Decyzja Europejskiego Trybunału Obrachunkowego nr 37-2023 w sprawie publicznego dostępu do dokumentów Europejskiego Trybunału Obrachunkowego

Dzienniki UE

Dz.U.UE.L.2023.234.200

Akt obowiązujący

Wersja od: 22 września 2023 r.

DECYZJA EUROPEJSKIEGO TRYBUNAŁU OBRACHUNKOWEGO nr 37-2023 W SPRAWIE PUBLICZNEGO DOSTĘPU DO DOKUMENTÓW EUROPEJSKIEGO TRYBUNAŁU OBRACHUNKOWEGO

EUROPEJSKI TRYBUNAŁ OBRACHUNKOWY ("Trybunał"),

uwzględniając Traktat o funkcjonowaniu Unii Europejskiej, w szczególności jego art. 15 ust. 3,

uwzględniając Kartę praw podstawowych Unii Europejskiej, w szczególności jej art. 42,

uwzględniając swój regulamin wewnętrzny ¹ , w szczególności jego art. 35,

uwzględniając rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE, Euratom) 2018/1046 z dnia 18 lipca 2018 r. w sprawie zasad finansowych mających zastosowanie do budżetu ogólnego Unii ² , w szczególności jego art. 258 ust. 1 zdanie drugie oraz art. 259 ust. 1,

uwzględniając rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2018/1725 z dnia 23 października 2018 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych przez instytucje, organy i jednostki organizacyjne Unii i swobodnego przepływu takich danych ³ ,

uwzględniając decyzję Europejskiego Trybunału Obrachunkowego nr 6-2019 w sprawie polityki otwartych danych oraz ponownego wykorzystywania dokumentów ⁴ ,

uwzględniając decyzję Trybunału Obrachunkowego nr 41-2021 w sprawie przepisów bezpieczeństwa dotyczących ochrony informacji niejawnych UE ⁵ ,

uwzględniając politykę Europejskiego Trybunału Obrachunkowego dotyczącą klasyfikacji informacji ⁶ ,

a także mając na uwadze, co następuje:

(1) W art. 1 akapit drugi Traktatu o Unii Europejskiej podkreślono ideę otwartości przez stwierdzenie, że Traktat ten wyznacza nowy etap w procesie tworzenia coraz ściślejszego związku pomiędzy narodami Europy, w którym decyzje podejmowane są z możliwie największym poszanowaniem zasady otwartości i jak najbliżej obywateli.

(2) Ideę otwartości podkreślono także w art. 15 ust. 1 Traktatu o funkcjonowaniu Unii Europejskiej (TFUE), który stanowi, że w celu wspierania dobrych rządów i zapewnienia uczestnictwa społeczeństwa obywatelskiego, instytucje, organy i jednostki organizacyjne Unii działają z jak największym poszanowaniem zasady otwartości.

(3) Art. 15 ust. 3 akapit pierwszy TFUE stanowi, że każdy obywatel Unii i każda osoba fizyczna lub prawna mająca miejsce zamieszkania lub siedzibę statutową w państwie członkowskim ma prawo dostępu do dokumentów instytucji, organów i jednostek organizacyjnych Unii, niezależnie od ich formy.

(4) Zgodnie z art. 15 ust. 3 akapit trzeci TFUE każda instytucja, organ lub jednostka organizacyjna zapewnia przejrzystość swoich prac i opracowuje w swoim regulaminie wewnętrznym przepisy szczególne dotyczące dostępu do jej dokumentów.

(5) Dzięki otwartości zwiększa się zasadność działania, skuteczność i rozliczalność organów administracji, co umacnia zasady demokracji. Z tego względu ważne jest promowanie dobrych praktyk administracyjnych w zakresie dostępu do dokumentów.

(6) Pewne interesy publiczne oraz prywatne powinny być jednakże chronione w drodze wyjątku od zasady publicznego dostępu do dokumentów, w szczególności zgodnie z międzynarodowymi standardami kontroli dotyczącymi poufnego charakteru informacji kontrolnych,

PRZYJMUJE NASTĘPUJĄCĄ DECYZJĘ:

Artykuł  1

Cel

Celem niniejszej decyzji jest określenie warunków, ograniczeń i procedur, na podstawie których Europejski Trybunał Obrachunkowy zapewnia publiczny dostęp do dokumentów znajdujących się w jego posiadaniu.

Artykuł  2

Beneficjenci i zakres

1. Z zastrzeżeniem ram i ograniczeń wytyczonych postanowieniami niniejszej decyzji oraz międzynarodowymi standardami dotyczącymi poufności informacji z kontroli, każdy obywatel Unii Europejskiej oraz każda inna osoba fizyczna lub prawna zamieszkująca lub mająca siedzibę w państwie członkowskim ma prawo dostępu do dokumentów znajdujących się w posiadaniu Trybunału.

2. Zgodnie z tymi samymi zasadami, warunkami i ograniczeniami, Trybunał może udostępnić dokumenty każdej osobie fizycznej lub prawnej niezamieszkującej lub niemającej siedziby w państwie członkowskim.

3. Niniejsza decyzja pozostaje bez uszczerbku dla praw do publicznego dostępu do dokumentów będących w posiadaniu Trybunału, które mogą wynikać z instrumentów prawa międzynarodowego lub aktów dotyczących ich wykonania.

Artykuł  3

Definicje

Do celów niniejszej decyzji:

1) "dokument" oznacza każdą treść, niezależnie od nośnika (zapisaną w formie papierowej lub elektronicznej bądź jako nagranie dźwiękowe, wizualne lub audiowizualne), sporządzoną lub otrzymaną przez Trybunał oraz będącą w jego posiadaniu, dotyczącą spraw z zakresu polityki, działań oraz decyzji Trybunału;

2) "osoba trzecia" oznacza osobę fizyczną lub prawną bądź jednostkę spoza Trybunału, w tym państwa członkowskie, państwa trzecie, jak również inne instytucje i organy Unii oraz instytucje i organy spoza Unii.

Artykuł  4

Wyjątki

1. Trybunał odmawia prawa do dostępu do dokumentów w przypadkach, gdy ujawnienie informacji naruszałoby ochronę:

a) interesu publicznego, w tym:

– bezpieczeństwa publicznego,

– kwestii obronnych i wojskowych,

– stosunków międzynarodowych,

– polityki finansowej, monetarnej lub gospodarczej Unii Europejskiej lub państwa członkowskiego;

b) prywatności i integralności jednostki oraz jej danych osobowych, w szczególności na podstawie prawodawstwa unijnego dotyczącego ochrony danych osobowych.

2. Zgodnie z zasadami poufności ustanowionymi w art. 258 ust. 1 i art. 259 ust. 1 rozporządzenia (UE, Euratom) 2018/1046 oraz odpowiadającymi im postanowieniami innych aktów prawa unijnego Trybunał odmawia dostępu do wstępnych uwag z kontroli. Może także odmówić dostępu do dokumentów wykorzystanych do przygotowania takich uwag.

3. Trybunał odmawia dostępu do dokumentów w przypadkach, gdy ujawnienie informacji naruszałoby ochronę:

– interesów handlowych osoby fizycznej lub prawnej,

– własności intelektualnej,

– postępowań sądowych, arbitrażowych i dotyczących rozstrzygania sporów, a także porad prawnych,

– inspekcji, dochodzeń i kontroli.

4. Trybunał może odmówić dostępu do następujących dokumentów, jeżeli ich ujawnienie poważnie zakłóciłoby proces decyzyjny Trybunału:

a) dokumenty sporządzone przez Trybunał do użytku wewnętrznego lub otrzymane przez Trybunał, odnoszące się do kwestii, w której nie podjęto jeszcze decyzji;

b) dokumenty zawierające opinie sporządzone do użytku wewnętrznego jako część obrad i wstępnych konsultacji Trybunału, także po przyjęciu danej decyzji.

5. Niezależnie od wyjątków określonych w ust. 2, 3 i 4 Trybunał może zdecydować o udostępnieniu dokumentu, w całości lub części, w przypadku gdy uzasadnia to nadrzędny interes publiczny.

6. Nadrzędny interes publiczny uzasadniający ujawnienie określonego dokumentu musi mieć charakter zarówno obiektywny, jak i ogólny. Osoba, która powołuje się na istnienie nadrzędnego interesu publicznego, podaje konkretne okoliczności, które uzasadniają ujawnienie przedmiotowych dokumentów.

7. Jeżeli jednemu z wyjątków określonych w niniejszym artykule podlegają jedynie fragmenty żądanego dokumentu, ujawnia się pozostałe jego części. Dostęp częściowy może wiązać się np. z minimalizacją danych (anonimizacją lub pseudo- nimizacją treści), ukryciem lub usunięciem części treści bądź usunięciem jednej lub większej liczby stron danego dokumentu.

8. Wyjątki określone w niniejszym artykule stosuje się bez uszczerbku dla przepisów dotyczących publicznego dostępu do archiwów historycznych Europejskiej Wspólnoty Gospodarczej i Europejskiej Wspólnoty Energii Atomowej określonych w rozporządzeniu Rady (EWG, Euratom) nr 354/83 ⁷  z późniejszymi zmianami.

9. Niniejszy artykuł stosuje się bez uszczerbku dla postanowień art. 5.

Artykuł  5

Dokumenty osób trzecich

1. W przypadku gdy wniosek o dostęp do dokumentów dotyczy dokumentu znajdującego się w posiadaniu Trybunału, a którego Trybunał nie jest autorem, Trybunał potwierdza otrzymanie wniosku oraz podaje imię i nazwisko osoby lub nazwę instytucji lub organu, do których należy skierować wniosek.

2. W przypadku gdy dokument został sporządzony wspólnie z osobą trzecią, Trybunał konsultuje się z nią przed podjęciem decyzji.

Artykuł  6

Dokumenty Trybunału określone jako "sensytywne" i "niejawne UE"

1. Dokumenty Trybunału określone jako "sensytywne" lub dokumenty "niejawne UE" zdefiniowano odpowiednio w polityce Trybunału dotyczącej klasyfikacji informacji lub w decyzji nr 41-2021.

2. Wnioski o dostęp do tego rodzaju dokumentów rozpatrywane są wyłącznie przez pracowników Trybunału, którzy mają prawo do zapoznania się z treścią takich dokumentów. Pracownicy ci oceniają również, czy w odpowiedzi na wniosek o dostęp do dokumentów można odwołać się do dokumentu określonego jako "sensytywny" lub dokument "niejawny UE".

3. Dostęp do dokumentów Trybunału określonych jako "sensytywne" lub dokumenty "niejawne UE" może zostać udzielony jedynie po zniesieniu klauzuli tajności. W przypadku gdy Trybunał odmawia dostępu do tego rodzaju dokumentów, podaje powody swojej decyzji w sposób, który nie narusza interesów chronionych w art. 4.

Artykuł  7

Wnioski o dostęp

1. Wnioski o dostęp do dokumentów muszą zostać złożone na piśmie, w miarę możliwości za pośrednictwem formularza kontaktowego ⁸  dostępnego na stronie internetowej Trybunału, w jednym z języków urzędowych Unii. W wyjątkowych okolicznościach wniosek o dostęp do dokumentów może zostać przesłany pocztą.

2. Wnioski o dostęp do dokumentów muszą być wystarczająco precyzyjne i zawierać w szczególności elementy umożliwiające zidentyfikowanie żądanego dokumentu lub żądanych dokumentów, jak również imię i nazwisko oraz dane kontaktowe wnioskodawcy.

3. Wnioskodawca nie jest zobowiązany do uzasadnienia wniosku.

4. W przypadku gdy wniosek nie jest wystarczająco precyzyjny lub gdy zidentyfikowanie żądanego dokumentu nie jest możliwe, Trybunał zwraca się do wnioskodawcy o doprecyzowanie wniosku i udziela mu wsparcia w tym zakresie.

5. Bieg terminu, o którym mowa w art. 8, nie rozpoczyna się, dopóki Trybunał nie otrzyma od wnioskodawcy stosownych informacji precyzujących.

6. W przypadku gdy wniosek dotyczy bardzo długiego dokumentu lub bardzo wielu dokumentów, Trybunał może nieformalnie porozumieć się z wnioskodawcą, aby znaleźć właściwe rozwiązanie.

Artykuł  8

Rozpatrywanie wstępnych wniosków

1. Wnioski o dostęp do dokumentów są przyjmowane do rozpatrzenia przez zespół ECA-Info.

2. Do wnioskodawcy niezwłocznie wysyła się potwierdzenie otrzymania wniosku.

3. W zależności od przedmiotu wniosku zespół ECA-Info konsultuje się z właściwym działem oraz, w stosownych przypadkach, z inspektorem ochrony danych lub urzędnikiem ds. bezpieczeństwa informacji, tak aby określić sposób rozpatrzenia wniosku. Organem uprawnionym do podejmowania decyzji w sprawie odpowiedzi na wstępny wniosek o dostęp do dokumentów jest Sekretarz Generalny, który może powierzyć to zadanie innej jednostce organizacyjnej.

4. W terminie jednego miesiąca od zarejestrowania wniosku Trybunał udziela zgody na dostęp do żądanego dokumentu zgodnie z art. 11 lub podaje na piśmie powody całkowitej lub częściowej odmowy oraz informuje wnioskodawcę o jego prawie do ubiegania się o ponowne rozpatrzenie wniosku przez Trybunał zgodnie z art. 9.

5. W przypadku gdy wniosek dotyczy bardzo długiego dokumentu lub bardzo wielu dokumentów, lub wymaga wewnętrznych konsultacji lub konsultacji z osobą trzecią, termin określony w ust. 4 może zostać przedłużony o jeden miesiąc, pod warunkiem że wnioskodawca zostanie poinformowany z wyprzedzeniem wraz z podaniem powodów.

6. W razie osobistego otrzymania wniosku o dostęp do dokumentów przez pracownika Trybunału bezzwłocznie przekazuje on ten wniosek zespołowi ECA-Info.

Artykuł  9

Ponowne wnioski

1. W przypadku całkowitej lub częściowej odmowy wnioskodawca może, w terminie jednego miesiąca od otrzymania odpowiedzi ze strony Trybunału, skierować ponowny wniosek do Prezesa Trybunału, w którym zwraca się do Trybunału o ponowne rozpatrzenie jego wniosku.

2. Brak odpowiedzi ze strony Trybunału w terminie określonym w art. 8 również uprawnia wnioskodawcę do ubiegania się o ponowne rozpatrzenie wniosku.

3. Ponowne wnioski podlegają tym samym wymogom co wstępne wnioski, określonym w art. 7.

Artykuł  10

Rozpatrywanie ponownych wniosków

1. Po otrzymaniu ponownego wniosku Prezes Trybunału konsultuje się ze Służbą Prawną oraz, w zależności od przedmiotu wniosku, z właściwym działem, a także, w stosownych przypadkach, z inspektorem ochrony danych lub urzędnikiem ds. bezpieczeństwa informacji.

2. W terminie jednego miesiąca od zarejestrowania ponownego wniosku Trybunał udziela zgody na dostęp do żądanego dokumentu zgodnie z art. 11 lub podaje na piśmie powody całkowitej lub częściowej odmowy.

3. W przypadku całkowitej lub częściowej odmowy Trybunał informuje wnioskodawcę o przysługujących mu środkach odwoławczych tj. możliwości wystąpienia na drogę sądową przeciwko Trybunałowi lub złożenia skargi do Europejskiego Rzecznika Praw Obywatelskich, zgodnie z odpowiednio art. 263 i 228 TFUE.

4. W wyjątkowych przypadkach, na przykład gdy wniosek dotyczy bardzo długiego dokumentu lub bardzo wielu dokumentów, bądź wymaga wewnętrznych konsultacji lub konsultacji z osobą trzecią, termin określony w ust. 2 może zostać przedłużony o jeden miesiąc, pod warunkiem że wnioskodawca zostanie poinformowany z wyprzedzeniem wraz z podaniem powodów.

5. Brak odpowiedzi ze strony Trybunału w określonym powyżej terminie jest równoznaczny z odpowiedzią odmowną i uprawnia wnioskodawcę do skorzystania ze środków odwoławczych określonych w ust. 3.

Artykuł  11

Dostęp w następstwie złożenia wniosku

1. Dokumenty przekazuje się wnioskodawcy w istniejącej wersji i formacie (w miarę możliwości w formie elektronicznej z wykorzystaniem zatwierdzonych przez Trybunał środków gwarantujących bezpieczeństwo informacji) z uwzględnieniem jego preferencji. Trybunał nie jest zobowiązany do stworzenia nowego dokumentu ani skompilowania informacji dla wnioskodawcy.

2. W przypadku gdy dokumenty są zbyt obszerne lub przekazanie fizycznej kopii jest trudne z innych względów, wnioskodawca może zostać zaproszony do zapoznania się z nimi w siedzibie Trybunału w terminie uzgodnionym z Trybunałem.

3. Wnioskodawca może zostać obciążony kosztami sporządzenia i wysłania kopii, lecz nie mogą one przewyższać kosztów rzeczywiście poniesionych. Zapoznanie się z dokumentami na miejscu, kopie nieprzekraczające 20 stron formatu A4 oraz bezpośredni dostęp w formie elektronicznej są nieodpłatne.

4. Jeżeli dokument jest publicznie dostępny, Trybunał może wywiązać się ze swojego obowiązku udostępnienia dokumentu poprzez poinformowanie wnioskodawcy, w jaki sposób może go otrzymać.

Artykuł  12

Powielanie dokumentów

1. Dokumenty udostępnione na podstawie niniejszej decyzji nie mogą być powielane ani wykorzystywane do celów komercyjnych bez uprzedniej pisemnej zgody Trybunału.

2. Niniejsza decyzja pozostaje bez uszczerbku dla jakichkolwiek przepisów dotyczących praw autorskich, które mogą ograniczać prawa osób trzecich do powielania lub wykorzystywania udostępnionych dokumentów, ani dla decyzji Trybunału nr 6-2019.

Artykuł  13

Portal dotyczący przejrzystości

1. Aby zapewnić skuteczność praw obywatelskich wynikających z niniejszej decyzji, na stronie internetowej Trybunału udostępniono portal dotyczący przejrzystości.

2. Dokumenty wymienione na portalu są, w miarę możliwości, bezpośrednio dostępne za pośrednictwem hiperłączy.

Artykuł  14

Postanowienia końcowe

1. Uchyla się decyzję Trybunału Obrachunkowego nr 12-2005 z dnia 10 marca 2005 r.

2. Niniejsza decyzja zostaje opublikowana w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej.

3. Niniejsza decyzja wchodzi w życie z dniem jej opublikowania w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej.

Sporządzono w Luksemburgu dnia 13 lipca 2023 r.

¹ Dz.U. L 103 z 23.4.2010, s. 1.

² Dz.U. L 193 z 30.7.2018, s. 1.

³ Dz.U. L 295 z 21.11.2018, s. 39.

⁴ https://www.eca.europa.eu/Lists/ECADocuments/DECISION_ECA_6_2019/ECA-Decision_06-2019_EN.pdf.

⁵ Dz.U. L 256 z 19.7.2021, s. 106.

⁶ https://www.eca.europa.eu/ContentPagesDocuments/Legal_framework/Information_Classification_Policy_EN.pdf.

⁷ Rozporządzenie Rady (EWG, Euratom) nr 354/83 z dnia 1 lutego 1983 r. dotyczące udostępnienia do wglądu publicznego historycznych materiałów archiwalnych Europejskiej Wspólnoty Gospodarczej i Europejskiej Wspólnoty Energii Atomowej (Dz.U. L 043, 15.2.1983, s. 1).

⁸ https://www.eca.europa.eu/pl/contact.