Komunikat do Parlamentu Europejskiego, Rady i Trybunału Obrachunkowego - Roczne sprawozdanie finansowe Unii Europejskiej - Rok budżetowy 2009 - Skonsolidowane sprawozdanie finansowe i skonsolidowane sprawozdanie z wykonania budżetu.
Dz.U.UE.C.2010.308.1
Akt nienormatywnyROCZNE SPRAWOZDANIE FINANSOWE UNII EUROPEJSKIEJ
ROK BUDŻETOWY 2009
Skonsolidowane sprawozdanie finansowe i skonsolidowane sprawozdanie z wykonania budżetu
(2010/C 308/01)
(Dz.U.UE C z dnia 12 listopada 2010 r.)
INFORMACJA DODATKOWA ZAŁĄCZONA DO SKONSOLIDOWANEGO SPRAWOZDANIA FINANSOWEGO
Skonsolidowane roczne sprawozdanie finansowe Unii Europejskiej za 2009 r. sporządzono na podstawie informacji przedstawionych przez instytucje i organy na mocy art. 129 ust. 2 rozporządzenia finansowego mającego zastosowanie do budżetu ogólnego Unii Europejskiej. Niniejszym oświadczam, że sprawozdanie to zostało sporządzone zgodnie z tytułem VII tego rozporządzenia finansowego oraz z zasadami, regułami i metodami rachunkowości określonymi w informacji dodatkowej do sprawozdania finansowego.
Księgowi tych instytucji i organów przekazali mi wszystkie informacje niezbędne w celu sporządzenia sprawozdania finansowego prezentującego aktywa i pasywa Unii Europejskiej oraz wykonanie budżetu, jak również potwierdzili ich wiarygodność.
Niniejszym poświadczam, że w oparciu o wyżej wymienione informacje oraz kontrole, które uznałem za niezbędne przed popisaniem sprawozdania finansowego Komisji Europejskiej, mam wystarczającą pewność, że sprawozdanie finansowe prawidłowo i rzetelnie przedstawia sytuację finansową Unii Europejskiej we wszystkich istotnych aspektach.
Philippe TAVERNE
Księgowy Komisji
BUDŻET UE - WYKONANIE I RACHUNKOWOŚĆ
1. OPRACOWANIE BUDŻETU ROCZNEGO
Z budżetu Unii Europejskiej (UE) finansowany jest szereg strategii politycznych i programów w całej UE. Zgodnie z priorytetami określonymi przez państwa członkowskie Komisja realizuje konkretne programy, działania i projekty. Mogą one obejmować wsparcie projektów edukacyjnych na rzecz mobilności uczniów i nauczycieli, projektów ukierunkowanych na poprawę środowiska pracy dla pracowników w UE, a także mających na celu poprawę kontroli na granicach zewnętrznych.
Ponad 90 % środków budżetowych UE przypada na finansowanie strategii politycznych i działań UE, na które zgodziły się wszystkie państwa członkowskie. Bezpośrednie powiązanie między budżetem rocznym i strategiami politycznymi UE jest zapewnione dzięki budżetowi zadaniowemu (ABB). Nomenklatura budżetu zadaniowego, wprowadzona po raz pierwszy w budżecie na 2004 r., pozwala na jednoznaczną identyfikację obszarów polityki Unii Europejskiej oraz łącznych kwot zasobów przydzielonych na te obszary.
Obszary polityki podzielone są na około 200 zadań (przy czym ponad 110 z nich obejmuje pozycje operacyjne), które w nomenklaturze budżetowej stanowią poszczególne rozdziały budżetu. Obszary polityki mają zasadniczo charakter operacyjny, ponieważ beneficjentami głównych zadań realizowanych w ich ramach są osoby trzecie, odpowiednio w ich zakresie działalności. Natomiast pozostałe obszary polityki, jak na przykład "Koordynacja i doradztwo prawne" czy "Budżet", mają charakter horyzontalny i zapewniają właściwe funkcjonowanie Komisji. Struktura zadaniowa zapewnia wspólne ramy koncepcyjne dla ustalania priorytetów, planowania, budżetowania, monitorowania i sprawozdawczości, przy czym przede wszystkim ma ona zwiększać wydajność, gospodarność i efektywność wykorzystywania zasobów.
Wewnętrzna procedura przyjęcia projektu budżetu rozpoczyna się od jego przygotowania przez Komisję, po czym jest on przekazywany do Rady, która może wprowadzić zmiany, jeżeli uzna to za niezbędne. Zaktualizowany budżet trafia następnie do Parlamentu Europejskiego, który może zaproponować poprawki bądź przyjąć lub odrzucić przedłożony projekt. Po osiągnięciu porozumienia w sprawie wszystkich poprawek i aktualizacji (w tym w sprawie całkowicie nowego projektu, który w razie konieczności jest przedkładany przez Komisję) Parlament przyjmuje budżet w połowie grudnia. Przewodniczący Parlamentu Europejskiego ogłasza przyjęcie budżetu, po czym można rozpocząć jego wykonanie.
2. W JAKI SPOSÓB FINANSOWANA JEST UNIA EUROPEJSKA?
UE dysponuje dwoma podstawowymi rodzajami finansowania: dochodami z tytułu zasobów własnych i dochodami różnymi.
2.1 Dochody z tytułu zasobów własnych oraz należności
Dochody z tytułu zasobów własnych przysługują automatycznie UE, co umożliwia jej finansowanie swojego budżetu bez konieczności podejmowania przez władze państw członkowskich jakichkolwiek dodatkowych decyzji. Całkowita kwota zasobów własnych niezbędna do sfinansowania budżetu wynika z łącznej kwoty wydatków pomniejszonej o pozostałe dochody. Całkowita kwota zasobów własnych nie może przekroczyć 1,24 % (począwszy od 2010 r. 1,23 %) dochodu narodowego brutto (DNB) całej UE. Zasoby własne można podzielić na następujące kategorie:
(1) Tradycyjne zasoby własne (TZW), na które składają się cła i opłaty wyrównawcze od cukru. Te zasoby własne pochodzą od podmiotów gospodarczych. Pobierają je państwa członkowskie w imieniu UE. Niemniej jednak państwa członkowskie zatrzymują 25 % na pokrycie kosztów poboru. Cła nakłada się na przywóz produktów pochodzących z państw trzecich, według stawek opartych na Wspólnej Taryfie Celnej. Opłaty wyrównawcze od cukru wpłacane są przez producentów cukru w celu finansowania refundacji wywozowych na cukier. TZW stanowią zwykle około 13 % kwoty dochodów z tytułu zasobów własnych.
(2) Zasoby własne oparte na podatku od wartości dodanej (VAT) pochodzą z obciążeń podstaw opodatkowania VAT w państwach członkowskich. Podstawy VAT zostały w tym celu ujednolicone zgodnie z zasadami UE i są obciążanie według jednakowej stawki procentowej dla wszystkich państw członkowskich. Niemniej podstawa VAT uwzględniana w tej kalkulacji jest ograniczana do 50 % DNB każdego państwa członkowskiego. Zasoby oparte na VAT zwykle stanowią około 12 % dochodów z tytułu zasobów własnych.
(3) Zasoby oparte na dochodzie narodowym brutto (DNB) wykorzystywane są do zrównoważenia dochodów i wydatków, tj. do sfinansowania tej części budżetu, która nie jest objęta żadnym innym rodzajem dochodów. DNB każdego państwa członkowskiego obciążone jest taką samą stawką procentową, ustalaną zgodnie z zasadami UE. Zasoby oparte na DNB zwykle stanowią około 75 % dochodów z tytułu zasobów własnych.
W odniesieniu do płatności tych kwot, na odrębnym rachunku wykazuje się tradycyjne zasoby własne, które zgodnie z art. 6 ust. 3 lit. b) rozporządzenia Rady (WE, Euratom) nr 1150/2000 zostały ustalone przez państwa członkowskie, lecz nie zostały udostępnione UE, ponieważ nie zostały jeszcze odzyskane lub nie przewidziano dla nich zabezpieczenia albo są kwestionowane. Każde państwo członkowskie przesyła Komisji kwartalne sprawozdanie dotyczące tych rachunków, zawierające następujące informacje dotyczące każdego rodzaju zasobów:
– nieuregulowane saldo za poprzedni kwartał,
– kwoty odzyskane w danym kwartale,
– korekty podstawy (poprawki/anulowania) w danym kwartale,
– kwoty umorzone,
– saldo pozostające do odzyskania na koniec danego kwartału.
Odzyskane tradycyjne zasoby własne wykazane na odrębnym rachunku należy udostępnić Komisji najpóźniej w pierwszym dniu roboczym następującym po 19. dniu drugiego miesiąca następującego po miesiącu, w którym należności zostały odzyskane.
Należy dokonać odpisu aktualizującego wartość umorzoną należności na odrębnych rachunkach, tak aby uwzględnić sytuacje, w których faktyczne odzyskanie jest mało prawdopodobne. Odpis ten oparty jest na szacunkach państw członkowskich zgodnie z art. 6 ust. 4 lit. b) rozporządzenia Rady (WE, Euratom) nr 1150/2000, który stanowi, że "wraz z ostatnim sprawozdaniem kwartalnym za dany rok państwa członkowskie przekazują szacunkowe obliczenie całkowitej ilości należności, których ściągnięcie jest mało prawdopodobne, wykazanych na odrębnym rachunku na dzień 31 grudnia danego roku".
W oparciu o szacunki przesłane przez państwa członkowskie odpis aktualizujący wartość umorzoną odlicza się od pozycji "należności od państw członkowskich" w bilansie po stronie aktywów. Nie oznacza to jednak, że Komisja zamierza odstąpić od odzyskania kwot objętych tą korektą wartości. Nawet w przypadku gdy odzyskanie kwot wydaje się mało prawdopodobne lub wręcz niemożliwe, nie oznacza to zawsze utraty przedmiotowych środków w ramach tradycyjnych zasobów własnych w budżecie UE. Nieodzyskane należności uznaje się za utracone jedynie wówczas, gdy dane państwo członkowskie wyczerpało wszystkie wymagane środki w celu zapewnienia odzyskania środków. W przeciwnym razie państwo członkowskie ponosi odpowiedzialność finansową i musi wpłacić przedmiotową kwotę do budżetu UE zgodnie z art. 17 ust. 2 rozporządzenia Rady (WE, Euratom) nr 1150/2000.
2.2 Dochody różne
Dochody różne wynikające z działań Unii Europejskiej stanowią na ogół mniej niż 10 % łącznej kwoty dochodów. Pochodzą one przykładowo z grzywien za naruszenie zasad konkurencji oraz nakazów odzyskania środków wystawionych dłużnikom prywatnym i publicznym w odniesieniu do zarządzania projektami UE. Do tej kategorii zaliczają się także kary pieniężne nałożone przez Trybunał Sprawiedliwości na państwa członkowskie, które nie zastosowały się do danego wyroku. Każdego roku Komisja zarządza setkami tysięcy projektów i wystawia rocznie około 13 000 nakazów odzyskania środków. Do każdego niespłaconego w terminie długu dolicza się odsetki za zwłokę. W przypadku gdy długi osób trzecich, innych niż państwa członkowskie, pozostają niespłacone, decyzje Komisji (i Rady) nakładające obowiązek zapłaty podlegają bezpośredniemu wykonaniu zgodnie z przepisami z zakresu postępowania cywilnego obowiązującymi na terytorium państwa, w którym decyzje te mają zostać wykonane. Dochodzeniem należności od zalegających ze spłatami dłużników zajmuje się Służba Prawna z pomocą zewnętrznych firm prawniczych.
3. W JAKI SPOSÓB ZARZĄDZANE I WYDAWANE SĄ ŚRODKI BUDŻETOWE UE
3.1 Podstawowe wydatki operacyjne
Wydatki operacyjne Unii Europejskiej obejmują różne działy ram finansowych oraz przyjmują różne formy, w zależności od sposobu wypłacania środków pieniężnych i zarządzania nimi. Zgodnie z rozporządzeniem finansowym Komisja wykonuje budżet ogólny, stosując następujące metody:
Bezpośrednie zarządzanie scentralizowane: gdy budżet jest wykonywany bezpośrednio przez służby Komisji.
Pośrednie zarządzanie scentralizowane: gdy Komisja powierza zadania związane z wykonaniem budżetu organom przewidzianym prawem UE lub prawem krajowym, takim jak unijne agencje prawa publicznego czy agencje z obowiązkiem świadczenia usługi publicznej.
Zarządzanie zdecentralizowane: gdy Komisja powierza określone zadania w zakresie wykonania budżetu państwom trzecim.
Zarządzanie dzielone: w ramach tej metody zarządzania realizację zadań w zakresie wykonania budżetu powierza się państwom członkowskim. Większość wydatków objęta jest metodą "zarządzania dzielonego", która zakłada oddelegowywanie zadań państwom członkowskim i dotyczy takich dziedzin jak wydatki rolne oraz działania strukturalne.
Zarządzanie wspólne: w ramach tej metody Komisja powierza określone zadania w zakresie wykonania budżetu organizacjom międzynarodowym.
3.2 Różni uczestnicy działań finansowych
Kolegium komisarzy ponosi zbiorową odpowiedzialność polityczną, jednak w praktyce nie wykonuje samodzielnie przyznanych mu uprawnień w zakresie wykonania budżetu. Każdego roku kolegium powierza te zadania związane z wykonaniem budżetu poszczególnym urzędnikom, którzy odpowiadają przed kolegium komisarzy oraz podlegają przepisom rozporządzenia finansowego i regulaminu pracowniczego. Odnośni pracownicy, z reguły dyrektorzy generalni i szefowie służb, pełnią funkcję tzw. delegowanych urzędników zatwierdzających. Oni z kolei mogą przekazać zadania związane z wykonaniem budżetu tzw. subdelegowanym urzędnikom zatwierdzającym.
Kompetencje urzędników zatwierdzających obejmują cały proces zarządzania, poczynając od określenia co należy zrobić, aby zrealizować cele polityki ustalone przez daną instytucję, aż po zarządzanie podjętymi działaniami pod względem operacyjnym, jak i budżetowym, w tym podpisywanie zobowiązań prawnych, monitorowanie wykonania, dokonywanie płatności, a w razie konieczności także odzyskiwanie środków. Urzędnicy zatwierdzający muszą również dbać o to, aby przeprowadzane były oceny w celu dokonania analizy wykonalności ich propozycji (ocena ex ante) oraz podsumowania pozytywnych wyników i opłacalności realizowanych programów (oceny okresowe i ex post). Wyniki tych ocen wykorzystuje się do usprawnienia procesu decyzyjnego oraz zwiększenia przejrzystości, rozliczalności i opłacalności działań UE.
W każdej dyrekcji generalnej zapewnia się należyte zarządzanie finansami oraz właściwą rozliczalność poprzez oddzielenie kontroli zarządzania (za co odpowiedzialni są urzędnicy zatwierdzający) od audytu wewnętrznego i kontroli zgodności na podstawie jasnych norm kontroli wewnętrznej (opartych na międzynarodowych normach COSO), kontrole ex ante i ex post, niezależne audyty wewnętrzne na podstawie ocen ryzyka oraz regularne sprawozdania z prowadzonych działań sporządzane dla poszczególnych komisarzy.
Księgowy wykonuje polecenia zapłaty i nakazy odzyskania środków sporządzone przez urzędników zatwierdzających oraz odpowiada za zarządzanie finansami, ustanawia zasady i metody rachunkowości, zatwierdza systemy księgowe, prowadzi księgi oraz sporządza sprawozdanie roczne odnośnej instytucji. Ponadto księgowy ma obowiązek podpisania sprawozdania finansowego, poświadczając przy tym, że prawidłowo i rzetelnie przedstawia ono sytuację finansową.
Audytor wewnętrzny, niebędący uczestnikiem działań finansowych w ścisłym tego słowa znaczeniu, powoływany jest przez instytucję lub organ w celu zweryfikowania właściwego funkcjonowania systemów i procedur wykonania budżetu; ma on także doradzać w kwestiach dotyczących zarządzania ryzykiem. Wydaje on niezależne opinie o jakości systemów zarządzania i kontroli oraz przedstawia zalecenia dotyczące tego, w jaki sposób można poprawić procedury operacyjne oraz propagować należyte zarządzanie finansami.
3.3 Zaciąganie zobowiązań w celu uruchomienia środków z budżetu UE
Po tym jak budżet zostanie zatwierdzony, DG ds. Budżetu za pośrednictwem systemu rachunkowości Komisji udostępnia środki finansowe poszczególnym służbom Komisji oraz instytucjom i innym organom zgodnie z ich kompetencjami politycznymi w ramach systemu zwanego budżetowaniem zadaniowym. Przykładowo Komisja powierza odpowiedzialność za zarządzanie pozycjami w budżecie dotyczącymi środowiska szefowi - lub dyrektorowi generalnemu - DG ds. Środowiska (który w tym kontekście staje się delegowanym urzędnikiem zatwierdzającym w odniesieniu do przedmiotowych pozycji w budżecie).
Zaciągnięcie zobowiązania prawnego (w formie np. umowy o udzielenie zamówienia lub umowy w sprawie przyznania dotacji) wobec osoby trzeciej możliwe jest pod warunkiem, że w rocznym budżecie przewidziano pozycję, w oparciu o którą przedmiotowe działanie może zostać zrealizowane. W takiej pozycji w budżecie muszą być także zapisane środki wystarczające na pokrycie odnośnych wydatków. Jeżeli te warunki są spełnione, wymagane środki muszą zostać zarezerwowane w budżecie w drodze zobowiązania budżetowego ujętego w systemie rachunkowym.
Pieniądze z budżetu UE mogą zostać wydane dopiero wtedy, gdy Komisja lub inny organ UE oraz potencjalny beneficjent unijnych środków dokonają zobowiązania prawnego w formie pisemnej. W ramach bezpośredniego zarządzania scentralizowanego takie zobowiązanie prawne ma postać albo umowy z wykonawcą albo umowy z beneficjentem w sprawie przyznania dotacji.
Po zatwierdzeniu zobowiązanie budżetowe ujmowane jest w systemie rachunkowości budżetowej, a środki są odpowiednio wykorzystywane. Nie ma to jednak wpływu na konta główne (czyli księgę główną), jako że nie nastąpiło jeszcze obciążenie. Dzieje się tak dlatego, że system rachunkowości Unii Europejskiej składa się z dwóch oddzielnych, ale powiązanych ze sobą elementów:
(a) kont budżetowych, które zawierają szczegółowy zapis wykonania budżetu;
(b) kont głównych, wykorzystywanych do sporządzenia bilansu i rachunku wyniku ekonomicznego.
3.4 Dokonywanie płatności
3.4.1 Zasady ogólne
Płatności mogą zostać dokonane dopiero po zatwierdzeniu zobowiązania budżetowego przez urzędnika zatwierdzającego zajmującego się daną operacją.
Kiedy płatność zostaje zatwierdzona w systemie rachunkowości, w kolejnym etapie należy dokonać przelewu na rachunek beneficjenta.
Komisja dokonuje ponad 1,7 miliona płatności rocznie. Komisja uczestniczy w systemie SWIFT (Stowarzyszenie Międzynarodowej Teletransmisji Danych Finansowych).
3.4.2 Zaliczkowanie, zestawienia poniesionych wydatków oraz kwalifikowalność wydatków
Zaliczkowanie jest formą płatności z wyprzedzeniem na rzecz beneficjenta, mającą na celu zapewnienie jego płynności finansowej. Może być ono rozbite na szereg płatności w okresie wskazanym w danej umowie w sprawie zaliczkowania. Płatność lub zaliczka mogą być wykorzystane albo na realizację celów, na które były przeznaczone, w okresie wskazanym w umowie, bądź podlegają zwrotowi - w przypadku gdy beneficjent nie ponosi kosztów kwalifikowalnych, ma on obowiązek dokonania zwrotu do budżetu Unii
Europejskiej przyznanej zaliczki. Tym samym wypłacone kwoty zaliczek nie stanowią ostatecznego wydatku, dopóki nie zostaną spełnione odnośne warunki umowne, a zatem w bilansie UE wykazuje się je po stronie aktywów w momencie dokonania płatności początkowej. Kwotę zaliczek zmniejsza się (całkowicie lub częściowo) o zatwierdzone koszty kwalifikowalne i zwrócone kwoty.
Kwoty zaliczek wycenia się według szacowanej kwoty podlegającej odzyskaniu, biorąc pod uwagę istnienie powiązanej gwarancji towarzyszącej danej kwocie zaliczek. Kwotą zaliczek uznaną za nieściągalną obciąża się rachunek wyniku ekonomicznego; kwotę tę ujmuje się także w bilansie jako zmniejszenie wartości bilansowej zaliczek. Zasadniczo wypłacone kwoty zaliczek przynoszą zysk w postaci odsetek (z wyjątkiem kwot wypłaconych państwom członkowskim lub w ramach pomocy przedakcesyjnej).
Po upływie pewnego czasu od płatności kwoty zaliczek do właściwego organu UE wpływa zestawienie poniesionych wydatków, poświadczające, w jaki sposób beneficjent wykorzystał kwotę zaliczek zgodnie z warunkami umownymi. Zestawienia poniesionych wydatków przesyłane są w różnych terminach w ciągu roku, w zależności od rodzaju finansowanego działania oraz warunków umownych, i nie zawsze są one otrzymywane na koniec roku.
Kryteria kwalifikowalności określone są w aktach podstawowych, w zaproszeniach do składania ofert, innych materiałach informacyjnych przeznaczonych dla beneficjentów dotacji lub we właściwych klauzulach wpisanych do umów w sprawie przyznania dotacji. Po dokonaniu analizy koszty kwalifikowalne przesuwane są do obciążeń, natomiast beneficjent zostaje poinformowany o kwotach niekwalifikowalnych. Zatem kwota w pozycji "kwalifikowalność wymagająca sprawdzenia" stanowi odzwierciedlenie otrzymanych zestawień poniesionych wydatków, w przypadku których kwalifikowalność nie została jeszcze sprawdzona, a zatem nie wystąpiło jeszcze zdarzenie powodujące realizację danego wydatku.
3.4.3 Zakończenie księgowań na koniec danego roku (procedury cut-off)
Nierozliczone na koniec roku kwoty zaliczek wycenia się według pierwotnie wypłaconej kwoty pomniejszonej o: zwrócone kwoty, rozliczone kwoty kwalifikowalne, szacunkowe kwoty kwalifikowalne nierozliczone na koniec roku oraz obniżenia wartości.
Zestawienia poniesionych wydatków, które nie wpłynęły na koniec roku, są uwzględniane w procedurach zakończenia księgowań na koniec roku. Należy w szczególności oszacować koszty kwalifikowalne poniesione przez beneficjentów środków unijnych, które nie zostały jeszcze zgłoszone UE. Aby jak najlepiej oszacować te kwoty, stosowane są różne metody w zależności od rodzaju działalności i dostępnych informacji. Po zakończeniu księgowań (cut-off) szacunkowe kwoty kwalifikowalne ujmuje się jako rozliczenia międzyokresowe bierne, natomiast szacowana niekwalifikowalna część kosztów pozostaje otwarta na rachunkach w pozycji "kwalifikowalność wymagająca sprawdzenia". Kwoty te ujmowane są jako zobowiązania krótkoterminowe, aby uniknąć zawyżania aktywów i pasywów.
3.5 Odzyskiwanie środków w wyniku wykrycia nieprawidłowości
Rozporządzenie finansowe i inne właściwe prawodawstwo, zwłaszcza dotyczące polityki rolnej i spójności, uprawnia do kontrolowania wydatków wiele lat po ich dokonaniu. W przypadku wykrycia nieprawidłowości przeprowadza się odzyskiwanie środków i korekty finansowe. Wykrycie nieprawidłowości i ich korygowanie są ostatnimi etapami funkcjonowania systemów kontroli i mają zasadnicze znaczenie dla wykazania należytego zarządzania finansami.
Kwalifikowalność wydatków finansowanych z budżetu jest weryfikowana przez właściwe służby UE, lub - w przypadku zarządzania dzielonego - przez służby państw członkowskich na podstawie dokumentów uzupełniających określonych w stosownych przepisach lub warunkach dotyczących poszczególnych dotacji. W celu optymalizacji stosunku kosztów systemów kontroli do korzyści z nich wynikających, weryfikacja dokumentów dotyczących ostatecznych roszczeń jest bardziej szczegółowa niż dokumentów dotyczących roszczeń okresowych, i tym samym pozwala na wykrycie błędów w zakresie płatności okresowych, które koryguje się poprzez korektę płatności końcowej. Ponadto UE lub państwo członkowskie mogą sprawdzić rzetelność dokumentów uzupełniających w ramach kontroli w siedzibie strony występującej z roszczeniem podczas realizacji finansowanych działań lub w trybie ex post. W obowiązującym prawodawstwie przewidziano różne procedury stosowane w odniesieniu do nieprawidłowości stwierdzonych przez Komisję i państwa członkowskie -szczegółowe informacje na ten temat znajdują się w nocie 6.
4. SPRAWOZDAWCZOŚĆ NA KONIEC ROKU
4.1 Roczne sprawozdanie finansowe
Do obowiązków księgowego Komisji należy przygotowanie rocznego sprawozdania finansowego oraz zagwarantowanie, że prawidłowo i rzetelnie przedstawia ono sytuację finansową UE. Roczne sprawozdanie finansowe obejmuje sprawozdanie finansowe i sprawozdanie z wykonania budżetu. Jest ono przyjmowane przez Komisję, przedkładane Trybunałowi Obrachunkowemu w celu przeprowadzenia przez niego kontroli, a następnie Radzie i Parlamentowi w celu udzielenia przez te instytucje absolutorium.
4.2 Roczne sprawozdania z działalności
Każdy urzędnik zatwierdzający ma obowiązek przygotowania rocznego sprawozdania z działalności dotyczącego działań wchodzących w zakres jego kompetencji. Składając takie roczne sprawozdanie z działalności, urzędnik zatwierdzający przedstawia wyniki realizacji polityki i zdaje sprawę co do wystarczającej jego zdaniem pewności, że środki przeznaczone na działalność opisaną w sporządzonym przez niego sprawozdaniu były wykorzystywane zgodnie z ich przeznaczeniem oraz zgodnie z zasadami należytego zarządzania finansami oraz że obowiązujące procedury kontroli dają niezbędną gwarancję zgodności z prawem i prawidłowości transakcji podstawowych.
5. KONTROLA I ABSOLUTORIUM
5.1 Kontrola
Roczne sprawozdanie finansowe i zarządzanie zasobami UE podlegają zewnętrznego organu kontroli, Europejskiego Trybunału Obrachunkowego, który sporządza sprawozdanie roczne dla Rady i Parlamentu Europejskiego. Głównym zadaniem Trybunału jest przeprowadzanie zewnętrznej, niezależnej kontroli rocznego sprawozdania finansowego Unii Europejskiej. W ramach swojej działalności Trybunał Obrachunkowy sporządza:
(1) roczne sprawozdanie dotyczące działań finansowanych z budżetu ogólnego, przedstawiając w nim swoje uwagi odnoszące się do rocznego sprawozdania finansowego i transakcji podstawowych;
(2) opinię, opartą na wynikach swoich kontroli i zawartą w rocznym sprawozdaniu w postaci poświadczenia wiarygodności, dotyczącą: (i) wiarygodności sprawozdania; oraz (ii) legalności i prawidłowości transakcji podstawowych, obejmujących zarówno dochody pochodzące od podatników, jak i płatności na rzecz beneficjentów końcowych;
(3) specjalne sprawozdania zawierające wyniki kontroli obejmujących określone obszary zarządzania.
Trybunał Obrachunkowy ma prawo wglądu we wszystkie dokumenty niezbędne w związku z przeprowadzaną przez niego kontrolą. Trybunał przeprowadza kontrole wszystkich obszarów działań UE, w tym bada legalność i prawidłowość poszczególnych transakcji i płatności. Ponadto przeprowadza kontrolę samego sprawozdania finansowego i w razie konieczności bada poszczególne bilanse i rachunki wyniku ekonomicznego, jak również całościową prezentację sprawozdania finansowego. W ten sposób Trybunał może przedstawić swoją opinię nie tylko w odniesieniu do danych liczbowych, ale także istniejącego systemu i procedur kontrolnych.
5.2 Absolutorium
Ostatnia kontrola ma miejsce w ramach procedury udzielenia absolutorium z wykonania budżetu za dany rok budżetowy. W ramach UE organem udzielającym absolutorium jest Parlament Europejski. Oznacza to, że po kontroli i sporządzeniu rocznego sprawozdania finansowego Rada wydaje zalecenie, a następnie Parlament podejmuje decyzję w sprawie udzielenia Komisji i innym organom WE absolutorium z wykonania budżetu UE za poprzedni rok budżetowy. Decyzja ta oparta jest na przeglądzie sprawozdania oraz na rocznym sprawozdaniu Trybunału Obrachunkowego (zawierającym formalne poświadczenie wiarygodności) oraz na odpowiedziach Komisji, jak również uwzględnia pytania i prośby o udzielenie dodatkowych informacji skierowane do Komisji.
Absolutorium odzwierciedla polityczne aspekty zewnętrznej kontroli wykonania budżetu i stanowi decyzję, przy pomocy której Parlament Europejski, działając na zalecenie Rady, "zwalnia" Komisję z odpowiedzialności za zarządzanie danym budżetem, ogłaszając zakończenie tego budżetu. Procedura udzielenia absolutorium może zakończyć się na dwa sposoby: udzieleniem lub przesunięciem terminu udzielenia absolutorium. Przy udzielaniu absolutorium Parlament może zwrócić szczególną uwagę na spostrzeżenia, które uznaje za ważne, wydając często zalecenia dla Komisji dotyczące podjęcia działań w związku z tymi kwestiami. Komisja opisuje podjęte środki w sprawozdaniu z działań następczych i planie działań, które następnie wysyła zarówno do Parlamentu, jak i do Rady.