Decyzja 2018/1418 w sprawie absolutorium z wykonania budżetu Europejskiej Fundacji na rzecz Poprawy Warunków Życia i Pracy za rok budżetowy 2016

Dzienniki UE

Dz.U.UE.L.2018.248.314

Akt nienormatywny

Wersja od: 3 października 2018 r.

DECYZJA

PARLAMENTU EUROPEJSKIEGO (UE) 2018/1418

z dnia 18 kwietnia 2018 r.

w sprawie absolutorium z wykonania budżetu Europejskiej Fundacji na rzecz Poprawy Warunków Życia i Pracy za rok budżetowy 2016

PARLAMENT EUROPEJSKI,

- uwzględniając końcowe sprawozdanie finansowe Europejskiej Fundacji na rzecz Poprawy Warunków Życia i Pracy za rok budżetowy 2016,

- uwzględniając sprawozdanie Trybunału Obrachunkowego dotyczące sprawozdania finansowego Europejskiej Fundacji na rzecz Poprawy Warunków Życia i Pracy za rok budżetowy 2016 wraz z odpowiedzią Fundacji ¹ ,

- uwzględniając poświadczenie wiarygodności ²  dotyczące rachunków, jak również legalności i prawidłowości operacji leżących u ich podstaw przedłożone przez Trybunał Obrachunkowy za rok budżetowy 2016 zgodnie z art. 287 Traktatu o funkcjonowaniu Unii Europejskiej,

- uwzględniając zalecenie Rady z dnia 20 lutego 2018 r. w sprawie udzielenia Fundacji absolutorium z wykonania budżetu za rok budżetowy 2016 (05941/2018 - C8-0058/2018),

- uwzględniając art. 319 Traktatu o funkcjonowaniu Unii Europejskiej,

- uwzględniając rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE, Euratom) nr 966/2012 z dnia 25 października 2012 r. w sprawie zasad finansowych mających zastosowanie do budżetu ogólnego Unii oraz uchylające rozporządzenie Rady (WE, Euratom) nr 1605/2002 ³ , w szczególności jego art. 208,

- uwzględniając rozporządzenie Rady (EWG) nr 1365/75 z dnia 26 maja 1975 r. w sprawie utworzenia Europejskiej Fundacji na Rzecz Poprawy Warunków Życia i Pracy ⁴ , w szczególności jego art. 16,

- uwzględniając rozporządzenie delegowane Komisji (UE) nr 1271/2013 z dnia 30 września 2013 r. w sprawie ramowego rozporządzenia finansowego dotyczącego organów, o których mowa w art. 208 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE, Euratom) nr 966/2012 ⁵ , w szczególności jego art. 108,

- uwzględniając art. 94 Regulaminu i załącznik IV do Regulaminu,

- uwzględniając sprawozdanie Komisji Kontroli Budżetowej oraz opinię Komisji Zatrudnienia i Spraw Socjalnych (A8-0092/2018),

1. udziela dyrektorowi Europejskiej Fundacji na rzecz Poprawy Warunków Życia i Pracy absolutorium z wykonania budżetu Fundacji za rok budżetowy 2016;

2. przedstawia swoje uwagi w poniższej rezolucji;

3. zobowiązuje swojego przewodniczącego do przekazania niniejszej decyzji wraz z rezolucją, która stanowi jej integralną część, dyrektorowi Europejskiej Fundacji na rzecz Poprawy Warunków Życia i Pracy, Radzie, Komisji i Trybunałowi Obrachunkowemu oraz do zarządzenia jej publikacji w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej (seria L).

Antonio TAJANI	Klaus WELLE
Przewodniczący	Sekretarz Generalny

REZOLUCJA PARLAMENTU EUROPEJSKIEGO (UE) 2018/1419

z dnia 18 kwietnia 2018 r.

zawierająca uwagi stanowiące integralną część decyzji w sprawie absolutorium z wykonania budżetu Europejskiej Fundacji na rzecz Poprawy Warunków Życia i Pracy za rok budżetowy 2016

PARLAMENT EUROPEJSKI,

- uwzględniając swoją decyzję w sprawie absolutorium z wykonania budżetu Europejskiej Fundacji na rzecz Poprawy Warunków Życia i Pracy za rok budżetowy 2016,

- uwzględniając art. 94 Regulaminu i załącznik IV do Regulaminu,

- uwzględniając sprawozdanie Komisji Kontroli Budżetowej oraz opinię Komisji Zatrudnienia i Spraw Socjalnych (A8-0092/2018),

A. mając na uwadze, że w ramach procedury udzielania absolutorium organ udzielający absolutorium pragnie podkreślić szczególne znaczenie dalszego wzmacniania legitymacji demokratycznej instytucji Unii poprzez zwiększanie przejrzystości i odpowiedzialności oraz wdrażanie koncepcji budżetowania celowego i właściwego zarządzania zasobami ludzkimi;

B. mając na uwadze, że zgodnie z zestawieniem dochodów i wydatków ⁶  Europejskiej Fundacji na rzecz Poprawy Warunków Życia i Pracy (zwanej dalej "Fundacją") jej ostateczny budżet na rok budżetowy 2016 wyniósł 20 789 500 EUR, co stanowi spadek o 1,72 % w porównaniu z 2015 r.; mając na uwadze, że budżet Fundacji pochodzi głównie z budżetu Unii;

C. mając na uwadze, że w swoim sprawozdaniu dotyczącym sprawozdania finansowego Fundacji za rok budżetowy 2016 (zwanym dalej "sprawozdaniem Trybunału") Trybunał Obrachunkowy (zwany dalej "Trybunałem") stwierdził, iż uzyskał wystarczającą pewność, że sprawozdanie finansowe Fundacji jest wiarygodne oraz że transakcje leżące u jego podstaw są legalne i prawidłowe;

Uwagi dotyczące legalności i prawidłowości transakcji

1. zauważa, zgodnie ze sprawozdaniem Trybunału, że w sprawozdaniu Trybunału za rok 2014 odnotowano wypłatę zaniżonych kwot płac pracowników w latach od 2005 do 2014 r. w kontekście wejścia w życie nowego regulaminu pracowniczego w 2005 r.; zauważa, że przyczyny zaniżenia płac były różne (w 2014 r. - nieprzestrzeganie minimalnego wynagrodzenia gwarantowanego; w 2015 r. - zastosowanie nieodpowiedniego mnożnika do obliczania wysokości płac), lecz Trybunał ponownie wykrył przypadki zaniżenia (43 350 EUR) i zawyżenia (168 930 EUR) płac w przypadku 30 pracowników zatrudnionych obecnie lub wcześniej; zauważa, że Fundacja skorygowała zaniżone kwoty płac, lecz nie odzyska zawyżonych kwot (zgodnie z art. 85 obowiązującego obecnie regulaminu pracowniczego); wzywa Fundację, by ponownie przeanalizowała możliwość popełnienia wszelkich potencjalnych błędów w związku z wejściem w życie regulaminu pracowniczego w 2005 r., dokonała pełnej oceny wypłacanych wynagrodzeń i powiadomiła organ udzielający absolutorium o swoich ustaleniach; stwierdza, zgodnie z informacjami uzyskanymi od Fundacji, że w kwietniu 2017 r. przeprowadzono kompleksową kontrolę wewnętrzną wypłacanych wynagrodzeń; zauważa, że Fundacja oczekuje ostatecznego sprawozdania i że wszelkie zalecenia w nim zawarte zostaną należycie uwzględnione; wzywa Fundację do poinformowania organu udzielającego absolutorium o ewentualnym podjęciu działań naprawczych;

Zarządzanie budżetem i finansami

2. z zadowoleniem zauważa, że wysiłki związane z monitorowaniem budżetu w ciągu roku budżetowego 2016 doprowadziły do osiągnięcia wskaźnika wykonania budżetu w wysokości 99,99 %, natomiast wskaźnik wykonania w odniesieniu do środków na płatności wyniósł 84,80 %, co stanowi spadek o 2,55 % w porównaniu z rokiem 2015;

3. wyraża zaniepokojenie negatywnym wpływem na budżet rosnącego irlandzkiego współczynnika krajowego, który w coraz większym stopniu może osłabiać zdolność finansową Fundacji do wypełniania jej mandatu; oczekuje, że instytucje Unii podejmą działania w celu zrównoważenia tego wpływu;

Zobowiązania i przeniesienia

4. na podstawie sprawozdania Trybunału zauważa, że poziom przeniesionych na 2017 r. środków, na które zaciągnięto zobowiązania, był wysoki i wyniósł 2 800 000 EUR (43 %) w tytule III (wydatki administracyjne), w porównaniu z 2 100 000 EUR (31 %) w 2015 r., głównie na projekty (badania i projekty pilotażowe), których czas realizacji wykracza poza koniec roku; odnotowuje, że Fundacja rozważa wprowadzenie zróżnicowanych środków budżetowych w celu lepszego odzwierciedlenia wieloletniego charakteru operacji i nieuniknionych opóźnień między podpisaniem umów, dostawami i płatnościami;

5. stwierdza, że za zgodą Trybunału Fundacja rozróżnia planowane i nieplanowane przeniesienia środków; zauważa, że w 2016 r. Fundacja zaplanowała przeniesienie środków w wysokości 3 000 000 EUR, podczas gdy rzeczywiste przeniesienia wyniosły jedynie 2 800 000 EUR;

6. odnotowuje, że przeniesienia mogą być często w części lub całkowicie uzasadnione wieloletnim charakterem programów operacyjnych agencji, niekoniecznie oznaczają niedociągnięcia w planowaniu i wykonaniu budżetu oraz nie zawsze są sprzeczne z zasadą jednoroczności budżetu, zwłaszcza jeżeli są planowane przez Fundację z wyprzedzeniem i przedstawiane Trybunałowi;

Zamówienia

7. zauważa, że Komitet Doradczy ds. Zamówień Publicznych i Umów (ACPC) Fundacji, który wydaje opinię na temat wniosków dotyczących umów o wartości co najmniej 250 000 EUR, nie zebrał się na posiedzeniu w 2016 r., ponieważ zabrakło wniosków spełniających kryteria; zauważa ponadto, że ACPC przeprowadził coroczną weryfikację ex post trzech spośród jedenastu zamówień udzielonych w 2016 r.; zauważa, że ACPC generalnie z zadowoleniem przyjęła, że Fundacja przestrzegała procedur udzielania zamówień publicznych;

Polityka kadrowa

8. zauważa, że w grudniu 2016 r. przeprowadzono przegląd stanu zatrudnienia, który wykazuje stosunkowo wysoki poziom stabilności w ciągu trzech lat, w których przeprowadzano przegląd;

9. zauważa, że plan zatrudnienia i podział personelu przewiduje 107 stanowisk (urzędnicy, pracownicy tymczasowi i pracownicy kontraktowi) począwszy od grudnia 2016 r., przy czym - dla porównania - w 2015 r. było to 108 stanowisk; stwierdza z zadowoleniem, że biorąc pod uwagę liczbę stanowisk obsadzonych na dzień 31 grudnia 2016 r. niemal osiągnięto równowagę płci, gdyż stosunek kobiet do mężczyzn wśród pracowników wynosi 55,14 % do 44,86 %;

10. podkreśla, że równowaga między życiem zawodowym a prywatnym powinna stanowić element polityki kadrowej Fundacji; zauważa, że budżet przeznaczony na działalność związaną z dobrostanem wynosi 80,21 EUR na pracownika; zauważa, że średnia liczba dni, w których pracownicy przebywają na zwolnieniach chorobowych w przeliczeniu na jednego pracownika wynosi 6,5 dni, czyli jest niższa niż w wielu innych agencjach Unii, jednak wciąż niepokojąca, dlatego należy zbadać, czy powodem jest stres w pracy, oraz że żaden pracownik nie przebywał na całorocznym zwolnieniu chorobowym;

11. docenia fakt, że w 2016 r. nie zgłoszono żadnych formalnych lub nieformalnych przypadków nękania; popiera szkolenia i sesje informacyjne organizowane w celu zwiększenia świadomości personelu;

12. z zadowoleniem odnotowuje fakt, że w 2016 r. do Fundacji nie wpłynęły żadne skargi, nie wszczęto procesów ani nie zgłoszono przypadków związanych z zatrudnianiem lub zwalnianiem personelu;

13. z zadowoleniem przyjmuje działania naprawcze Fundacji podjęte w związku z korektami wynagrodzeń wynikającymi ze sprawozdań Trybunału; odnotowuje, że w kwietniu 2017 r. przeprowadzono kompleksową kontrolę wewnętrzną wypłacanych wynagrodzeń w celu uzyskania dodatkowej pewności, że stosowane są odpowiednie procedury i mechanizmy kontrolne oraz że dobrze funkcjonują;

14. przypomina, że z wielkim trudem dokonano cięć kadrowych, i ponownie wyraża zaniepokojenie wszelkimi dalszymi cięciami, które zmniejszyłyby zdolność agencji do wypełniania ich mandatów;

Zapobieganie konfliktom interesów i zarządzanie nimi, przejrzystość i demokracja

15. z satysfakcją odnotowuje, że w listopadzie i grudniu 2016 r. przeprowadzono warsztaty dotyczące etyki, uczciwości i zwalczania nadużyć; stwierdza ponadto, że udział w tych warsztatach był obowiązkowy dla wszystkich pracowników i że osoby, które nie mogły wziąć udziału w warsztatach, zobowiązano do wzięcia udziału w internetowym programie poświęconym tym zagadnieniom;

16. z zadowoleniem zauważa, że Fundacja ustanowiła przepisy dotyczące informowania o nieprawidłowościach i że w 2016 r. nie odnotowano żadnych przypadków nieprawidłowości;

17. wyraża potrzebę ustanowienia niezależnego organu ds. ujawniania, doradztwa i zgłaszania, posiadającego wystarczające zasoby budżetowe, aby pomóc demaskatorom w wykorzystaniu odpowiednich kanałów ujawniania informacji o możliwych nieprawidłowościach naruszających interesy finansowe Unii, przy jednoczesnym zachowaniu poufności oraz oferowaniu koniecznego wsparcia i porady;

18. docenia fakt, że w 2016 r. Fundacja nie odnotowała żadnego przypadku konfliktu interesów;

19. wzywa Fundację do przyjęcia kodeksu etyki oraz do poinformowania organu udzielającego absolutorium o rzekomych i potwierdzonych konfliktach interesów, a także o tym, jak Fundacja zareagowała na te konflikty i jakie działania zamierza podjąć, aby uniknąć ich w przyszłości;

Główne osiągnięcia

20. z zadowoleniem przyjmuje trzy główne osiągnięcia wskazane przez Fundację w 2016 r., a mianowicie:

- zakończyła szóste europejskie badanie warunków pracy i przedstawiła swoje ustalenia Parlamentowi Europejskiemu w dniu 17 listopada 2016 r.,

- zrealizowała ostatni rok swojego czteroletniego cyklu programu, przy realizacji 100 % budżetu i realizacji 98 % programu oraz najwyższym poziomie zadowolenia użytkowników odnotowanym w czteroletnim okresie realizacji programu,

- pakiet dotyczący europejskiego filaru praw socjalnych odnosi się do niedawnych ustaleń Eurofound: w sprawie wynagrodzeń, świadczeń socjalnych, nieodpowiednich warunków mieszkaniowych w Europie, nowych form zatrudnienia i najnowszego badania warunków pracy;

21. z zadowoleniem przyjmuje pomyślne wdrożenie czteroletniego programu prac Fundacji o wysokiej skuteczności organizacyjnej, czego dowodem jest ogólna poprawa kluczowych wskaźników skuteczności działania Fundacji;

22. zauważa z zadowoleniem, że wyniki programu prac zaplanowanych na 2016 r. wyniosły 97 %, znacznie przekraczając cel 80 %, co stanowi znaczący postęp w stosunku do słabych wyników osiągniętych w dwóch poprzednich latach i zapewnia terminową realizację prawie wszystkich zaplanowanych wyników w ostatnim roku czteroletniego okresu programowania;

Kontrole wewnętrzne

23. zauważa z zadowoleniem, że zgodnie z priorytetami przedstawionymi prezydium rady zarządzającej w styczniu 2016 r. koordynator kontroli wewnętrznej Fundacji skupił się na pięciu standardach kontroli wewnętrznej związanych z jego zadaniami i wizją, wartościami etycznymi i organizacyjnymi, przydziałem personelu i mobilnością, procesem zarządzania ryzykiem oraz oceną standardów kontroli wewnętrznej;

Audyt wewnętrzny

24. na podstawie sprawozdania Trybunału zauważa, że w sprawozdaniu z audytu z grudnia 2016 r. Służba Audytu Wewnętrznego (IAS) podkreśliła potrzebę usprawnienia zarządzania projektami prowadzonymi przez Fundację, zwłaszcza w odniesieniu do mechanizmów zarządzania, monitorowania i sprawozdawczości; z zadowoleniem zauważa jednak, że Fundacja i Służba Audytu Wewnętrznego uzgodniły plan dotyczący działań naprawczych;

25. zauważa, że Służba Audytu Wewnętrznego przeprowadziła kontrolę zarządzania projektami w celu "oceny adekwatności koncepcji i skuteczności systemów zarządzania i kontroli wdrożonych przez Fundację w odniesieniu do jej działań w zakresie zarządzania projektami"; stwierdza ponadto, że sprawozdanie Służby Audytu Wewnętrznego zawiera cztery zalecenia dotyczące następujących zagadnień: organizacja zarządzania projektami, monitorowanie i sprawozdawczość projektów, planowanie projektów, system informacyjny dla zarządzania projektami; zauważa, że Służba Audytu Wewnętrznego przyjęła plan działania Fundacji, który ma zostać ukończony do końca 2017 r; wzywa Fundację do poinformowania organu udzielającego absolutorium o poczynionych postępach;

26. zauważa z zadowoleniem, że wszystkie zalecenia sformułowane przez Służbę Audytu Wewnętrznego w ramach wcześniejszych audytów przeprowadzonych przed rokiem sprawozdawczym zostały zrealizowane;

Inne uwagi

27. ubolewa, że rozporządzenie (EWG) nr 1365/75 nie wymaga wyraźnie zewnętrznej oceny działalności Fundacji; odnotowuje jednak, że we wniosku Komisji dotyczącym nowego rozporządzenia ustanawiającego Fundację przewidziano obowiązek przeprowadzania oceny co pięć lat; z zadowoleniem przyjmuje również fakt, że obecnie każdy z czteroletnich programów prac podlega ocenie zewnętrznej;

28. uznaje, że Fundacja nadal wnosiła znaczący wkład w kształtowanie polityki i że nadal często wykorzystywano jej fachową wiedzę w kluczowych dokumentach dotyczących polityki Unii;

29. docenia działania Fundacji w trakcie czteroletniego programu na lata 2013-2016 "From crisis to recovery: Better informed policies for a competitive and fair Europe" [Od sytuacji kryzysowej do fazy odbudowy: świadome strategie polityczne na rzecz konkurencyjnej i sprawiedliwej Europy]; z zadowoleniem przyjmuje wysokiej jakości analizy i wkład polityczny Fundacji w odniesieniu do warunków życia i pracy, stosunków przemysłowych oraz rozwoju sytuacji w zakresie zatrudnienia i na rynku pracy, w szczególności sprawozdanie przeglądowe z szóstego europejskiego badania warunków pracy oraz sprawozdanie na temat nowych form zatrudnienia; podkreśla znaczenie trójstronnego zarządzania Fundacją, które umożliwia przeprowadzenie kompleksowego przeglądu realiów gospodarczych i społecznych;

30. podkreśla konieczność utrzymania ścisłej współpracy między Fundacją a Komisją Zatrudnienia i Spraw Socjalnych w celu wykorzystania wiedzy fachowej Fundacji oraz zaangażowania w konstruktywne dyskusje w oparciu o dowody;

31. z zadowoleniem przyjmuje fakt, że Parlament, Komisja i inne zainteresowane strony są głównymi użytkownikami know-how dostarczanego przez Fundację oraz że są oni świadomi jakości i znaczenia działalności Fundacji;

32. zauważa, że rozporządzenie (EWG) nr 1365/75 ustanawiające Fundację jest obecnie przedmiotem przeglądu i z zadowoleniem przyjmuje włączenie przez Parlament i Komisję wyraźnego odniesienia do wykorzystania sprawozdań z kontroli zewnętrznej i ocen zewnętrznych;

33. z zadowoleniem przyjmuje dobrą współpracę między Fundacją a innymi unijnymi agencjami, w szczególności z Cedefop, EU-OSHA, ETF, FRA i EIGE, podczas planowania i realizacji działań Fundacji w celu zapewnienia dobrej koordynacji i synergii w odniesieniu do jej działalności;

34. zauważa, jak bardzo Fundacja przyczyniła się do zwalczania ubóstwa i nieuczciwych form zatrudnienia dzięki licznym działaniom w całej Unii.

35. w odniesieniu do innych uwag towarzyszących decyzji w sprawie absolutorium, które mają charakter przekrojowy, odsyła do swojej rezolucji z dnia 18 kwietnia 2018 r. ⁷  w sprawie wyników, zarządzania finansami i kontroli agencji.

¹ Dz.U. C 417 z 6.12.2017, s. 212.

² Zob. przypis 1.

³ Dz.U. L 298 z 26.10.2012, s. 1.

⁴ Dz.U. L 139 z 30.5.1975, s. 1.

⁵ Dz.U. L 328 z 7.12.2013, s. 42.

⁶ Dz.U. C 84 z 17.3.2017, s. 11.

⁷ Teksty przyjęte, P8_TA(2018)0133 (zob. s. 393 niniejszego Dziennika Urzędowego).