Decyzja 2012/574/UE w sprawie absolutorium z wykonania budżetu Europejskiej Agencji Chemikaliów za rok budżetowy 2010

Dzienniki UE

Dz.U.UE.L.2012.286.192

Akt nienormatywny
Wersja od: 17 października 2012 r.

DECYZJA PARLAMENTU EUROPEJSKIEGO
z dnia 10 maja 2012 r.
w sprawie absolutorium z wykonania budżetu Europejskiej Agencji Chemikaliów za rok budżetowy 2010

(2012/574/UE)

(Dz.U.UE L z dnia 17 października 2012 r.)

PARLAMENT EUROPEJSKI,

uwzględniając ostateczne roczne sprawozdanie finansowe Europejskiej Agencji Chemikaliów za rok budżetowy 2010,
uwzględniając sprawozdanie Trybunału Obrachunkowego na temat rocznego sprawozdania finansowego Europejskiej Agencji Chemikaliów za rok budżetowy 2010, wraz z odpowiedziami Agencji(1),
uwzględniając zalecenie Rady z dnia 21 lutego 2012 r. (06083/2012 - C7-0051/2012),
uwzględniając art. 319 Traktatu o funkcjonowaniu Unii Europejskiej,
uwzględniając rozporządzenie Rady (WE, Euratom) nr 1605/2002 z dnia 25 czerwca 2002 r. w sprawie rozporządzenia finansowego mającego zastosowanie do budżetu ogólnego Wspólnot Europejskich(2), w szczególności jego art. 185,
uwzględniając rozporządzenie (WE) nr 1907/2006 Parlamentu Europejskiego i Rady(3) ustanawiające Europejską Agencję Chemikaliów, w szczególności jego art. 97,
uwzględniając rozporządzenie Komisji (WE, Euratom) nr 2343/2002 z dnia 19 listopada 2002 r. w sprawie ramowego rozporządzenia finansowego dotyczącego organów określonych w art. 185 rozporządzenia Rady (WE, Euratom) nr 1605/2002 w sprawie rozporządzenia finansowego mającego zastosowanie do budżetu ogólnego Wspólnot Europejskich(4), w szczególności jego art. 94,
uwzględniając art. 77 Regulaminu i załącznik VI do Regulaminu,
uwzględniając sprawozdanie Komisji Kontroli Budżetowej oraz opinię Komisji Ochrony Środowiska Naturalnego, Zdrowia Publicznego i Bezpieczeństwa Żywności (A7-0126/2012),
1.
udziela dyrektorowi wykonawczemu Europejskiej Agencji Chemikaliów absolutorium z wykonania budżetu Agencji za rok budżetowy 2010;
2.
przedstawia swoje uwagi w poniższej rezolucji;
3.
zobowiązuje swojego przewodniczącego do przekazania niniejszej decyzji, wraz z rezolucją, która stanowi jej integralną część, dyrektorowi wykonawczemu Europejskiej Agencji Chemikaliów, Radzie, Komisji i Trybunałowi Obrachunkowemu oraz do zarządzenia jej publikacji w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej (seria L).
Martin SCHULZKlaus WELLE
PrzewodniczącySekretarz Generalny
______

(1) Dz.U. C 366 z 15.12.2011, s. 33.

(2) Dz.U. L 248 z 16.9.2002, s. 1.

(3) Dz.U. L 396 z 30.12.2006, s. 1.

(4) Dz.U. L 357 z 31.12.2002, s. 72.

REZOLUCJA PARLAMENTU EUROPEJSKIEGO

z dnia 10 maja 2012 r.

zawierająca uwagi stanowiące integralną część decyzji w sprawie absolutorium z wykonania budżetu Europejskiej Agencji Chemikaliów za rok budżetowy 2010

PARLAMENT EUROPEJSKI,

uwzględniając ostateczne roczne sprawozdanie finansowe Europejskiej Agencji Chemikaliów za rok budżetowy 2010,
uwzględniając sprawozdanie Trybunału Obrachunkowego na temat rocznego sprawozdania finansowego Europejskiej Agencji Chemikaliów za rok budżetowy 2010, wraz z odpowiedziami Agencji(1),
uwzględniając zalecenie Rady z dnia 21 lutego 2012 r. (06083/2012 - C7-0051/2012),
uwzględniając art. 319 Traktatu o funkcjonowaniu Unii Europejskiej,
uwzględniając rozporządzenie Rady (WE, Euratom) nr 1605/2002 z dnia 25 czerwca 2002 r. w sprawie rozporządzenia finansowego mającego zastosowanie do budżetu ogólnego Wspólnot Europejskich(2), w szczególności jego art. 185,
uwzględniając rozporządzenie (WE) nr 1907/2006 Parlamentu Europejskiego i Rady(3) ustanawiające Europejską Agencję Chemikaliów, w szczególności jego art. 97,
uwzględniając rozporządzenie Komisji (WE, Euratom) nr 2343/2002 z dnia 19 listopada 2002 r. w sprawie ramowego rozporządzenia finansowego dotyczącego organów określonych w art. 185 rozporządzenia Rady (WE, Euratom) nr 1605/2002 w sprawie rozporządzenia finansowego mającego zastosowanie do budżetu ogólnego Wspólnot Europejskich(4), w szczególności jego art. 94,
uwzględniając art. 77 Regulaminu i załącznik VI do Regulaminu,
uwzględniając sprawozdanie Komisji Kontroli Budżetowej oraz opinię Komisji Ochrony Środowiska Naturalnego, Zdrowia Publicznego i Bezpieczeństwa Żywności (A7-0126/2012),
A.
mając na uwadze, że Trybunał Obrachunkowy stwierdził, iż uzyskał wystarczającą pewność, że sprawozdanie roczne Europejskiej Agencji Chemikaliów ("Agencji") za rok budżetowy 2010 jest wiarygodne, a transakcje leżące u jego podstaw są zgodne z prawem i prawidłowe,
B.
mając na uwadze to, że w dniu 10 maja 2011 r. Parlament udzielił dyrektorowi wykonawczemu Agencji absolutorium z wykonania budżetu Agencji na rok budżetowy 2009(5), a w swojej rezolucji dołączonej do decyzji w sprawie absolutorium między innymi:
domagał się, by Agencja informowała organ udzielający absolutorium o krokach podjętych w celu poprawy systemu kontroli poprzez usprawnienie obiegu środków finansowych, przepływu pracy, planów działania oraz ocen ryzyka,
zachęcał Agencję do skutecznego zagwarantowania: - wszystkich składowych decyzji finansowych,
właściwego określenia i wykorzystania informacji niezbędnych na każdym szczeblu wewnątrz organizacji,
ujęcia w rocznym programie prac wszystkich zasobów udostępnionych w ramach budżetu;
finalizacji i aktualizacji dokumentacji procedur finansowych oraz list kontrolnych,
nawoływał Agencję do usprawniania w dalszym ciągu planowania oraz monitorowania procedur przetargowych i wykonywania budżetu, aby zmniejszyć odsetek przenoszonych środków,
C.
mając na uwadze, że całkowity budżet Agencji na rok budżetowy 2010 wynosił 75.500.000 EUR w porównaniu z 70.400.000 EUR w 2009 r., co jest kwotą o 7,24 % wyższą,
D.
mając na uwadze, że Agencja otrzymała od Unii i EFTA tymczasowy wkład w wysokości 36.000.000 EUR,

Zarządzanie budżetem i finansami

1.
zauważa, że Trybunał Obrachunkowy poinformował, iż budżet Agencji na 2010 r. wynosił 75.000.000 EUR, podczas gdy Agencja poinformowała o budżecie w wysokości 75.500.000 EUR na rok budżetowy 2010;
2.
przyjmuje do wiadomości oświadczenie Agencji, że jest ona finansowana z opłat wnoszonych przez sektor przemysłu z tytułu rejestracji substancji chemicznych oraz z potencjalnego wkładu Unii;
3.
przypomina, że pierwotny wkład Unii dla Agencji na 2010 r. wyniósł 25.305.000 EUR; zauważa jednak, że do tej kwoty dodano 8.700.000 EUR, pochodzące z odzyskania nadwyżki, co w efekcie daje całkowity wkład Unii w wysokości 34.005.000 EUR za 2010 r.(6); przyznaje ponadto, że z uwagi na fakt, iż wpływy z tytułu opłat są zwykle przekazywane Agencji dopiero pod koniec roku, wkład Unii uznano za konieczny, by umożliwić ponoszenie kosztów bieżących do października 2010 r.;
4.
zauważa, że Agencja informuje o tymczasowym wkładzie Unii w wysokości 36.000.000 EUR za 2010 r., chociaż ta kwota obejmuje wkład EFTA;
5.
ustala na podstawie sprawozdania Agencji z zarządzania budżetem i finansami, że Agencja zobowiązała się do całkowitego zwrócenia Komisji tymczasowego wkładu Unii po otrzymaniu odpowiedniej noty debetowej; przyjmuje do wiadomości oświadczenie Agencji, że zwrot tymczasowego wkładu nastąpił w marcu 2011 r., a odsetki zostały wypłacone Komisji;
6.
przyjmuje do wiadomości na podstawie sprawozdania Agencji z zarządzania budżetem i finansami, że wstępny budżet Agencji na 2010 r. wynosił 86.481.700 EUR; zauważa jednak, że w trakcie roku zarząd zatwierdził dwa budżety korygujące, zmniejszające wydatki budżetowe ogółem o 11 000 000 EUR (12,75 %);
7.
zauważa na podstawie sprawozdania z zarządzania budżetem i finansami, że budżet w ramach tytułu 1 w 2010 r. w wysokości 47.214.285 EUR został zmniejszony o 8 %, czyli o 3.787.650,18 EUR; przyjmuje do wiadomości uwagę Agencji, że głównym powodem obniżki było wolniejsze niż pierwotnie planowano tempo zatrudniania; zauważa również, że całkowite wykonanie w ramach tytułu I sięgnęło 97,2 %;
8.
zauważa również na podstawie sprawozdania z zarządzania budżetem i finansami, że wydatki w ramach tytułu II stanowiły 92,4 % zmienionego budżetu (10.739.727,92 EUR w porównaniu z 11.624.281,05 EUR), co wynika z anulowania kilku projektów doradczych w dziedzinie IT, które zostaną zrealizowane w ramach przyszłej umowy na usługi zewnętrzne w 2011 r.;
9.
stwierdza na podstawie rocznego sprawozdania Agencji z działalności, że Agencji udało się rozliczyć blisko 23 000 wpływających opłat, co odpowiadało zarejestrowanym dochodom z tytułu opłat w wysokości 349.700.000 EUR;
10.
zauważa na podstawie sprawozdania Trybunału Obrachunkowego, że w 2010 r. Agencja stała się jednostką samofinansującą się, ale istnieje margines zmiany rozporządzenia finansowego Agencji, służącej uwzględnieniu mechanizmu zatrzymywania nadwyżki dochodów Agencji w celu finansowania jej przyszłych działań;
11.
przyjmuje do wiadomości odpowiedź Agencji, w której stwierdza się, że wniosek dotyczący mechanizmu zarządzania taką nadwyżką dochodów zostanie przedłożony w kolejnym przeglądzie rozporządzenia finansowego Agencji; wnioskuje z rocznego sprawozdania Agencji z działalności, że zawarto umowę z zewnętrzną, cenioną jednostką ochrony, a przygotowywane jest drugie porozumienie służące zabezpieczeniu i dywersyfikacji ryzyka w odniesieniu do zgromadzonych środków pieniężnych, które powinny być głównym źródłem finansowania Agencji do czasu ustanowienia kolejnych ram finansowych na lata 2014-2020; przyjmuje do wiadomości oświadczenie Agencji, że zarządzanie zgromadzonymi środkami pieniężnymi zostało powierzone Europejskiemu Bankowi Inwestycyjnemu i Centralnemu Bankowi Finlandii;

Przeniesienie środków

12.
stwierdza na podstawie sprawozdania Agencji z zarządzania budżetem i finansami, że przenoszenie środków na zobowiązania i płatności, w wysokości 12.254.740,59 EUR, dotyczy przede wszystkim kosztów IT z tytułu wsparcia działalności (5.747.560,42 EUR) oraz ogólnego zarządzania (1.555.943,82 EUR);
13.
stwierdza również na podstawie sprawozdania z zarządzania budżetem i finansami, że ze środków na zobowiązania i płatności przeniesionych z budżetu w 2009 r. anulowano całkowitą kwotę 2.533.156,09 EUR; zauważa w szczególności, że dotyczy to przede wszystkim tytułu II;
14.
ubolewa, że Trybunał Obrachunkowy nie wspomina w swoim sprawozdaniu dotyczącym sprawozdania finansowego Agencji za rok budżetowy 2010 o przeniesionych i anulowanych środkach Agencji;
15.
z zadowoleniem przyjmuje podejmowane przez Agencję wysiłki na rzecz usprawnienia planowania i monitorowania zasobów oraz wprowadzenie wytycznych służących wspieraniu zasady jednoroczności; przyjmuje do wiadomości w szczególności informację Agencji, że udało jej się zmniejszyć stopę przenoszonych środków z 29,7 % w 2009 r. do 16,3 % w 2010 r.;
16.
podkreśla również, że uwzględniając fakt, iż Agencja we wszystkich swoich tytułach ma do czynienia ze środkami niezróżnicowanymi, nierealistyczne byłoby oczekiwanie, że wszystkie działania zaplanowane w budżecie na jeden rok kalendarzowy uda się przeprowadzić i opłacić w tym samym roku budżetowym, zwłaszcza w przypadku wydatków operacyjnych typu projektowego (np. rozwój systemów informatycznych);

Procedura zamówień

17.
zauważa również na podstawie rocznego sprawozdania Agencji z działalności, że w 2010 r. przeprowadzono 350 procedur przetargowych, w tym procedury dotyczące wieloletnich umów ramowych w zakresie IT, bezpieczeństwa, usług doradczych w zakresie jakości i zarządzania, różnych zagadnień związanych z komunikacją oraz szkoleń językowych;
18.
uznaje w szczególności, że zawarto ogromną liczbę umów na mocy istniejących umów ramowych w dziedzinie usług doradczych w dziedzinie IT, a także naukowych, technicznych, środowiskowych i społeczno-gospodarczych zagadnień związanych z REACH;

Zarządzanie zasobami ludzkimi

19.
zauważa na podstawie rocznego sprawozdania Agencji z działalności, że w 2010 r. Agencja zatrudniła ponad 120 nowych pracowników; stwierdza w szczególności, że duży nacisk położono na zatrudnienie specjalistów w celu zwiększenia potencjału naukowego Agencji; zauważa ponadto, że priorytetowo traktowano również zatrudnianie kadry zarządzającej średniego i wysokiego szczebla, aby zapewnić wdrożenie nowej struktury organizacyjnej od stycznia 2011 r.;
20.
wzywa Agencję do poprawy planowania swoich działań i projektów w zakresie zasobów ludzkich w czasie opracowywania swojego rocznego programu prac; zauważa w szczególności na podstawie rocznego sprawozdania Agencji z działalności, że ze względu na dużą liczbę i wpływ terminów rejestracji na usługi w zakresie zasobów ludzkich niższy priorytet przyznano działaniom szkoleniowym, a kilka projektów w tej dziedzinie odłożono lub zarządzano nimi na niższym poziomie niż pierwotnie planowano;

Konflikt interesów

21.
odnotowując, że Agencja jest zaangażowana w podejmowanie decyzji wielkiej wagi dla konsumentów, i biorąc pod uwagę widoczność jej działań ze względu na jej znaczenie dla przemysłu, oczekuje na wyniki i zalecenia specjalnego sprawozdania Trybunału Obrachunkowego w sprawie konfliktu interesów, które zostanie opublikowane przed końcem czerwca 2012 r., w celu ich omówienia;
22.
jest zdania, że po zakończeniu wstępnej fazy rozwoju, której głównym elementem będzie opracowanie procedur, Agencja będzie musiała zapewnić taki rozdział środków budżetowych i rozmieszczenie personelu, aby mogła ona w pełni wywiązywać się ze swych zadań merytorycznych, szczególnie w zakresie oceny, ograniczeń i autoryzacji;

Audyt wewnętrzny

23.
stwierdza, że Agencja usprawniła swoje procedury administracyjne (w tym obieg środków finansowych) i swój operacyjny przepływ pracy dzięki stworzeniu zintegrowanego systemu zarządzania jakością (ISO9001); z zadowoleniem przyjmuje ponadto włączenie przez Agencję ocen ryzyka do jej priorytetów w zakresie audytu i rocznego programu prac, a w razie potrzeby jako podstawy procesu decyzyjnego; postrzega to jako przykład najlepszych praktyk, który inne agencje powinny naśladować;
24.
przyjmuje do wiadomości informację Agencji, że służba audytu wewnętrznego przeprowadziła projekt doradczy dotyczący "gotowości do rejestracji", który został opublikowany i przekazany dyrektorowi wykonawczemu w dniu 14 kwietnia 2010 r.; podkreśla, że celem tego audytu jest dokonanie oceny gotowości Agencji do radzenia sobie z przyszłymi terminami rejestracji;
25.
w tym kontekście z zadowoleniem przyjmuje ustanowienie przez Agencję odrębnej komórki rejestracji i wniosków, a także awaryjnej grupy zadaniowej; wzywa jednak Agencję do zwiększenia spójności sposobów rozpatrywania spraw; zauważa, że jest to warunkiem wstępnym działań rejestrujących, a Agencja powinna zintensyfikować wysiłki w tym zakresie poprzez ustanowienie standardowej procedury aktualizacji zasad rejestracji oraz wystarczającego przebiegu informacji i dokumentowania decyzji podejmowanych w związku z aktualizacją zasad;
26.
wzywa również Agencję do przygotowania pracowników swojej komórki rejestracyjnej na zwiększone obciążenie obowiązkami w porównaniu z chwilą obecną poprzez szkolenie ich (a w szczególności kierownictwa średniego szczebla) oraz ustanowienie zastępstw dla najważniejszych pracowników; podkreśla, że zadania komórki rejestrującej powinny koncentrować się na najważniejszych działaniach, w przypadku których niezbędna jest szczególna wiedza dotycząca rejestracji;
27.
wzywa Agencję do przestrzegania restrykcyjnej odgórnej/oddolnej metodologii składania sprawozdań i jasnych wytycznych w celu zidentyfikowania odpowiednich wskaźników i narzędzi, które należy stosować;
28.
przyjmuje do wiadomości informację Agencji, że jednostka audytu wewnętrznego przeprowadziła w 2010 r. dwie wewnętrzne kontrole zabezpieczające: jedną dotyczącą "Wspierania pracowników", a drugą - "Procesu fakturowania opłat";

Wyniki

29.
zauważa, że pod koniec 2010 r. upłynęły dwa ważne ostateczne terminy dotyczące REACH oraz rozporządzenia w sprawie klasyfikacji, oznakowania i pakowania; z tego względu z zadowoleniem przyjmuje fakt, że Agencja poradziła sobie z przyjęciem i rozpatrzeniem około 25 000 dokumentacji rejestracyjnych odnoszących się do 4 300 substancji chemicznych, które należą do powszechnie stosowanych w Europie lub do najniebezpieczniejszych, a także ponad 3 milionów powiadomień dotyczących ponad 100 000 substancji, które są sklasyfikowane i muszą być oznakowane w celu ochrony użytkowników;
30.
wyraża zadowolenie z inicjatyw Agencji służących poprawie ukierunkowania na klienta i procedur uzyskiwania informacji zwrotnych; z przyjemnością zauważa, że Agencja zwróciła szczególną uwagę na swoje działania komunikacyjne, takie jak dni dla zainteresowanych stron, publikacje czy serwis doradczy;
31.
wyraża zadowolenie z prawidłowego działania Agencji w zakresie wdrażania unijnych przepisów dotyczących chemikaliów;
32.
bierze pod uwagę rozwój sytuacji w kontekście umów IT z uwagi na ich znaczne koszty, a także opóźnienia zaobserwowane w fazie rozwoju;

Rola koordynatora sieci agencji

33.
wyraża uznanie dla Agencji za jej skuteczne działania jako koordynatora sieci agencji w trakcie procedury udzielania absolutorium w 2010 r.;
34.
zwraca uwagę na swoje zalecenia z poprzednich sprawozdań dotyczących udzielenia absolutorium, o których mowa w załączniku do niniejszej rezolucji;
35.
w odniesieniu do pozostałych uwag towarzyszących decyzji w sprawie absolutorium, które mają charakter przekrojowy, odsyła do swojej rezolucji z dnia 10 maja 2012 r.(7) 2012 r. w sprawie wyników, gospodarowania środkami finansowymi i kontroli agencji.

______

(1) Dz.U. C 366 z 15.12.2011, s. 33.

(2) Dz.U. L 248 z 16.9.2002, s. 1.

(3) Dz.U. L 396 z 30.12.2006, s. 1.

(4) Dz.U. L 357 z 31.12.2002, s. 72.

(5) Dz.U. L 250 z 27.9.2011, s. 150.

(6) Dz.U. L 64 z 12.3.2010, s. 447.

(7) Teksty przyjęte, P7_TA(2012)0164. (Zob. s. 388 niniejszego Dziennika Urzędowego).

ZAŁĄCZNIK 

ZALECENIA PARLAMENTU EUROPEJSKIEGO Z LAT UBIEGŁYCH

Europejska Agencja Chemikaliów20082009
WynikiW interesie Agencji leży wprowadzenie procedur uzyskiwania informacji zwrotnych oraz rozwój ukierunkowania na klienta.Zwraca się do Trybunału Obrachunkowego o przeprowadzenie kontroli wyników Agencji.
Zarządzanie budżetowe i finansowe- Zwraca się do Agencji o poprawę procedur w zakresie planowania i monitorowania wykorzystania zasobów i środków (41 % środków na zobowiązania w obszarze działań operacyjnych zostało przeniesionych, a 37,5 % anulowanych).

- Zwraca się do Komisji o sprawdzenie, jakie są możliwości pełnej realizacji ukierunkowanego na potrzeby zarządzania (środki pieniężne w kasie w 2008 r.: 18.747.210,75 EUR).

Nawołuje Agencję do usprawniania w dalszym ciągu planowania oraz monitorowania

procedur przetargowych i wykonywania budżetu, aby zmniejszyć odsetek przenoszonych

środków; odnotowuje, że Trybunał Obrachunkowy stwierdził przeniesienie 20.000.000 EUR (29 % przyznanych środków) na rok budżetowy 2010, z czego blisko

88 % odpowiada działaniom jeszcze niewdrożonym (lub, w niektórych przypadkach,

towarom niedostarczonym) z końcem roku; wskazuje ponadto że 5 % środków

(3.000.000 EUR) zostało anulowanych.

Zarządzanie zasobami ludzkimi- Wzywa Agencję do uważnego wdrażania procedury naboru pracowników.

- Zagadnienia przejrzystości: w 14 procedurach rekrutacyjnych nie zagwarantowano niezależności członków komisji selekcyjnych, ponieważ dyrektor Agencji przewodniczył tym komisjom.

- Gratuluje Agencji podjętej decyzji o nieuczestniczeniu dyrektora w przyszłych pracach komisji selekcyjnych.

- Wzywa Agencję do wprowadzenia jasno określonej procedury przejęcia obowiązków.

Dla Agencji istotne jest monitorowanie wdrażania jej budżetu i planu zatrudnienia.
Audyt wewnętrznyAudyt trzech procedur wykazał wady w dokumentacji podsumowującej pracę komisji selekcyjnych (brak uzasadnienia).- Nawołuje dyrektora wykonawczego Agencji do poinformowania organu udzielającego absolutorium o treści planu audytu.

- Domaga się, by Agencja informowała organ udzielający absolutorium o krokach podjętych w celu poprawy systemu kontroli poprzez usprawnienie obiegu środków finansowych, przepływu pracy, audytów, planów działania oraz ocen ryzyka.

- Zachęca Agencję do skutecznego zagwarantowania:

- wszystkich składowych decyzji finansowych,

- właściwego określenia i wykorzystania informacji niezbędnych na każdym szczeblu wewnątrz organizacji,

- ujęcia w programie pracy wszystkich zasobów udostępnionych w ramach budżetu,

- finalizacji i aktualizacji dokumentacji procedur finansowych oraz list kontrolnych.

© Unia Europejska, http://eur-lex.europa.eu/
Za autentyczne uważa się wyłącznie dokumenty Unii Europejskiej opublikowane w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej.