Decyzja 2016/1516 w sprawie absolutorium z wykonania budżetu Europejskiej Agencji Środowiska za rok budżetowy 2014

Dzienniki UE

Dz.U.UE.L.2016.246.238

Akt nienormatywny

Wersja od: 14 września 2016 r.

DECYZJA PARLAMENTU EUROPEJSKIEGO (UE) 2016/1516

z dnia 28 kwietnia 2016 r.

w sprawie absolutorium z wykonania budżetu Europejskiej Agencji Środowiska za rok budżetowy 2014

PARLAMENT EUROPEJSKI,

- uwzględniając końcowe sprawozdanie finansowe Europejskiej Agencji Środowiska za rok budżetowy 2014,

- uwzględniając sprawozdanie Trybunału Obrachunkowego dotyczące sprawozdania finansowego Europejskiej Agencji Środowiska za rok budżetowy 2014 wraz z odpowiedziami Agencji ¹ ,

- uwzględniając poświadczenie wiarygodności ² rachunków, jak również legalności i prawidłowości operacji leżących u ich podstaw, przedłożone przez Trybunał Obrachunkowy za rok budżetowy 2014 zgodnie z art. 287 Traktatu o funkcjonowaniu Unii Europejskiej,

- uwzględniając zalecenie Rady z dnia 12 lutego 2016 r. w sprawie udzielenia Agencji absolutorium z wykonania budżetu za rok budżetowy 2014 (05584/2016 - C8-0066/2016),

- uwzględniając art. 319 Traktatu o funkcjonowaniu Unii Europejskiej,

- uwzględniając rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE, Euratom) nr 966/2012 z dnia 25 października 2012 r. w sprawie zasad finansowych mających zastosowanie do budżetu ogólnego Unii oraz uchylające rozporządzenie Rady (WE, Euratom) nr 1605/2002 ³ , w szczególności jego art. 208,

- uwzględniając rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (WE) nr 401/2009 z dnia 23 kwietnia 2009 r. w sprawie Europejskiej Agencji Środowiska oraz Europejskiej Sieci Informacji i Obserwacji Środowiska ⁴ , w szczególności jego art. 13,

- uwzględniając rozporządzenie Komisji (WE, Euratom) nr 2343/2002 z dnia 19 listopada 2002 r. w sprawie ramowego rozporządzenia finansowego dotyczącego organów określonych w artykule 185 rozporządzenia Rady (WE, Euratom) nr 1605/2002 w sprawie rozporządzenia finansowego mającego zastosowanie do budżetu ogólnego Wspólnot Europejskich ⁵ ,

- uwzględniając rozporządzenie delegowane Komisji (UE) nr 1271/2013 z dnia 30 września 2013 r. w sprawie ramowego rozporządzenia finansowego dotyczącego organów, o których mowa w art. 208 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE, Euratom) nr 966/2012 ⁶ , w szczególności jego art. 108,

- uwzględniając art. 94 Regulaminu i załącznik V do Regulaminu,

- uwzględniając sprawozdanie Komisji Kontroli Budżetowej oraz opinię Komisji Ochrony Środowiska Naturalnego, Zdrowia Publicznego i Bezpieczeństwa Żywności (A8-0100/2016),

1. udziela dyrektorowi wykonawczemu Europejskiej Agencji Środowiska absolutorium z wykonania budżetu Agencji za rok budżetowy 2014;

2. przedstawia swoje uwagi w poniższej rezolucji;

3. zobowiązuje swojego przewodniczącego do przekazania niniejszej decyzji wraz z rezolucją, która stanowi jej integralną część, dyrektorowi wykonawczemu Europejskiej Agencji Środowiska, Radzie, Komisji i Trybunałowi Obrachunkowemu oraz do zarządzenia jej publikacji w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej (seria L).

Martin SCHULZ	Klaus WELLE
Przewodniczący	Sekretarz Generalny

REZOLUCJA PARLAMENTU EUROPEJSKIEGO (UE) 2016/1517

z dnia 28 kwietnia 2016 r.

zawierająca uwagi stanowiące integralną część decyzji w sprawie absolutorium z wykonania budżetu Europejskiej Agencji Środowiska za rok budżetowy 2014

PARLAMENT EUROPEJSKI,

- uwzględniając swoją decyzję w sprawie absolutorium z wykonania budżetu Europejskiej Agencji Środowiska za rok budżetowy 2014,

- uwzględniając art. 94 Regulaminu i załącznik V do Regulaminu,

- uwzględniając sprawozdanie Komisji Kontroli Budżetowej oraz opinię Komisji Ochrony Środowiska Naturalnego, Zdrowia Publicznego i Bezpieczeństwa Żywności (A8-0100/2016),

A. mając na uwadze, że zgodnie ze sprawozdaniem finansowym ostateczny budżet Europejskiej Agencji Środowiska (zwanej dalej "Agencją") na rok budżetowy 2014 wyniósł 52 573 071 EUR, co stanowi wzrost o 6,70 % w porównaniu z 2013 r.; mając na uwadze, że 76,81 % budżetu Agencji pochodzi z budżetu Unii; mając na uwadze, że wzrost ten związany jest głównie z wydatkami operacyjnymi na działania strategiczne;

B. mając na uwadze, że w swoim sprawozdaniu dotyczącym sprawozdania finansowego Europejskiej Agencji Środowiska za rok budżetowy 2014 (zwanym dalej "sprawozdaniem Trybunału") Trybunał Obrachunkowy stwierdził, iż uzyskał wystarczającą pewność, że roczne sprawozdanie finansowe Agencji za rok 2014 jest wiarygodne oraz że transakcje leżące u jego podstaw są legalne i prawidłowe;

Uwagi dotyczące legalności i prawidłowości transakcji

1. na podstawie sprawozdania Trybunału odnotowuje, że w 2014 r. Agencja ogłosiła postępowanie o udzielenie zamówienia na usługi doradcze w zakresie informatyki i systemu informacji przestrzennej (GIS) w związku z wdrożeniem komponentu dotyczącego dostępu do danych referencyjnych oraz wsparciem Agencji w innych działaniach związanych z programem "Copernicus"; zwraca uwagę, że według sprawozdania Trybunału ważny aspekt postępowania, określony jako "stwierdzone niedociągnięcia", nie został opisany w specyfikacji technicznej; przyjmuje do wiadomości przekazane przez Agencję informacje, że te "stwierdzone niedociągnięcia" opisano w sekcji 6.3.2 specyfikacji technicznych;

Zarządzanie budżetem i finansami

2. zwraca uwagę, że wysiłki związane z monitorowaniem budżetu w ciągu roku budżetowego 2014 doprowadziły do osiągnięcia wskaźnika wykonania budżetu w wysokości 99,19 %, natomiast wskaźnik wykonania w odniesieniu do środków na płatności wyniósł 87,19 %;

Zobowiązania i przeniesienia

3. odnotowuje, że podczas dorocznej kontroli przeprowadzonej przez Trybunał nie stwierdzono żadnych istotnych problemów dotyczących poziomu przeniesionych w 2014 r. środków, na które zaciągnięto zobowiązania; zwraca uwagę, że choć ogólna kwota środków przeniesionych z 2014 r. na 2015 r. jest wyższa niż w roku poprzednim, 69,36 % tej kwoty odnosi się do końcowej płatności składki na rzecz europejskich centrów tematycznych (ETC) za 2014 r., która zgodnie z umowami miała nastąpić po przedstawieniu w 2015 r. czwartego kwartalnego sprawozdania z postępów;

Przesunięcia

4. odnotowuje, że w 2014 r. dokonano ogółem 24 przesunięć; odnotowuje, że przesunięcia te nie przekroczyły limitu 10 % środków zapisanych na dany rok budżetowy w linii budżetowej, z której jest dokonywane przesunięcie, a ich kwota wyniosła 268 128 EUR (0,64 % ogółu środków); zwraca uwagę, że 40 % przesunięć dotyczyło środków zróżnicowanych, zatem nie uwzględniono ich w obliczeniach dotyczących limitu 10 %;

Procedury udzielania zamówień i naboru pracowników

5. na podstawie informacji przekazanych przez Agencję odnotowuje, że Agencja zredukowała zatrudnienie zgodnie z zasadami określonymi w porozumieniu międzyinstytucjonalnym w sprawie dyscypliny budżetowej ⁷ , wskutek czego na rok 2014 przewidziano o trzy stanowiska czasowe mniej; na podstawie informacji przekazanych przez Agencję stwierdza, że coraz trudniej jest Agencji dostosować swą strukturę organizacyjną tak, by dokonać niezbędnej redukcji zatrudnienia, która nie miałyby wpływu na zdolność Agencji do realizacji głównych elementów jej wieloletniego programu prac, zwłaszcza w kontekście dodatkowej przewidywanej redukcji zatrudnienia powyżej limitu określonego w porozumieniu międzyinstytucjonalnym; zwraca uwagę, że w ostatniej ocenie zewnętrznej Agencji stwierdzono, że jej koszty administracyjne są niższe niż w przypadku podobnych agencji;

6. zwraca się do Agencji o ścisłe stosowanie środków dotyczących uznaniowości i wykluczenia w zamówieniach publicznych, z właściwymi kontrolami przeszłości przeprowadzanymi w każdym przypadku, jak również o stosowanie kryterium wykluczenia w celu wyłączania przedsiębiorstw w razie konfliktu interesów, co ma kluczowe znaczenie dla ochrony interesów finansowych Unii;

Zapobieganie konfliktom interesów i zarządzanie nimi oraz przejrzystość

7. odnotowuje, że w listopadzie 2014 r. Zarząd Agencji przyjął strategię zwalczania nadużyć finansowych mającą na celu należyte rozwiązywanie kwestii dotyczących konfliktów interesów oraz opracowanie środków walki z nadużyciami finansowymi, polegających przede wszystkim na prewencji, wykrywaniu, informowaniu i ścisłej współpracy z Europejskim Urzędem ds. Zwalczania Nadużyć Finansowych (OLAF); zwraca uwagę, że zgodnie z przygotowanym przez OLAF dokumentem zatytułowanym "Metodologia i wytyczne dotyczące strategii zwalczania nadużyć finansowych w zdecentralizowanych agencjach UE" Agencja przeprowadziła ocenę swoich działań pod kątem ryzyka nadużyć finansowych, z uwzględnieniem szacowanego prawdopodobieństwa wystąpienia takich nadużyć oraz ich ewentualnych skutków;

8. domaga się, by Agencja stosowała się do przepisów art. 16 regulaminu pracowniczego i corocznie publikowała informacje o urzędnikach wyższego szczebla, którzy opuścili Agencję, oraz wykazy zaistniałych przypadków konfliktu interesów;

9. zachęca Agencję do lepszego informowania swoich pracowników na temat polityki dotyczącej konfliktów interesów w ramach prowadzonych działań informacyjnych oraz do uwzględnienia rzetelności i przejrzystości jako elementów, które powinny być obowiązkowo omawiane podczas procedury rekrutacji i rozmów na temat wyników;

10. wzywa te instytucje oraz agencje Unii, które wprowadziły kodeksy postępowania, w tym Parlament, do nasilenia działań służących ich wdrażaniu, takich jak kontrola oświadczeń majątkowych;

11. apeluje o ogólnie skuteczniejsze zapobieganie korupcji i zwalczanie jej dzięki podejściu całościowemu, począwszy od poprawy publicznego dostępu do dokumentów i surowszych przepisów dotyczących konfliktu interesów, wprowadzenia lub wzmocnienia rejestrów służących przejrzystości oraz zapewnienia wystarczających zasobów do przeznaczenia na środki egzekwowania prawa, a skończywszy na lepszej współpracy między państwami członkowskimi i współpracy z odnośnymi państwami trzecimi;

12. odnotowuje, że Agencja opublikowała na swojej stronie internetowej obok znajdujących się tam CV członków kadry kierowniczej także ich deklaracje o braku konfliktu interesów; zwraca uwagę, że zarząd Agencji upublicznił CV tych spośród swoich członków, którzy zgodzili się je przedstawić;

Mechanizmy kontroli wewnętrznej

13. na podstawie sprawozdania Trybunału odnotowuje, że Agencja zaczęła wdrażać nową politykę kontroli ex ante i ex post w odniesieniu do dotacji; zwraca uwagę, że w momencie przeprowadzania audytu przez Trybunał procedury weryfikacji nie były jeszcze udokumentowane; na podstawie informacji przekazanych przez Agencję odnotowuje, że w momencie rozpoczęcia wdrażania nowej polityki kontroli w maju 2014 r. Agencja priorytetowo potraktowała wytyczne dla beneficjentów dotyczące opracowywania zestawień poniesionych wydatków; odnotowuje ponadto, że wytyczne te opracowano i przekazano pracownikom ds. zasobów wykonującym kontrole ex ante w odniesieniu do dotacji oraz że mają one zastosowanie od roku budżetowego 2016;

14. odnotowuje, że w sprawozdaniu Trybunału zwrócono uwagę na uchybienia w Agencji, jeżeli chodzi o kontrole ex ante i ex post; zauważa, że w jednym przypadku nie przekazano wymaganych dokumentów, a w innym zatwierdzono pełną kwotę, na jaką opiewał wniosek, choć stwierdzono wcześniej, że zawiera on wydatki niekwalifikowalne; na podstawie informacji przekazanych przez Agencję odnotowuje, że w tym drugim przypadku w następstwie uwagi Trybunału Agencja wszczęła procedurę odzyskania środków od beneficjenta; odnotowuje, że Agencja będzie ściśle dokumentować wszelkie możliwe przyszłe przypadki ominięcia procedur kontroli lub odstępstw od ustanowionych zasad i procedur;

15. na podstawie sprawozdania Trybunału stwierdza z zaniepokojeniem, że audytor wewnętrzny brał udział zarówno w kontrolach ex ante, jak i ex post, które to czynności nie mogą być ze sobą łączone; odnotowuje odpowiedź Agencji, która oświadczyła, że opracowana zostanie oficjalna strategia kontroli ex post zapewniająca zgodność z zadaniami jednostki audytu wewnętrznego Agencji; odnotowuje, że audytor wewnętrzny Agencji będzie przeprowadzał wyłącznie kontrole ex post, w tym kontrole na miejscu, oraz będzie sprawdzał skuteczność procesu kontroli ex ante Agencji; oczekuje, że Agencja przedstawi organowi udzielającymi absolutorium sprawozdanie z osiągniętych postępów we wprowadzaniu środków dotyczących polityki kontroli ex ante i ex post;

Audyt wewnętrzny

16. odnotowuje, że Służba Audytu Wewnętrznego Komisji przeprowadziła audyt zarządzania danymi/informacjami, obejmujący aspekty informatyczne, który rozpoczął się w 2014 r. i został zakończony w 2015 r.; z chęcią zapozna się z wynikami tego audytu, które zostaną przedstawione w sprawozdaniu rocznym Agencji za rok 2015;

17. zwraca uwagę, że ze względu na zmianę w przepisach finansowych Agencji określono nową kartę audytu wewnętrznego, którą zatwierdził Zarząd Agencji; zwraca uwagę, że nowym adresatem sprawozdań jednostki audytu wewnętrznego jest Zarząd, który będzie również zatwierdzać roczny plan prac oraz podejmować działania w następstwie zaleceń jednostki audytu wewnętrznego;

Inne uwagi

18. odnotowuje, że Agencja zleciła informatyczne usługi wykonania kopii zapasowych, w tym usługi dotyczące poczty elektronicznej, dostawcy usług w chmurze obliczeniowej w ramach międzyinstytucjonalnego zamówienia udzielonego przez Komisję; zwraca uwagę, że warunki zamówienia nie określają dokładnie lokalizacji, w której mają być przechowywane dane Agencji, co oznacza, że istnieje ryzyko braku zagwarantowania przywilejów i immunitetów Wspólnot Europejskich, którym podlega Agencja, oraz braku pełnego przestrzegania zasad ochrony prywatności przez dostawcę usług zgodnie z art. 7 Karty praw podstawowych Unii Europejskiej; odnotowuje, że po otrzymaniu wyjaśnień i gwarancji od dostawcy usług Agencja uznaje pozostałe ryzyko za dopuszczalne i odpowiednio ograniczone przez uzgodnione klauzule umowne; zwraca uwagę, że Agencja mimo to przeprowadzi przeglądy okresowe wdrożenia umowy w celu ponownej oceny ryzyka i przyjęcia odpowiednich środków i działań zaradczych, jeżeli takowe zostaną uznane za konieczne;

19. w odniesieniu do innych uwag towarzyszących decyzji w sprawie absolutorium, które mają charakter przekrojowy, odsyła do swojej rezolucji z dnia 28 kwietnia 2016 r. ⁸ w sprawie wyników, zarządzania finansami i kontroli agencji.

¹ Dz.U. C 409 z 9.12.2015, s. 143.

² Dz.U. C 409 z 9.12.2015, s. 143.

³ Dz.U. L 298 z 26.10.2012, s. 1.

⁴ Dz.U. L 126 z 21.5.2009, s. 13.

⁵ Dz.U. L 357 z 31.12.2002, s. 72.

⁶ Dz.U. L 328 z 7.12.2013, s. 42.

⁷ Porozumienie międzyinstytucjonalne z dnia 2 grudnia 2013 r. między Parlamentem Europejskim, Radą i Komisją w sprawie dyscypliny budżetowej, współpracy w kwestiach budżetowych i należytego zarządzania finansami (Dz.U. C 373 z 20.12.2013, s. 1).

⁸ Teksty przyjęte w tym dniu, P8_TA(2016)0159 (zob. s. 447 niniejszego Dziennika Urzędowego).