Zalecenie 2005/835/WE w sprawie działań priorytetowych w celu wzmocnienia współpracy w dziedzinie archiwów w Europie
Dz.U.UE.L.2005.312.55
Akt obowiązującyZALECENIE RADY
z dnia 14 listopada 2005 r.
w sprawie działań priorytetowych w celu wzmocnienia współpracy w dziedzinie archiwów w Europie
(Dz.U.UE L z dnia 29 listopada 2005 r.)
RADA UNII EUROPEJSKIEJ,
uwzględniając Traktat ustanawiający Wspólnotę Europejską, w szczególności art. 151 ust. 5 tiret drugie,
uwzględniając wniosek Komisji,
a także mając na uwadze, co następuje:
(1) W wyniku rezolucji Rady i ministrów kultury zgromadzonych w ramach Rady z dnia 14 listopada 1991 r. dotyczącej uzgodnień w dziedzinie archiwów(1) oraz konkluzji Rady z dnia 17 czerwca 1994 r. dotyczących wzmocnienia współpracy w dziedzinie archiwów(2), rozpoczęto działania w celu wzmocnienia współpracy pomiędzy Państwami Członkowskimi w dziedzinie archiwów.
(2) Rezolucja Rady z dnia 6 maja 2003 r. w sprawie archiwów w Państwach Członkowskich(3) podkreśliła znaczenie archiwów dla rozumienia historii i kultury Europy oraz dla demokratycznego funkcjonowania społeczeństwa w ramach rozszerzonej Unii po dniu 1 maja 2004 r.
(3) W ramach Wspólnoty miały miejsce wielodyscyplinarne fora z udziałem administracji publicznej i krajowych służb archiwalnych, jak również przedstawicieli środowisk gospodarczych i naukowych, dotyczące problemów związanych z zarządzaniem, przechowywaniem, ochroną i wyszukiwaniem danych komputerowych.
(4) Rezolucja Rady z dnia 6 maja 2003 r. podkreśliła potrzebę dalszego rozwoju zastosowań i rozwiązań w zakresie technologii informacyjnych i komunikacyjnych w dziedzinie archiwów.
(5) Komisja podkreśla znaczenie prac wykonanych przez instytucje Unii w szczególnym obszarze archiwów filmowych w Europie, w tym rezolucję Rady z dnia 24 listopada 2003 r.(4) w sprawie deponowania utworów filmowych w Unii Europejskiej oraz zalecenie Parlamentu Europejskiego i Rady w sprawie dziedzictwa filmowego i konkurencyjności związanych z nim działań przemysłowych, które zostanie przyjęte przed końcem 2005 r.
(6) W rezolucji z dnia 6 maja 2003 r. Rada zwróciła się do Komisji o przedstawienie sprawozdania na temat obecnej sytuacji i przyszłego kierunku rozwoju archiwów w rozszerzonej Unii. "Sprawozdanie na temat archiwów w rozszerzonej Unii Europejskiej", przygotowane przez grupę ekspertów z Państw Członkowskich i przyjęte w lutym 2005 r.(5), stanowi solidną podstawę dla dalszego rozwoju archiwów w Europie. Na wniosek Rady sprawozdanie zawiera propozycje praktycznych działań i wytyczne w celu wzmocnienia współpracy w dziedzinie archiwów na szczeblu europejskim,
NINIEJSZYM ZALECA:
A. Europejski Zespół ds. Archiwów, skupiający ekspertów wyznaczonych przez Państwa Członkowskie i instytucje Unii, powinien zapewnić współpracę i koordynację w zakresie ogólnych kwestii dotyczących archiwów oraz kontynuację prac, o których mowa w "Sprawozdaniu na temat archiwów w rozszerzonej Unii Europejskiej" z lutego 2005 r., a w szczególności środków priorytetowych, o których mowa w pkt B niniejszego zalecenia. W odpowiednich przypadkach Europejski Zespół ds. Archiwów powinien również współpracować z innymi odpowiednimi sieciami europejskimi, takimi jak Krajowy Zespół Reprezentantów ds. Digitalizacji oraz Europejskie Biuro ds. Bibliotek, Informacji i Dokumentacji (EBLIDA).
B. Następujące środki w obszarze archiwów:
1) przechowywanie i zapobieganie zniszczeniom archiwów w Europie:
– stworzenie przez Europejski Zespół ds. Archiwów modelowego planu działań w celu wspierania środków mających na celu zapobieganie zniszczeniom dokumentów i archiwów w obliczu klęsk żywiołowych i innych zagrożeń,
– wspieranie przez Europejski Zespół ds. Archiwów działań na całym obszarze Wspólnoty służących konserwacji i restauracji zniszczonych dokumentów i archiwów,
– określenie i wspieranie przez archiwa krajowe Państw Członkowskich i służby archiwalne instytucji Unii norm i specyfikacji projektowania dotyczących nowych budynków przeznaczonych na archiwa;
2) wzmocnienie dalszego rozwoju europejskiej współpracy interdyscyplinarnej w zakresie dokumentów elektronicznych i archiwów, w tym w ramach "planu promocji kultury" Rady, w szczególności w odniesieniu do koordynacji digitalizacji(6):
– wzmocnienie współpracy w zakresie zabezpieczenia autentyczności, długoterminowego przechowywania oraz udostępniania dokumentów i archiwów elektronicznych, w szczególności poprzez aktualizację i poszerzenie dotychczasowych wymagań dotyczących tworzenia systemów zarządzania dokumentami i archiwami elektronicznymi, jak np. MoReq (Model requirements for electronic documents and archives management systems - wzór wymagań wobec systemów elektronicznego zarządzania dokumentami i archiwami), które wspierają lepszą administrację publiczną oraz poprzez dalsze organizowanie forów DLM(7), dotyczących dokumentów i archiwów elektronicznych;
3) stworzenie i zarządzanie portalem internetowym dla priorytetowych dokumentów i archiwów w Europie:
– stworzenie przez krajowe służby archiwalne Państw Członkowskich i służby archiwalne instytucji Unii portalu internetowego, który umożliwiłby łatwiejszy i transgraniczny dostęp do dokumentów i archiwów Państw Członkowskich i instytucji Unii. Portal internetowy mógłby znajdować się na jednym z serwerów Unii Europejskiej lub też mogłyby prowadzić go krajowe służby archiwalne jednego z Państw Członkowskich;
4) wspieranie najlepszych praktyk w prawie krajowym i europejskim w zakresie zarządzania dokumentami i archiwami oraz ich udostępniania; krajowe służby archiwalne Państw Członkowskich oraz służby archiwalne instytucji Unii powinny:
– monitorować nowe projekty prawodawstwa w tym obszarze, które mają wejść w życie w którymkolwiek z Państw Członkowskich, w celu znalezienia najlepszych praktyk szczególnie w odniesieniu do wymogów zarządzania dokumentami i archiwami oraz dostępu do dokumentów i archiwów,
– łączyć dane dotyczące prawodawstwa w dziedzinie archiwistyki oraz praw pokrewnych na szczeblu krajowym i wspólnotowym oraz ułatwiać dostęp do tego prawodawstwa i praw pokrewnych poprzez stworzenie bazy danych w celu wspierania jego rozpowszechniania. Ta baza danych mogłaby znajdować się na jednym z serwerów Unii Europejskiej lub też mogłyby prowadzić ją krajowe służby archiwalne jednego z Państw Członkowskich. Wskazane jest uwzględnienie pracy podjętej w ramach europejskiego projektu danych prawniczych, wspieranego przez Europejski Oddział Międzynarodowej Rady Archiwalnej (EURBICA), jak określono w "Sprawozdaniu na temat archiwów w rozszerzonej Unii Europejskiej" (działanie priorytetowe 4.2);
5) wprowadzenie środków zapobiegających kradzieży dokumentów archiwalnych:
– stworzenie przez krajowe służby archiwalne Państw Członkowskich planu działania i wspólnych wytycznych, które pozwolą na wymianę informacji i najlepszych praktyk w celu zwalczania kradzieży dokumentów archiwalnych i wspierania odzyskiwania skradzionych dokumentów.
C. Państwa Członkowskie i instytucje Unii powinny wspólnie wspierać wdrażanie środków priorytetowych wymienionych w "Sprawozdaniu na temat archiwów w rozszerzonej Unii Europejskiej" z lutego 2005 r., o których mowa w pkt B niniejszego zalecenia. Wdrażanie środków priorytetowych uwzględni prace grup powołanych w ramach EBNA (Europejskiej Rady Krajowych Archiwistów), głównie w odniesieniu do współpracy w obszarach ochrony i konserwacji archiwów oraz uruchomienia europejskiego portalu dostępu do informacji. Przyjęcie niniejszego zalecenia i wdrożenie środków samo w sobie nie oznacza zaangażowania nowych środków budżetowych ze strony Unii Europejskiej ani ze strony Państw Członkowskich. W miarę możliwości i zgodnie z odpowiednimi procedurami Unia Europejska podejmie starania, w ramach istniejących programów, mające na celu wsparcie projektów skierowanych na wdrożenie tych środków.
D. Najpóźniej w terminie trzech lat od daty opublikowania niniejszego zalecenia Europejski Zespół ds. Archiwów powinien przedstawić sprawozdanie o postępie prac w zakresie wdrożenia środków priorytetowych, o których mowa w pkt B.
Sporządzono w Brukseli, dnia 14 listopada 2005 r.
| W imieniu Rady | |
| T. JOWELL | |
| Przewodniczący |
______
(1) Dz.U. C 314 z 5.12.1991, str. 2.
(2) Dz.U. C 235 z 23.8.1994, str. 3.
(3) Dz.U. C 113 z 13.5.2003, str. 2.
(4) Dz.U. C 295 z 5.12.2003, str. 5.
(5) COM(2005) 52 wersja ostateczna.
(6) Konkluzje Rady w sprawie planu promocji kultury na lata 2005-2006 (dok. 13839/04).
(7) DLM (Document Lifecycle Management).