby wykorzystywane przez organ Unii w celu wykonywania jego działalności były udostępniane w odpowiednim czasie, we właściwej ilości i jakości oraz po najlepszej cenie;

b) zgodnie z zasadą efektywności, która dotyczy najlepszej relacji między zastosowanymi zasobami, podjętymi działaniami i osiągnięciem celów;

c) zgodnie z zasadą skuteczności, która dotyczy zakresu, w jakim realizowane cele zostają osiągnięte dzięki podejmowanym działaniom.

2. Zgodnie z zasadą należytego zarządzania finansami wykorzystanie środków skupia się na wykonaniu, w związku z czym:

a) cele programów i działań są ustalane ex ante;

b) postępy w osiąganiu celów monitoruje się przy pomocy wskaźników wykonania;

c) postępy w osiąganiu tych celów, a także trudności w tym zakresie, są zgłaszane Parlamentowi Europejskiemu i Radzie zgodnie z art. 32 ust. 5 akapit pierwszy lit. d) oraz z art. 48 ust. 1 akapit pierwszy lit. b).

3. W stosownych przypadkach definiuje się skonkretyzowane, mierzalne, osiągalne, odpowiednie i terminowe cele, o których mowa w ust. 1 i 2, oraz odpowiednie, przyjęte, wiarygodne, proste i solidne wskaźniki. Wskaźniki wykorzystywane do monitorowania osiąganych celów obejmują wszystkie sektory. Dyrektor co roku przekazuje zarządowi odpowiednie informacje. Są one uwzględnianie w jednolitym dokumencie programowym, o którym mowa w art. 32.

4. Organ Unii przeprowadza analizę porównawczą, o której mowa w art. 38 niniejszego rozporządzenia.

Analiza porównawcza obejmuje:

a) przeprowadzenie analizy skuteczności służb horyzontalnych organu Unii;

b) ocenę kosztów i korzyści wzajemnego świadczenia usług lub też całkowitego przekazania ich do innego organu Unii lub do Komisji.

Podczas przeprowadzania analizy porównawczej, o której mowa w akapicie pierwszym i drugim, organ Unii dokonuje niezbędnych uzgodnień w celu uniknięcia konfliktu interesów.

Artykuł  29

Ocena

1. Programy i działania, które wiążą się ze znaczącymi wydatkami, są objęte ocenami ex ante oraz ocenami retrospektywnymi ("oceny"), które są proporcjonalne do celów i wydatków.

2. Oceny ex ante wykorzystywane przy przygotowaniu programów i działań opierają się na dowodach, o ile są one dostępne, dotyczących wykonania programów lub działań, których dotyczą; w ocenach tych wskazuje się i analizuje właściwe kwestie, wartość dodaną zaangażowania Unii, cele, spodziewane skutki różnych wariantów oraz zasady monitorowania i oceny.

3. W ocenie retrospektywnej ocenia się wykonanie programu lub działania, w tym również takie aspekty, jak skuteczność, efektywność, spójność, znaczenie oraz unijna wartość dodana. Oceny retrospektywne opierają się na informacjach pozyskanych w ramach działań monitoringowych i wskaźnikach ustalonych dla danego działania. Oceny te przeprowadzane są okresowo i w odpowiednim czasie, aby możliwe było uwzględnienie ustaleń w ocenach ex ante lub ocenach skutków, które wykorzystuje się przy przygotowaniu związanych z nimi programów i działań.

4. Dyrektor przygotowuje plan działania w celu uwzględnienia wniosków z ocen, o których mowa w ust. 3, i składa Komisji sprawozdanie z postępów w skonsolidowanym rocznym sprawozdaniu z działalności, o którym mowa w art. 48. Ponadto składa on regularne sprawozdania zarządowi.

5. Zarząd kontroluje wykonanie planu działania, o którym mowa w ust. 4.

Artykuł  30

Wewnętrzna kontrola wykonania budżetu

1. Zgodnie z zasadą należytego zarządzania finansami budżet organu Unii wykonuje się przy zapewnieniu skutecznej i wydajnej kontroli wewnętrznej.

2. Do celów wykonania budżetu organu Unii kontrolę wewnętrzną stosuje się na wszystkich szczeblach zarządzania i planuje tak, aby zapewniła wystarczającą pewność co do osiągnięcia następujących celów:

a) skuteczności, efektywności i oszczędności w odniesieniu do operacji;

b) wiarygodności sprawozdawczości;

c) ochrony aktywów i informacji;

d) zapobiegania nadużyciom finansowym i nieprawidłowościom oraz ich wykrywania, korygowania i prowadzenia działań następczych;

e) odpowiedniego zarządzania ryzykami związanymi ze zgodnością z prawem i prawidłowością operacji leżących u podstaw rozliczeń, z uwzględnieniem wieloletniego charakteru programów, jak również charakteru danych płatności.

3. Skuteczna kontrola wewnętrzna opiera się na najlepszych praktykach międzynarodowych oraz na ramach kontroli wewnętrznej określonych przez Komisję na potrzeby jej własnych służb i obejmuje w szczególności następujące elementy:

a) rozdzielenie obowiązków;

b) odpowiednią strategię w zakresie zarządzania ryzykiem i kontroli, która obejmuje kontrole na szczeblu odbiorców;

c) unikanie konfliktu interesów;

d) odpowiednią ścieżkę audytu oraz integralność danych w systemach danych;

e) procedury monitorowania skuteczności i efektywności;

f) procedury prowadzenia działań następczych w przypadku stwierdzenia uchybień oraz wyjątków w systemie kontroli wewnętrznej;

g) okresową ocenę prawidłowego funkcjonowania systemu kontroli wewnętrznej.

4. Efektywna kontrola wewnętrzna opiera się na następujących elementach:

a) wdrożeniu odpowiedniej strategii w zakresie zarządzania ryzykiem i kontroli skoordynowanej przez odpowiednich uczestników łańcucha kontroli;

b) dostępności rezultatów przeprowadzonych kontroli dla wszystkich odpowiednich uczestników łańcucha kontroli;

c) bazowaniu, w stosownych przypadkach, na opiniach z niezależnych audytów, pod warunkiem że jakość pracy wykonanej w celu sporządzenia tych dokumentów jest wystarczająca i możliwa do zaakceptowania oraz że praca ta została wykonana przy zastosowaniu uzgodnionych norm;

d) terminowym zastosowaniu środków naprawczych, w tym również - w stosownych przypadkach - odstraszających kar;

e) eliminowaniu wielokrotnych kontroli;

f) poprawie relacji kosztów do korzyści w odniesieniu do działań kontrolnych.

5. W przypadkach, w których organ Unii utrzymuje biura oddalone od siedziby głównej, system kontroli wewnętrznej jest zaplanowany tak, aby ograniczać konkretne ryzyko działalności tych zdecentralizowanych biur.

ROZDZIAŁ  8

ZASADA PRZEJRZYSTOŚCI

Artykuł  31

Publikacja sprawozdań finansowych i budżetów

1. Budżet organu Unii uchwala się i wykonuje, a sprawozdania roczne prezentuje zgodnie z zasadą przejrzystości.

2. Streszczenie budżetu organu Unii i budżetów korygujących organu Unii, w ostatecznie przyjętych wersjach, publikowane jest w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej w ciągu trzech miesięcy od dnia ich przyjęcia.

W streszczeniu zamieszcza się zbiorcze liczby dla każdego tytułu budżetu organu Unii, plan zatrudnienia oraz szacowaną liczbę pracowników kontraktowych wyrażoną jako ekwiwalenty pełnego czasu pracy, na które w budżecie zapisano odpowiednie środki, oraz oddelegowanych ekspertów krajowych. Podaje się także odpowiednie informacje za poprzedni rok budżetowy.

3. Budżet organu Unii uwzględniający plan zatrudnienia oraz wszelkie budżety korygujące organu Unii, w ostatecznie przyjętych wersjach, wraz ze wskazaniem liczby pracowników kontraktowych wyrażonej w ekwiwalentach pełnego czasu pracy, na których przewiduje się środki w budżecie, oraz oddelegowanych ekspertów krajowych, jest przekazywany do wiadomości Parlamentu Europejskiego, Rady, Trybunału Obrachunkowego i Komisji oraz publikowany na stronie internetowej danego organu Unii w ciągu czterech tygodni od jego przyjęcia.

4. Organ Unii udostępnia na swojej stronie internetowej, najpóźniej do dnia 30 czerwca roku następującego po roku budżetowym, w którym z tych środków zaciągnięto zobowiązania prawne, informacje o beneficjentach środków pochodzących z jego budżetu, w tym ekspertach, z którymi zawarto umowy na podstawie art. 93 niniejszego rozporządzenia, zgodnie z art. 38 rozporządzenia (UE, Euratom) 2018/1046, zgodnie z jednolitym wzorem. Informacje publikuje się w sposób łatwo dostępny, przejrzysty i wyczerpujący. Informacje te są udostępniane z należytym przestrzeganiem wymogów poufności i bezpieczeństwa, w szczególności w zakresie wymogów ochrony danych osobowych, ustanowionych w rozporządzeniu (UE) 2018/1725.

TYTUŁ  III

UCHWALANIE I STRUKTURA BUDŻETU

ROZDZIAŁ  1

UCHWALANIE BUDŻETU ORGANU UNII

Artykuł  32

Jednolity dokument programowy

1. Zgodnie z art. 40 rozporządzenia (UE, Euratom) 2018/1046 organ Unii do dnia 31 stycznia każdego roku przesyła Komisji, Parlamentowi Europejskiemu i Radzie projekt jednolitego dokumentu programowego zatwierdzonego przez zarząd, zawierającego:

a) wieloletni program prac;

b) roczny program prac;

c) preliminarz dochodów i wydatków;

d) dokument programowy dotyczący zasobów;

e) informacje o polityce w zakresie nieruchomości;

f) strategię współpracy z państwami trzecimi i organizacjami międzynarodowymi;

g) strategię osiągnięcia przyrostu wydajności i synergii;

h) strategię w zakresie zarządzania organizacyjnego i systemów kontroli wewnętrznej, w tym strategię przeciwko nadużyciom finansowym w najnowszej wersji oraz wskazanie środków mających na celu zapobieganie powtarzającym się przypadkom konfliktu interesów, nieprawidłowości i nadużyć finansowych, zwłaszcza jeżeli niedociągnięcia, zgłoszone na podstawie art. 48 lub art. 78 ust. 6, znalazły odzwierciedlenie w zasadniczych zaleceniach.

Strategie, o których mowa w akapicie pierwszym, są poddawane corocznej ocenie i w razie potrzeby aktualizowane. Jednolity dokument programowy sporządza się z uwzględnieniem wytycznych określonych przez Komisję.

2. W wieloletnim programie prac określa się ogólne programowanie strategiczne na lata N+1 - N+3, w tym cele, oczekiwane wyniki oraz wskaźniki wykonania, które pozwalają na monitorowanie osiąganych celów i wyników.

To ogólne programowanie strategiczne wykazuje także orientacyjne zasoby finansowe i ludzkie, jakie uznaje się za niezbędne do osiągnięcia wyznaczonych celów - w rozbiciu na poszczególne działania, a także przedstawia wkład organu Unii w realizację priorytetów politycznych UE.

To programowanie strategiczne będzie w stosownych przypadkach aktualizowane, w szczególności w celu uwzględnienia wyników całościowych ocen, o których mowa w akcie założycielskim.

3. W rocznym programie prac określa się na rok N+1:

a) oczekiwane wyniki, które przyczynią się do osiągnięcia celów określonych w ogólnym programowaniu strategicznym;

b) opis działań, jakie mają zostać sfinansowane, wraz ze wskazaniem wartości zasobów finansowych i ludzkich, podaniem liczby urzędników, pracowników zatrudnionych na czas określony i pracowników kontraktowych określonych w regulaminie pracowniczym oraz oddelegowanych ekspertów krajowych.

W programie tym wskazuje się wyraźnie, które zadania organu Unii zostały dodane, zmienione lub usunięte w porównaniu z rocznym programem prac przyjętym na poprzedni rok budżetowy. Wyniki oceny są przywoływane jako podstawy merytoryczne uzasadniające ewentualne zwiększenie lub zmniejszenie proponowanego budżetu organu Unii w porównaniu z budżetem przyjętym na poprzedni rok budżetowy.

Roczny program prac jest spójny z wieloletnim programem, o którym mowa w ust. 2.

Wszelkie istotne zmiany rocznego programu prac przyjmuje się w drodze tej samej procedury, którą zastosowano w odniesieniu do początkowego programu prac, zgodnie z postanowieniami aktu założycielskiego.

Zarząd może przekazać uprawnienia do dokonywania nieznacznych zmian w rocznym programie prac urzędnikowi zatwierdzającemu organu Unii.

4. Preliminarz dochodów i wydatków organu Unii, wspierany przez ogólne wytyczne stanowiące podstawę tego preliminarza, obejmuje:

a) szacowany dochód, w rozbiciu na tytuły; orientacyjne opłaty i należności, wykazywane, w razie potrzeby, oddzielnie;

b) szacowane wydatki (środki na zobowiązania i środki na płatności), w rozbiciu na tytuły i rozdziały;

c) kwartalne oszacowanie płatności gotówkowych oraz wpływów gotówkowych;

d) plan zatrudnienia określający liczbę stałych i tymczasowych stanowisk, w rozbiciu na grupy zaszeregowania i grupy funkcyjne, zatwierdzony w ramach limitu środków budżetowych wnioskowanych na rok N+1. W przypadku zmiany liczby stanowisk w planie zatrudnienia wnioskowanych na rok N+1 załącza się oświadczenie uzasadniające wniosek o nowe stanowiska;

taka sama informacja jest przekazywana w odniesieniu do liczby pracowników kontraktowych i oddelegowanych ekspertów krajowych, wyrażanej w ekwiwalentach pełnego czasu pracy.

5. Programowanie w zakresie zasobów obejmuje jakościowe i ilościowe informacje dotyczące zasobów ludzkich oraz kwestii budżetowych w celach sprawozdawczości, a w szczególności:

a) szacunek dotyczący wyniku budżetowego z roku N-1, o którym mowa w art. 17;

b) informacje o wkładach rzeczowych dokonanych przez przyjmujące państwo członkowskie na rzecz organu Unii, w odniesieniu do roku N-1;

c) informacje dotyczące liczby urzędników, pracowników zatrudnionych na czas określony i pracowników kontraktowych określonych w regulaminie pracowniczym oraz oddelegowanych ekspertów krajowych, w odniesieniu do lat N-1 i N;

d) informacje dotyczące osiągnięć w zakresie wszystkich wcześniej ustalonych celów dla różnych działań przewidzianych na rok N-1, wykazujące rzeczywiste wykorzystanie zasobów ludzkich i finansowych na koniec roku, z podziałem na działania.

Dokument programowy dotyczący zasobów jest aktualizowany co roku.

6. Informacje na temat polityki w zakresie nieruchomości organu Unii obejmują:

a) w odniesieniu do każdego budynku, w tym budynków biur oddalonych od siedziby głównej - wydatki i powierzchnie, których dotyczą środki z odpowiednich linii budżetu organu Unii;

b) spodziewaną ewolucję ogólnego planowania powierzchni i lokali na najbliższe lata, wraz z opisem już określonych, będących w fazie planowania przedsięwzięć z zakresu nieruchomości;

c) ostateczne warunki i koszty, a także istotne informacje dotyczące realizacji nowych przedsięwzięć z zakresu nieruchomości uprzednio przedłożonych Parlamentowi Europejskiemu i Radzie w ramach procedury ustanowionej w art. 266 rozporządzenia (UE, Euratom) 2018/1046, a nieuwzględnionych w dokumentach roboczych z poprzedniego roku.

7. Komisja przesyła organowi Unii swoją opinię na temat projektu jednolitego dokumentu programowego organowi Unii jak najszybciej, a w żadnym razie nie później niż dnia 1 lipca roku N.

Jeżeli organ Unii nie uwzględni w pełni opinii Komisji, ma on obowiązek przedstawić Komisji odpowiednie wyjaśnienia.

8. Ostateczna wersja jednolitego dokumentu programowego jest przyjmowana przez zarząd.

9. Organ Unii przesyła Komisji, Parlamentowi Europejskiemu i Radzie wszelkie zaktualizowane na późniejszym etapie wersje jednolitego dokumentu programowego, zwłaszcza te zaktualizowane w celu uwzględnienia opinii Komisji oraz wyników corocznej procedury budżetowej.

Artykuł  33

Ustanowienie budżetu

1. Budżet organu Unii jest uchwalany zgodnie z przepisami aktu założycielskiego.

2. W ramach procedury przyjmowania budżetu Komisja przesyła Parlamentowi Europejskiemu i Radzie preliminarz organu Unii i proponuje określoną kwotę wkładu dla organu Unii oraz liczbę pracowników, jaką uznaje za potrzebną organowi Unii.

Komisja dostarcza projekt planu zatrudnienia organów Unii oraz szacunkową liczbę pracowników kontraktowych i oddelegowanych ekspertów krajowych wyrażoną w ekwiwalentach pełnego czasu pracy, w odniesieniu do której wniesiono o środki, niezwłocznie po uchwaleniu projektu budżetu przez Komisję.

3. Parlament Europejski oraz Rada przyjmują plan zatrudnienia organu Unii oraz wszelkie późniejsze zmiany do niego zgodnie z art. 34.

4. Po przyjęciu projektu budżetu przez Komisję zarząd przyjmuje jednolity dokument programowy. Staje się on dokumentem w wersji ostatecznej po ostatecznym przyjęciu budżetu Unii, określającym wysokość wkładu i plan zatrudnienia. W razie potrzeby odpowiednio dostosowuje się budżet organu Unii i jego plan zatrudnienia.

5. W chwili składania wniosku w sprawie powierzenia nowych zadań organowi Unii, Komisja - bez uszczerbku dla procedur legislacyjnych w odniesieniu do zmian aktu założycielskiego - przedkłada Parlamentowi Europejskiemu i Radzie niezbędne informacje w celu oceny wpływu nowych zadań na zasoby organu Unii, aby w stosownych przypadkach dokonać przeglądu poziomu jego finansowania oraz zatrudnienia.

Artykuł  34

Budżety korygujące

Wszelkie zmiany budżetu organu Unii, w tym jego planu zatrudnienia, wykraczające poza zmiany zatwierdzone na podstawie art. 26 ust. 1 i art. 38 ust. 1 tego rozporządzenia, są przedmiotem budżetu korygującego, przyjmowanego w drodze tej samej procedury, co budżet początkowy organu Unii, zgodnie z przepisami aktu założycielskiego oraz art. 32 niniejszego rozporządzenia.

Budżetom korygującym towarzyszą uzasadnienia i informacje dotyczące wykonania budżetu za poprzednie lata budżetowe i bieżący rok budżetowy, dostępne w chwili ich uchwalania.

ROZDZIAŁ  2

STRUKTURA I PREZENTACJA BUDŻETU ORGANU UNII

Artykuł  35

Struktura budżetu organu Unii

Budżet organu Unii składa się z zestawienia dochodów i zestawienia wydatków.

Artykuł  36

Nomenklatura budżetowa

W zakresie, w jakim jest to uzasadnione charakterem działalności organu Unii, zestawienie wydatków należy określić na podstawie nomenklatury zawierającej klasyfikację według celu. Nomenklatura ustalana jest przez organ Unii; w ramach nomenklatury dokonuje się wyraźnego rozróżnienia między przyznanymi środkami na wydatki administracyjne i środkami operacyjnymi.

Nomenklatura budżetowa jest zgodna z zasadami specyfikacji, należytego zarządzania finansami i przejrzystości. Zapewnia jasność i przejrzystość niezbędne w procesie budżetowym, ułatwiając identyfikację najważniejszych celów określonych w odpowiednich podstawach prawnych i umożliwiając wybór priorytetów politycznych oraz efektywną i skuteczną realizację.

Artykuł  37

Prezentacja budżetu organu Unii

W budżecie organu Unii wykazuje się:

a) w zestawieniu dochodów:

(i) szacowane dochody organu Unii na dany rok budżetowy ("rok N");

(ii) szacowane dochody za poprzedni rok budżetowy oraz dochody za rok N-2;

(iii) właściwe uwagi do każdego wiersza dochodu;

b) w zestawieniu wydatków:

(i) środki na zobowiązania i środki na płatności na rok N;

(ii) środki na zobowiązania i środki na płatności za poprzedni rok budżetowy oraz zaciągnięte zobowiązania oraz wydatki zrealizowane w roku N-2, przy czym wydatki wyraża się również jako procent budżetu organu Unii z roku N;

(iii) skrócone zestawienie harmonogramu należnych płatności w kolejnych latach budżetowych na pokrycie zobowiązań budżetowych zaciągniętych w poprzednich latach budżetowych;

(iv) właściwe uwagi dotyczące każdego podziału.

Artykuł  38

Zasady dotyczące planów zatrudnienia w odniesieniu do personelu

1. Plan zatrudnienia, o którym mowa w art. 32 ust. 4, obejmuje - uwzględniając liczbę stanowisk zatwierdzonych na dany rok budżetowy - liczbę stanowisk zatwierdzonych na poprzedni rok, jak również liczbę stanowisk rzeczywiście obsadzonych. Stanowi to bezwzględny limit dla organu Unii. Poza ustalonym limitem nie można zatrudniać dodatkowego personelu.

Z wyjątkiem stopni AD 16, AD 15, AD 14 i AD 13 zarząd może jednak zmienić plan zatrudnienia o maksymalnie 10 % zatwierdzonych stanowisk pod następującymi warunkami:

a) utrzymania na niezmienionym poziomie środków na personel przewidzianych na cały rok budżetowy;

b) nieprzekroczenia limitu łącznej liczby stanowisk zatwierdzonych w planie zatrudnienia;

c) udziału organu Unii w analizie porównawczej z innymi organami Unii, co zainicjowała Komisja, dokonując przeglądu swojego stanu zatrudnienia.

2. Na zasadzie odstępstwa od ust. 1 akapit drugi, skutki zatrudnienia w niepełnym wymiarze godzin zatwierdzonego przez organ powołujący zgodnie z regulaminem pracowniczym mogą być kompensowane zatrudnieniem dodatkowego personelu. W przypadku gdy pracownik wnosi o cofnięcie zgody na pracę w niepełnym wymiarze godzin przed upływem przyznanego terminu, organ Unii bezzwłocznie wprowadza odpowiednie środki, aby zapewnić przestrzeganie limitu określonego w ust. 1 akapit drugi lit. b).

TYTUŁ  IV

WYKONANIE BUDŻETU ORGANU UNII

ROZDZIAŁ  1

PRZEPISY OGÓLNE

Artykuł  39

Wykonywanie budżetu zgodnie z zasadą należytego zarządzania finansami

1. Funkcję urzędnika zatwierdzającego pełni dyrektor. Wykonuje on dochody i wydatki budżetowe zgodnie z przepisami finansowymi organu Unii oraz zasadą należytego zarządzania finansami, na własną odpowiedzialność i w granicach zatwierdzonych środków.

2. Bez uszczerbku dla obowiązków urzędnika zatwierdzającego w zakresie zapobiegania nieprawidłowościom i nadużyciom finansowym oraz ich wykrywania, organ Unii uczestniczy w działaniach Europejskiego Urzędu ds. Zwalczania Nadużyć Finansowych w zakresie zapobiegania nadużyciom finansowym.

Artykuł  40

Informacje dotyczące przekazywania danych osobowych do celów audytu

We wszystkich zaproszeniach publikowanych w związku z procedurami udzielania dotacji, zamówień lub przyznawania nagród przeprowadzanymi w ramach zarządzania bezpośredniego, potencjalnych beneficjentów, kandydatów, oferentów i uczestników informuje się, zgodnie z przepisami rozporządzenia (UE) 2018/1725, że do celów ochrony interesów finansowych Unii ich dane osobowe mogą zostać przekazywane służbom audytu wewnętrznego, Trybunałowi Obrachunkowemu lub Europejskiemu Urzędowi ds. Zwalczania Nadużyć Finansowych, a także między urzędnikami zatwierdzającymi organów Unii oraz Komisją i agencjami wykonawczymi.

Artykuł  41

Delegowanie uprawnień do wykonywania budżetu

1. Dyrektor może delegować swoje uprawnienia do wykonywania budżetu na personel organu Unii objęty regulaminem pracowniczym, zgodnie z warunkami ustanowionymi w przepisach finansowych organu Unii przyjętymi przez zarząd. Osoby upoważnione mogą działać jedynie w granicach wyraźnie przyznanych im kompetencji.

2. Osoba upoważniona może subdelegować swoje kompetencje po uzyskaniu wyraźnej zgody dyrektora.

Artykuł  42

Konflikt interesów

1. Wszystkim podmiotom upoważnionym do działań finansowych w rozumieniu rozdziału 3 niniejszego tytułu oraz wszystkim innym osobom, w tym członkom zarządu, uczestniczącym w wykonywaniu budżetu oraz zarządzaniu budżetem, w tym w działaniach przygotowawczych, a także w audycie lub kontroli budżetu, zakazuje się podejmowania jakichkolwiek działań, które mogą spowodować powstanie konfliktu ich interesów z interesami organu Unii. Podmioty te muszą również podejmować odpowiednie środki, aby zapobiegać powstaniu konfliktu interesów w ramach funkcji wchodzących w zakres ich odpowiedzialności, oraz aby zareagować na sytuacje, które obiektywnie można postrzegać jako konflikt interesów.

W przypadku konfliktu interesów dana osoba przekazuje sprawę właściwemu organowi. Właściwy organ potwierdza na piśmie, czy stwierdzono istnienie konfliktu interesów. W takim przypadku właściwy organ zapewnia, aby dana osoba zaprzestała wszelkich działań w tej sprawie. Właściwy organ podejmuje dalsze stosowne działania.

2. Do celów ust. 1 konflikt interesów istnieje wówczas, gdy bezstronne i obiektywne pełnienie funkcji podmiotu upoważnionego do działań finansowych lub innej osoby, o których mowa w ust. 1, jest zagrożone z uwagi na względy rodzinne, emocjonalne, sympatie polityczne lub przynależność państwową, interes gospodarczy lub jakiekolwiek inne bezpośrednie lub pośrednie interesy osobiste.

3. Właściwym organem, o którym mowa w ust. 1, jest dyrektor. Jeżeli pracownikiem, którego dotyczy konflikt interesów, jest dyrektor, właściwym organem jest zarząd, lub - jeżeli taka możliwość przewidziana jest w akcie założycielskim - rada wykonawcza. W przypadku konfliktu interesów obejmującego członka zarządu właściwym organem jest zarząd, z wyjątkiem członka zarządu, którego dotyczy konflikt interesów.

4. Organ Unii przyjmuje zasady dotyczące zapobiegania konfliktowi interesów i zarządzania nim oraz co roku publikuje na swojej stronie internetowej deklarację interesów członków zarządu.

ROZDZIAŁ  2

Artykuł  43

Metoda wykonywania budżetu organu Unii

1. Budżet organu Unii wykonywany jest przez dyrektora poprzez departamenty mu podlegające.

2. Aby ułatwić wykonywanie swoich środków, organy Unii mogą zawierać umowy o gwarantowanym poziomie usług, jak określono w art. 59 rozporządzenia (UE, Euratom) 2018/1046.

3. Zadania związane ze specjalistyczną wiedzą techniczną oraz zadania administracyjne, przygotowawcze lub pomocnicze niewiążące się ze sprawowaniem władzy publicznej ani z korzystaniem ze swobody decyzyjnej mogą zostać powierzone, na podstawie umowy, podmiotom zewnętrznym sektora prywatnego, jeżeli zostanie to uznane za niezbędne.

ROZDZIAŁ  3

PODMIOTY UPOWAŻNIONE DO DZIAŁAŃ FINANSOWYCH

SEKCJA  1

Zasada rozdzielenia obowiązków

Artykuł  44

Rozdzielenie obowiązków

Obowiązki urzędnika zatwierdzającego i księgowego są rozdzielone i nie mogą być łączone.

Organ Unii zapewnia każdemu podmiotowi upoważnionemu do działań finansowych zasoby niezbędne do wykonywania jego obowiązków oraz statut opisujący szczegółowo jego zadania, prawa i obowiązki.

SEKCJA  2

Urzędnik zatwierdzający

Artykuł  45

Uprawnienia i obowiązki urzędnika zatwierdzającego

1. Urzędnik zatwierdzający jest odpowiedzialny za wykonanie dochodów i wydatków zgodnie z zasadą należytego zarządzania finansami, w tym również poprzez zapewnienie sprawozdawczości dotyczącej wykonania, oraz za zapewnienie przestrzegania wymogów zgodności z prawem i prawidłowości oraz równego traktowania odbiorców środków finansowych UE.

2. Urzędnik zatwierdzający wprowadza strukturę organizacyjną i systemy kontroli wewnętrznej odpowiednie do wykonywanych przez niego obowiązków, zgodnie z minimalnymi normami przyjętymi przez zarząd lub - jeżeli taka możliwość przewidziana jest w akcie założycielskim - radę wykonawczą na podstawie ram kontroli wewnętrznej ustanowionych przez Komisję dla jej służb oraz z należytym uwzględnieniem ryzyka związanego ze środowiskiem zarządzania - w tym, w razie potrzeby, ryzyka związanego z podmiotami zdecentralizowanymi - i charakteru finansowanych działań.

Ustanowienie takiej struktury i takich systemów opiera się na kompleksowej analizie ryzyka uwzględniającej ich opłacalność oraz aspekty dotyczące wykonania.

Urzędnik zatwierdzający ustanawia w ramach swoich służb funkcję zapewniającą wiedzę fachową i doradztwo, wspomagającą go w zakresie kontroli ryzyka związanego z jego działalnością.

3. W celu wykonania wydatków urzędnik zatwierdzający zaciąga zobowiązania budżetowe i prawne, poświadcza zasadność wydatków, zatwierdza płatności i podejmuje działania wstępne niezbędne do realizacji środków.

4. W celu wykonania dochodów urzędnik zatwierdzający sporządza szacunki kwot należnych, ustala należności do odzyskania oraz wystawia nakazy odzyskania środków. W stosownych przypadkach urzędnik zatwierdzający odstępuje od odzyskania ustalonych należności.

5. Aby zapobiec błędom i nieprawidłowościom przed zatwierdzeniem operacji oraz aby ograniczyć ryzyko nieosiągnięcia celów, każda operacja podlega co najmniej kontroli ex ante w zakresie operacyjnych i finansowych aspektów operacji, przeprowadzanej na podstawie strategii kontroli, w której uwzględniono ryzyko i efektywność kosztową.

Zakres kontroli ex ante pod względem częstotliwości i intensywności określa urzędnik zatwierdzający, biorąc pod uwagę wyniki wcześniejszych kontroli, a także względy związane z ryzykiem i efektywnością kosztową, w oparciu o przeprowadzoną przez siebie analizę ryzyka. W przypadku wątpliwości urzędnik zatwierdzający odpowiedzialny za poświadczenie zasadności odnośnych operacji zwraca się - w ramach kontroli ex ante - z wnioskiem o przedstawienie dodatkowych informacji lub przeprowadza kontrolę na miejscu w celu uzyskania wystarczającej pewności.

6. Na potrzeby kontroli urzędnik zatwierdzający może uznać, że kilka podobnych transakcji indywidualnych związanych z rutynowymi wydatkami na wynagrodzenia, emerytury, zwrot kosztów podróży służbowych i kosztów leczenia stanowi pojedynczą operację.

7. Sprawdzenia danej operacji dokonują pracownicy inni niż ci, którzy zainicjowali tę operację. Pracownicy którzy dokonują sprawdzenia, nie mogą podlegać pracownikom, którzy zainicjowali operację.

8. Urzędnik zatwierdzający może wprowadzić kontrole ex post w celu wykrywania i korygowania błędów i nieprawidłowości w operacjach już po ich zatwierdzeniu. Kontrole takie mogą być przeprowadzane na wybranych próbach w zależności od występującego ryzyka i uwzględniają wyniki wcześniejszych kontroli, jak również ich efektywność kosztową oraz aspekty dotyczące wykonania.

9. Kontrole ex post przeprowadzają pracownicy, którzy nie są odpowiedzialni za kontrole ex ante. Pracownicy odpowiedzialni za kontrole ex post nie mogą podlegać pracownikom odpowiedzialnym za kontrole ex ante.

Kontrole ex post mogą przyjmować formę kontroli (finansowych) w siedzibie beneficjenta.

Przepisy i zasady, w tym również ramy czasowe, dotyczące prowadzenia audytów wobec beneficjentów są jasne, spójne i przejrzyste oraz udostępniane w chwili podpisywania umowy o udzielenie dotacji.

10. Urzędnicy zatwierdzający oraz pracownicy odpowiedzialni za wykonanie budżetu posiadają niezbędne umiejętności zawodowe. Pracownicy ci postępują zgodnie ze specjalnym kodeksem standardów zawodowych przyjętym przez organ Unii i opartym na normach ustanowionych przez Komisję w odniesieniu do jej własnych służb.

11. Jeżeli pracownik uczestniczący w zarządzaniu finansami i kontroli transakcji uzna, że decyzja, którą jego przełożony nakazuje mu wykonać lub na którą nakazuje mu on wyrazić zgodę, jest nieprawidłowa lub sprzeczna z zasadami należytego zarządzania finansami lub zasadami zawodowymi, których ten pracownik ma przestrzegać, powiadamia on o tym dyrektora, który - o ile informacja sporządzona została na piśmie - udziela pisemnej odpowiedzi. Jeżeli dyrektor nie podejmie żadnych działań w odpowiednim czasie w świetle okoliczności sprawy, a w każdym wypadku w ciągu miesiąca, lub potwierdzi pierwotną decyzję lub polecenie, a pracownik uważa, że potwierdzenie to nie stanowi wystarczającej reakcji na jego obawy, pracownik powiadamia na piśmie odpowiedni zespół, o którym mowa w art. 143 rozporządzenia (UE, Euratom) 2018/1046, oraz zarząd.

12. W przypadku nielegalnej działalności, nadużyć finansowych lub korupcji, które mogą zaszkodzić interesom Unii, członek personelu lub inny pracownik, w tym eksperci narodowi oddelegowani do organu Unii, informuje o tym bezpośredniego przełożonego, dyrektora lub zarząd organu Unii lub bezpośrednio Europejski Urząd ds. Zwalczania Nadużyć Finansowych bądź Prokuraturę Europejską. Umowy z audytorami zewnętrznymi prowadzącymi audyty zarządzania finansowego organu Unii nakładają na audytorów zewnętrznych obowiązek informowania dyrektora, lub - jeżeli istnieje prawdopodobieństwo, że dyrektor może być objęty stosownym dochodzeniem - zarządu o wszelkich podejrzeniach nielegalnej działalności, nadużyć finansowych lub korupcji, które mogą zaszkodzić interesom Unii.

Artykuł  46

Delegowanie uprawnień do wykonywania budżetu

W przypadku gdy - zgodnie z art. 41 - uprawnienia do wykonywania budżetu są delegowane lub subdelegowane, odpowiednie przepisy art. 45 stosuje się odpowiednio do delegowanych lub subdelegowanych urzędników zatwierdzających.

Artykuł  47

Przechowywanie dokumentów potwierdzających przez urzędników zatwierdzających

1. Urzędnik zatwierdzający tworzy systemy przechowywania oryginałów dokumentów potwierdzających, w wersji papierowej lub elektronicznej, dotyczących wykonania budżetu. Takie dokumenty przechowuje się przez co najmniej pięć lat od dnia, w którym Parlament Europejski udziela absolutorium za rok budżetowy, którego dokumenty te dotyczą.

2. Dokumenty odnoszące się do operacji, które nie zostały ostatecznie zamknięte, są przechowywane przez okres dłuższy niż przewidziano w ust. 1, to znaczy do końca roku następującego po roku, w którym operacje zostały zamknięte.

3. Dane osobowe znajdujące się w dokumentach potwierdzających są, w miarę możliwości, usuwane, jeżeli nie są one niezbędne do celów absolutorium z wykonania budżetu oraz celów dotyczących kontroli i audytu. Do przechowywania danych stosuje się przepisy art. 88 rozporządzenia (UE) 2018/1725.

Artykuł  48

Roczne skonsolidowane sprawozdanie z działalności

1. Urzędnik zatwierdzający składa zarządowi sprawozdanie z wykonania swoich obowiązków w formie rocznego skonsolidowanego sprawozdania z działalności, w którym zamieszcza:

a) informacje dotyczące:

(i) osiągnięcia celów i wyników określonych w jednolitym dokumencie programowym, o którym mowa w art. 32, za pośrednictwem sprawozdań dotyczących zestawu wskaźników wykonania;

(ii) planu działania w celu realizacji działań następczych w odniesieniu do wniosków z ocen, o których mowa w art. 29 ust. 3, i sprawozdania na temat postępów zgodnie z art. 29 ust. 4;

(iii) wykonania rocznego programu prac organu, jego budżetu oraz planu zatrudnienia, o których mowa w art. 32 ust. 5 lit. c);

(iv) wkładu organu Unii w realizację priorytetów politycznych UE;

(v) systemów zarządzania organizacyjnego oraz skuteczności i wydajności systemów kontroli wewnętrznej, w tym wdrożenia strategii organu przeciwko nadużyciom finansowym, podsumowania liczby i rodzaju audytów wewnętrznych przeprowadzanych przez wewnętrznego audytora, jednostki audytu wewnętrznego, sporządzonych zaleceń oraz działań podjętych w następstwie tych zaleceń oraz zaleceń z lat poprzednich, o których mowa w art. 82 i 83;

(vi) wszelkich uwag Trybunału Obrachunkowego oraz działań podjętych w następstwie tych uwag;

(vii) porozumień określonych w art. 7;

(viii) umów o gwarantowanym poziomie usług określonych w art. 43;

(ix) czynności delegowania i subdelegowania uprawnień, o których mowa w art. 41;

b) oświadczenie urzędnika zatwierdzającego, w którym wskazuje on, czy posiada wystarczającą pewność, że - o ile w ewentualnych zastrzeżeniach co do określonych dochodów i wydatków nie wskazano inaczej:

(i) informacje zawarte w sprawozdaniu przedstawiają prawdziwy i rzetelny obraz sytuacji;

(ii) zasoby przeznaczone na działania opisane w sprawozdaniu zostały wykorzystane zgodnie z przeznaczeniem oraz zgodnie z zasadą należytego zarządzania finansami;

(iii) ustanowione procedury kontrolne zapewniają konieczną gwarancję w odniesieniu do legalności i prawidłowości transakcji leżących u podstaw rozliczeń.

W skonsolidowanym rocznym sprawozdaniu z działalności wskazuje się wyniki operacji w odniesieniu do ustalonych celów i aspektów dotyczących efektywności, ryzyka związanego z tymi operacjami, wykorzystania przekazanych zasobów oraz skuteczności i wydajności systemów kontroli wewnętrznej, w tym ogólnej oceny kosztów i korzyści z kontroli.

Skonsolidowane roczne sprawozdanie z działalności przedkładane jest zarządowi w celu przeprowadzenia jego oceny.

2. Nie później niż dnia 1 lipca każdego roku zarząd przesyła skonsolidowane sprawozdanie z działalności wraz z jego oceną Trybunałowi Obrachunkowemu, Komisji, Parlamentowi Europejskiemu oraz Radzie.

3. W należycie uzasadnionych przypadkach w akcie założycielskim można określić dodatkowe wymogi w zakresie sprawozdawczości, w szczególności, gdy jest to uzasadnione charakterem działalności danego organu.

SEKCJA  3

Księgowy

Artykuł  49

Uprawnienia i obowiązki księgowego

Zarząd powołuje księgowego, który odpowiada w organie Unii za:

a) właściwe wykonywanie płatności, pobór dochodów oraz odzyskiwanie ustalonych należności;

b) przygotowanie i prezentację sprawozdań finansowych, zgodnie z tytułem X;

c) prowadzenie ksiąg rachunkowych zgodnie z tytułem X;

d) stosowanie zasad księgowości, jak również planu kont zgodnie z przepisami przyjętymi przez księgowego Komisji;

e) określanie i walidację systemów rachunkowości i w stosownych przypadkach walidację systemów ustanowionych przez urzędnika zatwierdzającego w celu dostarczania lub uzasadniania informacji księgowych;

f) zarządzanie zasobami finansowymi.

W odniesieniu do zadań, o których mowa w akapicie pierwszym lit. e), księgowy jest uprawniony do sprawdzania w każdej chwili zgodności z kryteriami walidacji.

Artykuł  50

Powołanie księgowego oraz zakończenie pełnienia przez niego obowiązków

1. Zarząd wyznacza księgowego, podlegającego przepisom regulaminu pracowniczego, który jest całkowicie niezależny w wykonywaniu swoich obowiązków. Księgowy jest wybierany przez zarząd na podstawie swoich szczególnych kwalifikacji potwierdzonych dyplomami lub równoważnym doświadczeniem zawodowym.

2. Dwa organy Unii bądź większa ich liczba może powołać tego samego księgowego. W takim przypadku podejmują one konieczne kroki, aby uniknąć jakichkolwiek konfliktów interesów.

Organy Unii mogą również uzgodnić z Komisją, iż księgowy Komisji pełni także funkcję księgowego organu Unii.

Organy Unii mogą powierzyć księgowemu Komisji część zadań księgowego organu Unii, z uwzględnieniem analizy kosztów i korzyści, o której mowa w art. 28.

3. W przypadku zakończenia pełnienia obowiązków przez księgowego bezzwłocznie sporządzane jest zestawienie obrotów i sald.

Zestawienie obrotów i sald wraz z protokołem przekazania obowiązków jest przekazywane nowemu księgowemu przez księgowego kończącego pełnienie swych obowiązków lub - w przypadku gdy jest to niemożliwe - pracownika tego samego departamentu.

Nowy księgowy podpisuje przyjęcie zestawienia obrotów i sald w ciągu miesiąca od daty jego przekazania, z prawem do zgłoszenia zastrzeżeń.

Protokół przekazania obowiązków zawiera również wynik zestawienia obrotów i sald oraz wszelkie zastrzeżenia.

Artykuł  51

Reguły rachunkowości

Księgowy organu Unii stosuje zasady przyjęte przez księgowego Komisji oparte na przyjętych na szczeblu międzynarodowym standardach rachunkowości dla sektora publicznego.

Na potrzeby ustępu pierwszego niniejszego artykułu zastosowanie mają art. 80-84 oraz art. 87 rozporządzenia (UE, Euratom) 2018/1046. Art. 85 i 86 rozporządzenia (UE, Euratom) 2018/1046 mają zastosowanie z uwzględnieniem niezbędnych zmian.

SEKCJA  4

Administrator rachunków zaliczkowych

Artykuł  52

Rachunki zaliczkowe

Zastosowanie ma art. 88 rozporządzenia (UE, Euratom) 2018/1046.

Artykuł  53

Tworzenie rachunków zaliczkowych i administrowanie nimi

W przypadku gdy rachunki zaliczkowe są otwierane przez organ Unii, zastosowanie ma art. 89 rozporządzenia (UE, Euratom) 2018/1046.

ROZDZIAŁ  4

ODPOWIEDZIALNOŚĆ PODMIOTÓW UPOWAŻNIONYCH DO DZIAŁAŃ FINANSOWYCH

SEKCJA  1

Zasady ogólne

Artykuł  54

Cofnięcie delegowania uprawnień na podmioty upoważnione do działań finansowych oraz zawieszenie tych podmiotów w wykonywaniu obowiązków

Zastosowanie ma art. 90 rozporządzenia (UE, Euratom) 2018/1046.

Artykuł  55

Odpowiedzialność podmiotów upoważnionych do działań finansowych za nielegalną działalność, nadużycia finansowe lub korupcję

Zastosowanie ma art. 91 rozporządzenia (UE, Euratom) 2018/1046.

SEKCJA  2

Zasady mające zastosowanie do urzędników zatwierdzających

Artykuł  56

Zasady mające zastosowanie do urzędników zatwierdzających

Zastosowanie ma art. 92 rozporządzenia (UE, Euratom) 2018/1046.

Artykuł  57

Traktowanie nieprawidłowości finansowych ze strony pracowników

Zastosowanie ma art. 93 rozporządzenia (UE, Euratom) 2018/1046.

SEKCJA  3

Zasady mające zastosowanie do księgowych oraz administratorów rachunków zaliczkowych

Artykuł  58

Zasady mające zastosowanie do księgowych

Zastosowanie ma art. 94 rozporządzenia (UE, Euratom) 2018/1046.

Artykuł  59

Zasady mające zastosowanie do administratorów rachunków zaliczkowych

Zastosowanie ma art. 95 rozporządzenia (UE, Euratom) 2018/1046.

ROZDZIAŁ  5

OPERACJE PO STRONIE DOCHODÓW

Artykuł  60

Wniosek o płatność

Organ Unii przedstawia Komisji wnioski o płatności całości lub części rocznego wkładu unijnego na podstawie art. 16 ust. 6 zgodnie z warunkami i w odstępach czasowych uzgodnionych z Komisją.

Artykuł  61

Postępowanie w odniesieniu do odsetek

Odsetki uzyskane z tytułu funduszy przekazanych organowi Unii przez Komisję za pośrednictwem wkładu finansowego nie są należne budżetowi Unii.

Artykuł  62

Prognoza należności

Zastosowanie ma art. 97 rozporządzenia (UE, Euratom) 2018/1046.

Artykuł  63

Ustalanie należności

Art. 98 rozporządzenia (UE, Euratom) 2018/1046 stosuje się odpowiednio.

Artykuł  64

Odsetki od zaległych płatności

Zastosowanie ma art. 99 rozporządzenia (UE, Euratom) 2018/1046.

Artykuł  65

Upoważnienie do odzyskania środków

Zezwolenie na odzyskanie środków to czynność polegająca na tym, że urzędnik zatwierdzający zleca księgowemu, wystawiając nakaz odzyskania środków, odzyskanie kwoty należnej ustalonej przez tego urzędnika zatwierdzającego.

Artykuł  66

Zasady dotyczące odzyskiwania środków

Art. 101 ust. 1-6 rozporządzenia (UE, Euratom) 2018/1046 stosuje się odpowiednio.

Artykuł  67

Odzyskiwanie przez potrącenie

Art. 102 rozporządzenia (UE, Euratom) 2018/1046 stosuje się odpowiednio.

Artykuł  68

Procedura odzyskiwania należności w przypadku braku dobrowolnej płatności

Zastosowanie ma art. 103 rozporządzenia (UE, Euratom) 2018/1046.

Artykuł  69

Dodatkowy czas na dokonanie płatności

Zastosowanie ma art. 104 rozporządzenia (UE, Euratom) 2018/1046.

Artykuł  70

Okres przedawnienia

Art. 105 rozporządzenia (UE, Euratom) 2018/1046 stosuje się odpowiednio.

Artykuł  71

Przepisy szczególne mające zastosowanie do opłat i należności

W przypadku gdy organ Unii pobiera opłaty i należności, o których mowa w art. 6 ust. 3 lit. b), całościowy tymczasowy preliminarz takich opłat i należności włączany jest do jednolitego dokumentu programowego, o którym mowa w art. 32.

W przypadku gdy opłaty i należności ustalane są wyłącznie na podstawie przepisów prawnych lub decyzji zarządu, urzędnik zatwierdzający po ustaleniu należnej kwoty może odstąpić od wystawienia nakazu odzyskania środków i wystawić bezpośrednio noty debetowe. W takim przypadku rejestruje się wszystkie szczegóły dotyczące należności organu Unii. Księgowy prowadzi wykaz wszystkich not debetowych i w sprawozdaniu organu Unii z zarządzania budżetem i finansami podaje liczbę not debetowych oraz ich łączną wartość.

W przypadku gdy organ Unii stosuje oddzielny system fakturowania, księgowy regularnie i co najmniej raz w miesiącu dokonuje zaksięgowania otrzymanych skumulowanych kwot opłat i należności.

Organ Unii świadczy usługi na podstawie zadań mu powierzonych wyłącznie wówczas, jeżeli odpowiednia opłata lub należność została wpłacona w całości. W wyjątkowych okolicznościach usługi mogą być jednak świadczone bez wcześniejszego otrzymania odpowiedniej opłaty lub należności. W przypadkach gdy usługa świadczona jest bez wcześniejszego otrzymania odpowiedniej opłaty lub należności, stosuje się art. 63-70.

ROZDZIAŁ  6

OPERACJE PO STRONIE WYDATKÓW

Artykuł  72

Decyzje w sprawie finansowania

1. Zobowiązanie budżetowe poprzedzone jest decyzją w sprawie finansowania. Środki na wydatki administracyjne mogą być wykonywane bez wcześniejszej decyzji w sprawie finansowania.

2. Roczne i wieloletnie programy prac organu Unii zawarte w jednolitym dokumencie programowym, o którym mowa w art. 32, odpowiadają decyzji finansowej dotyczącej czynności, które dokument ten obejmuje, pod warunkiem że elementy określone w art. 32 ust. 2 i 3 są precyzyjnie opisane. W wieloletniej decyzji w sprawie finansowania określa się, że wdrożenie decyzji zależy od dostępności środków budżetowych w odpowiednich latach budżetowych po przyjęciu budżetu lub zgodnie z systemem dwunastych części środków tymczasowych.

3. W decyzji w sprawie finansowania określa się również:

a) w przypadku dotacji: rodzaj wnioskodawców, do których skierowane jest zaproszenie do składania wniosków lub którym udzielana jest bezpośrednio dotacja oraz całkowitą pulę środków budżetowych przeznaczonych na dotacje;

b) w przypadku zamówień publicznych: całkowitą pulę środków budżetowych przeznaczonych na zamówienia;

c) w przypadku nagród: rodzaj uczestników, do których skierowany jest konkurs, całkowitą pulę środków budżetowych przeznaczonych na dany konkurs oraz szczególne odniesienie do nagród o jednostkowej wartości wynoszącej co najmniej 1 000 000 EUR.

Artykuł  73

Operacje po stronie wydatków

1. Na każdą pozycję wydatków zaciągane jest zobowiązanie, poświadcza się zasadność tego wydatku, zatwierdza się go i realizuje.

Na koniec okresów, o których mowa w art. 75, niewykorzystane saldo zobowiązań budżetowych jest umarzane.

Przy wykonywaniu operacji urzędnik zatwierdzający zapewnia, aby wydatki były zgodne z Traktatami, budżetem, niniejszym rozporządzeniem oraz innymi aktami przyjętymi na podstawie Traktatów, a także z zasadą należytego zarządzania finansami.

2. Przed zaciągnięciem zobowiązania prawnego wobec osób trzecich urzędnik zatwierdzający zaciąga zobowiązanie budżetowe.

Pierwszy ustęp nie ma zastosowania do zobowiązań prawnych zaciągniętych po ogłoszeniu sytuacji kryzysowej w ramach planu ciągłości działania, zgodnie z procedurami przyjętymi przez organ Unii.

3. Urzędnik zatwierdzający poświadcza zasadność wydatku, wyrażając zgodę na zaliczenie danej pozycji wydatków w ciężar budżetu organu Unii, po weryfikacji dokumentów potwierdzających należność wierzyciela zgodnie z warunkami określonymi w zobowiązaniu prawnym, jeżeli takie zobowiązanie prawne istnieje. W tym celu właściwy urzędnik zatwierdzający:

a) sprawdza istnienie należności wobec wierzyciela;

b) określa lub weryfikuje prawdziwość i kwotę roszczenia za pomocą adnotacji "potwierdzenie za zgodność";

c) sprawdza warunki, zgodnie z którymi płatność jest wymagalna.

Niezależnie od akapitu pierwszego poświadczenie zasadności wydatku ma zastosowanie również do okresowych lub końcowych sprawozdań niezwiązanych z wnioskiem o płatność, w którym to przypadku skutki dla systemu rachunkowości będą ograniczone do kont księgi głównej.

4. Decyzja o poświadczeniu zasadności wydatków wydawana jest przy użyciu elektronicznie zabezpieczonego podpisu zgodnie z art. 146 rozporządzenia (UE, Euratom) 2018/1046, przez urzędnika zatwierdzającego, lub przez pracownika o odpowiednich kompetencjach technicznych należycie umocowanego w drodze formalnej decyzji przez urzędnika zatwierdzającego lub, w wyjątkowych przypadkach, w odniesieniu do obiegu dokumentów w wersji papierowej decyzja ta wyrażona jest w formie stempla zawierającego taki podpis.

Za pomocą adnotacji "potwierdzenie za zgodność" urzędnik zatwierdzający lub pracownik o odpowiednich kompetencjach technicznych należycie umocowany przez urzędnika zatwierdzającego poświadcza, że:

a) w przypadku płatności zaliczkowych: spełnione zostały warunki wymagane w zobowiązaniu prawnym dotyczącym dokonania płatności zaliczkowej;

b) w przypadku płatności okresowych i płatności salda odnoszących się do zamówień: usługi będące przedmiotem zamówienia zostały prawidłowo wykonane, dostawy zostały należycie zapewnione, a prace zostały prawidłowo przeprowadzone;

c) w przypadku płatności okresowych i płatności salda odnoszących się do dotacji: działanie lub program prac realizowane przez beneficjenta są pod każdym względem zgodne z postanowieniami umowy o udzielenie dotacji, w tym, w stosownych przypadkach, koszty zadeklarowane przez beneficjenta są kwalifikowalne.

W przypadku, o którym mowa w ustępie drugim lit. c), szacowanych kosztów nie uznaje się za zgodne z warunkami kwalifikowalności określonymi w art. 186 ust. 3 rozporządzenia (UE, Euratom) 2018/1046. Ta sama zasada ma zastosowanie również do okresowych i końcowych sprawozdań niezwiązanych z wnioskiem o płatność.

5. W celu zatwierdzenia wydatku urzędnik zatwierdzający, po sprawdzeniu dostępności środków, wystawia zlecenie płatnicze, aby polecić księgowemu dokonanie płatności z tytułu wydatku, którego zasadność została uprzednio poświadczona.

6. W przypadku gdy dokonywane są okresowe płatności z tytułu świadczonych usług, w tym również usług najmu, lub z tytułu dostaw towarów, urzędnik zatwierdzający może, z zastrzeżeniem przeprowadzonej przez siebie analizy ryzyka, zarządzić stosowanie systemu polecenia zapłaty z rachunku zaliczkowego.

Artykuł  74

Rodzaje zobowiązań budżetowych

1. Zobowiązania budżetowe należą do jednej z trzech poniższych kategorii:

a) indywidualne: gdy odbiorca oraz kwota wydatków są znane;

b) globalne: gdy co najmniej jeden z elementów potrzebnych do określenia zobowiązania indywidualnego pozostaje nieznany;

c) tymczasowe: na pokrycie zwykłych wydatków administracyjnych, gdy ani kwota, ani końcowi odbiorcy płatności nie są ostatecznie znani.

2. Zobowiązania budżetowe z tytułu działań trwających dłużej niż jeden rok budżetowy można rozbić na kilka rocznych rat tylko wtedy, gdy przewiduje to akt założycielski lub akt podstawowy lub w przypadku, gdy dotyczą one wydatków administracyjnych.

3. Globalne zobowiązanie budżetowe zaciągane jest na podstawie decyzji w sprawie finansowania.

Globalne zobowiązanie budżetowe zaciągane jest najpóźniej przed podjęciem decyzji w sprawie odbiorców i kwot oraz - w przypadku, gdy realizacja środków, których to dotyczy, obejmuje przyjęcie programu prac - najwcześniej po przyjęciu tego programu.

4. Globalne zobowiązania budżetowe wykonywane są przez zaciągnięcie jednego lub kilku zobowiązań prawnych.

5. Każde indywidualne zobowiązanie prawne przyjęte w następstwie globalnego zobowiązania budżetowego jest przed podpisaniem ujmowane przez urzędnika zatwierdzającego na kontach budżetowych i w globalnym zobowiązaniu budżetowym.

6. Tymczasowe zobowiązania budżetowe wykonywane są przez zaciągnięcie jednego lub większej liczby zobowiązań prawnych stanowiących podstawę uprawnienia do późniejszych płatności. Jednak w przypadkach związanych z wydatkami na zarządzanie personelem mogą być one wykonane bezpośrednio w drodze płatności.

Artykuł  75

Terminy dotyczące zobowiązań

1. Nie naruszając art. 73 ust. 2 i art. 109 ust. 2, zobowiązania prawne odnoszące się do indywidualnych lub tymczasowych zobowiązań budżetowych zaciąga się do dnia 31 grudnia roku n, przy czym rok n jest rokiem, w którym zobowiązanie budżetowe zostało zaciągnięte.

2. Globalne zobowiązania budżetowe pokrywają łączny koszt odpowiadających im zobowiązań prawnych zaciągniętych do dnia 31 grudnia roku n+1.

3. Pod koniec okresów, o których mowa w ust. 1 i 2, urzędnik zatwierdzający umarza niewykorzystane saldo tych zobowiązań budżetowych.

4. Ostateczny termin wykonania indywidualnych i tymczasowych zobowiązań budżetowych zaciągniętych z tytułu działań trwających dłużej niż jeden rok budżetowy, z wyjątkiem wydatków na personel, ustala się zgodnie warunkami określonymi w zobowiązaniach prawnych, których dotyczą, oraz z uwzględnieniem zasady należytego zarządzania finansami.

5. Wszelkie części zobowiązań budżetowych, które nie zostały wykonane w drodze płatności w ciągu sześciu miesięcy po tym ostatecznym terminie wykonania, zostają umorzone zgodnie z art. 14.

6. Kwota zobowiązania budżetowego, w odniesieniu do którego nie dokonano płatności w rozumieniu art. 76 w ciągu dwóch lat od podpisania zobowiązania prawnego, zostaje umorzona, z wyjątkiem przypadku, gdy kwota ta wynika ze spraw będących przedmiotem sporu przed sądami lub organami arbitrażowymi lub gdy istnieją szczególne przepisy sektorowe.

Artykuł  76

Rodzaje płatności

1. Płatności wydatków dokonuje księgowy w ramach limitu dostępnych środków.

2. Płatność jest dokonywana po przedłożeniu dowodu, że dane działanie jest zgodne z zamówieniem, porozumieniem lub aktem podstawowym, i obejmuje jedną lub większą liczbę następujących operacji:

a) płatność całej kwoty należnej;

b) płatność całej należnej kwoty dokonaną w którykolwiek z następujących sposobów:

(i) przez płatności zaliczkowe zapewniające płynność finansową, które mogą być podzielone na szereg płatności zgodnie z zasadą należytego zarządzania finansami; takie płatności zaliczkowe są wypłacane na podstawie zamówienia, umowy o udzielenie dotacji lub aktu podstawowego, lub też na podstawie dokumentów potwierdzających, które umożliwiają sprawdzenie, czy spełnione są warunki danego zamówienia lub danej umowy o udzielenie dotacji;

(ii) przez jedną lub kilka płatności okresowych odpowiadających częściowemu wykonaniu działania lub wykonaniu zamówienia. Może ona rozliczyć płatności zaliczkowe w całości lub częściowo, nie naruszając przepisów aktu podstawowego;

(iii) przez płatność salda kwot należnych, jeżeli działanie lub zamówienie zostały w pełni wykonane.

Płatność salda rozlicza wszystkie poprzednie wydatki. Aby odzyskać niewykorzystane kwoty, wystawia się nakaz odzyskania środków.

3. W chwili dokonywania każdej z płatności w rachunkowości budżetowej dokonuje się rozróżnienia na poszczególne rodzaje płatności, o których mowa w ust. 2.

4. Reguły rachunkowości, o których mowa w art. 51, obejmują reguły rozliczania płatności zaliczkowych w księgach rachunkowych oraz uznawania kwalifikowalności kosztów.

5. Właściwy urzędnik zatwierdzający regularnie rozlicza płatności zaliczkowe zgodnie z charakterem ekonomicznym projektu i najpóźniej na koniec projektu. Rozliczenie jest dokonywane na podstawie informacji dotyczących poniesionych kosztów lub potwierdzenia, że spełniono warunki płatności zgodnie z art. 125 rozporządzenia (UE, Euratom) 2018/1046, co poświadcza urzędnik zatwierdzający zgodnie z art. 73 ust. 3 tego rozporządzenia.

W przypadku umów o udzielenie dotacji lub zamówień, których wartość przekracza 5 000 000 EUR, urzędnik zatwierdzający uzyskuje na koniec każdego roku co najmniej informacje wymagane do określenia racjonalnego szacunku kosztów. Informacji tych nie wykorzystuje się w przypadku rozliczania płatności zaliczkowych, lecz urzędnik zatwierdzający i księgowy mogą je wykorzystać w celu zachowania zgodności z art. 82 ust. 2 rozporządzenia (UE, Euratom) 2018/1046.

Do celów akapitu drugiego w zaciąganych zobowiązaniach prawnych umieszcza się odpowiednie zapisy.

Artykuł  77

Terminy dotyczące płatności

Realizacja wydatków dokonywana jest zgodnie z art. 116 rozporządzenia (UE, Euratom) 2018/1046 oraz w terminach w nim określonych.

ROZDZIAŁ  7

AUDYTOR WEWNĘTRZNY

Artykuł  78

Powołanie audytora wewnętrznego oraz jego uprawnienia i obowiązki

1. Organ Unii ustanawia funkcję audytu wewnętrznego, która jest wykonywana zgodnie z odpowiednimi standardami międzynarodowymi.

2. Audytu wewnętrznego dokonuje audytor wewnętrzny Komisji. Audytorem wewnętrznym nie może być ani urzędnik zatwierdzający, ani księgowy organu Unii ani Komisji.

3. Audytor wewnętrzny doradza organowi Unii w kwestii postępowania w obszarach ryzyka, wydając niezależne opinie na temat jakości systemów zarządzania i kontroli oraz zalecenia służące poprawie warunków wykonywania operacji oraz propagowania należytego zarządzania finansami.

Audytor wewnętrzny jest odpowiedzialny w szczególności za:

a) ocenę adekwatności i skuteczności wewnętrznych systemów zarządzania oraz działania służb w zakresie realizacji programów i działań pod kątem związanych z nimi ryzyk;

b) ocenę skuteczności i wydajności systemów kontroli wewnętrznej i audytu wewnętrznego mających zastosowanie do każdej operacji w ramach wykonywania budżetu organu Unii.

4. Audytor wewnętrzny wykonuje swoje obowiązki w odniesieniu do wszystkich działań i służb organu Unii. Korzysta z pełnego i nieograniczonego dostępu do wszystkich informacji niezbędnych do wykonywania swoich obowiązków, w razie potrzeby na miejscu, także w państwach członkowskich oraz w państwach trzecich.

5. Audytor wewnętrzny bierze pod uwagę skonsolidowane sprawozdanie roczne urzędnika zatwierdzającego i wszelkie inne określone informacje.

6. Audytor wewnętrzny składa zarządowi oraz dyrektorowi organu Unii sprawozdanie zawierające jego ustalenia i zalecenia. Organ Unii zapewnia podjęcie działań w sprawie zaleceń wynikających z audytów.

7. Audytor wewnętrzny składa również sprawozdanie w następujących przypadkach:

a) gdy nie podjęto żadnych działań w odniesieniu do najpoważniejszych zagrożeń oraz zaleceń;

b) gdy istnieją poważne opóźnienia w realizacji zaleceń z lat poprzednich.

Zarząd lub - jeżeli taka możliwość przewidziana jest w akcie założycielskim - rada wykonawcza i dyrektor zapewniają regularne monitorowanie realizacji zaleceń z audytu. Zarząd lub - jeżeli taka możliwość przewidziana jest w akcie założycielskim - rada wykonawcza analizuje informacje, o których mowa w art. 48 ust. 1 lit. a), oraz sprawdza, czy zalecenia zostały w pełni i terminowo wdrożone.

Każdy organ Unii analizuje, czy zalecenia zawarte w sprawozdaniach jej audytora wewnętrznego są odpowiednie i mogą posłużyć do wymiany najlepszych praktyk z pozostałymi organami Unii.

8. Organ Unii udostępnia dane kontaktowe audytora wewnętrznego każdej osobie fizycznej lub prawnej uczestniczącej w operacjach po stronie wydatków do celów kontaktowania się z nim z zachowaniem poufności.

9. Sprawozdania i ustalenia audytora wewnętrznego są udostępniane publicznie dopiero po zatwierdzeniu przez audytora wewnętrznego działań podjętych w celu wykonania zawartych w nich zaleceń.

Artykuł  79

Niezależność audytora wewnętrznego

1. Przeprowadzając audyt, audytor wewnętrzny jest całkowicie niezależny. Szczegółowe zasady mające zastosowanie do audytora wewnętrznego są ustanawiane przez Komisję w taki sposób, aby gwarantowały całkowitą niezależność audytora wewnętrznego w wykonywaniu jego obowiązków oraz określały zakres odpowiedzialności audytora wewnętrznego.

2. Audytor wewnętrzny nie może otrzymywać jakichkolwiek poleceń ani nie może być w żaden sposób ograniczany, jeżeli chodzi o wykonywanie funkcji, które w wyniku powołania są mu powierzone na podstawie rozporządzenia finansowego.

Artykuł  80

Ustanowienie jednostki audytu wewnętrznego

1. Zarząd lub - jeżeli taka możliwość przewidziana jest w akcie założycielskim - rada wykonawcza mogą ustanowić, z należytym uwzględnieniem opłacalności oraz wartości dodanej, jednostkę audytu wewnętrznego, która wykonuje swoje funkcje zgodnie z odpowiednimi standardami międzynarodowymi.

Cel, zakres kompetencji oraz odpowiedzialność jednostki audytu wewnętrznego określone są w karcie służby audytu wewnętrznego i podlegają zatwierdzeniu przez zarząd lub - jeżeli taka możliwość przewidziana jest w akcie założycielskim - przez radę wykonawczą.

Roczny plan audytu jednostki audytu wewnętrznego sporządzany jest przez kierownika jednostki audytu wewnętrznego, z uwzględnieniem między innymi przeprowadzonej przez dyrektora oceny ryzyka w organie Unii.

Plan jest weryfikowany i zatwierdzany przez zarząd lub - jeżeli taka możliwość przewidziana jest w akcie założycielskim - przez radę wykonawczą.

Jednostka audytu wewnętrznego składa zarządowi oraz dyrektorowi sprawozdanie dotyczące swoich ustaleń i zaleceń.

2. W przypadku gdy jednostka audytu wewnętrznego jednego z organów Unii nie jest opłacalna lub nie jest w stanie wykonywać swoich funkcji zgodnie ze standardami międzynarodowymi, organ Unii może podjąć decyzję o wspólnym korzystaniu z usług jednostki audytu wewnętrznego innego organu Unii prowadzącego działalność w tym samym obszarze polityki.

W takich przypadkach zarząd lub - jeżeli taka możliwość przewidziana jest w akcie założycielskim - rada wykonawcza przedmiotowych organów Unii uzgadniają praktyczne metody wykonania zadań wspólnej jednostki audytu wewnętrznego.

3. Organy kontroli wewnętrznej skutecznie współpracują, wymieniając informacje i sprawozdania z audytu, oraz - w stosownych przypadkach - przeprowadzając wspólne oceny ryzyka oraz wspólne audyty.

Zarząd lub - jeżeli taka możliwość przewidziana jest w akcie założycielskim - rada wykonawcza i dyrektor zapewniają regularne monitorowanie realizacji zaleceń jednostki audytu wewnętrznego.

TYTUŁ  V

WSPÓLNE PRZEPISY

Artykuł  81

Formy wkładów wnoszonych przez organy Unii

1. Wkłady wnoszone przez organy Unii przyczyniają się do osiągania celów politycznych Unii i określonych wyników i mogą przyjąć jedną z następujących form:

a) finansowanie niepowiązane z kosztami właściwych operacji oparte na:

(i) spełnieniu warunków określonych w przepisach sektorowych lub decyzjach Komisji; albo

(ii) osiągnięciu rezultatów mierzonych przez odniesienie do uprzednio określonych celów pośrednich lub za pomocą wskaźników wykonania;

b) zwrot faktycznie poniesionych kosztów kwalifikowalnych:

c) koszty jednostkowe, obejmujące wszystkie koszty kwalifikowalne lub pewne szczególne ich kategorie, które są jasno określone z góry poprzez odniesienie do stawki jednostkowej;

d) płatności ryczałtowe, obejmujące ogólnie wszystkie koszty kwalifikowalne lub pewne szczególne ich kategorie, które są jasno określone z góry;

e) finansowanie według stawek zryczałtowanych, obejmujące szczególne kategorie kosztów kwalifikowalnych, które są jasno określone z góry, z zastosowaniem wielkości procentowej;

f) połączenie form, o których mowa w lit. a)-e).

Wkłady organów Unii wymienione w niniejszym ustępie akapit pierwszy lit. c), d) i e) określa się zgodnie z art. 181 rozporządzenia (UE, Euratom) 2018/1046 lub przepisami sektorowymi. Wkłady organów Unii wymienione w niniejszym ustępie akapit pierwszy lit. a) określa się zgodnie z art. 181 rozporządzenia (UE, Euratom) 2018/1046, przepisami sektorowymi lub decyzją Komisji.

2. Określając odpowiednią formę wkładu, w jak największym możliwym stopniu uwzględnia się interesy potencjalnych odbiorców i stosowane przez nich metody rachunkowości.

3. Właściwy urzędnik zatwierdzający uwzględnia finansowanie niepowiązane z kosztami na podstawie ust. 1 akapit pierwszy lit. a)-f) niniejszego artykułu w rocznym sprawozdaniu z działalności, o którym mowa w art. 48.

Artykuł  82

Wzajemne uznawanie wyników ocen

Art. 126 rozporządzenia (UE, Euratom) 2018/1046 stosuje się odpowiednio.

Artykuł  83

Wzajemne uznawanie w zakresie audytów

Zastosowanie ma art. 127 rozporządzenia (UE, Euratom) 2018/1046.

Artykuł  84

Wykorzystywanie dostępnych już informacji

Zastosowanie ma art. 128 rozporządzenia (UE, Euratom) 2018/1046.

Artykuł  85

Współpraca w celu ochrony interesów finansowych Unii

Art. 129 rozporządzenia (UE, Euratom) 2018/1046 stosuje się odpowiednio.

Artykuł  86

Informowanie Komisji o przypadkach nadużyć finansowych i innych nieprawidłowościach finansowych

Bez uszczerbku dla zobowiązań wynikających z art. 8 ust. 1 rozporządzenia (UE, Euratom) nr 883/2013 i art. 24 ust. 1 rozporządzenia Rady (UE) 2017/1939 organ Unii bezzwłocznie informuje Komisję o przypadkach domniemanych nadużyć finansowych lub innych nieprawidłowości finansowych.

Ponadto organ Unii informuje Komisję o wszelkich zakończonych lub trwających dochodzeniach Prokuratury Europejskiej lub Europejskiego Urzędu ds. Zwalczania Nadużyć Finansowych (OLAF) oraz o wszelkich audytach i kontrolach prowadzonych przez Trybunał Obrachunkowy lub Służbę Audytu Wewnętrznego, nie naruszając poufności tych dochodzeń.

Jeżeli naruszona może zostać odpowiedzialność Komisji za wykonanie budżetu Unii lub w przypadkach związanych z potencjalnie poważnym ryzykiem utraty reputacji przez Unię Prokuratura Europejska lub OLAF niezwłocznie informują Komisję o wszelkich trwających lub zakończonych dochodzeniach, nie naruszając poufności i skuteczności tych dochodzeń.

Artykuł  87

System wczesnego wykrywania i wykluczania

Zastosowanie ma tytuł V rozdział 2 sekcja 2 rozporządzenia (UE, Euratom) 2018/1046.

Artykuł  88

Przepisy dotyczące procedur, zarządzania i e-administracji

Zastosowanie ma odpowiednio tytuł V rozdział 2 sekcje 1 i 3 oraz tytuł V rozdział 3 rozporządzenia (UE, Euratom) 2018/1046.

TYTUŁ  VI

ZAMÓWIENIA PUBLICZNE I KONCESJE

Artykuł  89

Przepisy wspólne

W odniesieniu do zamówień publicznych zastosowanie ma tytuł VII rozporządzenia (UE, Euratom) 2018/1046 oraz załącznik I do niego, z zastrzeżeniem art. 90.

Organ Unii może na swój wniosek zostać włączony jako instytucja zamawiająca do procedury udzielania zamówień Komisji lub do międzyinstytucjonalnej procedury udzielania zamówień oraz do procedur udzielania zamówień innych organów Unii.

Artykuł  90

Procedury udzielania zamówień publicznych

Organ Unii może zawszeć umowę o gwarantowanym poziomie usług, o której mowa w art. 43 ust. 2, nie odwołując się do procedury udzielania zamówień publicznych.

Organ Unii może skorzystać ze wspólnych procedur udzielania zamówień z instytucją zamawiającą przyjmującego państwa członkowskiego w celu zaspokojenia swoich potrzeb administracyjnych. W takim przypadku zastosowanie ma art. 165 rozporządzenia (UE, Euratom) 2018/1046.

TYTUŁ  VII

DOTACJE I NAGRODY

Artykuł  91

Dotacje

Jeżeli organ Unii może przyznawać dotacje zgodnie z aktem założycielskim lub w ramach delegowania przez Komisję na podstawie art. 62 ust. 1 lit. c) ppkt (iv) rozporządzenia (UE, Euratom) 2018/1046, zastosowanie mają odpowiednie przepisy tytułu VIII rozporządzenia (UE, Euratom) 2018/1046.

Artykuł  92

Nagrody

Jeżeli organ Unii może przyznawać nagrody zgodnie z aktem założycielskim lub w ramach delegowania przez Komisję na podstawie art. 62 ust. 1 lit. c) ppkt (iv) rozporządzenia (UE, Euratom) 2018/1046, zastosowanie mają odpowiednie przepisy tytułu IX rozporządzenia (UE, Euratom) 2018/1046.

TYTUŁ  VIII

INNE INSTRUMENTY WYKONANIA BUDŻETU

Artykuł  93

Eksperci zewnętrzni otrzymujący wynagrodzenie

Art. 237 rozporządzenia (UE, Euratom) 2018/1046 stosuje się odpowiednio.

Artykuł  94

Eksperci nieotrzymujący wynagrodzenia

Art. 238 rozporządzenia (UE, Euratom) 2018/1046 stosuje się odpowiednio.

Artykuł  95

Składki członkowskie oraz inne płatności z tytułu składek

Art. 239 rozporządzenia (UE, Euratom) 2018/1046 stosuje się odpowiednio.

Artykuł  96

Inny instrument

Art. 240 rozporządzenia (UE, Euratom) 2018/1046 stosuje się odpowiednio.

TYTUŁ  IX

ROCZNE SPRAWOZDANIE FINANSOWE ORAZ INNA SPRAWOZDAWCZOŚĆ FINANSOWA

ROZDZIAŁ  1

ROCZNE SPRAWOZDANIE FINANSOWE

SEKCJA  1

Standardy rachunkowości

Artykuł  97

Struktura sprawozdań finansowych

Roczne sprawozdanie finansowe organu Unii przygotowuje się za każdy rok budżetowy, który trwa od dnia 1 stycznia do dnia 31 grudnia. To sprawozdanie finansowe składa się z następujących elementów:

a) sprawozdań finansowych organu Unii;

b) sprawozdań z wykonania budżetu organu Unii.

Artykuł  98

Sprawozdania finansowe

1. Sprawozdania finansowe sporządza się w euro oraz zgodnie z regułami rachunkowości, o których mowa w art. 51 niniejszego rozporządzenia; składają się one z:

a) bilansu, przedstawiającego wszystkie aktywa i pasywa oraz sytuację finansową na dzień 31 grudnia poprzedniego roku budżetowego;

b) sprawozdania z wyników finansowych działalności przedstawiającego wynik ekonomiczny za poprzedni rok budżetowy;

c) rachunku przepływów pieniężnych wykazującego kwoty pobrane i wypłacone w ciągu roku budżetowego oraz końcowy stan środków finansowych;

d) zestawienia zmian w aktywach netto przedstawiającego przegląd zmian stanu rezerw w ciągu roku oraz skumulowane wyniki.

2. W sprawozdaniu finansowym przedstawia się informacje, w tym informacje dotyczące polityki rachunkowości, tak aby zapewnić ich właściwość, rzetelność, porównywalność i zrozumiałość.

3. W informacjach dodatkowych do sprawozdania finansowego uzupełnia się i opatruje komentarzami informacje przedstawione w sprawozdaniach, o których mowa w ust. 1 niniejszego artykułu, oraz dostarcza wszelkie uzupełniające informacje wymagane na podstawie reguł rachunkowości, o których mowa w art. 51 niniejszego rozporządzenia, a także w praktyce rachunkowości przyjętej na szczeblu międzynarodowym, jeżeli informacje takie odnoszą się do działalności organu Unii.

Informacje dodatkowe zawierają przynajmniej następujące elementy:

a) zasady, reguły i metody rachunkowości;

b) noty wyjaśniające dostarczające dodatkowych informacji, niezawartych w sprawozdaniach finansowych, które to informacje są niezbędne do rzetelnego przedstawienia sprawozdania finansowego.

4. Po zamknięciu roku budżetowego i do czasu przekazania kont księgi głównej księgowy wprowadza wszelkie korekty, które nie pociągają za sobą jakichkolwiek wypłat lub wpłat w odniesieniu do tego roku, a są niezbędne do przedstawienia prawdziwego i rzetelnego obrazu tego sprawozdania finansowego.

Artykuł  99

Sprawozdania z wykonania budżetu

1. Sprawozdania z wykonania budżetu przedstawia się w euro; są one również porównywalne z roku na rok. Obejmują one:

a) sprawozdania, które przedstawiają zbiorczo wszystkie operacje budżetowe po stronie dochodów i wydatków w danym roku;

b) informacje dodatkowe, które uzupełniają i komentują informacje przedstawione w sprawozdaniu.

2. Sprawozdania z wykonania budżetu przedstawiane są według takiej samej struktury jak sam budżet organu Unii.

3. Sprawozdania z wykonania budżetu obejmują:

a) informacje dotyczące dochodów, w szczególności zmiany w szacunkach dochodów, wynik w zakresie dochodów oraz ustalone należności;

b) informacje pokazujące zmiany w dostępnej łącznej kwocie środków na zobowiązania i na płatności;

c) informacje pokazujące sposób wykorzystania łącznej kwoty środków na zobowiązania i na płatności;

d) informacje pokazujące zobowiązania pozostające do spłaty, zobowiązania przeniesione z poprzedniego roku budżetowego oraz zobowiązania zaciągnięte w ciągu roku budżetowego.

4. Wynik budżetowy stanowi różnica między:

a) wszystkimi dochodami pobranymi w odniesieniu do tego roku budżetowego;

b) a kwotą płatności dokonanych ze środków na ten rok budżetowy podwyższoną o kwotę środków przeniesionych na ten sam rok budżetowy.

Kwota różnicy, o której mowa w akapicie pierwszym, zostaje podwyższona lub pomniejszona, z jednej strony o kwotę netto środków przeniesionych z poprzednich lat budżetowych, które zostały anulowane, a z drugiej strony o:

a) dokonane płatności przekraczające środki niezróżnicowane przeniesione z poprzedniego roku budżetowego w wyniku wahań kursu euro;

b) saldo powstałe z zysków i strat kursowych w ciągu tego roku budżetowego, zrealizowanych i niezrealizowanych.

Artykuł  100

Dokumenty potwierdzające

Każdego zapisu w sprawozdaniu finansowym dokonuje się na podstawie odpowiednich dokumentów potwierdzających zgodnie z art. 47 niniejszego rozporządzenia.

SEKCJA  2

Harmonogram rocznego sprawozdania finansowego

Artykuł  101

Wstępne sprawozdania finansowe

1. Do dnia 1 marca kolejnego roku księgowy organu Unii przesyła swoje wstępne sprawozdania rachunkowe księgowemu Komisji oraz Trybunałowi Obrachunkowemu.

2. Księgowy organu Unii przesyła również księgowemu Komisji najpóźniej dnia 1 marca następnego roku wymagane informacje księgowe w sposób ustanowiony przez księgowego Komisji i w wyznaczonym przez niego formacie na potrzeby konsolidacji.

Artykuł  102

Zatwierdzenie końcowego sprawozdania finansowego

1. Zgodnie z art. 246 rozporządzenia (UE, Euratom) 2018/1046 Trybunał Obrachunkowy do dnia 1 czerwca przedstawia uwagi na temat wstępnego sprawozdania rachunkowego organu Unii.

2. Księgowy organu Unii przesyła księgowemu Komisji do dnia 15 czerwca wymagane informacje księgowe, w sposób ustanowiony przez Komisję i w wyznaczonym przez nią formacie, w celu sporządzenia końcowego sprawozdania skonsolidowanego.

3. Po otrzymaniu uwag Trybunału Obrachunkowego dotyczących wstępnego sprawozdania rachunkowego organu Unii, księgowy sporządza końcowe sprawozdanie rachunkowe organu Unii zgodnie z art. 49 niniejszego rozporządzenia. Dyrektor przesyła je zarządowi, który wyraża opinię na temat tych sprawozdań.

4. Dyrektor przesyła końcowe sprawozdania rachunkowe, wraz z opinią zarządu, księgowemu Komisji, Trybunałowi Obrachunkowemu, Parlamentowi Europejskiemu i Radzie do dnia 1 lipca kolejnego roku budżetowego.

5. Księgowy organu Unii przesyła również Trybunałowi Obrachunkowemu, z kopią do księgowego Komisji, oświadczenie dotyczące tego sprawozdania końcowego. Oświadczenie sporządzane jest z taką samą datą jak data sporządzenia końcowego sprawozdania finansowego organu Unii.

Do końcowego sprawozdania rachunkowego dołączane jest oświadczenie księgowego, w którym stwierdza on, że końcowe sprawozdanie rachunkowe zostało sporządzone zgodnie z niniejszym tytułem oraz obowiązującymi zasadami, przepisami i metodami rachunkowości.

Link do strony internetowej, na której zamieszczono końcowe sprawozdanie rachunkowe organu Unii, publikowany jest w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej do dnia 15 listopada następnego roku.

6. Dyrektor przesyła Trybunałowi Obrachunkowemu odpowiedź na uwagi przedstawione w jego rocznym sprawozdaniu najpóźniej do dnia 30 września następnego roku budżetowego. Odpowiedzi dyrektora przesyłane są Komisji w tym samym czasie.

ROZDZIAŁ  2

SPRAWOZDAWCZOŚĆ BUDŻETOWA I POZOSTAŁA SPRAWOZDAWCZOŚĆ FINANSOWA

Artykuł  103

Roczne sprawozdanie z zarządzania budżetem i finansami

1. Każdy organ Unii przygotowuje sprawozdanie z zarządzania budżetem i finansami w danym roku budżetowym.

2. Dyrektor przesyła to sprawozdanie Parlamentowi Europejskiemu i Radzie oraz Komisji i Trybunałowi Obrachunkowemu do dnia 31 marca roku następującego po danym roku budżetowym.

3. W sprawozdaniu, o którym mowa w ust. 2, podaje się - zarówno w wartościach bezwzględnych, jak i wyrażonych procentowo - co najmniej wskaźnik realizacji środków oraz zestawienie informacji dotyczących przesunięć środków między poszczególnymi pozycjami w budżecie.

TYTUŁ  X

KONTROLA ZEWNĘTRZNA, UDZIELENIE ABSOLUTORIUM I ZWALCZANIE NADUŻYĆ FINANSOWYCH

Artykuł  104

Kontrola zewnętrzna

1. Zanim przeprowadzona zostanie konsolidacja w końcowym sprawozdaniu finansowym Komisji, niezależny audytor zewnętrzny sprawdza, czy roczne sprawozdanie finansowe organu Unii prawidłowo przedstawia jego przychody, wydatki i sytuację finansową.

Jeżeli akt założycielski nie przewiduje inaczej, Trybunał Obrachunkowy przygotowuje specjalne sprawozdanie roczne dotyczące organu Unii zgodnie z wymogami art. 287 ust. 1 Traktatu o funkcjonowaniu Unii Europejskiej.

Przygotowując sprawozdanie, Trybunał Obrachunkowy uwzględnia audyt przeprowadzony przez niezależnego audytora zewnętrznego, o którym mowa w akapicie pierwszym, oraz działania podjęte w odpowiedzi na ustalenia audytora.

2. Organ Unii przesyła Trybunałowi Obrachunkowemu swój budżet w ostatecznie przyjętej wersji. Organ Unii niezwłocznie powiadamia Trybunał Obrachunkowy o wszelkich decyzjach i aktach przyjętych na podstawie art. 10, 14, 19 i 23.

3. W odniesieniu do kontroli przeprowadzonej przez Trybunał Obrachunkowy zastosowanie mają art. 254-259 rozporządzenia (UE, Euratom) 2018/1046.

Artykuł  105

Harmonogram procedury udzielania absolutorium

1. Parlament Europejski na zalecenie Rady w terminie do dnia 15 maja roku N+2 udziela dyrektorowi absolutorium z wykonania budżetu za rok N, chyba że przepisy aktu założycielskiego stanowią inaczej. Dyrektor informuje zarząd o uwagach Parlamentu Europejskiego zawartych w rezolucji towarzyszącej decyzji o udzieleniu absolutorium.

2. Jeżeli termin przewidziany w ust. 1 nie może być dotrzymany, Parlament Europejski lub Rada powiadamia dyrektora o przyczynach jego odroczenia.

3. Jeżeli Parlament Europejski odroczy wydanie decyzji o udzieleniu absolutorium, dyrektor we współpracy z zarządem dokłada wszelkich starań w celu jak najszybszego podjęcia środków zmierzających do usunięcia lub ułatwienia usunięcia przeszkód w podjęciu tej decyzji.

Artykuł  106

Procedura udzielania absolutorium

1. Decyzja o udzieleniu absolutorium obejmuje rachunki dotyczące wszystkich dochodów i wydatków organu Unii, wynik budżetowy oraz aktywa i pasywa organu Unii wykazane w sprawozdaniu finansowym.

2. W celu udzielenia absolutorium Parlament Europejski, po wykonaniu tych czynności przez Radę, bada rozliczenia i sprawozdania finansowe organu Unii. Parlament Europejski bada również sprawozdanie roczne Trybunału Obrachunkowego wraz z odpowiedziami dyrektora organu Unii, wszelkie sprawozdania specjalne Trybunału Obrachunkowego odnoszące się do danego roku budżetowego oraz wydane przez Trybunał Obrachunkowy poświadczenie wiarygodności dotyczące rozliczeń oraz legalności i prawidłowości operacji podstawowych.

3. Dyrektor przedkłada Parlamentowi Europejskiemu, na jego wniosek oraz zgodnie z art. 261 ust. 3 rozporządzenia (UE, Euratom) 2018/1046, wszelkie informacje niezbędne do sprawnego zastosowania procedury udzielania absolutorium za dany rok budżetowy.

Artykuł  107

Środki następcze

1. Dyrektor podejmuje wszelkie właściwe działania w celu uwzględnienia uwag towarzyszących decyzji Parlamentu Europejskiego o udzieleniu absolutorium oraz komentarzy towarzyszących przyjętemu przez Radę zaleceniu w sprawie absolutorium.

2. Na wniosek Parlamentu Europejskiego lub Rady dyrektor składa sprawozdanie na temat środków podjętych w odpowiedzi na uwagi i komentarze. Dyrektor przesyła kopię tego sprawozdania Komisji oraz Trybunałowi Obrachunkowemu.

Artykuł  108

Inspekcje na miejscu dokonywane przez Komisję, Trybunał Obrachunkowy i OLAF

1. Organ Unii udziela pracownikom Komisji i innym upoważnionym przez nią osobom, a także Trybunałowi Obrachunkowemu, dostępu do swoich terenów i lokali oraz do wszelkich informacji, włącznie z informacjami w formacie elektronicznym, niezbędnych w celu przeprowadzenia przez nich kontroli.

2. Europejski Urząd ds. Zwalczania Nadużyć Finansowych może prowadzić dochodzenia, w tym kontrole na miejscu oraz inspekcje, zgodnie z przepisami i procedurami ustanowionymi w rozporządzeniu Parlamentu Europejskiego i Rady (UE, Euratom) nr 883/2013 oraz rozporządzeniu Rady (Euratom, WE) nr 2185/96 ¹⁰  w celu ustalenia, czy doszło do nadużycia, korupcji lub jakichkolwiek innych nielegalnych działań naruszających interesy finansowe Unii.

TYTUŁ  XI

ŚRODKI ADMINISTRACYJNE

Artykuł  109

Środki administracyjne

1. Środki administracyjne są środkami niezróżnicowanymi.

2. Wydatki administracyjne wynikające z zamówień obejmujących okresy dłuższe niż rok budżetowy, zgodnie z lokalnymi praktykami bądź też odnoszące się do dostawy wyposażenia, obciążają budżet organu Unii w roku budżetowym, w którym są dokonywane.

3. Wydatki, które należy zapłacić z góry, zgodnie z przepisami prawa lub postanowieniami umowy, mogą być podstawą dokonywania płatności począwszy od dnia 1 grudnia, które zapisywane są w ciężar środków przewidzianych na kolejny rok budżetowy. W tym przypadku nie ma zastosowania limit, o którym mowa w art. 11 ust. 2.

Artykuł  110

Przepisy szczegółowe dotyczące przedsięwzięć z zakresu nieruchomości

Zastosowanie mają art. 266 i 267 rozporządzenia (UE, Euratom) 2018/1046.

TYTUŁ  XII

PRZEPISY PRZEJŚCIOWE I KOŃCOWE

Artykuł  111

Wnioski o udzielenie informacji składane przez Parlament Europejski, Radę i Komisję

Parlament Europejski, Rada i Komisja są uprawnione do uzyskania wszelkich niezbędnych informacji lub wyjaśnień od organu Unii dotyczących kwestii budżetowych w zakresie swoich kompetencji.

Artykuł  112

Przyjęcie nowego rozporządzenia finansowego organu Unii

Każdy organ, o którym mowa w art. 70 rozporządzenia (UE, Euratom) 2018/1046, przyjmuje nowe przepisy finansowe najpóźniej w dniu 1 lipca 2019 r. lub w każdym przypadku w ciągu sześciu miesięcy od dnia, w którym organ zostaje objęty zakresem stosowania art. 70 tego rozporządzenia, po przyznaniu wkładu finansowego pokrywanego z budżetu. Do daty rozpoczęcia stosowania nowego rozporządzenia finansowego zastosowanie mają obecne przepisy finansowe organu Unii. Organ Unii publikuje obowiązujące go przepisy finansowe na swojej stronie internetowej.

Artykuł  113

Uchylenie

Rozporządzenie delegowane (UE) nr 1271/2013 traci moc ze skutkiem od dnia 1 stycznia 2019 r. Jednak do dnia 31 grudnia 2019 r. nadal stosuje się art. 32 i 47 tego rozporządzenia.

Artykuł  114

Wejście w życie

Niniejsze rozporządzenie wchodzi w życie następnego dnia po jego opublikowaniu w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej. Niniejsze rozporządzenie stosuje się od dnia 1 stycznia 2019 r. Art. 32 i 48 stosuje się od dnia 1 stycznia 2020 r.

Niniejsze rozporządzenie wiąże w całości i jest bezpośrednio stosowane we wszystkich państwach członkowskich.

Sporządzono w Brukseli dnia 18 grudnia 2018 r.

	W imieniu Komisji
	Jean-Claude JUNCKER
	Przewodniczący

¹ Dz.U. L 193 z 30.7.2018, s. 1.

² Rozporządzenie delegowane Komisji (UE) nr 1271/2013 z dnia 30 września 2013 r. w sprawie ramowego rozporządzenia finansowego dotyczącego organów, o których mowa w art. 208 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE, Euratom) nr 966/2012 (Dz.U. L 328 z 7.12.2013, s. 42).

³ Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE, Euratom) nr 966/2012 z dnia 25 października 2012 r. w sprawie zasad finansowych mających zastosowanie do budżetu ogólnego Unii oraz uchylające rozporządzenie Rady (WE, Euratom) nr 1605/2002 (Dz.U. L 298 z 26.10.2012, s. 1).

⁴ Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE, Euratom) nr 883/2013 z dnia 11 września 2013 r. dotyczące dochodzeń prowadzonych przez Europejski Urząd ds. Zwalczania Nadużyć Finansowych (OLAF) oraz uchylające rozporządzenie (WE) nr 1073/1999 Parlamentu Europejskiego i Rady i rozporządzenie Rady (Euratom) nr 1074/1999 (Dz.U. L 248 z 18.9.2013, s. 1).

⁵ Rozporządzenie Rady (UE) 2017/1939 z dnia 12 października 2017 r. wdrażające wzmocnioną współpracę w zakresie ustanowienia Prokuratury Europejskiej (Dz.U. L 283 z 31.10.2017, s. 1).

⁶ Rozporządzenie delegowane Komisji (UE) nr 1268/2012 z dnia 29 października 2012 r. w sprawie zasad stosowania rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE, Euratom) nr 966/2012 w sprawie zasad finansowych mających zastosowanie do budżetu ogólnego Unii (Dz.U. L 362 z 31.12.2012, s. 1).

⁷ Rozporządzenie Rady (EWG, Euratom) nr 1182/71 z dnia 3 czerwca 1971 r. określające zasady mające zastosowanie do okresów, dat i terminów (Dz.U. L 124 z 8.6.1971, s. 1).

⁸ Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2018/1725 z dnia 23 października 2018 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych przez instytucje, organy i jednostki organizacyjne Unii i swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia rozporządzenia (WE) nr 45/2001 i decyzji nr 1247/2002/WE, tekst mający znaczenie dla EOG (Dz.U. L 295 z 21.11.2018, s. 39).

⁹ Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (tekst mający znaczenie dla EOG) (Dz.U. L 119 z 4.5.2016, s. 1).

¹⁰ Rozporządzenie Rady (Euratom, WE) nr 2185/96 z dnia 11 listopada 1996 r. w sprawie kontroli na miejscu oraz inspekcji przeprowadzanych przez Komisję w celu ochrony interesów finansowych Wspólnot Europejskich przed nadużyciami finansowymi i innymi nieprawidłowościami (Dz.U. L 292 z 15.11.1996, s. 2).