Decyzja w sprawie przepisów wewnętrznych dotyczących ograniczenia określonych praw osób, których dane dotyczą, w zakresie przetwarzania danych osobowych w związku z wykonywaniem przez Trybunał Sprawiedliwości Unii Europejskiej zadań spoza zakresu władzy sądowniczej

Dzienniki UE

Dz.U.UE.L.2019.261.97

Akt obowiązujący

Wersja od: 14 października 2019 r.

DECYZJA TRYBUNAŁU SPRAWIEDLIWOŚCI UNII EUROPEJSKIEJ

z dnia 1 października 2019 r.

w sprawie przepisów wewnętrznych dotyczących ograniczenia określonych praw osób, których dane dotyczą, w zakresie przetwarzania danych osobowych w związku z wykonywaniem przez Trybunał Sprawiedliwości Unii Europejskiej zadań spoza zakresu władzy sądowniczej

TRYBUNAŁ SPRAWIEDLIWOŚCI UNII EUROPEJSKIEJ,

(Dz.U.UE L z dnia 14 października 2019 r.)

uwzględniając Traktat o funkcjonowaniu Unii Europejskiej, a w szczególności jego art. 16,

uwzględniając rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2018/1725 z dnia 23 października 2018 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych przez instytucje, organy i jednostki organizacyjne Unii i swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia rozporządzenia (WE) nr 45/2001 i decyzji nr 1247/2002/WE ¹  (zwane dalej "rozporządzeniem"), a w szczególności jego art. 25,

uwzględniając opinię Europejskiego Inspektora Ochrony Danych (zwanego dalej "EIOD") z dnia 26 lipca 2019 r. wydaną po konsultacji stosownie do art. 41 ust. 2 rozporządzenia,

uwzględniając opinię komitetu administracyjnego z dnia 16 września 2019 r.,

mając na uwadze, że rozporządzenie znajduje zastosowanie, podobnie jak do wszystkich instytucji Unii, do Trybunału Sprawiedliwości Unii Europejskiej, w odniesieniu do przetwarzania danych osobowych przy wykonywaniu zadań spoza zakresu władzy sądowniczej;

mając na uwadze, że w wykonaniu art. 25 rozporządzenia należy w związku z tym przyjąć w odniesieniu do takiego przetwarzania danych osobowych przepisy wewnętrzne, o których mowa w tym artykule,

PRZYJMUJE NINIEJSZĄ DECYZJĘ:

Artykuł  1

Przedmiot i zakres stosowania

Niniejsza decyzja ustanawia zasady dotyczące warunków, na jakich Trybunał Sprawiedliwości Unii Europejskiej może przy wykonywaniu zadań spoza zakresu władzy sądowniczej ograniczyć stosowanie art. 14-21, 35 i 36 rozporządzenia, jak również art. 4 rozporządzenia, na podstawie art. 25 rozporządzenia.

Artykuł  2

Ograniczenia

1. Zgodnie z art. 25 ust. 1 rozporządzenia stosowanie art. 14-21, 35 i 36 rozporządzenia, jak również art. 4 rozporządzenia, w zakresie, w jakim jego przepisy odpowiadają prawom i obowiązkom przewidzianym w art. 14-21, można ograniczyć w przypadku:

a) postępowań administracyjnych prowadzonych zgodnie z właściwymi przepisami wewnętrznymi, postępowań poprzedzających wszczęcie postępowania dyscyplinarnego, postepowań dyscyplinarnych oraz postepowań w sprawie zawieszenia w obowiązkach prowadzonych na podstawie art. 86 regulaminu pracowniczego urzędników Unii Europejskiej (zwanego dalej "regulaminem pracowniczym") oraz przepisów załącznika IX do regulaminu pracowniczego; rozpatrywania zgłoszeń nieprawidłowości zgodnie z właściwymi przepisami wewnętrznymi; dochodzeń dotyczących bezpieczeństwa prowadzonych zgodnie z właściwymi przepisami wewnętrznymi; badań prowadzonych przez inspektora ochrony danych zgodnie z art. 45 ust. 2 zdanie ostatnie rozporządzenia oraz właściwymi przepisami wewnętrznymi; zgłoszenia do Europejskiego Urzędu ds. Zwalczania Nadużyć Finansowych (OLAF). Podstawę odpowiednich ograniczeń może stanowić art. 25 ust. 1 lit. b), c), d), g) i h) rozporządzenia;

b) zwrócenia się przez członka personelu Trybunału Sprawiedliwości Unii Europejskiej do doradcy w ramach nieoficjalnego postępowania w sprawie mobbingu. Podstawę odpowiednich ograniczeń może stanowić art. 25 ust. 1 lit. h) rozporządzenia;

c) rozpatrywania wniosku lub zażalenia w rozumieniu art. 90 regulaminu pracowniczego. Podstawę odpowiednich ograniczeń może stanowić art. 25 ust. 1 lit. h) rozporządzenia;

d) prowadzenia wewnętrznej kontroli. Podstawę odpowiednich ograniczeń może stanowić art. 25 ust. 1 lit. c), g) i h) rozporządzenia;

e) współpracy z innymi instytucjami, organami lub jednostkami organizacyjnymi Unii. Podstawę odpowiednich ograniczeń może stanowić art. 25 ust. 1 lit. b), c), d), g) i h) rozporządzenia;

f) współpracy z organami państw członkowskich i państw trzecich oraz instytucjami międzynarodowymi. Podstawę odpowiednich ograniczeń może stanowić art. 25 ust. 1 lit. b), c), g) i h) rozporządzenia;

g) przetwarzania danych osobowych zawartych w dokumentach przedstawionych lub uzyskanych w ramach postępowań sądowych, w których Trybunał Sprawiedliwości Unii Europejskiej jest stroną. Podstawę odpowiednich ograniczeń może stanowić art. 25 ust. 1 lit. e) i h) rozporządzenia;

2. Kategorie danych obejmują dane identyfikacyjne osób fizycznych, dane kontaktowe, stanowiska i funkcje zawodowe, informacje o zachowaniu i osiąganych wynikach w sferze prywatnej i zawodowej oraz dane finansowe.

3. Wszelkie ograniczenia muszą być stosowane z poszanowaniem istoty podstawowych praw i wolności oraz stanowić środek niezbędny i proporcjonalny w społeczeństwie demokratycznym.

4. Przed zastosowaniem ograniczeń przeprowadza się dla każdego poszczególnego przypadku badanie niezbędnego i proporcjonalnego charakteru. Ograniczenia nie mogą wykraczać poza to, co jest ściśle niezbędne do osiągnięcia wyznaczonych celów.

5. Zastosowane ograniczenia oraz wyniki analizy niezbędnego i proporcjonalnego charakteru, w szczególności pod względem ryzyka naruszenia praw i wolności osób, których dane dotyczą, należy udokumentować w notatce sporządzonej przez administratora. Sporządzone w ten sposób notatki tworzą rejestr prowadzony ad hoc przez inspektora ochrony danych, udostępniany EIOD na żądanie. Inspektor ochrony danych ma dostęp do wszelkich dokumentów, na których opierają się te notatki.

6. Przy przekazywaniu sobie danych osobowych z innymi instytucjami przeprowadza się konsultacje w przedmiocie istotnych podstaw nałożenia ograniczeń oraz niezbędnego i proporcjonalnego charakteru tych ograniczeń. Konsultacje nie stoją na przeszkodzie zastosowaniu ograniczeń zgodnie z przepisami niniejszej decyzji.

Artykuł  3

Ocena ryzyka, czas przechowywania i zabezpieczenia

1. Ocenę ryzyka naruszenia praw i wolności osób, których dane dotyczą, a których prawa w zakresie ochrony danych osobowych mogą podlegać ograniczeniom w rozumieniu art. 25 rozporządzenia, oraz czas przechowywania tych danych wskazuje się w rejestrze odpowiednich czynności przetwarzania danych osobowych, zgodnie z art. 31 rozporządzenia, a w stosownych przypadkach, w ocenach skutków dla ochrony danych, zgodnie z art. 39 rozporządzenia.

2. Wprowadza się zabezpieczenia zapobiegające nadużyciom, nielegalnemu dostępowi lub nielegalnemu przekazywaniu w odniesieniu do danych osobowych mogących podlegać ograniczeniom w rozumieniu art. 25 rozporządzenia. Zabezpieczenia te obejmują w szczególności:

a) środki techniczne i organizacyjne określone dla każdego danego przypadku przetwarzania danych osobowych w rejestrze czynności przetwarzania danych osobowych;

b) regularne monitorowanie ograniczeń i okresowe przeglądy, przeprowadzane co najmniej raz na pół roku. Przegląd należy również przeprowadzać w przypadku zmiany istotnych elementów danej sprawy. Ograniczenia znosi się, gdy ustaną uzasadniające je okoliczności.

Artykuł  4

Poufność łączności elektronicznej

Oprócz przypadków określonych w art. 2 ust. 1, w szczególności w jego lit. a), prawo do poufności łączności elektronicznej w rozumieniu art. 36 rozporządzenia może zostać ograniczone w wyjątkowych przypadkach na podstawie szczegółowych przepisów wewnętrznych określających podstawy, zasady postępowania i zabezpieczenia, których należy przestrzegać.

Artykuł  5

Informowanie osób, których dane dotyczą, o ograniczeniach ich praw

1. Na stronie internetowej Trybunału Sprawiedliwości Unii Europejskiej zamieszcza się ogólne informacje dla osób, których dane dotyczą, na temat praw, które mogą podlegać ograniczeniu, a także podstaw i czasu trwania takich ograniczeń, zgodnie z przepisami niniejszej decyzji.

2. W przypadku gdy prawa, o których mowa w art. 14-21, 35 i 36 rozporządzenia, jak również w art. 4 rozporządzenia, w zakresie, w jakim jego przepisy odpowiadają prawom i obowiązkom przewidzianym w art. 14-21, zostają ograniczone w całości lub w części, osobę, której dane dotyczą, informuje się o głównych powodach uzasadniających zastosowanie ograniczenia oraz o przysługującym jej prawie do wystąpienia do EIOD.

3. Przekazanie informacji o podstawach ograniczenia, o którym mowa w ust. 2, wstrzymuje się, pomija lub się go odmawia, jeżeli pozbawiałoby ono ograniczenie skuteczności. Ocenę tej kwestii przeprowadza się dla każdego poszczególnego przypadku.

Artykuł  6

Wejście w życie

Niniejsza decyzja wchodzi w życie z dniem jej opublikowania w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej.

Sporządzono w Luksemburgu dnia 8 października 2019 r.

A. CALOT ESCOBAR	Sekretarz
K. LENAERTS	Prezes

¹ Dz.U. L 295 z 21.11.2018, s. 39.