Decyzja 2016/1513 w sprawie absolutorium z wykonania budżetu Europejskiej Agencji Chemikaliów za rok budżetowy 2014

Dzienniki UE

Dz.U.UE.L.2016.246.230

Akt nienormatywny

Wersja od: 14 września 2016 r.

DECYZJA PARLAMENTU EUROPEJSKIEGO (UE) 2016/1513

z dnia 28 kwietnia 2016 r.

w sprawie absolutorium z wykonania budżetu Europejskiej Agencji Chemikaliów za rok budżetowy 2014

PARLAMENT EUROPEJSKI,

- uwzględniając końcowe sprawozdanie finansowe Europejskiej Agencji Chemikaliów za rok budżetowy 2014,

- uwzględniając sprawozdanie Trybunału Obrachunkowego dotyczące sprawozdania finansowego Europejskiej Agencji Chemikaliów za rok budżetowy 2014 wraz z odpowiedzią Agencji ¹ ,

- uwzględniając poświadczenie wiarygodności ² rachunków, jak również legalności i prawidłowości operacji leżących u ich podstaw, przedłożone przez Trybunał Obrachunkowy za rok budżetowy 2014 zgodnie z art. 287 Traktatu o funkcjonowaniu Unii Europejskiej,

- uwzględniając zalecenie Rady z dnia 12 lutego 2016 r. w sprawie udzielenia Agencji absolutorium z wykonania budżetu za rok budżetowy 2014 (05584/2016 - C8-0082/2016),

- uwzględniając art. 319 Traktatu o funkcjonowaniu Unii Europejskiej,

- uwzględniając rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE, Euratom) nr 966/2012 z dnia 25 października 2012 r. w sprawie zasad finansowych mających zastosowanie do budżetu ogólnego Unii oraz uchylające rozporządzenie Rady (WE, Euratom) nr 1605/2002 ³ , w szczególności jego art. 208,

- uwzględniając rozporządzenie (WE) nr 1907/2006 Parlamentu Europejskiego i Rady z dnia 18 grudnia 2006 r. w sprawie rejestracji, oceny, udzielania zezwoleń i stosowanych ograniczeń w zakresie chemikaliów (REACH), utworzenia Europejskiej Agencji Chemikaliów, zmieniające dyrektywę 1999/45/WE oraz uchylające rozporządzenie Rady (EWG) nr 793/93 i rozporządzenie Komisji (WE) nr 1488/94, jak również dyrektywę Rady 76/769/EWG i dyrektywy Komisji 91/155/EWG, 93/67/EWG, 93/105/WE i 2000/21/WE ⁴ , w szczególności jego art. 97,

- uwzględniając rozporządzenie Komisji (WE, Euratom) nr 2343/2002 z dnia 19 listopada 2002 r. w sprawie ramowego rozporządzenia finansowego dotyczącego organów określonych w artykule 185 rozporządzenia Rady (WE, Euratom) nr 1605/2002 w sprawie rozporządzenia finansowego mającego zastosowanie do budżetu ogólnego Wspólnot Europejskich ⁵ ,

- uwzględniając rozporządzenie delegowane Komisji (UE) nr 1271/2013 z dnia 30 września 2013 r. w sprawie ramowego rozporządzenia finansowego dotyczącego organów, o których mowa w art. 208 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE, Euratom) nr 966/2012 ⁶ , w szczególności jego art. 108,

- uwzględniając art. 94 Regulaminu i załącznik V do Regulaminu,

- uwzględniając sprawozdanie Komisji Kontroli Budżetowej oraz opinię Komisji Ochrony Środowiska Naturalnego, Zdrowia Publicznego i Bezpieczeństwa Żywności (A8-0118/2016),

1. udziela dyrektorowi wykonawczemu Europejskiej Agencji Chemikaliów absolutorium z wykonania budżetu Agencji za rok budżetowy 2014;

2. przedstawia swoje uwagi w poniższej rezolucji;

3. zobowiązuje swojego przewodniczącego do przekazania niniejszej decyzji wraz z rezolucją, która stanowi jej integralną część, dyrektorowi wykonawczemu Europejskiej Agencji Chemikaliów, Radzie, Komisji i Trybunałowi Obrachunkowemu oraz do zarządzenia jej publikacji w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej (seria L).

Martin SCHULZ	Klaus WELLE
Przewodniczący	Sekretarz Generalny

REZOLUCJA PARLAMENTU EUROPEJSKIEGO (UE) 2016/1514

z dnia 28 kwietnia 2016 r.

zawierająca uwagi stanowiące integralną część decyzji w sprawie absolutorium z wykonania budżetu Europejskiej Agencji Chemikaliów za rok budżetowy 2014

PARLAMENT EUROPEJSKI,

- uwzględniając swoją decyzję w sprawie absolutorium z wykonania budżetu Europejskiej Agencji Chemikaliów za rok budżetowy 2014,

- uwzględniając art. 94 Regulaminu i załącznik V do Regulaminu,

- uwzględniając sprawozdanie Komisji Kontroli Budżetowej oraz opinię Komisji Ochrony Środowiska Naturalnego, Zdrowia Publicznego i Bezpieczeństwa Żywności (A8-0118/2016),

A. mając na uwadze, że zgodnie ze sprawozdaniem finansowym ostateczny budżet Europejskiej Agencji Chemikaliów (zwanej dalej "Agencją") na rok budżetowy 2014 wyniósł 114 112 193 EUR, co stanowi wzrost o 6,37 % w stosunku do roku 2013;

B. mając na uwadze, że Agencja otrzymała od Komisji dotacje z Unii Europejskiej w łącznej wysokości 6 513 623 EUR, jak również inne formy wsparcia i finansowania ze strony Komisji w kwocie 1 244 421 EUR;

C. mając na uwadze, że w swoim sprawozdaniu dotyczącym sprawozdania finansowego Agencji za rok budżetowy 2014 (zwanym dalej "sprawozdaniem Trybunału") Trybunał Obrachunkowy stwierdził, iż uzyskał wystarczającą pewność, że roczne sprawozdanie finansowe Agencji za rok budżetowy 2014 jest wiarygodne oraz że transakcje leżące u jego podstaw są legalne i prawidłowe;

1. przypomina, że w 2012 r. Agencji powierzono zadanie zarządzania technicznymi, naukowymi i administracyjnymi aspektami rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 528/2012 z dnia 22 maja 2012 r. w sprawie udostępniania na rynku i stosowania produktów biobójczych ⁷ (rozporządzenie BPR) i ich realizacji oraz podobne zadania związane z przywozem i wywozem niebezpiecznych chemikaliów na mocy rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 649/2012 z dnia 4 lipca 2012 r. w sprawie wywozu i przywozu niebezpiecznych chemikaliów ⁸ (rozporządzenie PIC);

Działania podjęte w następstwie udzielenia absolutorium za rok 2013

2. stwierdza otrzymanie od Agencji informacji, że opublikowała ona na swojej stronie internetowej, do wiadomości publicznej, deklaracje o braku konfliktów interesu po stronie członków jej oficjalnych organów, personelu zarządzającego oraz Rady Odwoławczej; odnotowuje, że zarówno pracownicy zewnętrzni, jak i tymczasowi objęci są procedurami Agencji w zakresie zapobiegania konfliktom interesów i zarządzania nimi;

Zarządzanie budżetem i finansami

3. stwierdza, że starania w zakresie monitorowania budżetowego w roku budżetowym 2014 zaowocowały wskaźnikiem wykonania budżetu w wysokości 97,08 % i wskaźnikiem wykonania w odniesieniu do środków na płatności w wysokości 87,46 %; odnotowuje, że wskaźnik wykonania środków na płatności wzrósł o 3,28 % w stosunku do roku poprzedniego;

4. odnotowuje, że wydatki na procedury związane z nowymi działaniami mającymi na celu wdrożenie rozporządzenia BPR miały zostać pokryte z opłat od wniosków o rejestrację produktów biobójczych; stwierdza, że przychód z opłat pobranych w 2014 r. pokrył jedynie 17 % wysokości tych wydatków, a pozostałą ich część pokryto z wkładów do budżetu Agencji z ramienia Unii oraz państw należących do Europejskiego Stowarzyszenia Wolnego Handlu (EFTA); przyjmuje do wiadomości uwagę Agencji dotyczącą błędnego założenia przez Komisję, że Agencja w dużej mierze samofinansuje się ze środków związanych z rejestracją produktów biobójczych;

5. zwraca uwagę na trudności, jakie ma Agencja - nie dysponując rezerwą finansową - z uzyskaniem dodatkowych dotacji w tych latach, w których przychody finansowe z opłat za produkty biobójcze są niższe od założonych; przyjmuje do wiadomości obawy wyrażane przez Agencję, że jeśli taka sytuacja się utrzyma i nie zostanie skompensowana przez wyższe dotacje, niezmiernie trudno będzie w dalszym ciągu realizować wszystkie zobowiązania Agencji niezwiązane z opłatami;

6. podkreśla, że Agencja otrzymała wkład Unii związany z rozporządzeniem PIC w łącznej wysokości 1,3 mln EUR w 2014 r. i pozwolił on jej zakończyć działania przygotowawcze oraz zapewnić udane wejście w życie rozporządzenia PIC w dniu 1 marca 2014 r.;

7. zauważa, że przychody z opłat i należności na mocy REACH oraz działań w zakresie klasyfikacji, oznakowania i pakowania substancji i mieszanin (CLP) wyniosły w 2014 r. 27,8 mln EUR (z przychodów z opłat rejestracyjnych REACH, prac weryfikacyjnych wobec MŚP oraz przychodów z tytułu odsetek od rezerw), przekraczając tym samym prognozowany poziom środków;

8. przypomina, że zgodnie z rozporządzeniem (WE) nr 1907/2006 Parlamentu Europejskiego i Rady z dnia 18 grudnia 2006 r. w sprawie rejestracji, oceny, udzielania zezwoleń i stosowanych ograniczeń w zakresie chemikaliów (REACH), utworzenia Europejskiej Agencji Chemikaliów, zmieniające dyrektywę 1999/45/WE oraz uchylające rozporządzenie Rady (EWG) nr 793/93 i rozporządzenie Komisji (WE) nr 1488/94, jak również dyrektywę Rady 76/769/EWG i dyrektywy Komisji 91/155/EWG, 93/67/EWG, 93/105/WE i 2000/21/WE ⁹ (rozporządzenie REACH) wydatki Agencji są finansowane z opłat uiszczanych przez przedsiębiorstwa z tytułu rejestracji chemikaliów oraz z ewentualnej dotacji wyrównawczej Unii zgodnie z art. 208 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE, Euratom) nr 966/2012 z dnia 25 października 2012 r. w sprawie zasad finansowych mających zastosowanie do budżetu ogólnego Unii oraz uchylającego rozporządzenie Rady (WE, Euratom) nr 1605/2002 ¹⁰ (rozporządzenie finansowe); zauważa ponadto, że w 2014 r. - czwartym roku z kolei - wydatki Agencji zostały całkowicie sfinansowane z dochodów uzyskanych z opłat uiszczanych z tytułu działań na mocy rozporządzenia REACH i z tytułu działań w zakresie klasyfikacji, oznakowania i pakowania;

9. wyraża uznanie dla Agencji w związku z dalszym ulepszaniem jej sprawozdawczości i usprawnianiem procesów finansowych;

Zobowiązania i przeniesienia

10. odnotowuje, że w sprawozdaniu Trybunału wskazano, iż poziom środków, na które zaciągnięto zobowiązania, przeniesionych na 2015 r. wyniósł 35 % w tytułach III, IV i V (wydatki operacyjne), co stanowi spadek o 11 % w stosunku do roku poprzedniego; stwierdza, że przeniesienia były przede wszystkim związane z wieloletnim charakterem planowych projektów informatycznych, z kosztami tłumaczeń, które zostały zlecone w 2014 r., lecz nie zostały jeszcze wykonane na koniec roku, oraz z ocenami substancji, w przypadku których termin oceny rocznej przypada w 2015 r.;

Postępowania o udzielenie zamówienia i procedury naboru pracowników

11. na podstawie informacji otrzymanych od Agencji stwierdza, że w 2014 r. podpisała ona, w ramach realizacji swojego budżetu, 736 umów, z czego 548 w ramach umów ramowych i 188 w wyniku zamówień; odnotowuje, że 23 umowy należące do drugiej z powyższych kategorii zostały podpisane w wyniku wyjątkowych procedur negocjacyjnych, z czego 11 odnosi się do usług prawnych;

12. z satysfakcją odnotowuje, że na koniec 2014 r. Agencja zrealizowała cel w zakresie zatrudnienia w 97 % dla stanowisk tymczasowych oraz w 94 % dla agentów kontraktowych; odnotowuje również, że na koniec 2014 r. zatrudnionych lub aktualnie rekrutowanych było 479 pracowników tymczasowych i 106 pracowników kontraktowych; przyjmuje do wiadomości, że na początku 2014 r. przyjęta została nowa wewnętrzna polityka mobilności w zakresie rozwoju kariery zawodowej, mająca na celu zwiększenie możliwości mobilności wewnętrznej i zdynamizowanie tego procesu;

13. odnotowuje z satysfakcją, że w następstwie wdrożenia polityki zapobiegania mobbingowi w 2014 r. wyznaczono i przeszkolono czterech nowych poufnych doradców;

14. zwraca uwagę, że zadania operacyjne wykonuje w Agencji 78 % personelu; zachęca Agencję do kontynuowania takiego podejścia;

Zapobieganie konfliktom interesów i zarządzanie nimi oraz przejrzystość

15. stwierdza, że Agencja wdrożyła zalecenia określone w sprawozdaniu specjalnym Trybunału Obrachunkowego nr 15/2002 dotyczącym zarządzania konfliktami interesów w wybranych agencjach UE; odnotowuje ponadto, że Agencja dokonuje regularnych przeglądów i aktualizacji swojej polityki w zakresie konfliktu interesów;

16. odnotowuje otrzymanie od Agencji informacji, że w oparciu o rozporządzenie ją ustanawiające utworzyła cztery komitety naukowe, które wydają opinie formalne i zalecenia; odnotowuje, że komitety te składają się z ekspertów, z których niemal wszyscy są urzędnikami publicznymi, nominowanych lub wyznaczonych przez państwa członkowskie, przy czym podmioty zainteresowane mogą brać udział w pracach komitetów wyłącznie w charakterze obserwatorów; stwierdza, że zapobieganie konfliktom interesów w odniesieniu do członków komitetów jest ściśle kontrolowane przez Agencję w ramach procedury zapobiegania potencjalnym konfliktom interesów i zarządzania nimi, obejmującej m.in. składanie rocznych deklaracji o braku konfliktu interesów oraz ustnych deklaracji na początku każdego zebrania;

17. przyjmuje od Agencji informację, że podjęła ona decyzję o objęciu członków jej nieformalnych grup roboczych, grup ekspertów oraz forów dyskusyjnych procedurą zarządzania konfliktami interesów, która zakłada m.in. składanie rocznych deklaracji o braku konfliktu interesów oraz ustnych deklaracji na początku każdego zebrania;

18. twierdzi, że sprawozdania roczne Agencji mogłyby odgrywać ważną rolę w przestrzeganiu zasad przejrzystości, rozliczalności i rzetelności; wzywa Agencję do zamieszczania w sprawozdaniach rocznych standardowego rozdziału poświęconego tym kwestiom;

Kontrole wewnętrzne

19. odnotowuje, że po wejściu w życie i rozpoczęciu stosowania rozporządzenia finansowego zarząd Agencji przyjął nowe zasady wykonawcze, które mają zastosowanie od 1 stycznia 2015 r.; odnotowuje ponadto, że nowe zasady wykonawcze obejmują m.in. zasady wdrażania ocen ex ante i ex post programów, projektów i działań; stwierdza, że aktualny system kontroli wewnętrznej Agencji kładzie duży nacisk na kontrolę ex ante, podczas gdy kontrolę ex post przeprowadza się głównie w odniesieniu do projektów informatycznych, zgodnie z metodologią PRINCE2, która ma w Agencji zastosowanie do zarządzania projektami; wzywa Agencję do przekazania organowi udzielającemu absolutorium sprawozdania na temat wyników wdrożenia nowych zasad wykonawczych;

20. przyjmuje od Agencji informację, że jej zarząd przyjął w grudniu 2014 r. strategię przeciwdziałania oszustwom; odnotowuje, że strategia ta obejmuje lata 2015-2016 i zawiera plan konkretnych działań, które podlegają wdrożeniu w tym okresie; odnotowuje, że ocena ryzyka oszustw wewnętrznych, która poprzedziła przyjęcie strategii, wykazała niski profil ryzyka Agencji; odnotowuje, że głównym celem strategii jest wypracowanie powszechnej kultury przeciwdziałania oszustwom w Agencji, a jedną z zasadniczych kwestii jest budowanie świadomości;

Audyt wewnętrzny

21. odnotowuje otrzymanie od Agencji informacji, że w 2014 r. Służba Audytu Wewnętrznego Komisji przeprowadziła audyt w sprawie "wniosków o zatwierdzenie" w celu dokonania oceny i zagwarantowania, że systemy zarządzania i kontroli wewnętrznej mające zastosowanie do "wniosków o zatwierdzenie" są odpowiednie i wystarczająco skuteczne, aby zapewnić rozpatrywanie wniosków w obowiązujących terminach; odnotowuje, że wynikiem audytu było pięć zaleceń sklasyfikowanych jako "ważne", ale nie miały miejsca zalecenia "kluczowe" ani "bardzo ważne";

22. z zadowoleniem odnotowuje, że Służba Audytu Wewnętrznego zakończyła wszystkie zaległe działania wynikające z przeprowadzonego w 2013 r. audytu w sprawie zarządzania komitetami w Agencji;

23. odnotowuje, że jednostka audytu wewnętrznego Agencji przeprowadziła mające na celu zagwarantowanie prawidłowości działań audyty w sprawie wdrożenia weryfikacji wniosków o poufność oraz szkoleń i rozwoju pracowników, jak również audyt konsultatywny procesów, do których zastosowanie ma rozporządzenie w sprawie produktów biobójczych; odnotowuje, że w odpowiedzi na zalecenia Służby Audytu Wewnętrznego i jednostki audytu wewnętrznego przygotowano plany działania;

Inne uwagi

24. zauważa, że w ramach audytu certyfikującego w odniesieniu do normy ISO 9001:2008 stwierdzono, iż procedury i instrukcje robocze w odniesieniu do procesów REACH i CLP będące częścią zintegrowanego systemu zarządzania, są dobrze opisane; odnotowuje otrzymanie od Agencji informacji, że kontynuuje ona prace mające na celu zwiększenie wydajności i skuteczności jej działań oraz fakt, że Agencja złoży wniosek o certyfikację jej działań w zakresie zgody po uprzednim poinformowaniu oraz rozporządzenia w sprawie produktów biobójczych; odnotowuje, że Agencja będzie kontynuować integrację systemu zarządzania środowiskowego ze swoim systemem zarządzania jakością;

25. w odniesieniu do innych uwag towarzyszących decyzji w sprawie absolutorium, które mają charakter przekrojowy, odsyła do swojej rezolucji z dnia 28 kwietnia 2016 r. ¹¹ w sprawie wyników, zarządzania finansami i kontroli agencji.

¹ Dz.U. C 409 z 9.12.2015, s. 131.

² Dz.U. C 409 z 9.12.2015, s. 131.

³ Dz.U. L 298 z 26.10.2012, s. 1.

⁴ Dz.U. L 396 z 30.12.2006, s. 1.

⁵ Dz.U. L 357 z 31.12.2002, s. 72.

⁶ Dz.U. L 328 z 7.12.2013, s. 42.

⁷ Dz.U. L 167 z 27.6.2012, s. 1.

⁸ Dz.U. L 201 z 27.7.2012, s. 60.

⁹ Dz.U. L 396 z 30.12.2006, s. 1.

¹⁰ Dz.U. L 298 z 26.10.2012, s. 1.

¹¹ Teksty przyjęte w tym dniu, P8_TA(2016)0159 (zob. s. 447 niniejszego Dziennika Urzędowego).