Art. 2. - Określenie administratora i zabezpieczeń - Decyzja w sprawie przepisów wewnętrznych dotyczących ograniczeń niektórych praw osób, których dane dotyczą, w związku z przetwarzaniem danych osobowych w ramach funkcjonowania Agencji

Dzienniki UE

Dz.U.UE.L.2020.128.5

Akt obowiązujący

Wersja od: 23 kwietnia 2020 r.

Artykuł  2

Określenie administratora i zabezpieczeń

1. W celu uniknięcia naruszeń ochrony danych, wycieków danych lub nieuprawnionego ujawnienia informacji wprowadzono następujące zabezpieczenia:

a) dokumenty papierowe są przechowywane w zabezpieczonych szafkach i dostęp do nich ma tylko upoważniony personel;

b) wszystkie dane elektroniczne są przechowywane w bezpiecznej aplikacji informatycznej zgodnej z normami bezpieczeństwa Agencji, jak również w konkretnych folderach elektronicznych, do których dostęp ma tylko upoważniony personel. odpowiedni poziom dostępu jest przyznawany indywidualnie;

c) Wszystkie osoby z dostępem do danych mają obowiązek zachować ich poufność.

2. Administratorem operacji przetwarzania danych jest Agencja, reprezentowana przez dyrektora, który może dokonać delegowania obowiązków administratora. Osoby, których dane dotyczą, są informowane o tożsamości osoby, której powierzono funkcję administratora, poprzez informacje o ochronie danych lub rejestry publikowane na stronie internetowej lub w intranecie Agencji.

3. Okres przechowywania danych osobowych, o którym mowa w art. 1 ust. 3 niniejszej decyzji, nie może być dłuższy niż to konieczne i właściwe dla celów przetwarzania danych. W żadnym razie nie może przekraczać okresu przechowywania określonego w informacjach o ochronie danych, oświadczeniach o ochronie prywatności lub rejestrze, o którym mowa w art. 5 ust. 1 niniejszej decyzji.

4. W sytuacji, gdy Agencja rozważa zastosowanie ograniczenia, należy porównać zagrożenie dla praw i wolności osób, których dane dotyczą, z zagrożeniem - w szczególności - dla praw i wolności innych osób, których dane dotyczą, jak również z zagrożeniem negatywnego wpływu na dochodzenia lub procedury Agencji przykładowo ze względu na zniszczenie materiału dowodowego. Zagrożenia dla praw i wolności osób, których dane dotyczą, wiążą się przede wszystkim, choć nie wyłącznie, z zagrożeniem dla reputacji oraz zagrożeniem dla prawa do obrony oraz prawa do bycia wysłuchanym.