Porozumienie w sprawie utworzenia "Rejestru służącego przejrzystości" dotyczącego organizacji i samozatrudnionych osób, zaangażowanych w opracowanie i realizację polityki Unii Europejskiej.

Dzienniki UE

Dz.U.UE.L.2011.191.29

Akt utracił moc

Wersja od: 23 czerwca 2011 r.

Porozumienie między Parlamentem Europejskim a Komisją Europejską w sprawie utworzenia "Rejestru służącego przejrzystości" dotyczącego organizacji i samozatrudnionych osób, zaangażowanych w opracowanie i realizację polityki Unii Europejskiej

PARLAMENT EUROPEJSKI I KOMISJA EUROPEJSKA ("strony niniejszego porozumienia"),

uwzględniając Traktat o Unii Europejskiej, w szczególności jego art. 11 ust. 1 i 2, Traktat o funkcjonowaniu Unii Europejskiej, w szczególności jego art. 295, oraz Traktat ustanawiający Europejską Wspólnotę Energii Atomowej (zwane dalej łącznie "Traktatami"),

mając na uwadze, że twórcy polityki europejskiej nie działają w oderwaniu od społeczeństwa obywatelskiego, lecz utrzymują otwarty, przejrzysty i regularny dialog ze stowarzyszeniami przedstawicielskimi i społeczeństwem obywatelskim,

UZGADNIAJĄ, CO NASTĘPUJE:

I. USTANOWIENIE REJESTRU SŁUŻĄCEGO PRZEJRZYSTOŚCI

1. Zgodnie ze swoim zobowiązaniem do przejrzystości strony niniejszego porozumienia postanawiają utworzyć i prowadzić wspólny rejestr - "Rejestr służący przejrzystości" (zwany dalej "rejestrem") - w celu rejestrowania i kontrolowania organizacji i samozatrudnionych osób zaangażowanych w opracowanie i realizację polityki UE.

II. ZASADY, NA JAKICH OPIERA SIĘ REJESTR

2. Rejestr jest utworzony i prowadzony w oparciu o istniejące systemy rejestracji ustanowione i uruchomione przez Parlament Europejski w 1996 r. oraz przez Komisję Europejską w czerwcu 2008 r., uzupełnione o prace właściwej wspólnej grupy roboczej Parlamentu Europejskiego i Komisji Europejskiej i o dostosowania dokonane w świetle pozyskanego doświadczenia i wkładu zainteresowanych stron ujętych w komunikacie Komisji Europejskiej z dnia 28 października 2009 r. zatytułowanym "Europejska inicjatywa na rzecz przejrzystości: rejestr grup interesu - rok później"⁽¹⁾. Podejście to nie ma wpływu na cele Parlamentu Europejskiego wyrażone w jego rezolucji z dnia 8 maja 2008 r. w sprawie określenia ram dla działalności grup interesu (lobbystów) w instytucjach europejskich⁽²⁾ dotyczącej tej kwestii ani też nie przesądza o tych celach.

3. Rejestr jest utworzony i prowadzony zgodnie z ogólnymi zasadami prawa Unii, w tym z zasadami proporcjonalności i niedyskryminacji.

4. Przy utworzeniu i prowadzeniu rejestru respektowane są prawa posłów do Parlamentu Europejskiego do sprawowania mandatu parlamentarnego bez ograniczeń, ponadto rejestr nie stanowi przeszkody w dostępie wyborców posłów do lokali Parlamentu Europejskiego.

5. Utworzenie i prowadzenie rejestru nie narusza uprawnień ani przywilejów stron niniejszego porozumienia, ani też nie ma wpływu na ich odpowiednie kompetencje organizacyjne.

6. Strony niniejszego porozumienia dążą do traktowania wszystkich podmiotów zaangażowanych w podobną działalność w podobny sposób i do zapewnienia jednakowych warunków w zakresie rejestracji organizacji i samozatrudnionych osób zaangażowanych w opracowanie i realizację polityki UE.

III. STRUKTURA REJESTRU

7. Rejestr obejmuje następujące elementy:

a) zestaw wytycznych dotyczących:

– zakresu rejestru, rodzajów działalności podlegającej wpisowi do rejestru i wyjątków,

– sekcji określających grupy podmiotów, które mogą się zarejestrować (załącznik I),

– informacji wymaganych od rejestrujących się podmiotów, w tym wymogów dotyczących ujawniania informacji finansowych (załącznik II);

b) kodeks postępowania (załącznik III);

c) mechanizm składania skarg oraz środki mające zastosowanie w przypadku nieprzestrzegania kodeksu postępowania, w tym procedura badania i rozpatrywania skarg (załącznik IV).

IV. ZAKRES REJESTRU

Rodzaje działalności objęte zakresem rejestru

8. Rejestr obejmuje wszelkie rodzaje działalności, oprócz wymienionych w części IV wyjątków, prowadzonej w celu wywarcia bezpośredniego lub pośredniego wpływu na procesy opracowywania lub realizacji polityki oraz podejmowania decyzji przez instytucje UE, bez względu na używane środki lub kanały komunikacyjne, na przykład zlecanie usług na zewnątrz, media, umowy z profesjonalnymi pośrednikami, ośrodki analityczne, platformy, fora, kampanie i inicjatywy obywatelskie. Powyższe rodzaje działalności obejmują między innymi: kontakty z posłami, urzędnikami lub innym personelem instytucji UE, opracowywanie, rozprowadzanie i przekazywanie pism, materiałów informacyjnych lub dokumentów do dyskusji lub zawierających stanowiska, organizowanie imprez, spotkań lub działań promocyjnych i imprez towarzyskich lub konferencji, na które wysyłane są zaproszenia do posłów, urzędników lub innego personelu instytucji UE. Do powyższych rodzajów działalności zalicza się również dobrowolny wkład w formalne konsultacje w sprawie planowanych aktów ustawodawczych lub innych aktów prawnych UE oraz w inne otwarte konsultacje i udział w tych konsultacjach.

9. Oczekuje się rejestracji ze strony wszelkich organizacji lub samozatrudnionych osób zaangażowanych w działalność wchodzącą w zakres rejestru, niezależnie od ich statusu prawnego⁽³⁾.

Rodzaje działalności wyłączone z zakresu rejestru

10. Z zakresu rejestru wyłączone są następujące rodzaje działalności:

a) działalność dotycząca doradztwa prawnego i innego rodzaju specjalistycznego doradztwa, o ile związana jest ona z podstawowym prawem klienta do sprawiedliwego procesu, w tym prawa do obrony w postępowaniu administracyjnym, taka jak działalność prowadzona przez prawników lub innych zaangażowanych w nią specjalistów. W zakres rejestru nie wchodzą następujące rodzaje działalności (niezależnie od konkretnych zaangażowanych stron): doradztwo i kontakty z organami publicznymi w celu dokładniejszego objaśnienia klientom ogólnego stanu prawnego, ich konkretnej sytuacji prawnej lub doradzenia im, czy konkretne kroki prawne lub administracyjne są właściwe lub dopuszczalne na mocy obowiązującego prawa; porady udzielane klientom, aby pomóc im w zagwarantowaniu zgodności ich działań z prawem; reprezentowanie w ramach procedury pojednawczej lub mediacyjnej mającej na celu uniknięcie skierowania sporu do sądu lub organu administracyjnego. Podejście to obowiązuje we wszystkich sektorach przemysłu w Unii Europejskiej i nie ogranicza się ono do pewnych szczególnych procedur (w zakresie konkurencji). Jeżeli dane przedsiębiorstwo i jego doradcy są zaangażowani jako strona w konkretną sprawę lub postępowanie sądowe lub administracyjne, wszelka działalność bezpośrednio związana z tą sprawą, która nie zmierza do zmiany istniejących ram prawnych, nie wchodzi w zakres rejestru;

b) działalność partnerów społecznych jako uczestników dialogu społecznego (związki zawodowe, stowarzyszenia pracodawców itd.) podczas wypełniania funkcji wyznaczonej dla nich w traktatach. Ma to zastosowanie odpowiednio do wszelkich podmiotów konkretnie wyznaczonych w traktatach do odgrywania roli instytucjonalnej;

c) działalność w odpowiedzi na bezpośrednie i indywidualne wnioski instytucji UE lub posłów do Parlamentu Europejskiego, takie jak jednorazowe lub regularne wnioski o udzielenie informacji faktycznych, udostępnienie danych lub przygotowanie ekspertyzy lub indywidualne zaproszenia do udziału w wysłuchaniach publicznych, do uczestnictwa w pracach komitetów konsultacyjnych lub innych podobnych forach.

Postanowienia szczególne

11. Kościoły i wspólnoty religijne nie są objęte rejestrem. Oczekuje się jednak rejestracji ze strony biur przedstawicielskich lub podmiotów prawa, biur i sieci utworzonych w celu ich reprezentowania w kontaktach z instytucjami UE, a także ich stowarzyszeń.

12. Partie polityczne nie są objęte rejestrem. Oczekuje się jednak rejestracji ze strony wszelkich organizacji stworzonych lub wspieranych przez partie, które są zaangażowane w działalność wchodzącą w zakres rejestru.

13. Władze lokalne, regionalne i gminne nie są objęte rejestrem. Oczekuje się jednak rejestracji ze strony biur przedstawicielskich lub podmiotów prawa, biur i sieci utworzonych w celu ich reprezentowania w kontaktach z instytucjami UE, a także ich stowarzyszeń.

14. Oczekuje się rejestracji ze strony sieci, platform i innych rodzajów kolektywnej działalności niemających statusu prawnego lub osobowości prawnej, lecz stanowiących faktycznie źródło zorganizowanego wpływu i zaangażowanych w działalność wchodzącą w zakres rejestru. W takich przypadkach ich członkowie powinni wskazać w swoich szeregach jedną osobę jako ich osobę wyznaczoną do kontaktów, odpowiedzialną za stosunki z administracją rejestru.

15. Działalność, jaką należy wziąć pod uwagę do celów oświadczenia finansowego w rejestrze, to czynności skierowane do wszystkich instytucji, agencji i organów UE oraz ich członków, urzędników i innego personelu. Działalność ta obejmuje również czynności skierowane do organów państw członkowskich działających na szczeblu UE, zaangażowanych w procesy decyzyjne UE.

16. Zachęca się europejskie sieci, federacje, stowarzyszenia lub platformy do opracowania wspólnych przejrzystych wytycznych dla ich członków, w których wskazane są rodzaje działalności objęte zakresem rejestru. Oczekuje się podania do publicznej wiadomości tych wytycznych.

V. ZASADY MAJĄCE ZASTOSOWANIE DO REJESTRUJĄCYCH

SIĘ PODMIOTÓW

17. Poprzez zarejestrowanie się zainteresowane organizacje i osoby:

– zgadzają się na upublicznienie informacji dostarczanych przez nie w celu wpisania do rejestru,

– zobowiązują się do działania zgodnie z kodeksem postępowania i w odpowiednich przypadkach przedstawiają teksty wszelkich branżowych kodeksów postępowania, których zobowiązały się przestrzegać,

– gwarantują, że informacje dostarczone w celu wpisania do rejestru są prawidłowe,

– zgadzają się, aby wszelkie skargi przeciwko nim były rozpatrywane w oparciu o przepisy kodeksu postępowania stanowiącego podstawę tego rejestru,

– zgadzają się na zastosowanie wobec nich wszelkich środków przewidzianych w przypadku naruszenia kodeksu postępowania oraz uznają, że w przypadku nieprzestrzegania zasad zawartych w kodeksie postępowania mogą zostać wobec nich zastosowane środki przewidziane w załączniku IV,

– przyjmują do wiadomości, że strony niniejszego porozumienia, na wniosek i zgodnie z przepisami rozporządzenia (WE) nr 1049/2001 Parlamentu Europejskiego i Rady z dnia 30 maja 2001 r. w sprawie publicznego dostępu do dokumentów Parlamentu Europejskiego, Rady i Komisji⁽⁴⁾, mogą być w obowiązku ujawnienia korespondencji i innych dokumentów dotyczących działalności rejestrujących się podmiotów.

VI. ŚRODKI MAJĄCE ZASTOSOWANIE W PRZYPADKU NIEPRZESTRZEGANIA KODEKSU POSTĘPOWANIA

18. Nieprzestrzeganie kodeksu postępowania przez zarejestrowane podmioty lub ich przedstawicieli może prowadzić, w następstwie dochodzenia przeprowadzonego z należytym uwzględnieniem zasady proporcjonalności i prawa do obrony, do zastosowania środków określonych w załączniku IV, takich jak zawieszenie wpisu w rejestrze lub skreślenie z rejestru oraz - tam, gdzie ma to zastosowanie - wycofanie przepustek do Parlamentu Europejskiego wydanych danym osobom, a także w odpowiednich przypadkach ich organizacjom. Decyzja o zastosowaniu takich środków może zostać opublikowana na stronie internetowej rejestru.

19. Każdy może złożyć skargę dotyczącą podejrzenia nieprzestrzegania kodeksu postępowania i popartą faktami zgodnie z procedurą określoną w załączniku IV.

VII. WDROŻENIE

20. Sekretarze generalni Parlamentu Europejskiego i Komisji Europejskiej są odpowiedzialni za nadzór nad systemem oraz za wszystkie kluczowe aspekty jego funkcjonowania i za wspólną zgodą podejmują środki niezbędne do wdrożenia niniejszego porozumienia.

21. W celu wdrożenia systemu służby Parlamentu Europejskiego i Komisji Europejskiej ustanowią wspólną strukturę operacyjną, zwaną "wspólnym sekretariatem rejestru służącego przejrzystości". W jego skład wejdzie grupa urzędników z Parlamentu Europejskiego i Komisji Europejskiej, na mocy uzgodnień pomiędzy właściwymi służbami. Działania wspólnego sekretariatu rejestru służącego przejrzystości są koordynowane przez kierownika działu w sekretariacie generalnym Komisji Europejskiej. Do zadań sekretariatu rejestru będzie należało wdrażanie środków podnoszących jakość zawartości rejestru.

22. Parlament Europejski będzie nadal odpowiedzialny za wydawanie i kontrolowanie długoterminowych przepustek umożliwiających wstęp do jego budynków. Takie przepustki będą wydawane jedynie osobom reprezentującym organizacje objęte obowiązkiem wpisu do rejestru lub pracującym dla takich organizacji, jeśli te organizacje lub osoby wpisały się do rejestru. Jednakże fakt wpisu nie oznacza automatycznego uprawnienia do wydania takich przepustek.

23. Chociaż system będzie obsługiwany wspólnie, strony niniejszego porozumienia mają pełną swobodę niezależnego wykorzystywania rejestru do własnych konkretnych celów, w tym do oferowania zachęt, takich jak przekazywanie zarejestrowanym podmiotom informacji o otwarciu konsultacji publicznych lub o organizacji wydarzeń.

24. Strony niniejszego porozumienia organizują odpowiednie szkolenia i projekty w zakresie komunikacji wewnętrznej, aby zwiększyć wiedzę o wspólnym rejestrze oraz o procedurze składania skarg wśród swoich członków i pracowników.

25. Strony niniejszego porozumienia podejmują odpowiednie środki zewnętrzne, aby zwiększyć wiedzę o rejestrze i promować jego wykorzystanie.

26. Na portalu internetowym "Europa" publikuje się szereg podstawowych statystyk uzyskanych z bazy danych rejestru i dostępnych za pomocą łatwej w obsłudze wyszukiwarki. Upubliczniona zawartość tej bazy danych będzie dostępna na żądanie w formatach elektronicznych, możliwych do odczytu maszynowego.

27. Po przeprowadzeniu konsultacji z zainteresowanymi stronami sekretarze generalni Parlamentu Europejskiego i Komisji Europejskiej przedstawiają coroczne sprawozdanie z działania rejestru właściwym wiceprzewodniczącym Parlamentu Europejskiego i Komisji Europejskiej.

VIII. UDZIAŁ INNYCH INSTYTUCJI I ORGANÓW

28. Radę Europejską i Radę zaprasza się do przyłączenia się do rejestru. Pozostałe instytucje, organy i jednostki organizacyjne UE zachęca się do samodzielnego korzystania z tego systemu jako instrumentu referencyjnego na potrzeby własnych kontaktów z organizacjami i samozatrudnionymi osobami zaangażowanymi w tworzenie polityki UE i jej realizację.

IX. POSTANOWIENIA KOŃCOWE

29. Przejście od istniejących rejestrów stron niniejszego porozumienia do nowego wspólnego rejestru będzie przebiegać w czasie dwunastomiesięcznego okresu przejściowego, rozpoczynającego się w dniu uruchomienia wspólnego rejestru. Organizacje i osoby wpisane obecnie do jednego z systemów wzywa się do odnowienia ich wpisu we wspólnym systemie.

Po uruchomieniu wspólnego rejestru:

– zarejestrowane podmioty będą miały możliwość przeniesienia swojego istniejącego wpisu do wspólnego rejestru w wybranym przez siebie terminie, lecz najpóźniej w dniu odnowienia ich rejestracji w Komisji Europejskiej lub -w przypadku podmiotów zarejestrowanych wyłącznie w Parlamencie Europejskim - najpóźniej przed upływem okresu dwunastu miesięcy od tego uruchomienia,

– nowy wpis lub aktualizacja istniejących danych będzie możliwa jedynie we wspólnym rejestrze.

30. Wspólny rejestr podlega przeglądowi nie później niż dwa lata po pierwszym uruchomieniu.

Sporządzono w Brukseli dnia 23 czerwca 2011 r.

W imieniu Parlamentu Europejskiego	W imieniu Komisji Europejskiej
J. BUZEK	M. ŠEFČOVIČ
Przewodniczący	Wiceprzewodniczący

______

⁽¹⁾ COM(2009) 612.

⁽²⁾ Dz.U. C 271 E z 12.11.2009, s. 48.

⁽³⁾ Nie oczekuje się wpisu do rejestru ze strony rządów państw członkowskich UE, rządów państw trzecich, międzynarodowych organizacji międzyrządowych ani ich misji dyplomatycznych.

⁽⁴⁾ Dz.U. L 145 z 31.5.2001, s. 43.

ZAŁĄCZNIKI

ZAŁĄCZNIK  I

"Rejestr służący przejrzystości"

Organizacje i samozatrudnione osoby, zaangażowane w opracowanie i realizację polityki Unii Europejskiej

Sekcje		Cechy szczególne/uwagi
I. Firmy konsultingowe/kancelarie prawne/samozatrudnieni konsultanci
Podsekcja	Firmy konsultingowe	Firmy prowadzące na podstawie umowy działalność obejmującą lobbying, promocję, sprawy publiczne i stosunki z organami publicznymi
Podsekcja	Kancelarie prawne	Kancelarie prawne prowadzące na podstawie umowy działalność obejmującą lobbying, promocję, sprawy publiczne i stosunki z organami publicznymi
Podsekcja	Samozatrudnieni konsultanci	Samozatrudnieni konsultanci lub prawnicy prowadzący na podstawie umowy działalność obejmującą lobbying, promocję, sprawy publiczne i stosunki z organami publicznymi
II. Lobbyści zatrudnieni przez przedsiębiorstwa i stowarzyszenia branżowe
Podsekcja	Przedsiębiorstwa i grupy	Przedsiębiorstwa lub grupy przedsiębiorstw (mające osobowość prawną lub nie) prowadzące na własny rachunek i we własnym imieniu działalność obejmującą lobbying, promocję, sprawy publiczne i stosunki z organami publicznymi
Podsekcja	Stowarzyszenia branżowe, przemysłowe i zawodowe
Podsekcja	Związki zawodowe
Podsekcja	Inne podobne organizacje
III. Organizacje pozarządowe
Podsekcja	Organizacje pozarządowe, platformy i sieci itp.	Organizacje nienastawione na zysk (mające osobowość prawną lub nie) niezależne od władz publicznych, partii politycznych lub organizacji handlowych. Obejmuje fundacje, organizacje charytatywne itp.
IV. Ośrodki analityczne, instytucje naukowe i badawcze
Podsekcja	Ośrodki analityczne i instytucje badawcze	Specjalistyczne ośrodki analityczne i instytucje badawcze zajmujące się działaniami i polityką Unii Europejskiej
Podsekcja	Instytucje naukowe	Instytucje, których głównym celem jest kształcenie, lecz zajmujące się również działaniami i polityką Unii Europejskiej
V. Organizacje reprezentujące kościoły i wspólnoty religijne		NB: Rejestr nie dotyczy samych kościołów.
Podsekcja	Organizacje reprezentujące kościoły i wspólnoty religijne	Podmioty prawa, biura lub sieci prowadzące działalność przedstawicielską
VI. Organizacje reprezentujące władze lokalne, regionalne i gminne, inne podmioty publiczne lub mieszane itd.		NB: Rejestr nie dotyczy samych organów władzy.
Podsekcja	Lokalne, regionalne i gminne organy władzy (na szczeblu niższym od krajowego)	Podmioty prawa, biura przedstawicielskie, stowarzyszenia i sieci utworzone, aby reprezentować lokalne, regionalne i gminne organy władzy (na szczeblu niższym od krajowego)
Podsekcja	Inne podmioty publiczne lub mieszane itp.	Obejmuje inne organizacje publiczne lub mieszane (publiczno-prywatne).

ZAŁĄCZNIK  II

INFORMACJE WYMAGANE OD REJESTRUJĄCYCH SIĘ PODMIOTÓW

I. Informacje ogólne i podstawowe

– nazwa(-y) organizacji, adres, numer telefonu, adres elektroniczny, strona internetowa,

– a) tożsamość osoby prawnie odpowiedzialnej za organizację i b) nazwisko dyrektora organizacji lub jej kierownika lub partnera zarządzającego lub, jeśli ma to zastosowanie, głównej osoby wyznaczonej do kontaktów w związku z działalnością objętą rejestrem; nazwiska osób, dla których zwrócono się o przepustki do budynków Parlamentu Europejskiego⁽¹⁾,

– liczba osób (członków, pracowników itp.) zajmujących się działalnością podlegającą rejestrowi,

– cele/uprawnienia - dziedziny zainteresowania - rodzaje działalności - kraje, w których prowadzona jest działalność - przynależność do sieci - ogólne informacje objęte zakresem stosowania rejestru,

– w stosownych przypadkach: liczba członków (osób lub organizacji).

II. Informacje szczegółowe

A. Działalność

Główne wnioski ustawodawcze, których dotyczyły w poprzednim roku działania rejestrujących się podmiotów wchodzące w zakres rejestru służącego przejrzystości.

B. Informacje finansowe

Wszystkie dostarczone informacje finansowe powinny obejmować pełny rok działalności i odnosić się do ostatniego zamkniętego roku obrotowego w dniu wpisu do rejestru lub przedłużenia wpisu.

Podwójne liczenie nie jest wykluczone: oświadczenia finansowe sporządzone przez firmy konsultingowe lub kancelarie prawne dotyczące ich klientów (lista i skala) nie zwalniają tych klientów z ujęcia tej działalności umownej w ich własnych oświadczeniach, aby ich wysiłek finansowy nie został oszacowany zbyt nisko.

Firmy konsultingowe/kancelarie prawne/samozatrudnieni konsultanci (sekcja I załącznika I): muszą zostać podane szczegółowe informacje o obrotach związanych z działalnością objętą rejestrem, a także informacje dotyczące rangi ich klientów według następującej skali:

(w EUR)
Obroty	Przedział
0-499 999	50 000
500 000-1 000 000	100 000
> 1 000 000	250 000

Lobbyści zatrudnieni przez przedsiębiorstwa i stowarzyszenia handlowe/branżowe (sekcja II załącznika II): muszą zostać podane szacowane koszty działalności objętej rejestrem.

Organizacje pozarządowe, ośrodki analityczne, instytucje naukowe i badawcze - organizacje reprezentujące kościoły i wspólnoty religijne - organizacje reprezentujące władze lokalne, regionalne i gminne, inne podmioty publiczne lub mieszane itp. (Sekcje III-VI załącznika I): musi zostać wskazany łączny budżet wraz z zestawieniem głównych źródeł finansowania

Dodatkowo, dla wszystkich rejestrujących się podmiotów: kwota i źródło środków finansowych otrzymanych od instytucji unijnych w ostatnim zamkniętym roku finansowym, według stanu z dnia rejestracji lub odnowienia.

______

⁽¹⁾ Rejestrujące się podmioty zostaną poproszone pod koniec procesu rejestracji o podanie tych informacji, które zostaną przekazane Parlamentowi Europejskiemu. Nazwiska osób, którym przyznano przepustki, zostaną automatycznie wpisane do systemu na podstawie aktualizacji i informacji z Parlamentu Europejskiego po wydaniu przez Parlament Europejski decyzji o przyznaniu przepustki. Rejestracja nie pociąga za sobą automatycznego uprawnienia do otrzymania przepustki do Parlamentu Europejskiego.

ZAŁĄCZNIK  III

KODEKS POSTĘPOWANIA

W stosunkach z instytucjami Unii Europejskiej oraz ich członkami, urzędnikami i innym personelem, zarejestrowane podmioty:

a) zawsze podają nazwisko i nazwę podmiotu lub podmiotów, dla których pracują lub które reprezentują; oświadczają, jakie interesy, cele lub zamiary promują, a w stosownych przypadkach określają, jakich klientów lub członków reprezentują;

b) nie uzyskują ani nie próbują uzyskać informacji lub decyzji w nieuczciwy sposób lub za pomocą niewłaściwego nacisku lub nieodpowiedniego postępowania;

c) w stosunkach z osobami trzecimi nie wspominają o żadnym formalnym związku z UE lub jakąkolwiek inną instytucją unijną i nie przedstawiają skutków wpisu do rejestru w taki sposób, by wprowadzić w błąd osoby trzecie lub urzędników lub inny personel UE;

d) dbają o to, aby informacje, jakich dostarczają przy wpisie do rejestru, a następnie w ramach swojej działalności objętej rejestrem, były, wedle ich najlepszej wiedzy, pełne, aktualne i niewprowadzające w błąd;

e) nie sprzedają osobom trzecim kopii dokumentów otrzymanych od jakiejkolwiek instytucji unijnej;

f) nie nakłaniają członków instytucji UE, urzędników lub innego personelu UE, asystentów ani stażystów tych członków do naruszania przepisów i zasad postępowania, jakim podlegają;

g) jeżeli zatrudniają byłych urzędników lub inny były personel UE lub byłych asystentów lub byłych stażystów członków instytucji UE, przestrzegają spoczywającego na tych osobach obowiązku stosowania się do przepisów i wymogów dotyczących poufności, jakim podlegają;

h) przestrzegają wszelkich przepisów dotyczących praw i obowiązków byłych posłów do Parlamentu Europejskiego i byłych członków Komisji Europejskiej;

i) informują wszelkie reprezentowane przez siebie osoby o spoczywających na nich obowiązkach w stosunku do instytucji unijnych.

Osoby reprezentujące podmioty, które zarejestrowały się w Parlamencie Europejskim, aby otrzymać nieprzenaszalną przepustkę imienną umożliwiającą im wstęp do pomieszczeń Parlamentu Europejskiego, lub pracujące dla tych podmiotów:

j) ściśle przestrzegają przepisów art. 9 Regulaminu Parlamentu Europejskiego oraz przepisów załącznika X, a także przepisów załącznika I art. 2 akapit drugi do Regulaminu Parlamentu Europejskiego;

k) upewniają się, że wszelka pomoc objęta przepisami załącznika I art. 2 Regulaminu Parlamentu Europejskiego jest zgłaszana do przewidzianego w tym celu rejestru;

l) aby uniknąć ewentualnego konfliktu interesów, uzyskują uprzednią zgodę zainteresowanego posła/zainteresowanych posłów w odniesieniu do jakiegokolwiek stosunku umownego z asystentem posła lub jego zatrudnienia, a następnie zgłaszają to do rejestru.

ZAŁĄCZNIK  IV

PROCEDURA DOCHODZENIA I ROZPATRYWANIA SKARG

Etap 1: Składanie skarg

1. Skargi można składać za pomocą standardowego formularza znajdującego się na stronie internetowej rejestru. Formularz ten obejmuje informacje o zarejestrowanym podmiocie, którego dotyczy skarga, nazwisko i dane kontaktowe składającego skargę oraz opis skargi wraz z, co do zasady, dokumentami i innymi materiałami uzasadniającymi skargę. Skargi złożone anonimowo nie są rozpatrywane.

2. W skardze wskazuje się przepis lub przepisy kodeksu postępowania, które zdaniem składającego skargę zostały naruszone. Skargi dotyczące danych zawartych w rejestrze są rozpatrywane jako zarzuty naruszenia lit. d) kodeksu postępowania (1).

3. Składający skargę musi co do zasady załączyć dokumenty lub inne materiały na poparcie skargi.

Etap 2: Decyzja o dopuszczalności

4. Wspólny sekretariat rejestru służącego przejrzystości:

a) sprawdza, czy przedstawione dowody - dokumenty, inne materiały lub osobiste oświadczenia - wystarczająco uzasadniają skargę; aby być dopuszczalnymi, dowody powinny co do zasady pochodzić od zarejestrowanego podmiotu, którego dotyczy skarga, lub z dokumentu wystawionego przez osobę trzecią;

b) na podstawie takiego sprawdzenia podejmuje decyzję o dopuszczalności skargi;

c) jeśli uzna skargę za dopuszczalną, rejestruje skargę i wyznacza termin (20 dni roboczych) na podjęcie decyzji w sprawie zasadności skargi.

5. Jeżeli skarga zostanie uznana za niedopuszczalną, informuje się o tym składającego skargę na piśmie zawierającym uzasadnienie decyzji. Jeżeli skarga zostanie uznana za dopuszczalną, przeprowadza się dochodzenie zgodnie z przedstawioną poniżej procedurą.

Etap 3: Dochodzenie

6. Po rejestracji skargi wspólny sekretariat rejestru służącego przejrzystości informuje na piśmie zarejestrowany podmiot o skardze, która go dotyczy, oraz o jej treści i zwraca się do tego podmiotu o przedstawienie w terminie 10 dni roboczych wyjaśnień, argumentów lub innych dowodów na obronę.

7. Wszystkie informacje zebrane w trakcie dochodzenia są rozpatrywane przez wspólny sekretariat rejestru służącego przejrzystości.

8. Wspólny sekretariat rejestru służącego przejrzystości może postanowić o wysłuchaniu zarejestrowanego podmiotu, którego dotyczy skarga, lub składającego skargę.

Etap 4: Decyzja w sprawie skargi

9. Jeżeli w trakcie dochodzenia okaże się, że skarga nie jest uzasadniona, wspólny sekretariat rejestru służącego przejrzystości informuje obie strony o decyzji w tej sprawie. Jeżeli skarga jest uzasadniona, zarejestrowany podmiot może zostać tymczasowo zawieszony w rejestrze w oczekiwaniu na podjęcie kroków w celu rozwiązania problemu (zob. ustępy 11-14 poniżej) lub można wobec niego zastosować środki takie jak długoterminowe zawieszenie wpisu do rejestru lub skreślenie z rejestru, a w stosownym przypadku wycofanie przepustki umożliwiającej wstęp do Parlamentu Europejskiego (zob. etap 6 i 7 poniżej).

Etap 5: Środki mające zastosowanie w przypadku nieprzestrzegania kodeksu postępowania

10. Środki, jakie można zastosować w przypadku nieprzestrzegania kodeksu postępowania, są zróżnicowane: od tymczasowego zawieszenia do skreślenia z rejestru (zob. tabela poniżej).

11. Jeżeli zostanie dowiedzione, że dane figurujące w rejestrze są nieprawidłowe lub niepełne, rejestrujący się podmiot otrzyma wniosek o ich korektę w terminie ośmiu tygodni, w trakcie którego jego wpis do rejestru jest zawieszony. W tym okresie nie odbiera się przepustki umożliwiającej wstęp do Parlamentu Europejskiego, jeżeli dany podmiot ją posiada.

12. Jeżeli zarejestrowany podmiot skoryguje dane w terminie ośmiu tygodni, wskazanym w ust. 11, jego wpis do rejestru staje się ponownie ważny. Jeżeli ten podmiot nie podejmie działań w terminie ośmiu tygodni, wskazanym w ust. 11, można zastosować w stosunku do niego odpowiedni środek.

13. Jeżeli zarejestrowany podmiot zwróci się o przedłużenie terminu do korekty informacji zgodnie z ust. 11 i uzasadni swój wniosek w wystarczający sposób, okres zawieszenia może zostać przedłużony.

14. W przypadku nieprzestrzegania kodeksu postępowania z innych powodów, wpis do rejestru danego podmiotu może zostać zawieszony na okres ośmiu tygodni, w trakcie których Parlament Europejski i Komisja Europejska podejmują ostateczną decyzję o ewentualnym zastosowaniu danego środka lub środków.

15. Ewentualnej decyzji o skreśleniu zarejestrowanego podmiotu z rejestru towarzyszy zakaz ponownego wpisu do rejestru przez okres jednego roku lub dwóch lat.

Etap 6: Decyzja o zastosowaniu danego środka

16. Właściwe służby Parlamentu Europejskiego i Komisji Europejskiej sporządzają wspólnie projekt decyzji o zastosowaniu danego środka i przekazują go sekretarzom generalnym obu instytucji w celu podjęcia ostatecznej decyzji. Informuje się o tym właściwych wiceprzewodniczących Parlamentu Europejskiego i Komisji Europejskiej.

17. Wspólny sekretariat rejestru służącego przejrzystości bezzwłocznie informuje obie strony (składającego skargę i zarejestrowany podmiot, którego dotyczy skarga) o podjętym środku i stosuje go.

Etap 7: Odebranie (w stosownym przypadku) przepustki umożliwiającej wstęp do Parlamentu Europejskiego

18. W przypadku gdy decyzja o skreśleniu z rejestru pociąga za sobą odebranie przepustki lub przepustek umożliwiającej(-ych) wstęp do Parlamentu Europejskiego, Sekretarz Generalny Parlamentu Europejskiego przekazuje tę decyzje właściwemu kwestorowi, kierując do niego wniosek o zezwolenie na odebranie takiej przepustki (takich przepustek) będących w posiadaniu danej organizacji lub osoby.

19. Do zarejestrowanego podmiotu kieruje się wniosek o zwrot wszystkich lub niektórych przepustek do PE w terminie 15 dni.

Tabela środków mających zastosowanie w przypadku nieprzestrzegania kodeksu postępowania

	Stopień nieprzestrzegania kodeksu	Środek	Wpisanie środka do rejestru	Wycofanie przepustki do PE
1	Niezamierzone niezastosowanie się do przepisów, niezwłocznie skorygowane	Pisemne upomnienie zawierające fakty i sposób ich naprawienia	Nie	Nie
2	Umyślne niezastosowanie się do kodeksu wymagające zmiany postępowania lub korekta informacji w rejestrze w przewidzianym terminie	Tymczasowe zawieszenie na maksymalny okres sześciu miesięcy lub do czasu wykonania wymaganych działań korygujących w wyznaczonym terminie	Tak, przez okres zawieszenia	Nie
3	Stałe nieprzestrzeganie kodeksu - brak zmiany postępowania - brak korekty informacji w przewidzianym terminie	Skreślenie z rejestru na okres jednego roku	Tak	Tak
4	Poważne, umyślne nieprzestrzeganie kodeksu	Skreślenie z rejestru na okres dwóch lat	Tak	Tak

______

⁽¹⁾ Zgodnie z tą lit. d) rejestrujące się podmioty w swoich stosunkach z instytucjami UE i ich członkami, urzędnikami i innym personelem "dbają o to, aby informacje, jakich dostarczają przy wpisie do rejestru, a następnie w ramach swojej działalności objętej rejestrem, były, wedle ich najlepszej wiedzy, pełne, aktualne i niewprowadzające w błąd".