Decyzja 2010/556/UE w sprawie absolutorium z wykonania budżetu Europejskiego Kolegium Policyjnego za rok budżetowy 2008

Dzienniki UE

Dz.U.UE.L.2010.252.232

Akt nienormatywny

Wersja od: 25 września 2010 r.

DECYZJA PARLAMENTU EUROPEJSKIEGO

z dnia 5 maja 2010 r.

w sprawie absolutorium z wykonania budżetu Europejskiego Kolegium Policyjnego za rok budżetowy 2008

(2010/556/UE)

(Dz.U.UE L z dnia 25 września 2010 r.)

PARLAMENT EUROPEJSKI,

– uwzględniając ostateczne roczne sprawozdania finansowe Europejskiego Kolegium Policyjnego na rok budżetowy 2008,

– uwzględniając sprawozdanie Trybunału Obrachunkowego dotyczące sprawozdania finansowego Europejskiego Kolegium Policyjnego za rok budżetowy 2008, wraz z odpowiedziami Kolegium⁽¹⁾,

– uwzględniając zalecenie Rady z dnia 16 lutego 2010 r. (5827/2010 - C7-0061/2010),

– uwzględniając art. 276 Traktatu WE oraz art. 319 Traktatu o funkcjonowaniu Unii Europejskiej,

– uwzględniając rozporządzenie Rady (WE, Euratom) nr 1605/2002 z dnia 25 czerwca 2002 r. w sprawie rozporządzenia finansowego mającego zastosowanie do budżetu ogólnego Wspólnot Europejskich⁽²⁾, w szczególności jego art. 185,

– uwzględniając decyzję Rady 2005/681/WSiSW z dnia 20 września 2005 r. ustanawiającą Europejskie Kolegium Policyjne (CEPOL)⁽³⁾, w szczególności jej art. 16,

– uwzględniając rozporządzenie Komisji (WE, Euratom) nr 2343/2002 z dnia 19 listopada 2002 r. w sprawie ramowego rozporządzenia finansowego dotyczącego organów określonych w artykule 185 rozporządzenia Rady (WE, Euratom) nr 1605/2002⁽⁴⁾, w szczególności jego art. 94,

– uwzględniając art. 77 Regulaminu i załącznik VI do Regulaminu,

– uwzględniając sprawozdanie Komisji Kontroli Budżetowej oraz opinię Komisji Wolności Obywatelskich, Sprawiedliwości i Spraw Wewnętrznych (A7-0075/2010),

1. odracza decyzję dotyczącą udzielenia Dyrektorowi Europejskiego Kolegium Policyjnego absolutorium z wykonania budżetu Kolegium za rok budżetowy 2008;

2. przedstawia swoje uwagi w poniższej rezolucji;

3. zobowiązuje swojego przewodniczącego do przekazania niniejszej decyzji, wraz z rezolucją, która stanowi jej integralną część, Dyrektorowi Europejskiego Kolegium Policyjnego, Radzie, Komisji i Trybunałowi Obrachunkowemu oraz do zarządzenia jej publikacji w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej (seria L).

Jerzy BUZEK	Klaus WELLE
Przewodniczący	Sekretarz Generalny

______

⁽¹⁾ Dz.U C 304 z 15.12.2009, s. 124.

⁽²⁾ Dz.U. L 248 z 16.9.2002, s. 1.

⁽³⁾ Dz.U. L 256 z 1.10.2005, s. 63.

⁽⁴⁾ Dz.U. L 357 z 31.12.2002, s. 72.

REZOLUCJA PARLAMENTU EUROPEJSKIEGO

z dnia 5 maja 2010 r.

zawierająca uwagi stanowiące integralną część decyzji w sprawie absolutorium z wykonania budżetu Europejskiego Kolegium Policyjnego za rok budżetowy 2008

PARLAMENT EUROPEJSKI,

– uwzględniając ostateczne roczne sprawozdania finansowe Europejskiego Kolegium Policyjnego na rok budżetowy 2008,

– uwzględniając sprawozdanie Trybunału Obrachunkowego dotyczące sprawozdania finansowego Europejskiego Kolegium Policyjnego za rok budżetowy 2008, wraz z odpowiedziami Kolegium⁽¹⁾,

– uwzględniając zalecenie Rady z dnia 16 lutego 2010 r. (5827/2010 - C7-0061/2010),

– uwzględniając art. 276 Traktatu WE oraz art. 319 Traktatu o funkcjonowaniu Unii Europejskiej,

– uwzględniając rozporządzenie Rady (WE, Euratom) nr 1605/2002 z dnia 25 czerwca 2002 r. w sprawie rozporządzenia finansowego mającego zastosowanie do budżetu ogólnego Wspólnot Europejskich⁽²⁾, w szczególności jego art. 185,

– uwzględniając decyzję 2005/681/WSiSW Rady z dnia 20 września 2005 r. ustanawiającą Europejskie Kolegium Policyjne (CEPOL)⁽³⁾, w szczególności jej art. 16,

– uwzględniając rozporządzenie Komisji (WE, Euratom) nr 2343/2002 z dnia 19 listopada 2002 r. w sprawie ramowego rozporządzenia finansowego dotyczącego organów określonych w artykule 185 rozporządzenia Rady (WE, Euratom) nr 1605/2002⁽⁴⁾, w szczególności jego art. 94,

– uwzględniając art. 77 Regulaminu i załącznik VI do Regulaminu,

– uwzględniając sprawozdanie Komisji Kontroli Budżetowej oraz opinię Komisji Wolności Obywatelskich, Sprawiedliwości i Spraw Wewnętrznych (A7-0075/2010),

A. mając na uwadze, że Kolegium powstało w 2001 r. i że z dniem 1 stycznia 2006 r. zostało przekształcone w organ Wspólnoty, w rozumieniu art. 185 ogólnego rozporządzenia finansowego, do którego to organu zastosowanie ma ramowe rozporządzenie finansowe dotyczące agencji,

B. mając na uwadze, że w swoim sprawozdaniu dotyczącym rocznego sprawozdania finansowego Kolegium za rok budżetowy 2.006 Europejski Trybunał Obrachunkowy zgłosił zastrzeżenie co do legalności i prawidłowości transakcji leżących u podstaw sprawozdania, stwierdzając, że procedury udzielania zamówień nie były zgodny z przepisami rozporządzenia finansowego,

C. mając na uwadze, że Trybunał Obrachunkowy w swoim sprawozdaniu dotyczącym sprawozdania finansowego Kolegium za rok budżetowy 2007 zgłosił zastrzeżenia co do wiarygodności sprawozdania, jak i legalności i prawidłowości transakcji leżących u jego podstaw,

D. mając na uwadze fakt, że w dniu 23 kwietnia 2009 r. Parlament udzielił Dyrektorowi Europejskiego Kolegium Policyjnego absolutorium z wykonania budżetu Kolegium za rok budżetowy 2007⁽⁵⁾, a także fakt, że w rezolucji załączonej do decyzji o absolutorium Parlament między innymi:

– był głęboko zaniepokojony faktem, że Trybunał Obrachunkowy stwierdził przypadki wykorzystania środków do finansowania prywatnych wydatków personelu Kolegium,

– wezwał Kolegium do przyjęcia szczegółowych przepisów wykonawczych, także przepisów zapewniających przejrzystość procedur udzielania zamówień, zgodnie z rozporządzeniem finansowym,

– zwrócił się do Komisji o ścisłe nadzorowanie wykonania budżetu Kolegium,

– stwierdził, że Europejskie Biuro ds. Zwalczania Nadużyć Finansowych (OLAF) wszczęło dochodzenie wewnętrzne w sprawie Kolegium,

E. mając na uwadze, że Trybunał Obrachunkowy, w swoim sprawozdaniu dotyczącym sprawozdania finansowego Kolegium za rok budżetowy 2008 podtrzymał swoją opinię, nie zgłaszając jednocześnie zastrzeżeń co do wiarygodności sprawozdania oraz wydał opinię z zastrzeżeniami jeżeli chodzi o legalność i prawidłowość transakcji leżących u jego podstaw,

1. uważa, że zasadniczo odpowiedzi Kolegium na uwagi Trybunału Obrachunkowego są znów niewystarczające, a jego decyzje zbyt ogólne i przypadkowe, i że w rezultacie organ udzielający absolutorium nie jest w stanie właściwie ocenić, czy Kolegium jest rzeczywiście zdolne do poprawy w przyszłości;

Problemy strukturalne Kolegium

2. uważa, że niewielki rozmiar Kolegium podważa jego zdolność do skutecznego radzenia sobie ze złożonością przepisów finansowych i statutu UE;

3. zauważa, że umiejscowienie sekretariatu Kolegium w Bramshill, około 70 km od Londynu, nie jest korzystne, między innymi jeżeli chodzi o nabór i brak transportu publicznego;

4. zastanawia się, w jaki sposób nowy dyrektor Kolegium poradzi sobie z tymi problemami strukturalnymi;

5. zastanawia się, czy nie należałoby rozważyć przyłączenia do Europolu;

Zarządzanie Kolegium i przejrzystość

6. uważa, że koszty zarządzania Kolegium, w tym zarząd składający się z 27 członków, są znaczne, zważywszy, że personel Kolegium stanowią 24 osoby (dane na początek roku budżetowego 2008);

7. stwierdza, że na swojej stronie internetowej Kolegium nie podaje żadnych informacji dotyczących zarządu; zaleca w związku z tym, w celu zwiększenia przejrzystości, umieszczenie na stronie internetowej Kolegium listy członków zarządu wraz z ich pełnymi danymi kontaktowymi;

Wiarygodność rozliczeń

8. jest poważnie zaniepokojony faktem, że nie wszystkie dostosowania odnoszące się do okresu objętego ręcznym systemem rachunkowym wprowadzonym w okresie między zamknięciem dawnego systemu rachunkowego (23 maja 2008 r.) i nowym systemem ABAC (14 lipca 2008 r.) zostały przeprowadzone w odpowiednim czasie i że jakość informacji finansowych dotyczących przeniesienia środków z poprzedniego roku budżetowego, wykorzystania przydzielonych środków, a także związek z niektórymi kwotami bilansu za rok 2007 była niewystarczająca;

9. wyraża niepokój w związku ze współistnieniem w 2008 r. dwóch systemów zarządzania środkami trwałymi, Kolegium zarejestrowało kilkakrotnie podwójnie swoje aktywa i nie obowiązywały żadne oznakowania i jednolite numery inwentaryzacyjne;

10. ubolewa nad faktem, że, jak wskazuje Trybunał Obrachunkowy w swoich uwagach, do połowy 2009 r. nie rozpoczęto jeszcze kontroli ex post przeprowadzanej przez zewnętrzną firmę (która to kontrola wynika ze stwierdzenia przez Trybunał Obrachunkowy, w sprawozdaniu za rok budżetowy 2007, przypadków wykorzystania środków na finansowanie prywatnych wydatków); wzywa Kolegium do podjęcia wszystkich środków koniecznych do jak najszybszego przeprowadzenia tej kontroli, tak, aby nie można już było odnotować tego uchybienia w sprawozdaniu dotyczącym sprawozdania finansowego Kolegium za rok budżetowy 2009;

Uchybienia w zakresie procedur udzielania zamówień publicznych

11. zauważa nieprawidłowości w procedurze udzielania zamówień publicznych w przypadku umowy z usługodawcą o wartości około 2 % wydatków operacyjnych; stwierdza w szczególności, że ta umowa z usługodawcą opierała się na umowie ramowej przewidzianej wyłącznie dla usług szkoleniowych; zauważa ponadto, że zapisy umowne zezwalają Kolegium na odnowienie lub przedłużenie umowy bez ograniczeń;

12. podobnie jak w poprzednich latach podkreśla konieczność ścisłego przestrzegania przez Kolegium rozporządzenia finansowego i przepisów WE dotyczących zamówień publicznych oraz konieczność poprawy zarządzania finansowego;

Łamanie zasad mających zastosowanie do wydatków na organizację kursów

13. uważa za niepokojący fakt, że Trybunał Obrachunkowy stwierdził dużą liczbę przypadków naruszenia obowiązujących przepisów administracyjnych i finansowych mających zastosowanie do organizacji kursów i seminariów, które stanowiły znaczącą część (64 %) wydatków operacyjnych Kolegium; przyjmuje do wiadomości, że nieprawidłowości te dotyczą głównie: brak uzasadnień poniesionych kosztów, brak potwierdzeń obecności na zajęciach, jak również oryginałów faktur i dokumentów niezbędnych do zwrotu kosztów zakwaterowania, niewymaganie od ekspertów informacji dotyczących kosztów podróży; uważa ponadto, że odpowiedzi Kolegium na uwagi Trybunału Obrachunkowego i sprawozdawcy w tej kwestii są bardzo nieprecyzyjne i w związku z tym nie zadowalają organu udzielającego absolutorium; zwraca się do Kolegium o zobowiązanie się do poprawy tej sytuacji;

Przesuwanie środków

14. odnotowuje, że Trybunał Obrachunkowy stwierdził, że ponad 2.700.000 EUR (odpowiadające 31 % budżetu ogólnego Kolegium) musiało zostać przesunięte; stwierdza w związku z tym z zaniepokojeniem, że sytuacja ta jest naruszeniem zasady jednoroczności i wskazuje na uchybienia w zakresie programowania i monitorowania wykonania budżetu Kolegium;

15. zwraca się do Kolegium o wprowadzenie odrębnych środków dla dotacji w przyszłych budżetach, tak, aby zapobiec ewentualnemu anulowaniu środków;

Inne nieprawidłowości

16. odnotowuje, że Trybunał Obrachunkowy stwierdził brak:

– zobowiązań prawnych w trzech przypadkach, na całkowitą wartość 39.500 EUR,

– zobowiązań budżetowych poprzedzających zobowiązania prawne w dziewięciu przypadkach, na całkowitą wartość 244.200 EUR,

zwraca się w związku z tym do Kolegium o zobowiązanie się do poprawy tej sytuacji i zawiadamianie o tym organu udzielającego absolutorium;

17. zwraca uwagę, że w nadchodzących latach absolutorium z realizacji budżetu Kolegium powinno w jeszcze większym stopniu opierać się na pracy Kolegium w ciągu roku;

Toczące się dochodzenie OLAF-u

18. odnotowuje, że OLAF rozpoczął wewnętrzne dochodzenie w sprawie Kolegium w odpowiedzi na ustalenie przez Trybunał Obrachunkowy i Służbę Audytu Wewnętrznego, że pracownicy Kolegium wykorzystywali publiczne pieniądze do celów prywatnych; zwraca uwagę, że informacje dostarczone przez Kolegium w 2009 r., na wniosek Parlamentu, dotyczyły korzystania z telefonów komórkowych, dostarczania mebli do mieszkań personelu oraz bezpłatnych usług transportowych na lotniska i dworce dla członków personelu; zauważa, że według Kolegium kwoty i aktualna sytuacja z zakresu odzyskiwania funduszy przedstawiały się następująco:

– używanie telefonów komórkowych przez personel: 3 405 funtów za okres kwiecień-grudzień 2007 r.; wszystkie kwoty odzyskane;

– używanie przez personel samochodów firmowych: 1 157 funtów za okres lipiec-grudzień 2007 r.; wszystkie kwoty odzyskane; samochody zostały w międzyczasie sprzedane,

– meble: 6 625 funtów za meble zakupione w 2007 r.; meble zostały w międzyczasie sprzedane,

– bezpłatne usługi transportowe na lotniska i dworce dla członków personelu: 9 508 funtów stwierdzonych kosztów za 2007 r.; rozpoczęto proces odzyskiwania kwot;

19. wzywa Kolegium i Komisję do bezzwłocznego poinformowania o wynikach dochodzenia OLAF-u organu odpowiedzialnego za udzielenie absolutorium;

Zasoby kadrowe

20. jest zaniepokojony faktem, że jak dotąd zadania finansowe powierzane są pracownikom tymczasowym; stwierdza, że Kolegium dopiero w 2009 r. opublikowało ogłoszenie o naborze na stanowisko koordynatora standardów kontroli wewnętrznej i że rozmowy z kandydatami na to stanowisko są zaplanowane na początek 2010 r.;

Audyt wewnętrzny

21. przyjmuje do wiadomości, że w swoim sprawozdaniu służba audytu wewnętrznego Komisji (IAS) wystosowała 13 zaleceń (w tym 2 o najwyższej wadze i 9 bardzo ważnych); zauważa, że zalecenia te dotyczą głównie następujących punktów: przestrzeganie rozporządzenia finansowego w odniesieniu do zamówień publicznych; zapewnienie zarządzania; aktywa trwałe (system spisów); zarządzanie delegacjami (delegacje muszą zostać poparte wyczerpującą dokumentacją i regularnie sprawdzane); zarządzanie budżetowe; przestrzeganie zasad i przepisów w dziedzinie rachunkowości; lista kontrolna gwarantująca spójność dokumentacji z kontroli finansowych;

Plan działań do przyjęcia przez zarząd i do wprowadzenia w życie przez dyrektora Kolegium do dnia 30 czerwca 2010 r.

22. domaga się przede wszystkim, by zarząd szybko przyjął plan działania dążący do spełnienia celów zawartych w załączniku do niniejszej rezolucji; wzywa dyrektora Kolegium, aby we współpracy z SAI oraz właściwą dyrekcja generalną przygotował specjalne środki i harmonogram wdrażania tego planu oraz przedłożył je zarządowi do zatwierdzenia; wzywa w związku z tym SAI Komisji i właściwą DG do udzielenia wszelkiej koniecznej pomocy w celu określenia wskaźników pozwalających na regularną ocenę realizacji działań podjętych przez Kolegium; oczekuje, że do dnia 30 czerwca 2010 r. Kolegium poinformuje organ odpowiedzialny za udzielenie absolutorium z wykonania budżetu o przyjętych szczególnych środkach i wskaźnikach;

23. zwraca się do Trybunału Obrachunkowego, by jak najszybciej przekazał swoją opinię w formie listu na temat wprowadzania planu działań przez Kolegium organowi udzielającemu absolutorium;

24. jeżeli chodzi o inne uwagi towarzyszące decyzji o udzieleniu absolutorium, które mają charakter przekrojowy, odsyła do swojej rezolucji z dnia 5 maja 2010 r.⁽⁶⁾ w sprawie wyników, zarządzania finansami i kontroli agencji.

______

⁽¹⁾ Dz.U. C 304 z 15.12.2009, s. 124.

⁽²⁾ Dz.U. L 248 z 16.9.2002, s. 1.

⁽³⁾ Dz.U. L 256 z 1.10.2005, s. 63.

⁽⁴⁾ Dz.U. L 357 z 31.12.2002, s. 72.

⁽⁵⁾ Dz.U. L 255 z 26.9.2009, s. 157.

⁽⁶⁾ Teksty przyjęte, P6_TA(2010)0139 (zob. s. 241 niniejszego Dziennika Urzędowego).

ZAŁĄCZNIK

Plan działań do przyjęcia przez zarząd i do wprowadzenia w życie przez dyrektora Kolegium do dnia 30 czerwca 2010 r.

PLANOWANIE BUDŻETOWE

1. Cel:

Doprowadzenie do poprawy programowania i monitorowania budżetowego i operacyjnego Kolegium.

Działania:

Opracowanie przez dyrektora wieloletniego planu obejmującego, na okres jego kadencji, następujące obszary:

– przewidziane działania (wyniki i wpływ),

– potrzeby finansowe i roczne odpowiadające im prognozy budżetowe,

– odpowiednie zasoby kadrowe w celu wprowadzenia przewidzianych działań w życie,

– zasoby materialne do uruchomienia w celu zrealizowania przewidzianych działań.

SYSTEM KONTROLI WEWNĘTRZNEJ

2. Cel:

Poprawa zarządzania finansowego w odniesieniu do działalności Kolegium, w tym w związku z programami finansowanymi przez dochody przeznaczone na określony cel (AGIS, ISEC, et MEDA).

Działania:

Przegląd systemu zarządzania finansowego (zmiana obecnych obiegów finansowych) w sposób bardziej ujednolicony i skuteczny dla poszczególnych obszarów działalności Kolegium. Dostosowanie to musi mieć również za cel dostarczenie informacji finansowych lepszej jakości przez poszczególnych kierowników programów.

3. Cel:

Formalne zatwierdzenie wszystkich procedur finansowych i nowego systemu rachunkowości zgodnie z art. 43 ramowego rozporządzenia finansowego.

Działania:

Urzędnik zatwierdzający oraz urzędnicy zatwierdzający przez delegację formalnie dokumentują wprowadzane przez siebie systemy w celu dostarczenia księgowemu niezbędnych informacji finansowych. Księgowy musi zatwierdzić te opisy systemów dla zapewnienia jakości informacji finansowych, które otrzymuje w celu przygotowania rocznego sprawozdania.

4. Cel:

Poprawa środowiska kontroli wydatków (punkt 14 specjalnego sprawozdania rocznego Trybunału Obrachunkowego dotyczącego roku budżetowego 2008).

Działania:

Formalne przyjęcie i wdrożenie skutecznych procedur i/lub list kontrolnych w celu zapewnienia zgodności wniosków o płatność przedstawianych przez jednostki organizujące szkolenia w imieniu Kolegium z obowiązującymi przepisami administracyjnymi i finansowymi.

PRACOWNICY

5. Cel:

Obsadzenie wakujących stanowisk w celu zapewnienia "normalnego" poziomu wakatów (na przykład 5 %).

Działania:

– Przyjęcie i wdrożenie rocznych planów naboru na lata objęte wieloletnim planem wspomnianym w punkcie 1.

– Przyjęcie i wdrożenie wytycznych w dziedzinie naboru.

6. Cel:

Wzmocnienie działu kadr.

Działania:

Obsadzenie w przeciągu roku wszystkich obecnie wakujących stanowisk (lub zajmowanych przez pracowników zewnętrznych) pracownikami tymczasowymi.

ZAMÓWIENIA PUBLICZNE

7. Cel:

Poprawa środowiska kontroli w zakresie zamówień publicznych.

Działania:

– Przyjęcie i wprowadzenie w życie podręcznika procedur w zakresie zamówień publicznych i list kontrolnych mających na celu zapewnienie wyboru odpowiedniej procedury oraz ich właściwe wdrażania.

– Przyjęcie i wdrożenie rocznego planu "nabywania towarów i usług".

RÓŻNE

8. Cel:

Ostateczne zamknięcie kwestii wykorzystania środków na finansowanie prywatnych wydatków.

Działania:

Przedstawienie ostatecznego sprawozdania zewnętrznego biegłego rewidenta zawierającego następujące informacje:

– ogólną wysokość środków wykorzystanych na finansowanie prywatnych wydatków,

– rzeczywiście odzyskane jak dotąd kwoty,

– w odniesieniu do kwot pozostających w zawieszeniu, prawdopodobieństwo ich odzyskania wraz z harmonogramem.