Decyzja 2009/936/WSiSW w sprawie przyjęcia przepisów wykonawczych dotyczących plików roboczych do celów analizy stosowanych przez Europol
Dz.U.UE.L.2009.325.14
Akt utracił mocDECYZJA RADY 2009/936/WSiSW
z dnia 30 listopada 2009 r.
w sprawie przyjęcia przepisów wykonawczych dotyczących plików roboczych do celów analizy stosowanych przez Europol
uwzględniając decyzję Rady 2009/371/WSiSW z dnia 6 kwietnia 2009 r. ustanawiającą Europejski Urząd Policji (Europol)(1) (dalej zwaną "decyzją o Europolu"), w szczególności jej art. 14 ust. 1 i art. 59 ust. 1 lit. b),
uwzględniając Konwencję o ochronie osób w związku z automatycznym przetwarzaniem danych osobowych, przyjętą przez Radę Europy w dniu 28 stycznia 1981 r.,
uwzględniając zalecenie nr R (87) 15 Komitetu Ministrów regulujące wykorzystywanie danych osobowych przez policję, przyjęte przez Radę Europy w dniu 17 września 1987 r.,
uwzględniając przedłożony przez zarząd projekt przepisów dotyczących plików roboczych do celów analizy stosowanych przez Europol,
uwzględniając opinię Parlamentu Europejskiego,
a także mając na uwadze to, że Rada, stanowiąc większością kwalifikowaną po zasięgnięciu opinii Parlamentu Europejskiego, przyjmuje przepisy wykonawcze dotyczące plików roboczych do celów analizy (dalej zwane "przepisami"),
STANOWI, CO NASTĘPUJE:
ROZDZIAŁ I
ZASADY OGÓLNE
ZASADY OGÓLNE
Definicje
Do celów niniejszych przepisów:
Zakres stosowania
Przepisy określone w niniejszej decyzji mają zastosowanie do przetwarzania danych do celów analizy, o czym mowa w art. 14 ust. 1 decyzji o Europolu.
Dane dostarczane do celów analizy
Europol zapewnia, by strony trzecie dostarczające takich danych powiadamiały Europol o celu, w którym są dostarczane, oraz o wszelkich ograniczeniach dotyczących ich wykorzystania.
Po otrzymaniu takich danych określa się w możliwie najkrótszym terminie, w jakim zakresie będą one włączane do konkretnego pliku.
Europol odpowiada za zapewnienie, aby do takich danych mogły mieć dostęp wyłącznie państwa członkowskie, które ich dostarczyły, lub analitycy i inni pracownicy Europolu wyznaczeni przez dyrektora zgodnie z art. 14 ust. 2 lit. a) decyzji o Europolu w celu stwierdzenia, czy dane te można włączyć do pliku roboczego do celów analizy.
Jeżeli po dokonaniu oceny dostarczonych danych Europol ma podstawy, by przyjąć, że są one nieprawidłowe lub już nieaktualne, informuje o tym państwo członkowskie, które ich dostarczyło.
Europol odpowiada za zapewnienie, aby danych, akt i dokumentów w formie papierowej, o których mowy w akapicie pierwszym, nie przechowywano razem z plikami roboczymi do celów analizy oraz aby mogły mieć do nich dostęp wyłącznie państwa członkowskie, które dostarczyły danych lub analitycy i inni pracownicy Europolu wyznaczeni przez dyrektora zgodnie z art. 14 ust. 2 lit. a) decyzji o Europolu w celu:
Do danych takich można również uzyskać dostęp w interesie osoby, której dane dotyczą i która wymaga ochrony. W takim przypadku dane mogą być wykorzystywane wyłącznie za zgodą osoby, której dotyczą.
Takie dane, akta i dokumenty w formie papierowej zwraca się państwu członkowskiemu, które ich dostarczyło, lub usuwa się lub niszczy, gdy przestają być konieczne do osiągnięcia celów określonych w niniejszym artykule. Muszą one w każdym razie zostać usunięte lub zniszczone po zamknięciu pliku roboczego do celów analizy.
Przetwarzanie danych
Polecenia utworzenia plików roboczych do celów analizy
Jeżeli dane, o których mowa w akapicie pierwszym, odnoszą się do kategorii osób wymienionych w art. 6 ust. 3-6, w poleceniu utworzenia tego pliku należy przytoczyć szczególne powody, dla których wystąpiono o te dane; dane takie przetwarza się wyłącznie na wyraźny wniosek co najmniej dwóch państw członkowskich uczestniczących w danym projekcie analitycznym. Odnośne dane usuwa się, jeżeli nie są już potrzebne do celów, w jakich je przechowywano.
Dane osobowe w plikach roboczych do celów analizy
W stosunku do kontaktów i osób powiązanych dane określone w ust. 2 mogą być przechowywane, jeśli zachodzi taka konieczność, pod warunkiem że istnieją podstawy, by przyjąć, że takie dane są wymagane do analizy roli takich osób jako kontaktów lub osób powiązanych.
W tym kontekście przestrzegane są następujące zasady:
Inne dane określone w ust. 2 mogą być przechowywane, jeśli jest to konieczne, pod warunkiem że istnieją podstawy, by przyjąć, że dane te są wymagane do analizy roli osoby jako ofiary lub potencjalnej ofiary.
Dane, które nie są wymagane do dalszej analizy, usuwa się.
Inne dane określone w ust. 2 mogą być przechowywane, jeśli jest to konieczne, pod warunkiem że istnieją podstawy, by przyjąć, że dane te są wymagane do analizy roli takich osób jako świadków.
Dane, które nie są wymagane do dalszej analizy, usuwa się.
Inne dane określone w ust. 2 mogą być przechowywane, jeśli jest to konieczne, pod warunkiem że istnieją podstawy, by przyjąć, że dane te są wymagane do analizy roli takich osób jako informatorów.
Dane, które nie są wymagane do dalszej analizy, usuwa się.
Jeżeli na podstawie takich przesłanek stanie się jasne, że daną osobę należy ująć w dwóch lub w większej liczbie różnych kategorii określonych w niniejszym artykule, Europol może przetwarzać wszystkie dane, na jakie pozwalają takie kategorie.
Terminy dotyczące analizy i czas przechowywania
Potrzeba dalszego przechowywania wszystkich danych osobowych włączonych do pliku roboczego do celów analizy jest poddawana przeglądowi, zgodnie z art. 20 decyzji o Europolu, nie później niż po trzech latach od wprowadzenia lub ostatniego przeglądu danych. Niezależnie od takiego przeglądu, potrzeba dalszego przechowywania jest poddawana przeglądowi w przypadku wystąpienia okoliczności wskazujących na to, że dane należy usunąć lub poprawić.
Przegląd uwzględnia potrzebę zachowania danych wynikającą z zakończenia badania konkretnej sprawy; ostateczną decyzję sądu - w szczególności dotyczącą uniewinnienia, rehabilitacji, zatarcia skazania i amnestii, wiek osoby, której dane dotyczą, oraz konkretne kategorie danych.
Jeżeli wspólny organ nadzorczy, zgodnie z art. 34 ust. 4 decyzji o Europolu, przekazał sprawę dotyczącą przechowywania, przetwarzania lub wykorzystywania danych osobowych zarządowi, przekazywanie takich danych jest zabronione bez uprzedniej zgody zarządu. W wyjątkowych okolicznościach dyrektor może wyrazić zgodę na przekazanie tych danych przed zatwierdzeniem przez zarząd, wówczas gdy zostanie to uznane za bezwzględnie konieczne do ochrony podstawowych interesów danych państw członkowskich, wchodzących w zakres celów Europolu, lub dla zapobieżenia bezpośredniemu zagrożeniu związanemu z przestępczością bądź terroryzmem. W takich przypadkach zgoda dyrektora jest udzielana w formie dokumentu, który przekazywany jest zarządowi i wspólnemu organowi nadzorczemu.
Udział stron trzecich
Europol może włączać ekspertów instytucji, organów, biur i agencji, o których mowa w art. 22 ust. 1 decyzji o Europolu, oraz ekspertów z państw trzecich i organizacji, o których mowa w art. 23 ust. 1 tej decyzji, w działania grupy analitycznej, na warunkach określonych w art. 14 ust. 8 tej decyzji.
Dyrektor zawiera z każdym z podmiotów, o których mowa w akapicie pierwszym, porozumienie zgodnie z przepisami regulującymi takie porozumienia, ustalonymi przez zarząd. Szczegóły tych porozumień przekazywane są zarządowi i wspólnemu organowi nadzorczemu. Wspólny organ nadzorczy może zgłosić zarządowi wszelkie uwagi, jakie uzna za konieczne.
Gromadzenie i zapisywanie danych
Dane przechowywane w plikach do celów analizy są grupowane według kategorii źródła wynikających z oceny i według poziomu prawidłowości lub wiarygodności informacji, zgodnie z art. 11. Dane oparte na faktach są oddzielane od danych opartych na opiniach lub osobistych ocenach.
Wewnętrzna ochrona danych
Dyrektor podejmuje środki niezbędne do zapewnienia zgodności z niniejszymi przepisami i z innymi przepisami o ochronie danych. W tym celu dyrektor konsultuje się z inspektorem ochrony danych, o którym mowa w art. 28 decyzji o Europolu.
ROZDZIAŁ II
KLASYFIKACJA
KLASYFIKACJA
Kategorie plików roboczych do celów analizy
Pliki robocze do celów analizy mogą mieć charakter:
Ocena źródła i informacji
(A): gdy nie ma wątpliwości co do autentyczności, wiarygodności i kompetencji źródła lub jeżeli informacja jest dostarczona przez źródło, które okazało się wiarygodne we wszystkich przypadkach;
(B): gdy informacja jest dostarczona przez źródło, które w większości przypadków okazało się wiarygodne;
(C): gdy informacja jest dostarczona przez źródło, które w większości przypadków okazało się niewiarygodne;
(X): gdy nie można ocenić wiarygodności źródła.
(1): informacje, których prawidłowość nie budzi wątpliwości;
(2): informacje, które źródło zna osobiście, ale które nie są osobiście znane przekazującemu je urzędnikowi;
(3): informacje, których źródło nie zna osobiście, ale które potwierdzone są przez inne informacje zapisane wcześniej;
(4): informacje, których źródło nie zna osobiście i których nie można potwierdzić.
W przypadku nieosiągnięcia porozumienia w danym przypadku lub braku porozumienia o warunkach ogólnych Europol ocenia informacje lub dane oraz przydziela takim informacjom lub danym kody oceny (X) i (4), o których mowa odpowiednio w ust. 1 i 2.
ROZDZIAŁ III
PRZEPISY DOTYCZĄCE WYKORZYSTYWANIA PLIKÓW ROBOCZYCH DO CELÓW ANALIZY I DANYCH Z ANALIZ
PRZEPISY DOTYCZĄCE WYKORZYSTYWANIA PLIKÓW ROBOCZYCH DO CELÓW ANALIZY I DANYCH Z ANALIZ
Tworzenie plików roboczych do celów analizy
Pobieranie danych
Przekazywanie danych lub informacji przechowywanych w plikach roboczych do celów analizy
We współpracy z państwem członkowskim lub stroną trzecią, które dostarczyły danych, Europol sprawdza, w razie konieczności, a najpóźniej w momencie przekazania, czy dane są dokładne i zgodne z decyzją o Europolu.
W miarę możliwości wszystkie przekazywane informacje zawierają odniesienia do decyzji sądowych oraz decyzji o niewniesieniu aktu oskarżenia. Zanim dane oparte na opiniach lub osobistych ocenach zostaną przekazane i zanim ich poziom dokładności lub wiarygodności zostanie podany, dane takie są sprawdzane we współpracy z państwem członkowskim lub stroną trzecią, które ich dostarczyły.
Państwo członkowskie otrzymujące dane informuje państwo członkowskie przekazujące dane, na jego wniosek, o tym, w jaki sposób wykorzystywane są przekazane dane oraz o wynikach uzyskanych w następstwie tego przekazania, o ile zezwalają na to przepisy krajowe państwa członkowskiego otrzymującego dane.
W przypadku istnienia ograniczeń w wykorzystaniu danych na mocy art. 19 decyzji o Europolu ograniczenia takie są zapisywane wraz z danymi, a odbiorcy wyników analizy są o nich informowani.
Procedury kontrolne
W celu spełnienia wymogów bezpieczeństwa danych określonych w art. 35 decyzji o Europolu i zagwarantowania bezpiecznego przetwarzania danych w rozumieniu niniejszych przepisów, zarząd dokonuje akredytacji systemu analizy, zgodnie z art. 8 przepisów dotyczących poufności informacji Europolu przyjętych decyzją Rady 2009/.../WSiSW z dnia 30 listopada 2009 r.(2), po uprzedniej konsultacji z Komitetem ds. Bezpieczeństwa, jak przewidziano w art. 4 ust. 2 tych przepisów. Akredytacja przyznawana jest na podstawie specjalnych systemowych wymogów bezpieczeństwa i innych dokumentów dotyczących bezpieczeństwa, które zarząd uzna za niezbędne.
Wykorzystywanie i przechowywanie danych z analiz i wyników analiz
Łączenie plików i przenoszenie danych między plikami
Nowe środki techniczne
Nowe środki techniczne służące przetwarzaniu danych do celów analizy mogą być stosowane tylko pod warunkiem podjęcia wszelkich uzasadnionych kroków zapewniających zgodność wykorzystania takich środków z przepisami o ochronie danych osobowych mającymi zastosowanie do Europolu. Dyrektor konsultuje się najpierw ze wspólnym organem nadzorczym we wszystkich sytuacjach, w których zastosowanie takich środków technicznych stwarza problemy przy stosowaniu tych przepisów o ochronie danych.
ROZDZIAŁ IV
PRZEPISY KOŃCOWE
PRZEPISY KOŃCOWE
Przegląd przepisów
Niniejsze przepisy zostają poddane ocenie pod nadzorem zarządu, do dnia 1 stycznia 2013 r.
Wszelkie propozycje zmian do niniejszych przepisów są rozpatrywane przez zarząd w celu ich przyjęcia przez Radę zgodnie z procedurą przewidzianą w art. 14 ust. 1 akapit trzeci decyzji o Europolu.
Wejście w życie
Niniejsze przepisy wchodzą w życie z dniem 1 stycznia 2010 r.
W imieniu Rady | |
B. ASK | |
Przewodniczący |
(1) Dz.U. L 121 z 15.5.2009, s. 37.
(2) Dotychczas nieopublikowana w Dzienniku Urzędowym.
© Unia Europejska, http://eur-lex.europa.eu/
Za autentyczne uważa się wyłącznie dokumenty Unii Europejskiej opublikowane w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej.