Rozdział 5 - Urzędnik kontroli kancelarii - Decyzja 2022/640 w sprawie przepisów wykonawczych dotyczących ról i obowiązków głównych podmiotów w obszarze bezpieczeństwa

Dzienniki UE

Dz.U.UE.L.2022.117.106

Akt obowiązujący

Wersja od: 19 kwietnia 2022 r.

Rozdział  5

Urzędnik kontroli kancelarii

Artykuł  18

Wyznaczanie urzędnika kontroli kancelarii

1. Urzędnik kontroli kancelarii i jego zastępcy są urzędnikami lub pracownikami zatrudnionymi na czas określony.

2. Wszyscy urzędnicy kontroli kancelarii i ich zastępcy muszą posiadać ważne upoważnienie w zakresie bezpieczeństwa, aby uzyskać dostęp do EUCI z klauzulą tajności nie wyższą niż SECRET UE/EU SECRET i w razie potrzeby z klauzulą tajności nie wyższą niż TRES SECRET UE/EU TOP SECRET. Urzędnik kontroli kancelarii lub jego zastępca musi otrzymać upoważnienie w zakresie bezpieczeństwa, zanim zostanie mianowany na to stanowisko.

3. Przedstawicielstwa Komisji mogą zwrócić się z wnioskiem do organu ds. bezpieczeństwa Komisji o wyłączenie z obowiązku spełnienia wymogów określonych w ust. 1 i 2.

Artykuł  19

Obowiązki

1. Urzędnik kontroli kancelarii rejestruje informacje z klauzulą tajności CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL lub wyższą do celów bezpieczeństwa:

a) w momencie ich wpłynięcia do departamentu Komisji lub wysłania z departamentu Komisji, lub

b) w momencie ich wpłynięcia do CIS lub wysłania z CIS.

2. Urzędnik kontroli kancelarii rejestruje wszystkie zdarzenia w cyklu życia wszystkich informacji z klauzulą tajności CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL lub wyższą. Urzędnik kontroli kancelarii zapewnia ponadto rejestrowanie wszystkich wymienianych z krajami trzecimi i organizacjami międzynarodowymi informacji z klauzulą tajności RESTREINT UE/EU RESTRICTED lub równoważną. Dokonuje się tego we współpracy z kancelarią tajną UE zarządzaną przez Sekretariat Generalny.

3. Urzędnik kontroli kancelarii rejestruje dokumenty z klauzulą tajności CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL lub wyższą w rejestrze dokumentów niejawnych i zapewnia bezpieczne przechowywanie tych dokumentów w kancelarii tajnej UE.

4. Urzędnik kontroli kancelarii pomaga pracownikom Komisji w tworzeniu i przesyłaniu informacji z klauzulą tajności CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL lub wyższą.

5. W przypadku otrzymania dokumentów z klauzulą tajności CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL lub wyższą od innych departamentów lub stron zewnętrznych urzędnik kontroli kancelarii zapewnia, aby wytwórca otrzymał należyte potwierdzenie odbioru.

6. Przed udzieleniem członkowi personelu dostępu do dokumentu niejawnego przechowywanego w kancelarii tajnej UE urzędnik kontroli kancelarii zwraca się do lokalnego pełnomocnika ochrony w celu weryfikacji, czy dany pracownik posiada poświadczenie bezpieczeństwa wydane przez organ ds. bezpieczeństwa Komisji.

7. Urzędnik kontroli kancelarii każdorazowo rejestruje wszystkie przypadki wejścia do kancelarii tajnej UE i wyjścia z niej pracowników nieupoważnionych do dostępu bez eskorty i towarzyszy im w trakcie wizyty.

8. Gdy członek personelu wynosi dokument do konsultacji poza kancelarię tajną UE, urzędnik kontroli kancelarii zapewnia, aby taka osoba była świadoma stosownych kompensacyjnych środków bezpieczeństwa i zwróciła dany dokument, gdy tylko nie będzie jej już potrzebny. Urzędnik kontroli kancelarii przypomina pracownikom o jak najszybszym zwracaniu takich dokumentów.

9. Kancelaria tajna UE wydaje list kurierski, jeżeli dokumenty niejawne zostają wyniesione poza państwo, w którym kancelaria ta się znajduje.

10. Szczegółowe instrukcje dla urzędnika kontroli kancelarii w zakresie rejestracji dokumentów niejawnych określa się w instrukcji bezpieczeństwa.

Artykuł  20

Obniżanie i znoszenie klauzul tajności

Urzędnik kontroli kancelarii pomaga departamentom będącym wytwórcami w procesie przeglądu zarejestrowanych EUCI w celu potwierdzenia, czy pierwotny poziom klauzuli tajności jest nadal odpowiedni, czy też w przypadku danego dokumentu można obniżyć lub znieść daną klauzulę tajności.

Artykuł  21

Niszczenie

1. Urzędnik kontroli kancelarii odpowiada za zniszczenie informacji z klauzulą tajności CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL lub wyższą w zatwierdzony sposób, w stosownych przypadkach w obecności odpowiednio sprawdzonych świadków.

2. Urzędnik kontroli kancelarii rejestruje każde zniszczenie informacji z klauzulą tajności CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL lub wyższą w niejawnym rejestrze dokumentów i przechowuje odpowiedni protokół zniszczenia w kancelarii tajnej UE.

Artykuł  22

Dodatkowe zadania

1. Urzędnik kontroli kancelarii zapewnia wszelką niezbędną pomoc lokalnemu pełnomocnikowi ochrony, gdy ten przeprowadza działania nadzorcze w kancelarii tajnej UE.

2. Urzędnik kontroli kancelarii zgłasza wszelkie podejrzewane lub faktyczne incydenty związane z bezpieczeństwem lokalnemu pełnomocnikowi ochrony, który z kolei zgłasza te incydenty organowi ds. bezpieczeństwa Komisji.

3. Urzędnik kontroli danej kancelarii tajnej UE w departamencie Komisji organizującym niejawne posiedzenie z klauzulą tajności CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL lub wyższą przygotowuje EUCI, które będą wykorzystywane w trakcie tego posiedzenia, oraz współpracuje z organizatorem posiedzenia w celu zapewnienia, aby wszystkie dokumenty i potwierdzenia były przetwarzane zgodnie z odpowiednimi przepisami.