Decyzja EBC/2023/17 (2023/1610) ustanawiająca archiwa historyczne Europejskiego Banku Centralnego i zmieniająca decyzję EBC/2004/2

Dzienniki UE

Dz.U.UE.L.2023.198.30

Akt obowiązujący

Wersja od: 8 sierpnia 2023 r.

DECYZJA EUROPEJSKIEGO BANKU CENTRALNEGO (UE) 2023/1610

z dnia 28 lipca 2023 r.

ustanawiająca archiwa historyczne Europejskiego Banku Centralnego i zmieniająca decyzję EBC/2004/2 (EBC/2023/17)

RADA PREZESÓW EUROPEJSKIEGO BANKU CENTRALNEGO,

uwzględniając Traktat o funkcjonowaniu Unii Europejskiej,

uwzględniając Statut Europejskiego Systemu Banków Centralnych i Europejskiego Banku Centralnego, w szczególności art. 12 ust. 3 i art. 14 ust. 3,

uwzględniając rozporządzenie Rady (EWG, Euratom) nr 354/83 z dnia 1 lutego 1983 r. dotyczące udostępnienia do wglądu publicznego historycznych materiałów archiwalnych Europejskiej Wspólnoty Gospodarczej i Europejskiej Wspólnoty Energii Atomowej ¹ , w szczególności art. 9 ust. 1,

a także mając na uwadze, co następuje:

(1) Rozporządzenie (EWG, Euratom) nr 354/83 ma na celu zapewnienie, aby dokumenty o wartości historycznej lub administracyjnej były przechowywane oraz w miarę możliwości udostępniane publicznie. W tym celu ustanawia ono dla każdej instytucji Unii, w tym Europejskiego Banku Centralnego (EBC), obowiązek tworzenia archiwów historycznych i udostępniania ich do wglądu publicznego na warunkach przewidzianych w rozporządzeniu po upływie 30 lat od daty utworzenia danego dokumentu.

(2) Przyjmując niniejszą decyzję, EBC korzysta ze swojego prawa do prowadzenia swoich archiwów historycznych oraz zarządzania nimi bez deponowania materiałów archiwalnych w Europejskim Instytucie Uniwersyteckim, oraz ustanawia przepisy wewnętrzne niezbędne do stosowania rozporządzenia (EWG, Euratom) nr 354/83. Celem tych przepisów wewnętrznych jest wprowadzenie w życie zasad prowadzenia i udostępniania do wglądu publicznego archiwów historycznych EBC, z należytym uwzględnieniem specyfiki instytucjonalnej EBC.

(3) Artykuł 1 ust. 2 lit. a) rozporządzenia (EWG, Euratom) nr 354/83 definiuje pojęcie "materiałów archiwalnych instytucji Wspólnot Europejskich". Biorąc pod uwagę zarówno wysoce zintegrowane struktury, w których działa EBC, tj. Europejski System Banków Centralnych (ESBC) i Eurosystem, jak i przekazanie EBC funkcji przez organy, które pracowały na rzecz dokończenia budowy unii gospodarczej i walutowej (UGW), archiwa EBC należy rozumieć jako mające szerszy zakres niż określony w art. 1 ust. 2 lit. a) rozporządzenia (EWG, Euratom) nr 354/83. Po pierwsze, zgodnie z ugruntowanym orzecznictwem Trybunału Sprawiedliwości Unii Europejskiej, obejmują one wszystkie dokumenty dowolnego rodzaju, niezależnie od ich nośnika, które zostały sporządzone lub otrzymane przez EBC lub krajowe banki centralne (KBC) w ramach wykonywania zadań ESBC i Eurosystemu, niezależnie od tego, czy są one w posiadaniu EBC, czy KBC ² . Po drugie, obejmują one wszystkie dokumenty dowolnego rodzaju i nośnika, które zostały sporządzone lub zostały otrzymane przez Komitet ds. Badań nad Unią Gospodarczą i Walutową (zwany dalej "Komitetem Delorsa"), Komitet Prezesów Banków Centralnych Państw Członkowskich Europejskiej Wspólnoty Gospodarczej (zwany dalej "Komitetem Prezesów"), Europejski Fundusz Współpracy Walutowej (EMCF) i Europejski Instytut Walutowy (EIW), i są w posiadaniu EBC.

(4) Artykuł 23 ust. 3 zdanie drugie decyzji Europejskiego Banku Centralnego EBC/2004/2 ³  upoważnia organy decyzyjne EBC do udostępniania opinii publicznej dokumentów należących do archiwów EBC przed upływem 30-let- niego okresu. W dniu 7 maja 2019 r. Rada Prezesów EBC podjęła decyzję o udostępnieniu opinii publicznej dokumentów pochodzących z Komitetu Delorsa lub otrzymanych przez ten komitet i przekazanych EBC w 2005 r. z Banku Rozrachunków Międzynarodowych, który był gospodarzem większości posiedzeń tego komitetu. W dniu 23 stycznia 2020 r. Rada Prezesów EBC podjęła decyzję o udostępnieniu opinii publicznej dokumentów, które zostały sporządzone lub otrzymane przez Komitet Prezesów, EMCF i EIW i które znajdują się w posiadaniu EBC. Niniejsza decyzja wprowadza w życie te decyzje Rady Prezesów, a przedmiotowe dokumenty zostaną podane do wiadomości publicznej po ich odtajnieniu poprzez nadanie klauzuli "EBC-PUBLIC", niezależnie od upływu 30-letniego okresu.

(5) Artykuł 2 rozporządzenia (EWG, Euratom) nr 354/83 uznaje, że wyjątki mogą być stosowane nadal do całości lub części dokumentu po upływie 30-letniego okresu, jeżeli spełnione są odpowiednie warunki ich stosowania, i odsyła w tym kontekście do rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (WE) nr 1049/2001 ⁴ . Ponieważ rozporządzenie (WE) nr 1049/2001 nie ma zastosowania do EBC, wyjątki od zasady publicznego udostępniania dokumentów o wartości historycznej lub administracyjnej wynikają z decyzji Europejskiego Banku Centralnego EBC/2004/3 ⁵ . Artykuł 4 ust. 6 decyzji EBC/2004/3 stanowi, że w przypadku dokumentów objętych wyjątkami dotyczącymi prywatności lub interesów handlowych wyłączenia mogą nadal obowiązywać po upływie maksymalnego okresu 30 lat. W przypadku dokumentów objętych innymi wyjątkami określonymi w art. 4 decyzji EBC/2004/3 wyłączenia mogą obowiązywać przez okres maksymalnie 30 lat, chyba że Rada Prezesów EBC wyraźnie postanowi inaczej.

(6) Z uwagi na fakt, że dokumenty należące do archiwów EBC i związane z wykonywaniem zadań ESBC i Eurosystemu są również przechowywane przez KBC, które mogą chcieć upublicznić takie dokumenty w ramach własnych archiwów historycznych lub zostać poproszone o przekazanie ich osobie trzeciej, takiej jak krajowe archiwum historyczne, wewnętrzne zasady niezbędne do stosowania rozporządzenia (EWG, Euratom) nr 354/83 muszą również być skierowane do krajowych banków centralnych. Ponieważ KBC stanowią integralną część ESBC i Eurosystemu, nie kwalifikują się one ani jako państwa członkowskie w rozumieniu art. 6 rozporządzenia (EWG, Euratom) nr 354/83, ani jako strony trzecie w rozumieniu niniejszej decyzji. EBC i KBC powinny ściśle współpracować w celu zapewnienia spójnego i starannego przetwarzania archiwów historycznych EBC w ramach ESBC i Eurosystemu.

(7) Dokumenty należące do archiwów EBC mogły zostać przekazane przez KBC osobie trzeciej, takiej jak krajowe archiwum historyczne, przed wejściem w życie niniejszej decyzji. W takich przypadkach KBC powinny zapewnić, aby te osoby trzecie nie mogły podawać takich dokumentów do wiadomości publicznej przed upływem okresu 30 lat. Ponadto, jeżeli EBC jest w posiadaniu takich samych dokumentów jak te przekazane osobom trzecim, KBC zapewniają, aby takie osoby trzecie upubliczniały po upływie 30 lat tylko takie z tych dokumentów, które zostały przez EBC odtajnione do poziomu "ECB-PUBLIC". Zgodnie z zasadą lojalnej współpracy zapisaną w art. 4 ust. 3 Traktatu o Unii Europejskiej i art. 18 Protokołu w sprawie przywilejów i immunitetów Unii Europejskiej krajowe archiwa historyczne i inne krajowe organy publiczne są zobowiązane do działania w dobrej wierze, aby zapobiec przedwczesnemu udostępnianiu dokumentów archiwalnych EBC lub udostępnianiu dokumentów niejawnych.

(8) Zgodnie z rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2018/1725 ⁶  EBC jest zobowiązany do udzielania osobom, których dane dotyczą, informacji na temat przetwarzania dotyczących ich danych osobowych oraz do poszanowania ich praw jako osób, których dane dotyczą. EBC powinien jednak zrównoważyć te prawa z celami archiwizacji w interesie publicznym zgodnie z przepisami o ochronie danych.

(9) W art. 16 ust. 5 lit. b) i art. 19 ust. 3 lit. d) rozporządzenia (UE) 2018/1725 przewidziano wyłączenia od, odpowiednio, prawa osoby, której dane dotyczą, do informacji i prawa do usunięcia danych w celu przetwarzania danych do celów archiwalnych w interesie publicznym, w zakresie, w jakim prawa te mogą uniemożliwić lub poważnie utrudnić osiągnięcie celów tego przetwarzania. Co do zasady prawo do informacji nie powinno mieć zastosowania w szczególnym kontekście archiwów historycznych EBC, ponieważ EBC byłby zobowiązany do podjęcia niewspółmiernie dużego wysiłku w celu dostarczenia informacji na temat przetwarzania po udostępnieniu do wiadomości publicznej jego archiwów historycznych. Niemniej jednak właściwe jest, aby osoby, których dane dotyczą, były informowane o możliwości publicznego udostępnienia ich danych osobowych jako części archiwów historycznych EBC w tym samym czasie, w którym są one informowane o operacjach przetwarzania, w odniesieniu do których ich dane osobowe zostały pierwotnie zebrane. Ponadto prawo do usunięcia danych zasadniczo nie powinno mieć zastosowania w szczególnym kontekście archiwów historycznych EBC, biorąc pod uwagę rozmiar i częściowo fizyczny charakter archiwów EBC oraz charakter archiwizacji w interesie publicznym, o ile usunięcie danych osobowych zawartych w archiwach EBC podważyłoby ważność, integralność i autentyczność archiwów historycznych EBC i w związku z tym mogłoby poważnie utrudnić osiągnięcie celów archiwizacji w interesie publicznym.

(10) Art. 25 ust. 4 rozporządzenia (UE) 2018/1725 umożliwia EBC ustanowienie odstępstw od praw, o których mowa w art. 17, 18, 20, 21 i 23 tego rozporządzenia, w zakresie, w jakim prawa te mogą uniemożliwić lub poważnie utrudnić osiągnięcie celu archiwizacji w interesie publicznym, a odstępstwa są niezbędne do realizacji tego celu. Przyjmując niniejszą decyzję, EBC przewiduje odstępstwa od praw, o których mowa w art. 17, 18, 20, 21 i 23 rozporządzenia (UE) 2018/1725, z zastrzeżeniem organizacyjnych i technicznych zabezpieczeń wymaganych na mocy art. 13 tego rozporządzenia. Udzielenie dostępu do danych osobowych, jeżeli wniosek osoby, której dane dotyczą, nie zawiera konkretnych informacji na temat przetwarzania, którego dotyczy wniosek, może wymagać niewspółmiernie dużego wysiłku lub być praktycznie niemożliwe, biorąc pod uwagę wielkość archiwów historycznych EBC. Sprostowanie, usunięcie lub ograniczenie przetwarzania danych osobowych naruszyłoby integralność i autentyczność archiwów historycznych EBC i naruszyłoby cel archiwizacji w interesie publicznym. W należycie uzasadnionych przypadkach niedokładnych danych osobowych EBC może jednak podjąć decyzję o dodaniu dodatkowego oświadczenia lub adnotacji do odpowiedniego dokumentu. Powiadomienie o każdym sprostowaniu, usunięciu lub ograniczeniu przetwarzania danych osobowych może wymagać niewspółmiernie dużego wysiłku lub być praktycznie niemożliwe. Ponieważ dane osobowe stanowią integralną i niezbędną część archiwów historycznych EBC, przyznanie prawa sprzeciwu wobec przetwarzania danych osobowych zawartych w archiwach EBC uniemożliwiłoby osiągnięcie celu archiwizacji w interesie publicznym.

(11) EBC nie udostępnia publicznie dokumentów zawierających szczególne kategorie danych osobowych, o których mowa w art. 10 rozporządzenia (UE) 2018/1725, danych osobowych dotyczących wyroków skazujących i przestępstw, o których mowa w art. 11 rozporządzenia (UE) 2018/1725, lub danych osobowych dzieci poniżej 13 roku życia. Biorąc pod uwagę dużą liczbę dokumentów i niskie prawdopodobieństwo istnienia dokumentów zawierających szczególnie chronione dane osobowe o wartości administracyjnej lub historycznej, publiczne udostępnienie takich dokumentów prowadziłoby do znacznego opóźnienia, a tym samym poważnie utrudniłoby proces archiwizacji. Motyw 6 rozporządzenia (UE) 2018/1725 stanowi, że rozporządzenie to nie powinno mieć zastosowania do przetwarzania danych osobowych osób zmarłych. Ponieważ w większości przypadków EBC nie jest w stanie ustalić, czy osoba, której dane dotyczą, zmarła, jako dodatkową gwarancję należy ustalić, że okres na otwarcie dokumentu historycznego EBC zawierającego takie wrażliwe dane osobowe zgodnie z art. 10 i 11 rozporządzenia (UE) 2018/1725 lub danych dotyczących prywatności i integralności osoby fizycznej zgodnie z art. 4 decyzji EBC/2004/3 ustala się na sto lat po utworzeniu tego dokumentu.

(12) Zgodnie z art. 41 ust. 2 rozporządzenia (UE) 2018/1725 skonsultowano się z Europejskim Inspektorem Ochrony Danych, który wydał opinię w dniu 05 października 2022 r. EBC wdrożył zalecenia Europejskiego Inspektora Ochrony Danych.

(13) W art. 23 ust. 3 zdanie drugie decyzji EBC/2004/2 wprowadza się zmiany w celu wyjaśnienia, że dokumenty należące do archiwów EBC są swobodnie dostępne dopiero po upływie 30-letniego okresu zgodnie z niniejszą decyzją, chyba że organy decyzyjne postanowią skrócić ten okres, na przykład w przypadku dokumentów, które zostały sporządzone lub zostały otrzymane przez Komitet Delorsa, Komitet Prezesów, EMCF i EIW, i znajdują się w posiadaniu EBC, lub wydłużyć ten okres - na przykład w przypadku indywidualnych posiedzeń Rady Prezesów, w przypadku gdy ocena poszczególnych przypadków przeczy założeniu, że niezależność procesu decyzyjnego Rady Prezesów nie jest już zagrożona po 30 latach,

PRZYJMUJE NINIEJSZĄ DECYZJĘ:

Artykuł  1

Przedmiot

Niniejsza decyzja ustanawia zasady dotyczące przechowywania i upubliczniania archiwów historycznych EBC.

Artykuł  2

Definicje

Na potrzeby niniejszej decyzji użyte w niej określenia oznaczają:

1) "poprzednicy EBC" - Komitet ds. Analiz Unii Gospodarczej i Walutowej, Komitet Prezesów Banków Centralnych Państw Członkowskich Europejskiej Wspólnoty Gospodarczej, Europejski Fundusz Współpracy Walutowej i Europejski Instytut Walutowy;

2) "archiwa EBC" -

a) wszystkie dokumenty dowolnego rodzaju, niezależnie od ich nośnika, które zostały sporządzone lub otrzymane przez EBC lub KBC w ramach wykonywania zadań ESBC i Eurosystemu, niezależnie od tego, czy są one w posiadaniu EBC, czy KBC; oraz

b) wszystkie dokumenty dowolnego rodzaju, niezależnie od ich nośnika, które zostały utworzone lub otrzymane przez poprzedników EBC i są przechowywane przez EBC;

3) "archiwa historyczne EBC" - wszystkie dokumenty o wartości historycznej lub administracyjnej, które stanowią część archiwów EBC i zostały przeznaczone do trwałej archiwizacji;

4) "data utworzenia" -

a) w przypadku dokumentów cyfrowych, które są tworzone w ramach systemu zarządzania dokumentami EBC - datę ostatniej edycji dokumentu lub dodania jego najnowszej wersji;

b) w przypadku dokumentów w formie papierowej, które są umieszczane w aktach fizycznych - datę ostatniego materialnego dokumentu w aktach;

c) w przypadku dokumentów papierowych w formacie woluminu - rok ostatniej materialnej pozycji w woluminie lub najnowszej materialnej uwagi lub adnotacji, w zależności od tego, która z tych dat jest późniejsza; oraz

d) w przypadku obrazu, takiego jak rysunek architektoniczny, fotografia lub obraz ruchomy - datę utworzenia lub rok ostatniej zmiany obrazu lub rysunku, w zależności od tego, która z tych dat jest późniejsza;

5) "krajowy bank centralny" lub "KBC" - bank centralny państwa członkowskiego;

6) "osoba trzecia" - dowolną osobę fizyczną lub prawną, lub dowolny podmiot poza ESBC;

7) "ocena dokumentu" - bieżący proces przeglądu archiwów EBC w celu identyfikacji dokumentów, które należy zachować do celów archiwizacji historycznej;

8) "zachowanie do celów archiwizacji" - zbiór działań niezbędnych do zapewnienia stałego dostępu do dokumentów przeznaczonych do archiwów historycznych EBC oraz do zminimalizowania utraty treści informacji zawartych w tych dokumentach;

9) "dokument niejawny" - dokument należący do archiwów historycznych EBC, któremu przypisano jedną z czterech następujących klauzul tajności zgodnie z systemem poufności EBC ⁷ , które nie zezwalają na jego publiczne udostępnienie, a mianowicie: "ECB-SECRET", "ECB-CONFIDENTIAL", "ECB-RESTRICTED" oraz "ECB-UNRESTRICTED";

10) "dokument odtajniony" - dokument należący do archiwów historycznych EBC, któremu nadano klauzulę tajności "ECB-PUBLIC" zgodnie z systemem poufności EBC;

11) "dane osobowe" - dane osobowe w rozumieniu art. 3 pkt 1 rozporządzenia (UE) 2018/1725;

12) "dane osobowe dzieci" - dane osobowe dzieci poniżej 13 roku życia;

13) "wrażliwe dane osobowe" - szczególne kategorie danych osobowych, o których mowa w art. 10 rozporządzenia (UE) 2018/1725, dane osobowe dotyczące wyroków skazujących i przestępstw, o których mowa w art. 11 rozporządzenia (UE) 2018/1725, oraz dane osobowe dzieci;

14) "administrator danych" - administratora danych w rozumieniu art. 2 pkt 1 decyzji Europejskiego Banku Centralnego (UE) 2020/655 (EBC/2020/28) ⁸ .

Artykuł  3

Ocena dokumentu i zachowanie do celów archiwizacji

1. EBC przeprowadza proces oceny dokumentu w celu określenia, które dokumenty archiwalne EBC powinny być zachowane do celów archiwizacji, a które dokumenty nie mają wartości administracyjnej lub historycznej i w związku z tym należy je usunąć.

2. Ocena dokumentu przeprowadzona przez EBC ma na celu identyfikację i zachowanie do celów archiwizacji kategorii dokumentów, które:

a) dokumentują źródło kompetencji, ustanowienia, organizacji i funkcjonowania EBC i jego poprzedników, ESBC, Euro- systemu, a także wszelkich odpowiednich komitetów, grup roboczych i grup zadaniowych;

b) dokumentują działalność EBC i jego poprzedników, ESBC, Eurosystemu, a także wszelkich odpowiednich komitetów, grup roboczych i grup zadaniowych związanych z kluczowymi funkcjami oraz istotnymi programami i kwestiami;

c) w znacznym stopniu przyczyniają się do pogłębiania wiedzy i zrozumienia państw członkowskich, których walutą jest euro, ich instytucji i ich obywateli, wpływu działań EBC i jego poprzedników lub ESBC i Eurosystemu na środowisko zewnętrzne oraz interakcji osób i organizacji z instytucjami i organami Unii;

d) w znacznym stopniu przyczyniają się do poznania i zrozumienia aspektów kultury korporacyjnej EBC i jego poprzedników.

3. Niezależnie od wyniku oceny dokumentu, o której mowa w ust. 1 i 2, EBC przechowuje dokumenty archiwalne EBC zgodnie z wymogami dotyczącymi przechowywania określonymi w planie EBC dotyczącym rejestracji i zatrzymywania danych (ECB Filing and Retention Plan) ⁹ .

Artykuł  4

Odtajnienie

1. EBC w odpowiednim czasie, ale nie później niż w 25. roku od daty utworzenia dokumentu niejawnego, bada kategorie posiadanych przez siebie dokumentów niejawnych w celu podjęcia decyzji o ich odtajnieniu poprzez nadanie klauzuli "EBC-PUBLIC". Co najmniej raz na pięć lat EBC dokonuje ponownej analizy dokumentów należących do archiwów historycznych EBC lub kategorii dokumentów będących w jego posiadaniu, które nie zostały odtajnione do poziomu "EBC- PUBLIC" po pierwszym badaniu.

2. Zgodnie z art. 2 ust. 3 rozporządzenia (EWG, Euratom) nr 354/83 przed podjęciem decyzji o odtajnieniu i publicznym udostępnieniu dokumentów należących do archiwów historycznych EBC, które w przypadku ich ujawnienia mogłyby naruszyć interesy handlowe osoby fizycznej lub prawnej, w tym własność intelektualną, EBC publikuje w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej zawiadomienie w celu poinformowania zainteresowanych osób lub przedsiębiorstw oraz wezwania ich do przedstawienia uwag w terminie nie krótszym niż osiem tygodni, określonym w zawiadomieniu, w celu dokonania oceny, czy dokumenty te powinny czy nie powinny zostać ujawnione.

Artykuł  5

Udostępnienie dokumentów odtajnionych będących w posiadaniu EBC opinii publicznej

1. EBC podaje do wiadomości publicznej znajdujące się w jego posiadaniu dokumenty odtajnione, jeżeli zostały one wytworzone przez poprzedników EBC lub zostały przez nich otrzymane.

2. EBC podaje do wiadomości publicznej, zgodnie z ust. 3 i 4, znajdujące się w jego posiadaniu dokumenty odtajnione inne niż te, o których mowa w ust. 1, po upływie 30 lat od daty ich utworzenia.

3. W miarę możliwości EBC udostępnia w internecie odtajnione dokumenty, o których mowa w ust. 2, za pośrednictwem internetowych platform komunikacyjnych EBC.

4. Jeżeli nie jest możliwe udostępnienie w internecie dokumentów odtajnionych, o których mowa w ust. 2, zgodnie z ust. 3, EBC udostępnia je wnioskodawcom albo w siedzibie EBC, albo, jeżeli EBC uzna to za stosowne, poprzez udostępnienie cyfrowej kopii żądanych dokumentów, pod następującymi warunkami:

a) wniosek o udzielenie dostępu do odtajnionego dokumentu jest kierowany do EBC w formie pisemnej, włączając w to formę elektroniczną, w jednym z języków urzędowych Unii oraz w wystarczająco precyzyjny sposób, aby umożliwić EBC identyfikację dokumentu;

b) dokumenty są dostarczane w ich najnowszej wersji, w formacie (w tym w formie elektronicznej) oraz w języku lub językach, w których zostały utworzone.

Jeżeli wniosek o udzielenie dostępu do dokumentu odtajnionego nie jest wystarczająco precyzyjny do celów wskazanych w lit. a), EBC zwraca się do wnioskodawcy o doprecyzowanie wniosku i udziela mu wsparcia w tym zakresie.

Artykuł  6

Dokumenty dotyczące wykonywania zadań ESBC i Eurosystemu znajdujące się w posiadaniu KBC

1. KBC przeprowadzają proces oceny dokumentu w celu określenia, które z posiadanych przez nie dokumentów archiwalnych EBC powinny być zachowane do celów archiwizacji, a które nie mają wartości administracyjnej lub historycznej i w związku z tym należy je usunąć. W ramach tak przeprowadzanej oceny dokumentu KBC realizują cele polityki określone w art. 3 ust. 2 i przestrzegają wymogów dotyczących zatrzymywania danych, o których mowa w art. 3 ust. 3. W przypadku gdy KBC i EBC posiadają te same dokumenty archiwalne EBC, KBC dostosowują swoją ocenę dokumentu do wyników oceny przeprowadzonej przez EBC zgodnie z art. 3.

2. KBC w odpowiednim czasie, ale nie później niż w 25. roku od daty utworzenia dokumentu niejawnego, badają kategorie posiadanych przez siebie dokumentów niejawnych w celu podjęcia decyzji o ich odtajnieniu poprzez nadanie klauzuli będącej odpowiednikiem klauzuli "EBC-PUBLIC". W przypadku gdy KBC i EBC posiadają te same dokumenty archiwalne EBC, KBC dostosowują swoją decyzję w przedmiocie odtajnienia do decyzji w tym zakresie podjętej przez EBC zgodnie z art. 4 ust. 1. KBC nie udostępniają publicznie dokumentów odtajnionych ani nie przekazują ich osobie trzeciej przed upływem 30-letniego okresu rozpoczynającego się w dniu utworzenia dokumentu.

Artykuł  7

Dokumenty archiwalne EBC dotyczące wykonywania zadań ESBC i Eurosystemu, znajdujące się w posiadaniu osób trzecich

KBC, który przekazał dokumenty archiwalne EBC osobie trzeciej, zapewnia:

a) w przypadku gdy EBC posiada te same dokumenty, co dokumenty przekazane tej osobie trzeciej, a ta osoba trzecia dokonuje oceny tych dokumentów - aby ocena tej osoby trzeciej została dostosowana do wyniku oceny przeprowadzonej przez EBC zgodnie z art. 3;

b) w przypadku gdy EBC posiada te same dokumenty, co dokumenty przekazane tej osobie trzeciej, a ta osoba trzecia bada klauzule tajności tych dokumentów - aby decyzja tej osoby trzeciej w przedmiocie odtajnienia została dostosowywana do decyzji w przedmiocie odtajnienia podjętej przez EBC zgodnie z art. 4 ust. 1; oraz

c) aby osoba trzecia nie udostępniała publicznie odtajnionych dokumentów przed upływem 30-letniego okresu rozpoczynającego się w dniu utworzenia dokumentu.

Artykuł  8

Przetwarzanie danych osobowych i obowiązki administratora

1. EBC może ustanowić odstępstwa od praw osób, których dane dotyczą, zgodnie z art. 25 ust. 4 rozporządzenia (UE) 2018/1725, w zakresie, w jakim jest to niezbędne do realizacji celów archiwalnych w interesie publicznym i do zachowania integralności archiwów historycznych EBC, w tym w szczególności od następujących praw:

a) prawa dostępu ¹⁰  - jeżeli wniosek osoby, której dane dotyczą, nie pozwala na zidentyfikowanie konkretnych dokumentów archiwalnych EBC bez konieczności podejmowania niewspółmiernie dużego wysiłku administracyjnego, przy czym przy ocenie działań, które należy podjąć na wniosek osoby, której dane dotyczą, oraz wymaganego wysiłku administracyjnego, szczególną uwagę zwraca się na informacje przekazane przez osobę, której dane dotyczą, oraz na charakter, zakres, ilość i wielkość dokumentów archiwalnych EBC, których potencjalnie może dotyczyć wniosek;

b) prawa do sprostowania danych ¹¹  - jeżeli sprostowanie uniemożliwia zachowanie integralności i autentyczności dokumentów należących do archiwów historycznych EBC, bez uszczerbku dla możliwości złożenia dodatkowego oświadczenia lub zgłoszenia uwag do danego dokumentu, chyba że okaże się to niemożliwe lub wymaga niewspółmiernie dużego wysiłku;

c) prawa do ograniczenia przetwarzania ¹²  - jeżeli przetwarzanie jest niezbędne do zachowania integralności i autentyczności dokumentów należących do archiwów historycznych EBC lub leży w interesie publicznym;

d) obowiązku powiadomienia o sprostowaniu lub usunięciu danych osobowych ¹³  - jeżeli jego wykonanie okaże się niemożliwe lub wymaga niewspółmiernie dużego wysiłku;

e) prawa do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych osobowych ¹⁴  - jeżeli dane osobowe są zawarte w dokumentach należących do archiwów historycznych EBC jako integralna i nieodzowna część tych dokumentów.

2. EBC wdraża odpowiednie zabezpieczenia w celu zapewnienia zgodności z art. 13 rozporządzenia (UE) 2018/1725. Zabezpieczenia te obejmują środki techniczne i organizacyjne zapewniające w szczególności poszanowanie zasady minimalizacji danych. Zabezpieczenia te obejmują:

a) ustanowienie procedur ochrony danych osobowych, takich jak systematyczne usuwanie i niszczenie plików zawierających dane osobowe zgodnie z planem EBC dotyczącym rejestracji i zatrzymywania danych (ECB Filing and Retention Plan);

b) ustanowienie kontrolowanych procedur umożliwiających dostęp do dokumentów, w przypadku gdy nie można stwierdzić istnienia danych osobowych;

c) nieprzekazywanie wrażliwych danych osobowych; oraz

d) środki w zakresie pseudonimizacji i anonimizacji.

3. Administrator jest zobowiązany do:

a) informowania osób, których dane dotyczą, o tym, że dokumenty zawierające ich dane osobowe mogą być udostępniane publicznie jako część archiwów historycznych EBC;

b) konsultowania się z inspektorem ochrony danych przed podjęciem decyzji o odstąpieniu od praw osób, których dane dotyczą, w konkretnym przypadku, oraz do dokumentowania takich konsultacji;

c) zapisywania wszelkich odstępstw zastosowanych zgodnie z ust. 1, jak również uzasadnienia ich stosowania;

d) na żądanie Europejskiego Inspektora Ochrony Danych - do udostępnienia wszelkich dokumentów zawierających odpowiednie elementy faktyczne i prawne.

Artykuł  9

Ochrona wrażliwych danych osobowych

EBC nie udostępnia publicznie przechowywanych przez siebie dokumentów należących do archiwów historycznych EBC, które zawierają szczególnie chronione dane osobowe lub dane dotyczące prywatności i integralności osoby fizycznej zgodnie z art. 4 decyzji EBC/2004/3, w tym opisów archiwalnych lub danych identyfikacyjnych podmiotu (authority records), przed upływem okresu stu lat od daty utworzenia tych dokumentów.

Artykuł  10

Powielanie archiwów historycznych EBC

1. Archiwa historyczne EBC lub wszelkie informacje opisowe dotyczące tych archiwów, udostępniane za pośrednictwem internetowych platform komunikacyjnych EBC i zgodnie z niniejszą decyzją, nie mogą być powielane ani wykorzystywane do celów handlowych bez uprzedniej wyraźnej zgody EBC. EBC może odmówić udzielenia takiej zgody bez podania powodów.

2. Niniejsza decyzja nie narusza jakichkolwiek przepisów dotyczących prawa autorskiego, które mogą ograniczać prawa osób trzecich do powielania lub wykorzystywania ujawnionych dokumentów.

Artykuł  11

Coroczna publikacja informacji o działalności

EBC publikuje co roku informacje na temat działalności w zakresie archiwizacji historycznej za pośrednictwem internetowych platform komunikacyjnych EBC.

Artykuł  12

Koordynacja

EBC ustanawia grupę koordynacyjną ds. archiwów historycznych EBC z udziałem przedstawicieli EBC i KBC, prowadzoną przez Dział Zarządzania Informacjami (Information Governance Division). Grupa ta zajmuje się stosowaniem niniejszej decyzji w celu zapewnienia spójnego i starannego przetwarzania archiwów historycznych EBC w ramach ESBC i Eurosys- temu. W tym celu grupa ta wspiera również Dział Zarządzania Informacjami w ustanawianiu zestawu środków i procedur operacyjnych, które mają być stosowane.

Artykuł  13

Zmiana decyzji EBC/2004/2

Drugie zdanie art. 23 ust. 3 decyzji EBC/2004/2 otrzymuje brzmienie:

"Po upływie 30 lat od daty ich utworzenia stają się one ogólnie dostępne zgodnie z decyzją Europejskiego Banku Centralnego (UE) 2023/1610 (EBC/2023/17) ^* , chyba że organy decyzyjne postanowią przedłużyć lub skrócić ten okres.".

Artykuł  14

Wejście w życie

Niniejsza decyzja wchodzi w życie dwudziestego dnia po jej opublikowaniu w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej.

Sporządzono we Frankfurcie nad Menem dnia 28 lipca 2023 r.

¹ Dz.U. L 43 z 15.2.1983, s. 1.

² Wyrok Trybunału z dnia 17 grudnia 2020 r. w sprawie C-316/19 Komisja przeciwko Słowenii, EU:C:2020:1030.

³ Decyzja Europejskiego Banku Centralnego EBC/2004/2 z dnia 19 lutego 2004 r. przyjmująca Regulamin Europejskiego Banku Centralnego (Dz.U. L 80 z 18.3.2004, s. 33).

⁴ Rozporządzenie (WE) nr 1049/2001 Parlamentu Europejskiego i Rady z dnia 30 maja 2001 r. w sprawie publicznego dostępu do dokumentów Parlamentu Europejskiego, Rady i Komisji (Dz.U. L 145 z 31.5.2001, s. 43).

⁵ Decyzja Europejskiego Banku Centralnego EBC/2004/3 z dnia 4 marca 2004 r. w sprawie publicznego dostępu do dokumentów Europejskiego Banku Centralnego (Dz.U. L 80 z 18.3.2004, s. 42).

⁶ Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2018/1725 z dnia 23 października 2018 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych przez instytucje, organy i jednostki organizacyjne Unii i swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia rozporządzenia (WE) nr 45/2001 i decyzji 1247/2002/WE (Dz.U. L 295 z 21.11.2018, s. 39).

⁷ System poufności EBC jest publikowany na stronie internetowej EBC.

⁸ Decyzja Europejskiego Banku Centralnego (UE) 2020/655 z dnia 5 maja 2020 r. przyjmująca zasady wykonawcze w zakresie ochrony danych w Europejskim Banku Centralnym i uchylająca decyzję EBC/2007/1 (EBC/2020/28) (Dz.U. L 152 z 15.5.2020, s. 13).

⁹ Najnowsza wersja planu EBC dotyczącego rejestracji i zatrzymywania danych została zatwierdzona przez Zarząd EBC na posiedzeniu w dniu 7 czerwca 2022 r. Jest on regularnie aktualizowany i publikowany na stronie internetowej EBC.

¹⁰ Art. 17 rozporządzenia (UE) 2018/1725.

¹¹ Art. 18 rozporządzenia (UE) 2018/1725.

¹² Art. 20 rozporządzenia (UE) 2018/1725.

¹³ Art. 21 rozporządzenia (UE) 2018/1725.

¹⁴ Art. 23 rozporządzenia (UE) 2018/1725.

^* Decyzja Europejskiego Banku Centralnego (UE) 2023/1610 z dnia 28 lipca 2023 r. ustanawiająca archiwa historyczne Europejskiego Banku Centralnego i zmieniająca decyzję EBC/2004/2 (EBC/2023/17) (Dz.U. L z 8.8.2023, s.30).