Rozdział 3 - ZGŁOSZENIA ZEWNĘTRZNE I DZIAŁANIA NASTĘPCZE - Dyrektywa 2019/1937 w sprawie ochrony osób zgłaszających naruszenia prawa Unii

Dzienniki UE

Dz.U.UE.L.2019.305.17

Akt obowiązujący

Wersja od: 25 lipca 2024 r. do: 29 grudnia 2024 r.

ROZDZIAŁ  III

ZGŁOSZENIA ZEWNĘTRZNE I DZIAŁANIA NASTĘPCZE

Artykuł  10

Zgłaszanie za pośrednictwem zewnętrznych kanałów dokonywania zgłoszeń

Bez uszczerbku dla art. 15 ust. 1 lit b) osoby dokonujące zgłoszenia zgłaszają informacje na temat naruszeń korzystając z kanałów i procedur, o których mowa w art. 11 i 12, po uprzednim dokonaniu zgłoszenia za pośrednictwem wewnętrznego kanału dokonywania zgłoszeń lub dokonując zgłoszenia od razu za pośrednictwem zewnętrznego kanału dokonywania zgłoszeń.

Artykuł  11

Obowiązek ustanowienia zewnętrznych kanałów dokonywania zgłoszeń i podejmowania działań następczych w związku ze zgłoszeniami

1. Państwa członkowskie wyznaczają organy właściwe do przyjmowania zgłoszeń, przekazywania informacji zwrotnych na ich temat i podejmowania działań następczych w związku z nimi i zapewniają tym organom odpowiednie zasoby.

2. Państwa członkowskie zapewniają, aby właściwe organy:

a) ustanowiły niezależne i autonomiczne zewnętrzne kanały dokonywania zgłoszeń w celu przyjmowania i przetwarzania informacji na temat naruszeń;

b) niezwłocznie, a w każdym razie w terminie siedmiu dni od otrzymania zgłoszenia, potwierdzały jego otrzymanie, chyba że osoba dokonująca zgłoszenia wystąpiła wyraźnie z odmiennym wnioskiem w tym zakresie lub właściwy organ ma uzasadnione powody, by sądzić, że potwierdzenie otrzymania zgłoszenia zagroziłoby ochronie tożsamości tej osoby;

c) podejmowały z zachowaniem należytej staranności działania następcze w związku ze zgłoszeniami;

d) przekazały osobie dokonującej zgłoszenia informacje zwrotne w rozsądnym terminie, nieprzekraczającym trzech miesięcy lub, w należycie uzasadnionych przypadkach - w terminie sześciu miesięcy;

e) poinformowały osobę dokonującą zgłoszenia o ostatecznym wyniku postępowań wyjaśniających uruchomionych na skutek danego zgłoszenia, zgodnie z procedurami przewidzianymi w prawie krajowym;

f) przekazały w stosownych terminie, w odpowiednich przypadkach, właściwym instytucjom, organom lub jednostkom organizacyjnym Unii informacje zawarte w zgłoszeniu w celu przeprowadzenia dalszego postępowania wyjaśniającego, o ile jest to przewidziane w prawie Unii lub w prawie krajowym.

3. Państwa członkowskie mogą wprowadzić przepisy przewidujące, że właściwe organy, po dokonaniu należytej oceny sprawy, mogą zdecydować, że naruszenie będące przedmiotem zgłoszenia ma wyraźnie niewielką wagę i nie wymaga podjęcia dalszych działań następczych zgodnie z niniejszą dyrektywą, innych niż zamknięcie procedury. Pozostaje to bez wpływu na inne obowiązki lub inne mające zastosowanie procedury w zakresie zaradzenia naruszeniu będącemu przedmiotem zgłoszenia lub na ochronę przyznaną niniejszą dyrektywą w związku ze zgłoszeniami wewnętrznymi lub zewnętrznymi. W takim przypadku właściwe organy powiadamiają osobę dokonującą zgłoszenia o swojej decyzji, podając jej uzasadnienie.

4. Państwa członkowskie mogą wprowadzić przepisy przewidujące, że właściwe organy mogą postanowić o zamknięciu procedury w sprawie zgłoszeń dotyczących sprawy będącej już przedmiotem wcześniejszego zgłoszenia, w których nie zawarto żadnych istotnych nowych informacji na temat naruszeń w porównaniu z wcześniejszym zgłoszeniem, w przypadku którego odpowiednia procedura została zakończona, chyba że nowe okoliczności prawne lub faktyczne uzasadniają podjęcie innych działań następczych. W takim przypadku właściwe organy powiadamiają osobę dokonującą zgłoszenia o swojej decyzji, podając jej uzasadnienie.

5. Państwa członkowskie mogą wprowadzić przepisy przewidujące, że w przypadku wpływu wielu zgłoszeń właściwe organy mogą zajmować się w trybie priorytetowym zgłoszeniami dotyczącymi poważnych naruszeń lub naruszeń związanych z zasadniczymi przepisami objętymi zakresem stosowania niniejszej dyrektywy, bez uszczerbku dla terminu określonego w ust. 2 lit. d).

6. Państwa członkowskie zapewniają, aby każdy organ, który otrzymał zgłoszenie, ale nie jest właściwy do zaradzenia naruszeniu będącemu przedmiotem naruszenia, przekazał zgłoszenie właściwemu organowi w rozsądnym terminie i w bezpieczny sposób, oraz zapewniają, aby osoba dokonująca zgłoszenia została o takim przekazaniu niezwłocznie poinformowana.

Artykuł  12

Struktura zewnętrznych kanałów dokonywania zgłoszeń

1. Zewnętrzne kanały dokonywania zgłoszeń uznaje się za niezależne i autonomiczne, pod warunkiem że spełniają wszystkie następujące kryteria:

a) zostały zaprojektowane i ustanowione oraz są obsługiwane w sposób zapewniający kompletność, integralność i poufność informacji oraz uniemożliwiający uzyskanie do nich dostępu nieupoważnionym członkom personelu właściwego organu;

b) pozwalają na przechowywanie informacji w sposób trwały zgodnie z art. 18, aby umożliwić prowadzenie dalszego postępowania wyjaśniającego.

2. Zewnętrzne kanały dokonywania zgłoszeń muszą umożliwiać dokonywanie zgłoszeń na piśmie lub ustnie. Ustnego zgłoszenia można dokonywać telefonicznie lub za pośrednictwem innych systemów komunikacji głosowej, a na wniosek osoby dokonującej zgłoszenia - za pomocą bezpośredniego spotkania zorganizowanego w rozsądnym terminie.

3. Właściwe organy zapewniają, aby w przypadku gdy zgłoszenie otrzymano za pośrednictwem innych kanałów dokonywania zgłoszeń niż te, o których mowa w ust. 1 i 2, lub gdy otrzymali je członkowie personelu, którzy nie są odpowiedzialni za rozpatrywanie zgłoszeń, członkowie personelu, którzy je otrzymali, mieli zakaz ujawniania jakichkolwiek informacji mogących skutkować ustaleniem tożsamości osoby dokonującej zgłoszenia lub osoby, której dotyczy zgłoszenie, i byli zobowiązani do niezwłocznego przekazania zgłoszenia, bez wprowadzania do niego zmian, członkom personelu odpowiedzialnym za rozpatrywanie zgłoszeń.

4. Państwa członkowskie zapewniają, aby właściwe organy wyznaczyły członków personelu odpowiedzialnych za rozpatrywanie zgłoszeń, a w szczególności odpowiedzialnych za:

a) przekazywanie wszystkim zainteresowanym osobom informacji na temat procedur dokonywania zgłoszeń;

b) przyjmowanie zgłoszeń i podejmowanie działań następczych w związku z tymi zgłoszeniami;

c) utrzymywanie kontaktu z osobą dokonującą zgłoszenia w celu przekazywania jej informacji zwrotnych i zwracania się, w razie potrzeby, o dalsze informacje.

5. Członkowie personelu, o których mowa w ust. 4, przechodzą specjalne szkolenie z zakresu rozpatrywania zgłoszeń.

Artykuł  13

Informacje dotyczące przyjmowania zgłoszeń oraz podejmowania działań następczych w związku ze zgłoszeniami

Państwa członkowskie zapewniają, aby właściwe organy publikowały na swoich stronach internetowych w oddzielnej, łatwej do zidentyfikowania i łatwo dostępnej sekcji co najmniej następujące informacje:

a) warunki kwalifikowania się do objęcia ochroną na mocy niniejszej dyrektywy;

b) dane kontaktowe zewnętrznych kanałów dokonywania zgłoszeń, o których mowa w art. 12, w szczególności adres pocztowy i elektroniczny oraz numery telefonów takich kanałów, ze wskazaniem, czy rozmowy telefoniczne są nagrywane;

c) procedury mające zastosowanie w przypadku zgłaszania naruszeń, w tym informacje o tym, jaki może być wymagany przez właściwy organ sposób wyjaśnienia informacji będących przedmiotem zgłoszenia lub przedstawienia dodatkowych informacji, informacje o terminach na przekazanie informacji zwrotnych oraz o rodzaju i zawartości takich informacji;

d) zasady poufności mające zastosowanie do zgłoszeń, a w szczególności informacje związane z przetwarzaniem danych osobowych zgodnie z art. 17 niniejszej dyrektywy, art. 5 i 13 rozporządzenia (UE) 2016/679, art. 13 dyrektywy (UE) 2016/680 i art. 15 rozporządzenia (UE) 2018/1725 - w zależności od przypadku;

e) charakter działań następczych, jakie należy podjąć w związku ze zgłoszeniem;

f) środki ochrony prawnej i procedury służące ochronie przed działaniami odwetowymi oraz dostępność poufnej porady dla osób rozważających dokonanie zgłoszenia;

g) oświadczenie, w którym objaśnia się w sposób zrozumiały warunki, na jakich osoby dokonujące zgłoszenia są chronione przed ponoszeniem odpowiedzialności za naruszenie poufności zgodnie z art. 21 ust. 2; oraz

h) w stosownych przypadkach dane kontaktowe centrum informacyjnego lub jednego niezależnego organu administracyjnego, o którym mowa w art. 20 ust. 3.

Artykuł  14

Przegląd procedur dokonywany przez właściwe organy

Państwa członkowskie zapewniają, aby właściwe organy regularnie, a przynajmniej raz na trzy lata, dokonywały przeglądu procedur przyjmowania zgłoszeń oraz podejmowania działań następczych w związku z tymi zgłoszeniami. Dokonując przeglądu takich procedur, właściwe organy uwzględniają swoje doświadczenie, jak również doświadczenie innych właściwych organów i odpowiednio dostosowują swoje procedury.