Art. 2. - Określenie administratora i zabezpieczeń - Decyzja w sprawie wewnętrznych zasad dotyczących ograniczenia pewnych praw osób, których dotyczą dane, w związku z przetwarzaniem danych osobowych w ramach funkcjonowania EMCDDA

Dzienniki UE

Dz.U.UE.L.2020.12.29

Akt obowiązujący

Wersja od: 16 stycznia 2020 r.

Artykuł  2

Określenie administratora i zabezpieczeń

1. W celu uniknięcia naruszeń ochrony danych, wycieków danych lub nieuprawnionego ujawnienia informacji wprowadzono następujące zabezpieczenia:

a) dokumenty papierowe są przechowywane w zabezpieczonych szafkach i dostęp do nich ma tylko upoważniony personel;

b) przechowywanie danych elektronicznych w bezpiecznej aplikacji informatycznej zgodnie ze standardami EMCDDA w zakresie bezpieczeństwa, a także w specjalnych folderach elektronicznych, do których dostęp ma wyłącznie upoważniony personel; odpowiedni poziom dostępu jest przyznawany indywidualnie;

c) baza danych jest chroniona hasłem w ramach systemu pojedynczego logowania i łączy się automatycznie z identyfikatorem i hasłem użytkownika. Bezwzględnie zakazane jest korzystanie z danych użytkownika przez inne osoby. Rejestry elektroniczne przechowywane są w sposób bezpieczny w celu zapewnienia ich poufności i ochrony prywatności oraz zawartych w nich danych;

d) Wszystkie osoby z dostępem do danych mają obowiązek zachować ich poufność.

2. Administratorem operacji przetwarzania danych jest EMCDDA, reprezentowane przez dyrektora, który może dokonać delegowania obowiązków Administratora. Osoby, których dane dotyczą, są informowane o tożsamości osoby, której powierzono funkcję administratora, poprzez informacje o ochronie danych lub rejestry publikowane na stronie internetowej lub w intranecie EMCDDA.

3. Okres przechowywania danych osobowych, o którym mowa w art. 1 ust. 3, nie może być dłuższy niż to konieczne i właściwe dla celów przetwarzania danych. W żadnym razie nie może przekraczać okresu przechowywania określonego w informacjach o ochronie danych, oświadczeniach o ochronie prywatności lub rejestrze, o którym mowa w art. 5 ust. 1.

4. W sytuacji, gdy EMCDDA rozważa zastosowanie ograniczenia, należy porównać zagrożenie dla praw i wolności osób, których dane dotyczą, z zagrożeniem - w szczególności - dla praw i wolności innych osób, których dane dotyczą, jak również z zagrożeniem unieważnienia skutku dochodzeń lub procedur EMCDDA przykładowo ze względu na zniszczenie materiału dowodowego. Zagrożenia dla praw i wolności osób, których dane dotyczą, wiążą się przede wszystkim, choć nie wyłącznie, z zagrożeniem dla reputacji oraz zagrożeniem dla prawa do obrony oraz prawa do bycia wysłuchanym.