Decyzja w sprawie przyjęcia przepisów wewnętrznych dotyczących ograniczeń części praw przysługujących osobom, których dane dotyczą, w związku z przetwarzaniem danych osobowych w ramach działalności Europejskiego Trybunału Obrachunkowego

Dzienniki UE

Dz.U.UE.L.2021.223.24

Akt obowiązujący

Wersja od: 22 czerwca 2021 r.

DECYZJA TRYBUNAŁU OBRACHUNKOWEGO NR 42-2021

z dnia 20 maja 2021 r.

w sprawie przyjęcia przepisów wewnętrznych dotyczących ograniczeń części praw przysługujących osobom, których dane dotyczą, w związku z przetwarzaniem danych osobowych w ramach działalności Europejskiego Trybunału Obrachunkowego

EUROPEJSKI TRYBUNAŁ OBRACHUNKOWY,

(Dz.U.UE L z dnia 22 czerwca 2021 r.)

uwzględniając Traktat o funkcjonowaniu Unii Europejskiej (TFUE),

uwzględniając rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2018/1725 z dnia 23 października 2018 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych przez instytucje, organy i jednostki organizacyjne Unii i swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia rozporządzenia (WE) nr 45/2001 i decyzji nr 1247/2002/WE (zwane dalej "rozporządzeniem"), w szczególności jego art. 25 i rozdział VI,

uwzględniając dyskusje przeprowadzone na posiedzeniu Europejskiego Trybunału Obrachunkowego, które odbyło się w dniu 20 maja 2021 r.,

po przeprowadzeniu konsultacji na temat niniejszej decyzji, zgodnie z art. 41 ust. 2 rozporządzenia, z Europejskim Inspektorem Ochrony Danych, który wydał opinię na jej temat w dniu 23 września 2019 r.,

mając na uwadze, że w ramach prowadzonej działalności Europejski Trybunał Obrachunkowy (zwany dalej "Trybunałem") przetwarza kilka kategorii danych osobowych i jest zobowiązany przestrzegać praw przysługujących osobom fizycznym w związku z przetwarzaniem danych osobowych zgodnie z art. 8 ust. 1 Karty praw podstawowych Unii Europejskiej i z art. 16 ust. 1 TFUE,

mając na uwadze, że zgodnie z rozporządzeniem w pewnych okolicznościach istnieje konieczność pogodzenia praw osób, których dane dotyczą, z potrzebami związanymi z realizacją zadań i działalnością Trybunału; a art. 25 rozporządzenia przewiduje możliwość, by na ściśle określonych warunkach ograniczyć stosowanie art. 14-20, 35 i 36, a także art. 4,

mając na uwadze, że Trybunał powinien stosować ograniczenia tylko wtedy, gdy nie naruszają one istoty podstawowych praw i wolności, a także są w demokratycznym społeczeństwie środkiem niezbędnym i proporcjonalnym; a przy tym Trybunał powinien w sposób przejrzysty podchodzić do wszystkich ograniczeń oraz zapewniać informacje na temat przyczyn stosowania danego ograniczenia osobie, której dane dotyczą,

mając na uwadze, że Trybunał powinien znieść ograniczenia, gdy tylko warunki uzasadniające ograniczenie przestaną mieć zastosowanie, i regularnie oceniać te warunki,

mając na uwadze, że inspektor ochrony danych Trybunału powinien zostać poinformowany w należytym czasie o zastosowaniu wszelkich ograniczeń i przeprowadzić niezależny przegląd stosowania ograniczeń w celu zapewnienia zgodności z niniejszą decyzją,

STANOWI:

Artykuł  1

Przedmiot i zakres

Niniejsza decyzja określa zasady dotyczące warunków, na jakich Trybunał, na podstawie art. 25 rozporządzenia, może ograniczyć zastosowanie art. 14-20, 35 i 36, a także art. 4 rozporządzenia.

Artykuł  2

Ograniczenia

1. Zgodnie z art. 25 ust. 1 rozporządzenia, Trybunał może w poszczególnych przypadkach ograniczyć stosowanie art. 14-20, 35 i 36, a także art. 4 rozporządzenia, w zakresie, w jakim jego przepisy odpowiadają prawom i obowiązkom przewidzianym w art. 14-20. Przypadki te obejmują następujące sytuacje:

a) przeprowadzanie kontroli na podstawie art. 287 TFUE. Stosowne ograniczenia mogą opierać się na art. 25 ust. 1 lit. c), g) i h) rozporządzenia;

b) prowadzenie dochodzeń administracyjnych, postępowań przeddyscyplinarnych, dyscyplinarnych i postępowań dotyczących zawieszenia na podstawie art. 86 Regulaminu pracowniczego urzędników Unii Europejskiej ¹  (zwanego dalej "regulaminem pracowniczym") i zgodnie z załącznikiem IX do tego regulaminu. Stosowne ograniczenia mogą opierać się na art. 25 ust. 1 lit. b), c), d), f), g) i h) rozporządzenia;

c) rozpatrywanie skarg wewnętrznych i zewnętrznych przeciwko pracownikom lub członkom Trybunału. Stosowne ograniczenia mogą opierać się na art. 25 ust. 1 lit. h) rozporządzenia;

d) prowadzenie działań wstępnych związanych z przypadkami potencjalnych nieprawidłowości zgłaszanych do OLAF. Stosowne ograniczenia mogą opierać się na art. 25 ust. 1 lit. b), c) i h) rozporządzenia;

e) zapewnianie pracownikom Trybunału możliwości przekazywania w warunkach poufności informacji na temat poważnych nieprawidłowości, o których dowiedzieli się w trakcie wykonywania swoich obowiązków, zgodnie z przepisami regulaminu Trybunału dotyczącymi zgłaszania informacji w przypadku poważnych nieprawidłowości (sygnalizowanie nieprawidłowości). Stosowne ograniczenia mogą opierać się na art. 25 ust. 1 lit. f) i h) rozporządzenia;

f) zapewnianie pracownikom Trybunału, którzy uważają, że padli ofiarą nękania lub molestowania, możliwości znalezienia doradztwa i wsparcia w warunkach poufności ze strony kierownika, przeszkolonej osoby kontaktowej, lekarza urzędowego lub mediatora, zgodnie z decyzją Trybunału nr 26-2017 w sprawie polityki na rzecz zapewnienia odpowiedniego środowiska pracy oraz walki z nękaniem psychicznym i molestowaniem seksualnym. Stosowne ograniczenia mogą opierać się na art. 25 ust. 1 lit. f) i h) rozporządzenia;

g) prowadzenie audytów wewnętrznych zgodnie z decyzją Trybunału nr 38-2016 ustanawiającą przepisy wykonawcze do regulaminu Trybunału Obrachunkowego. Stosowne ograniczenia mogą opierać się na art. 25 ust. 1 lit. c), g) i h) rozporządzenia;

h) zapewnianie osobom, których dane dotyczą, zgodnie z art. 26a regulaminu pracowniczego oraz art. 16 i 91 warunków zatrudnienia innych pracowników, dostępu do dotyczących ich danych medycznych o charakterze psychologicznym lub psychiatrycznym, w przypadku gdy istnieje prawdopodobieństwo, że bezpośredni dostęp do takich danych może stanowić zagrożenie dla zdrowia danej osoby, lub do danych medycznych w przypadku, gdy wykonanie takiego prawa wpłynęłoby niekorzystnie na prawa i wolności danej osoby lub innych osób, których dane dotyczą. Stosowne ograniczenia mogą opierać się na art. 25 ust. 1 lit. h) rozporządzenia;

i) zapewnianie wewnętrznego bezpieczeństwa w Trybunale, tj. bezpieczeństwa osób, mienia i informacji, w tym prowadzenie dochodzeń w sprawie bezpieczeństwa wewnętrznie lub w ostateczności z udziałem podmiotów zewnętrznych (CERT-EU, krajowe organy policji itd.). Stosowne ograniczenia mogą opierać się na art. 25 ust. 1 lit. a), b), c), d), g) i h) rozporządzenia;

j) zapewnianie możliwości prowadzenia dochodzeń przez inspektora ochrony danych zgodnie z art. 45 ust. 2 rozporządzenia. Stosowne ograniczenia mogą opierać się na art. 25 ust. 1 lit. d), g) i h) rozporządzenia;

k) udzielanie pomocy innym instytucjom, organom i jednostkom organizacyjnym Unii lub uzyskanie tej pomocy od innych oraz współpraca z tymi podmiotami. Stosowne ograniczenia mogą opierać się na art. 25 ust. 1 lit. c), d), g) i h) rozporządzenia;

l) udzielanie pomocy organom publicznym państw członkowskich UE, państwom trzecim lub organizacjom międzynarodowym lub uzyskiwanie jej od nich oraz współpraca z tymi podmiotami, na ich wniosek lub z własnej inicjatywy. Stosowne ograniczenia mogą opierać się na art. 25 ust. 1 lit. c), g) i h) rozporządzenia;

m) przetwarzanie danych osobowych zawartych w dokumentacji uzyskanej przez strony trzecie lub interwenientów w ramach postępowań sądowych toczących się przed Trybunałem Sprawiedliwości Unii Europejskiej. Stosowne ograniczenia mogą opierać się na art. 25 ust. 1 lit. e) rozporządzenia;

2. Kategorie danych obejmują dane identyfikacyjne osób fizycznych, dane kontaktowe, role i zadania zawodowe, informacje na temat postępowania w wymiarze osobistym i zawodowym i osiąganych wyników oraz dane finansowe.

3. Wszelkie ograniczenia uwzględniają istotę podstawowych praw i wolności w demokratycznym społeczeństwie, a także stanowią środki niezbędne i proporcjonalne.

4. Przed zastosowaniem ograniczeń administrator danych i inspektor ochrony danych przeprowadzają test konieczności i proporcjonalności w poszczególnych przypadkach. Należy stosować tylko takie ograniczenia, które są niezbędnie konieczne do osiągnięcia założonych celów.

5. Trybunał rejestruje powody zastosowania ograniczeń, podstawę prawną, ocenę ryzyka naruszenia praw lub wolności osób, których dane osobowe mogą podlegać ograniczeniom, a także ocenę dotyczącą konieczności i proporcjonalności ograniczenia. Rejestr, a w stosownych przypadkach także dokumenty zawierające podstawy faktyczne lub prawne, stanowią część rejestru ad hoc, który udostępnia się Europejskiemu Inspektorowi Ochrony Danych na jego wniosek. Dokumenty uzasadniające ograniczenie dostępu do dokumentacji medycznej są rejestrowane tylko w odpowiedniej dokumentacji medycznej.

6. Przy przetwarzaniu danych osobowych, które Trybunał wymienia z innymi organizacjami w ramach wykonywania swoich zadań, przeprowadza on dwustronne konsultacje z tymi organizacjami na temat ewentualnych istotnych powodów nałożenia ograniczeń, a także na temat konieczności i proporcjonalności ograniczeń, chyba że zagrażałoby to działalności Trybunału.

Artykuł  3

Monitorowanie ograniczeń i przegląd

1. Ograniczenia, o których mowa w art. 2, są stosowane tak długo, jak długo utrzymują się uzasadniające je okoliczności.

2. Trybunał dokonuje przeglądu stosowania ograniczeń co sześć miesięcy począwszy od ich nałożenia, a także wtedy, gdy zmieniają się istotne elementy danej sprawy.

Artykuł  4

Zabezpieczenia

1. Trybunał wdraża odpowiednie zabezpieczenia zapobiegające nadużyciom lub niezgodnemu z prawem dostępowi do danych osobowych lub ich przekazywaniu, które to dane mogą zostać objęte ograniczeniami. Zabezpieczenia te obejmują środki techniczne i organizacyjne, które w razie konieczności są szczegółowo opisywane w wewnętrznych decyzjach, regulaminie Trybunału i przepisach wykonawczych do regulaminu. Do tych środków zabezpieczających należą:

a) odpowiednie określenie ról, zakresu odpowiedzialności i etapów procedury;

b) w stosownych przypadkach bezpieczne środowisko elektroniczne, które zapobiega bezprawnemu lub przypadkowemu dostępowi do danych elektronicznych lub przekazywaniu ich osobom nieupoważnionym;

c) w stosownych przypadkach bezpieczne przechowywanie i przetwarzanie dokumentów w formie papierowej.

Artykuł  5

Informacje, które otrzymuje i poddaje przeglądowi inspektor ochrony danych

1. Zgodnie z niniejszą decyzją inspektor ochrony danych jest poinformowany bez zbędnej zwłoki o każdym przypadku ograniczenia praw osoby, której dane dotyczą, na podstawie niniejszej decyzji, a także, uzyskuje dostęp do rejestru i wszelkich dokumentów zawierających faktyczne i prawne elementy uzasadniające ograniczenie.

2. Inspektor ochrony danych może zwrócić się o dokonanie przeglądu wniosku o nałożenie ograniczenia praw. Trybunał powinien natomiast poinformować inspektora na piśmie o wyniku odnośnej procedury.

3. Udział inspektora ochrony danych w procedurze nakładania ograniczeń, w tym w wymianach informacji, jest w odpowiedniej formie dokumentowany.

Artykuł  6

Informacje przekazane osobom, których dane dotyczą, na temat ograniczeń przysługujących im praw

1. Trybunał publikuje na swojej stronie internetowej informacje ogólne na temat ograniczeń praw osób, których dane dotyczą, opisanych w art. 2. Uzasadnia on zakres ograniczenia oraz potencjalny czas jego trwania, a także przedstawia leżące u jego podstaw powody.

2. W przypadkach gdy Trybunał stosuje art. 2 niniejszej decyzji, bez zbędnej zwłoki informuje on w formie pisemnej osoby, których dane dotyczą, o podstawowych powodach uzasadniających decyzję o zastosowaniu ograniczenia, a także o przysługującym tym osobom prawie do wniesienia skargi do Europejskiego Inspektora Ochrony Danych oraz skierowania sprawy do Trybunału Sprawiedliwości Unii Europejskiej.

3. Trybunał może wstrzymać lub pominąć przekazywanie informacji dotyczących przyczyn zastosowania ograniczenia, o których mowa w akapicie drugim, lub odmówić przekazywania takich informacji, w zakresie, w jakim unieważniłoby to skutki nałożonego ograniczenia. Ocenę przeprowadza się indywidualnie dla każdego przypadku.

Artykuł  7

Zawiadamianie osoby, której dane dotyczą, o naruszeniu ochrony danych osobowych

W przypadkach gdy Trybunał nakłada ograniczenia dotyczące zawiadamiania osób, których dane dotyczą, o naruszeniu ochrony danych osobowych - o których to zawiadomieniach mowa jest w art. 35 rozporządzenia - rejestruje on przyczyny nakładanych ograniczeń zgodnie z art. 2 ust. 5 niniejszej decyzji.

Artykuł  8

Poufność łączności elektronicznej

1. Zgodnie z przepisami dyrektywy 2002/58/WE o prywatności i łączności elektronicznej oraz w wyjątkowych okolicznościach Trybunał może ograniczyć prawo do poufności łączności elektronicznej określonej w art. 36 rozporządzenia. W takim przypadku Trybunał przedstawia szczegółowo okoliczności, przyczyny, istotne zagrożenia i powiązane zabezpieczenia w szczegółowych przepisach wewnętrznych.

2. W przypadkach gdy Trybunał ogranicza prawo do poufności łączności elektronicznej, informuje on osoby, których dane dotyczą, w odpowiedzi na ich wniosek, o podstawowych powodach uzasadniających decyzję o zastosowaniu ograniczenia, a także o możliwości wniesienia przez nie skargi do Europejskiego Inspektora Ochrony Danych oraz skierowania sprawy do Trybunału Sprawiedliwości Unii Europejskiej.

3. Trybunał może wstrzymać lub pominąć przekazywanie informacji dotyczących przyczyn zastosowania ograniczenia, o których mowa w akapitach pierwszym i drugim, lub odmówić przekazywania takich informacji, w zakresie, w jakim unieważniłoby to skutki nałożonego ograniczenia. Ocenę przeprowadza się indywidualnie dla każdego przypadku.

Artykuł  9

Wejście w życie

Niniejsza decyzja wchodzi w życie z dniem jej opublikowania w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej.

Sporządzono w Luksemburgu dnia 20 maja 2021 r.

	W imieniu Europejskiego Trybunału Obrachunkowego
	Klaus-Heiner LEHNE
	Prezes

¹ Rozporządzenie Rady (EWG, Euratom, EWWiS) nr 259/68 z dnia 29 lutego 1968 r. ustanawiające regulamin pracowniczy urzędników Wspólnot Europejskich i warunki zatrudnienia innych pracowników Wspólnot oraz ustanawiające specjalne środki stosowane tymczasowo wobec urzędników Komisji (Dz.U. L 56 z 4.3.1968, s. 1).