Decyzja 2018/1370 w sprawie absolutorium z wykonania budżetu Europejskiej Agencji Środowiska za rok budżetowy 2016

Dzienniki UE

Dz.U.UE.L.2018.248.222

Akt nienormatywny

Wersja od: 3 października 2018 r.

DECYZJA PARLAMENTU EUROPEJSKIEGO (UE) 2018/1370

z dnia 18 kwietnia 2018 r.

w sprawie absolutorium z wykonania budżetu Europejskiej Agencji Środowiska za rok budżetowy 2016

PARLAMENT EUROPEJSKI,

- uwzględniając końcowe sprawozdanie finansowe Europejskiej Agencji Środowiska za rok budżetowy 2016,

- uwzględniając sprawozdanie Trybunału Obrachunkowego dotyczące sprawozdania finansowego Europejskiej Agencji Środowiska za rok budżetowy 2016 wraz z odpowiedzią Agencji ¹ ,

- uwzględniając poświadczenie wiarygodności ²  dotyczące rachunków, jak również legalności i prawidłowości operacji leżących u ich podstaw przedłożone przez Trybunał Obrachunkowy za rok budżetowy 2016 zgodnie z art. 287 Traktatu o funkcjonowaniu Unii Europejskiej,

- uwzględniając zalecenie Rady z dnia 20 lutego 2018 r. w sprawie udzielenia Agencji absolutorium z wykonania budżetu za rok budżetowy 2016 (05941/2018 - C8-0061/2018),

- uwzględniając art. 319 Traktatu o funkcjonowaniu Unii Europejskiej,

- uwzględniając rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE, Euratom) nr 966/2012 z dnia 25 października 2012 r. w sprawie zasad finansowych mających zastosowanie do budżetu ogólnego Unii oraz uchylające rozporządzenie Rady (WE, Euratom) nr 1605/2002 ³ , w szczególności jego art. 208,

- uwzględniając rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (WE) nr 401/2009 z dnia 23 kwietnia 2009 r. w sprawie Europejskiej Agencji Środowiska oraz Europejskiej Sieci Informacji i Obserwacji Środowiska ⁴ , w szczególności jego art. 13,

- uwzględniając rozporządzenie delegowane Komisji (UE) nr 1271/2013 z dnia 30 września 2013 r. w sprawie ramowego rozporządzenia finansowego dotyczącego organów, o których mowa w art. 208 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE, Euratom) nr 966/2012 ⁵ , w szczególności jego art. 108,

- uwzględniając art. 94 Regulaminu i załącznik IV do Regulaminu,

- uwzględniając sprawozdanie Komisji Kontroli Budżetowej oraz opinię Komisji Ochrony Środowiska Naturalnego, Zdrowia Publicznego i Bezpieczeństwa Żywności (A8-0090/2018),

1. udziela dyrektorowi wykonawczemu Europejskiej Agencji Środowiska absolutorium z wykonania budżetu Agencji za rok budżetowy 2016;

2. przedstawia swoje uwagi w poniższej rezolucji;

3. zobowiązuje swojego przewodniczącego do przekazania niniejszej decyzji wraz z rezolucją, która stanowi jej integralną część, dyrektorowi wykonawczemu Europejskiej Agencji Środowiska, Radzie, Komisji i Trybunałowi Obrachunkowemu oraz do zarządzenia jej publikacji w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej (seria L).

Antonio TAJANI	Klaus WELLE
Przewodniczący	Sekretarz Generalny

REZOLUCJA PARLAMENTU EUROPEJSKIEGO (UE) 2018/1371

z dnia 18 kwietnia 2018 r.

zawierająca uwagi stanowiące integralną część decyzji w sprawie absolutorium z wykonania budżetu Europejskiej Agencji Środowiska za rok budżetowy 2016

PARLAMENT EUROPEJSKI,

- uwzględniając swoją decyzję w sprawie absolutorium z wykonania budżetu Europejskiej Agencji Środowiska za rok budżetowy 2016,

- uwzględniając art. 94 Regulaminu i załącznik IV do Regulaminu,

- uwzględniając sprawozdanie Komisji Kontroli Budżetowej oraz opinię Komisji Ochrony Środowiska Naturalnego, Zdrowia Publicznego i Bezpieczeństwa Żywności (A8-0090/2018),

A. mając na uwadze, że w ramach procedury udzielania absolutorium organ udzielający absolutorium pragnie podkreślić szczególne znaczenie dalszego wzmacniania legitymacji demokratycznej instytucji Unii poprzez zwiększanie przejrzystości i odpowiedzialności oraz wdrażanie koncepcji budżetowania celowego i właściwego zarządzania zasobami ludzkimi;

B. mając na uwadze, że zgodnie z zestawieniem dochodów i wydatków ⁶  ostateczny budżet Europejskiej Agencji Środowiska (zwanej dalej "Agencją") na rok budżetowy 2016 wyniósł 50 509 265 EUR, co stanowi wzrost o 2,75 % w porównaniu z 2015 r.; mając na uwadze, że budżet Agencji pochodzi głównie z budżetu Unii;

C. mając na uwadze, że w sprawozdaniu dotyczącym sprawozdania finansowego Europejskiej Agencji Środowiska za rok budżetowy 2016 (zwanym dalej "sprawozdaniem Trybunału") Trybunał Obrachunkowy (zwany dalej "Trybunałem") stwierdził, iż uzyskał wystarczającą pewność, że sprawozdanie finansowe Agencji za rok budżetowy 2016 jest wiarygodne oraz że transakcje leżące u jego podstaw są legalne i prawidłowe;

Zarządzanie budżetem i finansami

1. zwraca uwagę, że wysiłki związane z monitorowaniem budżetu w ciągu roku budżetowego 2016 doprowadziły do osiągnięcia wskaźnika wykonania budżetu w wysokości 99,9 %, natomiast wskaźnik wykonania w odniesieniu do środków na płatności wyniósł 89,8 %;

Zobowiązania i przeniesienia

2. zwraca uwagę, że przeniesienia z 2016 r. na 2017 r. wyniosły 4 203 111 EUR, co stanowi spadek o 741 628 EUR w porównaniu z poprzednim rokiem (4 944 739 EUR w 2015);

3. odnotowuje, że przeniesienia mogą być często w części lub całkowicie uzasadnione wieloletnim charakterem programów operacyjnych Agencji, niekoniecznie oznaczają niedociągnięcia w planowaniu i wykonaniu budżetu oraz nie zawsze są sprzeczne z zasadą jednoroczności budżetu, zwłaszcza jeżeli są planowane przez Agencję z wyprzedzeniem i przedstawiane Trybunałowi;

Polityka kadrowa

4. odnotowuje fakt, że zarząd Agencji jest zaniepokojony ciągłą redukcją przydzielonego jej personelu w świetle przewidzianej w wieloletnich ramach finansowych na lata 2014 - 2020 redukcji stanowisk o 10 % oraz ustanowienia "puli realokacji" dla agencji, którym powierzono nowe zadania;

5. odnotowuje, że zarząd zgadza się z proponowaną przyszłą rolą Agencji oraz Europejskiej Sieci Informacji i Obserwacji Środowiska (EIONET) w dziedzinie unii energetycznej i z zadowoleniem przyjmuje propozycję Komisji, by udostępnić Agencji dodatkowe zasoby na realizowanie proponowanych nowych zadań;

6. zauważa, że Agencja obsadziła 99,2 %. stanowisk przewidzianych dla pracowników zatrudnionych na czas określony, gdyż zatrudnia 129 takich pracowników przy limicie 130 zatwierdzonymi w budżecie Unii; zwraca uwagę, że ostatnie stanowisko zarezerwowano w związku z przewidzianą redukcją planu zatrudnienia w 2017 r.; wyraża zadowolenie, że ok. 77 % wszystkich zatrudnionych wykonuje działania operacyjne;

7. z zadowoleniem odnotowuje równowagę płci w zarządzie agencji; wyraża jednak ubolewanie z powodu braku równowagi płci wśród członków zespołu kierowniczego wyższego szczebla; przyjmuje do wiadomości, że w Agencji do obsadzenia jest tylko siedem stanowisk kierowników działów, co ogranicza możliwość przyspieszenia reform mających na celu poprawę stosunku mężczyzn do kobiet;

8. zauważa z uznaniem, że biorąc pod uwagę liczbę wszystkich stanowisk obsadzonych w 2015 r. osiągnięto równowagę płci, gdyż stosunek kobiet do mężczyzn wynosi 54,6 % do 45,4 %;

9. podkreśla, że równowaga między życiem zawodowym a prywatnym powinna stanowić część polityki kadrowej Agencji oraz że budżet przeznaczony na działalność związana z poprawą dobrostanu wynosi ok. 560 EUR na pracownika, co odpowiada dwóm dniom roboczym; stwierdza, że średnia długość okresu zwolnienia chorobowego na pracownika wynosi 13,8 dnia, co oznacza średnią na poziomie niemal trzech tygodni roboczych; wzywa Agencję do pilnego przeanalizowania tej kwestii w celu określenia głównych przyczyn i zaradzenia im, a także ustalenia w szczególności, czy stres w pracy odgrywa w tym przypadku jakąkolwiek rolę;

10. docenia fakt, że w czerwcu 2017 r. Agencja przyjęła nową politykę ochrony godności osoby i zapobiegania molestowaniu; popiera organizowanie szkoleń mających na celu zwiększenie świadomości pracowników i proponuje regularne organizowanie sesji szkoleniowych i informacyjnych poświęconych tym kwestiom; ubolewa nad tym, że pojawił się zarzut molestowania, w sprawie którego w dniu 16 grudnia 2016 r. złożono skargę; domaga się od dyrektora wykonawczego dodatkowych informacji, szanując jednocześnie zasady domniemania niewinności oraz ochrony danych; oczekuje na ostateczną decyzję i stwierdza, że bacznie się jej przyjrzy podczas następnej procedury udzielania absolutorium;

11. odnotowuje, że na podstawie art. 90 ust. 2 regulaminu pracowniczego złożono dwie skargi (21 grudnia 2016 r. i 8 marca 2017 r.) przeciwko decyzji organu powołującego w sprawie rozwiązania umowy w trakcie próbnego oraz niepotwierdzenia umowy na koniec okresu próbnego; zwraca się do dyrektora wykonawczego o dodatkowe informacje, szanując jednocześnie zasady ochrony danych;

12. podkreśla, że nieustanne dążenie do redukcji personelu zagraża zdolności Agencji do pełnej realizacji jej wieloletniego programu prac na lata 2014-2020 oraz ogranicza jej możliwości w zakresie reagowania na zmiany w polityce; podkreśla, że Agencja ma coraz większe trudności z zarządzaniem ryzykiem związanym z obniżeniem zasobów; zauważa, że obniżenie liczby pracowników spowodowało pogorszenie wskaźnika wykonania w niektórych strategicznych obszarach;

Zapobieganie konfliktom interesów i zarządzanie nimi oraz przejrzystość i demokracja

13. z zadowoleniem przyjmuje fakt, że 18 członków zarządu udostępniło swoje życiorysy i deklaracje interesów na stronie internetowej Agencji; przyjmuje też do wiadomości, że życiorysy i deklaracje interesów członków zespołu kierowniczego wyższego szczebla są opublikowane na stronie internetowej;

14. odnotowuje, że nowo zatrudnieni pracownicy biorą udział w kursach etyki i uczciwości oraz że ocena potencjalnego konfliktu interesów stanowi część rocznego przeglądu wyników każdego pracownika; zauważa ponadto, że dla wszystkich pracowników pełniących bezpośrednie obowiązki zwierzchnicze organizuje się również specjalne szkolenia;

15. odnotowuje, że w listopadzie 2014 r. zarząd Agencji przyjął strategię zwalczania nadużyć finansowych mającą na celu zapewnienie należytego rozwiązywania kwestii dotyczących konfliktów interesów oraz opracowanie środków walki z nadużyciami finansowymi, zwłaszcza dzięki planowi działania, który zakłada trzy cele: zapewnienie skutecznej organizacji wewnętrznej umożliwiającej wykrywanie potencjalnych nadużyć finansowych, wzmocnienie formalnego zezwolenia prawa dostępu do bazy danych Business Data Repository oraz utrzymanie w Agencji wysokiego poziomu etyki i świadomości w zakresie nadużyć finansowych;

16. z zadowoleniem przyjmuje wdrożenie przez Agencję wytycznych dotyczących informowania o nieprawidłowościach, których celem jest między innymi doprecyzowanie zasad etyki zawodowej w Agencji przez dostarczanie informacji na temat rodzajów sytuacji, w których obowiązuje informowanie o nieprawidłowościach, oraz kanałów sprawozdawczych; z zadowoleniem przyjmuje fakt, że wytyczne te uwzględniają również ochronę, jaką ma zostać objęty sygnalista, oraz porady i wsparcie, które może uzyskać od Agencji; wzywa Agencję, aby poinformowała organ udzielający absolutorium o wdrażaniu tych wytycznych;

17. wyraża potrzebę ustanowienia niezależnego organu ds. ujawniania, doradztwa i zgłaszania, dysponującego wystarczającymi środkami budżetowymi, aby pomóc sygnalistom w wykorzystaniu odpowiednich kanałów ujawniania informacji o możliwych nieprawidłowościach naruszających interesy finansowe Unii, a jednocześnie zachować poufność oraz zapewnić konieczne wsparcie i doradztwo;

Główne osiągnięcia

18. z zadowoleniem przyjmuje trzy główne osiągnięcia wskazane przez Agencję w 2016 r., a mianowicie:

- publikację sprawozdania w sprawie jakości powietrza w Europie za rok 2016,

- publikację w 2016 r. pierwszego raportu z oceny pt."Gospodarka o obiegu zamkniętym w Europie - tworzenie bazy wiedzy", który traktuje o perspektywie ograniczenia presji środowiskowych i skutków wykorzystania surowców,

- publikację sprawozdania pt. "Przekształcenie unijnego sektora energii: jak uniknąć zamknięcia w pułapce węgla", w którym ocenia, w jakim stopniu unijny sektor energii termoelektrycznej może ułatwić realizację długoterminowych unijnych celów energetycznych i klimatycznych, która jest konieczna;

Audyt wewnętrzny

19. odnotowuje, że Służba Audytu Wewnętrznego Komisji przeprowadziła audyt sprawozdania o stanie środowiska (SOER), który został ukończony w 2016 r.; z zadowoleniem zauważa, że zgodnie z wnioskami Służby Audytu Wewnętrznego systemy zarządzania i kontroli utworzone przez Agencję do przygotowywania SOER 2015 były zasadniczo adekwatne do celów i zapewniły wydajną i skuteczną koordynację wewnętrzną i zewnętrzną skomplikowanego, wieloletniego projektu; na podstawie sprawozdania Trybunału zauważa, że Agencja i Służba Audytu Wewnętrznego uzgodniły plan dalszego ulepszania tych systemów; wzywa Agencję, aby informowała organ udzielający absolutorium o wdrażaniu tego planu działania;

20. odnotowuje, że Służba Audytu Wewnętrznego przeprowadziła audyt zarządzania danymi/informacjami obejmujący aspekty informatyczne, który został zakończony w 2015 r.; zauważa, że w celu realizacji zaleceń Służby Audytu Wewnętrznego, które wynikły z audytu, opracowano plan działania na nadchodzące lata; zauważa z zadowoleniem, że w 2017 r. większość zaleceń została przez Służbę Audytu Wewnętrznego zatwierdzona, co wskazuje, że wdrożono odpowiednie środki zapewniające prawidłowe przetwarzanie większej ilości danych;

Kontrole wewnętrzne

21. na podstawie sprawozdania Trybunału zauważa z zaniepokojeniem, że chociaż w 2016 r. Agencja zaktualizowała swoją politykę bezpieczeństwa, wiele innych procedur wewnętrznych Agencji jest przestarzałych; zauważa, że kierownictwo wyższego szczebla zatwierdziło plan działania, który obejmuje przegląd i aktualizację planu ciągłości działania, oraz że Agencja zamierza również dokonać przeglądu swojej polityki zarządzania dokumentami, którą przyjęła w 2009 r., zgodnie z nową politykę bezpieczeństwa; odnotowuje ponadto, że Agencja, w stosownych przypadkach, planuje też przegląd i aktualizację standardów kontroli; wzywa Agencję, aby informowała organ udzielający absolutorium o wdrażaniu tego planu działania;

22. odnotowuje, że jednostka audytu wewnętrznego sporządziła ocenę ryzyka w celu wyboru podmiotów poddanych weryfikacji na miejscu, w wyniku której sprawdzono dwa podmioty w odniesieniu do ośmiu dotacji w celu zapewnienia dokładności i rzetelności deklarowanych kosztów osobowych; stwierdza, że w wyniku weryfikacji zidentyfikowano jedną nieuzasadnioną płatność, która, zgodnie z postanowieniami umowy, została Agencji zwrócona; zauważa, że na podstawie nowej polityki, zatwierdzonej w październiku 2015 r., w 2016 r. przeprowadzono kolejne weryfikacje na miejscu; apeluje do Agencji, aby poinformowała organ udzielający absolutorium o wynikach tych weryfikacji;

23. zauważa, że w wyniku uwag poczynionych przez organ udzielający absolutorium Agencja usprawniła metody weryfikacji zarówno poprzez udostępnienie partnerom w ramach europejskiego centrum tematycznego wytycznych w zakresie kryteriów dotyczących kwalifikowalności kosztów, jak i zaoferowanie im szkoleń w tej dziedzinie;

Inne uwagi

24. na podstawie sprawozdania Trybunału przypomina z niepokojem, że w 2014 r. Komisja, w imieniu ponad 50 instytucji i organów Unii (w tym Agencji), podpisała z jednym wykonawcą umowę ramową na nabycie oprogramowania i licencji oraz na zapewnienie konserwacji sprzętu informatycznego i doradztwa teleinformatycznego; zauważa, że wykonawca umowy ramowej pełni funkcję pośrednika między Agencją a dostawcami oraz że w zamian za usługi pośrednictwa wykonawca umowy ramowej ma prawo podwyższyć ceny dostawców od dwóch do dziewięciu procent; odnotowuje ponadto, że w umowie ramowej wyraźnie stwierdzono, iż wykonawcy temu nie przysługuje prawo wyłączności; zauważa, że w 2016 r. Agencja zakupiła na podstawie umowy ramowej licencje oprogramowania za łączną kwotę 442 754 euro; zwraca uwagę, że większość zakupionych pozycji stanowiły produkty należące do szczególnej kategorii, która powinna być wykorzystywana tylko w wyjątkowych przypadkach, a ich ceny nie zostały uwzględnione ani w procedurze przetargowej, ani w umowie ramowej; stwierdza, że sprawozdanie Trybunału wskazuje, iż procedura ta nie zapewnia wystarczającej konkurencyjności ani stosowania najbardziej opłacalnych rozwiązań; zauważa ponadto, że podwyżka ceny zastosowana przez wykonawcę umowy ramowej nie została należycie sprawdzona: największe zamówienie dotyczyło odnowienia licencji oprogramowania zakupionego od wyłącznego dostawcy skandynawskiego (112 248 euro); wyraża zaniepokojenie faktem, że w tym przypadku doszło do nieuzasadnionego zastosowania umowy ramowej, które poskutkowało zbędnym wzrostem kosztów; przyjmuje do wiadomości odpowiedź Agencji na uwagę Trybunału;

25. przypomina, że od czasu utworzenia Agencja, wraz z EIONET-em, stanowi źródło informacji dla wszystkich podmiotów zaangażowanych w kształtowanie, przyjmowanie, wdrażanie i ocenę unijnych strategii politycznych w dziedzinie środowiska i klimatu oraz polityki zrównoważonego rozwoju, a także jest źródłem informacji dla ogółu społeczeństwa;

26. podkreśla, że w 2016 r., zgodnie z programem lepszego stanowienia prawa, Komisja zainicjowała ocenę Agencji i sieci EIONET, obejmującą okres od połowy 2012 do końca 2016 r., a wyniki tej oceny pozwolą stwierdzić, jak dobrze Agencja wykonuje swoje zadania;

27. w odniesieniu do innych uwag towarzyszących decyzji w sprawie absolutorium, które mają charakter przekrojowy, odsyła do swojej rezolucji z dnia 18 kwietnia 2018 r. ⁷  w sprawie wyników, zarządzania finansami i kontroli agencji.

¹ Dz.U. C 417 z 6.12.2017, s. 104.

² Zob. przypis 1.

³ Dz.U. L 298 z 26.10.2012, s. 1.

⁴ Dz.U. L 126 z 21.5.2009, s. 13.

⁵ Dz.U. L 328 z 7.12.2013, s. 42.

⁶ Dz.U. C 443 z 29.11.2016, s. 1.

⁷ Teksty przyjęte, P8_TA(2018)0133 (zob. s. 393 niniejszego Dziennika Urzędowego).