Decyzja 1/2018 (2018/1088) w sprawie przyjęcia regulaminu wewnętrznego Komitetu UPG

Dzienniki UE

Dz.U.UE.L.2018.194.158

Akt obowiązujący

Wersja od: 22 marca 2018 r.

DECYZJA NR 1/2018

KOMITETU UPG USTANOWIONEGO WE WSTĘPNEJ UMOWIE O PARTNERSTWIE GOSPODARCZYM MIĘDZY WYBRZEŻEM KOŚCI SŁONIOWEJ, Z JEDNEJ STRONY, A WSPÓLNOTĄ EUROPEJSKĄ I JEJ PAŃSTWAMI CZŁONKOWSKIMI, Z DRUGIEJ STRONY

z dnia 22 marca 2018 r.

w sprawie przyjęcia regulaminu wewnętrznego Komitetu UPG [2018/1088]

KOMITET UPG,

uwzględniając Wstępną umowę o partnerstwie gospodarczym między Wybrzeżem Kości Słoniowej, z jednej strony, a Wspólnotą Europejską i jej państwami członkowskimi, z drugiej strony ¹  (zwaną dalej "Umową"), podpisaną w Abidżanie dnia 26 listopada 2008 r. oraz w Brukseli dnia 22 stycznia 2009 r., stosowaną tymczasowo od dnia 3 września 2016 r., w szczególności jej art. 73,

uwzględniając, iż Umowa stanowi, że Komitet UPG ma określić zasady dotyczące swojej organizacji i funkcjonowania,

PRZYJMUJE NINIEJSZĄ DECYZJĘ:

Artykuł  1

Przyjmuje się regulamin wewnętrzny Komitetu UPG zawarty w załączniku.

Artykuł  2

Niniejsza decyzja wchodzi w życie z dniem jej podpisania.

Sporządzono w Abidżanie dnia 22 marca 2018 r.

W imieniu Republiki Wybrzeża Kości Słoniowej	W imieniu Unii Europejskiej
Ally COULIBALY	Cecilia MALMSTRÖM

ZAŁĄCZNIK

REGULAMIN WEWNĘTRZNY KOMITETU UPG

ustanowionego we Wstępnej umowie o partnerstwie gospodarczym między Wybrzeżem Kości Słoniowej, z jednej strony, a Wspólnotą Europejską i jej państwami członkowskimi, z drugiej strony

Artykuł  1

Skład i przewodniczący

1. Komitet UPG składa się, z jednej strony, z przedstawicieli członków Rady Unii Europejskiej i Komisji Europejskiej oraz, z drugiej strony, z przedstawicieli Wybrzeża Kości Słoniowej na szczeblu ministerialnym lub będących urzędnikami wysokiego szczebla.

2. Odniesienia do "Stron" w regulaminie wewnętrznym są zgodne z definicją zawartą w art. 72 Umowy.

3. Funkcję przewodniczącego Komitetu UPG pełnią rotacyjnie, przez okres 12 miesięcy, przedstawiciel Unii Europejskiej oraz przedstawiciel Wybrzeża Kości Słoniowej. Pierwszy okres przewodnictwa rozpoczyna się w dniu pierwszego posiedzenia Komitetu UPG, przewidzianego w Umowie, a kończy się w dniu 31 grudnia następnego roku. Pierwszym przewodniczącym Komitetu UPG (zwanym dalej "przewodniczącym") jest przedstawiciel Wybrzeża Kości Słoniowej.

4. Przedstawiciele Komisji Unii Gospodarczej i Walutowej Afryki Zachodniej (UEMOA) oraz Komisji Wspólnoty Gospodarczej Państw Afryki Zachodniej (ECOWAS) mogą być zapraszani przez Strony do udziału w posiedzeniach Komitetu UPG. Strony mogą też zdecydować o zaproszeniu ad hoc przedstawicieli społeczeństwa obywatelskiego oraz sektora prywatnego, jak również ekspertów w charakterze obserwatorów.

Artykuł  2

Posiedzenia

1. Komitet UPG spotyka się w regularnych odstępach czasu nieprzekraczających jednego roku oraz w trybie nadzwyczajnym, gdy wymagają tego okoliczności, za porozumieniem Stron.

2. Każde posiedzenie Komitetu UPG odbywa się w terminie i w miejscu uzgodnionym przez Strony.

3. Posiedzenia Komitetu UPG zwoływane są przez jego przewodniczącego.

Artykuł  3

Delegacje

Przed każdym posiedzeniem przewodniczący Komitetu UPG jest informowany o planowanym składzie delegacji Wybrzeża Kości Słoniowej oraz Unii Europejskiej.

Artykuł  4

Obsługa sekretariatu

Działanie sekretariatu Komitetu UPG (zwanego dalej "sekretariatem") zapewniają rotacyjnie przez okresy 12 miesięcy urzędnicy Komisji Europejskiej oraz Wybrzeża Kości Słoniowej. Okresy te pokrywają się z pełnieniem funkcji przewodniczącego Komitetu UPG przez przedstawiciela Unii Europejskiej oraz przedstawiciela Wybrzeża Kości Słoniowej. Sekretariat prowadzony jest przez Stronę, której przedstawiciel jest przewodniczącym Komitetu UPG.

Artykuł  5

Podkomitety

Dla skutecznego wykonywania swych zadań Komitet UPG może tworzyć podlegające mu podkomitety, które są odpowiedzialne za określone kwestie związane z Umową. W tym celu Komitet UPG określa skład i zadania takich podkomitetów.

Artykuł  6

Dokumenty

W przypadkach gdy obrady Komitetu UPG oparte są na pisemnych dokumentach towarzyszących, dokumenty takie są numerowane i dystrybuowane przez sekretariat jako dokumenty Komitetu UPG.

Artykuł  7

Korespondencja

1. Wszelka korespondencja adresowana do Komitetu UPG jest kierowana do jego sekretariatu.

2. Sekretariat zapewnia, aby korespondencja skierowana do Komitetu UPG była przekazywana jego przewodniczącemu oraz, w stosownych przypadkach, dystrybuowana jako dokumenty Komitetu UPG do wyznaczonych osób odpowiedzialnych za kontakty, przewidzianych w art. 73 Umowy (zwanych dalej "osobami odpowiedzialnymi za kontakty").

3. Korespondencja od przewodniczącego Komitetu UPG przesyłana jest przez sekretariat do osób odpowiedzialnych za kontakty oraz w stosownych przypadkach jest dystrybuowana jako dokumenty Komitetu UPG.

Artykuł  8

Porządek obrad

1. Sekretariat sporządza wstępny porządek obrad każdego posiedzenia w oparciu o wnioski przedstawione przez Strony. Sekretariat przekazuje go osobom odpowiedzialnym za kontakty nie później niż 15 dni przed rozpoczęciem posiedzenia.

2. Wstępny porządek posiedzenia obejmuje punkty, co do których wniosek o włączenie ich do porządku posiedzenia wpłynął do sekretariatu nie później niż dwadzieścia jeden dni przed rozpoczęciem posiedzenia oraz w odniesieniu do których sekretariat otrzymał odpowiednie dokumenty towarzyszące najpóźniej w dniu rozesłania wstępnego porządku posiedzenia.

3. Komitet UPG przyjmuje porządek obrad na początku każdego posiedzenia. Jeżeli Strony wyrażą na to zgodę, w porządku obrad można umieścić punkty, które nie znajdowały się we wstępnym porządku obrad.

4. Przewodniczący, w porozumieniu ze Stronami, może zaprosić ekspertów do uczestnictwa w posiedzeniach Komitetu UPG w celu przedstawienia informacji na określony temat.

5. W celu uwzględnienia wymogów danej sytuacji sekretariat może, za zgodą Stron, skrócić terminy określone w ust. 1.

Artykuł  9

Protokół z posiedzenia

1. Sekretariat sporządza projekt protokołu z każdego posiedzenia w możliwie jak najkrótszym terminie.

2. W protokole co do zasady podsumowuje się każdy punkt porządku obrad, w odpowiednich przypadkach wyszczególniając:

a) wszystkie dokumenty przedłożone Komitetowi UPG;

b) wszelkie oświadczenia, o których włączenie wystąpili członkowie Komitetu UPG;

c) przyjęte decyzje, dokonane zalecenia, uzgodnione oświadczenia oraz wnioski przyjęte w określonych kwestiach.

3. Protokół zawiera również listę uczestników posiedzenia Komitetu UPG, a także listę członków towarzyszących im delegacji.

4. Protokół jest zatwierdzany na piśmie przez obie Strony w terminie dwóch miesięcy od dnia posiedzenia. Po zatwierdzeniu dwa egzemplarze protokołu są podpisywane przez sekretariat i każda ze Stron otrzymuje po jednym oryginalnym egzemplarzu.

Artykuł  10

Decyzje i zalecenia

1. Komitet UPG przyjmuje decyzje i zalecenia w drodze konsensusu.

2. Komitet UPG może podjąć decyzję o przedłożeniu wszelkich spraw ogólnych będących we wspólnym interesie państw Afryki, Karaibów i Pacyfiku (AKP) i Unii Europejskiej ("AKP-UE"), które pojawiają się w odniesieniu do wdrażania Umowy, Radzie Ministrów AKP-UE określonej w art. 15 Umowy o partnerstwie między członkami grupy państw Afryki, Karaibów i Pacyfiku z jednej strony a Wspólnotą Europejską i jej państwami członkowskimi z drugiej strony (zwaną dalej "Umową z Kotonu").

3. W okresie pomiędzy posiedzeniami Komitet UPG może przyjmować decyzje lub zalecenia w drodze procedury pisemnej, jeżeli obie Strony wyrażą na to zgodę. Procedura pisemna polega na wymianie not między Stronami.

4. Wszystkie decyzje i zalecenia Komitetu UPG noszą odpowiednio tytuł "decyzja" lub "zalecenie", po którym następuje numer porządkowy, data przyjęcia oraz wskazanie ich przedmiotu. We wszystkich decyzjach i zaleceniach określa się ich datę wejścia w życie.

5. Przyjmowane przez Komitet UPG decyzje i zalecenia są uwierzytelniane przez przedstawiciela Komisji Europejskiej w imieniu Unii Europejskiej oraz przez przedstawiciela Wybrzeża Kości Słoniowej.

6. Decyzje i zalecenia są przesyłane Stronom jako dokumenty Komitetu UPG.

Artykuł  11

Jawność

1. Posiedzenia Komitetu UPG nie są jawne, chyba że Strony postanowią inaczej.

2. Każda ze Stron może podjąć decyzję o opublikowaniu decyzji Komitetu UPG w swoim odpowiednim publikatorze urzędowym.

Artykuł  12

Języki

1. Językiem roboczym Komitetu UPG jest język urzędowy wspólny dla obu Stron.

2. Komitet UPG obraduje i przyjmuje decyzje i zalecenia na podstawie dokumentów i wniosków sporządzonych w języku, o którym mowa w ust. 1.

Artykuł  13

Koszty

1. Każda ze Stron pokrywa wszelkie poniesione przez siebie wydatki wynikające z uczestnictwa w posiedzeniach Komitetu UPG, zarówno jeśli chodzi o koszty personelu, podróży i pobytu, jak i opłaty pocztowe i telekomunikacyjne.

2. Koszty związane z organizacją posiedzeń oraz powielaniem dokumentów ponosi Strona, która pełni rolę gospodarza posiedzenia.

3. Koszty związane z tłumaczeniem ustnym na posiedzeniach oraz z tłumaczeniem pisemnym dokumentów na język roboczy ponosi Strona, która pełni rolę gospodarza posiedzenia. Koszty związane z tłumaczeniem ustnym i pisemnym na inne języki urzędowe instytucji Unii Europejskiej lub z tych języków ponosi Unia Europejska.

¹ Dz.U. L 59 z 3.3.2009, s. 3.