Decyzja 2007/717/WE powołująca Grupę Ekspertów ds. Fakturowania Elektronicznego (e-fakturowania)

Dzienniki UE

Dz.U.UE.L.2007.289.38

Akt utracił moc

Wersja od: 31 października 2007 r.

DECYZJA KOMISJI

z dnia 31 października 2007 r.

powołująca Grupę Ekspertów ds. Fakturowania Elektronicznego (e-fakturowania)

(2007/717/WE)

(Dz.U.UE L z dnia 7 listopada 2007 r.)

KOMISJA WSPÓLNOT EUROPEJSKICH,

uwzględniając Traktat ustanawiający Wspólnotę Europejską,

a także mając na uwadze, co następuje:

(1) Artykuł 3 Traktatu ustanawiającego Wspólnotę Europejską postawił przed Wspólnotą Europejską zadanie stworzenia rynku wewnętrznego, który cechowałoby zniesienie przeszkód w swobodnym przepływie towarów, osób, usług i kapitału między państwami członkowskimi.

(2) Artykuł 232 dyrektywy Rady 2006/112/WE z dnia 28 listopada 2006 r. w sprawie wspólnego systemu podatku od wartości dodanej⁽¹⁾ zezwala na wystawianie faktur elektronicznych zamiast faktur w formie papierowej.

(3) W zmienionej strategii lizbońskiej na rzecz wzrostu i zatrudnienia⁽²⁾ określono szeroko zakrojony plan reform gospodarczych. Ich podstawowym założeniem mikroekonomicznym jest stworzenie warunków sprzyjających przedsiębiorczości. Ważnym zagadnieniem w ramach dążenia do tego celu jest opracowanie interoperatywnych rozwiązań w zakresie fakturowania elektronicznego (e-fakturowania).

(4) W swoim komunikacie do Rady, Parlamentu Europejskiego, Komitetu Ekonomiczno-Społecznego i Komitetu Regionów zatytułowanym "i2010 - Europejskie społeczeństwo informacyjne na rzecz wzrostu i zatrudnienia⁽³⁾ z dnia 1 czerwca 2005 r. Komisja przedstawiła inicjatywę i2010, której celem było stworzenie ram dla działań podejmowanych w odpowiedzi na wyzwania stojące przed społeczeństwem informacyjnym i sektorem mediów oraz na zmiany zachodzące w tych dwóch dziedzinach w okresie do 2010 r. Inicjatywa ta wspiera otwartą i konkurencyjną gospodarkę cyfrową i kładzie nacisk na technologie informatyczne i komunikacyjne (ICT jako czynnik przyspieszający integrację społeczną i wpływający korzystnie na jakość życia).

(5) Europejska Rada ds. Płatności (ERP), organ decyzyjny i koordynacyjny europejskiego sektora bankowego w odniesieniu do płatności, postawił sobie za cel utworzenie do 2010 r. jednolitego obszaru płatniczego euro (Single Euro Payments Area, SEPA), polegającego na zintegrowaniu infrastruktury płatności i produktów płatniczych.

(6) E-fakturowanie łączy wewnętrzne procesy przebiegające w przedsiębiorstwach z systemami płatniczymi. W związku z tym SEPA i sprawnie realizowana inicjatywa w zakresie e-fakturowania mogłyby się wzajemnie uzupełniać. Oczekuje się, że powyższe inicjatywy łącznie przyniosą duże korzyści przedsiębiorstwom i podmiotom świadczącym usługi finansowe, poprzez zwiększenie efektywności i zautomatyzowanie łańcuchów dostaw.

(7) Aby udoskonalić sposób korzystania z otoczenia cyfrowego i w pełni wykorzystać możliwości e-fakturowania we Wspólnocie, należy uprościć obecnie stosowane procedury i ułatwić proces przechodzenia na nowe modele biznesowe poprzez stworzenie bardziej zintegrowanej i ujednoliconej struktury. Leży to szczególnie w interesie małych i średnich przedsiębiorstw europejskich (MŚP).

(8) W grudniu 2006 r. pewna liczba zainteresowanych stron powołała działającą pod przewodnictwem Komisji grupę zadaniową ds. e-fakturowania, do której należą przedsiębiorstwa, przedstawiciele banków i innych usługo-dawców, a także organizacje normalizacyjne. Celem grupy zadaniowej było utorowanie drogi dla przyszłych prac nad stworzeniem europejskich ram e-fakturowania. Grupa zadaniowa sformułowała propozycje dotyczące potencjalnej struktury zarządzania i opracowała plan realizacji programu dotyczącego e-fakturowania. W czerwcu 2007 r. grupa przedstawiła sprawozdanie końcowe.

(9) Ponieważ grupa zadaniowa sprawdziła się, a zagadnienia długofalowe nadal wymagają rozwiązania, należy ustanowić grupę ekspertów ds. e-fakturowania.

(10) Jej zadaniem powinno być określenie wymogów biznesowych⁽⁴⁾ i zakresu odpowiedzialności przy wykonywaniu określonych zadań, jak również kierowanie pracami związanymi ze stworzeniem (do 2009 r.) europejskich ram e-fakturowania, aby opracować wspólną koncepcję otwartej i interoperatywnej struktury, na której będzie się opierać świadczenie usług e-fakturowania w Europie.

(11) Członkami grupy ekspertów powinny być osoby mające bezpośrednie i odpowiednie kompetencje w zakresie działań związanych z e-fakturowaniem, w tym kluczowe zainteresowane strony z sektora publicznego oraz większych i mniejszych przedsiębiorstw, a także usługodawcy, organizacje normalizacyjne i przedstawiciele konsumentów. Ponadto należy stworzyć możliwość uczestniczenia w niej obserwatorów. Wszelkie sprawozdania lub wnioski grupy ekspertów powinny być efektem pracy jej członków i nie mogą być traktowane jako odzwierciedlenie poglądów służb Komisji.

(12) Bez uszczerbku dla zasad dotyczących bezpieczeństwa określonych w załączniku do decyzji nr 2001/844/WE, EWWiS, Euratom (regulamin wewnętrzny Komisji)⁽⁵⁾, należy określić zasady dotyczące ujawniania informacji przez członków grupy ekspertów.

(13) Dane osobowe członków grupy ekspertów powinny być przetwarzane zgodnie z rozporządzeniem (WE) nr 45/2001 Parlamentu Europejskiego i Rady z dnia 18 grudnia 2000 r. o ochronie osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych przez instytucje i organy wspólnotowe i o swobodnym prze-pływie takich danych⁽⁶⁾.

(14) Należy ustalić okres stosowania niniejszej decyzji. W odpowiednim czasie Komisja rozważy celowość przedłużenia tego okresu,

STANOWI, CO NASTĘPUJE:

Artykuł  1

Grupa Ekspertów ds. e-fakturowania

Niniejszym ustanawia się Grupę Ekspertów ds. e-fakturowania, dalej zwaną "Grupą". Niniejsza decyzja staje się skuteczna z dniem jej przyjęcia.

Artykuł  2

Zadania

1. Zadaniem Grupy jest pomoc Komisji w rozwoju i nadzorowaniu postępów w realizacji ustalonej strategii tworzenia europejskich ram e-fakturowania.

2. Zadania Grupy powinny zostać wykonane do dnia 31 grudnia 2009 r.

3. Grupa wykonuje następujące zadania szczegółowe:

a) wskazanie w uregulowaniach prawnych z zakresu e-fakturowania na poziomie Wspólnoty i państw członkowskich

braków, które uniemożliwiają wykorzystanie w pełni potencjału gospodarki Wspólnoty;

b) określenie wymogów biznesowych e-fakturowania dla europejskich ram e-fakturowania oraz zapewnienie ich zatwierdzenia przez najważniejsze zainteresowane strony⁽⁷⁾;

c) określenie istotnych dla e-fakturowania danych, w szczególności dotyczących powiązań między fakturami i - co najmniej - procesu zaopatrzenia i płatności, spraw związanych z podatkiem VAT, potwierdzeniem autentyczności i integralności, wymogami archiwizacji i przechowywania, jak i potrzebą zagwarantowania zatwierdzenia tych elementów przez najważniejsze zainteresowane strony;

d) zaproponowanie podziału obowiązków między organami normalizacyjnymi oraz ustalenie ram czasowych dla rozwoju wspólnej normy/wspólnych norm, opierającej/opierających się na wymogach biznesowych i wymogach w zakresie danych określonych przez zainteresowane strony w celu wsparcia europejskich ram e-fakturowania;

e) zaproponowanie europejskich ram e-fakturowania. Europejskie ramy e-fakturowania mają na celu stworzenie wspólnej struktury pojęciowej, uwzględniającej wymogi i normy biznesowe, oraz zaproponowanie rozwiązań wspierających świadczenie usług e-fakturowania w ogólnie dostępny i interoperatywny sposób.

4. Wykonując swoje zadania Grupa uwzględnia dotychczas wykonane prace i rozwiązania, w szczególności w zakresie wymogów biznesowych i norm technicznych w dziedzinie e-fakturowania w sektorze publicznym i prywatnym.

5. W stosownych i koniecznych przypadkach Grupa może przenosić odpowiedzialność w zakresie wykonania określonych prac na podgrupy albo organy zewnętrzne i organizacje specjalizujące się w dziedzinie e-fakturowania.

6. Grupa sporządza i podaje do wiadomości Komisji sprawozdanie śródokresowe, podsumowujące postępy w realizacji zadań, i wszelkie zalecenia, które mogą stać się bodźcem do refleksji i dyskusji pomiędzy Komisją a państwami członkowskimi i zainteresowanymi stronami, w szczególności zrzeszeniami przemysłowymi. Sprawozdanie to jest podawane do publicznej wiadomości.

7. Grupa sporządza i podaje do wiadomości Komisji sprawozdanie końcowe, zawierające opis europejskich ram e-fakturowania. Sprawozdanie to jest podawane do publicznej wiadomości.

Artykuł  3

Konsultacje

1. Komisja może konsultować się z Grupą w każdej kwestii związanej z e-fakturowaniem.

2. Przewodniczący Grupy może doradzić Komisji skonsultowanie się z Grupą w sprawie konkretnego zagadnienia.

Artykuł  4

Skład i powoływanie

1. W skład Grupy wchodzi nie więcej niż 30 członków.

2. Członkowie są powoływani przez Komisję spośród specjalistów posiadających kompetencje w zakresie e-fakturowania, na podstawie zgłoszeń zrzeszeń przemysłowych, instytucji sektora publicznego i osób prywatnych reprezentujących interesy całego sektora publicznego lub jego części, przedsiębiorstw i sektora technologii komunikacyjnych oraz informacyjnych (ICT), konsumentów, podmiotów świadczących usługi finansowe i organizacji normalizacyjnych w dziedzinie e-fakturowania.

Kandydaci, których uznano za odpowiednich, ale których nie powołano, mogą zostać wpisani na listę rezerwową, z której Komisja może korzystać, jeśli wystąpi konieczność wyznaczenia zastępców członków Grupy.

3. Członkowie są powoływani w charakterze przedstawicieli władz publicznych i społeczeństwa obywatelskiego.

4. Komisja ocenia zgłoszenia stosując następujące kryteria:

a) członkowie muszą reprezentować najważniejsze zainteresowane strony (np. usługodawców, dostawców rozwiązań, sektor publiczny, przedsiębiorstwa, łącznie z małymi i średnimi przedsiębiorstwami (MŚP), jak i konsumentów) oraz organizacje normalizacyjne;

b) członkowie muszą posiadać aktualne umiejętności praktyczne lub operatywną wiedzę fachową albo doświadczenie w rozwiązywaniu zagadnień natury prawnej, administracyjnej, podatkowej, normalizacyjnej, handlowej i/lub technicznej w zakresie e-fakturowania w wymiarze transgranicznym. W szczególności członkowie powinni posiadać odpowiednie bezpośrednie doświadczenie w zakresie projektów biznesowych bądź zagadnień umożliwiających nabycie wiedzy handlowej i technicznej, koniecznej dla opracowania rozwiązań w odniesieniu do kwestii, o których mowa w niniejszej decyzji;

c) członkowie muszą być w stanie brać czynny udział w definiowaniu bądź kształtowaniu poglądów ich administracji, organizacji macierzystej, zrzeszenia przemysłowego albo sektora przemysłu lub innych grup skupiających zainteresowane strony na temat zagadnień wchodzących w zakres ich obowiązków;

d) członkowie muszą biegle władać językiem angielskim, w stopniu umożliwiającym udział w dyskusjach i przygotowaniu sprawozdań.

Do zgłoszeń otrzymanych od zainteresowanych stron należy dołączyć dokumentację wskazującą, że proponowany członek spełnia powyższe warunki.

5. Przy powoływaniu członków Komisja bierze pod uwagę następujące kryteria:

a) wymagane kompetencje prawne, handlowe i techniczne w odniesieniu do zagadnień wchodzących w zakres obowiązków Grupy;

b) kompetencje obejmujące wszystkie odpowiednie funkcje po stronie podaży i popytu w odniesieniu do e-fakturowania;

Ponadto Komisja, opierając się na otrzymanych zgłoszeniach, stara się o zapewnienie szerokiej reprezentacji geograficznej i zrównoważonego z punktu widzenia płci składu Grupy.

6. Członkowie informują Komisję z odpowiednim wyprzedzeniem o wszelkich konfliktach interesów, które mogłyby podważyć ich obiektywizm.

7. Nazwiska indywidualnie wyznaczonych członków są publikowane na stronie internetowej DG albo w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej, seria C, bądź w obu formach. Nazwiska członków są gromadzone, przetwarzane i publikowane zgodnie z przepisami rozporządzenia (WE) nr 45/2001.

8. Członkowie są powoływani na dwunastomiesięczną kadencję, z możliwością ponownego powołania, i pełnią swoją funkcję do czasu ich zastąpienia lub do wygaśnięcia ich kadencji.

9. Członkowie mogą zostać zastąpieni na okres, jaki pozostaje do wygaśnięcia ich kadencji, w następujących przypadkach:

a) jeżeli członek złoży rezygnację;

b) jeżeli członek utraci zdolność wnoszenia należytego wkładu w prace Grupy;

c) jeżeli członek nie spełnia warunków określonych w art. 287 Traktatu;

d) jeżeli, niezgodnie z ust. 6, nie poinformował Komisji z odpowiednim wyprzedzeniem o wszelkich konfliktach interesów, które mogłyby podważyć jego obiektywizm.

Artykuł  5

Przewodniczący - powoływanie

1. Komisja powołuje przewodniczącego Grupy Ekspertów mając na uwadze to, w jakim zakresie wybrana osoba reprezentuje interesy najważniejszych zainteresowanych stron, przyczynia się do kształtowania poglądów sektora przemysłu w odniesieniu do zagadnień objętych mandatem oraz posiada wymagane kompetencje prawne, handlowe i techniczne.

2. Komisja powołuje przewodniczącego na dwunastomiesięczną kadencję z możliwością ponownego powołania.

Artykuł  6

Funkcjonowanie

1. Komisja organizuje spotkania Grupy, którym przewodniczy przewodniczący.

2. W celu analizy kwestii szczegółowych, wchodzących w zakres obowiązków ustalony przez Grupę, i za zgodą Komisji, mogą zostać ustanowione podgrupy; podgrupy takie są rozwiązywane po zrealizowaniu swoich zadań.

3. Przedstawiciel Komisji może zaprosić do udziału w pracach Grupy lub podgrupy ekspertów lub obserwatorów posiadających wiedzę specjalistyczną na temat zagadnienia wpisanego do porządku posiedzenia.

4. Jeżeli Komisja uzna, że informacje uzyskane w wyniku uczestnictwa w obradach lub pracach Grupy lub podgrupy dotyczą spraw poufnych, wówczas nie mogą być one ujawniane.

5. Posiedzenia Grupy i jej podgrup odbywają się zwykle w pomieszczeniach Komisji; procedury tych posiedzeń oraz ich harmonogram określa Komisja. Komisja zapewnia obsługę sekretariatu.

W posiedzeniach Grupy i jej podgrup mogą uczestniczyć zainteresowani jej pracami urzędnicy Komisji.

6. Grupa przyjmuje swój regulamin wewnętrzny w oparciu o wzór regulaminu wewnętrznego, przyjęty przez Komisję.

7. Komisja może publikować lub umieszczać w Internecie, w oryginalnym języku danego dokumentu, wszelkie streszczenia, wnioski lub dokumenty robocze Grupy.

Artykuł  7

Zwrot kosztów

1. Koszty podróży oraz, w stosownych przypadkach, koszty pobytu ponoszone przez przewodniczącego, członków, ekspertów i obserwatorów w związku z działaniami Grupy są refundowane przez Komisję zgodnie z przepisami Komisji dotyczącymi zwrotu kosztów poniesionych przez ekspertów zewnętrznych.

2. Przewodniczący, członkowie, eksperci i obserwatorzy nie otrzymują wynagrodzenia za wykonywane przez siebie usługi.

3. Koszty posiedzeń są refundowane w granicach rocznego budżetu przyznanego Grupie przez właściwe służby Komisji.

Artykuł  8

Termin wygaśnięcia

Niniejszą decyzję stosuje się do dnia 31 grudnia 2009 r.

Sporządzono w Brukseli, dnia 31 października 2007 r.

	W imieniu Komisji
	Günter VERHEUGEN
	Wiceprzewodniczący

______

⁽¹⁾ Dz.U. L 347 z 11.12.2006, str. 1. Dyrektywa zmieniona dyrektywą 2006/138/WE (Dz.U. L 384 z 29.12.2006, str. 92).

⁽²⁾ COM(2005) 24.

⁽³⁾ COM(2005) 229 wersja ostateczna.

⁽⁴⁾ Wymogi biznesowe w zakresie e-fakturowania to cechy, którymi powinny charakteryzować się usługi e-fakturowania, aby odpowiadały potrzebom i celom biznesowym zainteresowanych stron, umożliwiając funkcjonowanie procedur finansowych i łańcuchów dostaw. Należą do nich następujące kategorie: ogólne procesy biznesowe, informacje konieczne do e-fakturowania, standardowa struktura komunikatów.

⁽⁵⁾ Dz.U. L 317 z 3.12.2001, str. 1. Decyzja zmieniona decyzją 2006/548/WE, Euratom (Dz.U. L 215 z 5.8.2006, str. 38).

⁽⁶⁾ Dz.U. L 8 z 12.1.2001, str. 1.

⁽⁷⁾ Przede wszystkim sektor publiczny, przedsiębiorstwa oraz dostawcy usług z sektora ICT i usług finansowych.

ZAŁĄCZNIK

ZAKRES WYMAGAŃ I OBOWIĄZKÓW

GRUPA EKSPERTÓW DS. FAKTUROWANIA ELEKTRONICZNEGO

1. KONTEKST

Komisja Europejska (KE) wychodzi naprzeciw wyzwaniom globalizacji gospodarczej. W swojej "Szeroko zakrojonej strategii innowacyjnej", wprowadzonej we wrześniu 2006 r. KE zaobserwowała, że "w nowym porządku ekonomicznym Europa nie może zmierzyć się z konkurencją, jeżeli nie wykaże się większą pomysłowością, nie będzie lepiej reagować na potrzeby i preferencje konsumentów oraz nie stanie się bardziej innowacyjna".

W kontekście gospodarki globalnej jako podstawa poprawy konkurencyjności europejskiej wyłaniają się dwa aspekty: skuteczność oraz niezawodność. Poprawa efektywności łańcuchów wartości przyczynia się do obniżenia kosztów a zwiększenie pewności otoczenia, w którym one działają, podnosi ich konkurencyjność. Efektywność i niezawodność łańcuchów wartości jest zatem podłożem innowacji.

Usprawnienie przepływu informacji w każdym łańcuchu wartości ogranicza nieefektywność, zwiększa niezawodność oraz przyczynia się do redukcji kosztów. Ponieważ Europa zmierza w kierunku przyjęcia jednolitego obszaru płatniczego euro (SEPA), należy także zająć się kwestią procesów gospodarczych, które są w znacznym stopniu powiązane z płatnościami dokonywanymi pomiędzy przedsiębiorstwami jako takimi oraz pomiędzy przedsiębiorstwami a rządem. Oczekuje się, że SEPA będzie miał znaczny wkład w Agendę lizbońską.

Zapewnienie podstawy dla osiągnięcia interoperatywności rozwiązań w zakresie e-fakturowania w sektorze publicznym i prywatnym należy do zakresu i przedmiotu europejskich ram fakturowania elektronicznego (EFE). Ramy będą stanowiły podstawę interoperatywności dzięki ustanowieniu wspólnych zasad w zakresie przedsiębiorczości i norm technicznych. Poprzez pomoc we wzmocnieniu pozytywnych bodźców gospodarczych, zachęcających do zastąpienia procesów opierających się na pracy ręcznej z wykorzystaniem papieru handlem elektronicznym, ramy przyczynią się do zniesienia istniejących obecnie przeszkód w zakresie przyjęcia i ustanowienia wewnątrzwspólnotowych (transgranicznych) rozwiązań w zakresie e-fakturowania.

2. MANDAT UDZIELONY GRUPIE EKSPERTÓW DS. E-FAKTUROWANIA

Zadaniem Grupy Ekspertów ("Grupa") będzie pomoc Komisji w rozwoju i nadzorowaniu postępów w kierunku ustalonej strategii stworzenia europejskich ram e-fakturowania.

Zadania Grupy powinny zostać wykonane do dnia 31 grudnia 2009 r.

Grupa spełnia następujące zadania szczególne:

a) wskazanie w uregulowaniach prawnych z zakresu e-fakturowania na poziomie Wspólnoty i państw członkowskich braków, które uniemożliwiają wykorzystanie w pełni potencjału gospodarki Wspólnoty;

b) określenie wymogów biznesowych e-fakturowania dla europejskich ram e-fakturowania oraz zapewnienie ich zatwierdzenia przez najważniejsze zainteresowane strony;

c) określenie istotnych dla e-fakturowania danych, w szczególności dotyczących powiązań między fakturami i - co najmniej - procesu zaopatrzenia i płatności, spraw związanych z podatkiem VAT, potwierdzeniem autentyczności i integralności, wymogami archiwizacji i przechowywania, jak i potrzebą zagwarantowania zatwierdzenia tych elementów przez najważniejsze zainteresowane strony;

d) zaproponowanie podziału obowiązków między organami normalizacyjnymi oraz ustalenie ram czasowych dla rozwoju wspólnej normy/wspólnych norm, opierającej/opierających się na wymogach biznesowych i wymogach w zakresie danych określonych przez zainteresowane strony w celu wsparcia europejskich ram e-fakturowania;

e) zaproponowanie europejskich ram e-fakturowania. Europejskie ramy e-fakturowania mają na celu stworzenie wspólnej struktury pojęciowej, uwzględniającej wymogi i normy biznesowe oraz zaproponowanie rozwiązań wspierających świadczenie usług e-fakturowania w ogólnie dostępny i interoperatywny sposób.

Wykonując swoje zadania Grupa uwzględnia dotychczas wykonane prace i rozwiązania, w szczególności w zakresie wymogów biznesowych i norm technicznych w dziedzinie e-fakturowania w sektorze publicznym i prywatnym.

W stosownych i koniecznych przypadkach Grupa może przenosić odpowiedzialność w zakresie wykonania określonych prac na podgrupy albo organy zewnętrzne i organizacje specjalizujące się w dziedzinie e-fakturowania.

Grupa sporządza i podaje do wiadomości Komisji sprawozdanie śródokresowe, podsumowujące postępy w realizacji zadań i zawierające wszelkie zalecenia, które mogą stać się bodźcem do refleksji i dyskusji pomiędzy Komisją a państwami członkowskimi i zainteresowanymi stronami, w szczególności zrzeszeniami przemysłowymi. Sprawozdanie to podawane jest do publicznej wiadomości.

Grupa sporządza i podaje do wiadomości Komisji sprawozdanie końcowe, zawierające opis europejskich ram e-fakturowania. Sprawozdanie to podawane jest do publicznej wiadomości. Sprawozdanie to nie będzie traktowane jako odzwierciedlające poglądy służb Komisji.

3. SKŁAD I DZIAŁALNOŚĆ

3.1. Skład

W skład Grupy wchodzi nie więcej niż 30 członków.

Członkowie powoływani są przez Komisję spośród specjalistów posiadających kompetencje w zakresie e-fakturowania, na podstawie zgłoszeń pochodzących od zrzeszeń przemysłowych, instytucji sektora publicznego i osób prywatnych reprezentujących interesy całego lub części sektora publicznego, przedsiębiorstw i technologii komunikacyjnych oraz informacyjnych (ICT), konsumentów, podmiotów świadczących usługi finansowe i organizacji normalizacyjnych w dziedzinie e-fakturowania.

3.2. Zaproszenie do składania zgłoszeń

W następstwie przyjęcia niniejszej decyzji powołującej Grupę, Komisja opublikuje zaproszenie do składania zgłoszeń, pochodzących od zrzeszeń przemysłowych, instytucji sektora publicznego i osób prywatnych reprezentujących interesy całego lub części sektora publicznego, przedsiębiorstw i technologii komunikacyjnych oraz informacyjnych (ICT), konsumentów, podmiotów świadczących usługi finansowe i organizacji normalizacyjnych w dziedzinie e-fakturowania.

Zrzeszenia przemysłowe, instytucje sektora publicznego oraz osoby prywatne wyrażające chęć uczestnictwa w Grupie, proszone są o składanie zgłoszeń w formie pisemnej; zgłoszenia należy przesłać nie później niż w dniu 30 listopada 2007 r.

Zgłoszenia powinny zawierać starannie umotywowany wniosek, wskazujący na powody chęci uczestnictwa w Grupie.

Komisja ocenia zgłoszenia stosując następujące kryteria:

a) członkowie muszą reprezentować najważniejsze zainteresowane strony (np. usługodawców, dostawców rozwiązań, sektor publiczny, przedsiębiorstwa, łącznie z małymi i średnimi przedsiębiorstwami (MŚP), jak i konsumentów) oraz organizacje normalizacyjne;

b) członkowie muszą posiadać aktualne umiejętności praktyczne lub operatywną wiedzę fachową albo doświadczenie w rozwiązywaniu zagadnień natury prawnej, administracyjnej, podatkowej, normalizacyjnej, handlowej i/lub technicznej w zakresie e-fakturowania w wymiarze transgranicznym. W szczególności członkowie powinni posiadać odpowiednie bezpośrednie doświadczenie w zakresie projektów biznesowych bądź zagadnień umożliwiających nabycie wiedzy handlowej i technicznej, koniecznej dla opracowania rozwiązań w odniesieniu do kwestii, o których mowa w niniejszej decyzji;

c) członkowie muszą być w stanie brać czynny udział w definiowaniu bądź kształtowaniu poglądów ich administracji, organizacji macierzystej, zrzeszenia przemysłowego albo sektora przemysłu lub innych grup skupiających zainteresowane strony na temat zagadnień wchodzących w zakres ich obowiązków;

d) członkowie muszą biegle władać językiem angielskim, w stopniu umożliwiającym im udział w dyskusjach i przygotowaniu sprawozdań.

Do zgłoszeń otrzymanych od zainteresowanych stron należy dołączyć dokumentację wskazującą, że proponowany członek spełnia powyższe warunki.

3.3. Ostateczna decyzja odnośnie do składu Grupy

Komisja podejmuje decyzję o składzie Grupy na podstawie wniosków złożonych w odpowiedzi na zaproszenie do składania zgłoszeń.

Przy powoływaniu członków Komisja bierze pod uwagę następujące kryteria:

a) wymagane kompetencje prawne, handlowe i techniczne w odniesieniu do zagadnień wchodzących w zakres obowiązków Grupy;

b) kompetencje obejmujące wszystkie odpowiednie funkcje po stronie podaży i popytu w odniesieniu do e-fakturowania;

Ponadto Komisja będzie starała się zapewnić szeroką reprezentację geograficzną i zrównoważony z punktu widzenia płci skład Grupy w oparciu o otrzymane zgłoszenia.

Członkowie informują Komisję z odpowiednim wyprzedzeniem o wszelkich konfliktach interesów, które mogłyby podważyć ich obiektywizm.

Nazwiska indywidualnie wyznaczonych członków są publikowane na stronie internetowej DG albo w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej, seria C, bądź w obu formach. Nazwiska członków są gromadzone, przetwarzane i publikowane zgodnie z przepisami rozporządzenia (WE) nr 45/2001.

Członkowie są powoływani na dwunastomiesięczną kadencję, z możliwością ponownego powołania i pełnią swoją funkcję do czasu ich zastąpienia lub do wygaśnięcia ich kadencji.

Członkowie mogą zostać zastąpieni na okres, jaki pozostaje do wygaśnięcia ich kadencji, w następujących przypadkach:

a) jeżeli członek złoży rezygnację;

b) jeżeli członek utraci zdolność wnoszenia należytego wkładu w prace Grupy;

c) jeżeli członek nie spełnia warunków określonych w art. 287 Traktatu;

d) jeżeli członek nie poinformował Komisji w odpowiednim czasie o wszelkich konfliktach interesów, które mogłyby podważyć jego obiektywizm.

3.4. Przewodniczący

Komisja powołuje przewodniczącego grupy ekspertów mając na uwadze to, w jakim zakresie wybrana osoba reprezentuje interesy głównych zainteresowanych stron, przyczynia się do kształtowania poglądów sektora przemysłu w odniesieniu do zagadnień objętych mandatem oraz posiada wymagane kompetencje prawne, handlowe i techniczne.

Komisja powołuje przewodniczącego na dwunastomiesięczną kadencję w możliwością ponownego powołania.

3.5. Funkcjonowanie

Komisja organizuje spotkania Grupy, którym przewodniczy przewodniczący.

W celu analizy kwestii szczegółowych, wchodzących w zakres obowiązków ustalony przez Grupę, i za zgodą Komisji, mogą zostać ustanowione podgrupy; po zrealizowaniu zadań podgrupy są rozwiązywane.

Przedstawiciel Komisji może zaprosić do udziału w pracach Grupy lub podgrupy ekspertów lub obserwatorów posiadających odpowiednią wiedzę na temat zagadnienia wpisanego do porządku posiedzenia.

Jeżeli Komisja uzna, że informacje uzyskane w wyniku uczestnictwa w obradach lub pracach grupy lub podgrupy dotyczą spraw poufnych, wówczas nie mogą być one ujawniane.

Posiedzenia Grupy i jej podgrup odbywają się zwykle w pomieszczeniach Komisji; procedury tych posiedzeń oraz ich harmonogram określa Komisja. Komisja zapewnia obsługę sekretariatu. W posiedzeniach Grupy i jej podgrup mogą uczestniczyć zainteresowani jej pracami urzędnicy Komisji.

Grupa przyjmuje swój regulamin wewnętrzny w oparciu o wzór regulaminu wewnętrznego, przyjęty przez Komisję.

Komisja może publikować lub umieszczać w Internecie, w oryginalnym języku danego dokumentu, wszelkie streszczenia, wnioski lub dokumenty robocze Grupy.

3.6. Zwrot kosztów

Koszty podróży oraz, w stosownych przypadkach, koszty pobytu ponoszone przez przewodniczącego, członków, ekspertów i obserwatorów w związku z działaniami Grupy są refundowane przez Komisję zgodnie z przepisami Komisji dotyczącymi zwrotu kosztów poniesionych przez ekspertów zewnętrznych.

Przewodniczący, członkowie, eksperci i obserwatorzy nie otrzymują wynagrodzenia za wykonywane przez siebie usługi.

Koszty posiedzeń są refundowane w granicach rocznego budżetu przyznanego Grupie przez właściwe służby Komisji.